Todas as tarefas em seu pipeline são igualmente urgentes?
Você faz uma lista de tarefas simples e realizar cada tarefa do início ao fim?
Bem, se for o caso, essa é uma grande bandeira vermelha.
Por quê?
Se você não estiver realmente priorizando as tarefas, é apenas uma questão de tempo até que se torne um gargalo crônico do projeto. Quando você não sabe como priorizar projetos com base na sua produtividade ou na produtividade da sua equipe, isso pode prejudicar muito o seu trabalho geral.
Sem qualquer hierarquia em suas tarefas, você vai contra a tendência de sua habilidades de gerenciamento de equipes o que só leva a ambientes de equipe insalubres. Se a sua equipe não puder confiar em você para realizar as tarefas mais urgentes, provavelmente evitará pedir ajuda.
Tudo o que isso fará é criar um caos no projeto.
Portanto, talvez possamos nos afastar completamente desse cenário e aprender as melhores maneiras de priorizar as tarefas. Este é o seu guia para se concentrar melhor nas tarefas mais importantes primeiro, inspirar confiança na sua equipe e evitar a perda de prazos.
8 etapas para priorizar tarefas no trabalho
Saber quais tarefas podem ser realizadas agora ou mais tarde influenciará o sucesso de seu projeto. Desde o desinteresse e o absenteísmo dos funcionários até o baixo desempenho e a produtividade, a priorização ineficiente de tarefas afeta projetos grandes e complexos.
E, no final, o resultado final de sua empresa depende disso. É por isso que você deve entender como priorizar tarefas para gerenciar seu tempo e definir a urgência entre sua equipe.
Se a sua equipe acredita que você simplesmente concluirá as tarefas porque é o gerente dela, comunicação da equipe já começou a se desintegrar. A priorização de tarefas é crucial para equipes de alto desempenho, mas o que você pode fazer para resolver isso?
1. Liste suas tarefas sem uma hierarquia específica
Para começar, escreva uma lista de todas as suas tarefas. Inclua nessa lista de tarefas as tarefas em andamento e as futuras de todos os seus projetos. E não deixe nenhuma delas fora da lista de tarefas por nenhum motivo.
Reúna suas tarefas no ClickUp para visualizar facilmente o trabalho ou personalizar sua lista de acordo com suas preferências
Isso pode parecer dispensável. No entanto, priorizar e gerenciar tarefas de forma eficaz em nossas cabeças é uma ilusão. É claro que isso é viável para projetos pequenos e de uma só pessoa, mas seria uma saga para a maioria dos projetos.
É preciso ter o quadro completo de todas as tarefas em andamento, programadas e que ainda não foram iniciadas em um único lugar fora da sua cabeça. E, para algumas delas, é necessário que não sejam ordenadas, para que você não esteja apenas fazendo uma lista ou tratando todas as tarefas da mesma forma.
Em vez disso, tente priorizar as tarefas e comunicar as prioridades à sua equipe. E é assim que você habilita gerenciamento da carga de trabalho e tenha uma noção de sua lista de prioridades para que você possa redistribuí-la, se necessário.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
**SEMPRE COMECE CRIANDO SUA LISTA PRIMEIRO Não tente pular a etapa da lista de tarefas para acelerar o processo! Isso é uma armadilha. E você não conseguirá evitar todos os altos custos da falta de priorização de tarefas que já discutimos. Divida as tarefas maiores em subtarefas. Isso simplifica as próximas etapas e, em software de gerenciamento de tarefas como Clique emUp você pode até mesmo reorganizar ou editar subtarefas em massa.
Não há necessidade de ordenar as tarefas na lista neste momento. Mas esse é um excelente momento para agrupá-las por dia, semana, mês e ano. E o mesmo vale para adicionar uma duração e uma data de vencimento a cada tarefa.
Lembre-se de que as tarefas não compreendem apenas trabalhar nos entregáveis do projeto . Também são reuniões, chamadas telefônicas e de vídeo, apresentações e respostas a mensagens instantâneas e e-mails. Mas, normalmente, essas são etapas dentro das tarefas.
