A Matriz Eisenhower para Priorização & Produtividade: Um guia

Imagine começar seu dia com uma pilha enorme de tarefas pendentes. Isso pode ser muito desgastante, certo?

Bem, qual é a melhor maneira de fazer as coisas? Comece fazendo uma lista de tarefas, é claro.

Fazer uma lista simples de tarefas ajuda a colocar as coisas em perspectiva e a planejar adequadamente.

No entanto, agora você se depara com um segundo problema: quais tarefas você deve priorizar e quais deve deixar para depois? E há algo nessa lista que você pode pular por enquanto?

Priorizar tarefas pode ser uma luta. A 2018 Jornal de Pesquisa do Consumidor mostrou que a maioria das pessoas é atraída por tarefas urgentes em detrimento de tarefas importantes que geralmente oferecem recompensas maiores.

Isso significa que é mais provável que priorizemos as tarefas com prazo e adiemos as que não têm prazo, por mais importantes que sejam.

Em outras palavras, quando confrontados com cronogramas, tendemos a ignorar o que é mais importante em favor do que é mais urgente, mesmo que a recompensa final da tarefa importante seja maior.

A Matriz de Eisenhower o ajuda a lidar com esses problemas. É uma excelente ferramenta para compreender o valor de determinadas tarefas e, ao mesmo tempo, identificar aquelas que podem ser removidas de sua lista de tarefas. É uma ferramenta valiosa para o gerenciamento eficaz do tempo (algumas pessoas também a chamam de matriz de gerenciamento do tempo).

Então, o que é a Matriz Eisenhower? Criamos este guia prático para ajudá-lo a aprender tudo sobre ela.

Vamos começar! ⏳

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de produtividade e gerenciamento de tarefas que categoriza as tarefas com base na urgência e na importância. Ela exige que você divida as tarefas em quatro quadrantes:

A Matriz Eisenhower ajuda você a classificar suas tarefas, manter as coisas em ordem e descobrir o que fazer primeiro, economizando tempo e recursos.

Às vezes, começar com uma tarefa pode prejudicar o andamento de outras tarefas. A matriz o ajuda a criar clareza ao separar as tarefas usando parâmetros comprovados.

Por que o nome Matriz Eisenhower?

O conceito da "Eisenhower Matrix" recebeu esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos.

Vamos dar alguns passos para trás no tempo. ⏪

Antes de se tornar presidente, Eisenhower teve uma carreira militar de destaque, servindo como general no Exército dos EUA e como Comandante Supremo Aliado durante a Segunda Guerra Mundial. Mesmo como presidente, ele esteve envolvido em algumas ações muito celebradas, incluindo a criação da NASA e o fim da guerra na Coreia.

Sem dúvida, ele sabia como priorizar tarefas de forma eficaz e criar resultados duradouros e positivos.

Como líder militar de alto escalão e, posteriormente, como presidente, Eisenhower foi constantemente desafiado com tarefas e prioridades conflitantes.

Ele tinha uma estrutura para priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Esse pensamento foi desenvolvido e apelidado de "Matriz de Eisenhower" ou "Matriz de Decisão de Eisenhower" mais de três décadas depois. Stephen Covey incorporou a sabedoria de Eisenhower a essa ferramenta de produtividade amplamente popularizada em seu livro best-seller, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

A Matriz de Eisenhower também é conhecida por outros nomes - a

Matriz de gerenciamento de tempo

a Matriz de Prioridade, a Caixa de Eisenhower, o Método Eisenhower e a Matriz Urgente-Importante.

A Metodologia dos Quatro Quadrantes da Matriz Eisenhower: Urgência vs. Importância

Os quatro quadrantes ou divisões da Matriz de Eisenhower ajudam a separar as tarefas. Eles são divididos com base em dois parâmetros: urgência e importância. A interseção desses dois parâmetros nos dá quatro quadrantes que incluem tarefas:

• A serem feitas imediatamente
• A serem programadas para mais tarde
• A serem delegadas a alguém
• A serem excluídas ou paralisadas

A matriz nos ajuda a entender o que torna as tarefas importantes urgentes, já que muitas vezes não conseguimos olhar para as coisas objetivamente devido ao estresse constante no trabalho.

