lista de verificação de 9 pontos de gerenciamento de projetos para gerentes

Na ClickUp, nosso foco é em processos e produtividade.

Como gerentes de projeto, sabemos que esses também são dois dos seus objetivos.

Para ajudá-lo no planejamento do seu projeto, você pode usar esta lista de verificação para cada parte do processo. Use-a com equipes de projeto ou compartilhe-a com outros gerentes de projeto da sua organização.

Você pode até adicionar uma lista de verificação como esta ao ClickUp (mais detalhes em breve).

Como gerente de projetos, suas responsabilidades incluem ter um plano para elaborar o plano do projeto.

Primeiro, aqui estão os elementos essenciais para qualquer lista de verificação perfeita para gerenciamento de projetos.

Lista de verificação para gerenciamento de projetos

1. Defina a visão, as metas e os objetivos

Um dos princípios básicos do gerenciamento de projetos é definir metas e objetivos para o seu projeto.

Com suas metas e objetivos em mente, tente responder a estas duas perguntas de alto nível:

Essas perguntas ajudarão você a definir os resultados esperados do projeto e determinar como eles resolvem o problema que você deseja corrigir.

Definindo metas alcançáveis como gerente de projetos

Estabelecer metas alcançáveis é parte integrante dos processos de gestão de alto nível. Muitas equipes utilizam metas SMART.

Com o ClickUp, os gerentes de projeto podem usar as Metas para definir objetivos para toda a sua equipe e, em seguida, definir metas como tarefas a serem concluídas.

A partir daí, você também pode estabelecer uma declaração de visão e determinar o esforço necessário para a equipe, de modo que as partes interessadas e os funcionários se comprometam a concluí-lo. As metas também ajudam todos a entender o que o projeto pode fazer. Inclua pontos como:

Uma lista de verificação de gerenciamento de projetos pode ser implementada para ajudar a atingir marcos e alcançar as metas do projeto.

Saiba mais sobre Metas no ClickUp .

Bônus: Gerenciamento de projetos de sites

2. Reúna-se com as partes interessadas e outros gerentes de projeto

Essas são as pessoas pessoalmente envolvidas no progresso e nos resultados finais do projeto. Elas têm expectativas em relação aos métodos de planejamento do projeto e é seu trabalho, como gerente de projetos, atendê-las. Mais uma vez, uma lista de verificação de gerenciamento de projetos vem em seu socorro!

As partes interessadas no projeto podem incluir:

Aprenda mais termos de gerenciamento de projetos!

3. Reúna as especificações e os requisitos para a equipe do projeto

O próximo passo na sua lista de verificação de gerenciamento de projetos é reunir as especificações e os requisitos do seu projeto. Isso dependerá do tipo de projeto em que você está trabalhando.

Em geral, suas especificações e requisitos devem incluir alguns critérios orientados para resultados:

4. Elabore o plano do projeto

Você fez sua pesquisa, entendeu os requisitos e agora está pronto para fazer um plano de trabalho.

Sua inclinação natural pode ser ir direto para a criação de um cronograma e programar as tarefas.

Mas antes de criar o cronograma do projeto, você deve considerar quais etapas específicas precisam ser realizadas.

Desde escrever código até encomendar peças ou criar sinalização, as partes e peças irão diferir com base no seu projeto específico. Não existem duas listas de verificação de gerenciamento de projetos iguais, e este passo é crucial para o sucesso do seu projeto.

Não se esqueça do gerenciamento de riscos e de como você lidará com quaisquer questões desafiadoras ou solicitações de mudança que surgirem. Você também deve definir o escopo do projeto em seu plano de gerenciamento de projetos para que nada saia dos trilhos. Sempre haverá surpresas, mas desde que você esteja comprometido com a comunicação e a execução do projeto e esteja usando a ferramenta de gerenciamento de projetos ClickUp, você e sua equipe de projeto estarão preparados para o sucesso!

Consideração das dependências no planejamento do projeto

Para este item da lista de verificação, considere também as dependências – quais tarefas devem ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Organize suas tarefas e defina dependências para gerenciar marcos e economizar tempo.

