Um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de um projeto é delegar trabalho. Embora você possa ser um superstar, o fato é que você simplesmente não pode fazer todo o trabalho pesado sozinho. Você precisa que os membros da equipe assumam as tarefas para que você possa se concentrar em outras prioridades .
Além disso, delegar o trabalho permite que seus colegas de trabalho se envolvam e utilizem seus pontos fortes.
Quer você lidere uma equipe pequena ou supervisionar vários projetos ao delegar tarefas a outros membros da equipe, você ajuda a atingir suas metas e torna o processo mais suave. Mas, às vezes, é mais fácil falar do que fazer para descobrir como delegar trabalho, principalmente se você for novo na área de gerenciamento.
Aqui, vamos nos aprofundar na delegação, oferecer orientação sobre como delegar tarefas e destacar os inúmeros benefícios de passar o trabalho para outros membros da equipe. Em seguida, ofereceremos dicas sobre como delegar trabalho para que você possa ser um gerente mais eficaz. 🤩
O que é delegação?
Delegação é o processo de reatribuir tarefas específicas a outras pessoas da sua equipe. Isso é feito para que os líderes e gerentes de equipe possam concentrar seus esforços em outro lugar, enquanto outro membro da equipe lida com tarefas para as quais você não tem tempo. Delegação de tarefas também entra em ação quando uma tarefa ou atividade é mais adequada ao conjunto de habilidades de alguém da equipe.
A delegação é um componente essencial da gerenciamento de equipes mas também é intimidador, principalmente para novos gerentes.
Para alguns gerentes, é difícil abrir mão do controle. Isso é especialmente verdadeiro se você for um gerente que gosta de ter controle e de contribuir em todas as tarefas.
Para outros gerentes, descobrir as tarefas certas a serem delegadas é um desafio. Outras vezes, o gerenciamento e a organização de tarefas podem ser caóticos, tornando difícil delegar, mesmo que você queira.
Essa atividade de gerenciamento também exige fortes habilidades de liderança e de delegação. Para fazer isso de forma eficaz, você precisa se comunicar com clareza, ser organizado e oferecer apoio. Você também precisa ser capaz de identificar quando deve fazer o trabalho sozinho e quando deve delegar tarefas. 🛠️
When to Delegate Tasks (Quando delegar tarefas)
Saber quais são as tarefas certas a serem delegadas não é uma ciência exata; é mais uma arte. Não há um cenário específico em que todas as tarefas devam ser delegadas. Tudo se resume às necessidades do seu negócio, à largura de banda da sua equipe e aos resultados desejados.
No entanto, há algumas diretrizes que podem ser usadas para decidir quais tarefas devem ser delegadas em seu processo de delegação. Comece fazendo a si mesmo as seguintes perguntas para determinar se deve delegar o trabalho:
- Essa tarefa consome muito tempo ? Se você tiver muitas tarefas que consomem uma parte significativa do seu tempo e da sua atenção, que poderiam ser mais bem empregados em outro lugar, talvez seja hora de delegar a responsabilidade a outra pessoa que tenha tempo suficiente para assumi-la
- **O trabalho é recorrente? As tarefas repetidas geralmente são entregues a outros membros da equipe. Essa é uma maneira fácil de delegar sem ter que gastar tempo constantemente treinando e entregando novos trabalhos
- **Se você não tiver as habilidades necessárias para concluir a atividade ou se alguém da equipe tiver um conhecimento mais profundo sobre o assunto, considere a possibilidade de delegar o trabalho a essa pessoa
- Essa tarefa permite que um membro da equipe cresça e desenvolva habilidades? Os bons líderes querem que suas equipes cresçam e aprendam com a empresa. A identificação de tarefas delegadas que possam desenvolver as habilidades existentes e fornecer novos conhecimentos ajuda a atingir essa meta
- Tenho a capacidade de treinar o funcionário de forma eficaz, revisar seu trabalho e oferecer suporte durante o processo de delegação? Delegar tarefas não significa entregar algo e nunca mais lidar com isso. Você precisa desempenhar um papel ativo, oferecendo apoio, orientação e analisando os resultados desejados. Certifique-se de que você tenha tempo suficiente para isso
Decidir como delegar tarefas e quais são as boas candidatas é um processo. Além de fazer a si mesmo essas perguntas, considere a quem você delegaria o trabalho. Leve em conta o quanto a pessoa lista de tarefas como eles se sentiriam ao realizar essas tarefas e se você acha que eles teriam sucesso ou não. 💪
10 dicas sobre como delegar tarefas de forma eficaz
Agora que você sabe o que faz parte do trabalho delegado, quando implementá-lo e os benefícios de escolher a pessoa certa, é hora de pensar em como colocá-lo em prática. Quer seja sua primeira vez delegando ou esteja procurando maneiras de aprimorar suas habilidades, aqui estão 10 dicas úteis para uma delegação eficaz. 🌻
1. Decida o que delegar
Primeiro, você precisa descobrir qual trabalho deseja delegar. Como empresário, você pode delegar apenas algumas tarefas a um assistente ou freelancer. Talvez queira delegar dezenas de tarefas a diferentes departamentos como gerente de projeto ou líder de equipe.
