Todos nós já participamos de reuniões de equipe em que a maioria dos participantes não tem noção do objetivo da reunião e os palestrantes desviam a discussão do caminho.
O que se segue é uma verdadeira catástrofe.
Você verá que a sua equipe acumula muitas horas improdutivas por causa da "dita reunião" sem atingir nenhum objetivo.
Boas notícias!
Uma pauta de reunião pode ajudá-lo a evitar isso e ser a resposta para todos os seus problemas. ✌
Uma pauta de reunião eficaz é um plano que você compartilha com os participantes da reunião. Ela ajudará sua equipe a definir expectativas claras sobre o que precisa acontecer antes, durante e depois da reunião.
Neste artigo, discutiremos o que é uma pauta de reunião e aprenderemos as cinco principais etapas envolvidas na elaboração de uma. Também analisaremos 16 opções de modelos de pauta de reunião e exploraremos os motivos pelos quais toda a sua equipe precisa de uma pauta de reunião.
Se você gosta mais de aprender visualmente, confira este vlog sobre pautas de reunião!
Vamos começar.
Benefícios de uma pauta de reunião eficaz
Participar de uma reunião que não tem uma pauta é muito semelhante a sair em uma caça ao tesouro sem um mapa.
Uma pauta de reunião permite que sua equipe defina o a cadência da reunião prepare-se para o tópico da reunião, garanta que todos estejam na mesma página e mantenha-os no caminho certo para atingir seus objetivos.
Pautas de reuniões:
- Dá à reunião um objetivo claro
- Ajudam a manter o controle
- Ajudam a definir responsabilidades
Consiste em uma lista de tópicos, itens de ação e atividades que você deseja discutir durante a reunião.
Uma pauta simples de reunião pode ser uma pequena lista com marcadores. Pautas mais detalhadas incluem descrições de cada item da pauta, material de referência e resultados esperados para cada tópico de discussão.
As pautas formais também incluem informações sobre o horário e o apresentador de cada item da pauta.
Um exemplo de pauta formal pode ser uma pauta de conselho municipal usada em uma reunião de conselho municipal de um estado. Essas pautas podem ter uma seção de fórum aberto que dá tempo para comentários do público.
Mas as pautas de reuniões formais não se restringem ao governo.
Você também pode usá-las nas reuniões de sua empresa. Basta escolher a pauta que melhor se adapta à sua equipe.
Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião, vamos ver como você pode escrever uma. ✍
Como escrever uma pauta de reunião? 5 etapas fundamentais
Aqui estão as cinco etapas fáceis que você pode seguir para criar a pauta de reunião certa para a sua equipe:
1. Estabeleça o tipo de reunião
Não informar a sua equipe sobre a tipo de reunião que eles participariam pode causar muita confusão.
Imagine um membro da equipe participando de uma reunião normal e descobrindo que é a sua reunião de avaliação de desempenho .
O horror! 😱
Para evitar pegar as pessoas desprevenidas, certifique-se de que todos estejam cientes sobre a natureza da reunião.
As reuniões podem ser de vários tipos diferentes, inclusive:
- Reunião de equipe: também chamada de reunião de pessoal, são oportunidades para a sua equipe discutir vários aspectos do negócio
- Reunião da diretoria: uma reunião formal entre a diretoria da sua organização. Geralmente são realizadas em intervalos regulares para analisar o desempenho da equipe e as questões políticas
- Sessão executiva: realizada pelos membros da diretoria regularmente antes das reuniões de rotina da diretoria
- Reunião recorrente: reuniões diárias, semanais ou mensais que se repetem regularmente
- Reunião inicial do projeto **realizada no início de cada novo projeto para informar a equipe sobre os objetivos, as entregas e os cronogramas do projeto
- Reunião de brainstorming: usada para desenvolver uma nova ideia com suas equipes em uma sessão de brainstorming propícia
- Reunião de feedback: realizada para obter feedback construtivo de sua equipe em relação a novos projetos e processos
- Reunião ágil reunião especial usada para realizar discussões hiperfocadas para que as equipes ágeis conduzam revisões de sprint, compartilhem informações valiosas sobre o projeto e feedback do cliente,atualizações do projeto, etc.
