Todas as tarefas em seu pipeline têm a mesma urgência?
Você faz uma lista simples de tarefas e conclui cada uma delas do início ao fim?
Bem, se for esse o caso, isso é um grande sinal de alerta.
Se você não estiver realmente priorizando as tarefas, é apenas uma questão de tempo até se tornar um gargalo crônico do projeto. Sem uma hierarquia clara de tarefas, você corre o risco de perder prazos, desperdiçar esforços e sobrecarregar seus colegas de equipe, que deixarão de contar com o seu apoio.
Portanto, talvez devêssemos evitar completamente esse cenário e aprender as melhores maneiras de priorizar tarefas. Este é o seu guia para se concentrar no que é mais importante, inspirar confiança em sua equipe e evitar o caos nos projetos.
Oito etapas para priorizar tarefas no trabalho
Saber quais tarefas podem ser realizadas agora ou mais tarde influenciará o sucesso do seu projeto. Desde o desinteresse e o absenteísmo dos funcionários até o baixo desempenho e a baixa produtividade, a priorização ineficiente das tarefas afeta projetos grandes e complexos.
E, no final das contas, os resultados financeiros da sua empresa dependem disso. É por isso que você deve entender como priorizar tarefas para gerenciar seu tempo e definir a urgência entre sua equipe.
Se sua equipe acredita que você simplesmente completará as tarefas porque é o gerente, a comunicação da equipe já começou a se desintegrar. Priorizar tarefas é crucial para equipes de alto desempenho, mas o que você pode fazer para lidar com isso?
1. Liste suas tarefas sem nenhuma hierarquia específica
Para começar, escreva uma lista de todas as suas tarefas. Inclua tarefas em andamento e futuras para todos os seus projetos nessa lista de afazeres. E não deixe nenhuma delas fora da lista de afazeres por nenhum motivo.
Isso pode parecer dispensável. No entanto, priorizar e gerenciar tarefas de forma eficaz em nossas cabeças é uma ilusão. Claro, isso é viável para projetos pequenos, com uma única pessoa, mas seria uma saga para a maioria dos projetos.
Você deve ter uma visão completa de todas as suas tarefas em andamento, programadas e ainda não iniciadas em um único lugar, fora da sua cabeça. E, para alguns, isso precisa ser feito sem ordem, para que você não fique apenas seguindo uma lista ou tratando todas as tarefas da mesma forma.
Em vez disso, tente priorizar as tarefas e comunicar as prioridades à sua equipe. É assim que você possibilita o gerenciamento da carga de trabalho e obtém uma noção da sua lista de prioridades para poder redistribuí-la, se necessário.
COMECE SEMPRE CRIANDO SUA LISTA PRIMEIRONão tente pular a etapa da lista de tarefas para acelerar as coisas! Isso é uma armadilha. E você não conseguirá evitar todos os altos custos da falta de priorização de tarefas que já discutimos. Divida tarefas maiores em subtarefas. Isso simplifica as etapas seguintes e, em softwares de gerenciamento de tarefas como o ClickUp, você pode até mesmo reorganizar ou editar subtarefas em massa.
Não há necessidade de ordenar as tarefas na lista agora. Mas este é um excelente momento para agrupá-las por dia, semana, mês e ano. O mesmo se aplica à adição de uma duração e data de vencimento para cada tarefa.
Esteja ciente de que as tarefas não se resumem apenas ao trabalho relacionado aos resultados do projeto. Elas também incluem reuniões, chamadas telefônicas e videochamadas, apresentações e respostas a mensagens instantâneas e e-mails. Mas, geralmente, essas são etapas dentro das tarefas.
Para compilar sua lista de tarefas, use caneta e papel ou o ClickUp. Mas deixe-nos dizer uma coisa: usar uma ferramenta simplifica a tarefa interminável de atualizar a lista à medida que novas tarefas surgem. E esse método de priorização de tarefas e gerenciamento de tempo pode economizar muito tempo.
Organize as tarefas com alternativas ao Taskade!
