Gerenciamento de prioridades: Criação de sistemas para priorizar os recursos da equipe

Imagine um mundo no qual o tempo e os recursos são ilimitados. Você poderia buscar infinitas possibilidades, lidar com projetos ambiciosos, impulsionar a inovação e fazer tudo isso sem estresse. 🙌

Infelizmente, não é assim que as coisas funcionam. Em um ambiente de negócios de ritmo acelerado, você sempre lida com algum tipo de restrição. Você precisa aprender a priorizar o trabalho para prosperar apesar dos constantes contratempos e obstáculos.

Este artigo tem como objetivo resumir as informações-chave sobre gerenciamento de prioridades. Você aprenderá a desenvolver um processo eficaz de gerenciamento de prioridades e a usá-lo para aumentar sua produtividade.

O que é gerenciamento de prioridades?

O gerenciamento de prioridades ou priorização é um método de organização do trabalho para lidar primeiro com as tarefas mais importantes e urgentes. 🥇

A prática envolve avaliar suas metas e objetivos usando essas informações para criar uma hierarquia de tarefas e decidindo quais delas devem ser concluídas imediatamente. Essa é uma habilidade que pode ser útil tanto no gerenciamento formal de projetos quanto na vida cotidiana.

Quando você prioriza projetos e tarefas, você está se preparando para executar o trabalho à sua frente da maneira mais eficiente. O objetivo é atender às suas marcos do projeto e prazos e se preparar para o sucesso. 🏆

Por que o gerenciamento de prioridades é importante?

Com um processo de gerenciamento de prioridades em vigor, as equipes mantêm o foco em tarefas novas ou antigas, ajustam os recursos e identificam as principais prioridades em projetos de alto valor. Outros benefícios importantes incluem:

• Aproveita ao máximo o seu dia: Como você sabe exatamente o que precisa fazer a cada dia, pode começar a trabalhar e realizar tarefas específicas sem hesitar para aproveitar ao máximo suas horas produtivas
• Melhora a qualidade do trabalho: Em vez de tentar concluir tudo com atenção dispersa, sua equipe se concentra em algumas tarefas críticas de cada vez, reduzindo erros e atrasos
• Garante um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional: A priorização de tarefas proporciona à sua equipe mais tempo para lazer e outras atividades pessoais
• Alinha metas pessoais, de equipe e de negócios: É fácil ignorar o quadro geral quando você está sobrecarregado com suas próprias prioridades enquanto as gerencia e alinha com os objetivos da empresa - um processo sólido de gerenciamento de prioridades evita essas dificuldades
• Reduz o estresse e a ansiedade relacionados ao trabalho: A atribuição significativa de trabalho permite que seus funcionários assumam suas tarefas com mais confiança e menos pressão
• Facilita a flexibilidade: Com um sistema de priorização adequado, você pode se adaptar às mudanças em andamento sem ser prejudicado
• Permite o gerenciamento eficaz de recursos: Saber o que tem prioridade permite que vocêalocar recursos limitados de forma mais eficiente ao delegar tarefas à sua equipe

O ClickUp Workload View fornece insights sobre as métricas de seu projeto para estar um passo à frente

Como implementar um sistema de gerenciamento de prioridades para sua equipe

Siga estas seis dicas para criar e lançar uma estratégia bem-sucedida de gerenciamento de prioridades:

1. Defina as metas: Elas servem como seu principal critério de priorização. Determine metas e objetivos de curto, médio e longo prazo para que você possa elaborar planos detalhados para atingir todos eles
2. Comece com uma visão geral: Crie uma lista principal de tarefas a fazer. À medida que as avaliar e atribuir, divida suas listas de tarefas em prioridades mensais, semanais e diárias
3. Avalie o custo/esforço e a recompensa: Compare o custo ou o esforço necessário para concluir as tarefas com o valor que elas trazem. Se possível, siga a regra de Pareto - priorize os 20% do trabalho que levam a um impacto de 80%
4. Considere a capacidade e os pontos fortes da equipe: Para atribuir o trabalho de forma realista, é necessário identificar a capacidade, os hábitos de produtividade, a dificuldade da tarefa e os níveis de risco de cada membro da equipe para gerenciar os objetivos com eficiência
5. Delegar tarefas: Reserve tarefas críticas e complexas para os superiores, mas não as sobrecarregue. Atribua trabalhos de menor impacto a funcionários com menos experiência e permita que eles desenvolvam suas habilidades, cresçam e tenham a chance de ter sucesso em algo novo
6. **Seja flexível: Você não pode criar uma hierarquia de tarefas e encerrar o dia. Você deve se organizar, avaliar e se preparar para se adaptar às mudanças contínuas em seu processo