- Reunião do Scrum: usa uma pauta de reunião do scrum que pode incluir planejamento de sprint, standups diários, refinamento do backlog do produto, revisões de sprint etc.
- Reunião de retrospectiva: realizada após a conclusão do projeto para discutir o que deu certo e o que não deu
- **Reunião de integração Reunião de integração: ajuda os novos contratados a entender as expectativas profissionais em seu ambiente de trabalho
- Reuniões de comitê: ajude um subgrupo de membros da equipe da sua empresa a formar um comitê para realizar qualquer função especial.
2. Indique o objetivo da reunião
Quais são os principais motivos pelos quais você está tendo uma reunião com sua equipe?
_Você quer atualizá-los sobre um projeto? Deseja saber a opinião deles sobre algo?
Ao declarar claramente o objetivo da reunião, sua equipe fica sabendo o que está por vir. No mínimo, eles saberão se devem trazer um relatório de projeto ou uma cerveja para a reunião.
3. Identificar tópicos específicos da reunião
Depois de ter um objetivo claro para a reunião, faça uma lista dos tópicos de discussão que deseja que sua equipe aborde.
Vamos contar a você nosso segredo para tornar suas reuniões mais envolventes.
Certifique-se de escolher tópicos de discussão que afetem todos os participantes da reunião.
Dessa forma, todos os membros da sua equipe estarão dispostos a participar do debate.
Relacionado: Nosso guia remoto para_ Etiqueta de reunião virtual_ !
4. Alocar tempo para discutir cada tópico
As reuniões são caras e podem ser difíceis de organizar. As reuniões só são produtivas quando utilizam bem o tempo.
É por isso que é importante alocar um determinado período de tempo para discutir cada tópico da reunião. E você não acabará se desviando e gastando todo o seu tempo disponível em um único tópico.
Usar uma pauta de consentimento é outro truque para economizar tempo em suas reuniões. Uma pauta de consentimento agrupa tópicos de discussão recorrentes em um único item da pauta que pode ser facilmente eliminado.
Essas medidas garantirão que suas reuniões não se tornem uma perda de tempo e um preenchimento excessivo do calendário. 👀
5. Incluir uma lista de documentos necessários
Digamos que você faça uma reunião com seu stakeholders do projeto .
Uma maneira de tornar a reunião mais produtiva é compartilhar todos os documentos do projeto por meio das pautas de reunião da equipe antes da reunião.
Pense nisso como uma das atividades de pré-leitura que seu professor pedia para você fazer na escola. essa prática estabelece o contexto certo para todos os participantes da reunião e os capacita a contribuir com o discurso.
Agora que você sabe o que fazer, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de pauta de reunião para ajudá-lo a ver como são essas etapas em ação.
Bônus:_ **Modelos de pauta de conferência !
Como usar IA para pautas de reuniões
A Inteligência Artificial (IA) pode otimizar significativamente o gerenciamento de reuniões, transformando cada reunião em uma experiência eficiente e produtiva. Ao integrar a IA com ferramentas de gerenciamento de projetos como ClickUp Brain na América Latina, as equipes podem aproveitar a automação para lidar com tarefas rotineiras e aumentar a produtividade das reuniões. Veja como a IA pode ajudar:
- Pautas de reunião alimentadas por IA: Os recursos de IA do ClickUp podem elaborar pautas de reunião personalizadas com base nas funções dos participantes, nas anotações de reuniões anteriores e nas demandas de projetos em andamento. Ao analisar as notas e os objetivos de reuniões anteriores, a IA pode ajudar a garantir que cada reunião cubra todos os pontos críticos sem perder o ritmo.