_Mas o que é urgente e o que é importante?

Urgente

Esses assuntos urgentes colocam você em um prazo estrito e exigem atenção imediata. Eles incluem atividades que você precisa concluir em breve ou enfrentará consequências inevitáveis. Não é possível evitá-las, mas se você se concentrar demais nelas, poderá negligenciar tarefas essenciais com um retorno maior

Exemplos

• Responder a e-mails ou chamadas telefônicas de clientes
• Concluir uma apresentação para o cliente
• Trabalhar no feedback do cliente

Importante

A importância é subjetiva e pode ser definida por valores e metas pessoais. Essas tarefas contribuem para suas metas de longo prazo. Para abordá-las, é necessário um planejamento cuidadoso e esforços intencionais.

Exemplos

• Elaborar estratégias para o roteiro de seu produto
• Fazer um novo curso de treinamento
• Resolução de um conflito com um cliente

A Matriz de Eisenhower combina os fatores urgentes e importantes de uma tarefa e a categoriza em quatro quadrantes:

• Just Do It: Tarefas urgentes e importantes
• **Agendar: Tarefas não urgentes, mas importantes
• Delegar: Tarefas urgentes, mas não importantes
• Excluir: Tarefas não urgentes e não importantes

Esta é a aparência da matriz. 👇

Agora, vamos examinar os quadrantes individualmente.

Quadrante 1: Just Do It - Urgente e importante

as tarefas urgentes e importantes exigem ação imediata de você. Elas têm um prazo urgente e consequências significativas se não forem concluídas a tempo. Em ambos os casos, torna-se necessária uma resposta em modo de crise.

**Exemplos

• Finalização de materiais para um lançamento que ocorrerá amanhã
• Cobrir o trabalho de um colega que está de licença
• Corrigir um problema técnico de emergência que está impedindo os clientes de usar seu produto
• Resolver um conflito de última hora com um cliente que pode se espalhar pelas mídias sociais se não for resolvido

As tarefas do Quadrante 1 são inevitáveis. Não importa o quão bem você planeje o seu dia, algumas coisas estarão fora do seu controle.

No entanto, o problema é que quando você se concentra demais nessas tarefas e negligencia as metas de longo prazo que são importantes para você.

Covey adverte que passar o dia todo em modo de crise, apagando incêndios, acabará por drenar sua energia e atraí-lo para o Quadrante 4.

Quadrante 2: Agende - Não é urgente, mas é importante

Tarefas importantes, mas não urgentes, não têm um dia D, mas são essenciais para os resultados de longo prazo.

Como essas tarefas não têm prazos imediatos, é fácil adiá-las em favor de tarefas mais urgentes.

Exemplos:

• Desenvolver um plano estratégico de longo prazo para sua empresa ou equipe
• Investir no desenvolvimento profissional e aprender novas habilidades
• Realização de pesquisa de mercado para identificar novas oportunidades para sua organização
• Escrever um plano de negócios ou uma proposta para uma nova iniciativa
• Revisar e atualizar suas metas pessoais ou profissionais
• Organizar e organizar seu espaço de trabalho para aumentar a produtividade

Ao contrário do Q1, que é mais sobre apagar incêndios, o Q2 é onde você pacientemente planeja e prioriza metas significativas.

Mas essas tarefas ficam paradas para sempre, pois não têm um prazo definido.

Articulando o Quadrante 2 para o gerenciamento do tempo pessoal, Covey sugere encarar essas tarefas não como problemas a serem resolvidos, mas como oportunidades para crescer profissionalmente e como indivíduo.

