Os gerentes lidam com muita coisa.
Desde a pressão da liderança para cumprir metas e objetivos até a orientação da equipe, equilibrar as diferentes expectativas pode ser um ato desafiador. E, como líder, é necessário realizar reuniões para ajudá-lo a delegar tarefas e obter atualizações de status, fazer brainstorming de estratégias e assim por diante.
Qualquer reunião, independentemente do tipo, precisa de um propósito, objetivo, caso de uso e pauta claros. Criar uma pauta, definir expectativas e manter o controle da conversa são etapas importantes para garantir que a reunião permaneça no caminho certo e seja produtiva.
Portanto, se você quiser se tornar um líder de equipe mais forte e acabar de vez com as reuniões inúteis, este blog é para você. Descrevemos nove tipos de reuniões que você precisa conhecer e como conduzi-las adequadamente.
Como bônus, incluímos alguns modelos gratuitos para ajudá-lo a tirar o máximo proveito da sua próxima reunião!
Elementos de reunião a serem considerados antes de escolher o tipo de reunião
Conhecer os tipos de reuniões que um gerente pode organizar ajudará a preparar sua equipe para o sucesso. Eficaz gerenciamento de reuniões pode ajudar a aumentar o envolvimento e a colaboração entre a equipe.
Em vez de ser uma atividade recorrente e desgastante, uma reunião eficaz pode ser uma oportunidade única de reunir ideias, fornecer informações, estimular o crescimento profissional e fazer avançar os objetivos organizacionais.
Antes de escolher o tipo certo de reunião para a sua equipe, não deixe de considerar estes elementos da reunião:
1. Objetivo: qual é o objetivo da reunião?
2. Participantes: Quem deve participar e quem conduzirá a reunião?
3. Agenda: Quais tópicos precisam ser discutidos e em que ordem?
4. Resultado: O que você espera alcançar ao final da reunião?
5. Frequência: Com que frequência a reunião deve ser realizada?
Depois de considerar esses elementos, é hora de escolher o melhor tipo de reunião para as necessidades da sua equipe.
_Agora, vamos nos aprofundar nos tipos de reuniões que você precisa conhecer e como realizá-las adequadamente com as ferramentas e técnicas certas!
9 dos tipos mais comuns de reuniões
Aqui estão nove tipos de reuniões, dicas sobre como conduzir cada uma delas com sucesso e modelos gratuitos e prontos para uso para ajudá-lo a começar!
1. Reuniões de integração
As reuniões de integração são o primeiro encontro entre os funcionários e seus gerentes depois que eles ingressam na organização. Esse tipo de reunião inicial significa o início do treinamento e é necessário, pois o período de integração do funcionário estabelece as bases para o sucesso de um novo membro da equipe, pois é o primeiro mergulho profundo nos processos e sistemas da empresa.
Essas reuniões devem ajudar os gerentes a conhecer seus funcionários e construir relacionamentos. Fazer perguntas para quebrar o gelo, como, por exemplo, quais são seus hobbies, qual é seu prato favorito, ou outras perguntas interpessoais, como, por exemplo, como você prefere receber feedback ou o que o motiva, são práticas recomendadas para essas reuniões.
As reuniões de integração também devem descrever o programa de treinamento e os recursos relevantes, quem são os membros da equipe e uma lista de verificação de itens de ação para concluir em sua primeira semana. Tente Lista de verificação de integração de funcionários do ClickUp para dar suporte aos novos contratados e ajudá-los a se adaptarem aos novos fluxos de trabalho.
Simplifique a integração de seus novos funcionários processo de integração com este modelo no ClickUp Documentos. Inclui detalhes para lidar com o primeiro dia, a primeira semana e os primeiros 90 dias de integração! Download do modelo de lista de verificação de integração de funcionários
2. Reuniões individuais
A reunião individual é realizada entre duas pessoas, geralmente um gerente e seu subordinado direto. Elas são uma das maneiras mais eficazes de os gerentes criarem relacionamentos e confiança com seus subordinados diretos.
