Você já trabalhou em um projeto em que alguém não recebe as informações necessárias para concluir uma tarefa ou atingir um marco? Ou, pior ainda, não sabia que algo havia sido atribuído a ele?
Talvez você já tenha sido essa pessoa algumas vezes. Até mesmo como gerente de projetos
É fácil dizer que essas situações acontecem por causa de objetivos pouco claros, recursos limitados ou até mesmo má comunicação. Mas esses motivos são sintomas de um problema maior.
Quase 40% dos projetos fracassam devido ao planejamento inadequado.
Projetos complexos com várias equipes envolvidas podem ser ainda mais difíceis.
Os fluxos de trabalho são uma solução dinâmica para esse problema. Este guia ajudará a aprender tudo o que você precisa saber sobre workstreams. Abordaremos o que é workstream no gerenciamento de projetos, seus benefícios e cinco exemplos para ajudá-lo a criar o seu próprio.
Vamos mergulhar de cabeça!
O que é um fluxo de trabalho no gerenciamento de projetos?
Um fluxo de trabalho é uma ferramenta para dividir grandes partes do trabalho para avançar em um projeto.
É uma série de tarefas ou atividades relacionadas que precisam ser concluídas para atingir um objetivo específico. Os fluxos de trabalho também podem ser sinônimos ou conter os marcos do projeto, dependendo do projeto. Quando usado corretamente, um fluxo de trabalho ajuda as equipes a trabalhar de forma multifuncional para organizar, planejar e monitorar seu progresso em tempo real.
A principal ideia por trás dos fluxos de trabalho é que cada equipe envolvida em um projeto só precisa lidar com a sua parte, facilitando a supervisão do progresso pelos gerentes de projeto.
Como resultado, o projeto avança mais rápido e sem problemas, com o mínimo de confusão ou atraso. Os fluxos de trabalho são projetados para dividir o trabalho em segmentos, permitindo que as equipes se concentrem nas áreas em que são especializadas, aumentando a eficiência.
Um gráfico de Gantt o ajudará a visualizar o que é um fluxo de trabalho. Os projetos de construção, por exemplo, têm muitos dependências -milestones que devem ser concluídos antes de prosseguir.
Visualize vários projetos em um único gráfico de Gantt no ClickUp
A equipe responsável pela obtenção de uma licença deve realizar sua tarefa antes que o projeto possa "fluir pelo fluxo" para a equipe de demolição.
É fácil confundir fluxos de trabalho com fluxos de trabalho . Um fluxo de trabalho representa um projeto de mapa do processo (ou parte de um processo), que contém a sequência específica de tarefas que precisam ser concluídas.
Um fluxo de trabalho não é a sequência de tarefas, mas o output de equipes distintas trabalhando juntas em um objetivo comum.
Os benefícios do uso de fluxos de trabalho no gerenciamento de projetos
Como gerente de projetos, você pode se beneficiar do uso de fluxos de trabalho em vez das abordagens tradicionais baseadas em tarefas. Os fluxos de trabalho podem impulsionar os projetos com maior velocidade e melhor visibilidade do progresso.
Aqui estão quatro benefícios dos fluxos de trabalho.
1. Plano organizado
Ao dividir um projeto em fluxos de trabalho menores, os gerentes de projeto podem elaborar um plano claro e organizado para o projeto. Isso facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso e garante que todos os aspectos do projeto sejam abordados.
O ideal é que você crie seu fluxo de trabalho antes do início do projeto. Se fizer isso, você saberá o que restrições do projeto que você está enfrentando.
Defina tarefas para bloquear ou esperar umas pelas outras para criar uma dependência no ClickUp
Uma abordagem de fluxo de trabalho garante que um projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento em cada ponto do caminho, de modo que o execução do projeto nunca está em risco.
2. Elimina os silos organizacionais
Quando várias equipes estão envolvidas em um projeto, é fácil para cada equipe trabalhar isoladamente. Se você já teve essa experiência, não está sozinho.
Os silos no local de trabalho, como são chamados, são comuns. Quase 55% das empresas indicam que têm equipes em silos.
Os fluxos de trabalho combatem os silos. Eles têm o objetivo de permitir que os membros do projeto compartilhem informações de forma rápida e fácil entre departamentos ou organizações. Isso significa que todos ficam atualizados com os últimos desenvolvimentos do projeto, eliminando os silos.