Seja qual for a sua opção de delegar, é importante pensar exatamente no que você deseja transferir para outros membros da equipe.
Adicione vários responsáveis e delegue comentários em suas tarefas do ClickUp
Em geral, os seguintes tipos de trabalho são ótimos candidatos para delegação:
- Tarefas recorrentes
- Trabalho que corresponda à experiência ou aos interesses de um membro da equipe
- Trabalho relacionado a umobjetivos da pessoa ### 2. Crie uma estrutura para uma comunicação clara
Como líder de equipe, você sabe como a comunicação é vital. A delegação não é diferente. Você precisa estabelecer uma estrutura clara estrutura e expectativas claras para a comunicação .
Personalize o modelo de Matriz de Delegação de Autoridade do ClickUp para configurar uma cadeia de comando para decisões em todos os níveis, à qual todos têm acesso
Use Modelo de Matriz de Delegação de Autoridade do ClickUp para simplificar a tomada de decisões em sua equipe. Nove campos personalizados permitem que você atribua autoridade, enquanto três exibições permitem criar um banco de dados de informações para que todos saibam quem está encarregado de quê.
Ferramentas de rastreamento integradas e dependência de projeto avisos informam sobre possíveis riscos e sucessos de marcos.
3. Conheça os pontos fortes da sua equipe
Ao delegar trabalho, você quer ter certeza de que a pessoa a quem o está atribuindo tem o que precisa para ter sucesso. Isso significa conhecer suas habilidades e oferecer oportunidades para que ela aprenda novas habilidades relevantes.
A melhor maneira de fazer isso é realizar regularmente reuniões individuais . Pergunte ao funcionário quais são suas metas de carreira, no que ele gosta de trabalhar e se ele quer tentar algo fora do normal escopo normal de trabalho .
Considere os pontos fortes de cada um para poder cultivar equipes de alto desempenho que correspondam ao seu fluxo de trabalho exclusivo. É muito mais fácil trabalhar a partir de uma única visão para ver os pontos fortes e fracos da sua equipe.
Colete e organize facilmente informações sobre as habilidades de seus funcionários com o modelo de mapeamento de habilidades do ClickUp
Eles têm habilidades gerenciais que eles possam aproveitar para gerenciar uma ou duas outras pessoas na equipe? Eles têm habilidades técnicas que podem ajudar sua equipe de desenvolvimento?
É por isso que o Modelo de mapeamento de habilidades do ClickUp é muito útil para registrar informações detalhadas sobre sua equipe, membros externos ou freelancers e outros ativos que podem alterar seu fluxo de trabalho ideal. Sejam quais forem seus pontos fortes, não deixe de considerá-los juntamente com os interesses do funcionário ao delegar trabalho. 🏋️
Bônus: Modelos de matriz de habilidades !
4. Criar prioridades
Os líderes eficazes sabem como priorizar o trabalho e como é importante distinguir quais tarefas precisam ser concluídas primeiro para evitar atrasos em um projeto. Para delegar tarefas, é fundamental comunicar claramente quais itens devem ser tratados primeiro.
Dessa forma, o membro da equipe sabe por onde começar e tem um roteiro para o que vem a seguir.
Use este modelo de Matriz de Prioridade do ClickUp para identificar tarefas críticas plotadas por urgência, impacto e importância
Esta etapa é muito importante; é um dos principais motivos pelos quais as equipes usam Modelo de matriz de prioridades do ClickUp . Comece listando todas as tarefas que precisam ser concluídas. Avalie a importância de cada uma delas e quais são urgentes.