Há vários tipos de reuniões individuais e o tipo de reunião individual que você está organizando refletirá o conteúdo da agenda. Por exemplo, a primeira reunião individual de um gerente com um subordinado direto será muito diferente de um check-in individual quinzenal.
Na Fellow, os gerentes realizam reuniões individuais com seus subordinados diretos para conhecê-los melhor e verificar como estão se saindo. Eles fazem perguntas para construir relacionamentos e, ao mesmo tempo, estabelecem expectativas e itens de ação para ajudar a preparar o funcionário para o sucesso.
Os tópicos são orientados para verificar o progresso do projeto e os bloqueios atuais e, ao mesmo tempo, ter conversas sobre desenvolvimento de carreira. Independentemente do tipo de conversa individual cadência da reunião na reunião, sempre deve constar o seguinte:
- Perguntas de construção de relacionamento para verificar o bem-estar e a vida pessoal de cada um
- Uma discussão sobre itens de negócios específicos ou essenciais
- Itens de ação claros e próximas etapas após a reunião
A importância de uma reunião individual está em seu poder de promover a confiança e um vínculo significativo entre um funcionário e seu gerente. Um componente importante para garantir que esses tipos de reuniões sejam eficazes é pedir ao seu subordinado direto que seja o responsável pela preparação da pauta da reunião.
Usar uma ferramenta de reunião individual para documentar a conversa e solicitar feedback também é uma estratégia útil para aumentar a eficácia da reunião. Você também pode tirar proveito de Modelo de reunião 1:1 do ClickUp para facilitar uma reunião organizada que gera confiança e relacionamento.
O modelo 1:1 do ClickUp inclui páginas pré-criadas para funções de funcionários, expectativas e agendas de reuniões recorrentes para cada membro da equipe. Crie páginas aninhadas dentro de cada página para obter ainda mais organização Faça o download do modelo de reunião 1-1
3. Reuniões de check-in
As reuniões de check-in, também chamadas de reuniões de atualização de status, são discussões em que as equipes colaboram e compartilham o progresso em um tópico ou projeto específico. O objetivo é garantir o alinhamento da equipe e do projeto e, ao mesmo tempo, levantar os obstáculos que inibem o progresso.
Embora as reuniões de check-in ou de atualização de status nem sempre sejam as favoritas da equipe, elas são um mecanismo valioso para resolver problemas e manter-se atualizado sobre o progresso de um projeto.
A duração de uma reunião de check-in pode variar de acordo com o status e o tamanho do projeto. A equipe de vendas geralmente tem reuniões diárias curtas para verificar o progresso do negócio e atualizações que duram de 10 a 15 minutos.
Outra alternativa seria um check-in da liderança durante uma crise, em que cada departamento compartilha uma atualização. Também são possíveis reuniões mais longas de check-in do projeto, nas quais você precisa discutir atualizações e analisar itens de ação anteriores e o progresso obtido.
As reuniões de check-in podem ter um tom casual ou formal, dependendo do contexto e do seu local de trabalho. Em suma, o check-in bem-sucedido deve promover a comunicação aberta linhas de comunicação entre cada membro da equipe e manter todos os envolvidos informados.
Isso pode ser facilitado por meio de uma mesa redonda de atualizações em que cada membro da equipe deve adicionar pontos de discussão relacionados aos seus projetos. Isso também permite que você aborde quaisquer bloqueios para que a equipe possa agir de forma rápida e adequada.
Para ajudá-lo a realizar uma reunião produtiva, certifique-se de estar preparado com uma lista de perguntas de check-in para fazer à sua equipe. Você também pode prepará-los para o sucesso criando um ciclo de feedback para capturar atualizações, preocupações e outras observações importantes.
Uma maneira de fazer isso é criar um documento de reunião de standup que sua equipe possa preencher antes da reunião! Use o Modelo de reunião diária de standup do ClickUp e personalize-o de acordo com as necessidades da sua equipe.
