Os processos ganham vida por meio de fluxos de trabalho. Mas, às vezes, esses processos são tão complexos ou têm uma escala tão grande que gerenciá-los não é uma tarefa fácil.
Outras vezes, os gerentes de projeto não têm experiência em enxergar um oceano de tarefas. Eles se sentem confusos sobre o que as equipes devem fazer em seguida e bloqueiam ou se apressam em tomar as decisões menos favoráveis.
E é por isso que gerenciar processos e projetos é fundamental e bastante desafiador ao mesmo tempo! Felizmente, você pode contar com o gerenciamento do fluxo de trabalho para evitar o caos absoluto.
Este blog é a nossa parcela de contribuição para sua jornada de fluxo de trabalho gerenciamento. Você aprenderá o que é gerenciamento de fluxo de trabalho, as ferramentas necessárias e os modelos para criar seus próprios fluxos de trabalho personalizados.
Vamos começar a trabalhar!
O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
O gerenciamento do fluxo de trabalho é o processo de criação e otimização de fluxos de trabalho e ajuda a coordenar o trabalho com o objetivo final de aumentar a produtividade eficiência das equipes .
Agora, um fluxo de trabalho representa um processo (ou uma parte de um processo), que é uma sequência de tarefas. E essas tarefas são executadas por uma ou mais funções para produzir resultados e, assim, atingir uma meta, como alcançar um marco do projeto .
Visualmente, o gerenciamento do fluxo de trabalho parece um diagrama ou um fluxograma em termos de um método de gerenciamento de projetos. Mas aqui está um trecho de uma descrição textual concisa de um fluxo de trabalho:
- Processo: recrutamento de funcionários
- **Meta: contratar funcionários que atendam a uma necessidade específica
- Tarefas: Criar uma descrição do cargo, buscar talentos,rastrear candidatos, entrevistar
Depois de criar fluxos de trabalho, recomendamos que você os implemente com o suporte de software de gerenciamento de fluxo de trabalho . Vários tipos de software de gerenciamento de projetos ajuda automatizar fluxos de trabalho e, consequentemente, gerenciá-los com mais facilidade.
E é isso que lhe permite monitorar o desempenho dos seus processos de negócios. Mas não entenda isso errado: O gerenciamento do fluxo de trabalho e gerenciamento de processos de negócios não são a mesma coisa. Esta é a diferença entre fluxos de trabalho e processos de negócios:
- o Gerenciamento de fluxo de trabalho é um subconjunto do gerenciamento de processos de negócios. Ele organiza o comportamento das pessoas, estabelecendo instruções que elas devem seguir para executar tarefas.
- Gerenciamento de processos de negócios é uma abordagem de nível superior para orquestrar os processos de negócios de uma empresaprocessos de negócios paramelhorar a eficiência operacional.
Tipos de gerenciamento de fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho pertencem a uma destas categorias:
Fluxos de trabalho sequenciais
Como o nome sugere, um fluxo de trabalho sequencial é um diagrama com uma sequência de tarefas. E o processo avança de uma tarefa para a próxima. A característica distintiva desse fluxo de trabalho, no entanto, é a dependência de tarefas. Isso significa que o processo não muda de uma tarefa para a próxima antes que a tarefa atual seja concluída. Portanto, não há idas e vindas.
**EXEMPLO DESSE FLUXO DE TRABALHO Considere a linha de produção processos de fabricação porque eles não permitem que o produto retorne às estações anteriores. Funciona como um rio de mão única.
Fluxos de trabalho de máquina de estado
Ao contrário dos fluxos de trabalho sequenciais, os fluxos de trabalho de máquina de estado podem fluir para frente e para trás. Eles giram em torno do conceito de "estado" em vez de "tarefa" Em outras palavras, o processo se move de um estado para outro, não de uma tarefa para a próxima. Eles são processos orientados por eventos, o que significa que avançam para um estado quando algo - não necessariamente a conclusão da tarefa - acontece.