Fluxos de trabalho melhorar a colaboração da equipe fornecendo uma estrutura clara. Os membros da equipe sabem quais são as tarefas pelas quais são responsáveis, podem visualizar, por meio do ferramentas de comunicação e podem trabalhar juntos para concluir tarefas relacionadas ao seu fluxo de trabalho específico.
3. Permite que você identifique facilmente as áreas a serem melhoradas
O rastreamento de métricas específicas relacionadas a cada componente do projeto é vital para o sucesso do projeto. Os fluxos de trabalho também ajudam aqui. Ao analisar essas métricas em cada fluxo de trabalho, os gerentes de projeto podem identificar áreas em que o desempenho é baixo e tomar medidas para melhorá-las.
Programe vários projetos, gerencie dependências e priorize tudo em seu gráfico de Gantt personalizado linha do tempo do projeto com a visualização do gráfico de Gantt
Digamos que um fluxo de trabalho esteja constantemente atrasado em relação ao cronograma ou tenha um problema de qualidade. Essa é uma oportunidade para você, como gerente de projeto, de realizar uma análise da causa raiz para encontrar o problema subjacente e identificar soluções direcionadas agora, e não quando for tarde demais.
4. Simplifica fluxos de trabalho e processos
Uma vez que as áreas de melhoria contínua forem identificados, os fluxos de trabalho podem otimizar os fluxos de trabalho e os processos padronizando-os em todo o projeto, criando uma eficiência ainda maior. Isso evita que os membros da equipe dupliquem seus esforços ou percam tempo pesquisando como uma tarefa deve ser concluída.
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Os fluxos de trabalho podem ser configurados para implementar a automação sempre que possível, reduzindo a necessidade de intervenção manual. A automação pode ajudar a reduzir erros, aumentar a eficiência e liberar os membros da equipe para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
5 Exemplos de fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos
Quando você pensa em gerenciamento de projetos, provavelmente vem à mente a construção de arranha-céus e o design de software. Mas qualquer coisa que tenha um começo, meio e fim é um projeto.
Independentemente do projeto em que esteja trabalhando, os fluxos de trabalho podem ajudar.
Vamos compartilhar cinco exemplos de fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos. Durante a leitura, é importante lembrar que a maioria dos projetos raramente, ou nunca, é perfeitamente linear.
Em todos os projetos, você passará por mudanças fora do seu controle, como um membro-chave que adoece, um escopo do projeto ou uma redução no orçamento. Os cronogramas e os processos podem ficar fora de controle. Por isso, você precisa criar fluxos de trabalho. Esses cinco exemplos devem fazer suas engrenagens girarem.
1. Planejamento de um evento
O planejamento de eventos pode ser uma das formas mais simples de gerenciamento de projetos. Mas simples não significa insignificante. O planejamento de eventos é uma indústria de US$ 5,6 bilhões .
Aqui estão os principais fluxos de trabalho necessários para planejar praticamente qualquer tipo de evento.
- Definir o objetivo, o público-alvo e as metas do evento
- Determinar os custos de todos os aspectos do evento (local, serviço de bufê, entretenimento, etc.)
- Pesquisar e selecionar um local adequado para o evento
- Contratar fornecedores para o bufê e quaisquer outros serviços necessários
- Criar materiais para o evento (convites, pôsteres, folhetos, banners etc.)
- Divulgar o evento para o público. (Como adicionar um código QR na entrada do seu estabelecimento, marketing por e-mail, grupos de mídia social, uso de folhetos e banners recém-projetados etc.)
- Executar e gerenciar o evento com sucesso
Isso pode não ser tudo o que você faz. Mas esses fluxos de trabalho são os grandes blocos de resultados que devem ser realizados para um projeto bem-sucedido.
