Uma restrição é uma limitação, um conjunto de limites dentro dos quais você deve trabalhar. A maioria das pessoas veria as restrições como algo negativo, que restringe o que você pode alcançar.
No gerenciamento de projetos, o oposto pode ser verdadeiro. Imagine se você tivesse tempo infinito para desenvolver um recurso. Você nunca o concluiria!
Sem restrições no escopo do projeto você será empurrado e puxado em todas as direções, o que afetará significativamente seu foco. Sem restrições de recursos seus fluxos de trabalho podem não ser otimizados para eficiência ou produtividade.
As restrições do projeto permitem eficiência e eficácia, ajudando as equipes a fornecer software em pequenos incrementos. Vários tipos de restrições têm impactos diferentes sobre os resultados do projeto. Vamos dar uma olhada em cada uma delas.
As restrições triplas do gerenciamento de projetos
Um projeto típico pode enfrentar três tipos de restrições: Tempo, custo e escopo. Essas restrições são comumente conhecidas como restrições triplas. Elas também são conhecidas como triângulo do gerenciamento de projetos, triângulo de ferro ou triângulo do projeto.
Restrição de escopo
O escopo refere-se aos recursos ou funções de um produto que a equipe concordou em entregar ou às tarefas que a equipe do projeto concordou em concluir.
Ele descreve o que precisa ser feito e com que qualidade. Normalmente, o escopo do projeto também determina o tempo e o custo.
Um bom escopo de projeto dá às equipes de desenvolvimento a clareza e a liberdade para criar software. Um escopo ruim permite o aumento do escopo e tira a equipe do caminho.
Restrição de custo
A restrição de custo é o orçamento, que impõe limitações aos recursos financeiros. Isso pode incluir várias coisas. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software ágil pode ter restrições nos seguintes custos do projeto.
- Salários da equipe
- Equipamentos como laptops, servidores, etc.
- Subsídios e despesas de viagem
- Qualquer software ou ferramenta de automação necessária para a conclusão do projeto
Restrições de custo eficazes garantem o retorno sobre o investimento (ROI) e os resultados comerciais. Uma restrição ruim deixa todos desmotivados e com restrições.
Restrição de tempo
Os limites de tempo aplicáveis a um projeto. Em outras palavras, os prazos. A restrição de tempo é aplicada na forma de prazos para cada tarefa, marco e todo o projeto.
Uma restrição de tempo razoável permite que a equipe crie bons produtos que atendam a todos os critérios de aceitação. Uma restrição de tempo irracional ou um prazo apertado forçará a equipe a cortar custos e criar um produto de baixa qualidade, acumulando dívidas técnicas.
Das três restrições que tiram o sono de um gerente de projeto, hoje vamos nos concentrar nas restrições de tempo. Veremos por que elas são importantes e o que você pode fazer para evitar que elas atrapalhem seu projeto.
O que são restrições de tempo?
As restrições de tempo são as limitações de duração impostas a você durante o projeto do curso. Quando você deve terminar o projeto, quando deve colocar os recursos em produção, quantas horas-homem você pode gastar em um recurso e assim por diante.
As restrições de tempo geralmente são visualizadas como um cronograma. Por exemplo, você programaria um projeto com prazos para a fase de planejamento, desenvolvimento, teste, revisão final, envio para produção e entrega.
Qualquer atraso em uma das fases pode ter um efeito de bola de neve, atrasando o projeto inteiro em alguns dias/semanas. Esses atrasos criam restrições desnecessárias e artificiais na entrega do projeto.
Um gerente de projeto se esforça para evitar restrições artificiais que surgem no meio do projeto. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso.
10 Estratégias para evitar restrições de tempo
Evitar restrições de tempo não é uma atividade pontual, mas um processo contínuo. As equipes de projeto estabelecem estruturas e sistemas para evitar a criação de pressão sobre si mesmas. Algumas das mais eficazes usam um ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp. Veja como.
