Você está assumindo mais trabalho por causa de seus recursos limitados?
Ou está constantemente enfrentando conflitos de recursos devido à atribuição excessiva de tarefas à sua equipe?
Gerenciar os recursos disponíveis não é apenas desafiador, mas também é uma parte crucial do trabalho de qualquer líder de equipe. Quando bem feito, o técnica de gerenciamento de projetos de nivelamento de recursos ajuda as equipes a trabalhar com mais eficiência, distribuindo estrategicamente o trabalho de forma justa entre os membros da equipe.
Na maioria das vezes, você não precisa necessariamente de recursos adicionais, como equipe e software. Em vez disso, é preciso resolver os conflitos de recursos na fase de planejamento para evitar problemas desde o início.
Se você está curioso sobre o nivelamento de recursos e quer saber como fazê-lo, estamos aqui para ajudar. Vamos explicar o que é exatamente nivelamento de recursos, como funciona e dicas que você pode usar para dominá-lo.
Vamos nos aprofundar.
O que é nivelamento de recursos?
O nivelamento de recursos é um técnica de gerenciamento de projetos usada para gerenciar o tempo e a disponibilidade de funcionários internos, colaboradores externos, como agências e freelancers, ou software para concluir um projeto dentro de um prazo e orçamento acordados.
O objetivo do nivelamento de recursos é fazer mais com menos. Normalmente, o nivelamento de recursos é controlado por gerentes de projeto ou líderes de equipe que precisam reduzir os atrasos causados por prioridades conflitantes ou demandas simultâneas pelos mesmos recursos.
Você também pode ter ouvido o nivelamento de recursos ser chamado de várias coisas, como alocação de recursos ou gerenciamento de carga de trabalho, ou gerenciamento de dependências de recursos. Na maioria das vezes, todos esses termos são iguais e têm objetivos semelhantes: gerenciar os recursos disponíveis, evitar conflitos de recursos e garantir que os membros da equipe não sejam sub ou superutilizados.
Como os recursos são definidos
No gerenciamento de projetos, os recursos geralmente se enquadram em duas categorias:
- Recursos intangíveis: Propriedade intelectual, processos, habilidades, ideias e tempo
Recursos tangíveis: Recursos humanos e financeiros, software,materiais, imóveis Nem todas as equipes gerenciarão exatamente o mesmo tipo de recursos, mas, na maioria das vezes, há pontos em comum que se encaixam em todas as áreas. Por exemplo, a maioria dos gerentes de projeto está na verdade gerenciando recursos disponíveis como:
- Horas de trabalho: O número de horas disponíveis ou usadas para concluir uma tarefa e o projeto inteiro
- Habilidades e conjuntos de habilidades: Uso de habilidades conhecidas da equipe ou individuais para concluir projetos mais rapidamente
- Mão de obra: O número de membros da equipe e suas horas de trabalho disponíveis para concluir um projeto
- Orçamento: Os fundos disponíveis ou gastos para a conclusão do projeto
- Materiais: O número de materiais disponíveis ou usados em um projeto (geralmente um aspecto crucial dogerenciamento de construção)
É simples rastrear valores de recursos tangíveis e não tangíveis em campos personalizados para todas as suas tarefas
Os benefícios do nivelamento de recursos
Os benefícios do nivelamento de recursos dependem do tipo de recursos e das restrições do projeto geral. Sem uma gerenciamento de recursos você acaba em uma das duas situações:
- Alocação excessiva: Atribuir mais recursos a um projeto do que o que está disponível na sua equipe
- Subalocação: Não programar recursos suficientes para concluir o projeto
Se a alocação de recursos for insuficiente ou excessiva, você não estará usando seus recursos em seu potencial máximo. Isso naturalmente reduz a eficiência de seus recursos e, por sua vez, aumenta os custos do projeto.