**EXEMPLO DESSE FLUXO DE TRABALHO Pense em um fluxo de trabalho de mídia social . Ele contém tarefas de revisão de conteúdo cujo resultado pode ser envio de conteúdo de volta aos autores para alterações. Outro exemplo é um fluxo de trabalho ágil . Por exemplo, um software baseado em Scrum projeto de desenvolvimento de software exige a aceitação do produto pelo usuário em um determinado momento. E isso pode impedir que o processo avance nesse ponto.
Fluxos de trabalho orientados por regras
Como um processo sequencial, esse fluxo de trabalho se mistura a um conjunto de regras que ditam a execução do processo, e voilà! Você criou um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho orientado por regras.
Essas regras são condições "se, então", que têm o potencial de serem fluxos de trabalho automatizados. Elas expressam alternativas que configuram o fluxo do processo. Portanto, o processo avança com base não apenas na conclusão de tarefas, mas também na seleção de alternativas.
**EXEMPLO DESSE FLUXO DE TRABALHO Pense nisso como se fosse preparar um prato em um food truck, considerando que o cliente pode escolher a carne, o molho e a cobertura que deseja.
Encontre alguns_ exemplos de fluxo de trabalho **neste blog_ e veja quais são as melhores ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho que podem funcionar melhor para você!
Por que o gerenciamento do fluxo de trabalho é importante?
Você já sabe que o gerenciamento do fluxo de trabalho aumenta a eficiência das equipes. Mas se tivéssemos que detalhar as vantagens do gerenciamento de fluxos de trabalho, esta seria a nossa lista:
Processos simplificados
Ao representar - ou modelar - os processos com fluxos de trabalho, você se torna capaz de identificar:
- Tarefas desnecessárias que você deve descartar
- Tarefas repetíveis que devem ser reduzidas a uma única tarefa
Caso contrário, elas desperdiçarão o tempo e o esforço da sua equipe e, por fim, a sua produtividade.
É por isso que você não pode se dar ao luxo de ter idas e vindas desnecessárias, criando processos repetitivos. O gerenciamento do fluxo de trabalho é melhor quando você simplifica o processo ou implementar automação do fluxo de trabalho .
Redução do trabalho manual e do erro humano
Com processos manuais, especialmente aqueles mantidos em uma planilha, tudo está sendo constantemente atualizado, com muito espaço para erros ou entradas duplicadas. O gerenciamento adequado do fluxo de trabalho prospera ao evitar desperdícios de tempo!
O melhor processo de gerenciamento de fluxo de trabalho é resolvido com fluxos de trabalho automatizados. Em vez de usar planilhas, mantenha-se automaticamente no topo das tarefas de suas equipes por meio de acionadores de automação de fluxo de trabalho para atribuir uma pessoa, alterar a prioridade ou deixar um comentário - eliminando os processos manuais.
Acione automaticamente os resultados quando uma ação ocorrer, como "quando o status mudar", um modelo é aplicado a uma tarefa para que nenhuma informação seja perdida durante as transferências de clientes
Melhor transparência e responsabilidade
Se há uma coisa que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho traz para a mesa é um monte de dados de processo. E isso é excelente para que você saiba o status das tarefas das suas equipes, para que você veja quem está atrasado, no ritmo ou quem trabalhará no que em seguida no seu fluxo de trabalho.
Com os dados de processo acima, o gerente pode verificar o progresso do trabalho de sua equipe. E com essas informações, o gerente pode identificar possíveis bloqueios no fluxo de trabalho.
Além disso, como cada tarefa tem responsáveis, seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que o gerente de projeto responsabilize cada membro da equipe por seus resultados.
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Comunicação eficaz
Com visibilidade sobre o trabalho de todos, os membros da equipe entendem melhor e mais rapidamente as preocupações uns dos outros. E isso é um grande passo em direção à comunicação eficaz e ao gerenciamento do fluxo de trabalho.