Quadrante 3: Delegar - Urgente, mas não importante

Esse quadrante inclui todo o trabalho ocupado que não contribui para suas metas de longo prazo. Essas tarefas não são o melhor uso do seu tempo e devem ser terceirizadas ou delegadas.

Exemplos

• Responder a e-mails de clientes
• Percorrer as mídias sociais em busca das últimas tendências
• Trabalhar com o feedback do cliente
• Inserção de dados analíticos ou de clientes em planilhas
• Algumas reuniões aleatórias entre trabalhos importantes

As tarefas desse quadrante não exigem necessariamente sua experiência; elas são apenas urgentes, mas não para você. quando você passa muito tempo trabalhando nesse quadrante, pode perder o controle sobre sua agenda. É por isso que você deve delegar essa atividade a outras pessoas._

Pense nisso:

_Você precisa participar daquela reunião ou outra pessoa pode lhe enviar as atas?

Você precisa inserir os dados manualmente ou pode usar um sistema autônomo de gerenciamento de projetos como o ClickUp? (O plug mais suave 😉).

Uma parte essencial desse quadrante é aprender a dizer No. Pare de assumir responsabilidades que não deveriam cair em seu colo. Faça o que você deve, não o que você pode!

Delegar tarefas é fácil no ClickUp; atribua-as diretamente à equipe ou @mencione-as em um comentário

É claro que haverá momentos em que você não poderá delegar algumas tarefas nesse quadrante. Nesse caso, você ainda pode trabalhar para garantir que elas não tomem conta do seu dia - ou da sua semana. Por exemplo, você poderia:

• Definir expectativas claras sobre o máximo de tempo ou esforço que você pode dedicar a elas
• Programar suas tarefas prioritárias para o momento mais produtivo do dia e, em seguida, programar essas tarefas sem importância em torno delas
• Discutir sua carga de trabalho com seu gerente
• Praticar a recusa de solicitações de tarefas que não estejam alinhadas com seus objetivos e metas

Leia também: Como evitar Desperdiçadores de tempo no trabalho Quadrante 4: exclua o que não é urgente e não é importante

As tarefas desse quadrante pertencem à lixeira. Essas tarefas desnecessárias desperdiçam tempo e não contribuem em nada para o seu crescimento pessoal ou da equipe. Mas, se você se entregar a elas, perderá horas, apenas para se arrepender.

Exemplos

• Participar de reuniões que poderiam ser feitas por texto
• Percorrer as mídias sociais com a impressão de encontrar tendências
• Distrações desnecessárias de colegas de trabalho

Ei, isso não significa que você deve sacrificar cada grama de prazer. Até mesmo Eisenhower equilibrou sua rotina de trabalho agitada e estressante com viagens de golfe para relaxar e desestressar.

covey diz que o truque aqui é o equilíbrio. Você precisa ser intencional em relação ao seu tempo de lazer para aproveitá-lo ao máximo._

A Pesquisa no Journal of Applied Psychology afirma que a natureza do tempo de lazer a que você se dedica influencia indiretamente sua produtividade durante o trabalho. Em outras palavras, o que você escolhe para passar seu tempo livre pode moldar sua semana de trabalho.

Por exemplo, a prática de exercícios pode motivá-lo, e a ioga e a meditação podem ajudá-lo a relaxar durante o dia de trabalho. Da mesma forma, dedicar-se a um hobby, fazer trabalho voluntário ou passar tempo com a família e os amigos pode aumentar a produtividade.

Dito isso, aqui estão algumas dicas para usar a matriz de forma eficaz.

Dicas para priorizar suas tarefas com a matriz de Eisenhower

1. Não sature demais um quadrante

Como gerente de projetos, você pode ter muitas tarefas em sua lista de afazeres. Mas certifique-se de não superlotar os quadrantes. Isso evita que sua matriz fique muito desordenada e incontrolável.