No ClickUp, crie uma pasta para o seu projeto e, em seguida, inicie uma lista das diferentes partes. Talvez você tenha listas diferentes com base nas linguagens de código utilizadas. Você pode ter uma para front-end e outra para back-end. O trabalho de design e redação também! Seja qual for o grupo de tarefas que você tenha, uma lista pode ajudar a mantê-las organizadas.

Em seguida, crie tarefas individuais para cada um dos itens que precisam ser concluídos. Não defina datas de vencimento! Mas você pode adicionar quaisquer detalhes ou arquivos relevantes. O ClickUp oferece um editor de rich text para ajudá-lo a enfatizar determinados pontos, copiar códigos ou até mesmo citar trechos em itálico.

5. Crie o orçamento do projeto

Depois de concluir o plano do projeto, é hora de entrar nos detalhes: o orçamento.

Esta é uma estimativa baseada no tempo de quanto tudo custará para o projeto.

Esperamos que as partes interessadas tenham fornecido algum tipo de número para você trabalhar.

Mas aqui vai uma dica: não olhe para ela.

Pense no que seria necessário para concluir o projeto da melhor maneira possível e dentro do escopo, e depois reflita sobre o número.

Assim, você saberá o que cortar e o que manter. Comece com uma estimativa ampla e, em seguida, vá detalhando até chegar a uma iteração mais específica.

Custos diretos e indiretos

Cada orçamento terá custos diretos e indiretos.

Os custos diretos incluem mão de obra, hardware, software de gerenciamento de projetos e quaisquer custos relacionados à pesquisa (como viagens ou grupos focais).

Os custos indiretos podem não precisar ser considerados (dependendo do projeto). Eles têm ramificações além do seu projeto, como aluguel de espaço de escritório ou materiais de escritório. Eles também podem ser usados e beneficiar outros projetos.

Com o recurso Campos personalizados do ClickUp, você pode criar colunas de tarefas exclusivas para gerenciar seu orçamento ou qualquer outro valor numérico.

Você pode até mesmo determinar todos os custos, calcular seus campos de orçamento em relatórios para encontrar sua soma, média ou intervalo. Essa é a maneira perfeita de gerenciar custos e obter uma perspectiva da eficiência geral do seu projeto, para que você possa criar um plano de recursos para ele.

6. Aloque seus recursos

Quem trabalhará em quê?

Esta é a parte em que você começa a atribuir trabalhos ou tarefas a membros específicos da equipe. Pense nas habilidades de cada pessoa, em sua experiência anterior e em suas funções e responsabilidades dentro da empresa.

Muitas vezes, é certo que um determinado membro da equipe trabalhará em um projeto. Outras vezes, você pode estar criando uma equipe especializada, na qual cada um desses fatores será mais importante.

Alocação de recursos e equipamentos

Além do pessoal, talvez seja necessário pensar em cronogramas e equipamentos. Você precisa encomendar mais peças? Qual é o seu estoque atual e ele é suficiente para realizar o trabalho? Que software adicional você precisa?

Essas considerações fazem parte da alocação de recursos. Você é responsável por alinhar os cronogramas com o número de pessoas que você tem.

Isso pode significar solicitar contratações adicionais ou contratar outros fornecedores para concluir o projeto dentro do prazo.

7. Crie um cronograma

Depois de determinar quais tarefas precisam ser realizadas e os recursos necessários para isso, você pode criar um cronograma e um prazo para seus projetos.

Isso envolve estimar o tempo que cada tarefa levará e, em seguida, planejá-las para obter uma data de conclusão do projeto razoavelmente estimada.

Você pode pedir que colaboradores específicos estimem o tempo para você ou revisar o cronograma do projeto depois de ter algumas estimativas em mãos.

No ClickUp, você tem muitas opções para tempo e cronogramas:

8. Defina seu plano de comunicação

Neste plano, você criará marcos do projeto para check-ins e atualizações. Isso pode ser feito por meio de reuniões diárias, como no gerenciamento ágil de projetos, reuniões semanais ou reuniões de lançamento do projeto.