Insira-as na matriz de prioridades para organizar visualmente o que é prioritário. Os membros da equipe podem usar isso como referência para saber em que trabalho precisam se concentrar primeiro e podem ver rapidamente o que vem a seguir.
5. Oferecer contexto e plano de fundo
Seu trabalho é mais bem-sucedido quando você entende a função dele no cumprimento das metas da empresa. O mesmo vale para os membros da equipe a quem você delega tarefas.
Ajude-os a entender como a tarefa ou o projeto em que estão trabalhando se encaixa no panorama geral e no resultado desejado. Se eles entenderem como contribuem para a equipe e se sentirem como uma peça importante do quebra-cabeça, é mais provável que queiram ter sucesso.
O contexto também ajuda os membros da equipe a compreenderem plenamente o objetivo da tarefa. Embora você possa ser um profissional nessas tarefas, elas são novas para seus colegas de trabalho. Ofereça-se para orientá-los na tarefa ou crie um vídeo mostrando como você faz isso.
Dessa forma, você pode se sentir confiante ao passar as tarefas e saber que o membro da sua equipe tem as informações necessárias para concluir o trabalho com êxito.
Exemplo de matriz RACI nos documentos do ClickUp
Ela também ajuda a fornecer informações sobre a estrutura organizacional do projeto. Uma ferramenta como a Matrizes RACI do ClickUp podem dar ao membro da equipe uma visão sobre funções do projeto , resultados do projeto e a quem recorrer caso surja algum problema. 📝
Se você quiser cultivar equipes de alto desempenho, precisará de uma estrutura para ajudá-las a lidar com as tarefas (e abordar as tarefas demoradas) para que você e sua equipe saibam exatamente o que é esperado. Delegar com eficácia ajuda todos a conhecerem a tarefa em questão.
6. Ofereça suporte onde ele for necessário
Como gerente de projeto ou líder de equipe, você deve apoiar sua equipe durante todo o projeto, não apenas no início, quando estiver fornecendo o contexto. Isso pode significar oferecer treinamento se houver habilidades que eles precisem desenvolver para ter sucesso.
Também pode significar oferecer suporte com relação a recursos, como software de gerenciamento de tarefas apoio financeiro ou conectá-los a especialistas que possam apoiar seu trabalho.
7. Priorize os resultados em relação ao processo
O fato de o membro da equipe concluir a tarefa de forma diferente de como você a faria não significa que ele não tenha feito um bom trabalho. Concentre-se no resultado e não em como ele chegou lá. Nós aprendemos e trabalhamos de forma diferente, portanto, tenha a mente aberta ao analisar cada tarefa delegada.
O que importa é o bom trabalho e os resultados. 🏆
8. Concentre-se na autonomia, mas faça o check-in
Defina as tarefas para se repetirem por hora ou evento no ClickUp para que você não esteja microgerenciando as tarefas que delega
Confiar nas pessoas com quem você trabalha para que façam seu trabalho e cumpram as tarefas no prazo é maravilhoso. Mas isso não significa que você deva adotar uma abordagem de total desinteresse. Dê aos membros da sua equipe espaço e tempo para concluir o trabalho, mas agende verificações regulares.
Discuta com que frequência você deseja conversar com os membros da sua equipe. Deve haver um equilíbrio entre não microgerenciar, mas ainda assim fazer revisões regulares.
Muitos gerentes optam por se reunir quinzenalmente ou mensalmente. Outros que trabalham em projetos com um cronograma mais longo optam por se reunir trimestralmente. Durante essas reuniões, ofereça apoio caso eles tenham dúvidas ou preocupações e ofereça orientação para que o trabalho seja concluído.
Lembre-se de que, no final das contas, você é responsável pelo sucesso do projeto. Após a conclusão do projeto, planeje uma revisão para analisar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Você pode implementar essas alterações em seu gerenciamento de fluxo de trabalho processos para o próximo projeto.
9. Comemore as vitórias
Como seres humanos, gostamos de trabalhar em um ambiente positivo e ver nosso trabalho apreciado e reconhecido. Comemore os marcos e as pequenas vitórias sempre que possível. Isso aumenta o moral, cria um ambiente divertido para trabalhar e oferece incentivos para fazer um bom trabalho. 🥳
10. Revise o trabalho e use o feedback para informar seu processo
A delegação bem-sucedida não se trata apenas de atribuir tarefas e levá-las até a conclusão. Um componente fundamental da delegação é revisar o processo para ver o que funcionou e o que pode ser melhorado. Peça aos membros da sua equipe um feedback construtivo sobre o processo.