Com o nivelamento adequado dos recursos, seus projetos não só são realizados com mais rapidez, mas também com mais eficiência. E essas eficiências têm suas vantagens:
- Redução do estresse da equipe: O nivelamento de recursos evita o excesso de trabalho ou a subutilização da equipe para evitar o esgotamento e manter um senso de equilíbrio e justiça. Isso ajuda a identificar onde são necessários recursos adicionais e, ao mesmo tempo, a compreender sua equipecapacidade da equipe para delegar tarefas adequadamente
- Aumento do retorno sobre o investimento: A alocação eficiente de recursos aproveita até a última gota dos recursos disponíveis para evitar gastos desnecessários de tempo ou dinheiro em mais recursos para atingir a data de conclusão do projeto
- Riscos e negligências limitados: Membros da equipe sobrecarregados têm muito mais probabilidade de produzir trabalhos com erros, o que se correlaciona com atrasos, gargalos e até mesmo com o fracasso total do projeto
- Melhor comunicação: Com as ferramentas certas, o nivelamento de recursos estabelece a visibilidade das cargas de trabalho, o que aumentará a transparência,a comunicação da equipee a confiança na liderança
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As técnicas e os exemplos mais comuns de nivelamento de recursos
Então você sabe o que é nivelamento de recursos e por que ele é importante. Mas como ele é feito de fato?
Primeiro, é melhor entender cada técnica de nivelamento de recursos para que você saiba qual é a melhor para o seu fluxo de trabalho! 💡
Rastreamento rápido Rastreamento rápido no gerenciamento de projetos é quando as tarefas são concluídas antes do planejado. Isso permite que você aproveite qualquer tempo livre no projeto
cronograma do projeto e, ao mesmo tempo, permite que você se antecipe a qualquer possível restrição de recursos.
Falha
A quebra ocorre quando você reduz o cronograma de uma tarefa alocando mais recursos ou aumentando as horas da equipe. Essa é uma ótima maneira de reduzir o tempo de um projeto quando há prazos apertados.
Método do caminho crítico
Entenda as dependências de seu projeto por meio do recurso de caminho crítico do ClickUp O método do caminho crítico (CPM) é uma técnica usada no gerenciamento de projetos que permite saber quais tarefas precisam ser concluídas primeiro. O conhecimento do caminho crítico identifica quais tarefas podem ser atrasadas para que você possa liberar recursos para outras tarefas.
Além disso, o caminho crítico é essencialmente o número mínimo de tarefas que você precisa concluir para finalizar um projeto.
Suavização de recursos
Dê um passo adiante em seu gerenciamento de tempo com a visualização de carga de trabalho do ClickUp e veja como seu tempo estimado por tarefa se compara ao tempo total de sua semana
A suavização de recursos usa os recursos existentes para cumprir as tarefas em vez de pedir ajuda extra. Essa técnica de nivelamento de recursos é uma ótima maneira de evitar a sobrecarga dos membros da equipe e garantir que cada tarefa seja concluída de maneira eficiente.
A suavização de recursos também é ideal para ser usada quando todos os membros da sua equipe têm muito trabalho.
5 dicas importantes para o nivelamento eficaz de recursos
A essa altura, você já é um profissional em nivelamento de recursos! Mas ainda é extremamente benéfico para os líderes de equipe saber como lidar melhor com a demanda de recursos. Vamos dar uma olhada nas cinco melhores práticas para alocação de recursos!
1. Faça estimativas realistas das necessidades de recursos de seu projeto
Antes de iniciar um projeto, faça uma estimativa realista de quantos recursos seu projeto possivelmente precisará. Embora você possa usar técnicas de suavização de recursos mais adiante, é sempre melhor se preparar em excesso para o seu projeto.
Visualize e acompanhe facilmente as estimativas de tempo das tarefas do ClickUp para melhorar o gerenciamento de recursos
Não tente adivinhar a disponibilidade de recursos e a capacidade da equipe. Você precisa se planejar para quaisquer gargalos repentinos ou tarefas de última hora que possam atrapalhar o cronograma do projeto. Quanto mais realista você for em relação à disponibilidade de recursos, melhor poderá concluir um projeto no prazo.
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2. Identifique todas as possíveis lacunas de recursos de seu projeto
As lacunas de recursos ocorrem quando surgem questões ou problemas inesperados após o início que podem impedir o cronograma do projeto. Por exemplo, se você estiver gerenciando uma equipe de redatores durante um mês de férias movimentado, você pode acabar com recursos disponíveis limitados se vários membros da equipe tirarem dias de folga semelhantes.