Defina prioridades no ClickUp para distinguir melhor o que precisa ser feito agora e o que pode esperar

Fazer todo esse trabalho manualmente seria muito cansativo. Felizmente, aplicativos como o ClickUp ajudam você a priorizar as tarefas e a desenvolver um sistema de gerenciamento de prioridades robusto e flexível.

Como o ClickUp revoluciona o gerenciamento de prioridades ClickUp é uma ferramenta multifuncional

software de gerenciamento de projetos que permite lidar com todos os aspectos da priorização de tarefas, desde o brainstorming inicial até a execução. Com mais de 10 esboços (visualizações) e centenas de recursos e opções de personalização, você pode adaptá-lo a vários contextos.

Na seção a seguir, mostraremos o que torna o ClickUp um excelente trabalho ferramenta de priorização e como liberar seu potencial passo a passo. 🔓

1. Defina e visualize metas de alto nível

Use os quadros brancos do ClickUp com objetos, tarefas, relacionamentos e stickies para colaborar visualmente com sua equipe

Antes de lidar com tarefas individuais, dê um passo atrás e lembre-se do panorama geral. Isso o ajudará a manter-se no caminho certo para atingir suas metas mais importantes. 🛣️

Com o objetivo maior em mente, reavalie a relevância e o impacto de cada tarefa. Dessa forma, você pode garantir que está investindo seu tempo e energia em atividades que se alinham à sua estratégia de longo prazo.

Use o ClickUp para desenvolver e visualizar estratégias, roteiros e fluxos de trabalho. Os recursos da plataforma Visualização do quadro branco oferece uma tela em branco e várias ferramentas para dar vida às suas ideias. Você pode começar do zero ou usar um dos muitos modelos de quadro branco pré-criados.

Na visualização do Whiteboard, você pode:

• Criar fluxos de trabalho para identificar quaisquer problemas de dependência ou gargalos
• Escrever e editar texto ou atribuir comentários ou tarefas
• Adicionar formas, notas adesivas e conectores entre elas
• Incorporar imagens, vídeos, cartões de sites eDocumentos

Planeje e organize projetos, ideias ou tarefas existentes no ClickUp para obter o melhor esboço visual

O ClickUp também apresenta Visualização de mapa mental que permite criar diagramas hierárquicos atraentes. Use-o para definir diferentes níveis de prioridades e relacionamentos entre tarefas.

Escolha entre mapas baseados em nós e mapas baseados em tarefas com tarefas interativas em vez de nós.

2. Criar uma lista mestre de todas as tarefas

Fique por dentro de todas as tarefas e das informações necessárias para concluí-las com o ClickUp

Compile uma lista principal de tarefas para entender o escopo do trabalho com o qual está lidando. Em seguida, comece a dividi-la em seções mais gerenciáveis, cada uma com prazos definidos.

A visualização de lista do ClickUp é a ferramenta ideal para isso. Ela lhe dá um resumo de todas as tarefas, subtarefas e suas dependências. Reorganizá-las é fácil com a funcionalidade de arrastar e soltar. 👆

As colunas das listas exibem todas as informações de que você precisa para decidir sobre a importância de uma tarefa. Você pode personalizá-las, escolhendo entre mais de 20 tipos de campos incluindo:

• Dropdown
• Classificação
• Caixa de seleção
• Rótulo
• E-mail
• Fórmula
• Barra de progresso

É a visualização mais flexível do ClickUp, permitindo que você brinque com diferentes opções de organização. Quando terminar de classificar as tarefas, agrupe-as ou filtre-as por prioridade para destacar as mais urgentes.

