Os processos ganham vida por meio dos fluxos de trabalho. Mas, às vezes, esses processos são tão complexos ou têm uma escala tão grande que gerenciá-los não é tarefa fácil.
Outras vezes, os gerentes de projeto não têm experiência suficiente para lidar com uma infinidade de tarefas. Eles ficam confusos sobre o que as equipes devem fazer a seguir e acabam bloqueando ou tomando decisões precipitadas e pouco favoráveis.
E é por isso que gerenciar processos — e projetos — é fundamental e bastante desafiador ao mesmo tempo! Felizmente, você pode contar com o gerenciamento de fluxo de trabalho para evitar o caos total.
Este blog é a nossa contribuição para a sua jornada no gerenciamento de fluxo de trabalho. Você aprenderá o que é gerenciamento de fluxo de trabalho, as ferramentas necessárias e os modelos para criar fluxos de trabalho personalizados.
Vamos começar!
O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
O gerenciamento de fluxo de trabalho é o processo de criação e otimização de fluxos de trabalho e auxilia na coordenação do trabalho com o objetivo final de aumentar a eficiência das equipes.
Um fluxo de trabalho representa um processo (ou parte de um processo), que é uma sequência de tarefas. Essas tarefas são realizadas por uma ou mais funções para produzir resultados e, assim, atingir um objetivo, como alcançar um marco do projeto.
Visualmente, o gerenciamento do fluxo de trabalho se parece com um diagrama ou fluxograma em termos de método de gerenciamento de projetos. Mas aqui está um trecho de uma descrição textual concisa de um fluxo de trabalho:
- Processo: recrutamento de funcionários
- Objetivo: contratar funcionários que atendam a uma necessidade específica
- Tarefas: criar uma descrição do cargo, recrutar talentos, acompanhar os candidatos, entrevistar
Após criar fluxos de trabalho, recomendamos que você os implemente com o apoio de um software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Vários tipos de software de gerenciamento de projetos ajudam a automatizar fluxos de trabalho e, consequentemente, gerenciá-los com mais facilidade.
E é isso que permite que você monitore o desempenho dos seus processos de negócios. Mas não se engane: gerenciamento de fluxo de trabalho e gerenciamento de processos de negócios não são a mesma coisa. Esta é a diferença entre fluxos de trabalho e processos de negócios:
- O gerenciamento de fluxo de trabalho é um subconjunto do gerenciamento de processos de negócios. Ele organiza o comportamento das pessoas, estabelecendo instruções que elas devem seguir para executar tarefas.
- O gerenciamento de processos de negócios é uma abordagem de alto nível para orquestrar os processos de negócios de uma empresa com o objetivo de melhorar a eficiência operacional.
Tipos de gerenciamento de fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho pertencem a uma destas categorias:
Fluxos de trabalho sequenciais
Como o nome sugere, um fluxo de trabalho sequencial é um diagrama com uma sequência de tarefas. E o processo avança de uma tarefa para a próxima. A característica distintiva desse fluxo de trabalho, porém, é a dependência das tarefas. Isso significa que o processo não muda de uma tarefa para a próxima antes que a tarefa atual seja concluída. Portanto, não há idas e vindas.
EXEMPLO DESTE FLUXO DE TRABALHO Considere os processos de fabricação em linha de produção, pois eles não permitem que o produto retorne às estações anteriores. Funciona como um rio de mão única.
Fluxos de trabalho de máquina de estados
Ao contrário dos fluxos de trabalho sequenciais, os fluxos de trabalho de máquina de estados podem fluir para frente e para trás. Eles giram em torno do conceito de “estado” em vez de “tarefa”. Em outras palavras, o processo passa de um estado para outro, não de uma tarefa para a próxima. São processos orientados por eventos, o que significa que avançam para um estado quando algo — não necessariamente a conclusão de uma tarefa — acontece.
EXEMPLO DESTE FLUXO DE TRABALHO Pense em um fluxo de trabalho de mídia social. Ele contém tarefas de revisão de conteúdo cujo resultado pode ser o envio de peças de conteúdo de volta aos autores para alterações. Outro exemplo é um fluxo de trabalho ágil. Por exemplo, um projeto de desenvolvimento de software baseado em Scrum requer a aceitação do produto pelo usuário em um determinado momento. E isso pode impedir que o processo avance nesse ponto.
Fluxos de trabalho orientados por regras
Como um processo sequencial, esse fluxo de trabalho combina-se com um conjunto de regras que ditam a execução do processo, et voilà! Você criou um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho orientado por regras.
Essas regras são condições do tipo “se, então”, que têm o potencial de se tornar fluxos de trabalho automatizados. Elas expressam alternativas que configuram o fluxo do processo. Portanto, o processo avança com base não apenas na conclusão de tarefas, mas também na seleção de alternativas.