Idealmente, sugerimos que você coloque não mais do que dez tarefas ou atividades em cada quadrante. Uma longa lista de tarefas só leva a um gerenciamento ineficaz do trabalho.

Temos certeza de que haverá algumas tarefas que você pode excluir antes de anotar suas tarefas nos quadrantes. Você também pode tentar criar várias matrizes ou combiná-las em uma matriz principal para lidar com projetos e tarefas prioritários, porém bagunçados, de forma limpa.

2. Use diferenciadores visuais de tarefas

A visualização é um método comprovado de aumentar a eficiência do fluxo de trabalho. Ela lhe dá uma visão panorâmica de todo o fluxo de trabalho em um piscar de olhos.

A melhor maneira de visualizar as tarefas de acordo com a Matriz de Eisenhower é por meio da codificação por cores - simples, mas eficaz. Tarefas ClickUp usa um método semelhante para ajudá-lo a visualizar suas tarefas. Você pode codificar as tarefas por cores, atribuir prioridades, usar etiquetas de nome e até mesmo filtrar tarefas por etiquetas.

Categorize as tarefas de acordo com as prioridades urgente, alta, normal e baixa com o ClickUp Task Priorities

Veja como você pode codificar suas tarefas por cores:

• Vermelho
  • Para tarefas de prioridade máxima. Nosso cérebro está programado para responder e cuidar de coisas que piscam em vermelho
• Amarelo
  • Tarefas com a segunda maior prioridade
• Azul
  • Tarefas com a terceira maior prioridade
• Verde
  • Tarefas de prioridade mais baixa

Enquanto isso, você pode facilmente traduzi-las em sua Matriz de Eisenhower como achar melhor. As vermelhas vão para o Quadrante 1, as amarelas para o Quadrante 2, etc.

3. Evite o excesso de gerenciamento

O gerenciamento excessivo de sua Matriz Eisenhower é uma forma de procrastinação. Não fique preso a analisar detalhadamente cada tarefa. Em vez disso, use Cérebro ClickUp para informar rapidamente o que você deve fazer em seguida, quais tarefas estão próximas da data de vencimento, quais estão atrasadas, etc.

O ClickUp Brain ajuda você a priorizar e simplificar suas tarefas diárias

Além disso, evite gastar muito tempo atribuindo tarefas a um quadrante. Dedique a si mesmo de 30 a 50 minutos por mês/semana (dependendo da densidade de suas tarefas) e crie sua matriz dentro desse período.

4. Eliminar primeiro

Livre-se dos itens de sua lista de tarefas que não são urgentes nem importantes. Delegue-os para o abismo certo - quadrante 4.

A eliminação dessas tarefas libera tempo (e largura de banda mental) para gerenciar melhor suas outras tarefas. Revise sua lista de tarefas e remova esses itens antes de priorizar os outros três quadrantes.

5. Separe o pessoal do profissional

Nossa primeira lição de negócios na escola é: "Trate sua empresa como uma entidade separada" Esse princípio é válido ao otimizar sua estrutura Eisenhower.

Veja por quê.

Misturar suas metas pessoais e profissionais pode ser desgastante. Isso não dá a devida importância às tarefas, sendo que alguns favorecem as tarefas pessoais em detrimento das metas profissionais, enquanto outros fazem o contrário.

Veja bem, o componente urgente e importante das tarefas pessoais sempre será maior do que o do trabalho profissional (devido a uma conexão emocional).

Enquanto isso, seu trabalho e suas tarefas pessoais têm cronogramas, recursos e abordagens diferentes, cada um exigindo um processo de pensamento exclusivo.

Portanto, juntá-las não é uma boa ideia. Isso aumenta o número de tarefas em cada quadrante e, ocasionalmente, gera conflitos.

Entretanto, se você gostou do conceito de Eisenhower e quer usá-lo em ambas as frentes, sugerimos criar matrizes diferentes para suas tarefas pessoais e profissionais. Separe seus objetivos profissionais e pessoais e lide com eles individualmente.

