Os gerentes lidam com muitas coisas.
Desde a pressão da liderança para atingir metas e objetivos até a orientação da sua equipe, equilibrar as diferentes expectativas pode ser uma tarefa desafiadora. E, como líder, é necessário conduzir reuniões para ajudá-lo a delegar tarefas, obter atualizações de status, debater estratégias e assim por diante.
Qualquer reunião, independentemente do tipo, precisa de um objetivo, finalidade, caso de uso e agenda claros. Criar uma agenda, definir expectativas e acompanhar a conversa são etapas importantes para garantir que a reunião permaneça produtiva e dentro do planejado.
Portanto, se você deseja se tornar um líder de equipe mais forte e acabar de vez com reuniões inúteis, este blog é para você. Descrevemos nove tipos de reuniões que você precisa conhecer e como conduzi-las adequadamente.
Como bônus, incluímos alguns modelos gratuitos para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua próxima reunião!
Elementos a serem considerados antes de escolher o tipo de reunião
Conhecer os tipos de reuniões que um gerente pode organizar ajudará a preparar sua equipe para o sucesso. O gerenciamento eficaz de reuniões pode ajudar a aumentar o envolvimento e a colaboração em toda a equipe.
Em vez de ser uma atividade recorrente e desgastante, uma reunião eficaz pode ser uma oportunidade única para reunir ideias, fornecer contribuições, estimular o crescimento profissional e impulsionar os objetivos organizacionais.
Antes de escolher o tipo certo de reunião para sua equipe, certifique-se de considerar estes elementos:
1. Objetivo: Qual é o objetivo da reunião? 2. Participantes: Quem deve participar e quem conduzirá a reunião? 3. Agenda: Quais tópicos precisam ser discutidos e em que ordem? 4. Resultado: O que você espera alcançar ao final da reunião? 5. Frequência: Com que frequência a reunião deve ocorrer?
Depois de considerar esses elementos, é hora de escolher o melhor tipo de reunião para as necessidades da sua equipe.
Agora, vamos mergulhar nos tipos de reuniões que você precisa conhecer e como conduzi-las adequadamente com as ferramentas e técnicas certas!
9 dos tipos mais comuns de reuniões
Aqui estão nove tipos de reuniões, dicas para conduzir cada uma com sucesso e modelos gratuitos e prontos para uso para ajudar você a começar!
1. Reuniões de integração
As reuniões de integração são a primeira reunião entre os funcionários e seus gerentes após ingressarem na organização. Esse tipo de reunião inicial significa o início do treinamento e é necessária, pois o período de integração do funcionário estabelece as bases para o sucesso de um novo membro da equipe, já que é sua primeira imersão profunda nos processos e sistemas da empresa.
Essas reuniões devem ajudar os gerentes a conhecer seus funcionários e construir relacionamentos. Fazer perguntas para quebrar o gelo, como quais são seus hobbies, qual é o seu prato favorito ou outras perguntas interpessoais, como como você prefere receber feedback ou o que o motiva, são as melhores práticas para essas reuniões.
As reuniões de integração também devem descrever o programa de treinamento e os recursos relevantes, quem são os membros da equipe e uma lista de verificação de ações a serem concluídas na primeira semana. Experimente a lista de verificação de integração de funcionários do ClickUp para apoiar seus novos contratados e ajudá-los a se adaptar aos novos fluxos de trabalho.
2. Reuniões individuais
Uma reunião individual é entre duas pessoas, geralmente um gerente e seu subordinado direto. Elas são uma das maneiras mais eficazes para os gerentes construírem relacionamentos e confiança com seus subordinados diretos.
Existem vários tipos de reuniões individuais, e o tipo de reunião individual que você está organizando refletirá o conteúdo da agenda. Por exemplo, a primeira reunião individual que um gerente tem com um subordinado direto será muito diferente de uma reunião individual quinzenal.
Na Fellow, os gerentes realizam reuniões individuais com seus subordinados diretos para conhecê-los melhor e verificar como estão se saindo. Eles fazem perguntas para construir relacionamentos, ao mesmo tempo em que definem expectativas e ações para ajudar o funcionário a ter sucesso.
Os tópicos são orientados para verificar o progresso do projeto e os obstáculos atuais, ao mesmo tempo em que se mantêm conversas sobre o desenvolvimento da carreira. Independentemente da frequência das reuniões individuais, a reunião deve sempre incluir o seguinte:
- Perguntas para criar rapport e verificar o bem-estar e a vida pessoal uns dos outros
- Uma discussão sobre itens comerciais específicos ou essenciais
- Itens de ação claros e próximos passos ao sair da reunião
A importância de uma reunião individual reside em seu poder de promover a confiança e um vínculo significativo entre um funcionário e seu gerente. Um componente importante para garantir que esses tipos de reuniões sejam eficazes inclui pedir ao seu subordinado direto que se responsabilize pela preparação da agenda da reunião.
