Você está tentando trabalhar em sua apresentação entre suas chamadas diárias no Zoom?
Acha que pode atender uma ligação de um cliente enquanto revisa um relatório atrasado?
Pense novamente. Fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer uma forma de economizar tempo, mas é mais provável que você acabe exausto e que seu fluxo de trabalho — e a qualidade do seu trabalho — sejam prejudicados.
Pesquisas mostram que a multitarefa pode prejudicar sua saúde mental e produtividade. Um passo para diminuir seus níveis de estresse e aumentar a produtividade é reconhecer que seu tempo é valioso e garantir que você o esteja usando com sabedoria nas coisas que importam. Alertas de trabalho, notificações, e-mails e convites para reuniões podem parecer intermináveis, mas é importante saber como a tecnologia pode estar consumindo seu dia e como gerenciá-la melhor.
A ClickUp analisou estudos e recursos do National Institutes of Health, da Harvard Business Review e de reportagens para determinar os 10 maiores desperdícios de tempo mais comuns no escritório e o que fazer a respeito.
Trabalhe de forma mais inteligente, não mais árdua, com 22 dicas de produtividade para economizar tempo da ClickUp.
1. TV e podcasts
Com acesso a serviços de streaming com milhares de programas e milhões de podcasts para escolher, não há dúvida de que a mídia pode facilmente consumir nosso tempo livre. Você pode perceber que seus podcasts estão se acumulando e sentir que os ouve em segundo plano enquanto finaliza um relatório de pesquisa.
Mas será que você consegue realmente dedicar sua atenção a ambas as coisas ao mesmo tempo?
Muitas pessoas acreditam que podem alternar entre tarefas sem perder o ritmo. Na realidade, os adultos estão se tornando menos eficientes e sobrecarregando seus cérebros para fazer tudo simultaneamente. Realizar uma única tarefa pode economizar tempo e reduzir o estresse.
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2. Reuniões
Você já quis sugerir ao seu colega que a reunião que eles realizaram poderia ter sido substituída por um e-mail? Você não está sozinho — muitos trabalhadores acham que as reuniões podem ser uma enorme perda de tempo.
Um estudo de 2019 realizado pela empresa de consultoria Korn Ferry descobriu que 67% dos trabalhadores acreditam que passar muito tempo em reuniões os impede de realizar seu trabalho de forma eficaz.
Para ajudar a convencer seu chefe a reduzir essas reuniões semanais, crie uma agenda concisa para as reuniões, fique atento ao tempo e certifique-se de que haja um objetivo e uma conclusão para cada reunião, a fim de ajudar a reduzir várias verificações e manter os membros da equipe focados nas tarefas.
Oferecer-se para realizar uma auditoria de reuniões para o seu chefe pode ajudar a reduzir o tempo perdido e até mesmo economizar dinheiro para a empresa.
Bônus: Cadência de reuniões para equipes remotas
3. Chefes helicópteros
Ter um chefe microgerente pode ser uma experiência desagradável e pode ser considerado uma forma de assédio moral. Ser constantemente monitorado ou questionado faz com que os funcionários se sintam impotentes.
Chefes controladores diminuem o moral, levando a um desempenho inadequado e perda de tempo. Estabelecer um processo de gerenciamento de projetos que defina as mesmas expectativas para toda a equipe pode manter todos alinhados e informados.
Os microgerentes nem sempre têm más intenções; considere fazer uma parceria com eles em um projeto para ajudar a construir confiança.
4. Redes sociais
Verifique o tempo que você passa nas redes sociais no seu celular — você pode se surpreender ao saber quanto tempo está perdendo rolando a tela do feed. Todo mundo adora um novo desafio de dança que está na moda, mas o consumo excessivo pode prejudicar significativamente a produtividade no trabalho.
Um estudo de 2020 descobriu que o uso das redes sociais também pode levar à depressão e à ansiedade. Considere desativar as notificações das redes sociais ou fazer uma pausa, excluindo alguns aplicativos do seu celular.
5. Problemas de TI
Problemas técnicos podem causar uma grande perda de tempo ao longo do dia de trabalho. Você já esteve no meio de uma tarefa importante quando o Wi-Fi caiu? Enquanto o departamento de TI trabalha para resolver o problema, você fica sem nada para fazer.
