A falta de definição das funções e responsabilidades do projeto leva a uma infinidade de problemas relacionados ao gerenciamento de projetos - atrasos no cronograma, aumento de custos e desempenho inferior, para citar apenas alguns.
É nesse momento que a matriz RACI, também conhecida como diagrama RACI ou matriz de atribuição de responsabilidades, entra em cena. 🖼️
O modelo RACI ajuda a mapear as funções e responsabilidades de todas as partes interessadas, trazendo estrutura e clareza e envolvendo todos da equipe na entrega bem-sucedida do projeto, de modo que erros de cálculo estejam fora de questão.
É por isso que muitas pessoas do mundo corporativo de vários setores, desde a saúde até a construção civil, confiam no modelo RACI Gráficos RACI . 🙏
O que é um gráfico de matriz RACI?
A matriz RACI é uma abordagem simples para definir as funções e responsabilidades do projeto que ajudam a produzir os resultados desejados.
Esse termo é um acrônimo que significa Responsible (responsável), Accountable (responsável pela prestação de contas), Consulted (consultado) e Informed (informado). O RACI descreve essencialmente as diferentes funções atribuídas aos membros da equipe envolvidos no projeto e detalha quem faz o quê.
Responsável: Como você já deve estar imaginando, essa pessoa é responsável por agir e garantir que as tarefas do projeto estejam sendo executadas.
Normalmente, é um membro da equipe ou um gerente de projeto que se reporta a um A. Você pode ter mais Rs em um RACI, e alguns deles também podem estar envolvidos no processo de tomada de decisão .
No entanto, é altamente recomendável não exagerar na proporção e atribuir um número excessivo de Responsáveis em sua matriz de atribuição de responsabilidades.
Responsável: É alguém que garante que todas as responsabilidades sejam atribuídas adequadamente, aprova ou rejeita o trabalho ou as decisões (basicamente, essa pessoa é um tomador de decisões) e garante que tudo seja entregue com sucesso e dentro do prazo. De acordo com a matriz RACI, deve haver apenas um A.
Consultado: Essa é a pessoa que a equipe consulta sobre vários tópicos e ações, um especialista. Essa pessoa, ou várias pessoas, fornece feedback e faz avaliações para que as tarefas possam ser executadas.
Informado: Alguém que deve ser atualizado sobre o progresso depois que tudo estiver pronto, mas não está diretamente envolvido no processo. Essa pessoa não contribui para a tomada de decisões ou para a entrega de tarefas, nem é consultada sobre qualquer assunto.
Nós sabemos as equipes de gerenciamento de projetos adoram abreviações : PMP, KPI, SOW e SME. A lista é interminável, mas o gráfico de matriz RACI facilita o esquema das principais decisões e tarefas, marcos e funções.
Vantagens do modelo de gráfico RACI
Quando se trata de grandes equipes de gerenciamento de projetos, em que os membros da equipe estão distribuídos em vários departamentos e dependem de outras equipes, é natural que haja confusão de funções.
Em uma situação como essa, cabe a um gerente de projeto ou à equipe líder do projeto tomar a iniciativa e garantir que todos os membros de cada equipe estejam cientes do que se espera deles. As coisas podem se tornar ainda mais desafiadoras se o trabalho for gerenciado e realizado remotamente. No entanto, é nesse momento que a matriz RACI vem em seu socorro! 🚀
O modelo de gráfico RACI oferece uma infinidade de benefícios nesse sentido:
- Elimina a confusão de funções e a confusão sobre quem toma as decisões (pode ser que a parte responsável seja a tomadora de decisões, portanto, isso deve ficar claro desde o início)
- Incentiva o trabalho em equipe e a comunicação entre todos os envolvidos no projeto, o que leva a uma definição clara das expectativas
- Evita a alocação excessiva ou insuficiente de recursos de um membro da equipe e garante uma realocação tranquila de recursos quando necessário
- Ele pode garantir que, mesmo em caso de realocação de recursos, nenhuma tarefa seja negligenciada
- Ao usá-lo, você otimizará as comunicações, eliminará a resolução de conflitos, incutirá confiança e garantirá um alto nível de envolvimento
- Em última análise, ele melhora a eficiência do projeto e economiza tempo
Vale a pena mencionar que o gráfico RACI pode garantir que todos os relacionamentos sejam gerenciados adequadamente, seja com clientes, patrocinadores, clientes VIP, usuários internos, fornecedores, investidores, executivos, analistas ou órgãos reguladores do governo.