EXEMPLO DESTE FLUXO DE TRABALHO Pense nisso como se fosse preparar um prato em um food truck, considerando que o cliente pode escolher a carne, o molho e os acompanhamentos que deseja.
*Encontre alguns exemplos de fluxo de trabalho neste blog e veja quais ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem funcionar melhor para você!
Por que o gerenciamento do fluxo de trabalho é importante?
Você já sabe que o gerenciamento do fluxo de trabalho aumenta a eficiência das equipes. Mas se tivéssemos que detalhar as vantagens de gerenciar fluxos de trabalho, esta seria a nossa lista:
Processos simplificados
Ao representar — ou modelar — processos com fluxos de trabalho, você será capaz de identificar:
- Tarefas desnecessárias que você deve descartar
- Tarefas repetíveis que você deve resumir em uma única tarefa
Caso contrário, eles desperdiçarão o tempo e o esforço da sua equipe e, por fim, sua produtividade.
É por isso que você não pode se dar ao luxo de ter idas e vindas desnecessárias, criando processos repetitivos. O gerenciamento de fluxo de trabalho é melhor quando você otimiza o processo ou implementa a automação do fluxo de trabalho.
Redução do trabalho manual e dos erros humanos
Com processos manuais, especialmente aqueles mantidos em planilhas, tudo é constantemente atualizado, com muito espaço para erros ou entradas duplicadas. O gerenciamento adequado do fluxo de trabalho prospera ao evitar perdas de tempo!
O melhor processo de gerenciamento de fluxo de trabalho é resolvido com fluxos de trabalho automatizados. Em vez de usar planilhas, acompanhe automaticamente as tarefas de suas equipes por meio de gatilhos de automação de fluxo de trabalho para designar uma pessoa, alterar a prioridade ou deixar um comentário, eliminando seus processos manuais.
Maior transparência e responsabilidade
Se há algo que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho oferece é uma grande quantidade de dados de processo. E isso é ótimo para você saber o status das tarefas de suas equipes, para que possa ver quem está atrasado, quem está dentro do prazo ou quem trabalhará no que vem a seguir em seu fluxo de trabalho.
Com os dados do processo acima, o gerente pode verificar o progresso do trabalho de sua equipe. E com essas informações, o gerente pode identificar possíveis obstáculos no fluxo de trabalho.
Além disso, como cada tarefa tem responsáveis, seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que o gerente de projeto responsabilize cada membro da equipe por suas entregas.
Comunicação eficaz
Com visibilidade sobre o trabalho de todos, os membros da equipe compreendem melhor e mais rapidamente as preocupações uns dos outros. E isso é um grande passo em direção à comunicação eficaz e ao gerenciamento do fluxo de trabalho.
Além disso, os membros da equipe não ficam ansiosos sobre o que devem fazer a seguir quando podem ver isso em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Evite que sua equipe fique adivinhando quais são as próximas tarefas ou bugs a serem resolvidos. As atribuições de tarefas estão no sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para que eles possam verificar.
Fácil escalabilidade e maior disponibilidade de recursos
Imagine um processo genérico de integração de funcionários automatizado com um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. E cada vez que um novo contratado conclui uma tarefa de integração, o sistema o orienta automaticamente para a próxima tarefa do processo.
Agora, imagine a dor de cabeça que seria para o gerente de projetos fazer isso manualmente com cada novo contratado. E imagine como seria se a empresa contratasse dezenas de funcionários todos os meses. É assim que o gerenciamento do fluxo de trabalho oferece suporte à escalabilidade.
Além disso, em fluxos de trabalho automatizados, as tarefas não dependem inteiramente de nenhum indivíduo. Por exemplo, o gerente de projeto não precisa contar com o gerente de RH para integrar cada funcionário. Em vez disso, o software de automação de fluxo de trabalho fará o trabalho, liberando a equipe e outros recursos para tarefas que dependem de sua contribuição.
5 dicas de gerenciamento de fluxo de trabalho
Se fôssemos compartilhar com você nossos segredos para gerenciar fluxos de trabalho, estes seriam os que compartilharíamos:
1. Use um software de gerenciamento de fluxo de trabalho
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho ajudam a automatizar e gerenciar vários fluxos de trabalho sem esforço. Mas existem tantos aplicativos de fluxo de trabalho disponíveis que você precisa saber o que procurar em uma ferramenta de fluxo de trabalho. E é por isso que reunimos esta lista de recursos essenciais para você:
- Automação do fluxo de trabalho: para executar tarefas repetitivas automaticamente, pois qual seria o sentido de implementar fluxos de trabalho com outro software que não fosse esse? Exemplo: lembrar automaticamente um responsável sobre a aproximação da data de vencimento de uma tarefa.
