O trabalho remoto e híbrido veio para ficar.
E com esse modelo de trabalho, manter as equipes conectadas e informadas o tempo todo pode ser difícil (acrescente os diferentes fusos horários para tornar as coisas ainda mais desafiadoras). 👀
Portanto, em um esforço para manter o alinhamento com nossas equipes, recorremos a reuniões agendadas para analisar atualizações, revisar itens de ação dar feedback, e a lista continua. Mas o fato é que o tempo é precioso.
Isso é especialmente verdadeiro quando se trabalha em um ambiente de trabalho de ritmo acelerado, pois você precisa garantir que está aproveitando ao máximo suas reuniões.
É nesse momento que saber o objetivo da reunião, ter uma pauta da reunião e programar a cadência correta das reuniões pode fazer uma diferença significativa para sua equipe.
Neste artigo, você aprenderá o que é uma cadência de reunião, com que frequência agendar reuniões e as ferramentas de gerenciamento de reuniões que você pode usar para manter suas reuniões em um nível mínimo e suas equipes remotas atualizadas o tempo todo.
Também adicionamos algumas dicas e sugestões para ajudá-lo a determinar o que funciona melhor para sua equipe, além de modelos de reunião para estruturar suas chamadas e torná-las o mais produtivas possível.
O que é uma cadência de reunião?
Uma cadência de reunião refere-se simplesmente à frequência com que uma reunião é realizada.
Por exemplo, se você e um subordinado direto se reúnem todas as sextas-feiras de manhã, essa é uma cadência de reunião semanal. Se você tem uma solicitação para se reunir a cada dois meses, essa é uma cadência bimestral.
Para as equipes remotas, isso pode ser mais difícil de navegar. O desafio para todas as empresas é a frequência com que as reuniões devem ser realizadas. Em uma força de trabalho cada vez mais distribuída, as chamadas presenciais pelo Zoom parecem substituir muitas reuniões presenciais e, às vezes, tornam-se a única interação que você terá com sua equipe.
E, embora todos nós adoremos dar uma olhada no animal de estimação de alguém ao fundo de uma chamada, essas chamadas podem, na verdade prejudicar a felicidade e a produtividade dos funcionários pois podem ser perturbadores se muitas reuniões ocuparem o dia deles.
Então, como equilibrar sua agenda e encontrar a cadência certa de reuniões para suas equipes remotas?
Vamos descobrir.
Como escolher a cadência de reunião certa
A cadência certa de reuniões será diferente para cada empresa e suas necessidades. Algumas equipes precisarão de mais ou menos frequência de reuniões, dependendo de suas funções, projetos e do tipo de reunião.
Dependendo do tipo de reunião, as cadências de reunião mais comuns são:
- Reuniões diárias
- Reuniões semanais
- Reuniões de equipe quinzenais
- Reuniões mensais
- Reuniões trimestrais
Além de definir uma cadência de reuniões e tipo de reunião se você não tiver uma reunião, também precisará determinar quais reuniões podem ser feitas de forma assíncrona ou síncrona. Você pode comunicar atualizações por meio de um aplicativo de mensagens de negócios ou em um ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de mensagens?
Independentemente disso, seu objetivo é manter suas equipes atualizadas e no caminho certo para atingir suas metas e dar liberdade suficiente para que todos possam trabalhar de forma assíncrona e de forma autônoma, sem adicionar muito muitas reuniões em seu cronograma de trabalho .
Reuniões assíncronas vs. síncronas
Depois de determinar que você tem uma cadência semanal para um projeto e outra cadência semanal para um check-in de toda a equipe, isso não significa que elas tenham que ser formatadas da mesma maneira.
A primeira etapa para determinar o formato de sua reunião é decidir se a reunião é para buscar informações ou para dar informações. Isso é muito importante quando você estiver determinando a melhor forma de fazer o check-in.
