No mundo dos negócios, você pode ser bombardeado por um jargão interminável – “vamos dar início ao processo e nos concentrar em alavancar a equipe para sinergizar fluxos e fortalecer a competência central, antes de voltar mais tarde para fazer o balanço” – que torna a vida muito confusa.
Para simplificar, considere os itens de ação. Eles não parecem tão impressionantes ou revolucionários. Mas são muito mais eficazes para realizar tarefas do que uma lista de tarefas tradicional, seja no escritório ou na cozinha.
O segredo dos itens de ação é que eles indicam algo a ser feito. Um método dedicado para formular tarefas em termos da ação necessária, e não do resultado desejado, pode aumentar significativamente a produtividade e aproximá-lo de suas ambições de longo prazo.
O que é um item de ação?
Embora um item de ação possa parecer um apelido corporativo para uma tarefa, eles são coisas diferentes. Uma tarefa geralmente aparece em uma lista de tarefas como um ponto curto e simples. Normalmente, não há nenhuma informação substancial, além do “o quê”.
Um item de ação, por outro lado, é uma tarefa mais abrangente, mas ainda relativamente concisa, com uma descrição que descreve a tarefa em termos de quem, o quê, como e quando. Assim, qualquer pessoa que a receba pode se familiarizar com ela instantaneamente.
Ao mesmo tempo, no trabalho, apresentar a tarefa dessa forma pode tornar mais óbvio determinar qual funcionário seria o mais adequado para realizá-la. Isso faz parte do seu plano de ação.
Isso permite que um gerente delegue tarefas com mais facilidade, sem precisar desacelerar e explicar as coisas duas vezes. As ações falam por si mesmas.
5 dicas para a lista de itens de ação
Aqui estão nossas cinco dicas principais para criar itens de ação fantásticos que ajudam você a manter o foco, concluir tarefas e atingir metas:
1. Torne seus itens de ação concretos, não abstratos
Como mencionamos anteriormente, as tarefas são normalmente escritas como resultados intangíveis e abstratos, como “criar apresentação”, enquanto os itens de ação precisam ser ações avaliáveis e concretas, como “colaborar com o marketing em uma apresentação de 20 minutos com apostilas para segunda-feira”. Para itens de ação brilhantes, você precisará sair das nuvens e colocar os pés no chão.
2. Divida as ações em itens que caibam em uma linha, MAS inclua uma descrição
Se demorar tanto tempo para ler quanto para fazer, você está fazendo as coisas da maneira errada. Embora itens de ação longos possam parecer mais informativos, eles costumam ser confusos e improdutivos. Eles não precisam ser tão engraçados quanto uma piada espirituosa em um clube de comédia, mas devem ser tão breves quanto! Dito isso, certifique-se de adicionar informações complementares se forem essenciais para a compreensão do responsável pela tarefa. Se você estiver escrevendo para si mesmo, pode esquecer detalhes, então adicione uma breve descrição para garantir.
3. Trabalhe com um formato consistente
Da mesma forma que os historiadores de arte conseguem distinguir um Rembrandt de um Caravaggio, seus itens de ação podem se destacar se forem consistentes e eficazes. A consistência leva a uma melhor compreensão, com a vantagem adicional de que você se tornará mais eficiente na preparação de itens de ação ao praticar o mesmo formato.
4. Categorize seus itens de ação por contexto, ação e recurso.
É importante, principalmente do ponto de vista da eficiência, organizar e categorizar quando aplicável. No que diz respeito aos itens de ação, você deve organizá-los de acordo com seu contexto (qual projeto, tipo de trabalho, área de negócios), as ações em si ( criativas, comunicativas, administrativas) e os recursos necessários ( pessoal, materiais, tempo, terceirização ). Mesmo que seja apenas uma forma de se manter organizado, você verá um grande benefício em organizar seus itens de ação dessa maneira.