Em média, os trabalhadores perdem quase duas semanas por ano resolvendo problemas técnicos, de acordo com a Robert Half Consulting. Com o aumento do trabalho remoto, esses problemas aumentaram, e as pessoas dependem da tecnologia em casa sem acesso a um consultor de TI.
Atualizar seu software e reiniciar seu computador periodicamente pode fazer maravilhas para pequenos problemas técnicos.
6. Sobrecarga de decisões
Estar em uma posição que exige que você tome várias decisões diariamente pode levar a uma sobrecarga de decisões, o que pode causar uma diminuição na produtividade e um aumento correspondente nos níveis de estresse.
A paralisia da análise é uma condição que atrasa o processo de tomada de decisão e inibe sua capacidade de concluir uma tarefa. Uma maneira de diminuir o fardo é remover distrações, consultar colegas se não tiver certeza sobre a melhor decisão ou delegar a escolha a outro especialista em sua rede.
7. Jogos
Os adultos norte-americanos passam quase uma hora e meia por dia jogando jogos para celular, de acordo com uma pesquisa realizada em fevereiro de 2022 pela Future Publishing. Em maio de 2020, 80% dos trabalhadores em tempo integral admitiram jogar no trabalho, mesmo durante reuniões. 😮
Jogar no trabalho pode ser uma enorme perda de tempo. Assim como nas redes sociais, restrinja seu tempo de jogo removendo temporariamente os aplicativos de jogos durante o horário de trabalho e definindo um limite de tempo para quanto você pode jogar em um determinado dia.
8. Teatro da produtividade
Quantas vezes você já teve que provar ao seu chefe que está sendo produtivo?
Desde atualizar seu status no Slack ao longo do dia até enviar mensagens inúteis ao seu chefe para mostrar que você está envolvido, você pode estar encenando produtividade e perdendo até uma hora por dia fazendo isso. Em vez de enviar pistas intermináveis ao seu chefe de que você está trabalhando, considere uma atualização diária sobre o seu progresso via Slack antes de sair do trabalho.
9. Excesso de trabalho
É difícil ser criativo quando se está sobrecarregado e esgotado. Muitas pessoas em todo o mundo estão passando por esgotamento, o que pode afetar seriamente nosso bem-estar.
Considere estabelecer limites para si mesmo no trabalho. Se você trabalha em um escritório, não crie o hábito de levar o computador do trabalho para casa e desligue as notificações do Slack após o expediente. Faça uma pausa quando estiver se sentindo estressado ou perto do esgotamento.
Muitas empresas estão recorrendo a aplicativos de bem-estar para ajudar os funcionários a evitar o esgotamento e a diminuição da produtividade.
GESTÃO DO TEMPO: UMA HABILIDADE ESSENCIAL PARA TODAS AS FUNÇÕES Não importa o que você faça para ganhar a vida, aprender algumas habilidades básicas de gestão do tempo pode ajudá-lo a se manter produtivo e, ao mesmo tempo, reduzir significativamente seus níveis de estresse.
10. Desorganização
Desorganização e produtividade raramente andam de mãos dadas. Manter seu espaço de trabalho organizado pode aumentar a produtividade e diminuir o estresse.
Passamos muito tempo em nossas mesas, então por que não torná-las um ambiente agradável? Reserve um tempo para reorganizar, instalando algumas prateleiras flutuantes acima da sua mesa para remover distrações visuais.
Considere jogar fora itens desnecessários que você tem guardado. Seu espaço de trabalho recém-limpo pode proporcionar um novo começo para o seu dia.
Identifique seus desperdícios de tempo e comece a criar hábitos de trabalho melhores hoje mesmo.
Você não precisa viver em um estado de caos, constantemente atrasado e se sentindo sobrecarregado.
Ao identificar os fatores que mais desperdiçam seu tempo no escritório, tomar medidas práticas para reduzi-los e criar um plano de ação, você pode aumentar sua produtividade e recuperar o equilíbrio em sua vida.
E uma maneira de ajudá-lo a criar melhores hábitos de trabalho e manter-se no caminho certo é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos tudo-em-um, como o ClickUp. Ele oferece recursos para controle de tempo, definição e acompanhamento de metas e centenas de outros recursos personalizáveis, tudo em uma única plataforma, para eliminar distrações, aumentar sua produtividade e ajudá-lo a manter o foco no trabalho.
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