📮ClickUp Insight: 18% dos participantes da nossa pesquisa querem usar IA para organizar suas vidas por meio de calendários, tarefas e lembretes. Outros 15% querem que a IA lide com tarefas rotineiras e trabalho administrativo. Para fazer isso, uma IA precisa ser capaz de: entender os níveis de prioridade de cada tarefa em um fluxo de trabalho, executar as etapas necessárias para criar ou ajustar tarefas e configurar fluxos de trabalho automatizados. A maioria das ferramentas tem uma ou duas dessas etapas resolvidas. No entanto, o ClickUp ajudou os usuários a consolidar mais de 5 aplicativos usando nossa plataforma! Experimente o agendamento com IA, onde tarefas e reuniões podem ser facilmente alocadas em vagas abertas em seu calendário com base nos níveis de prioridade. Você também pode configurar regras de automação personalizadas por meio do ClickUp Brain para lidar com tarefas rotineiras. Diga adeus ao trabalho pesado!
2. Identifique quais tarefas você deve realizar primeiro
Todos nós nos sentimos compelidos a realizar primeiro as tarefas pequenas, fáceis e rápidas, independentemente de sua prioridade. É o nosso viés de conclusão entrando em ação. Além disso, estudos mostram que nosso cérebro libera dopamina na corrente sanguínea sempre que concluímos tarefas importantes, o que nos deixa viciados em continuar fazendo isso.
Mas você deve lutar contra isso! E você pode fazer isso:
Distinga tarefas importantes de tarefas urgentes
O que é uma tarefa importante? E o que é uma tarefa urgente?
Sem dúvida, uma tarefa importante que não é urgente deve estar na sua lista de tarefas. Você deve agendar a tarefa, mas não precisa executá-la imediatamente. Na verdade, você pode adiar a tarefa.
Por outro lado, você deve realizar tarefas urgentes e importantes hoje ou nas próximas horas. Mas elas não são necessariamente tarefas importantes, então você pode delegá-las para outra pessoa executá-las.
Além disso, você provavelmente tem outras tarefas que são importantes e urgentes. Você deve realizá-las imediatamente para evitar impactos negativos graves, como perder o prazo de um cliente, perder um contrato com um cliente, não lançar um produto ou não disponibilizar um serviço.
Por fim, algumas de suas tarefas diárias não são importantes nem urgentes. Isso significa que você pode removê-las da sua lista de tarefas sem causar nenhum impacto negativo na equipe, no departamento ou em toda a empresa.
O ClickUp permite adicionar tags personalizadas às tarefas para marcá-las como importantes, urgentes, ambas ou nenhuma. Além disso, todas as tarefas podem ser definidas com prioridades específicas, como urgente, alta, normal e baixa.
Ordene as tarefas por seu valor
Quais das suas tarefas agregam mais valor ao negócio? Essas tarefas são prioritárias, mas nem todas são essenciais.
A prioridade depende do valor. Tarefas críticas são urgentes e de alto valor. Tarefas de alta prioridade não são urgentes, mas agregam alto valor ao negócio. Tarefas de média prioridade são urgentes, mas de baixo valor. Por fim, tarefas de baixa prioridade não são urgentes e têm baixo valor.
Aqui estão alguns exemplos de tarefas de alto valor para qualquer empresa:
- Realizar trabalhos em projetos de clientes (em vez de trabalhos em projetos internos)
- Corrigir o acesso à plataforma de videoconferência corporativa de uma empresa que opera exclusivamente remotamente (antes de procurar uma alternativa de melhor qualidade)
- Responder aos tickets de suporte ao cliente (em vez de redesenhar o seu site)
- Descrever os requisitos do novo produto que sua equipe irá desenvolver (em oposição a uma tarefa da qual a equipe não depende)
Crie relações entre suas tarefas e sua equipe no ClickUp para navegar por cada tarefa e verificar o status com facilidade. Além disso, você pode usar o ClickUp para definir dependências para tarefas e, por fim, estabelecer a ordem de execução delas.
Classifique as tarefas importantes por esforço
Se você deseja organizar seu dia para ser produtivo, confie nas estimativas de esforço. Isso significa que você deve concluir a tarefa que exige mais esforço antes de fazer qualquer outra coisa todos os dias.
As tarefas que exigem maior esforço são geralmente as mais complexas do dia ou aquelas fortemente associadas aos OKRs da empresa. Resolvê-las logo no início do dia reduz drasticamente o nível de estresse, ao mesmo tempo em que cria impulso e aumenta a motivação.