Você pode usar a barra Quadro ágil para uma apresentação mais simplificada de todas as tarefas. Isso o ajuda a colocar em prática o processo de gerenciamento de prioridades com uma visualização clara do Board.

Na maioria das visualizações do ClickUp, você pode clicar em uma tarefa para abrir a Task Tray, que revela informações e opções adicionais. Você e sua equipe podem, entre outras atividades, adicionar comentários, anexar arquivos e visualizar o registro de alterações.

Visualize vários projetos em um único gráfico de Gantt no ClickUp

O Exibições de Gantt e Linha do tempo permitem que você se concentre no gerenciamento de tempo. A linha do tempo oferece uma visão panorâmica do cronograma em uma única linha, enquanto o gráfico de Gantt é bidimensional e permite que você se aprofunde nos detalhes dos projetos.

A visualização do calendário torna o agendamento de eventos, como sprints e reuniões individuais muito fácil. Você só precisa arrastar e soltar as tarefas em seus respectivos espaços e pronto.

3. Avalie e atribua tarefas

Depois de considerar a urgência, o impacto ou qualquer outro fator relevante das tarefas, você pode adicionar as informações às colunas do List View. Classifique as tarefas, introduza um sistema de pontuação com fórmulas e calcule os custos.

Para atribuir uma etiqueta de prioridade a uma tarefa, clique no ícone de bandeira e escolha a opção apropriada no menu suspenso. As etiquetas variam de Baixa a Urgente e são codificadas por cores para facilitar a distinção.

Visualize a quantidade de trabalho atribuída a indivíduos e equipes com a visualização de carga de trabalho no ClickUp

Depois de decidir quais tarefas devem ser executadas primeiro, é hora de delegá-las. Faça isso com facilidade e precisão usando a Visualização da carga de trabalho do ClickUp !

Estimar o nível de esforço necessário para concluir uma tarefa. Defina e visualize a capacidade média de cada membro da equipe para garantir que eles sempre tenham algo em que trabalhar, mas não fiquem sobrecarregados. Ao observar as cores, você terá uma ideia da quantidade de trabalho que cada pessoa tem em mãos. 🍽️

Depois que você atribuir a tarefa, ela será distribuída uniformemente pelo cronograma dedicado com base na data de vencimento previamente definida.

A visualização é altamente personalizável. Você pode alterar qualquer coisa, desde os filtros e a linha do tempo exibida (dia, semana, mês) até elementos individuais e cores.

4. Acompanhe o progresso e colabore

À medida que você concluir suas tarefas, a barra de progresso no List View será atualizada para fornecer insights em tempo real. Você pode alterar o status da tarefa e adicionar categorias personalizadas para refletir seu fluxo de trabalho.

Ao introduzir a automação, você pode simplificar todo o processo. Por exemplo, você pode atualizar automaticamente o status para "Concluído" depois de concluir todas as subtarefas. Outra ideia é alterar o rótulo de prioridade quando uma tarefa estiver atrasada.

Monitore as atualizações do projeto, gerencie fluxos de trabalho e colabore com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace

No ClickUp, você pode fazer muito mais do que priorizar. Convide sua equipe para participar e use a plataforma como seu centro de planejamento e colaboração. Comunique-se com os colegas de equipe por meio do bate-papo integrado, discuta assuntos específicos nos comentários da tarefa e visualize o histórico de alterações de cada tarefa. Você e sua equipe também podem monitorar o tempo no aplicativo, o que ajuda imensamente na alocação de tarefas e no faturamento.

FAQs sobre gerenciamento de prioridades

Ainda tem dúvidas sobre priorização? Talvez você encontre suas respostas abaixo:

Qual é a diferença entre gerenciamento de prioridades e gerenciamento de tempo? Gerenciamento de tempo e o gerenciamento de prioridades são conceitos relacionados com o mesmo objetivo: tornar seu trabalho mais eficiente. Ainda assim, enquanto a priorização se concentra no que é importante, o gerenciamento do tempo é um termo mais amplo que se refere a como você gasta seu tempo disponível. ⌛

Por exemplo, alguém que gerencia seu tempo alocará intervalos de tempo para suas tarefas. Mas alguém que esteja priorizando selecionará as tarefas mais importantes e atribuirá a elas intervalos de tempo maiores.