**DICA PRO Crie um sistema de planejamento de eventos sólido e tranquilo com o Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp e gerencie todas as suas operações exclusivas em um só lugar com exibições pré-criadas, status personalizados, campos personalizados, documentos e muito mais. Use esse modelo para planejar e visualizar tudo, desde a busca de locais até a obtenção de propostas, alinhar sua equipe e seus recursos para uma colaboração tranquila para realizar o trabalho e acompanhar o progresso e as metas para garantir que seus eventos ocorram no prazo e dentro do orçamento
Facilite o gerenciamento de projetos de eventos com o modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp. Ele vem com visualizações e recursos pré-criados e personalizáveis para ajudá-lo a planejar um evento bem-sucedido
2. Criação de um aplicativo móvel
O aplicativo desenvolvimento de aplicativos requer algumas etapas complexas. Aqui estão os fluxos de trabalho que você geralmente pode ter em um projeto de aplicativo móvel:
- Determinar a finalidade do aplicativo
- Reunir requisitos técnicos
- Criar um wireframe de navegação e conteúdo
- Projetar a UI/UX
- Iniciar o desenvolvimento
- Realizar testes unitários e de integração
- Preparar a implantação
O ClickUp é ótimo para gerenciamento ágil de projetos e seus quadros brancos digitais são uma ferramenta poderosa para mapear projetos complexos, como a criação de um aplicativo ou site. Você pode usá-lo para criar qualquer tipo de tela. Como notas adesivas:
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Ou um fluxograma de dependência:
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3. Implementação da marca
A processo de reformulação da marca requer planejamento, execução e comunicação cuidadosos entre as equipes de marketing, recursos humanos e liderança executiva. Alguns dos principais fluxos de trabalho incluem:
- Realizar pesquisa de marca e de mercado
- Desenvolver uma estratégia de marca
- Criar ativos de marca
- Desenvolver diretrizes de marca
- Implementar a nova estratégia de marca
Em uma pequena empresa, a departamento de marketing pode ter apenas um ou dois funcionários trabalhando em muitos desses fluxos. Uma empresa maior pode ter um equipe de pesquisa e desenvolvimento uma equipe de design gráfico, uma equipe de marketing, uma equipe de mídia social, etc., todos trabalhando juntos nesse projeto.
**DICA PRÓ Use software de gerenciamento de marca para ajudá-lo a planejar, acompanhar e gerenciar tudo o que é necessário para implantar e manter uma marca de sucesso. Você também pode aproveitar as vantagens do software personalizável modelos de gerenciamento de marca para acessar uma estrutura sólida que o ajudará a manter os processos consistentes e funcionando sem problemas.
4. Campanha de retenção de funcionários
O departamento de recursos humanos é normalmente considerado "operações" e visto como algo totalmente separado do gerenciamento de projetos. Isso geralmente está certo.
A menos que uma campanha de RH tenha início, meio e fim. Nesse caso, é um projeto.
Aqui estão os fluxos de trabalho importantes para uma campanha de retenção de RH.
- Pesquise a satisfação dos funcionários eestratégias de envolvimento dos funcionários* Determinar a estratégia de retenção
- Estabelecer métricas de retenção
- Desenvolver um plano de implementação
- Executar e gerenciar o plano
- Faça o acompanhamento com pesquisas regulares e análises de desempenho
**DICA PRÓ Simplifique a gestão de pessoas e crie a melhor experiência para os funcionários usando um Plataforma de gerenciamento de RH para contratação e integração, gerenciamento de talentos e gerenciamento de funcionários.
5. Planejamento estratégico de longo prazo
Nosso último exemplo é outro tipo de projeto fora da caixa. Planejamento estratégico de longo prazo não é um projeto no sentido de produzir um produto tangível.
É um projeto para a direção de toda a organização, portanto, todos os outros projetos fazem sentido no contexto organizacional.
Os fluxos de trabalho para o planejamento estratégico podem incluir:
- Conduzir uma análise da situação (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades, ameaças)
- Definir a visão da empresa
- Definir a missão da empresa
- Estabelecer metas organizacionais
- Determinar os requisitos de recursos
- EstabelecerKPIs e métricas de desempenho Desenvolver umplano de implementação Monitorar e ajustar o plano estratégico
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Como criar seu próprio fluxo de trabalho
Esta seção listará as etapas básicas a serem consideradas para criar um fluxo de trabalho funcional. No exemplo 2, enfatize os recursos do ClickUp que podem ser usados para criar fluxos de trabalho.
1. Identifique as equipes e as pessoas envolvidas
A criação de fluxos de trabalho do projeto exige um esforço colaborativo de várias equipes e indivíduos, cada um com suas funções e responsabilidades específicas. Sua primeira etapa é saber exatamente quais equipes e, especificamente, quais pessoas farão parte de cada fluxo de trabalho.
Aqui estão quatro grupos amplos de equipes para se ter em mente, embora variem de acordo com o setor.
- Grupos de trabalho: Essas são as equipes separadas responsáveis por concluir o trabalho real do projeto (designers, desenvolvedores, testadores de produtos etc.)
- Analistas: Essa é a equipe responsável porcoletar e analisar os requisitos do projeto e comunicá-los à equipe do projeto
- Líderes técnicos: Essa é a equipe responsável por fornecer direção técnica e orientação à equipe do projeto.