Com a ajuda do ClickUp, é fácil adicionar campos personalizados com um valor “Número” para avaliar e determinar o trabalho estimado para cada tarefa com base em números (ou seja, 1 a 5, sendo 5 o mais difícil). Esse processo é usado no gerenciamento de projetos scrum, mas também pode funcionar de maneira semelhante para sua equipe!
Defina as prioridades do dia
Você provavelmente planeja tarefas importantes para longos períodos, como semanas ou até anos. Mas esse método ajuda você a abordar seu plano de tarefas para a semana dia a dia:
- Antes de encerrar o dia, selecione as tarefas mais importantes que você deve realizar no dia seguinte (seis, no máximo).
- Priorize as tarefas com base em sua importância.
- No dia seguinte, concentre-se na primeira tarefa da lista e não passe para a próxima tarefa antes de terminar essa, e assim por diante.
- No final do dia, transfira o trabalho não concluído para a lista do dia seguinte — seja uma tarefa ou várias — e repita todo o processo.
3. Continue ajustando suas prioridades
Se você deseja aprender uma maneira de priorizar tarefas, ser adaptável é algo que você precisa dominar. Porque você nunca sabe quando surgirá uma mudança de ordem ou um problema inesperado com a equipe, o negócio ou o produto.
Mas você pode se preparar para eventos imprevisíveis que alteram as prioridades das tarefas. Desenvolva o hábito de revisar a priorização das tarefas e crie um sistema para não se esquecer de fazer isso com frequência.
Revise as prioridades das tarefas todos os dias, no início ou no final do dia. Mas, se preferir, faça isso na sexta-feira à tarde para a semana seguinte e revise as prioridades no final de cada dia.
EVITE AS CONTÍNUAS PERDAS DE TEMPOAs habilidades de gerenciamento de tempo são fundamentais para priorizar suas tarefas. Abandone uma tarefa que de repente deixou de ser uma prioridade, mesmo que você sinta vontade de concluí-la e já tenha dedicado muito tempo e esforço a ela. Continuar realizando uma tarefa que não é prioritária, especialmente quando outra tarefa se tornou prioritária, seria uma perda de tempo e poderia comprometer um prazo.
4. Faça uma estimativa realista do esforço necessário para concluir as tarefas
Suas estimativas de esforço são respaldadas por um histórico de tempos de conclusão de tarefas? Bem, se não for o caso, você deve começar a acompanhar esses tempos, pois precisará deles mesmo que não tenha priorizado as tarefas por esforço.
Acompanhe o tempo necessário para concluir suas tarefas com o software de controle de tempo de projetos da ClickUp. Depois, refine suas estimativas de esforço com base nesse registro.
Você precisa alocar recursos com base em diferentes critérios e, muito provavelmente, uma dessas áreas será o tempo gasto nas tarefas.
A última coisa que você quer fazer é fazer estimativas irrealistas de esforço e tempo para sua equipe. Você acabará se apressando na execução do projeto, o que levará a erros.
5. Reconheça seus limites de produtividade e mantenha o equilíbrio entre vida profissional e pessoal em mente
Há um limite para o que você pode fazer em um dia ou em um determinado estado de espírito. Um dia de trabalho típico geralmente dura oito horas. E todos nós passamos por bloqueios criativos de vez em quando. Além disso, a maioria de nós não consegue ter um alto desempenho quando está estressada.
Às vezes , é mais produtivo adiar uma tarefa para o dia seguinte ou simplesmente abandoná-la. Mas, é claro, isso só é possível se não for uma tarefa crítica ou importante e urgente que você não possa delegar ou reatribuir.
Usar um Registro de Riscos pode ajudar muito a entender o impacto e a probabilidade das tarefas de suas equipes (ou suas tarefas pessoais) se elas não forem concluídas. Entender seus riscos potenciais pode ajudar a compreender melhor a produtividade geral de suas equipes.
Dica profissional para perguntas em entrevistas: Uma pergunta comum em entrevistas é: Como você prioriza seu trabalho? Responda a essa pergunta com maestria, mostrando ao gerente de contratação sua capacidade de pensar de forma crítica e estratégica. Explique como você avalia a importância e a urgência de cada tarefa e como prioriza sua carga de trabalho com base nesses fatores. Demonstre suas habilidades organizacionais e capacidade de gerenciar várias prioridades simultaneamente sem se sentir sobrecarregado.
