Você já olhou para a sua lista de tarefas e pensou: "Será que podemos adiantar o planejamento do programa e ir direto para a parte em que comemoramos?
Nós ouvimos você e entendemos por que o gerenciamento de programas parece tomar mais tempo do seu dia de trabalho do que o que ele oferece. Se você estiver gastando tempo, dinheiro e recursos da maneira errada, essa é uma possibilidade iminente. Mas nós não deixaremos que isso aconteça.
Em vez disso, mostraremos a você como reformular sua abordagem para dimensionar e gerenciar seus programas.
Muitas vezes confundido com gerenciamento de projetos se o gerenciamento de programas é um conceito de projeto, o gerenciamento de programas tem uma distinção estratégica e merece seu momento! Então, como diferenciar um programa de um projeto? Quais programas fazem sentido? Qual é o valor dos programas para uma organização, seu pessoal e seus clientes?
Você tem perguntas e nós temos as respostas! Vamos explicar como os programas são diferentes dos projetos, a função de um gerente de programas e os fundamentos da pilha de tecnologia para o sucesso do gerenciamento de programas!
O que é gerenciamento de programas?
O gerenciamento de programas é a elaboração de estratégias e a coordenação de programas para alcançar iniciativas e realizar mudanças em uma organização. Um programa é um conjunto de projetos, processos e atividades relacionados gerenciados como um grupo para atingir um objetivo comum.
Você está se perguntando: "Se eu trocar a palavra programa por projeto em sua definição, isso também significa a mesma coisa... sua jogada."
Se tratarmos os programas da mesma forma que os projetos, já teremos criado nosso primeiro obstáculo. Veja por quê:
Você (o gerente de projeto) é o capitão de um barco (o projeto) que supervisiona as operações e chega ao destino dentro do prazo. Ao seu redor há outros barcos (projetos) com seus capitães (gerentes de projeto). Seria viável para você gerenciar todos os barcos e suas operações e programações? Não é provável.
Experimente o nosso_ Modelos de gerenciamento de programas !
Gerenciamento de programas versus gerenciamento de projetos
Então, qual é a diferença entre gerenciamento de programas e de projetos? Um projeto se preocupa com sua rota e seus recursos até o destino. Um programa vai além das responsabilidades tradicionais do projeto e se concentra no que acontece depois que os projetos chegam ao seu destino. Os benefícios, a transformação e a mudança para a organização. ✨
O ciclo de vida de um programa
Tendo isso em mente, como é o ciclo de vida de um programa? Para começar, há três fases principais a serem consideradas aqui, incluindo:
- **Fase de conceitualização do programaPartes interessadas e executivos se reúnem para produzir um resumo do programa que abrange a visão, o escopo e os objetivos mínimos,estimativa de orçamento,gerenciamento de recursose benefícios. O resumo é passado ao gerente do programa para identificar os colaboradores do programa, as dependências do projeto, os fatores de risco, a programação e os requisitos técnicos
- Fase de entrega do programa. Delivery tem um duplo significado. O primeiro significado são os resultados da entrega executados pelas equipes do projeto. O segundo significado é o período de transição, em que a integração e a mudança ocorrem na organização
- Fase de encerramento do programa. Os programas duram enquanto a organização se beneficiar de seu valor. Mas antes de sair sem as rodinhas de treinamento, ele precisa passar por várias verificações e instruções para se sustentar. As equipes de projeto se dissolvem, a economia de custos é avaliada e as informações do programa são salvas como ativos organizacionais para melhorias futuras (ou outros programas)
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de programas relevantes para qualquer setor:
- Programa de gateway de processo para dar suporte a processos complexosengenharia de software problemas
- Programa de talentos e cultura para elevar as carreiras dos funcionários ao próximo nível
- **Programa de integração de clientes para educar os gerentes de vendas
- Programa de acessibilidade para orientar osistema de design de produtos *Programa de crescimento para criar e treinar equipes internacionais
Não é escalável para isso iniciativas de negócios para existir em um único projeto. Lembra-se de nossa analogia com o barco?