É por isso que esse modelo atende a todas as necessidades das empresas B2B e B2C. ✅
Quando usar o modelo de gráfico RACI
A matriz RACI pode ser usada para tudo o que se refere ao gerenciamento de projetos, desde o esclarecimento das funções e tarefas dos membros da equipe até a eliminação de qualquer tipo de confusão e de processos paralisados.
O melhor de tudo é que ela é incrivelmente flexível e você pode usá-la independentemente do setor em que atua. 🤩
Aqui estão alguns exemplos de quando o modelo de gráfico RACI pode ser útil:
- A confusão de funções normalmente atrapalha o progresso e atrasa o processo de aprovação ou quando as decisões são tomadas de forma aparentemente arbitrária, mais uma vez, devido à falta de transparência em relação às funções
- Quando a autoridade, as responsabilidades, as funções e as tarefas não estão claramente definidas
- Quando não há clareza sobre quem deve executar as tarefas, o que resulta em várias pessoas trabalhando na mesma tarefa ou em nenhuma delas trabalhando nas tarefas do projeto em que deveriam estar trabalhando
Por exemplo, qualquer gerente de projeto ou proprietário de produto é, de alguma forma (erroneamente), visto como responsável por cada pequeno detalhe e pelo sucesso de uma equipe de projeto em geral.
O gráfico RACI tira o peso dessas funções. Ele permite que os desenvolvedores e designers sejam responsáveis por seus escopo de trabalho .
No entanto, observe que o RACI não é uma solução única para todos os casos.
Ele funciona muito bem em projetos maiores e complexos que envolvem vários participantes. Por outro lado, ele simplesmente não é adequado para equipes de gerenciamento de projetos menores e projetos de ritmo acelerado, pois só pode retardar o processo de tomada de decisão e o projeto como um todo.
Como criar um modelo de gráfico RACI
Antes de começar a criar um gráfico RACI, leve em conta estes fatores:
- O ideal é que uma pessoa tenha apenas um tipo de responsabilidade
- A pessoa responsável deve ter autoridade e ser capaz de fornecer orientação e ajuda na realização das tarefas
- Atribua uma única parte responsável por produto
- Toda tarefa deve ser associada às funções de Responsável e de Responsável, embora não seja obrigatório solicitar contribuições externas se a tarefa não for muito complexa
- As partes interessadas devem ser informadas até mesmo sobre pequenas alterações e atualizações no projeto
Agora, veja como criar um gráfico RACI:
1. Defina as entregas
Defina e liste as principais tarefas do projeto que precisam ser concluídas e liste-as todas no lado esquerdo do gráfico RACI, uma abaixo da outra.
Não inclua todas as entregáveis do projeto no gráfico, caso contrário, você será muito granular e o tornará muito complexo para ser usado e compreendido.
2. Identifique as funções do projeto
Identifique os membros da equipe do projeto e suas funções (Responsável, Responsabilizado, Consultado e Informado) e adicione-os à parte superior do gráfico, um ao lado do outro.
Por exemplo, você pode optar por algo assim: executivo do projeto, gerente de projeto, analista de negócios, arquiteto técnico e desenvolvedor de aplicativos.
Como alternativa, você pode especificar as funções por nome. Isso é particularmente útil, pois esclarece quem faz o quê e se várias partes interessadas recebem funções semelhantes.
3. Ligue os pontos
Agora é a hora de conectar tarefas e funções. ♻️
É imprescindível designar um responsável por tarefa, e você também deve pensar cuidadosamente sobre quem precisa ser consultado e quem é informado sobre os resultados.
4. Resolver os conflitos, caso ocorram
O ideal é que um membro da equipe seja atribuído a apenas algumas responsabilidades (duas a três, no máximo).
Se houver muitas células vazias, tente realocar os recursos (altere Responsável para Consultado).
Além disso, se houver muitas funções de Accountable, isso pode retardar o processo de tomada de decisão, portanto, procure ter apenas uma pessoa Accountable por tarefa.