6. Programe todas as suas tarefas e atribuições de trabalho
O agendamento de tarefas deve ser um item da sua lista de verificação de gerenciamento de projetos. Comece definindo uma data de início e uma data de término para cada tarefa na sua lista de tarefas priorizadas. Isso serve para vários propósitos, desde adicionar as tarefas ao seu calendário até gerenciar as cargas de trabalho.
Se você já adicionou uma data de vencimento a cada tarefa, não há problema! Na verdade, você precisa delas como referência para definir as datas de início e término.
Você pode querer concluir uma tarefa antes da data de vencimento para compensar atrasos imprevistos. Mas vamos considerar que seu objetivo é concluir as tarefas pelo menos até a data de vencimento.
Agora, concluir cada tarefa dentro do prazo depende da sua capacidade. E também depende se você tem prioridades simultâneas. Mas você só pode tirar conclusões sólidas sobre sua capacidade e prioridades depois de agendar suas tarefas em sua agenda.
Ao distribuir as tarefas ao longo dos dias, você pode acompanhar seu progresso em relação aos prazos. E por “progresso”, queremos dizer a duração (número ou porcentagem de dias) restante até a data final. No entanto, se você registrar o trabalho em cada uma de suas tarefas, também poderá acompanhar o progresso em relação ao esforço (estimado em horas-homem).
Visualizar sua agenda é altamente eficaz para determinar se você pode assumir mais tarefas. E se você já atingiu sua carga de trabalho máxima, precisará de ajuda extra (afinal, um dia tem apenas 24 horas).
Para gerenciar tarefas e priorizar com eficácia, programe tudo, incluindo suas tarefas pessoais e tarefas de projetos internos e externos.
Se você escolher o ClickUp, poderá agendar reuniões semanais (e lembretes diários) com tarefas recorrentes. Mas você pode ir além usando a visualização do Calendário do ClickUp para agendar suas tarefas diárias (ou semanais ou mensais). E se você preferir uma visualização em linha do tempo ou tabela (ou planilha), o ClickUp também oferece essas opções.
Por fim, o ClickUp contém uma visualização da carga de trabalho para equilibrá-la com perfeição. Identifique os dias em que você já está, está prestes a ficar ou está muito longe de ficar sobrecarregado. Em seguida, aja de acordo: programe mais tarefas no último caso e transfira tarefas no primeiro caso.
7. Reserve tempo para realizar mais trabalho
Reserve blocos de tempo para realizar suas tarefas sem interrupções. Isso evita que você faça várias tarefas ao mesmo tempo, o que é o oposto das estratégias de priorização de tarefas.
Execute uma tarefa do projeto dentro de cada um desses blocos de tempo ou mesmo uma tarefa que não pertença a nenhum projeto. Você também pode trabalhar em várias tarefas durante um único bloco de tempo, mas elas devem ser pequenas e não relacionadas entre si.
Marque blocos de tempo em seu calendário compartilhado como “tempo de concentração” e desative as notificações durante esse período. Essa é uma maneira de seus colegas e seu gerente não o incomodarem enquanto você está concentrado em concluir suas tarefas, especialmente as de alta prioridade.
Se você escolher o ClickUp para gerenciar suas tarefas, considere usar nossos modelos de bloqueio de tempo.
8. Comunique-se com sua equipe conforme necessário
Saber como priorizar tarefas é um dos pilares para trabalhar de forma eficaz em equipe. Caso contrário, como você poderia envolver a equipe quando eles estão esperando que você comece ou termine o seu trabalho?
E como eles se sentiriam se você os deixasse esperando indefinidamente pela conclusão de suas tarefas? Você deve avisar seus colegas de equipe sempre que houver um atraso no andamento de suas tarefas. E informe-os quando você planeja concluir essas tarefas.
Você também deve informar seu gerente sobre qualquer obstáculo que encontrar ao realizar suas tarefas. É função dele ajudá-lo a superar esses obstáculos.