Em sua essência, um programa envolve mais funções fora do escopo de um projeto único, exigindo, portanto, pessoas especializadas para assumir o desenvolvimento e a governança contínua de um programa.
_Os gerentes de programas entraram no bate-papo
O que faz um gerente de programa?
O coração de todo ecossistema de programas é o gerente de programas. Suas prioridades diárias incluem:
- Fazer perguntas esclarecedoras para definir o escopo dos problemas comerciais e definir o que é sucesso
- Fornecer navegação de alto nível para ajudar as equipes de projeto a tomar decisões informadas
- Gerenciar o ritmo do programa, para que os resultados mensuráveis sejam entregues regularmente
- Concentrar-se na saúde geral de um programa
Muitas vezes, um gerente de programa não tem autoridade direta sobre os gerentes de projeto e colaboradores do programa. Se pensarmos bem, um programa inclui todos os diferentes tipos de equipes: Marketing, Vendas, Recrutamento, Capacitação de Clientes, TI, Recursos Humanos, etc. Essas equipes são especializadas em suas áreas e o gerente do programa fornece a estratégia de longo prazo para manter todas as equipes alinhadas aos objetivos e resultados do programa.
O fato é que um gerente de programa pode não ter todas as respostas imediatamente. Se você estiver lidando com algo que nunca foi feito antes em seu setor ou organização, haverá níveis extraordinários de ambiguidade. E os programas são basicamente vagos no início. Aqui está um exemplo real de um programa:
O programa SparkShorts foi criado para descobrir novos contadores de histórias, explorar novas técnicas de narração e experimentar novos fluxos de trabalho de produção. Esses filmes são diferentes de tudo o que já fizemos na Pixar, oferecendo uma oportunidade de liberar o potencial de artistas individuais e suas abordagens inventivas de produção de filmes em uma escala menor do que a nossa tarifa normal.
Jim Morris, Presidente da Pixar Animation Studios
A primeira frase, por si só, já é cheia de perguntas. Não, todas as perguntas: Como descobrimos os contadores de histórias? Quais são nossos critérios para um contador de histórias? Qual é o escopo? desses experimentos? Esses novos fluxos de trabalho exigirão ajuda da nossa equipe principal?
Os gerentes de programas começam com o que sabem e formam uma imagem do restante à medida que avançam. Como não estão envolvidos em todos os projetos (novamente, pense na analogia do barco), eles dependem dos gerentes de projeto para fornecer suporte tático. Em um nível mais alto, os gerentes de programa:
- Praticammetodologias ágeis no ecossistema do programa para atingir as metas comerciais
- Aplicar princípios, processos e experiência no assunto para obter resultados
- Ser um líder de pensamento para resolver questões complexas emitigar riscos* Criar o orçamento, o escopo e os padrões de qualidade do programa
- Alinhar ou realinharos resultados do projeto aos resultados do programa
- Usar métricas para informar e envolver regularmente as partes interessadas
- Gerenciar as interdependências entre os projetos
- Eliminar esforços duplicados ou desnecessários
- Examinar as propostas de programas que chegam
- Manter a documentação do programa
Que tal mais alguns exemplos de programas? ⬇️
Dicas para um gerenciamento de programas bem-sucedido
De empresas iniciantes a empresas experientes, as etapas necessárias para transformar ideias em resultados organizacionais reais parecem esmagadoras. Quanto, quando e como você faz um programa funcionar? Aqui estão três dicas que podem ser aplicadas hoje para programas bem-sucedidos e impactantes.
Dica 1: Incentive as equipes a falar o que pensam desde o início e com frequência
A qualidade de nossas habilidades humanas nos torna melhores executores e líderes.
Leia essa frase novamente.
Estabelecemos anteriormente que alguns gerentes de programas não têm autoridade direta sobre as equipes. Mas eles são responsáveis pelo progresso e pelo resultado do programa. Muitas coisas boas resultam do incentivo às equipes para que falem o que pensam desde o início e com frequência:
- Os gargalos iminentes são chamados à atenção e resolvidos de forma eficaz
- Perspectivas diversas geram soluções criativas para problemas complexos
- Os membros recebem feedback prático para melhorar
- A confiança é construída organicamente
O sucesso de um programa depende do trabalho em equipe. É fundamental comunicar isso desde o primeiro dia do ciclo de vida do programa, mas nunca é tarde demais para começar. Portanto, se você estiver procurando por práticas conselhos para desenvolver um trabalho em equipe eficaz nós o ajudamos!
