Como conduzir reuniões ágeis para gerentes de projeto

Se estamos tão ocupados com reuniões, por que nada está sendo feito? 🤔

Os gerentes de projeto geralmente fazem essa pergunta enquanto lutam para realizar reuniões de equipe produtivas.

Um estudo recente da McKinsey revelou que mais de 80% dos executivos querem mudar as estruturas das reuniões para melhorar a eficácia.

No entanto, para muitos deles, atingir esse nível de agilidade nas reuniões continua sendo uma meta desafiadora. Vamos simplificar essa difícil tarefa e torná-la mais factível.

Neste artigo, vamos orientá-lo na arte de conduzir reuniões ágeis.

Leia mais para saber o que significa reuniões ágeis, seus componentes e seus tipos. Também vamos nos aprofundar em como conduzir reuniões ágeis, o que fazer e o que não fazer, e as práticas recomendadas para obter resultados comerciais tangíveis a partir delas.

O que são reuniões ágeis?

As reuniões ágeis funcionam com base em metodologias ágeis para tornar as reuniões mais colaborativas, produtivas e orientadas por objetivos. A principal ideia por trás das reuniões Agile é que a equipe conclua os projetos dividindo-os em partes e trabalhando neles em períodos mais curtos, refletindo, ajustando e melhorando ao longo do tempo.

O termo "Agile" foi criado inicialmente para o desenvolvimento de software. No entanto, com o passar dos anos, ele ganhou popularidade como uma técnica eficaz para melhorar os resultados entre outras equipes e setores.

As reuniões ágeis acontecem em pontos específicos durante um ciclo de sprint ou processo de desenvolvimento. A equipe compartilha atualizações de progresso em cada reunião, planeja as próximas etapas, discute o feedback do cliente e troca informações críticas sobre o projeto.

Quem participa das reuniões Agile?

Saber quem participa das reuniões scrum e familiarizar-se com termos do scrum é essencial. Nas reuniões do Agile Scrum, você normalmente encontrará os seguintes participantes:

• Scrum master: A pessoa responsável pela reunião que garante que todos sigam as regras do Agile, mantenham as reuniões sob controle e trabalhem juntos sem problemas
• Equipe de desenvolvimento: Essas pessoas são responsáveis por executar e tornar realidade as tarefas do projeto. Sua experiência e suas ideias são essenciais em todas as reuniões do Agile
• Proprietário do produto: O visionário que possui as metas do projeto. Ele trabalha em estreita colaboração com a equipe para garantir que tudo siga na direção certa
• Partes interessadas: Embora não estejam diretamente envolvidas na execução do projeto, as partes interessadas têm interesse em seus resultados. Elas podem participar de reuniões para se manterem informadas, fornecer feedback ou tomar decisões estratégicas com relação ao projeto

Existem diferentes tipos de reuniões ágeis, uma vez que o Agile não é uma estrutura rígida, mas um conjunto de ideais e princípios que regem o projeto.

Tipos de reuniões ágeis no gerenciamento de projetos

No gerenciamento de projetos, há quatro tipos de reuniões Agile: Planejamento do Sprint, scrum ou standup diário, revisão do Sprint e retrospectiva do Sprint. Vamos nos aprofundar nos objetivos de cada reunião e em como conduzi-las de forma eficiente.

1. Reunião de planejamento do Sprint

Na reunião de planejamento do sprint, você e sua equipe se reúnem para mapear seu plano de jogo para o próximo cronograma de desenvolvimento do projeto, o sprint.

Durante essa reunião, a equipe faz um brainstorming das metas do sprint que deseja alcançar e planeja estratégias, considerando o que a organização deseja, quanto tempo as tarefas podem levar e quem é responsável por cada tarefa.

Em resumo, as principais metas da reunião de planejamento do sprint são:

• Decidir sobre as tarefas específicas a serem trabalhadas nesse sprint, como, por exemplo, quais recursos serão desenvolvidos
• Dividir as tarefas entre os membros da equipe e garantir que todos conheçam suas responsabilidades

Essa reunião garante que todos estejam na mesma página e prepara você para o sucesso no próximo sprint.

