Seja um projeto residencial ou comercial, simples ou complexo por natureza, o segredo para entregar projetos bem-sucedidos é começar com força e com a escolha certa estratégia e plano de execução corretos .
Você pode fazer isso (e fazê-lo bem) com uma mentalidade empreendedora, abordagens adequadas de gerenciamento de projetos e as ferramentas certas.
Neste artigo, você aprenderá sobre os componentes básicos do gerenciamento de projetos, incluindo os principais fatores e fases de sucesso, e também como gerenciamento de projetos ferramentas podem mantê-los juntos. Em seguida, mostraremos como tudo isso funciona na prática com cinco exemplos reais de gerenciamento de projetos! 👌
As 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos
Gerenciar projetos do início ao fim pode ser uma tarefa longa e difícil processos complexos . Portanto, para ajudar a facilitar o trabalho de todos, o conceito de ciclo de vida do projeto foi introduzido.
via ClickUp
O ciclo de vida do projeto, ou processo de gerenciamento de projetos, consiste em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. É um caminho estruturado pelo qual seus projetos passam para ajudar a levá-los da concepção à conclusão e garantir objetivos do projeto são entregues em cada fase.
Vamos dar uma olhada no que o gerente de projeto é responsável em cada fase:
1. A fase de iniciação
Faça com que todos estejam a bordo. O gerente de projeto define a meta da organização, do cliente ou do consumidor, identifica as principais partes interessadas, a equipe do projeto e o escopo de trabalho do projeto e determina objetivos mensuráveis para a equipe.
2. A fase de planejamento
Preparar e mapear estrategicamente o projeto. O gerente de projeto é responsável por criar um plano detalhado do projeto e delineando o cronograma do projeto que inclui os principais marcos do projeto e descreve quais tarefas ou entregáveis compõem cada marco. Isso é importante porque o plano do projeto fornece uma estratégia e uma lista de verificação do projeto para ajudar a gerenciar adequadamente os recursos, o orçamento e o cronograma ao longo do ciclo de vida do projeto.
3. A fase de execução
É hora de começar. Nessa fase, a principal função do gerente de projeto é supervisionar os esforços da equipe e garantir que todos entendam o que se espera deles, quais tarefas precisam ser feitas e como e quando concluir essas tarefas para garantir que tudo seja feito dentro do cronograma do projeto.
4. A fase de encerramento
É hora de encerrar o projeto. O gerente de projeto deve identificar que sua equipe concluiu todos os resultados solicitados e, em seguida, apresentar o produto final às partes interessadas para que assinem e encerrem oficialmente o projeto.
📌 Principais conclusões:
Ao seguir o ciclo de vida do projeto, você garante que está:
- Capturar as expectativas do seu cliente
- Definindo suasprojeto para o sucesso com um plano
- Execução das tarefas do projeto eabordar quaisquer problemas ou riscos do projeto que surgirem
- Encerrar seu projeto para capturarquaisquer lições aprendidas e melhorar os próximos projetos
Fatores-chave para um gerenciamento de projetos bem-sucedido
Os fatores críticos para um gerenciamento de projetos bem-sucedido podem variar de um projeto para outro, mas aqui estão alguns fatores que devem permanecer constantes, independentemente do tipo de projeto ou do setor em que você esteja:
✅ Definir Metas SMART ✅ Compreender o escopo do projeto e evitar o desvio de escopo
identificar os riscos do projeto e criar um plano de gerenciamento de riscos
funções e responsabilidades claramente definidas
comunicação eficaz da equipe
manter um alto nível de visibilidade do projeto
Como o software de gerenciamento de projetos oferece flexibilidade às equipes
Com tantos fatores que podem afetar o sucesso do projeto, usar um software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos pode ajudar a manter tudo e todos no caminho certo e à frente das dificuldades.