Além disso, pense em como manterá as partes interessadas, os patrocinadores do projeto e outros envolvidos informados de maneira clara, pois é provável que eles estejam trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo.

Bônus: confira nossos 10 melhores modelos de reunião para início de projetos

Parte do plano de comunicação será como você documentará cada uma das fases do projeto.

O ClickUp permite anexar arquivos, conectar-se ao Google Drive/Dropbox e até mesmo incorporar planilhas ou outros documentos diretamente no ClickUp. O ClickUp pode ser o aplicativo que substitui todos os outros para gerenciamento de documentos, eliminando o atrito de outras ferramentas.

Comunicando-se com conversas no ClickUp

As conversas no ClickUp melhoram sua capacidade de comunicação. Adicione uma conversa a uma pasta ou lista e mencione seu colega ou membro da equipe do projeto. Uma notificação aparecerá na seção de notificações deles, e eles poderão responder diretamente ali. As conversas são ótimas para perguntas rápidas.

Você também pode considerar apresentações formais como atualizações.

Certifique-se de que está planejando bem seus projetos, use esses modelos de planejamento de projetos como ponto de partida e certifique-se de ter um plano de comunicação e um registro de riscos em vigor antes de iniciar sua lista de verificação do projeto.

Lembre-se: um projeto bem-sucedido começa com uma visão do projeto na qual todas as partes interessadas tenham um compromisso firme e compreendam a estrutura de divisão do trabalho ( WBS ), os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e o cronograma do projeto.

Leia mais sobre comunicação eficaz em equipes de projeto e ferramentas de estrutura de divisão do trabalho .

9. Monitore seu progresso

Você está no caminho certo?

Você cumpriu o prazo?

Essas são perguntas importantes ao iniciar seu projeto. Pense nos resultados que você precisa e aplique isso ao cronograma do seu projeto. Além disso, considere as lições aprendidas em projetos anteriores que você gerenciou e certifique-se de que todas as informações pertinentes ao projeto estejam disponíveis para sua equipe. Quanto mais detalhes você puder fornecer antecipadamente, melhor!

Existem várias maneiras de monitorar o andamento do seu projeto no ClickUp.

Os gráficos de Gantt no ClickUp oferecem uma visão geral dos projetos que estão em dia, dos que estão atrasados e do caminho crítico, mostrando os itens mais importantes a serem concluídos.

Os relatórios no ClickUp também mostram quem está trabalhando em quê, quantas tarefas foram concluídas e muito mais.

Você também pode usar as Metas no ClickUp para monitorar o progresso do seu projeto. Defina um objetivo e, em seguida, adicione uma Pasta, Lista ou tarefas como Alvos. Você pode ver quanto progresso já fez.

Outro recurso que pode ajudá-lo a monitorar o progresso são os Portfólios. Esse recurso permite que você tenha uma visão geral de alto nível do que está acontecendo em sua equipe, permitindo que você vincule listas selecionadas em um único local coeso. Você pode personalizar suas visualizações de portfólio e até mesmo compartilhá-las com outras pessoas para que todos estejam em sintonia à medida que o cronograma do projeto avança.

Bônus: Exemplos de gerenciamento de projetos

Conclusão

Agora que passamos pelas nove etapas essenciais de uma lista de verificação de gerenciamento de projetos, ainda há outro recurso útil da ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-lo.

Sim, mostramos como o ClickUp pode ajudá-lo — desde prazos até relatórios de progresso e desempenho do projeto —, mas há outra parte do processo também.

Você pode criar uma lista de verificação de tarefas no ClickUp que inclua cada parte desse processo. Sempre que quiser iniciar um projeto, você pode usar uma lista de verificação salva para ajudá-lo a realizar cada etapa.

É um plano de projeto para iniciar projetos.

Aqui está uma que criei para isso:

Para facilitar ainda mais, você pode salvar modelos de listas de verificação como modelos de gerenciamento de projetos e recarregá-los quando estiver pronto para usá-los em seu próximo projeto.

O ClickUp torna o planejamento de projetos mais simples e produtivo para os gerentes de projetos.

Reúna todo o seu trabalho em um só lugar e comece a economizar um dia por semana com o ClickUp!