- Garantia de qualidade: Realizam atividades de teste e verificação para identificar defeitos e garantir que o projeto atenda aos critérios de aceitação definidos.
Quando chegar à etapa de visualização, certifique-se de que essas equipes e indivíduos estejam identificados em cada fluxo.
2. Escolha sua ferramenta de comunicação
Os fluxos de trabalho são projetados para aprimorar o esforço multifuncional. Mas gerenciar várias equipes e trabalhadores remotos ou híbridos pode dificultar isso. Sua comunicação só será tão boa quanto a ferramenta que você usar.
Para combater esse problema, é melhor usar ferramentas de gerenciamento de projetos com comunicação assíncrona para permitir a colaboração simultânea e garantir que todos estejam trabalhando com a versão mais atualizada do projeto.
Em última análise, a ferramenta certa para os seus projetos dependerá das necessidades específicas do projeto e da equipe. É importante considerar os recursos, a funcionalidade e a facilidade de uso de cada ferramenta antes de tomar uma decisão.
3. Visualize sua linha do tempo
A visualização da linha do tempo no ClickUp oferece uma visão panorâmica de seus recursos e tarefas
Antes de começar a criar um gráfico, comece a listar os marcos importantes representados por ou contidos em cada fluxo de trabalho. Isso não precisa ser muito detalhado - lembre-se, é para isso que serve o seu fluxo de trabalho.
Cada fluxo de trabalho deve ter sua própria linha em seu tempo, com a duração de cada uma dependendo de quanto tempo levará.
O período de tempo desse projeto também deve ser representado por uma linha horizontal na parte superior do gráfico.
Alguns fluxos de trabalho podem ter dependências. Identifique-as e certifique-se de que estejam representadas em seu visual. Agora, você está pronto para criar uma linha do tempo para o fluxo de trabalho. Você só precisa escolher a ferramenta certa. O ClickUp tem tudo o que você precisa em um só lugar para ajudar a visualizar sua linha do tempo.
4. Estabeleça funções e regras para a equipe do projeto
Todos os envolvidos no projeto devem entender o objetivo de cada fluxo e fazer sua parte para atingir esse marco. Comece atribuindo funções e responsabilidades específicas a cada membro da equipe no que se refere ao seu fluxo de trabalho específico.
Funções RACI na visualização do quadro branco do ClickUp via Alladdine Djaidani
Isso ajudará a garantir que todos saibam pelo que são responsáveis e o que se espera deles. Em seguida, concentre-se nessas três questões:
- Estabeleça prazos para que cada fluxo de trabalho permaneça no caminho certo
- Estabelecer canais de comunicação regulares para manter todos informados sobre o andamento do projeto
- Estabeleça procedimentos claros para a tomada de decisões, resolução de conflitos e escalonamento de questões para reduzir a chance de um problema inviabilizar o projeto
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5. Automatize onde você puder
Destacamos que os fluxos de trabalho podem incorporar a automação quando necessário. Pergunte a si mesmo o que pode ser automatizado e o que precisa ser feito por um ser humano. Processos automatizados também ajudam você a aumentar ou diminuir a escala conforme as necessidades da empresa mudam, por um custo muito menor do que o de um funcionário.
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6. Avalie e refine
Esta é a parte em que o trabalho duro entra em cena. Monitore regularmente seu fluxo de trabalho para garantir que esteja progredindo em direção aos seus KPIs. Concentre-se no cronograma do projeto, no orçamento, na qualidade e na satisfação das partes interessadas.
Em seguida, cabe a você, como gerente de projeto, fazer os ajustes necessários para manter o fluxo de trabalho no caminho certo.
Use as ferramentas de gerenciamento de projetos para conquistar grandes projetos
Os projetos podem se tornar complicados. Não importa em que setor você esteja ou em que projeto esteja trabalhando. Se você tiver prazos ou várias equipes envolvidas, planeje bem para evitar se tornar uma estatística de projetos.
É aí que entram os fluxos de trabalho. Este guia o aproximou da melhoria da comunicação e da produtividade, refinando seus fluxos de trabalho e aprimorando a colaboração. Agora é hora de colocá-lo em ação.
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Guest Write r:
freya Laskowski
_é uma consultora de SEO que ajuda as marcas a aumentar seu tráfego orgânico com a criação e distribuição de conteúdo. Ela é uma colaboradora citada em várias publicações on-line, incluindo Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance e Huffington Post
ela também é proprietária do CollectingCents, um blog de finanças pessoais que ela criou do zero. Você pode entrar em contato com ela pelo e-mail freya@collectingcents.com_