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Você já trabalhou em um projeto em que alguém não obtinha as informações necessárias para concluir uma tarefa ou atingir uma meta? Ou pior, essa pessoa não sabia que ela havia recebido uma tarefa?
Talvez você já tenha sido essa pessoa em alguns momentos. Mesmo como gerente de projetos.
É fácil dizer que essas situações acontecem devido a objetivos pouco claros, recursos limitados ou até mesmo comunicação deficiente. Mas essas razões são sintomas de um problema maior.
Quase 40% dos projetos fracassam devido a um planejamento inadequado.
Projetos complexos com várias equipes envolvidas podem ser ainda mais difíceis.
Os fluxos de trabalho são uma solução dinâmica para esse problema. Este guia ajudará você a aprender tudo o que precisa saber sobre fluxos de trabalho. Abordaremos o que é um fluxo de trabalho em gerenciamento de projetos, seus benefícios e cinco exemplos para ajudá-lo a criar o seu próprio.
Vamos começar!
O que é um fluxo de trabalho em gerenciamento de projetos?
Um fluxo de trabalho é uma ferramenta para dividir grandes volumes de trabalho e levar um projeto adiante.
Trata-se de uma série de tarefas ou atividades relacionadas que precisam ser concluídas para atingir um objetivo específico. Os fluxos de trabalho também podem ser sinônimos ou conter os marcos do seu projeto, dependendo do projeto. Quando usado corretamente, um fluxo de trabalho ajuda as equipes a trabalhar de forma multifuncional para organizar, planejar e acompanhar seu progresso em tempo real.
A ideia principal por trás dos fluxos de trabalho é que cada equipe envolvida em um projeto precisa lidar apenas com sua parte, facilitando a supervisão do progresso pelos gerentes de projeto.
Como resultado, o projeto avança mais rápido e com mais tranquilidade, com o mínimo de confusão ou atrasos. Os fluxos de trabalho são projetados para dividir o trabalho em segmentos, permitindo que as equipes se concentrem nas áreas em que são especializadas, aumentando a eficiência.
Um gráfico de Gantt ajudará você a visualizar o que é um fluxo de trabalho. Projetos de construção, por exemplo, têm muitas dependências — marcos que devem ser concluídos antes de seguir em frente.
A equipe responsável pela obtenção da licença deve concluir sua tarefa antes que o projeto possa “fluir” para a equipe de demolição.
É fácil confundir fluxos de trabalho com fluxos de tarefas. Um fluxo de tarefas representa o mapa do processo de um projeto (ou parte de um processo), que contém a sequência específica de tarefas que precisam ser concluídas.
Um fluxo de trabalho não é a sequência de tarefas, mas o resultado do trabalho conjunto de equipes distintas em um objetivo comum.
Os benefícios de usar fluxos de trabalho para gerenciamento de projetos
Como gerente de projetos, você pode se beneficiar do uso de fluxos de trabalho em vez das abordagens tradicionais baseadas em tarefas. Os fluxos de trabalho podem impulsionar os projetos com maior velocidade e melhor visibilidade do progresso.
Aqui estão quatro benefícios dos fluxos de trabalho.
1. Plano organizado
Ao dividir um projeto em fluxos de trabalho menores, os gerentes de projeto podem elaborar um plano claro e organizado para o projeto. Isso facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso, além de garantir que todos os aspectos do projeto sejam abordados.
O ideal é criar seu fluxo de trabalho antes do início do projeto. Ao fazer isso, você saberá quais são as restrições do projeto que terá de enfrentar.
Uma abordagem de fluxo de trabalho garante que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento em cada etapa do processo, para que a execução do projeto nunca seja comprometida.
2. Elimina silos organizacionais
Quando várias equipes estão envolvidas em um projeto, é fácil que cada equipe trabalhe de forma isolada. Se você já passou por isso, saiba que não está sozinho.
Os chamados silos no local de trabalho são comuns. Quase 55% das empresas indicam que têm equipes isoladas.
Os fluxos de trabalho combatem os silos. Eles têm como objetivo permitir que os membros do projeto compartilhem informações de forma rápida e fácil entre departamentos ou organizações. Isso significa que todos ficam atualizados com os últimos desenvolvimentos do projeto, eliminando os silos.
Os fluxos de trabalho melhoram a colaboração da equipe, fornecendo uma estrutura clara. Os membros da equipe sabem quais tarefas são de sua responsabilidade, podem visualizá-las por meio das ferramentas de comunicação adequadas e podem trabalhar juntos para concluir as tarefas relacionadas ao seu fluxo de trabalho específico.