- Acompanhamento de prazos: para controlar os resultados do projeto e realizar ações nas datas de vencimento, como filtrar tarefas por data de entrega ou arrastar e soltar tarefas em uma linha do tempo para ajustar prazos.
- Gerenciamento de desempenho: para monitorar a produtividade da sua equipe e a eficiência dos processos. E isso é possível com relatórios e dados de processos, como tarefas concluídas ou o número total de tarefas realizadas por membro da equipe.
- Status de tarefas personalizados: você pode criar e configurar de acordo com suas necessidades. Por exemplo, um status “Em teste” não faz sentido em uma operação de gerenciamento de fluxo de trabalho de contratação, mas faz todo o sentido no desenvolvimento de software.
- Integrações: para gerenciar o trabalho em várias plataformas, como softwares de terceiros para comunicação, compartilhamento e armazenamento de arquivos, gerenciamento de agendas, controle de tempo e videoconferência. Exemplo: organize uma teleconferência a partir de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para discutir detalhes do projeto com equipes remotas.
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2. Use modelos de tarefas e fluxos de trabalho
Imagine como seria tedioso e ineficiente criar e atribuir a mesma tarefa repetidamente. Em vez disso, você deve selecionar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que permita:
- Crie uma tarefa a partir de um modelo
- Carregue uma tarefa a partir de um modelo
- Adicione etapas a uma tarefa a partir de um modelo
- Salve uma tarefa como modelo (ou crie seus próprios modelos de tarefas)
Mas isso não é tudo o que você precisa fazer com os modelos em um software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Você deve ter a opção de criar seu próprio modelo de fluxo de trabalho. Aqui está um exemplo do modelo de fluxograma de processos do ClickUp.
É um modelo de fluxograma que contém os elementos gráficos necessários para representar qualquer processo. No lado direito, você pode ver um processo de contratação. Observe como o processo flui de uma raia para outra. Cada raia simboliza um interveniente e suas responsabilidades no processo.
3. Defina as dependências do projeto
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho não é eficiente sem dependências de projeto. Por exemplo, as tarefas podem depender umas das outras e de documentos. Certifique-se de que a ferramenta selecionada possa vincular tarefas relacionadas de alguma forma.
Caso contrário, você não conseguirá vincular pedidos a clientes ou relatórios de bugs a usuários. Seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho deve definir a ordem correta entre as tarefas. As dependências do gerenciamento de fluxo de trabalho incluem:
- Dependências em espera: apontando para as tarefas que devem ser concluídas antes que a atual seja iniciada.
- Dependências bloqueadoras: para as tarefas que não podem ser iniciadas a menos que a atual seja concluída.
- Dependências de link: para conectar tarefas que estão relacionadas entre si, mas não dependem umas das outras.
4. Verifique o progresso com um gráfico de Gantt
Para acompanhar com precisão o progresso dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, nada melhor do que um bom e velho gráfico de Gantt. É um instrumento que mostra seu plano de produto visualmente em uma linha do tempo do projeto. E é tão versátil que você pode fazer tudo isso com uma visualização do gráfico de Gantt em seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho, como:
- Programe tarefas e reprograme-as automaticamente com o recurso de arrastar e soltar.
- Vincule tarefas por meio de dependências
- Classifique e priorize tarefas
- Destaque possíveis gargalos no fluxo de trabalho
- Obtenha porcentagens de progresso
5. Apoie o planejamento do sprint
Esta última dica destaca um modelo de fluxo de trabalho que pode ser útil para você. Estamos falando do modelo ClickUp Agile Scrum Management. E um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que inclui esse modelo está um passo à frente dos outros.
Como você está começando suas reuniões de planejamento da primavera criando sprints a partir de um modelo, isso é um alívio. Além disso, como o gráfico de Gantt é uma visão do fluxo de trabalho, ele contém dados do próprio fluxo de trabalho, como tarefas.
É por isso que é importante usar o melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho com visualizações personalizadas do gráfico de Gantt que são fáceis de ler e editar.
Modelos bônus de gerenciamento de fluxo de trabalho
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O gerenciamento do fluxo de trabalho é altamente eficaz para que sua equipe alcance níveis incríveis de produtividade. Mas sem o software de fluxo de trabalho, os processos de gerenciamento de projetos para tarefas, recursos da equipe e disponibilidades atuais se tornam ainda mais difíceis.
Se você usar a ferramenta certa de gerenciamento de fluxo de trabalho, o gerenciamento de projetos se tornará muito mais fácil. Felizmente, o ClickUp oferece inúmeras personalizações e modelos de automação para facilitar ainda mais o gerenciamento do seu fluxo de trabalho.
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