No mundo dos negócios, você pode ser bombardeado por um jargão interminável - "vamos dar o pontapé inicial e nos aprofundar na alavancagem da equipe para sinergizar fluxos e fortalecer a competência essencial, antes de voltar mais tarde para fazer contato" - Isso torna a vida muito confusa.
Para cortar o jargão, considere os itens de ação. Eles não parecem tão impressionantes ou revolucionários. Mas são muito mais eficazes para fazer as coisas do que os tradicionais lista de tarefas seja no escritório ou na cozinha.
O segredo dos itens de ação é que eles indicam algo a ser feito. Um método dedicado para formular tarefas em termos da ação necessária, e não do resultado desejado, pode aumentar significativamente a produtividade e aproximá-lo de suas ambições de longo prazo.
O que é um item de ação?
Embora um item de ação possa parecer um apelido corporativo para uma tarefa, eles são coisas diferentes. Uma tarefa aparece mais comumente em um lista de tarefas como um marcador curto e simples. Normalmente, não há informações substanciais, além do quê.
Um item de ação, por outro lado, é uma tarefa mais abrangente, porém ainda relativamente concisa, com uma descrição que descreve a tarefa em termos de "quem", "o quê", "como" e "quando". Assim, quem o recebe pode se familiarizar instantaneamente.
Ao mesmo tempo, no trabalho, apresentar a tarefa dessa forma pode tornar mais óbvio determinar qual funcionário seria o melhor para realizá-la. Isso faz parte de sua plano de ação .
Isso permite que um gerente delegue com mais facilidade sem ter que diminuir o ritmo e explicar as coisas duas vezes. Os itens de ação falam por si. Faça o download do modelo de itens de ação do ClickUp
5 dicas de lista de itens de ação
Aqui estão nossas cinco principais dicas para criar itens de ação fantásticos que o ajudam a manter o foco, concluir tarefas e atingir metas:
1. Torne seus itens de ação concretos, não abstratos
Como mencionamos anteriormente, as tarefas geralmente são escritas como resultados intangíveis e abstratos, como "criar uma apresentação de vendas", enquanto os itens de ação precisam ser ações concretas e avaliáveis, como "colaborar com o marketing em uma apresentação de vendas de 20 minutos com folhetos para segunda-feira" Para obter itens de ação brilhantes, você precisará sair das nuvens e descer à terra.
2. Detalhar itens de ação para caber em uma linha MAS inclua uma descrição
Se levar tanto tempo para ler quanto para fazer, você está fazendo as coisas da maneira errada. Embora itens de ação longos possam parecer mais informativos, na maioria das vezes eles são confusos e improdutivos. Eles não precisam ser tão engraçados quanto uma frase de efeito no clube de comédia, mas devem ser breves! Dito isso, não se esqueça de acrescentar informações complementares se elas forem essenciais para o entendimento do designado. Se estiver escrevendo para si mesmo, é possível que se esqueça de detalhes, portanto, adicione uma breve descrição para garantir a segurança.
3. Trabalhe com um formato consistente
Da mesma forma que os historiadores da arte conseguem distinguir um Rembrandt de um Caravaggio, seus itens de ação podem se tornar famosos se forem apresentados de forma consistente e eficaz. A consistência leva a uma melhor compreensão, com o bônus adicional de que você se tornará mais eficiente na preparação de itens de ação ao praticar o mesmo formato.
4. Categorize seus itens de ação por contexto, ação e recurso.
É importante, principalmente do ponto de vista da eficiência, organizar e categorizar quando aplicável. Com relação aos itens de ação, você deve organizá-los de acordo com o contexto (qual projeto, tipo de trabalho, área de negócios), as ações em si ( criativo comunicativo, administrativo) e os recursos necessários ( pessoal, materiais, tempo, terceirização ). Mesmo que seja apenas uma forma de se manter organizado, você verá um grande benefício em organizar seus itens de ação dessa maneira.