3. Permite identificar facilmente áreas a serem melhoradas
Acompanhar métricas específicas relacionadas a cada componente do projeto é vital para o sucesso do projeto. Os fluxos de trabalho também ajudam nesse sentido. Ao analisar essas métricas em cada fluxo de trabalho, os gerentes de projeto podem identificar áreas com baixo desempenho e tomar medidas para melhorá-las.
Digamos que um fluxo de trabalho esteja constantemente atrasado ou enfrentando um problema de qualidade. Essa é uma oportunidade para você, como gerente de projetos, realizar uma análise da causa raiz para encontrar o problema subjacente e identificar soluções específicas agora, em vez de quando for tarde demais.
4. Simplifica fluxos de trabalho e processos
Uma vez identificadas as áreas de melhoria contínua, os fluxos de trabalho podem otimizar os fluxos de trabalho e os processos, padronizando-os em todo o projeto e criando ainda mais eficiência. Isso evita que os membros da equipe dupliquem seus esforços ou percam tempo pesquisando como uma tarefa deve ser concluída.
Os fluxos de trabalho podem ser configurados para implementar a automação sempre que possível, reduzindo a necessidade de intervenção manual. A automação pode ajudar a reduzir erros, melhorar a eficiência e liberar os membros da equipe para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
5 exemplos de fluxos de trabalho em gerenciamento de projetos
Quando você pensa em gerenciamento de projetos, provavelmente vem à mente a construção de arranha-céus e o desenvolvimento de software. Mas qualquer coisa que tenha um começo, um meio e um fim é um projeto.
Não importa em que projeto você esteja trabalhando, os fluxos de trabalho podem ajudar.
Vamos compartilhar cinco exemplos de fluxos de trabalho em gerenciamento de projetos. Ao ler, é importante lembrar que a maioria dos projetos raramente, ou nunca, é perfeitamente linear.
Em todo projeto, você enfrentará mudanças fora do seu controle, como a doença de um membro importante, um ajuste no escopo do projeto ou uma redução no orçamento. Os cronogramas e processos podem ficar fora de controle. Por isso, você precisa criar fluxos de trabalho. Esses cinco exemplos devem ajudar você a começar.
1. Planejamento de um evento
O planejamento de eventos pode ser uma das formas mais simples de gerenciamento de projetos. Mas simples não significa insignificante. O planejamento de eventos é um setor que movimenta US$ 5,6 bilhões.
Aqui estão os principais fluxos de trabalho necessários para planejar praticamente qualquer tipo de evento.
- Defina o objetivo do evento, o público-alvo e as metas.
- Determine os custos de todos os aspectos do evento (local, catering, entretenimento, etc.).
- Pesquise e selecione um local adequado para o evento.
- Contrate fornecedores para catering e quaisquer outros serviços necessários.
- Crie materiais para eventos (convites, pôsteres, folhetos, banners etc.).
- Divulgue o evento ao público. ( Adicione um código QR na entrada do seu estabelecimento, faça marketing por e-mail, use grupos de mídia social, utilize seus novos folhetos e banners, etc.)
- Execute e gerencie o evento com sucesso
Isso pode não ser tudo o que você faz. Mas esses fluxos de trabalho são os grandes blocos de resultados que devem ser alcançados para que um projeto seja bem-sucedido.
DICA PROFISSIONALCrie um sistema de planejamento de eventos sólido e eficiente com o modelo de gerenciamento de eventos da ClickUp e gerencie todas as suas operações exclusivas em um só lugar com visualizações pré-construídas, status personalizados, campos personalizados, documentos e muito mais. Use este modelo para planejar e visualizar tudo, desde a procura de locais até a garantia de propostas, alinhe sua equipe e recursos para uma colaboração tranquila para realizar o trabalho e acompanhe o progresso e as metas para garantir que seus eventos ocorram dentro do prazo e do orçamento.
2. Criação de um aplicativo móvel
O processo de desenvolvimento de aplicativos requer algumas etapas complexas. Aqui estão os fluxos de trabalho que você geralmente pode ter em um projeto de aplicativo móvel:
- Determine a finalidade do aplicativo
- Reúna os requisitos técnicos
- Crie um wireframe de navegação e conteúdo
- Projete a interface do usuário/experiência do usuário
- Lançamento do desenvolvimento
- Realize testes de unidade e integração
- Prepare-se para a implantação
O ClickUp é ótimo para gerenciamento ágil de projetos, e seus quadros brancos digitais são uma ferramenta poderosa para mapear projetos complexos, como a criação de um aplicativo ou site. Você pode usá-lo para criar qualquer tipo de tela. Como notas adesivas:
Ou um fluxograma de dependências:
DICA PROFISSIONALAo desenvolver um novo produto, seu design e experiência do usuário (UX) precisam ser prioridade. Mas como você pode capturar várias construções detalhadas e fluxos de trabalho em um só lugar? Os quadros brancos do ClickUp são ideais para traçar fluxos de usuários, criar wireframes e construir representações visuais de diagramas de engenharia complexos. Adicione tarefas, documentos, listas e até mesmo pessoas ao seu quadro branco para visualizar praticamente qualquer coisa. Comece com o modelo Introdução aos quadros brancos da ClickUp! Ele vem com um guia para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o recurso Quadro branco da ClickUp.