Dividir o escopo de um projeto em pequenos produtos rastreie facilmente os resultados de cada etapa e fase da equipe envolvida no ClickUp Whiteboards
Cabe ao gerente de projeto ou ao líder da equipe planejar com antecedência as possíveis lacunas de recursos do projeto. O nivelamento de recursos não se trata apenas de equilibrar as cargas de trabalho - ele depende da consideração ou não das lacunas de recursos durante o planejamento inicial do projeto.
E para melhor evitar essas lacunas, certifique-se de definir os escopo do projeto para que você não fique preso a dois membros da equipe quando planejou seis para concluir o projeto. É quase impossível evitar todas as lacunas de recursos, mas um pouco de preparação e revisão pode ajudar bastante.
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3. Criar uma lista de tarefas prioritárias
Sempre crie uma lista priorizada de tarefas e recursos ao lidar com seus projetos. É uma maneira simples, mas eficaz, de saber claramente o que precisa ser priorizado em caso de conflitos ou restrições. 📄
Por exemplo, digamos que você tenha dois projetos de desenvolvimento em andamento que precisam de um membro extra da equipe - o primeiro tem um cronograma flexível e o outro tem um prazo rigoroso. O problema é que você só tem um desenvolvedor disponível.
A qual projeto você atribuiria esse desenvolvedor?
Agrupe as tarefas em sua Quadro Kanban por status, campos personalizados, prioridade e muito mais no modo de exibição Quadro do ClickUp
Você gostaria de atribuí-las ao segundo projeto com um prazo rigoroso. Embora esse seja um exemplo simples de nivelamento de recursos, a priorização de tarefas garante que você saiba o que precisa de mais atenção para o bem do cronograma do projeto!
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4. Implementar um gerenciador de recursos dedicado
Se você ainda não adivinhou, gerenciar seus recursos não é uma tarefa fácil. É extremamente demorado e envolve muitas variáveis.
É por isso que você deve sempre tentar ter um gerente de recursos dedicado que cuide de toda e qualquer necessidade de nivelamento de recursos. Essa pessoa dedica seu tempo a dominar o caminho crítico e a gerenciar vários projetos de acordo com seus limites de recursos.
Quando uma pessoa é responsável por esse processo, você centraliza a responsabilidade, tornando o nivelamento de recursos muito mais fácil de gerenciar. Além disso, você não adicionará a responsabilidade do gerenciamento de recursos à sua equipe, o que a deixa livre para se concentrar no trabalho real carga de trabalho do projeto .
5. Mantenha o controle de tudo o que for realocado
Pode parecer simples mudar algumas tarefas de lugar, participar de alguma suavização de recursos ou mover projetos para seus recursos adicionais. No entanto, tudo precisa ser rastreado. Você precisa saber onde suas tarefas foram originalmente atribuídas ou então corre o risco de ter problemas graves no seu processo de alocação de recursos.
Por quê?
Sem o rastreamento, você corre o risco de atribuir trabalho duplo, pular etapas no cronograma do projeto ou perder informações essenciais sobre o que precisa ser feito em seguida. Se você não monitorar minuciosamente todos os seus recursos e onde eles foram reatribuídos, seu projeto estará sujeito a problemas dispendiosos. 📈
Use o widget de gráfico burndown no ClickUp para medir a produção em seu linha do tempo do projeto para identificar possíveis problemas de recursos Ferramentas de alocação de recursos podem rastrear todas as suas tarefas e, para equipes ágeis, você pode executar gráficos de burndown para medir sua produção em relação ao que foi originalmente atribuído. O objetivo de tudo isso é dizer que você precisa de um software de gerenciamento de projetos que seja personalizável e que centralize os esforços de suas equipes.
Modelos de nivelamento de recursos para o sucesso do gerenciamento de projetos de ponta a ponta
Deseja alocar seus recursos muito mais rapidamente? Comece com um modelo!
Temos cinco dos melhores modelos do ClickUp que você pode usar - absolutamente de graça - para começar a gerenciar as cargas de trabalho de suas equipes com mais eficiência.
1. Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Conheça seus orçamentos, designados, tipos de entrega, partes interessadas e equipes responsáveis em uma visualização simples
Como gerente de projeto, você precisa saber onde seus recursos estão sendo investidos. Modelo de alocação de recursos do ClickUp é uma ótima ferramenta para nivelamento de recursos. Isso porque ele lhe dá uma visão clara de onde estão seus recursos e o que pode precisar de algum remanejamento.
