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Você já olhou para sua lista de tarefas e pensou: “Será que poderíamos avançar no planejamento do programa e ir direto para a parte em que comemoramos?”
Nós entendemos você e compreendemos por que o gerenciamento de programas parece exigir mais do seu dia de trabalho do que oferece. Se você está gastando tempo, dinheiro e recursos da maneira errada, essa é uma possibilidade iminente. Mas não vamos deixar isso acontecer.
Em vez disso, mostraremos como reformular sua abordagem para dimensionar e gerenciar seus programas.
Muitas vezes confundido com o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de programas tem uma distinção estratégica e merece destaque! Então, como diferenciamos um programa de um projeto? Quais programas fazem sentido perseguir? Qual é o valor dos programas para uma organização, seu pessoal e seus clientes?
Você tem perguntas e nós temos as respostas! Vamos descobrir como os programas diferem dos projetos, qual é o papel de um gerente de programas e quais são os recursos tecnológicos essenciais para o sucesso do gerenciamento de programas!
O que é gerenciamento de programas?
A gestão de programas consiste em elaborar estratégias e coordenar programas para concretizar iniciativas e promover mudanças em uma organização. Um programa é um conjunto de projetos, processos e atividades relacionados, gerenciados como um grupo para atingir um objetivo comum.
Você está se perguntando: “se eu trocar a palavra programa por projeto na sua definição, também significa a mesma coisa... sua vez. ”
Se tratarmos os programas da mesma forma que os projetos, já criamos nosso primeiro obstáculo. Veja por quê:
Você (o gerente de projetos) é o capitão de um barco (o projeto), supervisionando as operações e chegando ao destino dentro do prazo. Ao seu redor, há outros barcos (projetos) com seus capitães (gerentes de projetos). Seria viável para você gerenciar todos os navios, suas operações e cronogramas? Provavelmente não.
Experimente nossos modelos de gerenciamento de programas!
Gerenciamento de programas x gerenciamento de projetos
Então, qual é a diferença entre gerenciamento de programas e gerenciamento de projetos? Um projeto se preocupa com o caminho e os recursos necessários para chegar ao destino. Um programa vai além das responsabilidades tradicionais de um projeto e se concentra no que acontece depois que os projetos alcançam seu destino. Os benefícios, a transformação e a mudança para a organização. ✨
O ciclo de vida de um programa
Com isso em mente, como é o ciclo de vida de um programa? Para começar, há três fases principais a serem consideradas, incluindo:
- Fase de conceituação do programa. As partes interessadas e os executivos se reúnem para produzir um resumo do programa que abrange a visão, o escopo, os objetivos mínimos, a estimativa do orçamento, a gestão de recursos e os benefícios. O resumo é encaminhado ao gerente do programa para identificar os colaboradores do programa, as dependências do projeto, os fatores de risco, o cronograma e os requisitos técnicos.
- Fase de entrega do programa. Entrega tem um duplo significado. O primeiro significado é a entrega dos resultados realizados pelas equipes do projeto. O segundo significado é o período de transição, em que a integração e a mudança acontecem na organização.
- Fase de encerramento do programa. Os programas duram enquanto a organização se beneficia de seu valor. Mas antes de sair sem as rodinhas de apoio, ele precisa passar por várias verificações e instruções para se sustentar. As equipes do projeto são dissolvidas, a economia de custos é avaliada e as informações do programa são salvas como ativos organizacionais para melhorias futuras (ou outros programas).
Vejamos alguns exemplos de programas relevantes para qualquer setor:
- Programa de gateway de processos para dar suporte a problemas complexos de engenharia de software
- Programa de talentos e cultura para elevar a carreira dos funcionários ao próximo nível
- Programa de integração de clientes para treinar gerentes de vendas
- Programa de acessibilidade para orientar o sistema de design do produto
- Programa de crescimento para formar e treinar equipes internacionais
Não é escalável que essas iniciativas de negócios existam em um único projeto. Lembra-se da nossa analogia do barco?
Em sua essência, um programa envolve mais funções além do escopo de um projeto único, exigindo, portanto, pessoas especializadas para assumir o desenvolvimento e a governança contínua de um programa.
Os gerentes de programa entraram no chat.
O que faz um gerente de programas?
O coração de todo ecossistema de programas é o gerente de programas. Suas prioridades diárias incluem:
- Faça perguntas esclarecedoras para definir o escopo dos problemas comerciais e definir o que é sucesso.
- Forneça navegação de alto nível para ajudar as equipes de projeto a tomar decisões informadas.