O gerenciamento de prioridades se apóia no gerenciamento de tempo. Ambos exigem habilidades como resolução de problemas e pensamento estratégico. O gerenciamento de tempo inclui outras sub-habilidades, como a redução de distrações e a categorização de tarefas.

Ambas as habilidades são úteis e aplicáveis a muitas esferas da vida. O gerenciamento de tempo pode ser mais comum, mas a priorização é a melhor opção para o trabalho baseado em resultados.

Quais são algumas das técnicas de priorização mais populares?

Ao gerenciar prioridades, use diferentes critérios e técnicas de avaliação para ver o que funciona para a sua equipe. Leia sobre as estratégias de priorização mais populares abaixo:

Lista principal

A lista principal não é tanto uma técnica de priorização independente, mas sim a base para todas as outras. Antes de priorizar, crie uma mega lista de prioridades lista de tarefas com todas as tarefas que você deseja realizar. Em seguida, você pode dividi-la e categorizá-la como quiser.

Um método comum é usar categorias de período de tempo. Por exemplo, você pode agrupar as tarefas com base em quando deseja concluí-las - hoje, esta semana, este mês etc.

Matriz de priorização de Eisenhower

Classifique facilmente listas de tarefas pesadas com o Eisenhow e r Modelo de matriz por ClickUp Embora não tenha sido inventado por ele, esse método recebeu o nome do ex-presidente dos EUA Dwight E. Eisenhower, pois ele tinha que tomar muitas decisões de alto impacto diariamente.

A matriz de priorização de Eisenhower compara o custo ou o esforço de uma tarefa com o valor que ela traz.

Para aplicar esse método, desenhe um grande quadrado no papel ou em um aplicativo de sua escolha. Divida-o em quatro partes ao longo de dois eixos - Urgência e Importância. Você terá quatro categorias:

1. Urgente e importante: Faça isso ❗
2. Urgente e não importante: Agende-o 📅
3. Não urgente, mas importante: Delegue-o 👥
4. Não urgente e não importante: Exclua-o ❌

Coloque as tarefas nas categorias mais apropriadas e comece a concluí-las, começando com as urgentes e importantes no canto superior direito.

Não está com vontade de desenhar? Use a tela colorida Modelo de matriz de prioridades do ClickUp e comece a priorizar em minutos, de graça!

Lista de tarefas mais importantes (MIT)

Se estiver procurando um método que seja simples, prático e fácil de implementar, experimente a lista MIT. Ela sugere listar de uma a três tarefas essenciais todos os dias. Você não deve se concentrar em nenhuma outra tarefa até que tenha concluído as tarefas da lista.

Quando você se sentir sobrecarregado com o trabalho, esse método o ajudará a voltar ao básico e sair da rotina.

Método ABCDE

O método de priorização ABCDE exige que você classifique as tarefas em cinco categorias:

1. Tarefas essenciais
2. Tarefas importantes
3. Tarefas a fazer
4. Tarefas a serem delegadas
5. Tarefas a serem eliminadas

Avalie e classifique as tarefas com base em quão graves seriam as consequências de não concluí-las. Mantenha a lista A curta, com apenas uma ou duas tarefas.

Introduza outra camada de classificação enumerando cada uma das tarefas. A tarefa mais importante do dia será rotulada como A1, enquanto as tarefas mais agradáveis serão marcadas como C1, C2, C3 e assim por diante.

Coma o sapo

Esse método foi inspirado em uma citação inteligente de Mark Twain: "Se você tiver que comer um sapo vivo, não vale a pena sentar e olhar para ele por muito tempo!" 🐸

Ela sugere que você deve fazer as tarefas mais temidas primeiro, tornando todas as outras menos intimidadoras. É útil para aquelas situações em que você tem várias tarefas de urgência e importância semelhantes e não sabe por qual delas começar.

Regra 1-3-5

De acordo com esse método, sua lista de tarefas diárias deve conter:

• Uma grande tarefa 🐘
• Três tarefas médias 🐅
• Cinco tarefas menores 🐁

Sinta-se à vontade para alterar os números com base em sua capacidade e preferência atuais.