Um bom aplicativo de gerenciamento de projetos pode tirar dos seus ombros grande parte da carga de gerenciamento de projetos, fornecendo às equipes as ferramentas necessárias para obter uma visão geral de alto nível do trabalho, simplificar os processos de negócios, criar fluxos de trabalho eficientes, comunicar-se com mais eficácia e tornar a colaboração mais agradável e contínua.
por exemplo, ajuda os gerentes de projeto e as equipes a planejar, gerenciar, acompanhar projetos e colaborar entre si - tudo em um só lugar. Sua plataforma totalmente personalizável oferece às equipes a flexibilidade e as ferramentas avançadas de que precisam para criar o fluxo de trabalho mais eficiente que melhor atenda às necessidades e preferências de seus projetos.
E como a plataforma é totalmente personalizável, as equipes do ClickUp estão totalmente equipadas para lidar com qualquer tipo de projeto e dar suporte a qualquer tipo de metodologia de gerenciamento de projetos incluindo as abordagens mais comuns, como Waterfall, Agile (Scrum e Kanban), Lean, Six Sigma e outras.
Monitore as atualizações do projeto
gerencie riscos e trabalhe com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace
Os principais recursos do ClickUp para o gerenciamento eficaz de projetos incluem:
- Visualizações personalizáveis: Visualize seus projetos do seu jeito; escolha entre mais de 15 visualizações, incluindo gráfico de Gantt, linha do tempo e visualização de carga de trabalho
- Automação personalizada: Economize tempo, mantenha seus processos consistentes e simplifique seu fluxo de trabalho
- Status de tarefas personalizadas: Adicione e atribua diferentes estágios às suas tarefas para melhorar a visibilidade do projeto
- Campos personalizados: Adicione mais contexto às suas tarefas e exiba informações importantes
- Metas: Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas SMART com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
- Marcos do projeto: Defina facilmente marcos para ajudá-lo a ficar em dia com os prazos importantes e acompanhar o progresso da sua equipe em relação aos principais pontos de verificação
- Dependências: Adicione dependências de "bloqueio" ou "espera" entre as tarefas para definir uma ordem clara de operações, de modo que sua equipe sempre saiba no que trabalhar primeiro
- Lista de verificação de tarefas: Crie uma lista de tarefas dentro de cada tarefa para garantir que todas as etapas sejam concluídas antes de avançar com a tarefa
- Painéis de controle: Crie um centro de controle de missão para cada projeto, membro da equipe e muito mais para garantir que cadaparticipantes do projeto tenham as informações necessárias para controlar qualquer risco do projeto e manter a entrega do projeto dentro do cronograma
- Rastreamento global de tempo: Acompanhe o tempo gasto em tarefas, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios de seu tempo em qualquer lugar
- Comentários atribuídos: Crie e atribuaitens de ação diretamente em um comentário
- Aplicativo móvel : Mantenha seus projetos acessíveis onde quer que você vá com o aplicativo móvel ClickUp
- Integração : Conecte o ClickUp a mais de 1.000 de suas ferramentas de trabalho favoritas para otimizar seu fluxo de trabalho Veja a lista completa de recursos do ClickUp _Agora, vamos dar uma olhada em alguns exemplos reais de gerenciamento de projetos e saber como outros especialistas do setor entregaram projetos com sucesso usando a metodologia e as ferramentas certas!
5 Exemplos de gerenciamento de projetos e dicas para a entrega bem-sucedida de projetos
1. Exemplo de projeto de marketing: Criação de um fluxo de trabalho multifuncional Jakub Grajcar, gerente de marketing da STX Next, lidera uma equipe de especialistas em conteúdo e mídia social, lidera a estratégia de geração de leads e reconhecimento de marca do departamento de marketing e trabalha com vários departamentos para entregar projetos. Um dia típico para a equipe inclui a execução de mais de cinco entregas de conteúdo, sendo que Jakub costuma analisar mais de 10 projetos diferentes ao mesmo tempo.
**O problema?
Trabalhar com nossos
> Design de produtos> departamento era um processo caótico. Nossas equipes tinham dificuldades de comunicação porque não tínhamos visibilidade do projeto - muitas vezes não tínhamos informações claras sobre se as tarefas ainda estavam sendo revisadas ou se precisavam de mais trabalho.
