Na era das multitarefas, todas as hacks de produtividade que aumentam a eficiência no trabalho são fundamentais. Por vários motivos!
Você se pega trocando de plataforma para concluir diferentes tarefas ao longo do dia? Isso é chamado de mudança de contexto.
As empresas precisam ser escalonadas e a saúde mental dos funcionários é uma prioridade. Não há espaço para chegar ao final do dia de trabalho sentindo-se produtivo e mentalmente exausto, mas sem ter concluído nenhuma tarefa prioritária. E essa é exatamente uma das consequências da mudança de contexto descontrolada.
A alternância de contexto é um problema caro para as organizações. Ela é intrínseca ao local de trabalho moderno e acaba com a produtividade. Mas é possível reduzir seu impacto negativo sobre o bem-estar e a qualidade dos resultados do trabalho.
Continue conosco para saber o que a troca de tarefas implica, quanto custa e o que você pode fazer a respeito.
O que é alternância de contexto?
A alternância de contexto é a troca sucessiva de atenção entre várias tarefas diferentes e não relacionadas durante o dia de trabalho.
Por exemplo, ao preparar um conjunto de slides para uma apresentação, você também verifica e-mails. Em seguida, você passa a analisar um relatório semanal de vendas antes de interrompê-lo para responder a mensagens instantâneas. E poderíamos continuar!
Cientistas do MIT dizem
a troca de tarefas é um elemento fundamental de nossa vida diária. A capacidade humana de alternar tarefas é imensa, e nossos cérebros são programados para a flexibilidade cognitiva.
Isso significa que somos capazes de alternar entre contextos aos quais se aplicam diferentes regras e planos de ação. E isso se deve ao fato de que, de forma inata, mantemos em mente as informações sobre um contexto enquanto estamos em outro.
Infelizmente, a flexibilidade cognitiva tem um preço - o "custo da troca" Além disso, a troca de contexto é uma parte inevitável do trabalho corporativo.
Qual é o custo da troca de contexto?
O custo real da alternância de contexto pode variar dependendo de fatores como o sistema operacional específico, a arquitetura de hardware e o número de processos que estão sendo alternados. Diferentes estudos e experimentos forneceram estimativas de custos de troca de contexto, variando de alguns segundos a dezenas de microssegundos.
- De acordo com uma revisão da literatura feita porStephen Monsella troca frequente de tarefas prejudica o desempenho e aumenta os erros imediatamente após cada troca.
- A Americano americano associação Psicológica (APA) resumiu várias descobertas de pesquisas sobre o custo da troca de contexto. Eles explicaram que o cérebro humano (memória de trabalho) não foi projetado para a troca intensiva de tarefas. E é por isso que a produtividade diminui quando a troca de tarefas aumenta, especialmente em termos de complexidade.
- David Meyer esclareceu que os trabalhadores que trocam constantemente de tarefas perdem o foco por apenas algumas dezenas de minutos a cada vez. Mas, como resultado, eles são 20 a 40% menos eficientes.
- A pesquisa mostra queQatalog e do Ellis Idea Lab da Universidade de Cornell que os funcionários:
- Passam 36 minutos trocando de ferramentas e aplicativos todos os dias
- Levam, em média, nove minutos e meio para se concentrarem novamente
- Sentem-se 43% mais cansados
- São 45% menos produtivos
É claro que, superficialmente, você pode não se comprometer muito ao alternar entre tarefas simples. Mas fazer isso durante todo o dia é um nível totalmente diferente. E para voltar a ser mais tempo de foco e trabalho profundo, as equipes estão sempre procurando maneiras de combater a mudança de contexto para que uma única tarefa não pareça mais um fardo.
É interessante notar que os desenvolvedores de software não se sentem improdutivos sempre que trocam de contexto. Um estudo realizado por André N. Meyer afirmou que esses profissionais trocam de tarefa, em média, 13 vezes por hora. No entanto, os desenvolvedores se percebem menos produtivos em apenas algumas circunstâncias específicas. Por exemplo, discutir um tópico não relacionado com um colega de equipe por meia hora é uma dessas circunstâncias.
Por outro lado, escrever uma mensagem instantânea enquanto aguardam a conclusão de uma compilação não faz com que os desenvolvedores se sintam menos produtivos. Nesse cenário específico, eles estão menos concentrados na tarefa em andamento quando iniciam uma nova tarefa.
Por fim, Sophie Leroy explicou que os trabalhadores precisam parar de pensar em uma tarefa para ter um bom desempenho depois de mudar para outra. A pesquisadora também concluiu que esse cenário é improvável se a primeira tarefa estiver inacabada e não houver pressão de tempo para terminá-la ou para a próxima tarefa.
Mudança de contexto versus multitarefa
A alternância de contexto e a multitarefa são duas abordagens diferentes para gerenciar várias tarefas. A alternância de contexto envolve alternar rapidamente entre as tarefas, muitas vezes interrompendo o fluxo de trabalho e exigindo esforço mental para voltar a se concentrar. Isso pode levar à diminuição da produtividade e ao aumento de erros.