- Resumo inteligente: Após a reunião,A IA pode condensar horas de anotações de discussão em resumos sucintos e práticos. Esse recurso permite que os participantes obtenham rapidamente a essência da reunião e revisem quaisquer pontos que possam ter perdido, garantindo que todos estejam alinhados e informados.
- Criação instantânea de itens de ação: A IA do ClickUp pode identificar tarefas em potencial a partir de suas anotações e criar automaticamente itens de ação no ClickUp. Essa transição perfeita da discussão para a execução significa que os acompanhamentos são claros, com prazo determinado e menos propensos a serem negligenciados ou esquecidos.
A incorporação da IA em seus processos de reunião não apenas economiza tempo, mas também melhora a qualidade de suas reuniões. Ela ajuda a manter o foco, acompanhar o progresso em relação aos objetivos e promover uma cultura de responsabilidade, automatizando aspectos rotineiros, porém cruciais, do gerenciamento de reuniões.
Gere notas de reunião precisas sem esforço com a tecnologia de IA do ClickUp Experimente a IA do ClickUp gratuitamente
Exemplos de pauta de reunião de equipe
Aqui estão alguns exemplos simples de pauta de reunião para sua referência:
Reunião da equipe de design
Data: 07/02/24
Horário: 09:00 - 09:45
Participantes da reunião: @João, @Maria, @Pedro, @Ana
Propósito da reunião:
- Desenvolver uma nova página do site para depoimentos de produtos
**Pauta
a. Antes da reunião:
- Todos os participantes devem revisar o documento sobre depoimentos de produtos
b. Tópicos de discussão:
- Analisar o documento sobre depoimentos de produtos (10 min)
- Discutir o conteúdo que você deseja incluir na página da Web (10 min, @Nome)
- Apresentar exemplos de designs para a página da Web (15 min, @Nome)
- Compartilhar sugestões e votar na página design do site (10 min)
c. Itens de ação:
- Criar uma linha do tempo para as entregas do design - @João
- Compartilhar o primeiro corte do design da página da Web - @Maria
- Agendar e criar um itinerário para uma segunda reunião para finalizar o design - @Pedro **Reunião semanal de revisão da equipe de vendas
Data: 14/04/24
Horário: 14:00 - 14:45
Participantes da reunião: @Rafael, @Beatriz, @Gabriel, @Júlia
Propósito da reunião:
- Avaliar o desempenho semanal das vendas e discutir estratégias de aprimoramento
**Pauta
a. Antes da reunião:
- Cada participante deve atualizar o CRM com os dados de vendas mais recentes
b. Tópicos de discussão:
- Revisar os números e as tendências de vendas semanais (15 min)
- Discutir os obstáculos na pipeline de vendas e soluções (10 min, @Rafael)
- Estratégias de brainstorming para a próxima campanha de vendas (10 min, @Beatriz)
- Definir metas para a próxima semana (10 min)
c. Itens de ação:
- Compilar um relatório de métricas de vendas semanais - @Garbiel
- Elaborar um plano preliminar para a campanha de vendas - @Júlia
- Organizar uma sessão de treinamento sobre o novo software de vendas - @Rafael
**Reunião de planejamento mensal do RH
Data: 21/04/24
Horário: 11:00 am - 12:00 pm
Participantes da reunião: @Carlos, @Mariana, @Lucas, @Fernanda
Propósito da reunião:
- Planejar as atividades de RH para o próximo mês e atualizar as iniciativas atuais dos funcionários
**Pauta
a. Antes da reunião:
- Revisãofeedback do funcionário do mês anterior
b. Tópicos de discussão:
- Analisar os resultados da pesquisa de satisfação dos funcionários (20 min)
- Atualização sobre o status dos esforços atuais de recrutamento (15 min, @Carlos)
- Planejar funcionárioatividades de engajamento dos funcionários para o próximo mês (15 min, @Lucas)
- Discutir as atualizações das políticas de RH (10 min)
c. Itens de ação:
- Implementar mudanças com base no feedback dos funcionários - @Fernanda
- Finalizar o cronograma e o processo de recrutamento - @Marianna
- Preparar o cronograma para as próximas atividades de engajamento - @Carlos
Esses exemplos devem lhe dar uma ideia de como você deseja elaborar a pauta da reunião. Para ajudá-lo ainda mais, vamos dar uma olhada em alguns modelos de pauta de reunião dos mais populares ferramentas de reunião on-line .