Precisávamos absolutamente de um sistema que permitisse que eu e o chefe de design de produtos tivéssemos uma visão geral de todo o processo e nos familiarizássemos com todo o trabalho em andamento e as próximas tarefas.
Jakub Grajcar, gerente de marketing da STX Next
**O objetivo? Ajudar a melhorar a colaboração global entre departamentos e processos de marketing de conteúdo, acelere a conclusão e a entrega de projetos e mantenha as equipes alinhadas quanto a metas, cronogramas de projetos e assim por diante, criando um fluxo de trabalho multifuncional e padronização de processos no ClickUp.
Veja como Jakub e sua equipe realizaram essa iniciativa:
Fase de iniciação
- Identificar o projeto: Criar modelos de Sprints de Marketing e painéis de controle da equipe
- Definir o resultado desejado: Gerenciar vários projetos, otimizar o contato com parceiros e acelerar o processo de produção de conteúdo
Fase de planejamento
- Metodologia de gerenciamento de projetos: Ágil
Fase de execução
Lista de verificação de tarefas:
- Configurar umHierarquia no ClickUp
- Crie pastas para cada departamento e configure listas em cada pasta
- Em cada lista, crie tarefas e subtarefas para dividir ainda mais o trabalho
- Salvar tasks como um modelo que pode ser reutilizado quantas vezes forem necessárias
- Crie pastas para cada departamento e configure listas em cada pasta
- Configurar status de tarefas personalizados para dar a cada estágio do projeto um nome específico
- Adicionar campos personalizados a cada lista para exibir e manter as principais informações facilmente acessíveis
- Adicionar automação personalizada para acionar automaticamente uma ação e levar o projeto para a próxima etapa
- Salve a pasta como um modelo a ser reutilizado para o próximo Sprint e para manter os processos consistentes
- Crie um painel personalizado com relatórios em tempo real para exibir dados importantes e melhorar a visibilidade das tarefas
Fase de encerramento
- No final do projeto, Jakub e as equipes da STX Next testaram o novo modelo de Sprints de Marketing e o Dashboard para garantir que o processo fosse tranquilo para todos os envolvidos no projeto e que toda a automação personalizada no ClickUp estivesse configurada corretamente.
use isto Modelo de pasta de marketing Sprint para ajudar no planejamento do projeto, manter as atividades do projeto visíveis e organizadas e simplificar seus processos. Comece a trabalhar com visualizações predefinidas de quadro e lista, recursos de estimativa de tarefas e automação personalizável! Baixe o modelo de pasta de Sprints de Marketing de Jakub
2. Exemplo de projeto de SEO: Dimensionamento da produção de conteúdo Adele Payantespecialista em SEO do ClickUp, é responsável por pesquisar oportunidades e criar resumos de conteúdo para os redatores usarem como guia ao redigir artigos para a página do blog. E para escrever resumos de conteúdo atraentes, ela precisa fazer uma pesquisa de palavras-chave,
análise competitiva e outras tarefas importantes relacionadas, além de garantir que o resumo do conteúdo seja detalhado e fácil de seguir para os redatores.
**O problema?
O maior desafio em nosso fluxo de trabalho de blog de SEO era concentrar-se em aumentar a produção de conteúdo sem afetar a qualidade de cada blog.
Adele Payant, especialista em SEO da ClickUp
**O objetivo?
Criar um sistema claro e repetível para ajudar nossa equipe de SEO a aumentar o volume de briefs sem comprometer a qualidade do briefing e reduzir a comunicação desnecessária.