O objetivo da reunião diária de standup é ajudar na coordenação da equipe. Esse ciclo de feedback rápido ajuda as equipes a se alinharem e a permanecerem no caminho certo, semelhante a uma reunião de futebol. Se surgir um problema, você poderá resolvê-lo rapidamente e manter os projetos no caminho certo Download do modelo de reunião diária de standup Bônus:_ **Modelos de agenda de conferência !
4. Reuniões de brainstorming
Uma reunião de brainstorming é quando uma equipe se reúne para gerar ideias sobre um tópico específico. As sessões de brainstorming podem ocorrer de forma síncrona ou assíncrona. Em uma contexto assíncrono você precisará garantir que o comunicação da equipe e ferramentas de colaboração estão disponíveis para os participantes da reunião.
Um brainstorming bem-sucedido será empolgante! Todos se reúnem para dar asas à criatividade e gerar ideias. O céu deve ser o limite, e não há ideias ruins.
As sugestões geradas podem ser muito simples, mas também podem ser complexas, e é importante enfatizar, como organizador da reunião, que não há ideias ruins. Espera-se que todos os participantes da reunião participem da conversa, portanto, você deve garantir que o formato da reunião se adapte aos participantes extrovertidos e introvertidos.
As reuniões de brainstorming são sessões divertidas e envolventes, mas podem ser mentalmente desgastantes para a equipe, especialmente quando não há um sistema para acompanhar as ideias. Pode ser benéfico agendar uma reunião de acompanhamento para restringir e destilar ideias específicas posteriormente para maximizar a eficiência.
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Reuniões com todas as equipes
A reunião geral implica que todos os níveis da organização participarão da reunião, incluindo colaboradores individuais, líderes de equipe, chefes de departamento e executivos da c-suite. O objetivo é sincronizar toda a empresa com atualizações relevantes, como atualizações específicas do departamento ou alterações nas políticas da empresa.
Cada empresa tem uma cadência e pontos de discussão diferentes para suas reuniões gerais. Uma reunião geral eficaz geralmente é realizada pelo CEO ou líder da empresa, e os pontos de discussão incluem atualizações da liderança ou do departamento, apresentações de novos funcionários e muito mais.
No Podcast do Supermanagers em uma reunião de equipe, Matt Martin, CEO da Clockwise, compartilhou que a reunião de todos os funcionários inclui muitos aspectos diferentes, inclusive atualizações do departamento, apresentações e um ponto de discussão em que são compartilhados momentos engraçados da semana. Essas reuniões geralmente duram uma hora.
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Reuniões de tomada de decisão
Uma reunião de tomada de decisão é quando uma equipe se reúne para formalizar uma decisão e iterar as próximas etapas. Essas reuniões geralmente são usadas para a tomada de decisões significativas que exigem um compromisso e, possivelmente, uma nova direção.
Essas reuniões são padrão em diferentes equipes: reuniões de diretoria ou reuniões de projeto podem incluir a tomada de decisões. As decisões importantes devem ser documentadas em seu ferramenta de atas de reunião para que a equipe possa se lembrar da lógica por trás da decisão.
As perguntas a serem respondidas durante essas reuniões incluem:
- Considerando nossas circunstâncias e recursos atuais, qual é a melhor opção para seguir em frente?
- Quem é responsável pelas próximas etapas? Por quê?
Por exemplo, uma reunião de tomada de decisão poderia ser realizada com um gerente de marketing de mídia social e um coordenador de marketing de mídia social para mudar a direção de uma campanha de marketing malsucedida. Se a equipe precisar avaliar se está abordando uma campanha com a perspectiva e o tom adequados, ela poderá se reunir para avaliar o engajamento e a resultados de conversão e escolher uma nova direção.
Durante a reunião, eles listarão por que precisam mudar o foco e documentarão por que a nova direção parece benéfica. Portanto, esse tipo de reunião tem como objetivo decidir e documentar uma decisão para levar adiante um projeto ou uma iniciativa.
Verificar estes_ Modelos de matriz de decisão !