16 Modelos de pauta de reunião de equipe
Aqui estão 16 modelos de pauta de reunião que você pode usar para criar sua próxima pauta:
1. Modelo de pauta de reunião semanal individual do ClickUp
Mantenha todas as suas pautas, itens de ação e feedback em um único lugar organizado com este modelo de reunião semanal individual da ClickUp
Reuniões individuais são sua chance de se conectar e se alinhar com as pessoas que gerencia da maneira mais eficaz possível. Modelo de reunião 1:1 do ClickUp mantém todas as suas pautas - personalizadas para cada indivíduo - em um local organizado. Faça o download deste modelo
2. Modelo de pauta de reunião de equipe com todos os funcionários por ClickUp
Modelo de reunião geral do ClickUp
ajuda a manter a comunicação aberta em toda a empresa e garante que todos estejam alinhados e atualizados com as metas individuais e do grupo.
Reuniões com todos os funcionários
dão espaço para compartilhar informações, desde atualizações até anúncios sobre pautas futuras, e incentivam a colaboração e o alinhamento de toda a equipe.
Faça o download deste modelo
3. Modelo de pauta de reunião Scrum da ClickUp
Este modelo de pauta de reunião do scrum por ClickUp tornará as reuniões diárias mais fáceis. As reuniões diárias de status sobre as tarefas dos projetos ajudam a garantir que a equipe esteja ciente do progresso em sua frente. Faça o download deste modelo
4. Modelo de pautas de notas de reunião do ClickUp
Modelo de pauta em estilo de notas de reunião do ClickUp
é o local perfeito para manter todas as anotações da reunião do evento, as principais conclusões e os itens de ação.
Faça o download deste modelo
5. Projeto modelo post mortem por ClickUp
Os projetos nem sempre saem como planejado. Use este modelo de post-mortem de projeto do ClickUp para definir novas metas e manter sua equipe na direção certa. Faça o download deste modelo
6. Modelo de ata de reunião do ClickUp
Esta reunião colaborativa atas de reunião é um documento do ClickUp desenvolvido para fornecer o esboço perfeito para um resumo de reunião bem-sucedido. Modelo de ata de reunião do ClickUp inclui páginas pré-criadas para organizar equipes, notas de reuniões individuais e instruções para tirar o máximo proveito de sua reunião com este modelo!