6. Monitore o tempo da tarefa pós-matriz

Acompanhe e avalie o uso do seu tempo semanal usando a matriz. Registre as atividades em intervalos de 30 minutos usando uma planilha ou um aplicativo de gerenciamento de tarefas dedicado, como o ClickUp.

Dica: ClickUp Time Tracker facilita o controle de horas. Registre o tempo a partir do seu desktop, dispositivo móvel ou navegador da Web com o software gratuito do ClickUp Extensão cromada . Alterne entre tarefas e adicione tempo retroativamente sem registros manuais e rastreamento

Em seguida, classifique as tarefas concluídas em quadrantes com base em sua importância e urgência e garanta que elas estejam alinhadas com suas metas.

Verifique como as coisas estão distribuídas em cada quadrante e veja se é necessário fazer algum ajuste. Para obter o melhor equilíbrio, tente colocar a maioria das tarefas no Quadrante 2.

7. Refine sua matriz

Ajuste a matriz com base em seu desempenho durante o período de teste da matriz de uma semana.

Refine-a de acordo com a quantidade de tempo que você gasta em suas tarefas e projetos. Talvez você tenha julgado mal algumas tarefas quando as colocou nos quadrantes. Use essa experiência para entender melhor seus projetos e tarefas para poder equilibrá-los com maior eficiência.

Os profissionais de alto desempenho usam a Matriz Eisenhower

Pessoas de todas as esferas da vida usam a Matriz de Eisenhower. Quer sejam bombeiros corajosos ou CEOs experientes, a prova de seus benefícios continua chegando.

Vasyl Ivanov, fundador e CEO da KeepSolid, atesta as vantagens da matriz . Ele já passou por muitas ferramentas de produtividade, afirmando: "Como CEO, inicialmente tentei usar várias ferramentas diferentes de gerenciamento de tarefas...[isso] não me ajudou a equilibrar as prioridades...Descobri que o maior perigo de usar várias plataformas de gerenciamento de tarefas era que elas me davam uma falsa sensação de estar no controle."

Em seguida, ele escolheu a Matriz de Eisenhower.

Usando a Matriz Eisenhower para desenvolver uma compreensão mais profunda do que realmente significa eficácia, consegui conceituar novas ferramentas..

Vasyl Ivanov, CEO da KeepSolid

Inúmeros aplicativos da Play Store e da App Store promovem a Matriz de Eisenhower para ajudar as pessoas a priorizar as tarefas de forma sensata. Diversas empresas de tecnologia também aproveitaram a oportunidade para melhorar a produtividade dos funcionários.

A Eisenhower Matrix está se tornando cada vez mais popular como ferramenta de produtividade. Experimente e veja você mesmo!

Exemplos e modelos de Matriz de Eisenhower

Antes de nos aprofundarmos nos exemplos, vamos apresentar a você o modelo de quadro branco totalmente personalizável do ClickUp para priorizar tarefas e gerenciar seu tempo. Esse modelo o ajudará a organizar suas tarefas e anotar suas ideias antes de convertê-las em itens de ação.

Faça o download deste modelo

O modelo Eisenhower Matrix do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a tomar decisões melhores, priorizando tarefas com base na importância e na urgência.

Modelo de matriz ClickUp Eisenhower ajuda a classificar as tarefas com base em sua urgência e importância para que você possa se concentrar primeiro nas coisas mais importantes. Seus benefícios incluem:

• Concentrar seu foco nas tarefas mais importantes
• Dividir grandes projetos em partes gerenciáveis
• Redução do estresse e da ansiedade por meio da organização do trabalho
• Permitir que você trabalhe de forma mais eficiente, concentrando-se no que é importante Faça o download deste modelo Agora que você tem um modelo, vamos entender como usá-lo em diferentes cenários.