Um número excessivo de Cs também pode causar atrasos para os gerentes de projeto, uma vez que alguns dos função de consultor muitas vezes pode ser alterada para Informado. A ausência de funções C e I geralmente indica falta de comunicação dentro da equipe.
Exemplos e casos de uso da Matriz RACI
Exemplos de ClickUp
Em nosso primeiro lote de exemplos, usaremos nossa amada ferramenta, ClickUp . Você pode personalizar cada parte da plataforma, tornando mais fácil do que nunca criar sua matriz RACI ideal. Quando precisar de inspiração ou orientação, aproveite os recursos prontos para uso e editáveis do Modelo de planejamento RACI no ClickUp para ajudar você a começar. Faça o download gratuito do modelo de planejamento RACI do ClickUp Vamos ver quanta flexibilidade podemos ter ao criar gráficos RACI no ClickUp.
Gráfico RACI simples em Doc View
Exemplo de matriz RACI nos documentos do ClickUp
Aqui está um exemplo perfeito do que explicamos acima. Visualização do documento do ClickUp pode ser usado para criar um gráfico RACI sem complicar demais as coisas.
Partes interessadas à esquerda, funções na parte superior e à direita. Jack, Sabrina e Selena são responsáveis por gerenciamento do programa o programa de gerenciamento de programas é baseado em um sistema de controle de qualidade, Caroll é responsável, Samatha é consultado e Ahmed é informado.
É ótimo que haja apenas uma pessoa responsável que exerça a função de Accountable quando se trata de gerenciamento de programas. Esse é o problema com marketing de campanha design, marketing de produtos análise de dados, marketing de marca e sucesso do cliente também!
Também é fácil perceber que não há recursos alocados em excesso. Jack é a pessoa responsável pelo gerenciamento do programa, pelo marketing da marca e pelo sucesso do cliente, enquanto ele é o responsável pelo marketing da campanha, Informado sobre o marketing de produtos e Consultado para análise de dados.
Matriz RACI com código de cores na visualização de lista
Matriz RACI com código de cores na visualização de lista do ClickUp
A visualização de lista do ClickUp nos permite entrar em mais detalhes com o gráfico RACI. Ela também permite que você dê um toque de cor a todo o conceito para tornar o gerenciamento de projetos, às vezes monótono, mais refrescante. 🌈
Na verdade, você pode escolher entre várias cores de função. Usamos azul para Responsável, verde para Responsável e assim por diante. Fica totalmente a seu critério personalizar a tabela e as funções de acordo com sua preferência.
Aqui, também temos um posicionamento ligeiramente diferente das funções e tarefas. As tarefas do projeto estão listadas à esquerda, uma abaixo da outra, enquanto os nomes e as responsabilidades estão localizados na parte superior e à direita (se você preferir esse tipo de visualização, não há problema algum).
Você também pode ver sinalizadores de prioridade que podem dar a todos uma direção e indicar as tarefas que precisam ser realizadas o mais rápido possível e as que podem esperar um pouco. 🚩
Modelo RACI na visualização de tabela
Modelo RACI na exibição de tabela do ClickUp
A exibição de tabela permite obter mais detalhes com seu gráfico RACI. Além de ver funções, tarefas e prioridades, você também pode acompanhar o status de cada tarefa no gráfico. Os status são totalmente personalizáveis; este é apenas um exemplo de como você pode nomear e colorir cada um deles.
Exemplo de gráfico RACI agrupado por status
Exemplo de gráfico RACI agrupado por status na exibição de tabela do ClickUp
Na exibição de tabela, o ClickUp também permite que você filtre e agrupe tarefas por nome, função, status, prioridade, etc. Isso permite que você se aprofunde nos detalhes minuciosos do seu gráfico RACI e veja quais tarefas estão em andamento, quais ainda precisam ser trabalhadas e quais estão concluídas.
Por fim, como já sabemos, Visualizações do ClickUp e o Whiteboard está entre os nossos favoritos! 😍
Funções RACI na visualização do Whiteboard
Funções RACI na visualização do quadro branco do ClickUp
As Quadro branco do ClickUp facilita a visualização de tarefas, funções e funções separadamente, tudo com um toque de cor. Isso garante que todos trabalhem como uma equipe. Isso praticamente não deixa espaço para conflitos ou baixa moral.