Como conduzir uma reunião de planejamento de sprint de forma eficaz

Agora, para realizar uma reunião de planejamento de sprint bem-sucedida, veja o que você precisa fazer:

• Seja breve: Não sobrecarregue a pauta principal (planejamento) com discussões desnecessárias. Mantenha as atas da reunião concisas e objetivas
• Prepare-se: Atualize o backlog do produto e confirme a disponibilidade da equipe para garantir uma execução tranquila no estágio inicial de planejamento
• Definir a pauta: Delinear claramente os objetivos e priorizar os tópicos de discussão. Novamente, dessa forma, você mantém a reunião curta, objetiva e de fácil digestão
• Defina a meta do sprint: Trabalhe em conjunto para definir uma meta de sprint clara e rápida que resuma seu objetivo. Seja realista ao decidir as metas do sprint para evitar o esgotamento e a perda de prazos
• Divisão de tarefas e estimativa: Divida suas metas em tarefas acionáveis e estime quanto tempo e esforço serão necessários para concluir cada tarefa. Considere a capacidade da sua equipe e a velocidade passada para garantir que não está sobrecarregando-a
• Esclareça as dúvidas: Incentive a comunicação aberta e aborde as preocupações prontamente
• Resumir: Resuma o que foi decidido, certifique-se de que todos estão de acordo com a meta do sprint e termine as coisas com uma nota positiva

Resultado: Ao final da reunião, você terá um plano de ação claro para o próximo sprint.

2. Reunião diária de scrum ou standup

A reunião diária de scrum ou standup é um breve check-in realizado regularmente durante o cronograma do sprint. Esse processo scrum é geralmente a reunião ágil mais curta e mais frequente de todos os quatro tipos de reuniões.

Seu objetivo é que a equipe scrum discuta o progresso das tarefas, identifique quaisquer obstáculos e garanta que todos estejam no caminho certo. Durante as reuniões de standup, cada membro da equipe deve responder a três perguntas:

• _O que eles realizaram ontem?
• _O que planejam realizar hoje?
• há algum obstáculo que eles preveem?

O scrum master facilita a reunião diária de standup, anota quaisquer problemas levantados e fornece soluções posteriormente. Em geral, a reunião diária garante a transparência, a colaboração e o alinhamento dentro da equipe.

Como realizar reuniões diárias do scrum de forma eficiente

Vamos dar uma olhada em algumas dicas para realizar reuniões diárias do scrum sem problemas, garantindo que sua equipe permaneça organizada e motivada:

• Defina um horário e um local consistentes: Mantenha a reunião curta, com cerca de 15 minutos, para manter o foco e fazer mais coisas. É melhor escolher o mesmo horário e local todos os dias para que todos saibam quando e onde se encontrar
• Agenda estruturada: Siga o plano durante a reunião, concentrando-se nas três principais perguntas e tarefas. Evite sair do assunto com discussões não relacionadas
• Participação: Envolva sua equipe na reunião para melhorar a colaboração e a responsabilidade
• Resolução de problemas: Lide imediatamente com quaisquer problemas ou bloqueios da reunião. Encontre soluções e atribua ações conforme necessário
• Acompanhamento contínuo: Registre os pontos cruciais e os itens de ação da reunião. Acompanhe os participantes em suas tarefas que precisam ser concluídas até o final do dia

Resultado: A realização consistente de reuniões diárias do scrum e o monitoramento das realizações da equipe ajudarão a identificar e resolver possíveis obstáculos.

3. Revisão do Sprint

Uma reunião de revisão do sprint é uma reunião do scrum em que a equipe de desenvolvimento demonstra o trabalho concluído durante o sprint para as partes interessadas, como proprietários de produtos, gerentes de projeto ou investidores.

Normalmente, a revisão do sprint ocorre no final de cada sprint. O ideal é que a apresentação e a revisão do produto durem entre uma e duas horas, permitindo tempo suficiente para apresentações e sessões de feedback.

Como tornar as reuniões de revisão do sprint mais eficazes

Para tornar uma reunião de revisão de sprint mais eficaz, considere o seguinte:

• Prática e preparação: Certifique-se de que o líder da equipe esteja bem preparado para a revisão do sprint, inclusive praticando com uma demonstração simulada para comunicar o valor comercial do projeto de forma eficaz
• Entenda os objetivos: Reconheça que a revisão do sprint tem como objetivo fazer uma demonstração e obter feedback e percepções das partes interessadas para melhorar as ofertas de produtos
• Realizar uma reunião estruturada: Seguir uma agenda estruturada que inclua a revisão dos resultados do sprint, a discussão e a demonstração do trabalho concluído, a atualização do status do projeto e a colaboração nas próximas etapas
• Envolva as partes interessadas ativamente: Incentive a participação ativa de todas as partes interessadas para garantir que suas percepções sejam ouvidas e incorporadas aos futuros desenvolvimentos do produto
• Utilize o feedback: Use o feedback adquirido durante a revisão para adaptar o backlog do produto e melhorar continuamente os resultados do projeto

Resultado: A reunião de revisão do sprint é uma oportunidade para supervisionar os recursos da equipe, obter feedback, discutir as mudanças necessárias e planejar as próximas etapas.