1. Planejamento do projeto
Um plano robusto evita metade das restrições. Crie um plano abrangente plano de projeto descrevendo as tarefas, as entregas e os prazos. Use o ClickUp Visualização do calendário para ver como suas tarefas são mapeadas.
visualização do Calendar do ClickUp para mostrar as subtarefas_
Preste atenção especial às dependências. Se você tiver uma tarefa que dependa de outra, a execução da última pode atrapalhar a primeira. Visualização do gráfico de Gantt pode ajudar a rastrear tarefas sobrepostas e dependências .
Use esse estágio do projeto para avaliar os recursos financeiros necessários para concluir a tempo.
Está planejando um projeto pela primeira vez? Aqui estão alguns excelentes modelos de planejamento de projetos para que você comece com o pé direito.
2. Priorização de tarefas
Há um limite natural para a quantidade de trabalho que você pode realizar em um período específico. Priorizar as tarefas certas é vital para o gerenciamento eficaz do tempo.
Se você acumular tarefas demais, perderá prazos. Se você programar muito pouco, poderá ter recursos não utilizados, o que é uma perda de tempo. Portanto, priorize e programe-se para otimizar os resultados.
Use um lista de prioridades para orientar suas decisões. Tente nivelamento de recursos alocando mais recursos para tarefas complexas e permitindo que a equipe permaneça no caminho certo.
Visão de carga de trabalho do ClickUp para estimar a capacidade disponível e realizar o nivelamento de recursos
3. Estimativa de tempo realista
Um cronograma de projeto é criado com base em quanto tempo os membros da equipe acham que será necessário para concluir cada tarefa. Esse processo, chamado de estimativa de tempo, é uma parte essencial do gerenciamento do tempo do projeto .
Os gerentes de projeto e os membros da equipe normalmente baseiam suas previsão de projetos com base no desempenho anterior. Se a conformidade com o GDPR levou 20 horas da última vez, é provável que leve o mesmo tempo agora.
Entretanto, as estimativas são apenas suposições prováveis. Para garantir que suas estimativas sejam as mais precisas possíveis, compare-as com os dados reais. Estimativa de tempo do ClickUp e os recursos de controle de tempo do ClickUp foram projetados exatamente para essa finalidade.
4. Controle de tempo
Registre as horas de cada tarefa na linha do tempo do seu projeto. Há vários aplicativos de gerenciamento de tempo que permitirão que você faça isso. Rastreamento de tempo do ClickUp está integrado à plataforma de gerenciamento de projetos, permitindo que você inicie e pare um cronômetro ou adicione tempos manuais para cada tarefa em que estiver trabalhando. Use essas informações para tornar suas estimativas mais precisas.
Rastreamento de tempo nativo no ClickUp
Com o tempo, sua capacidade de estimar e planejar será fortalecida, reduzindo as restrições de tempo.
Se você estiver formando uma nova equipe ou estiver adotando o ClickUp recentemente, aqui estão dez modelos de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a aproveitar o controle de tempo para evitar restrições futuras.
5. Monitoramento regular do progresso
Se você ligar um projeto e deixá-lo em execução sem supervisão, provavelmente ficará surpreso quando as tarefas não forem concluídas no prazo. Portanto, o gerenciamento das restrições de tempo precisa de monitoramento regular.
Visão geral do projeto no ClickUp
Use qualquer software gratuito de gráfico de Gantt para acompanhar se os cronogramas estão de acordo com o planejado. Personalize o Painéis do ClickUp para ver os relatórios de que você precisa para acompanhar seu progresso. Use os gráficos de burn-up e burn-down para saber como o projeto poderá se desenvolver. Identifique atrasos e faça arranjos alternativos.
6. Identificação e mitigação de riscos
Qual é a probabilidade de você não cumprir o prazo? Quais são os possíveis motivos para isso?
Responder a essas duas perguntas o ajudará a identificar os riscos que você enfrenta e a avaliar o impacto deles no projeto. Esses riscos podem ser financeiros, operacionais ou até mesmo comportamentais. Seu impacto pode ser qualquer coisa, desde um atraso de alguns dias até a total incapacidade de entregar o projeto.
Antes de iniciar o projeto, reúna a equipe para uma discussão sobre os riscos. Identifique e mitigue esses riscos para garantir que suas restrições de tempo não sejam exacerbadas.