5. Reforme enquanto colabora
Se os itens de ação pendentes dependem da colaboração de várias pessoas, você deve ser particularmente claro sobre esse fato, garantindo que todos saibam qual é o seu papel na tarefa. Nos casos em que o item de ação será repassado e transmitido a outras pessoas, todos devem ser capazes de pegá-lo e executá-lo. Ao concluir seu item de ação, deve haver um novo item para substituí-lo, que atualize todos. No trabalho colaborativo, é especialmente importante reavaliar as informações que precisam ser transmitidas e se a mesma colaboração ainda é necessária.
Bônus: modelos de fichas técnicas!
O que torna um item de ação bom?
Primeiro, considere a tarefa: “Encontrar atacadistas para novos produtos. ” Quais são as limitações? Bem, isso é realmente apenas o resultado final, que é obviamente relevante, mas não faz muito por si só.
Não há nenhuma indicação de quem é o responsável pela tarefa, como ela deve ser feita ou quando precisa ser concluída. Isso realmente não é muito útil.
As ações devem incluir:
- Quem é responsável por concluir o trabalho?
- Que ação precisa ser realizada?
- Como a ação pode ser realizada?
- Quando é a data de vencimento?
Assim, usando esse modelo, o item de ação pode ser: “O Departamento de Operações deve ligar para potenciais atacadistas (ver diretório) para garantir o negócio da nova linha de utensílios de cozinha – prazo: 10 de março. ”
As vantagens são inúmeras.
Há um responsável claro pela tarefa, um esboço sólido do que deve ser feito e uma data de vencimento.
Existem até algumas informações relevantes que podem acelerar o processo.
Não exagere nos detalhes, pois isso pode ser contraproducente. Um item de ação não é um passo a passo para alienígenas: “ligue para os atacadistas pegando o aparelho de telecomunicações com a mão dominante e discando a sequência correta de 11 dígitos. ”
Se você for adicionar informações extras, certifique-se de que elas sejam valiosas e relevantes.
Assim como você tem muitos objetivos para atingir uma meta maior, você pode ter muitos itens de ação por objetivo. Para recapitular,
- As tarefas expressam os resultados desejados (metas).
- Os itens de ação mostram as ações literais necessárias para cumpri-los.
Como você escreve itens de ação?
Como sabemos, os itens de ação são usados para definir as ações necessárias para a conclusão de uma tarefa ou trabalho. “Macaco vê, macaco faz”, por assim dizer. Portanto, para criar um item de ação, pergunte a si mesmo o que precisa ser feito e como você pode fazer isso.
Tente descrever a ação em uma ou duas frases.
Se sua ação parecer conter muitas etapas, divida-a em tarefas menores.
O segredo é anotar a ação assim que você a pensar. Se ela for clara, concisa e comunicável, formulada de forma a permitir que você conclua a tarefa em poucos passos, você pode chamá-la de ação e começar a trabalhar!
Um bom exemplo pode ser colocado em prática logo após ser definido. Se você perceber que esse não é o caso, provavelmente você tornou a ação muito complicada ou ambígua.
Exemplos de itens de ação
- Vendas para entrar em contato com o cliente Springleaf sobre atrasos na entrega
- Discussão entre TI e agência para finalizar as atualizações do site da próxima semana – deve ser feito até quinta-feira.
- RH deve enviar relatório de desempenho (prazo até 25 de julho) ao diretor assistente – cópia física.
- Acompanhe com o gerente de projeto o orçamento e os custos adicionais (de fevereiro a abril) até quarta-feira.
Mesmo que você esteja escrevendo itens de ação para si mesmo, ainda é uma boa prática incluir todas as partes. Você (espero!) entenderá do que está falando.
Você pode conseguir omitir certos detalhes, mas se uma empresa usa itens de ação para relatórios diários dos funcionários ou avaliações de desempenho, incluir essas informações é melhor para manter um registro do seu trabalho.
Conclusão
Seguir essas dicas para sua lista de tarefas e itens de ação não leva muito tempo, mas pode alterar completamente a forma como você escreve e lista seus itens de ação.
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