Caso de uso 1: Gerenciando projetos com eficiência

A Matriz de Eisenhower simplifica a priorização de tarefas ao separar a urgência da importância. Ela é excelente para gerenciar recursos, cumprir prazos e lidar com várias demandas.

Para os líderes de equipe, a alocação inteligente de recursos evita sobrecarregar ou subutilizar os funcionários.

Com uma visão clara da carga de trabalho, os líderes podem verificar facilmente o quanto cada membro da equipe está ocupado durante uma semana, duas semanas ou um mês, garantindo que todos estejam na mesma página e em direção a um objetivo comum.

Usar a Matriz Eisenhower no gerenciamento de projetos ajuda você a ver o quadro completo. Ela o mantém informado sobre todas as tarefas e destaca as urgentes para manter tudo funcionando sem problemas.

Imagine usar a Matriz Eisenhower para gerenciar um projeto. Veja como você pode dividir as tarefas do projeto em quadrantes:

• Primeiro quadrante: Abordar um bug crítico, cumprir o prazo do cliente ou resolver um obstáculo no projeto; tarefas essencialmente sensíveis ao tempo
• **Segundo quadrante: planejamento do projeto, desenvolvimento da equipe ou avaliação de riscos
• Terceiro quadrante: E-mails não urgentes ou reuniões não críticas
• **Quarto quadrante: navegação on-line excessiva ou socialização durante o horário de trabalho, reuniões de atualização ou as tarefas menos urgentes não relacionadas ao projeto principal

Caso de uso 2: aumento da produtividade pessoal

Ao categorizar as tarefas com base em uma matriz de urgente e importante, você efetivamente gerencia seu tempo e energia, lidando com o que realmente importa.

Essa abordagem estratégica ajuda você a se manter organizado e evita o esgotamento, mantendo-o concentrado e motivado para atingir suas metas.

Veja as tarefas atribuídas a você, as tarefas diárias concluídas, os bate-papos e o status da carga de trabalho em seu ClickUp Personal Productivity Dashboard

Na produtividade pessoal, a Matriz de Decisão Eisenhower poderia ter a seguinte aparência:

• Primeiro quadrante: Pagar contas atrasadas, resolver uma emergência familiar ou concluir tarefas importantes e urgentes que vencem hoje
• Segundo quadrante: Fazer exercícios regularmente, passar tempo de qualidade com a família ou aprender uma nova habilidade
• Terceiro quadrante: Participar de um evento no qual não está interessado ou fazer recados para outras pessoas
• Quarto quadrante: Tarefas não essenciais, como assistir a um programa de TV

Caso de uso 3: Melhorar a colaboração da equipe

A matriz para colaboração em equipe melhora a forma como trabalhamos juntos, tornando as coisas mais fáceis no trabalho.

Ao categorizar as tarefas com base na urgência e na importância, você e sua equipe desenvolvem um entendimento compartilhado das prioridades, o que leva a um melhor alinhamento e tomada de decisões.

Isso resulta em uma equipe mais eficiente e coesa que se move como uma só, onde os membros se apoiam mutuamente e conduzem os projetos à conclusão.

Por exemplo, em um ambiente de colaboração em equipe, a sua Matriz Eisenhower poderia ter a seguinte aparência:

• Primeiro quadrante: Resolver um conflito entre membros da equipe, enviar uma proposta de projeto dentro do prazo ou participar de uma reunião crucial
• Segundo quadrante: Participar de atividades de formação de equipe, definir metas de longo prazo para a equipe ou orientar os membros mais jovens da equipe
• Terceiro quadrante: Responder a e-mails não essenciais, participar de reuniões opcionais ou organizar uma reunião externa da equipe
• Quarto quadrante: Discutir tópicos irrelevantes durante as reuniões ou trabalhar em tarefas que não estão em sua lista de tarefas

Desafios no uso da Matriz de Eisenhower

Embora a Matriz de Eisenhower esteja entre as melhores maneiras de priorizar suas tarefas ele deixa muito espaço em relação a certos aspectos da priorização do gerenciamento de projetos. Vamos dar uma olhada nesses desafios:

Nuances permanecem sem solução

Embora benéfica, a matriz simplifica demais a complexidade de projetos com várias camadas, o que faz com que a matriz interprete erroneamente algumas tarefas como fatores. Algumas tarefas podem ter elementos tanto de urgência quanto de importância - a matriz não pode ajudá-lo a diferenciar essas nuances.

