As reuniões gerais são uma maneira inteligente de compartilhar informações rapidamente com todas as pessoas e departamentos da sua empresa. Porém, essas reuniões têm muitos participantes, o que significa que podem sair dos trilhos rapidamente sem um plano sólido.
Quer você tenha cinco ou 500 pessoas na reunião, é melhor criar um plano de jogo para realizar a reunião geral mais produtiva possível.
Use este guia passo a passo para planejar reuniões gerais significativas e envolventes para sua equipe, além de obter alguns modelos gratuitos para maximizar seus esforços. Vamos lá! 🙌
O que é uma reunião geral?
Uma reunião geral é um encontro virtual ou presencial que inclui todos os funcionários e líderes de sua empresa. Desde a diretoria executiva até os trabalhadores mais jovens, essa reunião inclui praticamente todos em sua empresa organograma As reuniões gerais são diferentes das reuniões regulares da equipe porque incluem vários departamentos e partes interessadas. O grande número de participantes também é uma grande diferença. Em vez de poucos participantes, você está gerenciando dezenas e dezenas de pessoas em uma única reunião.
Como planejador da reunião, você assumirá mais a função de moderador:
- Convidar todos os participantes relevantes
- Criar a pauta da reunião geral
- Manter a reunião em andamento
Sua empresa pode realizar reuniões gerais regularmente, como as reuniões da prefeitura do Google ou realizá-las conforme necessário quando algo grande ou empolgante acontecer.
Na maioria das vezes, as empresas usam as reuniões gerais para desenvolver a cultura da empresa, compartilhar notícias interessantes ou unir toda a empresa. O objetivo não é apenas compartilhar informações, mas também estimular a equipe. 🏋️
Como planejar e conduzir reuniões gerais envolventes
As reuniões gerais são uma oportunidade mágica de transparência e conexão, mas os participantes ficarão rapidamente entediados se a reunião não for suficientemente envolvente. Siga estas etapas para planejar uma reunião geral que seja igualmente divertida e informativa. 🤩
1. Crie um plano de comunicação para toda a empresa
Antes de fazer qualquer coisa, verifique seu plano de comunicação. Isso vai além de suas metas de comunicação para uma única reunião com todos os funcionários. Um plano de comunicação é sua estratégia para criar uma cultura corporativa sólida por meio de uma comunicação eficaz. Pode parecer uma etapa extra, mas a elaboração de um plano de comunicação interna restringe seu foco e lhe dá algumas dicas muito necessárias sobre como interagir com sua equipe. Modelo de plano de comunicação do ClickUp incentivará os funcionários a se manifestarem e compartilharem informações importantes.
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Seu plano de comunicação deve incluir objetivos e principais resultados (OKRs) . Trabalhe de trás para frente a partir dessas metas para planejar reuniões mais ponderadas em toda a empresa.
Por exemplo, se a sua meta é melhorar o envolvimento dos funcionários em 10% antes do quarto trimestre, você precisa planejar uma reunião geral envolvente que as pessoas não assistam passivamente.
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Em vez de apresentar reuniões de trabalho sem graça, no estilo "cabeça falante", você pode incluir uma caça ao tesouro para a equipe, uma largada de balões ou uma visita ao Zoom de uma lhama vestida com chapéus bobos. 🎈
Ao entender seus objetivos primeiro, você criará reuniões gerais que funcionarão com o plano de comunicação da sua empresa e não contra ele.
2. Decidir sobre o formato da reunião
Lembre-se de que isso é um tipo diferente de reunião . As reuniões com todas as equipes não são iguais às reuniões individuais: há muitas pessoas nessa chamada, portanto, você precisa aproveitar ao máximo cada segundo.
Antes de convidar todos para a reunião, organize-a de modo a facilitar o consumo das informações. Isso pode significar:
- Começar com quebra-gelos ou curiosidades divertidas com os membros da sua equipe para estabelecer um tom positivo no início da reunião
- Compartilhar atualizações de toda a empresa no estilo "town hall", o que permite que sua equipe de liderança compartilhe atualizações rápidas para que todos estejam na mesma página
- Incorporar sessões "Ask Me Anything" (AMA) com a liderança sênior e abrir a palavra aos funcionários
- Realização de perguntas e respostas em tempo real
Se você estiver em uma organização híbrida, pense em como proporcionar aos funcionários remotos uma experiência o mais igualitária possível para melhorar a cultura da sua empresa como uma organização inclusiva. Por exemplo, se os participantes presenciais receberem brindes divertidos da empresa, envie os brindes aos participantes remotos com antecedência para que eles não fiquem de fora.
3. Reúna informações e coloque a liderança na mesma página
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Toda a equipe estará nessa chamada, portanto, é sempre uma boa ideia reunir as opiniões dos outros antes de criar uma agenda. Talvez você ache que a equipe quer se concentrar em coisas divertidas, como aniversários de trabalho ou mensagens de agradecimento, mas talvez eles queiram ter uma conversa franca com o CEO.