Esse modelo é ótimo para acompanhar todos os seus materiais, mão de obra, orçamento e horas em um único espaço. Use a visualização de lista para ter uma visão geral do que está atribuído à sua equipe e como isso se encaixa no cronograma do projeto. Faça o download deste modelo
2. Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Distribua recursos com facilidade usando o modelo de planejamento de recursos do ClickUp Modelo de planejamento de recursos do ClickUp é uma ótima ferramenta para nivelamento e suavização de recursos, usando uma visualização Kanban com funções de arrastar e soltar para realocação.
Esse modelo também ajuda a identificar quais recursos estão disponíveis, quem os possui e quando eles estão disponíveis. Garanta que os recursos sejam distribuídos de forma eficaz e permita que os gerentes identifiquem e abordem possíveis restrições de recursos antes que elas surjam com esse modelo.
Você também pode priorizar tarefas e garantir que os recursos certos estejam disponíveis quando forem necessários. Faça o download deste modelo
3. Modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp
Use os recursos de arrastar e soltar do modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp para reatribuir tarefas e entender suas dependências Os gráficos de Gantt são uma representação visual das tarefas, recursos e cronogramas do projeto. Modelos de gráfico de Gantt ajudam os gerentes de projeto a identificar onde os recursos devem ser alocados, monitorar o progresso e identificar possíveis gargalos.
E com Modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp com o modelo de gráfico de Gantt simples do ClickUp, você pode otimizar o uso de recursos e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento por meio de uma linha do tempo visual. Com esse modelo, você pode:
- Visualizar o progresso das tarefas de suas equipes emVisualização de Gantt do ClickUp e saiba quem está trabalhando em quê em um piscar de olhos
- Divida e saiba como as tarefas estão conectadas às metas gerais e às dependências para concluir o projeto Faça o download deste modelo ### 4. Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
Obtenha uma visão do status de seus recursos para saber o estágio, o departamento, o tipo, o orçamento, a data de vencimento e muito mais
Qual é o custo total esperado de seus recursos? Modelo de matriz de recursos de projeto do ClickUp é uma ótima ferramenta para descobrir isso.
Ele também ajuda a garantir que os recursos sejam distribuídos de forma eficiente, permitindo que as equipes de projeto se concentrem nas tarefas que precisam ser concluídas no prazo e dentro dos orçamento proposto. O modelo vem completo com cinco status, seis campos personalizados e sete tipos de visualização. Faça o download desse modelo
5. Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp
Visualize a quantidade de trabalho atribuída a colaboradores individuais, bem como a cada uma de suas equipes, com a visualização de carga de trabalho no ClickUp
Para obter uma análise mais detalhada e visual da carga de trabalho de cada membro da equipe, a Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp é essencial. Esse modelo também pode examinar a carga de trabalho geral da equipe, o que é ideal para líderes que gerenciam pods ou várias equipes.
Use esse modelo para saber quem pode assumir mais trabalho ou novos projetos. Veja visualmente quanto trabalho está atualmente atribuído a cada indivíduo ou à equipe como um todo. E se você precisar usar estimativas de tempo, volume de tarefas, pontos de sprint ou campos personalizados para monitorar as cargas de trabalho, esse modelo pode fazer tudo isso. Faça o download deste modelo
Inicie seu processo de nivelamento de recursos com o ClickUp
O nivelamento de recursos não precisa ser uma tarefa terrível por si só. Você só precisa da ferramenta certa para rastrear, medir, fazer benchmark e organizar seu trabalho em um painel visual.
Felizmente, você pode organizar seu processo de nivelamento de recursos de ponta a ponta com as ferramentas personalizáveis de gerenciamento de projetos do ClickUp. O ClickUp é a ferramenta de software de gerenciamento de projetos líder no mundo .
Se você precisa de ajuda com atribuições de recursos, agendamento de projetos, nivelamento automático ou agendamento com restrição de recursos, o ClickUp tem tudo o que você precisa! E, ao contrário de outros ferramentas de gerenciamento de projetos o ClickUp se adapta às necessidades de nivelamento de recursos da sua equipe, e não o contrário.
Ele é altamente flexível para que você não fique preso a campos predeterminados e painéis restritos. Use um dos modelos gratuitos do ClickUp para implementar sua própria estratégia de nivelamento de recursos!