Por exemplo, responder a um e-mail de um cliente pode ser urgente e importante, dependendo da situação. Entretanto, a matriz pode considerá-la importante, mas não urgente.

Categorização subjetiva

A determinação do que é "urgente" ou "importante" é subjetiva e pode variar entre indivíduos ou equipes. Essa subjetividade pode levar a interpretações diferentes e categorizações.

Digamos que você tenha uma reunião de equipe, que é importante do seu ponto de vista. No entanto, ela pode não ser importante para alguns membros da equipe. A Matriz Eisenhower não tem essa subjetividade e, portanto, é mais adequada para uso pessoal.

O ClickUp ajuda a superar esse desafio e oferece ferramentas, fluxos de trabalho e uma abordagem coesa para desenvolver uma Matriz Eisenhower orientada para a equipe.

Não é muito dinâmica

A matriz pode não levar em conta as mudanças na prioridade das tarefas ao longo do tempo. Uma tarefa considerada não urgente e não importante hoje pode se tornar urgente e importante mais tarde, e a matriz pode não se adaptar dinamicamente a essas mudanças

Mas - como você deve enfrentar esses desafios?_ Conhecemos alguns truques para equilibrar essas deficiências:

• Método MoSCoW: Essa estrutura categoriza as tarefas como "Deve-se ter", "Deveria ter", "Poderia ter" e "Não quer ter". Ela ajuda a priorizar as tarefas com base em sua importância para o sucesso do projeto e, portanto, é excelente para gerentes de projeto e líderes de equipe
• Quadros Kanban: Esses quadros são ótimos para organizar visualmente as tarefas. As tarefas passam por estágios, refletindo seu status, e podem ser redefinidas facilmente. Eles podem ser compartilhados entre todos os membros da equipe e, muitas vezes, vêm integrados em determinados aplicativos de gerenciamento de projetos. O modo de exibição Kanban Board do ClickUp e mais de 15 outros modos de exibição ajudam a priorizar e gerenciar facilmente as tarefas com recursos visuais.

Visualize seus fluxos de trabalho com o Board View do ClickUp

• Princípio do Pareto (Regra 80/20): O princípio sugere que 80% de seus resultados vêm de 20% de seus esforços. Essa abordagem ajuda você a priorizar as tarefas mais impactantes. Ela o incentiva a identificar as tarefas que mais contribuem para suas metas e a se concentrar nelas. ,
• Épico, Recurso, História de Usuário: Esse método é particularmente útil no gerenciamento de projetos. As tarefas são categorizadas como Épicos (grandes corpos de trabalho), Recursos (agrupamentos dentro de um Épico) e Histórias de usuários (tarefas individuais dentro de Recursos).

Como você pode ver, muitos desses desafios podem ser contornados simplesmente com o uso de um software de gerenciamento de projetos competente, como o ClickUp. Portanto, vamos examinar como você pode entrelaçar a Eisenhower Matrix com o ClickUp.

Como implementar a Matriz Eisenhower no ClickUp

O ClickUp é um local único para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos, portanto, não é surpresa que ele também possa ajudá-lo a integrar a Eisenhower Matrix a ele. Quadros brancos do ClickUp oferece uma tela visual para desenhar, criar e conectar ideias. Use-o para desenhar a Matriz de Eisenhower e anotar tarefas enquanto colabora com sua equipe ao adicionar tarefas.