Veja como a Adele executou esse projeto:
Fase de iniciação
- Identificar o projeto: Criar um modelo detalhado e estruturado de resumo de conteúdo de SEO
- Definir o resultado desejado: Criar um fluxo de trabalho estruturado e consistente para pesquisar e criar resumos de conteúdo e acelerar o processo de aprovação
Fase de planejamento
- Metodologia de gerenciamento de projetos: Ágil
Fase de execução
Lista de verificação de tarefas:
- Conecte-se com a equipe de redação para obter feedback sobre o processo atual
- Criar umBlog de SEO lista de verificação emDocumentos do ClickUp
- Inicie um novo documento e use as ferramentas de edição avançada para estruturar sua página
- Adicione cabeçalhos para definir claramente as seções do seu documento
- Incorpore links para artigos de exemplo e outros dados importantes da pesquisa de palavras-chave
- Adicione páginas aninhadas para capturar anotações para o redator designado revisar antes de redigir o artigo
- Salve o documento como um modelo
- Inicie um novo documento e use as ferramentas de edição avançada para estruturar sua página
Fase de fechamento
- Para garantir que o briefing do blog de conteúdo esteja de acordo com o esperado, o gerente sênior de SEO, o especialista sênior de SEO e os gerentes de conteúdo sênior revisaram o documento e apresentaram o modelo aos redatores de conteúdo para que revisassem a legibilidade e obtivessem feedback. O projeto é oficialmente encerrado após a aprovação de todas as partes interessadas.
use isto Modelo de resumo de conteúdo de SEO para definir claramente suas metas e objetivos e compartilhá-lo com seus redatores para melhorar a entrega de conteúdo. Faça o download do modelo de resumo de conteúdo de SEO do ClickUp Para obter mais dicas de gerenciamento de projetos de SEO, confira o artigo do gerente sênior de SEO do ClickUp: Dicas para otimizar seu fluxo de trabalho .
3. Projeto de capacitação do cliente: Lançamento de um novo programa Robin Wisnerrobin Wisner, administrador de LMS do ClickUp, é responsável por apresentar uma nova iniciativa para oferecer aos clientes do ClickUp uma maneira divertida e interativa de aprender a usar o ClickUp e maximizar os recursos da plataforma.
A equipe de Capacitação do Cliente, da qual Robin faz parte, lançou Universidade ClickUp (CUU) em novembro de 2021. O novo programa recebeu uma resposta extremamente positiva dos usuários do ClickUp e, por fim, deu à equipe o sinal verde para lançar outra opção para ajudar a aprimorar ainda mais a experiência do usuário.
Para isso, ela liderou a iniciativa de lançar os Certificados CUU - um programa destinado a reconhecer o conhecimento dos usuários do ClickUp sobre o produto e recompensá-los por concluir os exames do curso.
**O problema?
O maior desafio para um projeto dessa escala foi
Robin Wisner, administrador de LMS, capacitação de clientes na ClickUp
**O objetivo?
Para delegar trabalho de forma eficaz e lançar o novo programa de certificação a tempo de oferecer um processo mensurável para que os clientes integrem e aprimorem com sucesso sua experiência como usuários do ClickUp.
Veja como Robin e os membros da equipe de projeto fizeram isso acontecer:
Fase de iniciação
- Identificar o projeto: Lançar e promover o novo programa de certificação
- Definir o resultado desejado: Colaborar com diferentes equipes para projetar e lançar o novo programa de certificação.
Fase de planejamento
- Metodologia de gerenciamento de projetos: Waterfall
Fase de execução
Lista de verificação de tarefas:
- Definir os objetivos de cada nível de certificação e curso no ClickUp Docs
- Desenvolver grupo de teste beta e SOP para teste no ClickUp Docs
- Esboçar a taxonomia do diagrama e a jornada do cliente nos quadros brancos do ClickUp
- Criar tarefas do ClickUp para o desenvolvimento de conteúdo e atribua-as aos membros designados da equipe
- Use oFormulário ClickUp para enviar uma solicitação de design para os certificados
- Envie uma solicitação para criar um novoartigo de visão geral da central de ajuda Colaborar com a equipe de Dev Ops para codificar egerenciar o design do site Executar testes com o grupo de teste beta e coletar feedback
- Criar materiais de capacitação internos e externos
- Enviar uma solicitação de materiais promocionais de marketing
Fase de fechamento
- Para finalizar e encerrar esse projeto, opartes interessadas no projeto revisaram os designs criativos e testaram o desempenho do site e a experiência do usuário. A aprovação foi dada assim querequisitos do projeto forem atendidos.