A multitarefa, por outro lado, envolve o gerenciamento de várias tarefas simultaneamente. Isso pode ser feito por priorização de tarefas e alocando tempo para cada uma delas. Embora a multitarefa permita o progresso paralelo, ela também pode levar à divisão da atenção e à redução da eficiência. A escolha entre a alternância de contexto e a multitarefa depende da natureza das tarefas e das preferências individuais de produtividade e foco.
Tipos de alternância de contexto e como combatê-los
Agora que você sabe o que é a alternância de contexto, vamos ver como ela se parece na vida real.
Interrupções frequentes
Há uma grande diferença entre a mudança de contexto iniciada por você ou por outra pessoa. No último caso, você não está no controle do fluxo de trabalho, muito menos estabeleceu um gerenciamento de processos abordagem. Uma nova tarefa pode ser um grande desafio se alguém estiver trabalhando em vários projetos. Isso pode prejudicar seriamente um fluxo de trabalho.
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Veja o exemplo do suporte de TI. O que acontece se você definir que qualquer gerente deve abrir um tíquete de suporte para que a equipe de TI conceda o acesso ao aplicativo aos novos contratados? É isso mesmo! Menos gerentes interromperão a equipe de TI com esse tipo de solicitação.
Solução de mudança de contexto: Criar regras e procedimentos
Em seguida, defina uma regra com o prazo da equipe de TI para os tíquetes de concessão de acesso a aplicativos. E, nessa regra, estipule, por exemplo, que os gerentes devem criar essas solicitações 30 dias antes da data de admissão do funcionário. Por fim, crie uma lista de tarefas com as etapas para conceder acesso a diferentes aplicativos. E especifique variações desse procedimento para funções distintas.
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Compromissos desnecessários
Todos nós já passamos por isso: tentar navegar em um calendário cheio de chamadas de vídeo que não precisavam ocorrer. Nossa memória de trabalho não aguenta muito e uma mudança de contexto desnecessária pode nos atrapalhar.
Pense nisso primeiro: a reunião é opcional para sua função? Se sim, simplesmente ignore-a. Caso contrário, você precisa de informações presenciais de alguém nessa reunião? E, em caso afirmativo, você poderia continuar seu trabalho se não recebesse a informação naquele momento?
Se a resposta for "não", você precisa ver as reações das pessoas à sua opinião ao vivo? Você precisa superar as objeções delas? Ou você prevê que haverá muito debate?
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Solução de troca de contexto: Definir horários de compromissos
Bem, então, nosso conselho é definir os horários dos compromissos. Mas você deve ser seletivo antes de aceitar sua próxima solicitação de reunião. E se for absolutamente necessário participar de várias reuniões, observe a prioridade de cada uma delas e agende cada uma para o dia e a hora adequados.
Em pouco tempo, remarque ou recuse as reuniões que aumentarão desnecessariamente o preço da mudança de contexto. Além disso, reserve um tempo para as tarefas que você precisa fazer sozinho ou regularmente e recuse as reuniões agendadas para esses horários. Esse agendamento
o ajudará a organizar seu trabalho em uma visualização de calendário.
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Tecnologias variadas
Se você verifica constantemente seu e-mail, mensagens instantâneas e notificações push em dispositivos móveis, está alternando demais o contexto. Um relatório da Adobe revelou que os funcionários são interrompidos quase 14 vezes por dia por e-mail, ferramentas de colaboração, ferramentas de mensagens instantâneas e notificações de mídia social.
Solução de mudança de contexto: Dedicar tempo a ferramentas específicas
Talvez você não consiga erradicar o fluxo constante de e-mails, mensagens e notificações. Mas certamente pode controlar a maneira como eles influenciam seu trabalho.
Escolha quando uma tarefa deve começar para que você não se distraia com tarefas abertas desorganizadas
Reserve horários para verificar e responder às solicitações recebidas e evite fazer isso fora desses horários. Dedique diferentes espaços para ferramentas, aplicativos ou dispositivos móveis específicos, como o seu smartphone. E configure esses espaços para reduzir os custos de troca de contexto sem comprometer a comunicação em tempo hábil.
Tarefas não agrupadas
Se você costuma intercalar tarefas relacionadas com outras tarefas, deve começar a a agrupar os. Essa é uma maneira fantástica de evitar a troca desnecessária de contexto.
Solução de troca de contexto: Tarefas relacionadas em lote
O agrupamento de tarefas consiste em agrupar tarefas relacionadas para minimizar o custo da troca de contexto. Afinal de contas, a alternância de contexto consiste em alternar entre tarefas não relacionadas e ter a ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar você.