Para compilar sua lista de tarefas, use caneta e papel ou o ClickUp. Mas vamos lhe dizer uma coisa: o uso de uma ferramenta agiliza o trabalho interminável de atualizar a lista à medida que surgem novas tarefas. E essa priorização de tarefas e método de gerenciamento de tempo pode economizar muito tempo. Organizar tarefas com as alternativas do Taskade !
2. Identifique quais tarefas você deve fazer primeiro
Todos nós nos sentimos compelidos a fazer primeiro as tarefas pequenas, fáceis e rápidas, independentemente de sua prioridade. Essa é a nossa tendência de conclusão em ação. Além disso, estudos mostram que nosso cérebro libera dopamina na corrente sanguínea sempre que terminamos tarefas importantes, o que nos deixa viciados em continuar fazendo isso.
Mas você precisa combater isso! E você pode fazer isso:
Distinguir tarefas importantes de urgentes
O que é uma tarefa importante? E o que é uma tarefa urgente?
Sem dúvida, uma tarefa importante que não seja urgente deve estar em sua lista de tarefas. Você deve programar a tarefa, mas não precisa executá-la imediatamente. Na verdade, você pode adiar a tarefa.
Por outro lado, você precisa executar tarefas urgentes e importantes hoje ou nas próximas horas. Mas essas tarefas não são necessariamente importantes, então você pode delegá-las para que outra pessoa as execute.
Então, você provavelmente tem outras tarefas que são importantes e urgentes. Você deve realizá-las imediatamente para evitar impactos negativos graves, como perder o prazo de um cliente, perder um contrato com um cliente, não lançar um produto ou não liberar um serviço.
Por fim, algumas de suas tarefas diárias não são importantes nem urgentes. Isso significa que você pode removê-las da sua lista de tarefas sem causar nenhum impacto negativo sobre a equipe, o departamento ou toda a empresa.
Defina prioridades no ClickUp para distinguir melhor o que precisa ser feito agora e o que pode esperar
O ClickUp permite que você adicione tags personalizadas às tarefas para marcá-las como importantes, urgentes, ambas ou nenhuma. Além disso, todas as tarefas podem ser definidas com prioridades específicas, como urgente, alta, normal e baixa.
Ordene as tarefas por seu valor
Quais de suas tarefas trazem um alto valor para a empresa? Essas tarefas são prioritárias, mas nem todas são críticas.
Sua prioridade depende de seu valor. As tarefas críticas são urgentes e de alto valor. Tarefas de alta prioridade não são urgentes, mas trazem alto valor para a empresa. Tarefas de média prioridade são urgentes, mas de baixo valor. Por fim, as tarefas de baixa prioridade não são urgentes e têm baixo valor.
Aqui estão alguns exemplos de tarefas de alto valor para qualquer empresa:
- Realizar o trabalho do projeto do cliente (em vez do trabalho do projeto interno)
- Consertar o acesso à plataforma de videoconferência corporativa de uma empresa que trabalha remotamente (antes de procurar uma alternativa de maior qualidade)
- Responder a tíquetes de suporte ao cliente (em vez de reformular seu site)
- Descrever os requisitos do novo produto que sua equipe criará (em vez de uma tarefa da qual a equipe não depende)
É simples visualizar suas dependências de tarefas na visualização de lista do ClickUp e saber rapidamente o que precisa de sua atenção primeiro
Crie relacionamentos entre suas tarefas e sua equipe no ClickUp para navegar em cada tarefa e verificar o status com facilidade. Além disso, você pode usar o ClickUp para definir dependências para as tarefas e, por fim, estabelecer a ordem de sua execução.
Classifique as tarefas importantes por esforço
Se quiser preparar seu dia para a produtividade, baseie-se em estimativas de esforço. Isso significa que você deve concluir primeiro a tarefa de maior esforço antes de fazer qualquer outra coisa todos os dias.
As tarefas de maior esforço geralmente são as tarefas mais complexas do dia ou aquelas fortemente associadas à oKRs da empresa . Ao abordá-los logo no início de cada dia, você reduz drasticamente seu nível de estresse e, ao mesmo tempo, cria impulso e aumenta a motivação.