Além disso, os membros da equipe não se sentem ansiosos sobre o que devem fazer em seguida quando podem ver isso em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Evite que a sua equipe fique na dúvida sobre as próximas tarefas ou bugs a serem resolvidos. As atribuições de tarefas estão no sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para que eles possam verificar.
Desenhe conexões e vincule objetos para criar roteiros ou fluxos de trabalho a partir de suas ideias junto com sua equipe nos quadros brancos do ClickUp
Fácil escalabilidade e maior disponibilidade de recursos
Imagine um processo genérico de integração de funcionários automatizado com um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. E cada vez que um novo contratado conclui uma tarefa de integração, o sistema o orienta automaticamente para a próxima tarefa do processo.
Agora, imagine a dor de cabeça que seria para o gerente de projeto fazer isso manualmente com cada nova contratação. E imagine o que aconteceria se a empresa integrasse dezenas de funcionários todos os meses. É assim que o gerenciamento do fluxo de trabalho oferece suporte à escalabilidade.
Além disso, nos fluxos de trabalho automatizados, as tarefas não dependem totalmente de um indivíduo. Por exemplo, o gerente de projeto não precisa depender do gerente de RH para integrar cada funcionário. Em vez disso, o fluxo de trabalho software de automação fará o trabalho, liberando a equipe e outros recursos para tarefas que dependem de sua contribuição.
O software de fluxo de trabalho do ClickUp facilita o gerenciamento de projetos para lidar com grandes quantidades de tarefas repetitivas
5 dicas de gerenciamento de fluxo de trabalho
Se tivéssemos que compartilhar com você nossos segredos para gerenciar fluxos de trabalho, estes seriam os segredos que compartilharíamos:
1. Use um software de gerenciamento de fluxo de trabalho
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho ajudam a automatizar e gerenciar vários fluxos de trabalho sem esforço. Mas existem muitos aplicativos de fluxo de trabalho que você deve saber o que procurar em uma ferramenta de fluxo de trabalho. E é por isso que elaboramos esta lista de recursos obrigatórios para você:
- Automação de fluxo de trabalho: para executar tarefas repetitivas automaticamente, pois qual seria o objetivo de implementar fluxos de trabalho com um software que não fosse esse? Exemplo: lembrar automaticamente um responsável sobre a data de vencimento de uma tarefa que está se aproximando
- Rastreamento de prazos: para controlarentregas de projetos e executar ações nas datas de vencimento, como filtrar tarefas por data de entrega ou arrastar e soltar tarefas em uma linha do tempo para ajustar os prazos
- Gerenciamento de desempenho: para monitorar a produtividade da sua equipe eeficiência do processo. E isso é possível com relatórios e dados de processos, como tarefas concluídas ou o número total de tarefas trabalhadas por membro da equipe
- Status de tarefas personalizadas: que você pode criar e configurar para atender às suas necessidades. Por exemplo, um status "Testing" (Teste) não faz sentido em uma operação de gerenciamento de fluxo de trabalho de contratação, mas faz todo o sentido emdesenvolvimento de software.
- Integrações: para gerenciar o trabalho em várias plataformas, como software de terceiros para comunicação,compartilhamento e armazenamento de arquivosgerenciamento de cronograma,controle de tempoe videoconferência. Exemplo: faça uma chamada em conferência de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para discutir detalhes do projeto comequipes remotas
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos
Check out ClickUp , nossa ferramenta de gerenciamento de projetos que se destaca na automação do fluxo de trabalho!
2. Empregar modelos de tarefas e fluxos de trabalho
Imagine como seria tedioso e ineficiente criar e atribuir a mesma tarefa várias vezes. Em vez disso, você deve selecionar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que permita:
- Criar uma tarefa a partir de um modelo
- Carregar uma tarefa a partir de um modelo
- Adicionar etapas a uma tarefa a partir de um modelo
- Salvar uma tarefa como um modelo (ou criar seus próprios modelos de tarefa)
Mas isso não é tudo o que você precisa fazer com os modelos no software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Você deve ter a opção de criar seu próprio modelo de fluxo de trabalho. Aqui está um exemplo de
Modelo de fluxograma de processo do ClickUp.