Usar uma ferramenta de reunião individual para documentar a conversa e solicitar feedback também é uma estratégia útil para aumentar a eficácia da reunião. Você também pode aproveitar o modelo de reunião 1:1 do ClickUp para facilitar uma reunião organizada que crie confiança e rapport.
3. Reuniões de check-in
Reuniões de check-in — também conhecidas como reuniões de atualização de status — são discussões nas quais as equipes colaboram e compartilham o progresso em um tópico ou projeto específico. O objetivo é garantir o alinhamento da equipe e do projeto, ao mesmo tempo em que se levantam os obstáculos que inibem o progresso.
Embora as reuniões de check-in ou atualização de status nem sempre sejam as favoritas da equipe, elas são um mecanismo valioso para resolver problemas e manter-se atualizado sobre o andamento de um projeto.
A duração de uma reunião de check-in pode variar de acordo com o status e o tamanho do projeto. A equipe de vendas costuma realizar reuniões diárias curtas, com duração de 10 a 15 minutos, para verificar o andamento das negociações e as atualizações.
Outra alternativa seria uma reunião de liderança durante uma crise, na qual cada departamento compartilha uma atualização. Também são possíveis reuniões mais longas para verificar o andamento do projeto, nas quais você precisa discutir atualizações e revisar itens de ação anteriores e o progresso alcançado.
As reuniões de check-in podem ter um tom informal ou formal, dependendo do contexto e do seu local de trabalho. Em suma, um check-in bem-sucedido deve promover linhas de comunicação abertas entre cada membro da equipe e manter todos envolvidos e informados.
Isso pode ser facilitado por meio de uma mesa redonda de atualizações, na qual cada membro da equipe deve acrescentar pontos de discussão relacionados aos seus projetos. Isso também permite que você resolva quaisquer obstáculos para que a equipe possa agir rapidamente e de forma adequada.
Para ajudar você a conduzir uma reunião produtiva, certifique-se de estar preparado com uma lista de perguntas para fazer à sua equipe. Você também pode prepará-los para o sucesso criando um ciclo de feedback para capturar atualizações, preocupações e outras notas importantes.
Uma maneira de fazer isso é criar um documento de reunião standup que sua equipe possa preencher antes da reunião! Use o modelo de reunião standup diária do ClickUp e personalize-o para atender às necessidades da sua equipe.
Bônus: modelos de agenda de conferências!
4. Reuniões de brainstorming
Uma reunião de brainstorming é quando uma equipe se reúne para gerar ideias sobre um tópico específico. As sessões de brainstorming podem ocorrer de forma síncrona ou assíncrona. Em um contexto assíncrono, você precisará garantir que as ferramentas de comunicação e colaboração remotas da equipe estejam disponíveis para os participantes da reunião.
Uma sessão de brainstorming bem-sucedida será empolgante! Todos se reúnem para estimular sua criatividade e gerar ideias. O céu é o limite, e não existem ideias ruins.
As sugestões geradas podem ser muito simples, mas também podem ser complexas, e é importante enfatizar, como organizador da reunião, que não existem ideias ruins. Espera-se que todos os participantes da reunião participem da conversa, portanto, você deve garantir que o formato da reunião seja adequado para participantes extrovertidos e introvertidos.
As reuniões de brainstorming são sessões divertidas e envolventes, mas podem ser mentalmente desgastantes para a equipe, especialmente quando não há um sistema para acompanhar as ideias. Pode ser benéfico agendar uma reunião de acompanhamento para restringir e destilar ideias específicas posteriormente, a fim de maximizar a eficiência.
Experimente o recurso de mapa mental do Clickup para capturar ideias e organizar sua sessão de brainstorming.
5. Reuniões com todos os funcionários
A reunião com todos os funcionários implica que todos os níveis da organização participarão da reunião, incluindo colaboradores individuais, líderes de equipe, chefes de departamento e executivos de alto escalão. O objetivo é sincronizar toda a empresa com atualizações relevantes, como atualizações específicas do departamento ou mudanças nas políticas da empresa.
Cada empresa tem um ritmo e pontos de discussão diferentes para suas reuniões gerais. Uma reunião geral eficaz geralmente é conduzida pelo CEO ou líder da empresa, e os pontos de discussão incluem atualizações da liderança ou do departamento, apresentações de novos funcionários e muito mais.
No podcast Supermanagers, Matt Martin, CEO da Clockwise, compartilhou que a reunião com todos os funcionários inclui muitos aspectos diferentes, incluindo atualizações do departamento, apresentações e um ponto de discussão onde momentos engraçados da semana são compartilhados. Essas reuniões geralmente duram uma hora.
Experimente o modelo de reunião geral da ClickUp para uma reunião semanal envolvente e organizada.
6. Reuniões para tomada de decisões
Uma reunião de tomada de decisão é quando uma equipe se reúne para formalizar uma decisão e iterar as próximas etapas. Essas reuniões geralmente são usadas para tomadas de decisão significativas que exigem um compromisso e, potencialmente, uma nova direção.