O ClickUp é excelente para compartilhar atualizações e acompanhar o andamento das tarefas específicas por meio de comentários. Esses comentários podem incluir gravações de tela que você pode capturar dentro da ferramenta. Ou você pode atribuir comentários aos colegas de equipe para que eles saibam que você está esperando que eles concluam uma tarefa.
Visão geral das estruturas de priorização
Nem todas as estratégias de priorização são iguais. Aqui está uma rápida visão geral das estruturas mais populares para ajudá-lo a decidir qual é a mais adequada:
| Estrutura | Ideal para | Resumo rápido |
|---|---|---|
| Matriz de Eisenhower | Classificação diária de tarefas | Classifica as tarefas por urgência e importância para ajudá-lo a se concentrar estrategicamente. |
| Método MoSCoW | Planejamento de produtos e projetos | Categorize as tarefas como Obrigatórias, Recomendadas, Opcionais ou Indesejáveis. |
| Pontuação RICE | Planejamento de recursos ou tarefas grandes | Utiliza Alcance, Impacto, Confiança e Esforço para classificar as prioridades de forma objetiva. |
| Método Ivy Lee | Produtividade pessoal | Concentre-se em seis tarefas por dia, por ordem de prioridade — nem mais, nem menos. |
💡 Dica profissional: Com o ClickUp, você pode implementar cada uma dessas estratégias usando campos personalizados, tags de prioridade, visualizações e modelos que correspondam ao seu fluxo de trabalho.
Exemplos reais: priorização em ação
Vamos colocar a teoria em prática. Veja como diferentes profissionais podem priorizar com o ClickUp:
- Gerente de projetos: usa gráficos de Gantt e dependências para destacar bloqueadores e tarefas de caminho crítico.
- Gerente de sucesso do cliente: filtra as tarefas por urgência e impacto no cliente usando tags e prioridades.
- Designer de experiência do usuário: organiza as solicitações de recursos em uma visualização do quadro MoSCoW, concentrando-se primeiro nos itens “indispensáveis”.
💡 Dica profissional: use a Visualização da carga de trabalho no ClickUp para gerenciar a capacidade da equipe e ajustar as atribuições com base na disponibilidade em tempo real.
💼 Como responder à pergunta “Como você prioriza seu trabalho?” em entrevistas
Essa é uma das perguntas mais comuns em entrevistas — e também uma das mais reveladoras. Sua resposta deve refletir pensamento estratégico, organização e sua capacidade de manter a calma sob pressão.
Veja como estruturar uma resposta sólida:
- Comece com uma estrutura (como a Matriz de Eisenhower, a regra 1-3-5 ou impacto versus esforço).
- Mencione as ferramentas que você usa para organizar e ajustar tarefas dinamicamente.
- Conclua com um exemplo real de como você lidou com mudanças de prioridades com sucesso.
Exemplo 1:
“Começo separando as tarefas com base na urgência e importância, usando uma estrutura como a Matriz de Eisenhower. Crio uma lista de tarefas, classifico os itens por prioridade e reviso diariamente. Ferramentas como o ClickUp me ajudam a gerenciar prazos variáveis, organizando as tarefas em visualizações — assim, posso ver o que precisa da minha atenção e o que pode esperar.”
“Começo separando as tarefas com base na urgência e importância, usando uma estrutura como a Matriz de Eisenhower. Crio uma lista de tarefas, classifico os itens por prioridade e reviso diariamente. Ferramentas como o ClickUp me ajudam a gerenciar prazos variáveis, organizando as tarefas em visualizações — assim, posso ver o que precisa da minha atenção e o que pode esperar.”
Exemplo 2:
“Todas as noites, planejo o dia seguinte identificando uma tarefa importante, três tarefas médias e cinco tarefas pequenas. Reservo um tempo específico na minha agenda e uso as tarefas recorrentes e os lembretes do ClickUp para me manter no caminho certo. Se as prioridades mudarem, uso as visualizações de arrastar e soltar para reprogramar sem perder o ritmo.”
“Todas as noites, planejo o dia seguinte identificando uma tarefa importante, três tarefas médias e cinco tarefas pequenas. Reservo um tempo específico na minha agenda e uso as tarefas recorrentes e os lembretes do ClickUp para manter o foco. Se as prioridades mudarem, uso as visualizações de arrastar e soltar para reprogramar sem perder o ritmo.”