As reuniões de busca de informações podem se enquadrar em qualquer uma das seguintes categorias:
- Areunião inicialpara um novo projeto
- Uma reunião da equipe do projeto para discutir as próximas etapas
- Reunião de gerenciamento para verificar como as equipes estão trabalhando
- Areunião individual com um subordinado direto para verificar as metas e tarefas
Esses tipos de reuniões geralmente são ótimos para serem presenciais ou para uma rápida atualização virtual por meio de um chamada de videoconferência como o Zoom.
Aqui estão alguns exemplos de reuniões de fornecimento de informações:
- Um standup diário
- Atualização de um projeto
- Relatório anual de uma empresa
Estabelecer a cadência certa de reuniões de equipe para a sua empresa, juntamente com o formato certo de reunião, reduzirá o número de reuniões de baixo valor e permitirá que todos se concentrem em ser produtivos e animados para trabalhar.
Aqui estão algumas cadências e tipos de reunião a serem considerados, além de modelos para ajudá-lo a manter suas reuniões produtivas para todos os participantes.
Modelos de cadência de reunião
1. Reuniões diárias
As reuniões diárias de standup são reuniões informais realizadas diariamente. Elas são necessárias e úteis para as equipes, como as de engenharia e desenvolvimento, para garantir o alinhamento, compartilhar descobertas e ajudar a identificar bloqueadores.
Embora as reuniões diárias possam parecer uma ótima maneira de se manter atualizado com o progresso e as mudanças diárias, elas podem ser contraproducentes e perturbadoras se não forem gerenciadas adequadamente.
Portanto, para aproveitar ao máximo sua reunião diária e garantir uma sessão produtiva, é melhor ir para a reunião preparado com uma agenda e um documento modelo que os membros da equipe possam consultar facilmente a qualquer momento e preencher antes da reunião.
DICA PROFISSIONAL PARA REUNIÕES DIÁRIAS Dica: Crie o seu próprio modelo ou use este modelo personalizável Modelo de reunião diária de standup do ClickUp para oferecer a você e às suas equipes um sistema organizado, estruturado e repetível para capturar e visualizar atualizações diárias.
Esse modelo está disponível em Quadros brancos ClickUp e personalizado de qualquer forma para dar suporte a seus fluxos de trabalho exclusivos. Ele também salva suas informações e as reflete em tempo real e, como foi criado no ClickUp, sua equipe pode inserir links para tarefas e conectar esse documento ao trabalho deles.
O objetivo da reunião diária de standup é ajudar na coordenação da equipe. Esse ciclo de feedback rápido ajuda as equipes a se alinharem e a permanecerem no caminho certo, o que é semelhante a um huddle no futebol. Se surgir um problema, você poderá resolvê-lo rapidamente e manter os projetos no caminho certo
2. Reuniões semanais
Há vários tipos de reuniões que podem ser agendadas semanalmente. Uma das reuniões mais importantes a serem realizadas nessa cadência são as reuniões individuais.
As reuniões individuais proporcionam aos gerentes e líderes um tempo individual com seus subordinados diretos ou colegas. Elas proporcionam um tempo específico para se conectarem e criarem um relacionamento entre si e garantem que os funcionários recebam o apoio necessário para serem bem-sucedidos em suas funções.
Essas reuniões também são uma boa oportunidade para alinhar metas, verificar a carga de trabalho e fornecer feedback para garantir que as expectativas sejam atendidas.
**DICA PROFISSIONAL SOBRE REUNIÕES SEMANAIS Torne suas reuniões semanais de check-in produtivas e padronize suas reuniões semanais individuais usando a Modelo de reunião individual do ClickUp .
Esse modelo pode ser aplicado a Documentos do ClickUp onde você pode anotar detalhes importantes, como prioridades, itens de ação e muito mais. Mantenha todas as suas tarefas semanais notas de reunião em um único local, adicionando uma nova página no mesmo documento. Você também tem a opção de compartilhar esse documento com outras pessoas ou mantê-lo privado para garantir um espaço seguro para seus funcionários.