- Gerencie o ritmo do programa para que resultados mensuráveis sejam entregues regularmente.
- Concentre-se na saúde geral de um programa
Muitas vezes, um gerente de programa não tem autoridade direta sobre os gerentes de projeto e colaboradores do programa. Se você pensar bem, um programa inclui todos os tipos de equipes: Marketing, Vendas, Recrutamento, Capacitação do Cliente, TI, Recursos Humanos, etc. Essas equipes são especializadas em suas áreas, e o gerente de programa fornece a estratégia de longo prazo para manter todas as equipes alinhadas com os objetivos e resultados do programa.
A questão é que um gerente de programa pode não ter todas as respostas imediatamente. Se você estiver lidando com algo nunca feito antes em seu setor ou organização, haverá níveis extraordinários de ambiguidade. E os programas são principalmente vagos no início. Aqui está um exemplo real de um programa:
O programa SparkShorts foi criado para descobrir novos contadores de histórias, explorar novas técnicas de narrativa e experimentar novos fluxos de trabalho de produção. Esses filmes são diferentes de tudo o que já fizemos na Pixar, oferecendo uma oportunidade de revelar o potencial de artistas individuais e suas abordagens criativas de produção cinematográfica em uma escala menor do que a nossa produção normal.
O programa SparkShorts foi criado para descobrir novos contadores de histórias, explorar novas técnicas de narrativa e experimentar novos fluxos de trabalho de produção. Esses filmes são diferentes de tudo o que já fizemos na Pixar, oferecendo uma oportunidade de revelar o potencial de artistas individuais e suas abordagens criativas de produção cinematográfica em uma escala menor do que a habitual.
A primeira frase por si só já traz muitas perguntas. Não, todas as perguntas: como descobrimos os contadores de histórias? Quais são nossos critérios para um contador de histórias? Qual é o escopo dessas experiências? Esses novos fluxos de trabalho exigirão a ajuda de nossa equipe principal?
Os gerentes de programa começam com o que sabem e formam uma imagem do resto à medida que avançam. Como eles não estão envolvidos em todos os detalhes de cada projeto (novamente, pense na nossa analogia do barco), eles contam com os gerentes de projeto para fornecer suporte tático. Em um nível geral, os gerentes de programa:
- Pratique metodologias ágeis dentro do ecossistema do programa para atingir os objetivos de negócios.
- Aplique princípios, processos e conhecimento especializado para alcançar resultados.
- Seja um líder inovador para resolver questões complexas e mitigar riscos.
- Crie o orçamento, o escopo e os padrões de qualidade do programa.
- Alinhe ou realinhe os resultados do projeto aos resultados do programa
- Use métricas para informar e envolver regularmente as partes interessadas
- Gerencie as interdependências entre projetos
- Elimine esforços duplicados ou desnecessários
- Examine as propostas de programas recebidas
- Mantenha a documentação do programa
Que tal mais alguns exemplos de programas? ⬇️
Dicas para uma gestão de programas bem-sucedida
De startups a empresas experientes, as etapas necessárias para transformar ideias em resultados organizacionais reais podem parecer assustadoras. Quanto, em quanto tempo e como você faz um programa funcionar? Aqui estão três dicas para aplicar hoje mesmo e ter programas bem-sucedidos e impactantes.
Dica 1: Incentive as equipes a expressarem suas opiniões desde o início e com frequência
A qualidade de nossas habilidades humanas nos torna melhores profissionais e líderes.
Leia essa frase novamente.
Estabelecemos anteriormente que alguns gerentes de programa não têm autoridade direta sobre as equipes. Mas eles têm responsabilidade pelo progresso e resultado do programa. Muitas coisas boas resultam de incentivar as equipes a expressarem suas opiniões desde o início e com frequência:
- Os gargalos iminentes são destacados e resolvidos de forma eficaz.
- Perspectivas diversas geram soluções criativas para problemas complexos
- Os membros recebem feedback prático para melhorar
- A confiança é construída de forma orgânica
O sucesso de um programa depende do trabalho em equipe. É fundamental comunicar isso desde o primeiro dia do ciclo de vida do programa, mas nunca é tarde para começar. Portanto, se você está procurando conselhos práticos para construir um trabalho em equipe eficaz, nós temos o que você precisa!
Dica 2: Avalie completamente a ideia do programa
Não considere algumas palavras trocadas sobre uma ideia de programa como luz verde! Definir o programa é a etapa mais crítica do ciclo de vida do programa, pois a energia, o dinheiro e os recursos da sua organização serão gastos nessa grande empreitada. Portanto, antes de redigir um e-mail com sua equipe dos sonhos em cópia, reserve um tempo para pensar sobre o que resultará desse programa.