Dica 2: Avalie completamente a ideia do programa
Não tome algumas palavras trocadas por uma ideia de programa como sinal verde! A definição do programa é o estágio mais crítico do ciclo de vida do programa porque a energia, o dinheiro e os recursos de sua organização serão gastos nesse grande empreendimento. Portanto, antes de redigir um e-mail com a equipe dos seus sonhos na cópia, reserve um tempo para pensar no que resultará desse programa.
- Quais áreas de negócios serão afetadas pelo programa?Recursos humanos,Excelência em qualidade,Marketingetc.)
- Quais são as possíveis ameaças e consequências? (Interrupção dos serviços organizacionais,desvios de escopodesinformação, etc.)
- O que afetará nossos sistemas, serviços, ferramentas e tecnologia?
- Quem é o público-alvo?
Dica 3: use o que há de melhor na categoria software de gerenciamento de programasQual é a aparência do melhor software da categoria? Planos de preços competitivos e confiabilidade da plataforma? Sem dúvida, mas para um gerenciamento de programas bem-sucedido, você também precisará de:
- Poderosointegração com outras ferramentas para reunir dados em um único local
- Sólida funcionalidade de dependência de tarefas e projetos
- visão 360º de todo o trabalho na empresa
Vamos analisar o número 3: visão 360º de todo o trabalho na empresa. Você sabe quantas horas perdemos por semana? trocando de contexto e alternando entre várias ferramentas ? Qatalog e pesquisadores do Ellis Idea Lab da Universidade de Cornell fizeram as contas, e eis o que descobriram no local de trabalho moderno:
5
O número de horas que perdemos por semana tentando encontrar informações presas em aplicativos.
7 em 10
A proporção de pessoas que relatam achar demorado encontrar as informações para fazer seu trabalho.
⅔
O número de pessoas que relatam não ter certeza de que todos os departamentos usam os mesmos aplicativos on-line.
Você consegue se identificar?
Se seus ombros estiverem um pouco pesados, vamos dar a volta por cima!
Eu entendo se você estiver com fadiga de software depois de tentar Monday, Asana, Jira e outros . As primeiras semanas são ótimas; depois, de repente, as equipes se deparam com prioridades concorrentes e os projetos são paralisados.
3 recursos do ClickUp que você precisa para o gerenciamento de programas
O ClickUp é o software de gerenciamento de programas que suas equipes vão querer usar todos os dias. Com o ClickUp, elas têm o controle da otimização da produtividade e trabalham em colaboração para alcançar as iniciativas do programa. Aqui estão três recursos obrigatórios do ClickUp para executar seu programa:
1. Metas do ClickUp para vincular cada tarefa aos resultados do programa
" Metas do ClickUp ajudam a manter o foco de todos os membros do departamento no que é realmente importante, o que é fundamental quando a novo produto está sendo lançado ." Darya
HYPERVSN
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
2. Painéis do ClickUp para mostrar a história dos dados
Gerencie tudo em seu programa com um centro de controle personalizável
"O uso do Clickup foi o que mais nos ajudou, especialmente na economia de tempo. Costumávamos usar um sistema em que, no final da semana, cada membro da equipe enviava relatórios semanais por e-mail, que eram analisados no fim de semana. Mas com o Clickup, estamos eliminando gradualmente os relatórios redundantes, economizando tempo, que agora é canalizado para atividades mais produtivas." estudo de caso da eHealth4Everyone
3. mais de 15 exibições personalizáveis para visualizar tarefas e fluxos de trabalho
"Embora esses recursos pareçam muito pequenos à primeira vista, eles desempenham um papel enorme em preencher a lacuna para nós, dado o fato de que nossas equipes trabalham remotamente. Com três diferentes Visualizações no ClickUp nossos clientes e gerentes têm uma visão de 360 graus do que está acontecendo no nível local, o que permite que eles se concentrem mais na estratégia e no pensamento criativo, em comparação com o lamaçal de gerenciamento de tarefas e equipe ." Joshua Rozario
Mindshare Digital
Exemplos de gerenciamento de programas na ClickUp
Perguntam-nos com frequência se nós da ClickUp usamos o ClickUp para gerenciar nossos programas. Sinceramente, essa é uma das nossas perguntas favoritas, pois ela nos lembra como a plataforma lida de forma poderosa com as tarefas rotineiras e as complexidades para que possamos escalar.