7. Comunicação simplificada
O que os membros da sua equipe não sabem, eles não podem fazer. Por exemplo, imagine uma situação em que os critérios de aceitação de um recurso específico não são comunicados com clareza. O desenvolvedor pode achar que entregou o recurso, mas o analista de qualidade pode discordar. Eles enviariam o recurso de volta ao desenvolvedor, adicionando tempo de retrabalho desnecessário.
ClickUp Docs para documentar e compartilhar informações importantes com a equipe
Evite isso simplificando toda a comunicação do projeto.
- Documente notas de reuniões, requisitos e outras conversas emDocumentos do ClickUp* Escreva descrições detalhadas para cada recurso/estória de usuário dentro da tarefa
- Permita que os membros da equipe esclareçam tudo o que precisarem contextualmente na seção de comentários da tarefa
- Adicione listas de verificação/itens de ação para garantir que os critérios de aceitação de cada recurso estejam sempre à mão
- Além das pessoas que estão trabalhando nos recursos, adicione "observadores" aTarefas do ClickUp para que eles possam intervir, se necessário
8. Gerenciamento de projetos ágeis
Às vezes, o projeto não sai como planejado. A parte interessada do negócio pode fazer alterações nos requisitos. Os membros da equipe podem ficar doentes e precisar de dias de folga prolongados. As organizações podem ficar sem dinheiro. Tudo acontece. Como resultado, você pode inevitavelmente enfrentar restrições de tempo.
O gerenciamento ágil de projetos foi projetado para atender exatamente a essas eventualidades. Espera-se que os gerentes de projetos ágeis prevejam possíveis problemas e façam planos de contingência. Ou, no mínimo, eles devem alertar a liderança e gerenciar as expectativas.
9. Gerenciamento de reuniões
"Isso poderia ter sido um e-mail" é um meme da Internet por um bom motivo. Um dos maiores sugadores de tempo para a equipe de desenvolvimento são as reuniões, muitas delas desnecessárias e ineficazes.
Para evitar consistentemente restrições de tempo imprevistas, gerencie melhor as reuniões. Revise suas ferramentas de gerenciamento de tempo para entender quanto tempo é gasto em reuniões. Com base nisso, otimize seus processos.
Realize reuniões apenas para atividades que exijam discussão ativa. Estabeleça um cronograma para elas e incentive os itens de ação. Documente os principais insights e decisões para que você não precise reinventar a roda na próxima reunião.
Para todo o resto, use uma boa ferramenta de colaboração. Os comentários nas tarefas do ClickUp permitem conversas aninhadas. Visualização do bate-papo do ClickUp permite que você veja todas as mensagens em um só lugar e tome providências a partir daí.
Visão de bate-papo do ClickUp para todas as conversas em um só lugar
10. Melhoria contínua
As equipes ágeis são adeptas da melhoria contínua, e por um bom motivo. Uma equipe que melhora continuamente pode oferecer maior eficiência e valor a longo prazo. Por exemplo, você otimizou o processo de conteinerização para cada recurso por meio da melhoria contínua.
Em seguida, você pode automatizar todo o processo ou partes dele, economizando ainda mais tempo e esforço. Essa é uma maneira crucial de evitar restrições de tempo de forma sustentável.
Conquiste as restrições de seu projeto com o ClickUp
As restrições são inevitáveis em todo projeto. Chegaríamos ao ponto de argumentar que as restrições são necessárias.
Entretanto, restrições inesperadas e irracionais podem inviabilizar totalmente o projeto. Um bom gerenciamento de projetos deve evitar isso. O ClickUp foi projetado com isso em mente.
Com o ClickUp, você pode seguir as práticas recomendadas para evitar restrições de tempo. As tarefas, subtarefas e listas de verificação do ClickUp garantem a clareza dos requisitos. As visualizações de calendário e gráfico de Gantt permitem uma visão geral do trabalho em andamento.
O ClickUp Dashboard oferece visibilidade do progresso do projeto. Com todos os recursos de que precisa, você está pronto para superar as restrições do projeto com o ClickUp. Experimente o ClickUp agora gratuitamente .