O modelo 1:1 do ClickUp inclui páginas pré-criadas para funções de funcionários, expectativas e agendas de reuniões recorrentes para cada membro da equipe. Crie páginas aninhadas dentro de cada página para obter ainda mais organização
3. Reuniões mensais
As reuniões mensais recorrentes são importantes como reuniões de check-in com sua equipe. Durante essas reuniões, você pode obter atualizações sobre as metas mensais, analisar o progresso para garantir que sua equipe esteja no caminho certo para atingir as metas trimestrais e identificar gargalos e bloqueadores para preparar sua equipe para o sucesso nos próximos meses.
Um exemplo de reunião que pode ser agendada mensalmente são as reuniões de equipe de projeto, em que as equipes de projeto e as partes interessadas se reúnem para discutir o status de seus projetos atuais.
**DICA PROFISSIONAL SOBRE REUNIÕES MENSAIS Forneça às equipes e aos participantes uma representação visual fácil de digerir do seu resumo do projeto usando o Modelo de relatório de status de projeto da ClickUp .
Esse modelo está disponível nos quadros brancos do ClickUp, onde sua equipe pode colaborar, adicionar atualizações, fazer alterações e muito mais, de forma simultânea ou assíncrona. Use esse modelo para manter todas as partes interessadas atualizadas sobre o desenvolvimento, evitar problemas antes que eles ocorram e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo estipulado.
Criar um relatório detalhado e fácil de seguir relatório de status do projeto em quadros brancos ClickUp
4. Reuniões trimestrais
As reuniões trimestrais são ótimas para compartilhar atualizações de projetos, discutir descobertas do último trimestre, comemorar vitórias e se preparar para o próximo trimestre com sua equipe ou com toda a organização. Se realizadas adequadamente, essas reuniões podem ajudar a elevar o ânimo da sua equipe, melhorar o alinhamento multifuncional e manter todos no caminho certo para atingir suas metas.
Há muitos usos para as reuniões trimestrais, mas alguns dos mais comuns são reuniões de planejamento, reuniões de diretoria e reuniões gerais.
DICA PROFISSIONAL SOBRE REUNIÕES TRIMESTRAIS Dica: Planeje facilmente a próxima reunião trimestral de toda a empresa e delegue trabalho com a Modelo de reunião geral do ClickUp .
Esse modelo oferece estatutos personalizados, campos personalizados e várias exibições predefinidas para fornecer uma visão geral estruturada e detalhada de suas tarefas e garantir que você cubra todos os anúncios importantes . Use o modelo como está ou personalize-o de acordo com suas necessidades. Ele também vem com um Guia de Introdução para ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse modelo.
Gerencie facilmente a logística, o tempo e o planejamento da próxima reunião da sua empresa com o Reunião All Hands Modelo por ClickUp
Como planejar a cadência de uma reunião
A chave para reuniões produtivas é garantir que elas sejam necessárias em primeiro lugar. Aqui estão algumas perguntas que você ou sua equipe devem fazer antes de marcar uma reunião.
1. Qual é o objetivo desta reunião?
Ela é objetivo da reunião oferecer novas informações aos principais participantes ou é simplesmente para que as pessoas atualizem a equipe?
Essa é sempre uma boa primeira pergunta a se fazer ao estabelecer uma nova cadência.
Aqui estão alguns exemplos de como essa pergunta pode determinar a frequência com que uma reunião é agendada:
Novo projeto
- Objetivo da reunião: Nova iniciativa de marketing
- Cadência da reunião: Check-ins semanais para um relatório de status e as próximas etapas
Stand-up
- Objetivo da reunião: Atualizações regulares com o gerente e/ou líder da equipe
- Cadência da reunião: Levantamento diário para ver em que todos estão trabalhando ativamente
Atualizações do projeto
- Propósito da reunião: Atualização do status do projeto
- Cadência da reunião: Check-in diário ou check-in semanal, dependendo da alta prioridade
2. Essa reunião pode ocorrer de forma assíncrona?
Se for um check-in ou uma atualização rápida, pense nas informações de que você precisa e no tempo necessário para que isso aconteça. E isso é mais do que o tempo alocado.