5. Transmita enquanto estiver colaborando
Se os itens de ação pendentes dependerem da colaboração de várias pessoas, você deve ser particularmente claro quanto a esse fato, certificando-se de que todos os indivíduos saibam sua função na tarefa. Nos casos em que o item de ação será repassado e transmitido a outras pessoas, todos devem ser capazes de pegá-lo e executá-lo. Ao concluir seu item de ação, deve haver um novo item para substituí-lo, um que atualize todos. Com o trabalho colaborativo, é especialmente importante reavaliar as informações que precisam ser transmitidas e se a mesma colaboração ainda é necessária.
Bônus:_ Modelos de folha de fatos !
O que torna um item de ação bom?
Primeiro, considere a tarefa: "Encontre atacadistas para novos produtos." Quais são as limitações? Bem, esse é realmente apenas o resultado final, que é obviamente relevante, mas não faz muita coisa por si só.
Não há indicação de quem está encarregado da tarefa, como ela deve ser feita ou quando precisa ser concluída. Isso realmente não é muito útil.
Os itens de ação devem capturar:
- Quem é responsável por concluir o trabalho?
- Que ação precisa ser realizada?
- **Como a ação pode ser realizada?
- **Quando é a data de vencimento?
Portanto, usando esse modelo, o item de ação pode ser lido como: "O Departamento de Operações deve ligar para os possíveis atacadistas (consulte o diretório) para garantir um acordo para a nova linha de utensílios de cozinha - data de vencimento: 10 de março."
As vantagens são muitas.
Há um responsável claro pela tarefa, um esboço sólido do que deve ser feito e uma data de vencimento.
Há até mesmo algumas informações relevantes que também podem acelerar o processo.
Não enlouqueça com detalhes extras, pois isso pode ser contraproducente. Um item de ação não é um passo a passo para alienígenas: "Ligue para os atacadistas pegando o dispositivo de telecomunicação com sua mão dominante e discando a sequência correta de números de 11 dígitos."
Se você for adicionar informações extras, certifique-se de que elas sejam valiosas e relevantes.
Assim como você tem muitos objetivos para uma meta maior, pode ter muitos itens de ação por objetivo. Para recapitular,
- As tarefas expressam os resultados desejados (metas).
- Os itens de ação mostram as ações literais necessárias para cumpri-las.
Como você escreve itens de ação?
Como já sabemos, os itens de ação são usados para definir as ações necessárias para a conclusão de uma tarefa ou trabalho. "Macaco vê, macaco faz", por assim dizer. Portanto, para criar um item de ação, pergunte a si mesmo o que precisa ser feito e como você pode fazer isso.
Tente descrever a ação em uma ou duas frases.
Se o item de ação parecer conter muitas etapas, divida-o em tarefas menores.
O segredo é anotar o item de ação assim que você o tiver. Se ele for claro, conciso e comunicável, formulado de forma a permitir que você conclua a tarefa em um pequeno número de etapas, você pode chamá-lo de item de ação e começar a trabalhar!
Um bom exemplo pode ser colocado em prática logo após ser definido. Se não for esse o caso, é provável que você tenha complicado demais o item de ação ou o tenha tornado ambíguo demais.
Exemplos de itens de ação
- Vendas para contato Cliente Springleaf sobre atrasos no envio
- Discussão sobre TI e Agência para finalizar as atualizações do site da próxima semana - devem ser feitas até quinta-feira
- O RH deve enviar o relatório de desempenho (previsto para 25 de julho) para o diretor assistente - cópia física.
- Acompanhamento com o gerente de projeto sobre o orçamento e os custos adicionais (fevereiro a abril) até quarta-feira
Mesmo que esteja escrevendo itens de ação para si mesmo, ainda é uma boa prática incluir todas as partes. Você (com sorte!) entenderá do que está falando.
Talvez seja possível omitir certos detalhes, mas se uma empresa usa itens de ação para relatórios diários de funcionários ou para avaliações de desempenho se o seu trabalho não for avaliado, incluir essas informações é melhor para manter um registro do seu trabalho.
Conclusão
Seguir essas dicas para sua lista de tarefas e itens de ação não leva muito tempo, mas pode alterar completamente a forma como você escreve e lista seus itens de ação.
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