3. Lançamento da marca
O processo de rebranding requer planejamento cuidadoso, execução e comunicação entre as equipes de marketing, recursos humanos e liderança executiva. Alguns fluxos de trabalho importantes incluem:
- Realize pesquisas de marca e de mercado
- Desenvolva uma estratégia de marca
- Crie ativos de marca
- Desenvolva diretrizes de marca
- Implemente a nova estratégia de marca
Em uma pequena empresa, o departamento de marketing pode ter apenas um ou dois funcionários trabalhando em muitos desses fluxos. Uma empresa maior pode ter uma equipe de pesquisa e desenvolvimento, uma equipe de design gráfico, uma equipe de marketing, uma equipe de mídia social etc., todas trabalhando juntas neste projeto.
DICA PROFISSIONALUse um software de gerenciamento de marca para ajudá-lo a planejar, acompanhar e gerenciar tudo o que você precisa para lançar e manter uma marca de sucesso. Você também pode aproveitar os modelos personalizáveis de gerenciamento de marca para acessar uma estrutura sólida que o ajudará a manter os processos consistentes e funcionando perfeitamente.
4. Campanha de retenção de funcionários
O departamento de recursos humanos é normalmente considerado como “operações” e visto como algo totalmente separado do gerenciamento de projetos. Isso geralmente está correto.
A menos que uma campanha de RH tenha um início, um meio e um fim. Nesse caso, trata-se de um projeto.
Aqui estão fluxos de trabalho importantes para uma campanha de retenção de RH.
- Pesquise estratégias de satisfação e engajamento dos funcionários
- Determine a estratégia de retenção
- Estabeleça métricas de retenção
- Desenvolva um plano de implementação
- Execute e gerencie o plano
- Acompanhe com pesquisas regulares e avaliações de desempenho.
DICA PROFISSIONALSimplifique a gestão de pessoas e crie a melhor experiência para os funcionários usando uma plataforma de gestão de RH para contratação, integração, gestão de talentos e gestão de funcionários.
5. Planejamento estratégico de longo prazo
Nosso último exemplo é outro tipo de projeto inovador. O planejamento estratégico de longo prazo não é um projeto no sentido de que produz um produto tangível.
É um projeto para a direção de toda a organização, portanto, todos os outros projetos fazem sentido no contexto organizacional.
Os fluxos de trabalho para planejamento estratégico podem incluir:
- Realize uma análise da situação (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças).
- Defina a visão da empresa
- Defina a missão da empresa
- Estabeleça metas organizacionais
- Determine os requisitos de recursos
- Estabeleça KPIs e métricas de desempenho
- Desenvolva um plano de implementação
- Monitore e ajuste o plano estratégico
DICA PROFISSIONALConfira 10 modelos gratuitos de planejamento estratégico para você começar.
Como criar seu próprio fluxo de trabalho
Esta seção listará as etapas básicas a serem consideradas para criar um fluxo de trabalho funcional. No exemplo 2, a ênfase está nos recursos do ClickUp que podem ser usados para criar fluxos de trabalho.
1. Identifique as equipes e pessoas envolvidas
A criação de fluxos de trabalho de projetos requer um esforço colaborativo de várias equipes e indivíduos, cada um com suas funções e responsabilidades específicas. O primeiro passo é saber exatamente quais equipes e, especificamente, quais pessoas farão parte de cada fluxo de trabalho.
Aqui estão quatro grandes grupos de equipes a serem considerados, embora eles variem de acordo com o setor.
- Grupos de trabalho: são equipes separadas responsáveis por concluir o trabalho real do projeto (designers, desenvolvedores, testadores de produtos etc.).
- Analistas: esta é a equipe responsável por reunir e analisar os requisitos do projeto e comunicá-los à equipe do projeto.
- Líderes técnicos: essa é a equipe responsável por fornecer orientação e direção técnica à equipe do projeto.