Mostrar relacionamentos entre uma única tarefa e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Por exemplo, analisar avaliações de clientes e relatórios de atendimento ao cliente são tarefas de desenvolvimento de produtos. E se você estiver fazendo um brainstorming do roteiro do produto, faz sentido agrupar essas tarefas importantes.
Em termos simples, o agrupamento de tarefas corresponde à execução de uma tarefa relacionada após a outra. E quanto às soluções de suporte, Aplicativos Pomodoro são bastante eficazes para ajudar os funcionários a definir e manter o foco em uma tarefa ou em várias tarefas semelhantes.
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é outra estratégia eficaz que funciona bloqueando o tempo em sua agenda para agrupar tarefas semelhantes para um tempo mais produtivo no trabalho. Faça o download deste modelo ClickUp has modelos de bloqueio de tempo **Para ajudá-lo a escapar do custo da troca de contexto por meio de tarefas em lote
Tarefas consecutivas
Você acha que não tem tempo para respirar entre as diferentes tarefas? Então, você deve colocá-las em um buffer ao longo do dia.
Solução de alternância de contexto: Faça pausas
Por mais contraintuitivo que possa parecer, fazer pequenos intervalos entre diferentes tarefas (inclusive reuniões) aumenta o foco e a produtividade. E uma excelente maneira de não se esquecer disso é configurar seu calendário para que a duração padrão do evento exclua o tempo de intervalo.
Mais 10 maneiras de evitar a troca de contexto
- Identifique suas mudanças de contexto: Reconheça quando estiver alternando entre tarefas e priorize de acordo.
- Defina suas prioridades: Determine as tarefas mais importantes e concentre-se nelas primeiro.
- Reserve tempo para suas tarefas: Aloque blocos de tempo dedicados a tarefas específicas para manter o foco.
- Crie um ambiente livre de distrações: Minimize o ruído, a desordem e as interrupções em seu espaço de trabalho.
- Gerencie proativamente seu e-mail: Verifique seu e-mail somente em horários específicos para evitar interrupções constantes.
- Use técnicas de gerenciamento de tempo: Experimente métodos como a Técnica Pomodoro para manter o foco em uma tarefa de cada vez.
- Minimize as interrupções dos colegas de trabalho: Estabeleça limites e comunique sua necessidade de tempo de trabalho sem interrupções.
- Consolidar reuniões recorrentes: Agende reuniões em conjunto para minimizar as interrupções do trabalho profundo.
- Determine um cronograma para mensagens não urgentes: Defina horários específicos para responder a notificações e mensagens.
- Audite as distrações e use sistemas baseados em gatilhos: Identifique e elimine as distrações, grave vídeos de processos e implemente sistemas para minimizar a mudança de contexto.
Exemplo de mudança de contexto
Vamos lhe contar a história da Pharmacy Mentor e como a ajudamos a reduzir a troca de contexto com o ClickUp. Farmácia Mentor os funcionários estavam sobrecarregados com e-mails e seguiam práticas inconsistentes de gerenciamento de projetos. Consequentemente, era difícil lidar com as operações de seus clientes.
Como se isso não fosse doloroso o suficiente, a armadura de aplicativos que eles usavam gerava trocas constantes de contexto. Inevitavelmente, o custo de cada troca de contexto era alto e a produtividade era afetada.
A consolidação das ferramentas de gerenciamento de projetos da Pharmacy Mentor elevou os níveis de colaboração em toda a empresa. Em vez de usar separadamente o CRM Less Annoying, o Trello, o Google Docs e uma ferramenta de quadro branco, eles adotaram o ClickUp. Agora, eles colaboram dentro dos tíquetes, em vez de ter reuniões intermináveis, e-mails e mensagens instantâneas - ativamente para combater a troca de contexto.
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E assim por diante,
ClickUp
tornou-se a plataforma única da Pharmacy Mentor para colaboração, comunicação e gerenciamento de projetos de contas de clientes. Isso permitiu que eles gerenciassem os clientes com mais eficiência e proporcionassem uma melhor experiência ao cliente - sem todos os diferentes aplicativos.
Com
Integrações do ClickUp
com a integração do ClickUp, a Pharmacy Mentor dobrou sua produtividade. Eles também reduziram o trabalho duplicado graças às automações e lembretes do ClickUp.
Dê uma olhada em nosso blog se estiver curioso sobre o_ melhores integrações do ClickUp !
Gerencie várias tarefas e reduza a troca de contexto com o ClickUp
Se você não aguenta mais pagar o preço da alternância de contexto, deve procurar a consolidação de ferramentas. E o ClickUp tem uma lista abrangente de integrações nativas para essa finalidade. Gerenciar várias tarefas pode ser um desafio, mas não precisa ser assim.
Reduza a alternância de contexto com a ajuda do gerenciamento de projetos avançado do ClickUp e do gerenciamento de tarefas recursos. Deseja ver como o ClickUp pode reduzir ainda mais a troca desnecessária de contexto e economizar muito tempo da sua equipe?
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