- Quais áreas de negócios serão afetadas pelo programa? ( Recursos Humanos, Excelência em Qualidade, Marketing, etc.)
- Quais são as ameaças e consequências potenciais? (Interrupção dos serviços organizacionais, aumento do escopo, desinformação, etc.)
- O que afetará nossos sistemas, serviços, ferramentas e tecnologia?
- Qual é o público-alvo?
Dica 3: Use o melhor software de gerenciamento de programas da categoria
Como é um software de primeira linha? Planos de preços competitivos e plataforma confiável? Com certeza, mas para um gerenciamento de programas bem-sucedido, você também vai querer:
- Integração poderosa com outras ferramentas para reunir os dados em um único lugar
- Funcionalidade sólida de dependência de tarefas e projetos
- Visão 360º de todo o trabalho na empresa
Vamos analisar o nº 3: visão 360º de todo o trabalho na empresa. Você sabe quantas horas perdemos por semana alternando entre diferentes contextos e várias ferramentas? A Qatalog e pesquisadores do Ellis Idea Lab da Universidade de Cornell fizeram as contas e eis o que descobriram no local de trabalho moderno:
O número de horas que perdemos por semana tentando encontrar informações presas em aplicativos.
A proporção de pessoas que relatam achar demorado encontrar as informações necessárias para realizar seu trabalho.
⅔
O número de pessoas que afirmam não ter certeza se todos os departamentos utilizam os mesmos aplicativos online.
Você se identifica com isso?
Se você está se sentindo um pouco sobrecarregado, vamos mudar essa situação!
Eu entendo se você está cansado de softwares depois de experimentar o Monday, Asana, Jira e outros. As primeiras semanas são ótimas; então, de repente, as equipes se deparam com prioridades conflitantes e os projetos ficam paralisados.
3 recursos do ClickUp necessários para o gerenciamento de programas
O ClickUp é o software de gerenciamento de programas que suas equipes vão querer usar todos os dias. Com o ClickUp, elas têm controle sobre a otimização de sua produtividade enquanto trabalham de forma colaborativa para alcançar as iniciativas do programa. Aqui estão três recursos essenciais do ClickUp para executar seu programa:
1. Metas do ClickUp para vincular todas as tarefas aos resultados do programa
“As metas do ClickUp ajudam a manter o foco de todos os membros do departamento no que é realmente importante, o que é fundamental quando um novo produto está sendo lançado.”
Darya HYPERVSN
2. Painéis do ClickUp para mostrar a história dos dados
“O uso do ClickUp nos ajudou muito, especialmente na economia de tempo. Costumávamos usar um sistema em que, no final da semana, todos os membros da equipe enviam relatórios semanais por e-mail, que eram analisados durante o fim de semana. Mas, com o ClickUp, estamos gradualmente eliminando relatórios redundantes, economizando tempo, que agora é canalizado para atividades mais produtivas.”
Estudo de caso eHealth4Everyone
3. Mais de 15 visualizações personalizáveis para visualizar tarefas e fluxos de trabalho
“Embora esses recursos pareçam muito pequenos à primeira vista, eles desempenham um papel importante em preencher a lacuna para nós, dado o fato de que nossas equipes trabalham remotamente. Com três visualizações diferentes no ClickUp, nossos clientes e gerentes têm uma visão de 360 graus do que está acontecendo na base, permitindo que eles se concentrem mais na estratégia e no pensamento criativo, em comparação com o trabalho árduo de gerenciar tarefas e equipes.”
Joshua Rozario Mindshare Digital
Exemplos de gerenciamento de programas na ClickUp
Muitas vezes nos perguntam se nós, da ClickUp, usamos o ClickUp para gerenciar nossos programas. Sinceramente, essa é uma das nossas perguntas favoritas, pois nos lembra o quanto a plataforma é poderosa para lidar tanto com tarefas rotineiras quanto com complexidades, permitindo-nos expandir nossos negócios.
Todo o nosso trabalho está interligado. Trabalhamos a partir das mesmas listas de projetos e tomamos decisões informadas em equipe. Todos têm acesso a informações centralizadas para realizar seu trabalho.
Aqui está uma visão geral de alguns programas do ClickUp lançados, que exigiram muitos gerentes de programa e toda a cerveja gelada disponível para serem bem-sucedidos. Equipe, vocês podem me ajudar aqui?