use isto Modelo de formulário de feedback para personalizar sua coleta de feedback, visualizar todos os seus comentários em um só lugar e aprimorar seus produtos e serviços. Faça o download do modelo de formulário de feedback do ClickUp Bônus: Software de gerenciamento de projetos para freelancers
4. Exemplo de projeto educacional: Criação de painéis de relatórios de dados em toda a empresa Morey Grahammorey Graham, Diretor de Serviços para Ex-alunos e Doadores (ADS) da Wake Forest University, lidera e
gerencia campanhas de captação de recursos gerencia campanhas de captação de recursos, relacionamentos com ex-alunos, identidade da marca e publicações na comunidade de Wake Forest.
**O problema?
Como as equipes trabalhavam em plataformas separadas, isso criava silos de trabalho que levavam à duplicação de esforços e à falta de comunicação entre as equipes. Também não tínhamos visibilidade de nossos dados, o que afetava nossa capacidade de tomar decisões comerciais sólidas para a organização.
Morey Graham, Diretor de Alumni and Donor Services (ADS) da Wake Forest University
**O objetivo?
Encontrar um novo ferramenta de gerenciamento de projetos que seja de fácil utilização para todos os departamentos e para criar um painel de negócios que exiba e atualize os dados em tempo real para ajudar a melhorar a visibilidade do projeto em toda a organização.
Veja como a Morey e o departamento de ADS realizaram esse projeto:
Fase de iniciação
- Identificar o projeto: Criar um arquivo preciso e confiávelpainel de controle do projeto para a liderança e os membros da equipe
- Defina o resultado desejado: Melhore os relatórios de dados e a visibilidade das tarefas entre os departamentos e alinhe as metas da equipe
Fase de planejamento
- Metodologia de gerenciamento de projetos: Ágil
Fase de execução
**Lista de verificação de tarefas
- /%href/ e integre aplicativos para otimizar o processo de geração de relatórios de dados
- Definir umreunião geral com o departamento para coletar feedback sobre o processo atual e documentar as anotações das reuniões em um documento ouBloco de notas Configure seu espaço de trabalho e estabeleça um local dedicado para cada departamento
Crie um espaço para cada departamento para organizar o trabalho por departamento
- Em cada espaço, crie uma pasta para cada projeto
- Em cada pasta, crie uma lista para cada membro da equipe
- Personalize as visualizações de seus projetos e adicione informações importantes a cada tarefa
- Crie status personalizados para cada estágio do projeto
- Configure e adicione tags às tarefas para categorizar e vincular tarefas relacionadas
- Estabeleça metas e documente os alvos para cada uma emMetas do ClickUp Crie um Dashboard personalizado para toda a organização e para cada departamento e projeto
Definir o público-alvo e a história dos dados de seu Dashboard
- Escolher os KPIs certos para apoiar a história dos dados
- Selecione o widget que corresponda aos seus requisitos de relatório
Fase de fechamento
- Apresente o projeto ao chefe do departamento e às principais partes interessadas para análise e aprovação para encerrar o projeto.
crie painéis personalizados no ClickUp para ter uma visão geral de alto nível de todas as suas iniciativas, destaque os KPIs, o status do projeto e o progresso, para manter todos no caminho certo e alinhados o tempo todo. Experimente o recurso de painel do ClickUp
5. Exemplo de projeto de lançamento de produto: Lançamento de um novo recurso de produto
Para expandir ainda mais a lista de recursos do ClickUp para o gerenciamento de projetos, a empresa lançou uma grande iniciativa para criar e lançar com sucesso um novo recurso de produto, Quadros brancos do ClickUp . O gerente de produtos do grupo ClickUp está liderando o projeto, Zach Blodgett .