O menu suspenso de pontos scrum no ClickUp simplifica o acompanhamento e o monitoramento da complexidade do trabalho concluído pelas equipes
Com a ajuda do ClickUp, é fácil adicionar campos personalizados com um valor "Número" para avaliar e determinar o trabalho estimado para cada tarefa em uma base numérica (ou seja, de 1 a 5, sendo 5 o mais difícil). Esse processo é usado em gerenciamento de projetos scrum mas também pode funcionar de forma semelhante para sua equipe!
Defina as prioridades do dia
Você provavelmente planeja tarefas importantes para longos períodos, como semanas ou até anos. Mas esse método o ajuda a abordar seu plano de tarefas para a semana dia a dia:
- Antes de encerrar o dia, selecione as tarefas mais importantes que você deve fazer no dia seguinte (seis, no máximo)
- Priorize as tarefas com base em sua importância
- No dia seguinte, concentre-se na primeira tarefa da lista e não passe para a próxima tarefa antes de terminar essa, e assim por diante
- No final do dia, transfira o trabalho inacabado para a lista do dia seguinte - seja uma tarefa ou várias - e repita todo o processo
3. Continue ajustando suas prioridades
Se você quiser aprender uma maneira de contornar a priorização de tarefas, é preciso dominar a capacidade de adaptação. Porque nunca se sabe quando surgirá uma ordem de mudança ou um problema inesperado com a equipe, a empresa ou o produto.
Mas você pode se preparar para eventos imprevisíveis que mudam as prioridades das tarefas. Desenvolva o hábito de revisar a priorização de tarefas e estabeleça um sistema para não se esquecer de fazê-lo com frequência.
Arraste e solte tarefas em uma exibição de tabela ClickUp para uma organização simples
Revise as prioridades das tarefas todos os dias, no início ou no final do dia. Mas, se preferir, faça isso na sexta-feira à tarde para a semana seguinte e revise as prioridades no final de cada dia.
**EVITE OS CONTÍNUOS DESPERDIÇADORES DE TEMPO As habilidades de gerenciamento de tempo são a chave principal para priorizar suas tarefas. Abandone uma tarefa que de repente deixou de ser prioritária, mesmo que você tenha vontade de terminá-la e já tenha dedicado muito tempo e esforço a ela. Seria uma perda de tempo e poderia comprometer um prazo continuar fazendo uma tarefa que não é prioritária, especialmente quando alguma outra tarefa se tornou prioritária.
4. Estimar de forma realista seu esforço para a conclusão da tarefa
Suas estimativas de esforço são respaldadas por um histórico de tempos de conclusão de tarefas? Bem, se não, você deve começar a rastrear esses tempos porque precisará deles mesmo que não tenha priorizado as tarefas por esforço.
Rastreie o tempo de conclusão de suas tarefas com o ClickUp's software de controle de tempo de projeto . Depois disso, refine suas estimativas de esforço com base nesse registro.
Registre o tempo à medida que avança ou insira-o manualmente com o controle de tempo no ClickUp
Você precisa alocar recursos com base em diferentes critérios e, muito provavelmente, uma área será o tempo gasto em tarefas.
A última coisa que você quer é fazer estimativas irrealistas de esforço e tempo para sua equipe. Você acabará correndo para a execução do projeto o que levará a erros.
5. Reconheça seus limites de produtividade e tenha em mente o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Há um limite para o que se pode fazer em um dia ou em um determinado estado de espírito. Um dia de trabalho típico geralmente tem oito horas de duração. E todos nós passamos por bloqueios criativos de vez em quando. Além disso, a maioria de nós não consegue ter um alto desempenho quando está estressada.
Algumas vezes é mais produtivo adiar uma tarefa para o dia seguinte ou simplesmente abandoná-la. Mas, é claro, isso só é possível se não for uma tarefa crítica ou importante e urgente que você não possa delegar ou reatribuir.
Use o Risk Log do ClickUp para ver quais tarefas ou subtarefas correm o risco de ficar atrasadas ou incompletas
O uso de um registro de riscos pode ajudá-lo seriamente a entender o impacto e a probabilidade das tarefas de suas equipes (ou de suas tarefas pessoais) se estiverem incompletas. Compreender os riscos potenciais pode ajudá-lo a entender melhor a produtividade geral de suas equipes.