4. Reunião de retrospectiva do sprint

A reunião de retrospectiva do sprint é realizada após a revisão do sprint para refletir sobre o desempenho da equipe durante o sprint.

Liderada pelo Scrum Master, essa reunião envolve discussões sobre o que deu certo, áreas problemáticas e tarefas que poderiam ter sido melhoradas. A sessão tem como objetivo avaliar o sprint anterior e estabelecer itens de ação para melhorar a colaboração e a eficácia em sprints futuros.

Os participantes incluem a equipe de desenvolvimento e o Scrum Master, e a duração normalmente varia de 45 minutos a três horas, dependendo da duração do sprint.

Como tornar as reuniões de retrospectiva de sprint mais produtivas

Aqui estão algumas maneiras práticas de aumentar a produtividade das reuniões de retrospectiva de sprint:

• Defina uma pauta clara: Defina os tópicos com antecedência para manter o foco da reunião e evitar que ela se prolongue desnecessariamente
• Comece com um tom positivo: Inicie a sessão com uma nota positiva. Mostre as realizações antes de se aprofundar nas áreas de melhoria. Incentive os membros da equipe a se concentrarem na solução de problemas em vez de culparem uns aos outros
• Use uma técnica estruturada: Implemente técnicas e formatos estruturados, como a retrospectiva do alpinista, que fornece uma estrutura simbólica para a equipe refletir sobre o sprint como uma caminhada na montanha, identificando obstáculos, riscos, facilitadores e fontes de ajuda. Outrosexemplos de retrospectiva de sprint incluem Mad Sad Glad, Starfish, Sailboat e outros

O que fazer e o que não fazer em reuniões ágeis

Considere o que fazer e o que não fazer para conduzir uma reunião ágil eficaz:

As 5 principais dicas para conduzir reuniões ágeis

Vamos nos aprofundar em algumas dicas e práticas recomendadas para conduzir reuniões ágeis:

1. Use o ClickUp para planejar e conduzir suas reuniões Agile

Transforme suas reuniões Agile com o ClickUp -uma ferramenta dinâmica para aumentar a colaboração e a eficiência.

Use Gerenciamento de projetos ágeis do ClickUp para gerenciar sua equipe, planejar, organizar e executar reuniões Agile - planejamento de impressão, stand-ups diários ou sessões de retrospectiva.

Aumente a colaboração e a produtividade da equipe com as ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis do ClickUp

O ClickUp tem recursos intuitivos e Modelos ágeis adaptados para metodologias ágeis como Scrum ou Kanban. Eles ajudam a organizar o trabalho, acompanhar o progresso e colaborar efetivamente com a equipe.

O ClickUp garante que suas reuniões Agile sejam produtivas, focadas e práticas, capacitando as equipes a atingir suas metas com facilidade.

Vamos nos aprofundar nos recursos essenciais do ClickUp que ajudam a conduzir reuniões Agile sem complicações.

Reuniões do ClickUp

Aproveite Reuniões ClickUp para fazer tudo o que você precisa para suas reuniões Agile em um só lugar.

Crie uma lista de tarefas para organizar todas as suas reuniões e cerimônias de sprint ágil no ClickUp

Veja como funciona:

• Espaço de trabalho centralizado: Faça anotações, planeje a pauta da reunião e defina tarefas para sua equipe - tudo em um só lugar
• Edição fácil: Faça com que os pontos críticos se destaquem usando as ferramentas de edição do ClickUp. Destaque pontos-chave ou mantenha suas anotações organizadas da maneira que desejar
• Comentários atribuídos: Atribua tarefas aos membros da sua equipe na seção de comentários. Crie itens de ação e acompanhe-os até que sejam concluídos sem sair da seção de comentários
• Listas de verificação: Mantenha o controle do que deve ser discutido em suas reuniões com o recurso de lista de verificação do ClickUp. Liste tudo o que você deseja abordar e marque-os à medida que avança
• Comandos de barra: Faça as coisas mais rapidamente durante as reuniões com os comandos de barra. Digite '/' em qualquer caixa de texto e execute várias ações em um clique
• Tarefas recorrentes: Configure as agendas de reuniões uma vez e use-as repetidamente. É uma maneira fácil de manter suas reuniões funcionando sem problemas

ClickUp Brain

Não gaste horas planejando pautas de reuniões, fazendo anotações e atribuindo tarefas.