🧠 Dica para a entrevista: se você já usa o ClickUp, destaque recursos específicos como tags de prioridade, visualização do calendário ou gráficos de carga de trabalho para mostrar como você equilibra a urgência com o impacto e comunica as prioridades à sua equipe.
3 modelos de priorização de tarefas que economizam tempo
Os modelos ClickUp a seguir aproveitarão a teoria por trás dos métodos de priorização que você acabou de aprender:
1. Modelo “Getting Things Done” do ClickUp
O modelo ClickUp Getting Things Done é um modelo abrangente para priorizar e acompanhar tarefas em um único lugar. É altamente personalizável com campos personalizados e permite até mesmo colaborar em documentos com outros membros da equipe.
Confira estes aplicativos GTD e modelos GTD!
Você pode usar este modelo de priorização de tarefas para:
- Divida as tarefas em categorias — ou contextos, de acordo com o modelo — que você pode criar a partir de campos personalizados.
- Mantenha a disciplina e priorize as tarefas por contexto, prazo, duração estimada e nível de esforço.
- Agende tarefas em uma visualização de calendário
- Organize as tarefas em um quadro Kanban personalizável por prioridade.
2. Modelo de matriz de impacto e esforço do ClickUp
Se você está sem tempo para avaliar minuciosamente a prioridade das suas tarefas, este modelo é perfeito! O modelo de matriz de impacto e esforço do ClickUp ajuda você a priorizar tarefas de acordo com a quantidade de esforço necessário para concluí-las.
Para aqueles que precisam avaliar rapidamente o impacto ou o custo de um projeto, este modelo ajuda a determinar o que deve ter prioridade. Alinhe sua equipe para entender o que é mais importante para o sucesso coletivo da equipe com este modelo visual.
3. Modelo de matriz de priorização do ClickUp
Criamos o modelo de matriz de priorização do ClickUp para priorizar sua lista de tarefas de acordo com dois critérios de sua escolha. Por exemplo, categorize suas tarefas por nível de importância e viabilidade, de baixo a alto. Assim, suas tarefas de alta prioridade serão aquelas com alto nível de importância e viabilidade.
Além disso, use cores para categorizar as tarefas. Por exemplo, atribua uma cor diferente às tarefas de vários projetos. Essa é uma maneira de priorizar todas as suas tarefas de vários projetos em um único lugar.
Dica de IA: priorize de forma mais inteligente com o ClickUp Brain
Está sobrecarregado com tantas opções? Deixe o ClickUp Brain orientar o seu foco.
O ClickUp Brain sugere em que trabalhar com base em prazos, carga de trabalho, dependências e obstáculos. Quer esteja a organizar feedback ou a preparar o lançamento de um produto, o Brain transforma o caos em clareza.
Caso de uso:Adicione marcadores a um documento → Peça ao Brain para transformá-los em tarefas priorizadas → Atribua e programe imediatamente.
Comece a priorizar tarefas para otimizar seu fluxo de trabalho
Nosso conselho: siga as etapas e métodos de priorização de tarefas deste guia. Em seguida, passe para a próxima etapa e experimente o ClickUp, nossa solução de software de automação de tarefas.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp! Saber como priorizar tarefas é essencial para reduzir o estresse e parar de trabalhar sob pressão. Mas somente quando você automatiza tarefas é que percebe o valor por trás de uma lista de tarefas priorizadas e do ClickUp Tasks!
Perguntas frequentes
Qual é a melhor maneira de priorizar tarefas no trabalho? Use estruturas como Eisenhower, MoSCoW ou pontuação RICE para avaliar a urgência e o impacto. Em seguida, implemente-as usando os campos e filtros personalizáveis do ClickUp.
Como posso gerenciar tarefas inesperadas ou urgentes? Use as visualizações de tarefas do tipo arrastar e soltar e as ferramentas de equilíbrio de carga de trabalho do ClickUp para redefinir prioridades rapidamente sem perder visibilidade.
Quais ferramentas ajudam na priorização? O ClickUp oferece modelos, sugestões de IA e várias visualizações para dar suporte a diferentes métodos de priorização — tudo em uma única plataforma.