Considere as idas e vindas para o agendamento, a preparação que precisa ser feita antes da reunião e, depois, a reunião em si - tudo isso aumenta o tempo.
Como uma equipe remota ou distribuída, você pode utilizar outras ferramentas de comunicação para dar suporte à comunicação assíncrona.
Algumas reuniões, por natureza, como grandes projetos e decisões comerciais importantes, exigem que diferentes partes interessadas avaliem em tempo real, o que é sempre mais fácil de fazer pessoalmente ou em uma chamada pelo Zoom.
Mas para reuniões motivadas principalmente por atualizações, reservar um tempo para um check-in presencial é desnecessário. Na verdade, essas reuniões são mais adequadas para serem realizadas de forma assíncrona e, nesse caso, podem ser feitas com mais frequência.
3. Essa é uma tarefa de alta prioridade ou urgente?
Alguns projetos terão prioridade sobre outros com prazos apertados. Somente os líderes de equipe saberão quais são esses projetos e poderão determinar a frequência com que esses check-ins devem ser feitos.
Se a tarefa for urgente, determine a melhor maneira de se comunicar com a equipe, seja por meio de uma chamada pelo Zoom, uma gravação de vídeo ou anotando as prioridades dentro da tarefa.
4. Esses tipos de reuniões regularmente ultrapassam o tempo alocado?
As reuniões que frequentemente são interrompidas podem ser um motivo para programá-las para serem mais frequentes em vez de mais longas, mas tudo depende de equipe para equipe. Para outras pessoas, ficar sentado em reuniões por mais de uma hora pode não ser tão produtivo. Nesse caso, reuniões mais curtas com uma cadência mais regular podem ajudar a cobrir mais terreno e manter o foco das conversas. Usando o ClickUp como um software de atas de reunião pode ajudá-lo a manter o controle de sua agenda.
5. Ficamos sem itens para discutir nesses tipos de reuniões?
Por outro lado, se você estiver fazendo uma chamada de check-in diária em que não há muito a dizer, considere consolidá-las em um check-in semanal e mover essas atualizações diárias para chamadas assíncronas em vez de presenciais ou em conferência.
Como otimizar a cadência das reuniões da sua equipe
Os ambientes de trabalho remoto e híbrido podem ser um pouco complicados quando se trata de colaboração em equipe.
Mantenha suas equipes conectadas, independentemente de onde estejam no mundo, oferecendo a elas uma ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de colaboração em equipe, como ClickUp .
O ClickUp é uma ferramenta multifuncional de gerenciamento de projetos e ferramenta de produtividade criada com as equipes em mente. No fundo, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que você, sua equipe e toda a organização planejem suas prioridades, simplifiquem seu fluxo de trabalho e acompanhem seu progresso e cronogramas - tudo em um só lugar.
Quanto a colaboração em equipe o Docs oferece centenas de recursos, incluindo um recurso colaborativo Docs e Whiteboard em que as equipes podem fazer brainstorming, documentar estratégias e muito mais. Simplifique a comunicação com o visualização integrada do Chat para dar à sua equipe um espaço designado para conversar sobre projetos, perguntas e atualizações.
E acesse facilmente seus e-mails e mantenha suas conversas em um só lugar com o E-mail no recurso ClickUp que permite enviar e receber e-mails sem sair do ClickUp. 🔥
Ele também fornece um recurso de comentários que permite que sua equipe faça comentários em tarefas, documentos e anexos para revisão e os atribua a uma pessoa específica, tornando mais fácil do que nunca colaborar uns com os outros, trabalhar de forma assíncrona e fornecer feedback, sem precisar agendar uma reunião. ☝️
Troque feedback em tempo real, anexe arquivos e simplifique a comunicação com a visualização de bate-papo incorporada no ClickUp
E se você for um aprendiz visual ou tiver membros da equipe que sejam, basta usar o Clip, o gravador de tela no aplicativo da ClickUp o ClickUp permite que você grave vídeos de alta qualidade e os envie para sua equipe com um comentário. Isso é especialmente útil ao explicar tópicos complexos quando você precisa mostrar um tutorial passo a passo ou apresentar uma atualização com recursos visuais.