Com o Cérebro ClickUp o ClickUp Brain é um aplicativo de inteligência artificial que simplifica sem esforço o processo de reunião, desde a criação da pauta até o resumo das notas. É o seu assistente de IA definitivo para aprimorar suas reuniões Agile.

Gerencie suas reuniões com o ClickUp AI e gere e-mails de reagendamento de reuniões sem erros

• Planejamento de pauta: Deixe o ClickUp Brain planejar as pautas das reuniões analisando as reuniões anteriores e sugerindo tópicos com base nas prioridades da sua equipe e em discussões anteriores
• Criação de pauta de reunião: Gere automaticamente uma pauta estruturada com base nos tópicos e tarefas identificados durante o planejamento da pauta
• Resumo de notas: O ClickUp Brain resume automaticamente os principais pontos e itens de ação discutidos durante as reuniões. Ele extrai informações essenciais das anotações da reunião e as apresenta em um formato conciso

Visualização do calendário do ClickUp

Mantenha seus projetos no caminho certo e sua equipe alinhada com Visualização do calendário do ClickUp .

Visualize e gerencie suas reuniões adiadas por meio do Calendar View do ClickUp

Veja como funciona:

• Visualize: Gerencie facilmente as linhas do tempo e visualize a agenda da sua equipe por dia, semana ou mês para acompanhar os projetos em um nível mais alto ou se aprofundar nos detalhes das tarefas. Configure seu calendário para exibir apenas as tarefas relevantes para a agenda de reuniões do dia e compartilhe-o com qualquer pessoa envolvida
• Organize: Agende tarefas ou eventos sem esforço com o recurso de arrastar e soltar. Com opções de classificação de tarefas por status, prioridade, responsável e muito mais, gerencie seu trabalho com eficiência diretamente da visualização do Calendar
• Integrações: Sincronize seu Google Calendar com o ClickUp para gerenciar o trabalho e as reuniões com perfeição. Inicie reuniões do Agile diretamente da visualização do Calendar e veja todas as tarefas do ClickUp junto com os eventos do Google Calendar usando a sincronização bidirecional

Lembretes do ClickUp Lembretes do ClickUp são como seu assistente pessoal para reuniões Agile, mantendo você e sua equipe atualizados.

Mantenha-se organizado e concentrado em suas tarefas com o ClickUp

Veja como eles facilitam sua vida:

• Gerenciamento de agendas: Mantenha sua reunião no ponto certo usando lembretes para criar e compartilhar agendas com antecedência. Além disso, incentive os membros da equipe a adicionar os tópicos que desejam abordar
• Gerenciamento de tempo: Chega de começar tarde! Defina lembretes para informar a todos sobre as próximas reuniões e quando elas devem começar. Perfeito para manter todos no horário, especialmente se a sua equipe estiver em diferentes fusos horários
• Acompanhamento de tarefas: Mantenha o ritmo após a reunião definindo lembretes para verificar os itens de ação e as tarefas discutidos. É uma ótima maneira de manter todos responsáveis e avançando

2. Mantenha o foco durante as reuniões do Agile

Manter o foco durante reuniões de projeto é vital para garantir o uso eficiente do tempo, discussões produtivas e alinhamento com as metas do projeto. Aqui estão algumas dicas que o ajudarão:

• Utilize recursos visuais: Use ferramentas como quadros brancos ou quadros digitais para manter a equipe visualmente envolvida e concentrada
• Minimize as distrações: Incentive os participantes a desativar as notificações e a se concentrar apenas na reunião
• Utilize técnicas como um estacionamento: Redirecione discussões fora do tópico para um espaço designado para consideração futura, preservando o foco nos itens atuais da agenda

Bônus:_ Como se concentrar e 7 maneiras de melhorar a concentração

3. Aderir a um fluxo disciplinado durante as reuniões do Agile

Manter um fluxo disciplinado durante as reuniões Agile é como seguir um roteiro - mantém todos no mesmo caminho. Mantendo-se organizado e focado, Equipes ágeis aproveitam ao máximo o tempo que passam juntas, promovendo um melhor trabalho em equipe e atingindo suas metas com mais eficiência.