A visão da empresa era criar uma ferramenta de colaboração digital poderosa, mas fácil de usar, que gerentes de projeto, executivos e membros da equipe pudessem usar para elevar o nível de seus processos de brainstorming, planejamento e execução.
**O problema?
O maior desafio era o tamanho da equipe e um prazo que se aproximava rapidamente. O prazo era inamovível e tínhamos muitas partes interessadas de GTM, vendas, preços e embalagens, crescimento, suporte, CSMs e EPD. Tínhamos que garantir que eles soubessem o que estava sendo lançado, o que estava por vir e como falar sobre os quadros brancos.
Zach Blodgett, gerente de produtos do grupo, gerenciamento de trabalho na ClickUp
**O objetivo?
Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudar a gerenciar tarefas, comunicar-se com as partes interessadas em todo o mundo e minimizar riscos e gargalos para entregar o novo e muito aguardado recurso do produto dentro do cronograma acordado.
Veja como Zach e a empresa fizeram um lançamento de projeto bem-sucedido:
Fase de iniciação
- Identificar o projeto: Implementação de novo recurso
- Definir o resultado desejado: Entregar com sucesso um novo recurso responsivo e funcional e criar campanhas GTM para o dia do lançamento
Fase de planejamento
- Metodologia de gerenciamento de projetos: Lean
Fase de execução
Lista de verificação de tarefas:
- Delegar tarefas aos respectivos membros da equipe de Produto e Engenharia
- Use oIntegração ClickUp-Github para visualizar as ramificações preenchidas nas tarefas
- CriarClipar vídeos para relatar bugs no desenvolvimento e transmitir facilmente problemas complexos para outras equipes
- Conectar-se com a equipe de criação para gravar vídeos promocionais e anúncios
- Conectar-se com toda a empresa para realizar testes beta e coletar feedback
- Executar testes com a equipe de segurança
- Colaborar com a equipe de vendas para determinar o modelo de preços
- Trabalhar com a equipeMarketing de produtos Equipe de GTM para criar umcampanha de marketing planejar o lançamento
- Defina marcos importantes e cronograma para o lançamento da versão beta
Fase de fechamento
- O CEO, o Sr. VP de Engenharia e outras partes interessadas importantes do projeto revisaram o recurso do produto e aprovaram o produto final antes do dia do lançamento.
Aqui está o visual final - confira!
crie uma abordagem passo a passo de como sua organização colocará um produto no mercado e use-a para Modelo de estratégia Go to Market para ajudá-lo a enviar mais rapidamente! Faça o download do modelo de estratégia Go to Market do ClickUp
Lide com qualquer projeto com confiança usando o ClickUp
O gerenciamento de projetos bem-sucedido começa com a compreensão de qual é o objetivo final do projeto, com a compreensão dos principais elementos que fazem parte de um plano de projeto inteligente e com a criação de uma estratégia simples e acionável para chegar lá - consulte os exemplos de gerenciamento de projetos acima para ajudar a despertar ideias.
Você também precisará garantir a implementação da metodologia adequada para orientá-lo durante todo o processo e utilizar o ciclo de vida do projeto para mantê-lo no caminho certo.
E para tornar sua vida como gerente de projetos o mais fácil possível, você precisa usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como ClickUp para ajudar a manter tudo em ordem e trazer todo o seu trabalho para um local centralizado. Use-o para acompanhar o andamento do projeto, gerenciar os riscos e os recursos do projeto com eficiência, colaborar com toda a organização e muito mais.
Com sua extensa lista de recursos personalizáveis e funcionais, você estará totalmente equipado para lidar com qualquer tipo de abordagem de gerenciamento de projetos, gerenciar vários projetos complexos de uma só vez, configurar o fluxo de trabalho mais simplificado, dar suporte às suas equipes remotas e híbridas e entregar projetos de qualidade com confiança e dentro do prazo, sempre.
(efeito sonoro "Isso foi fácil" 😉)
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