7. Reuniões de solução de problemas
As reuniões de solução de problemas geralmente são realizadas entre alguém que está enfrentando um desafio e um gerente ou líder. Dependendo da natureza do problema, essa reunião pode incluir um representante de diferentes departamentos, como um representante do RH ou da equipe jurídica. O objetivo de uma reunião de solução de problemas é encontrar uma solução para um obstáculo ou explorar as possibilidades do próximo passo.
As reuniões de solução de problemas podem beneficiar qualquer funcionário, independentemente da natureza do problema. Durante essas reuniões, você deve primeiro analisar uma situação e suas causas, avaliar a direção a ser tomada e, em seguida, criar um plano de ação para resolver o problema.
Lembre-se de que cada etapa deve ser documentada em seu anotações da reunião e compartilhadas com as pessoas envolvidas na conversa.
Crie seu próprio modelo de reunião e descreva a pauta da reunião, os itens de ação, os resumos da reunião e muito mais no ClickUp Docs Download do Guia do ClickUp Docs
Reuniões de planejamento trimestrais Planejamento trimestral é a implementação estratégica de um plano anual dividido em quatro trimestres. A cada trimestre, uma meta revisada é definida para os três meses seguintes. Essas metas atualizadas podem ser comunicadas em uma reunião de planejamento trimestral em que se discutem os planos estratégicos e se comemoram as conquistas dos últimos 90 dias.
Essas reuniões são uma oportunidade para pressionar, dar ou receber feedback e se preparar para os meses seguintes. Cada sessão de planejamento trimestral também deve incluir tempo para refletir sobre os últimos 90 dias, analisar as tarefas concluídas e em andamento e preparar-se para o que está por vir no próximo trimestre.
O objetivo da reunião é ajudar a preparar sua equipe para o sucesso na realização de suas metas metas de curto prazo e as metas de longo prazo da empresa. 💪
A chave para uma reunião de planejamento trimestral eficaz é ser organizado. Os pontos de discussão devem ser claros e as metas que saem da reunião devem ser definidas. Além disso, o retorno dos aprendizados dos trimestres anteriores durante a conversa de planejamento ajuda a considerar quais metas são apropriadas e relevantes.
Não se esqueça de acompanhar suas metas em Metas do ClickUp para garantir que você tenha cronogramas claros e metas mensuráveis.
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9. Reuniões da diretoria
Uma reunião de diretoria é uma reunião formal com toda a diretoria de uma determinada organização. Essas reuniões formais são realizadas em vários intervalos, como trimestral ou anualmente, para discutir questões recorrentes e significativas, como questões de política, negócios legais ou relatórios de KPI ou questões diversas.
O presidente de um conselho, também conhecido como líder da reunião, preside a reunião. E, mais especificamente, o objetivo de uma reunião do conselho é definir a política e a estratégia, revisar os planos estratégicos e chegar a um acordo sobre uma determinada questão.
Durante essa reunião, as atas da reunião são registradas para formar um documento legal que será publicado em conformidade com as operações do conselho. A publicação das atas das reuniões é fundamental, pois é um estratégia de comunicação entre a organização, a diretoria e várias partes interessadas externas.
Este quadro Agenda da reunião O modelo serve como um esboço para focar e abordar rapidamente os principais problemas e garantir que todos estejam na mesma página sobre o que precisa ser feito Download do modelo de agenda de reunião da diretoria
Torne suas reuniões mais produtivas com uma agenda e as ferramentas certas
Há muitos tipos diferentes de reuniões com propósitos diferentes. Saber qual reunião deve ser usada em qual circunstância pode ser um desafio para os gerentes.
A implementação de estratégias eficazes de gerenciamento de reuniões e o uso das ferramentas certas podem ser um desafio para os gerentes
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para ajudá-lo a gerenciar seu trabalho, horários, equipe e muito mais, você pode evitar reuniões improdutivas e começar a realizar sessões colaborativas que energizam e
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Escritor convidado: _
Fellow.app
é o software de gerenciamento de reuniões mais bem avaliado que ajuda os gerentes e suas equipes a criar hábitos de reunião eficazes por meio de agendas colaborativas, rastreamento de itens de ação e uma biblioteca de modelos de reunião aprovados por especialistas.