Todo o nosso trabalho está interconectado. Trabalhamos a partir das mesmas listas de projetos e tomamos decisões informadas como uma equipe. Todos têm acesso a informações centralizadas para realizar seu trabalho.
Veja alguns programas do ClickUp lançados que exigiram muitos gerentes de programa e todo o cold brew disponível para que fossem um sucesso. _Equipe, vocês podem me ajudar aqui?
ClickUp expande a equipe sênior da EMEA com aumento de 233% na demanda europeia
Não perdemos tempo em montar nossa principal equipe de liderança da EMEA, trazendo talentos excepcionais que geram resultados, mantendo o foco em nosso valor principal de "divirta-se, encontre alegria e seja você"
Já temos uma base sólida de funcionários na região, com membros da equipe espalhados pela Europa. Estamos empregando as melhores pessoas para o trabalho e aproveitando o ClickUp para garantir que nossas equipes sejam hiperprodutivas quando não estão localizadas. Estamos profundamente comprometidos em construir o negócio com colaboração, cultura e comunidade no centro dele."
Amber Coster, vice-presidente de operações da ClickUp na região EMEA
ClickUp University, uma plataforma de aprendizado on-line gratuita
Universidade ClickUp
> Nosso objetivo com a ClickUp University (CUU) é simples: Ajudar nossa comunidade a atingir suas metas mais rapidamente, economizar tempo, continuar crescendo 1% em seu campo todos os dias e eliminar as frustrações desnecessárias causadas por ineficiências no trabalho.
>
> Quer você seja novo no ClickUp ou já esteja conosco há anos, a CUU o ajudará a obter o conhecimento e a experiência prática necessários para criar seu fluxo de trabalho ideal e aumentar sua produtividade.
>
> Você aprenderá a usar o ClickUp, como personalizá-lo para atender às necessidades de seu projeto e às preferências de fluxo de trabalho, e se tornará um guru do ClickUp que economiza tempo e é superprodutivo.
Leila Cruz, coordenadora editorial do ClickUp
LevelUp por ClickUp (edição de 2021)
Para o LevelUp, embora tudo tenha sido feito internamente, precisávamos integrar o processo de uso de terceiros externos, como empresas de produção e serviços de transmissão ao vivo. Por isso, criamos Listas dedicadas - a chave para toda a organização desse evento.
Criamos uma Lista Principal e tornamos certas tarefas públicas para nossos parceiros. Convidamos os convidados e permitimos que nossos parceiros do local coordenassem as tarefas. Isso nos permitiu agir mais rapidamente do que usar várias ferramentas, inclusive e-mail. Já imaginou passar por milhares de e-mails? O ClickUp resolveu tudo isso para nós.
Melissa Rosenthal, diretora de criação da ClickUp
O sucesso de nossos programas não teria sido possível sem o grupo diversificado de gerentes e equipes de programas para comunicar solicitações e compartilhar feedback de forma rápida e eficiente. E queremos o mesmo para você. 🤝
Assuma suas maiores metas organizacionais com o ClickUp
O ClickUp é um software todo-poderoso para coordenar suas grandes ideias, ver o progresso em tempo real e gerenciar seus projetos com total visibilidade. Com o ClickUp e o gerenciamento de programas em vigor, você criará uma equipe saudável e de alto desempenho desde o primeiro dia!
Nossa equipe está aqui para ajudar se você tiver um caso de uso específico e precisar de suporte para isso. Honestamente, podemos falar sobre programas o dia inteiro e adoramos conhecer outras pessoas que também o fazem! 👋 Comece agora