Exemplos de Miro
A seguir, a famosa ferramenta de mapeamento mental, Miro . Vamos ver que tipo de mágica RACI podemos criar.
Mapa de partes interessadas RACI
Exemplo de mapa de partes interessadas RACI em Miro O Miro é outra excelente ferramenta que você pode usar para atribuir funções, responsabilidades e tarefas. Neste exemplo específico, o Miro mostra que você pode criar facilmente uma matriz RACI de partes interessadas para equipes de design de serviços.
Você consegue perceber que há algo diferente aqui? 🤔
Exatamente! Em vez de manter o gráfico RACI comum, Miro decidiu adotar uma nova abordagem e organizar tudo, desde funções e responsabilidades até tarefas, usando a visualização de mapa. 🗺️
Você pode ver as partes interessadas e as tarefas à esquerda, suas funções (tomador de decisões, grandes influenciadores, gerenciar de perto) visualizadas abaixo e todas elas juntas em um mapa circular.
Você pode ver que as funções estão dispostas em camadas em círculos, indo das que têm, digamos, menos responsabilidade (por exemplo, Informado) para Responsável.
Não sei quanto a você, mas nós adoramos notas adesivas digitais! Os nomes de todos os membros da equipe estão escritos nessas notas adesivas, enquanto suas funções são indicadas por meio de emojis.
Bônus:_ **Modelos de mapeamento das partes interessadas
Modelo de equipe de marketing RACI
Modelo de equipe de marketing RACI em Miro Este gráfico RACI foi criado especificamente para as necessidades das equipes de marketing. O gerenciamento de projetos, a campanha, o produto e o marketing de marca, bem como o sucesso do cliente, ou seja, os resultados, estão posicionados à esquerda.
As responsabilidades e funções são claramente definidas por tarefa, enquanto os membros da equipe são agrupados e organizados de acordo, para que todos saibam o que estão fazendo e o que os outros estão fazendo.
Há uma única pessoa responsável por cada tarefa, enquanto o número de pessoas responsáveis é relativamente equilibrado.
Exemplo de Codas
Por último, mas não menos importante na linha de ferramentas, temos o novo garoto no bloco de gerenciamento de projetos, Coda . Vamos ver como ele se compara aos nossos modelos RACI anteriores.
Bônus:_ **Modelos de mapas perceptuais !
Exemplo de matriz RACI por divisão de tarefas
Exemplo de matriz RACI por divisão de tarefas em CodaCoda fornece um exemplo prático de como é criar e usar um gráfico RACI, mesmo que você não esteja necessariamente trabalhando em um projeto muito complexo.
Todas as tarefas são claramente definidas, bem como todas as funções (CEO, CTO, VP de produto, gerente de produto, designer de interface do usuário, redator de conteúdo e analista financeiro) e responsabilidades que são exibidas em cores vivas. Isso permite uma melhor visibilidade e diferenciação, e também podemos integrá-lo a outros aplicativos de terceiros software para agendar consultorias ou mesmo acompanhar o andamento de cada projeto.
Exemplo de gráfico RACI por status da tarefa
Exemplo de gráfico RACI por status de tarefa em Coda O Coda também permite que você acompanhe o status de cada tarefa (não iniciada, em andamento, concluída) no gráfico RACI, codifique por cores cada status e adicione notas para esclarecer quem está trabalhando em qual tarefa e quantos recursos estão disponíveis.
Em vez de começar do zero, você pode escolher entre vários outros modelos de gráfico RACI absolutamente incríveis que economizarão um tempo valioso e deixarão sua equipe pronta para trabalhar desde o primeiro segundo!
Bônus:_ **Modelos de matriz & **Exemplos de estrutura organizacional de matriz
Quem se beneficia com o uso de um gráfico RACI?
Gerentes de projeto: Um gráfico RACI é uma ferramenta útil para gerentes de projeto que precisam monitorar as várias tarefas e funções associadas a um projeto. Ao rastrear essas funções, ele ajuda a garantir que todos os envolvidos no projeto sejam responsabilizados por suas tarefas individuais. Gráfico RACI de gerenciamento de projetos é um profissional de marketing digital e fundador da HustlerEthos.com .