Transforme suas notas de reunião em um boletim informativo com_ Modelos de boletins informativos_ ! Faça o download deste modelo
7. Modelo de reunião de brainstorming de retrospectiva de Sprint da ClickUp
Economize tempo e obtenha insights valiosos com este modelo simples de retrospectiva de sprint . Este modelo o ajudará a criar uma imagem cristalina do que foi bem, do que não foi tão bem e do que deve ser mudado no futuro, seja em uma reunião de equipe ágil ou em uma reunião de gerenciamento de projeto. Faça o download deste modelo
8. Modelo de pauta de reunião de equipe por Meeting Booster
O principal objetivo das reuniões de equipe é compartilhar informações importantes com os membros da equipe, alinhar as metas e apontar os obstáculos. Esse modelo de pauta de reunião de equipe ajuda a equipe a manter o foco nas metas da reunião. Faça o download deste modelo
9. Modelo de pauta de reunião de diretoria do Template Lab
As reuniões de diretoria tendem a se prolongar no tempo. Use um modelo de cronograma para sua próxima reunião de diretoria usando esta pauta de reunião de diretoria para manter o controle e terminar a reunião no prazo. Faça o download deste modelo
10. Modelo de pauta de reunião inicial de projeto por Docket
É importante definir o tom de um novo projeto desde o início. Use este modelo de pauta de reunião inicial de projeto para facilitar o lançamento bem-sucedido do projeto! Faça o download deste modelo
11. Modelo de painel de reunião do ClickUp
Use isso Modelo de painel de reunião do ClickUp como uma pauta para sua próxima reunião. Esse modelo facilita a visualização do status de diferentes tarefas durante uma reunião. Faça o download deste modelo
12. Modelo de pauta de reunião de brainstorming da Owl Labs
Esta pauta de reunião de brainstorming criativo é uma ótima maneira de manter suas reuniões de brainstorming no caminho certo, semana após semana. Esse modelo facilita a condução de sua reunião e mantém o foco no brainstorming. Faça o download deste modelo
13. Modelo de ata de reunião da diretoria por ClickUp
Criar estrutura com isso Modelo de ata de reunião do Conselho de Administração do ClickUp . Registre e marque os participantes, organize os itens de ação da pauta e faça anotações detalhadas para cada pauta. Faça o download deste modelo
14. Modelo de pauta de reunião de RH por Where
Departamentos de RH
têm muito o que controlar. Esse
Modelo de pauta de reunião de RH
dará à sua equipe de RH uma maneira de se reunir para uma reunião produtiva que não seja complicada ou estressante.
Faça o download deste modelo
15. Modelo de pauta de reunião de marketing por Hugo
Use esta pauta de reunião de marketing para reunir seu departamento de marketing e comemorar as vitórias, alinhar as metas e identificar os obstáculos ao projeto. Faça o download deste modelo
16. Modelo de pauta de reunião de gerenciamento de projetos por Hypercontext
Este modelo de pauta de reunião de gerenciamento de projetos o ajudará a identificar objetivos, riscos e prazos para o seu próximo projeto em equipe. Faça o download deste modelo
Quem se beneficia com o uso de uma pauta de reunião?
Quando se trata de planejar uma reunião, criar uma pauta completa e bem organizada é fundamental para garantir que a reunião transcorra sem problemas e atinja seus objetivos. Aqui estão alguns dos principais beneficiários do uso de uma pauta de reunião:
- Gerentes de projeto: Os gerentes de projeto geralmente precisam liderar reuniões de equipe e ter uma pauta bem planejada os ajuda a manter o controle, cobrir todos os tópicos necessários e manter o foco da reunião.
- Pauta da reunião de status do projeto
- Pauta da reunião dos coordenadores do projeto
- Pauta da reunião de lições aprendidas
- Pauta da reunião post mortem
- Equipes de liderança: As pautas de reuniões também são benéficas para equipes de liderança, como diretorias executivas ou equipes de gerência. Elas podem ajudar a garantir que tópicos importantes sejam discutidos, que as decisões sejam tomadas com eficiência e que todos estejam na mesma página com relação às metas e estratégias da empresa.
- Pauta de reunião externa de liderança
- Agenda da reunião de liderança executiva
- Pauta da reunião do Conselho de Curadores
- Pauta da reunião dos executivos
Elimine o estresse da sua vida profissional com as pautas de reuniões de equipe
Uma pauta de reunião eficaz fará com que colaboração da equipe parece uma moleza.
E quando a colaboração se torna fácil, sua equipe pode se concentrar em aumentar a produtividade e fazer fluir a criatividade.
Com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, escrever pautas de reuniões eficazes e gerenciar reuniões estão mais fáceis do que nunca!
O ClickUp permite que você documente todas as reuniões, gerencie pautas, anote atas de reuniões eficazes atribuir comentários à sua equipe e muito mais.
_Pronto para ver a sua equipe trabalhar bem e atingir todos os seus objetivos? Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e diga adeus aos desastres em reuniões. 👋