O método Warren Buffet

_"A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo

Essas são as palavras do superbem-sucedido Warren Buffett, que criou um modelo de priorização chamado de Duas Listas.

Esse método requer que você escreva sua lista das 25 principais tarefas e circule as 5 mais importantes. Você deve concluir as 5 principais primeiro e, mais importante, ignorar as outras 20 tarefas para preservar seu foco.

Quais são alguns desafios comuns de gerenciamento de prioridades e como posso superá-los?

Apesar de seus melhores esforços, a execução do projeto provavelmente não será tão tranquila quanto você gostaria. Ainda assim, nem tudo está perdido. Com a abordagem e as ferramentas certas, você pode vencer a maioria dos desafios e voltar aos trilhos rapidamente.

Abaixo, você pode se familiarizar com alguns problemas comuns de priorização e os métodos para resolvê-los:

Situações sem precedentes e mudanças de prioridades

Em primeiro lugar, você deve aceitar que os planos serão inevitavelmente alterados e se preparar para se adaptar quando isso acontecer.

Em vez de planejar apenas para o melhor cenário possível, você deve considerar todos os resultados possíveis. Evite definir prazos rígidos e, em vez disso, forneça estimativas de tempo vagas, deixando alguma margem de manobra.

Recursos limitados e concorrentes

À luz das mudanças de prioridade, talvez seja necessário revisar seu gerenciamento de recursos escolhas. Se houver conflitos, reavalie os critérios de priorização. Analise as tarefas em profundidade e introduza fatores adicionais para diferenciar ainda mais as tarefas com o mesmo nível de importância.

Talvez você precise até mesmo repensar todo o seu sistema de priorização para torná-lo mais flexível. O ideal é usar um aplicativo como o ClickUp, que atualiza outras tarefas e prazos quando você faz uma alteração.

Os colegas de equipe perdem tempo em tarefas não essenciais

Muitos problemas podem ser resolvidos com uma comunicação regular e honesta. **Defina expectativas e metas claras desde o início e garanta que todos estejam na mesma página.

Apoie seus colegas de equipe e funcionários quando eles se depararem com um problema, especialmente quando ele estiver fora da área de especialização ou responsabilidade deles.

Distração, procrastinação e atrasos

Vamos ser honestos: ninguém é 100% produtivo o tempo todo. Ainda assim, se você perceber que um dos funcionários está constantemente se esforçando para acompanhar o ritmo, talvez seja hora de agir.

Em vez de pressioná-los ou puni-los, ofereça ajuda. Forneça a eles recursos e treinamento para incentivar o desenvolvimento de suas habilidades individuais de gerenciamento de tempo.

Alternância entre diferentes tarefas

Trabalhar simultaneamente em várias tarefas com requisitos diferentes pode ser problemático. É estressante, exaustivo e, muitas vezes, resulta em erros e em um trabalho de qualidade inferior.

Em vez de bombardear os funcionários com várias tarefas, limite o trabalho deles a um projeto de cada vez. Defina dependências de tarefas e caminhos críticos para garantir um trabalho focado e uma navegação tranquila. ⛵

Excesso de trabalho e esgotamento

Se você é um funcionário e se sente sobrecarregado com o trabalho, não hesite em dizer não. Ignorar os sinais de alerta de esgotamento pode ter consequências graves. Antes que as coisas saiam do controle, comunique sua disponibilidade e carga máxima de trabalho diário aos superiores para que eles possam planejar adequadamente.

Com uma carga de trabalho mais realista, você poderá se concentrar na qualidade e não na quantidade. Você também poderá desfrutará de um cronograma de trabalho mais sustentável proteger seu bem-estar e contribuir para uma cultura mais saudável no local de trabalho. 💪

Liberte seu potencial com o gerenciamento de prioridades e o ClickUp

O gerenciamento de prioridades está longe de ser fácil, mas é o segredo do sucesso, não importa se você está organizando o trabalho pessoal ou o da sua equipe. Ele pode lhe dar uma direção quando você se sentir perdido entre os caminhos sinuosos das tarefas.

Com uma ferramenta útil como o ClickUp, você pode hackear seu caminho para a produtividade em pouco tempo! ⏩