Use o quadro branco do ClickUp para criar, vincular, atribuir tarefas ou deixar comentários em seu fluxo de trabalho
É um modelo de fluxograma que contém os elementos gráficos de que você precisa para representar qualquer processo. No lado direito, você pode ver um processo de contratação. Observe como o processo flui de uma raia para outra . Cada raia simboliza um interveniente e suas responsabilidades no processo.
Download do modelo
3. Definir dependências do projeto
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho não é eficiente sem dependências do projeto . Por exemplo, as tarefas podem depender umas das outras e de documentos. Certifique-se de que a ferramenta selecionada possa vincular tarefas relacionadas de alguma forma.
Caso contrário, você não conseguirá vincular pedidos a clientes ou relatórios de bugs aos usuários. Seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho deve definir a ordem correta entre as tarefas. As dependências do gerenciamento de fluxo de trabalho incluem:
- Dependências de espera: apontam para as tarefas que devem ser concluídas antes que a atual seja iniciada
- Dependências de bloqueio: para as tarefas que não podem ser iniciadas a menos que a tarefa atual seja concluída
- Dependências de link para: para conectar tarefas que estão relacionadas entre si, mas não dependem umas das outras
Reprogramar dependências para visualizar o impacto das alterações de data de vencimento nas tarefas dentro da visualização de Gantt no ClickUp
4. Verifique o progresso com um gráfico de Gantt
Para acompanhar com precisão o progresso dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, não há nada como um bom e velho gráfico de Gantt. Ele é um instrumento que mostra visualmente o plano do produto em um linha do tempo do projeto . E é tão versátil que você pode fazer tudo isso com um Visualização do gráfico de Gantt em seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho, como:
- Agendar tarefas e reprogramá-las automaticamente com o recurso de arrastar e soltar
- Vincular tarefas por meio de dependências
- Classificar epriorizar tarefas* Destacar possíveis gargalos no fluxo de trabalho
- Obter porcentagens de progresso
5. Apoiar o planejamento de sprint
Crie um backlog detalhado com este modelo simples do Agile Scrum e comece a trabalhar imediatamente
Esta última dica destaca um modelo de fluxo de trabalho que pode ser útil para você. Estamos falando do modelo Modelo de gerenciamento do ClickUp Agile Scrum . E o software de gerenciamento de fluxo de trabalho que inclui esse modelo está um passo à frente dos outros.
Como você está iniciando seu planejamento de primavera reuniões, criando sprints a partir de um modelo, é um peso que sai de seus ombros. Além disso, como o gráfico de Gantt é uma visualização do fluxo de trabalho, ele contém dados do próprio fluxo de trabalho, como tarefas.
Por isso, é importante usar o melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho com visualizações personalizadas de gráficos de Gantt que sejam fáceis de ler e editar.
Faça o download deste modelo
**Modelos bônus de gerenciamento de fluxo de trabalho
- Modelo de mapa mental do ClickUp
- Modelos de fluxo de trabalho
- Modelos de roteiro de projeto
- Modelos de fluxo de trabalho ágil
Faça seu gerenciamento de fluxo de trabalho trabalhar para você
O gerenciamento do fluxo de trabalho é altamente eficaz para que a sua equipe atinja níveis de produtividade insanos. Mas sem o software de fluxo de trabalho, os processos de gerenciamento de projetos para tarefas, recursos da equipe e disponibilidades atuais tornam-se ainda mais difíceis.
Se você usar a ferramenta correta de gerenciamento de fluxo de trabalho, o gerenciamento de projetos se tornará muito mais fácil. Felizmente, o ClickUp oferece uma tonelada de personalizações e modelos de automação para facilitar ainda mais o gerenciamento do fluxo de trabalho.
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