Use esse recurso para eliminar a necessidade de participar de outra reunião ou criar longas conversas por e-mail, o que é algo que todos na sua equipe podem (e irão) apreciar. 👌
Compartilhe gravações de tela para transmitir sua mensagem com precisão, sem a necessidade de uma cadeia de e-mails ou de uma reunião pessoal com o Clip by ClickUp
E se você precisar agendar uma reunião remota, não se preocupe. O ClickUp pode ajudá-lo a se preparar, manter a produtividade da reunião e aproveitar ao máximo o tempo com sua equipe.
Como? Basta seguir estas etapas:
- Agenda da reunião: Crie uma pauta de reunião estruturada por conta própria ou use os modelos de reunião pré-criados pelo ClickUp e personalize-os de acordo com suas necessidades
- Crie uma visualização de sua escolha: Venha para sua reunião preparado e pronto para apresentar. Crie umalinha do tempo do projeto na linha do tempo ouVisualização do gráfico de Ganttmapear estratégias em quadros brancos ou documentos, criar umpainel personalizado para reunir todas as suas informações importantes e obter relatórios em uma única exibição, e muito mais
- Tarefas recorrentes e datas de vencimento: Configure uma tarefa no ClickUp especificamente para a reunião ou defina-a como umatarefa recorrente para lembrar a você e aos participantes quando será a próxima reunião. Você também pode ver suas tarefas e programações na seçãoVisualização do calendário4. Identifique e convide seus participantes: Adicionar um ou vários responsáveis à tarefa para notificar quem está envolvido na reunião
- Compartilhe sua tarefa, a pauta da reunião e outros recursos visuais: Anexe a agenda da reunião, visualizações de trabalho e muito mais à tarefa nos comentários ou na descrição da tarefa e compartilhe-a com sua equipe, pessoa específica ou grupo de pessoas
- Conecte o ClickUp ao Zoom: Integrar o Zoom ao ClickUp para acessar o aplicativo Zoom no ClickUp a qualquer momento e usar a opção de compartilhamento de tela no Zoom para apresentar sua agenda de reuniões, cronogramas, relatórios em Dashboards no ClickUp e assim por diante
- Faça uma chamada produtiva e faça anotações: Entre na chamada, façaanotações da reuniãoe liste itens de ação no ClickUp Docs, Whiteboards, Bloco de Notas ou em uma tarefa
Essa é apenas uma maneira de usar o ClickUp para melhorar suas reuniões. Conheça todas as recursos do ClickUp para saber como você pode maximizar a plataforma para atender a todas as suas necessidades de negócios, projetos e comunicação.
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Melhore a cadência de suas reuniões com o ClickUp
A chave para reuniões e dias de trabalho produtivos é encontrar uma cadência de reunião eficaz para você e sua equipe e, em seguida, usar o ClickUp para gerenciar seus projetos, aprimorar a comunicação da equipe e acompanhar as metas e o progresso.
E como a plataforma é totalmente personalizável e oferece centenas de recursos para gerenciamento de projetos e colaboração em equipe, você pode configurar o ClickUp de qualquer maneira que dê suporte ao seu fluxo de trabalho e aprimore a comunicação multifuncional.
Use o ClickUp como um software de gerenciamento de reuniões e seus recursos de colaboração para comunicar atualizações, feedbacks, perguntas e muito mais, a fim de eliminar reuniões desnecessárias de sua agenda lotada e oferecer às suas equipes uma linha aberta de comunicação, independentemente do fuso horário ou de onde e quando elas trabalham. 🌎
Ele também se integra a mais de 1.000 ferramentas de trabalho, incluindo aplicativos de videoconferência, Slack e outros, para ajudá-lo a simplificar a comunicação da sua equipe e reunir todo o seu trabalho em um só lugar.
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