Essas reuniões são padrão em diferentes equipes: reuniões de diretoria ou reuniões de projeto podem incluir a tomada de decisões. Decisões importantes devem ser documentadas em sua ferramenta de atas de reunião para que a equipe possa se lembrar da lógica por trás da decisão.
As perguntas a responder durante essas reuniões incluem:
- Dadas as nossas circunstâncias e recursos atuais, qual é a melhor opção para seguir em frente?
- Quem é responsável pelas próximas etapas? Por quê?
Por exemplo, uma reunião de tomada de decisão poderia ser realizada com um gerente de marketing de mídia social e um coordenador de marketing de mídia social para mudar a direção de uma campanha de marketing malsucedida. Se a equipe precisar avaliar se está abordando uma campanha da perspectiva e do tom adequados, ela poderia se reunir para avaliar os resultados de engajamento e conversão e escolher uma nova direção.
Durante a reunião, eles listarão por que precisam mudar o foco e documentarão por que a nova direção parece benéfica. Portanto, esse tipo de reunião tem como objetivo decidir e documentar uma decisão para levar adiante um projeto ou iniciativa.
Confira estes modelos de matriz de decisão!
7. Reuniões para resolução de problemas
As reuniões para resolução de problemas geralmente são realizadas entre alguém que enfrenta um desafio e um gerente ou líder. Dependendo da natureza do problema, essa reunião pode incluir um representante de diferentes departamentos, como um representante do RH ou da equipe jurídica. O objetivo de uma reunião para resolução de problemas é encontrar uma solução para um obstáculo ou explorar possibilidades para os próximos passos.
As reuniões para resolução de problemas podem beneficiar qualquer funcionário, independentemente da natureza da questão. Durante essas reuniões, você deve primeiro analisar a situação e suas causas, avaliar qual direção tomar e, em seguida, criar um plano de ação para resolver o problema.
Lembre-se de que cada etapa deve ser documentada em suas notas da reunião e compartilhada com as pessoas envolvidas na conversa.
8. Reuniões trimestrais de planejamento
O planejamento trimestral é a implementação estratégica de um plano anual dividido em quatro trimestres. A cada trimestre, uma meta revisada é definida para os três meses seguintes. Essas metas atualizadas podem ser comunicadas em uma reunião de planejamento trimestral, onde há uma discussão sobre os planos estratégicos e uma comemoração das conquistas dos últimos 90 dias.
Essas reuniões são uma oportunidade para pressionar, dar ou receber feedback e se preparar para os próximos meses. Cada sessão de planejamento trimestral também deve incluir um tempo para refletir sobre os últimos 90 dias, revisar as tarefas concluídas e em andamento e se preparar para o que está por vir no próximo trimestre.
O objetivo da reunião é ajudar a preparar sua equipe para o sucesso na conquista de suas metas de curto prazo e das metas de longo prazo da empresa. 💪
O segredo para uma reunião trimestral de planejamento eficaz é ser organizado. Os pontos a serem discutidos devem ser claros e as metas a serem alcançadas após a reunião devem ser definidas. Além disso, revisitar os aprendizados dos trimestres anteriores durante a conversa de planejamento ajuda a considerar quais metas são apropriadas e relevantes.
Não se esqueça de acompanhar suas metas no ClickUp Goals para garantir que você tenha cronogramas claros e metas mensuráveis.
9. Reuniões do conselho
Uma reunião do conselho é uma reunião formal com todo o conselho de administração de uma determinada organização. Essas reuniões formais são realizadas em vários intervalos, como trimestralmente ou anualmente, para discutir questões recorrentes e significativas, como questões políticas, negócios jurídicos ou relatórios de KPI, ou questões diversas.
O presidente do conselho, também conhecido como líder da reunião, preside a reunião. Mais especificamente, o objetivo de uma reunião do conselho é definir políticas e estratégias, revisar os planos estratégicos e chegar a um acordo sobre uma determinada questão.
Durante essa reunião, as atas são registradas para formar um documento legal que será publicado em conformidade com as operações do conselho. A publicação das atas da reunião é fundamental, pois é uma estratégia de comunicação entre a organização, o conselho e várias partes interessadas externas.
Torne suas reuniões mais produtivas com uma agenda e as ferramentas certas
Existem muitos tipos diferentes de reuniões com objetivos distintos. Saber qual reunião deve ser usada em cada circunstância pode ser um desafio para os gerentes.
Ao implementar estratégias eficazes de gerenciamento de reuniões e aproveitar as ferramentas certas de reuniões online, como o ClickUp, para ajudá-lo a gerenciar seu trabalho, agendas, equipe e muito mais, você pode evitar reuniões improdutivas e começar a realizar sessões colaborativas que energizam e motivam sua equipe a atingir seus objetivos.
Autor convidado:
O Fellow.app é o software de gerenciamento de reuniões mais bem avaliado, que ajuda os gerentes e suas equipes a criar hábitos eficazes de reunião por meio de agendas colaborativas, acompanhamento de itens de ação e uma biblioteca de modelos de reunião aprovados por especialistas.