Dica profissional de pergunta de entrevista: Uma pergunta comum em entrevistas é: Como você prioriza seu trabalho? Sempre que responder a essa pergunta, mostre ao gerente de contratação sua capacidade de pensar de forma crítica e estratégica. Explique como você avalia a importância e a urgência de cada tarefa e como prioriza sua carga de trabalho com base nesses fatores. Demonstre suas habilidades organizacionais e sua capacidade de gerenciar várias prioridades simultaneamente sem ficar sobrecarregado.
6. Programe todas as suas tarefas e atribuições de trabalho
O agendamento de tarefas deve ser um item em sua lista de verificação de gerenciamento de projetos . Ela começa com a definição de uma data de início e uma data de término para cada tarefa em sua lista de tarefas priorizadas. E serve para alguns propósitos, desde adicionar as tarefas ao seu calendário até gerenciar cargas de trabalho.
Se você já adicionou uma data de vencimento a cada tarefa, não há problema! Você realmente precisa delas como referência para definir as datas de início e término.
Talvez você queira terminar uma tarefa antes da data de vencimento para levar em conta atrasos imprevistos. Mas vamos considerar que sua meta é terminar as tarefas pelo menos até a data de vencimento.
Agora, concluir cada tarefa até a data de vencimento depende de sua capacidade. E também depende do fato de você ter prioridades simultâneas. Mas você só pode tirar conclusões sólidas sobre sua capacidade e prioridades depois de programar as tarefas no calendário.
Obtenha uma visão geral de alto nível de como as iniciativas alinhadas estão progredindo com o widget Portfolio no ClickUp
Ao distribuir as tarefas ao longo dos dias, você pode acompanhar seu progresso em relação aos prazos. E por "progresso", queremos dizer a duração (número ou porcentagem de dias) que falta para a data final. No entanto, se você registrar o trabalho em cada uma das tarefas, também poderá acompanhar o progresso em relação ao esforço (estimado em horas-homem).
A visualização de seu calendário é altamente eficaz para descobrir se você pode assumir mais tarefas. E se você já tiver atingido sua carga máxima de trabalho, precisará de ajuda extra (há poucas horas em um dia).
Para gerenciar tarefas e priorizar de forma eficaz, programe tudo, inclusive suas tarefas pessoais e tarefas de projetos internos e externos.
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize o trabalho da sua equipe em um calendário flexível que mantém todos na mesma página
Se você escolher o ClickUp, poderá agendar reuniões semanais (e lembretes diários) com tarefas recorrentes. Mas você pode dar um passo adiante usando A visualização do Calendário do ClickUp para programar suas tarefas diárias (ou semanais ou mensais). E se você preferir uma linha do tempo ou uma visualização de tabela (ou planilha), o ClickUp também tem essas opções.
Por fim, o ClickUp contém uma visualização de carga de trabalho para equilibrar sua carga de trabalho de forma excelente. Identifique os dias em que você já está sobrecarregado, está prestes a ficar ou está a quilômetros de distância de ficar sobrecarregado. Em seguida, aja de acordo: Programe mais tarefas no último caso e mude as tarefas no primeiro caso.
7. Bloqueie seu tempo para realizar mais trabalho
Programe blocos de tempo para realizar suas tarefas ininterruptamente. Isso evita que você faça várias tarefas ao mesmo tempo, o que é o polo oposto das estratégias de priorização de tarefas.
Realize uma tarefa de projeto em cada um desses blocos de tempo ou até mesmo uma tarefa que não pertença a nenhum projeto. Você também pode trabalhar em várias tarefas durante um único bloco de tempo, mas elas devem ser pequenas e não relacionadas.
Controle facilmente o seu tempo e a sua agenda com o Schedule Blocking Template do ClickUp
Blocos de sinais de tempo em seu calendário compartilhado como "tempo de foco" e desative as notificações durante esse tempo. É uma maneira de seus colegas e gerente não o incomodarem enquanto você estiver concentrado em concluir suas tarefas, especialmente as de alta prioridade.
Se você escolher o ClickUp para gerenciar suas tarefas, considere usar nosso modelos de bloqueio de tempo .