O ClickUp expande sua equipe sênior na EMEA com um aumento de 233% na demanda europeia.
Não perdemos tempo em montar nossa equipe de liderança principal para a EMEA, trazendo talentos excepcionais que geram resultados, mantendo o foco em nosso valor principal: “divirta-se, encontre alegria e seja você mesmo”.
Já temos uma base sólida de funcionários na região, com membros da equipe espalhados por toda a Europa. Estamos contratando as melhores pessoas para o trabalho e aproveitando o ClickUp para garantir que nossas equipes sejam hiperprodutivas quando não estão trabalhando no mesmo local. Estamos profundamente comprometidos em construir o negócio com colaboração, cultura e comunidade no centro dele.
Não perdemos tempo em montar nossa equipe de liderança principal para a EMEA, trazendo talentos excepcionais que geram resultados, mantendo o foco em nosso valor principal: “divirta-se, encontre alegria e seja você mesmo”.
Já temos uma base sólida de funcionários na região, com membros da equipe espalhados por toda a Europa. Estamos contratando as melhores pessoas para o trabalho e aproveitando o ClickUp para garantir que nossas equipes sejam hiperprodutivas quando não estão trabalhando no mesmo local. Estamos profundamente comprometidos em construir o negócio com colaboração, cultura e comunidade no centro dele. ”
ClickUp University, uma plataforma de aprendizagem online gratuita
Nosso objetivo com a ClickUp University (CUU) é simples: ajudar nossa comunidade a atingir seus objetivos mais rapidamente, economizar tempo, continuar crescendo 1% em sua área todos os dias e eliminar as frustrações desnecessárias causadas por ineficiências no trabalho.
Seja você novo no ClickUp ou já esteja conosco há anos, o CUU ajudará você a adquirir o conhecimento e a experiência prática necessários para criar seu fluxo de trabalho ideal e aumentar sua produtividade.
Você aprenderá a usar o ClickUp, a personalizá-lo para atender às necessidades do seu projeto e às preferências de fluxo de trabalho e se tornará um guru do ClickUp, economizando tempo e sendo superprodutivo.
Nosso objetivo com a ClickUp University (CUU) é simples: ajudar nossa comunidade a atingir seus objetivos mais rapidamente, economizar tempo, continuar crescendo 1% em sua área todos os dias e eliminar as frustrações desnecessárias causadas por ineficiências no trabalho.
Seja você novo no ClickUp ou já esteja conosco há anos, o CUU ajudará você a adquirir o conhecimento e a experiência prática necessários para criar seu fluxo de trabalho ideal e aumentar sua produtividade.
Você aprenderá a usar o ClickUp, a personalizá-lo para atender às necessidades do seu projeto e às preferências de fluxo de trabalho e se tornará um guru do ClickUp, economizando tempo e sendo superprodutivo.
LevelUp by ClickUp (edição 2021)
Para o LevelUp, embora tudo fosse feito internamente, precisávamos integrar o processo de uso de terceiros externos, como produtoras e serviços de transmissão ao vivo. Por isso, criamos listas dedicadas — a chave para toda a organização deste evento.
Criamos uma lista principal e tornamos certas tarefas públicas para nossos parceiros. Convidamos pessoas e permitimos que nossos parceiros do local coordenassem as tarefas. Isso nos permitiu agir mais rapidamente do que usando várias ferramentas, incluindo e-mail. Você consegue imaginar ter que lidar com milhares de e-mails? O ClickUp resolveu tudo isso para nós.
Para o LevelUp, embora tudo fosse feito internamente, precisávamos integrar o processo de uso de terceiros externos, como produtoras e serviços de transmissão ao vivo. Por isso, criamos listas dedicadas — a chave para toda a organização deste evento.
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O sucesso de nossos programas não teria sido possível sem o grupo diversificado de gerentes e equipes de programas para comunicar solicitações e compartilhar feedback de forma rápida e eficiente. E queremos o mesmo para você. 🤝
Alcance seus maiores objetivos organizacionais com o ClickUp.
O ClickUp é um software poderoso para coordenar suas grandes ideias, acompanhar o progresso em tempo real e gerenciar seus projetos com total visibilidade. Com o ClickUp e o gerenciamento de programas em ação, você formará uma equipe saudável e altamente funcional desde o primeiro dia!
Nossa equipe está aqui para ajudar se você tiver um caso de uso específico e precisar de suporte. Sinceramente, podemos falar sobre programas o dia inteiro e adoramos conhecer outras pessoas que também gostam disso! 👋