Em seguida, converta a lista de tarefas em cartões de tarefas interativos com um clique. Atribua cartões aos membros certos da equipe. Use sinalizadores de prioridade e etiquetas para delegar com eficiência, garantindo a sincronização completa durante todo o processo.

Incorpore documentos, desenhe ilustrações, adicione conexões com pontos relacionados com o ClickUp Whiteboards

Você também pode obter resultados semelhantes com Documentos do ClickUp onde vários membros da equipe podem colaborar comentando sugestões e ideias. Isso garante que você defina as prioridades das tarefas como uma equipe e obtenha a adesão de todos sobre o que está sendo feito e por quê.

Colabore com sua equipe para listar e priorizar atividades com o ClickUp Docs

Em Tarefas do ClickUp no ClickUp Tasks, você pode usar tags personalizáveis para rotular determinadas tarefas como Importantes ou Urgentes. O recurso Prioridade da Tarefa também permite que você codifique as tarefas por cores de acordo com sua prioridade. O ClickUp Kanban View é útil para visualização.

E você pode compartilhar tudo isso em Bate-papo do ClickUp ou outras mídias.

Em geral, a Matriz de Eisenhower é uma ótima maneira de lidar com tarefas que podem entrar em conflito em termos de urgência e importância. Embora a matriz possa ter algumas falhas, ela ainda é uma das melhores maneiras de as equipes priorizarem as responsabilidades diárias. Plataformas de produtividade como o ClickUp podem ajudar a executar a matriz com eficiência.

Experimente a Matriz de Eisenhower e veja seus efeitos no desempenho de seu projeto. Comece a priorizar hoje mesmo. Registre-se no ClickUp gratuitamente !

Pop Quiz sobre a Matriz de Eisenhower

Espero que tenha prestado atenção, pois agora é hora de fazer um teste. 🥁

Vamos usar isso como uma atualização sobre a Matriz de Eisenhower para que você possa implementá-la facilmente em suas operações comerciais.

Se você responder a todas as perguntas corretamente, o sorvete é por nossa conta! 🍦

Questão 1:

Elon Musk acorda de manhã. Aqui está o que ele tem em sua agenda:

a) Trabalhar em um novo logotipo para a X

b) Preparar um lançamento da SpaceX

c) Comendo pizza de anchova com Joe Rogan

d) Responder aos investidores da SpaceX

Tente priorizar essas tarefas a partir de prioridade alta para baixa .

Pergunta 2:

Como um gerente de projeto que equilibra necessidades imediatas com metas de longo prazo, quais quadrantes da Matriz de Eisenhower são cruciais para o sucesso sustentado ao longo do tempo?

a) Quadrante 1 e Quadrante 2

b) Quadrante 2 e Quadrante 3

c) Quadrante 3 e Quadrante 4

d) Quadrante 1 e Quadrante 4

Questão 3:

Ao lidar com solicitações de última hora e prazos apertados, qual quadrante da Matriz de Eisenhower enfatiza o gerenciamento eficaz para evitar a sensação de sobrecarga?

a) Quadrante 1

b) Quadrante 2

c) Quadrante 3

d) Quadrante 4

Questão 4:

Você está organizando a "Festa da Procrastinação", para a qual as tarefas são convidadas, mas estão atrasadas para serem concluídas. Você, o anfitrião, percebe que continua adiando uma tarefa específica - criar uma lista de convidados para a festa.

Em que quadrante da Matriz de Eisenhower se enquadra sua procrastinação na criação da lista de convidados?

a) Quadrante 1 (Tarefas urgentes e importantes - Os VIPs)

b) Quadrante 2 (Tarefas importantes, mas não urgentes - os atrasados da moda)

c) Quadrante 3 (Urgente, mas não importante - Os imitadores)

d) Quadrante 4 (Não urgente e não importante - os que não aparecem)

Aqui estão suas respostas, mas não se atreva a trapacear. Liam Neeson o encontrará e... você sabe o resto.

**Respostas

1. b, d, a, c
2. a
3. a
4. b