8. Comunique-se com sua equipe conforme necessário
Saber como priorizar as tarefas é um dos pilares para trabalhar com eficácia em uma equipe. Caso contrário, como você poderia fazer um looping na equipe quando eles estão esperando que o seu trabalho comece ou termine o deles?
E como eles se sentiriam se você os deixasse esperando a conclusão de suas tarefas indefinidamente? Você deve avisar seus colegas de equipe sempre que houver um atraso no andamento de suas tarefas. E diga a eles quando planeja concluir essas tarefas.
Você também deve informar seu gerente sobre qualquer obstáculo que encontrar ao executar suas tarefas. Cabe a ele ajudá-lo a superar esses obstáculos.
Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar instantaneamente pensamentos em itens de ação
O ClickUp é excelente para compartilhar atualizações e fazer o acompanhamento por meio de comentários sobre tarefas específicas. E esses comentários podem incluir gravações de tela que podem ser capturadas na ferramenta. Ou você pode atribuir comentários a colegas de equipe para que eles saibam que você está esperando que eles concluam uma tarefa.
3 Modelos de priorização de trabalho que economizam tempo
Os seguintes modelos do ClickUp aproveitarão a teoria por trás dos métodos de priorização que você acabou de aprender:
1. Modelo "Getting Things Done" do ClickUp
O modelo Getting Things Done (GTD), baseado no sistema GTD de David Allen, ajuda a organizar tarefas e projetos, registrando-os e dividindo-os em itens de trabalho acionáveis
O modelo Modelo do ClickUp Getting Things Done é um modelo abrangente para priorizar e monitorar tarefas em um só lugar. Ele é altamente personalizável com campos personalizados e permite até mesmo colaborar em documentos com outros membros da equipe.
Verifique estes_ **Aplicativos_GTD e ModelosGTD !
Você pode usar esta tarefa modelo de priorização para:
- Dividir tarefas em categorias - ou contextos, de acordo com o modelo - que você pode criar a partir de campos personalizados
- Manter a disciplina e priorizar as tarefas por contexto, data de vencimento, duração estimada e nível de esforço
- Agende tarefas em uma visualização de calendário
- Organize as tarefas em um quadro Kanban personalizável por prioridade
2. Modelo de matriz de esforço de impacto do ClickUp
O uso de uma matriz de esforço de impacto permite que você crie uma representação visual do esforço necessário para cada recurso, de modo a priorizar melhor as tarefas e os recursos
Se você está sem tempo para avaliar minuciosamente a prioridade de suas tarefas, este modelo é perfeito! O modelo Modelo de matriz de esforço de impacto do ClickUp ajuda você a priorizar as tarefas de acordo com a quantidade de esforço necessário para concluí-las.
Para aqueles que precisam avaliar rapidamente o impacto ou o custo de um projeto, esse modelo ajuda a determinar o que deve ser priorizado. Alinhe sua equipe para entender o que é mais importante para o sucesso coletivo da equipe com este modelo visual.
3. Modelo de matriz de priorização do ClickUp
Aumente a eficiência da equipe e gerencie seus recursos para determinar melhor suas ideias, conceitos e tarefas que precisam de mais atenção
Nós projetamos Modelo de matriz de priorização do ClickUp para priorizar sua lista de tarefas de acordo com quaisquer dois critérios que você escolher. Por exemplo, categorize suas tarefas por níveis de significância e capacidade de realização, de baixo a alto. Em seguida, suas tarefas de alta prioridade serão aquelas com alta importância e possibilidade de realização.
Além disso, use cores para categorizar as tarefas. Por exemplo, dê uma cor diferente às tarefas de vários projetos. Essa é uma maneira de priorizar todas as suas tarefas de vários projetos em um único lugar.
Comece a priorizar as tarefas para otimizar seu fluxo de trabalho
Este é o nosso conselho: Siga a priorização de tarefas etapas e métodos deste guia. Em seguida, passe para a próxima etapa e experimente o ClickUp, nosso software de automação de tarefas solução. Registre-se no ClickUp hoje mesmo ! Porque saber como priorizar tarefas é essencial para reduzir o estresse e parar de trabalhar sob pressão. Mas somente quando você automatizar tarefas você vê o valor por trás de uma lista de tarefas priorizadas e Tarefas do ClickUp !