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Identifique as áreas em que vocês dois tiveram sucesso e considere se há espaço para melhorias.
Benefícios de delegar responsabilidades de trabalho
A bom gerente de projetos sabe como é valioso delegar de forma eficaz. Isso permite que você concentre seus esforços em outras áreas, e as habilidades de delegação ajudam a formar sua equipe para que todos tenham o melhor desempenho possível e atinjam o resultado desejado. ✨
Aqui estão alguns dos principais benefícios da delegação:
- **A delegação permite que os membros da equipe adotem uma abordagem prática. Ao se envolverem ativamente, aprenderem novas competências e desempenharem um papel em projetos importantes, os membros da equipe se sentirão mais intimamente ligados à empresa e sentirão que fazem a diferença com seu trabalho
- Reduz o esgotamento: Ao delegar tarefas de forma eficaz, você distribui as cargas de trabalho. Dessa forma, cada membro da equipe estará ocupado, mas não sobrecarregado ou esgotado. Uma visão da carga de trabalho de cada membro da equipe leva a um maior foco no bem-estar da equipe e a uma cultura empresarial feliz
Entenda rapidamente quem da sua equipe está com pouco ou muito trabalho, para que você possa realocar facilmente seus recursos
- promove desenvolvimento profissional e inovação: Ao permitir que a sua equipe trabalhe em tarefas por conta própria, você dá a ela uma licença criativa para apresentar soluções inovadoras e novas abordagens
- Cria confiança e comunicação: A delegação exige que as pessoas se comuniquem de forma eficaz. Ela também apoia a capacitação, pois os gerentes confiam nos membros da equipe para assumir o trabalho sem microgerenciar o processo
- Pode economizar tempo e ajudá-lo a atingir novos milestones : Ao dividir o trabalho de forma eficaz, será necessário menos tempo para concluir um projeto e atingir suas metas
- Torna o orçamento mais eficaz: Dividir os projetos em pequenas tarefas para cada membro da equipe facilita o orçamento, pois você tem um roteiro claro de todos os recursos e indivíduos envolvidos
Desafios da delegação de tarefas
Delegar tarefas com sucesso é uma habilidade essencial para qualquer gerente, mas é um desafio. Aqui estão alguns obstáculos comuns que os gerentes podem encontrar no processo de delegação:
- Falta de confiança: Alguns gerentes têm dificuldade em confiar que os outros concluirão as tarefas de acordo com seus padrões, o que leva à relutância em transferir responsabilidades
- Medo de perder o controle: Delegar significa abrir mão de algum nível de controle sobre como as tarefas são executadas, o que pode ser desconfortável para gerentes acostumados a supervisionar cada detalhe
- Treinamento insuficiente: Os membros da equipe podem não ter as habilidades ou os conhecimentos necessários para assumir determinadas tarefas, o que exige tempo e recursos para treinamento
- Dificuldade em atribuir as tarefas certas às pessoas certas: Pode ser complexo combinar as tarefas com o membro da equipe apropriado com base em suas habilidades, interesses e carga de trabalho
- Resistência dos membros da equipe: Nem todos os funcionários estão ansiosos para assumir responsabilidades adicionais, especialmente se se sentirem sobrecarregados ou se a tarefa parecer fora de sua área de especialização
- Comunicação ineficaz: Mal-entendidos sobre as expectativas, os prazos ou os objetivos da tarefa podem levar a resultados ruins no processo de delegação
- Restrições de tempo : A delegação adequada requer tempo para treinamento, monitoramento e feedback, o que pode ser um desafio emambientes de ritmo acelerado ## Aproveite o poder da delegação de tarefas
Dominar a arte da delegação é saber quais tarefas delegar, a quem atribuí-las e como fazer isso de forma eficaz. Com essas 10 dicas, você estará no caminho certo para implementar uma delegação bem-sucedida em todos os níveis da sua organização. Experimente o ClickUp hoje mesmo para lidar com todos os seus processos de gerenciamento de projetos. Desde a organização e atribuição de tarefas até a criação de uma matriz de prioridades e o uso de ferramentas de rastreamento para monitorar o progresso, você encontrará o que precisa para ser um líder eficaz. 👩🏽💼