Aqui estão algumas coisas que você deve fazer para manter um fluxo eficiente durante as reuniões Agile:

• Estabeleça o ritmo da reunião: Defina um formato de reunião estruturado, incluindo horários de início e término consistentes, para criar um fluxo previsível
• Usar estruturas de tomada de decisão: Empregar estruturas como votação romana ou Fist of Five para agilizar a tomada de decisão e manter as discussões em andamento
• Realize retrospectivas periódicas: Faça uma pausa para refletir sobre a eficácia da reunião e ajuste os processos da reunião conforme necessário para manter um fluxo disciplinado

4. Importância da preparação para reuniões ágeis

A preparação para as reuniões Agile prepara o terreno para discussões produtivas e tomadas de decisão informadas. Siga estas etapas para preparar sua equipe para as reuniões Agile:

• Incentive a pesquisa antes da reunião: Incentive os participantes a se familiarizarem com os tópicos da reunião com antecedência. Dessa forma, eles podem contribuir de forma mais eficaz para as discussões, oferecendo percepções, sugestões e soluções informadas com base em sua compreensão dos tópicos da reunião
• Forneça materiais prévios à reunião: Distribua documentos ou recursos relevantes com antecedência para facilitar a preparação completa e agilizar as discussões da reunião
• Promover uma cultura de responsabilidade: Enfatizar a responsabilidade individual pela preparação da reunião. Delegar a preparação promove um senso de responsabilidade entre os membros da equipe, pois os indivíduos são responsáveis por concluir as tarefas atribuídas antes da reunião

5. Evite perder horas produtivas em reuniões ágeis

Nas reuniões Agile, a importância de evitar a perda de horas produtivas não pode ser exagerada. Cada minuto desperdiçado equivale a uma oportunidade perdida de avançar em direção às metas e aos resultados do projeto.

Use estas estratégias para manter você e sua equipe no caminho certo durante as reuniões do projeto:

• Planeje a agenda cuidadosamente: Aloque o tempo para os itens da agenda com base na importância e na complexidade para priorizar as discussões de forma eficaz
• Otimize a duração da reunião: Mantenha as reuniões o mais curtas possível e, ao mesmo tempo, permita discussões significativas, evitando perda de tempo desnecessária
• Incentive a participação ativa: Crie um ambiente de apoio em que todas as vozes sejam ouvidas, garantindo que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir de forma significativa para as discussões da reunião

Mantenha suas reuniões ágeis com o ClickUp

Dominar as reuniões Agile é fundamental para os gerentes de projeto que buscam aprimorar a colaboração e a produtividade da equipe.

Com a implementação das dicas e estratégias discutidas neste artigo, as equipes podem simplificar a comunicação e promover o sucesso gerenciamento de projetos scrum .

Além disso, o ClickUp simplifica o gerenciamento de projetos, oferecendo fluxos de trabalho personalizáveis, ferramentas de colaboração em tempo real e recursos abrangentes de relatórios em uma plataforma intuitiva.

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Perguntas frequentes comuns

1. Quais são as quatro reuniões do Agile??

Nas metodologias de desenvolvimento Agile, há quatro reuniões importantes, geralmente chamadas de "eventos Scrum" dentro da estrutura Scrum. Essas reuniões são cruciais para manter todos na mesma página, trabalhando juntos sem problemas e fazendo progressos constantes.

São elas:

• Planejamento do Sprint,
• Daily Stand-Up,
• Revisão do Sprint e
• Retrospectivas de Sprint

**2. Quais são as quatro reuniões do Scrum?

O Scrum tem quatro reuniões cruciais que ajudam as equipes a se comunicarem e colaborarem melhor.

• A reunião de Planejamento de Sprint inicia cada sprint, delineando as tarefas para o próximo período
• as Daily Standups ocorrem diariamente, permitindo atualizações breves sobre o progresso e os planos
• No meio do sprint, a Revisão do Sprint mostra o trabalho concluído, reunindo o feedback das partes interessadas
• A Retrospectiva do Sprint no final do sprint reflete sobre o processo, identifica melhorias e faz ajustes para a próxima iteração

3. Quais são as quatro cerimônias do Agile??

A estrutura Agile apresenta quatro cerimônias - Sprint Planning, Daily Standup, Sprint Review e Sprint Retrospective - que aprimoram a comunicação, a colaboração e a iteração das equipes de desenvolvimento.