- Garantia de qualidade: eles realizam atividades de teste e verificação para identificar defeitos e garantir que o projeto atenda aos critérios de aceitação definidos.
Quando chegar à etapa de visualização, certifique-se de que essas equipes e indivíduos estejam identificados em cada fluxo.
2. Escolha sua ferramenta de comunicação
Os fluxos de trabalho são projetados para aprimorar o esforço multifuncional. Mas gerenciar várias equipes e funcionários remotos ou híbridos pode tornar isso difícil. Sua comunicação será tão boa quanto a ferramenta que você usar.
Para combater esse problema, é melhor usar ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos de comunicação assíncrona, que permitem colaborar simultaneamente e garantir que todos estejam trabalhando com a versão mais atualizada do projeto.
Em última análise, a ferramenta certa para seus projetos dependerá das necessidades específicas do projeto e da equipe. É importante considerar os recursos, a funcionalidade e a facilidade de uso de cada ferramenta antes de tomar uma decisão.
3. Visualize seu cronograma
Antes de começar a criar um gráfico, liste os marcos importantes representados ou contidos em cada fluxo de trabalho. Não é necessário entrar em muitos detalhes — lembre-se de que é para isso que serve o seu fluxo de trabalho.
Cada fluxo de trabalho deve ter sua própria linha em seu cronograma, com a duração de cada um dependendo de quanto tempo levará.
O prazo deste projeto também deve ser representado por uma linha horizontal na parte superior do gráfico.
Alguns fluxos de trabalho podem ter dependências. Identifique-as e certifique-se de que elas estejam representadas em seu visual. Agora, você está pronto para criar um cronograma para o fluxo de trabalho. Você só precisa escolher a ferramenta certa. O ClickUp tem tudo o que você precisa em um só lugar para ajudar a visualizar seu cronograma.
4. Estabeleça funções e regras para a equipe do projeto
Todos os envolvidos no projeto devem compreender o objetivo de cada fluxo e fazer sua parte para atingir esse marco. Comece atribuindo funções e responsabilidades específicas a cada membro da equipe, de acordo com seu fluxo de trabalho específico.
Isso ajudará a garantir que todos saibam quais são suas responsabilidades e o que se espera deles. Em seguida, concentre-se nessas três questões:
- Estabeleça prazos para cada fluxo de trabalho para manter o controle.
- Estabeleça canais de comunicação regulares para manter todos informados sobre o andamento do projeto.
- Estabeleça procedimentos claros para tomar decisões, resolver conflitos e escalar problemas para reduzir a chance de um problema atrapalhar o projeto.
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5. Automatize sempre que possível
Destacamos que os fluxos de trabalho podem incorporar automação quando necessário. Pergunte a si mesmo o que pode ser automatizado e o que precisa ser feito por um ser humano. Os processos automatizados também ajudam você a aumentar ou diminuir a escala conforme as necessidades da empresa mudam, por um custo muito menor do que o de um funcionário.
6. Avalie e refine
Esta é a parte em que o trabalho árduo entra em cena. Monitore regularmente seu fluxo de trabalho para garantir que você esteja progredindo em direção aos seus KPIs. Concentre-se no cronograma do projeto, no orçamento, na qualidade e na satisfação das partes interessadas.
Então, é sua função, como gerente de projetos, fazer os ajustes necessários para manter seu fluxo de trabalho nos trilhos.
Use ferramentas de gerenciamento de projetos para conquistar grandes projetos
Os projetos podem se tornar complicados. Não importa em que setor você atua ou em que projeto está trabalhando. Se você tem prazos ou várias equipes envolvidas, planeje-se bem para evitar se tornar mais uma estatística de projeto.
É aí que entram os fluxos de trabalho. Este guia aproximou você de melhorar a comunicação e a produtividade, refinar seus fluxos de trabalho e aprimorar a colaboração. Agora é hora de colocar isso em prática.
Mude a maneira como você planeja seus projetos e comece a construir seu fluxo de trabalho hoje mesmo. O ClickUp tem todas as ferramentas de que você precisa para construir seu fluxo de trabalho e manter sua equipe conectada, para que nada passe despercebido. Comece hoje mesmo gratuitamente!
Autor convidado:
Freya Laskowski é consultora de SEO que ajuda marcas a aumentar seu tráfego orgânico com a criação e distribuição de conteúdo. Ela é citada como colaboradora em várias publicações online, incluindo Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance e Huffington Post.
Ela também é proprietária do CollectingCents, um blog sobre finanças pessoais que ela criou do zero. Você pode entrar em contato com ela pelo e-mail freya@collectingcents.com