Reserve um tempo para coletar perguntas para sessões de perguntas e respostas ou reuniões da prefeitura, crie perguntas inovadoras para quebrar o gelo e reúna ideias para reuniões gerais com a sua equipe.
Em vez de pedir a todos que respondam a um tópico de e-mail com ideias para reuniões, crie uma pesquisa e envie-a para toda a empresa. Por exemplo, você pode personalizar Modelo de formulário de feedback do funcionário do ClickUp para manter o controle das ideias.
Nem todas as ideias serão vencedoras, mas você certamente encontrará ideias novas e interessantes ao conversar com outras equipes, especialmente ao tentar discutir assuntos da empresa.
4. Crie uma agenda eficaz
Por mais divertidas que sejam as reuniões com todas as equipes, elas ainda precisam de estrutura. Caso contrário, você corre o risco de desviar do assunto e gastar o precioso tempo da empresa em tópicos menos importantes.
Essa é uma chance de atualizar todos sobre o desempenho geral da empresa, portanto, elabore uma pauta focada e envolvente. Dependendo do seu negócio, algumas práticas recomendadas a serem seguidas seriam alocar tempo para:
- Apresentação dos novos contratados a todos os membros da equipe
- Comentários do CEO e atualizações da empresa sobre os principais projetos
- Breves atualizações de cada departamento e como ele se encaixa na missão da empresa
- Reconhecimento dos funcionários para uma cultura empresarial saudável de valorização da equipe
- Perguntas e respostas abertas para que os membros da equipe discutam as atualizações da empresa com o C-suite
O ClickUp Docs permite que a formatação avançada e os comandos de barra funcionem com mais eficiência
Em sua agenda, anote quanto tempo planeja dedicar a cada palestrante ou tópico. Se a sua empresa for conhecida por ultrapassar o tempo (o que é bastante comum), designe alguém para ser o cronometrista.
Eles mantêm a reunião em andamento para que haja tempo suficiente para abordar todos os tópicos. ⏳
É claro que, se você sempre fica sem tempo em suas reuniões gerais, é preciso prolongar a reunião ou cortar algo da pauta para a próxima vez.
5. Utilize um modelo de pauta de reunião geral
Aumente a eficácia da reunião planejando com o modelo de agenda de reunião de liderança do ClickUp
Não tem certeza do que incluir em seu all-hands? agenda de reuniões ? Nós ajudamos você. É fácil criar uma pauta eficaz com a ajuda de um modelo. Modelo de agenda de reunião de liderança do ClickUp inclui seções para:
- Destacar conquistas
- Revisão de métricas
- Definição de marcos futuros
- Atualizações da equipe
Ele ainda vem com formatação pronta e gráficos atraentes. Dessa forma, você gastará menos tempo com a formatação de documentos e concentrará sua energia na essência da reunião.
6. Agende a reunião geral
Com a agenda em mãos, é hora de convidar todos para a reunião geral.
Para equipes nacionais ou multinacionais, considere os fusos horários antes de agendar uma reunião. Seus funcionários na China provavelmente não querem receber uma ligação às 23h, portanto, tente encontrar um horário que funcione para a maioria da empresa.
No entanto, agendar uma reunião com todos os funcionários não é tarefa fácil, portanto, se precisar de ajuda para planejar o evento e compartilhar a pauta, use Modelo de reunião geral do ClickUp para acelerar o processo.
Gerencie facilmente a logística, o tempo e o planejamento da próxima reunião da sua empresa com o modelo de reunião All Hands do ClickUp
Provavelmente, você também terá itens de ação antes, durante e depois de uma reunião geral. Ferramentas como o ClickUp aprimoram o processo da reunião geral, do planejamento à execução.
Use o ClickUp Tasks para se lembrar de:
- Agendar reuniões com a equipe
- Atribuir tarefas após a reunião
- Realizar acompanhamentos pós-reunião
Use o ClickUp para converter agendas de reuniões em tarefas acionáveis com apenas um clique e marcar qualquer pessoa em sua organização para facilitar a colaboração entre departamentos.
7. Utilize a IA para resumir as anotações da reunião de todos os funcionários
Gere notas de reunião precisas sem esforço com a tecnologia de IA do ClickUp Cérebro do ClickUp está integrado ao ClickUp Docs para que você possa fazer anotações rapidamente e resumi-las após uma reunião. Com o AI, você pode aumentar a produtividade da reunião de várias maneiras:
- Criar atas de reunião: Em vez de se esforçar para anotar cada palavra durante as reuniões, deixe a IA ajudá-lo. ClickUpA IA pode ajudar a redigir atas claras e estruturadas que capturam a essência da discussão, garantindo que nada importante passe despercebido
- Resumir as anotações da reunião: Após uma longa reunião com todos os participantes, você pode acabar com páginas e páginas de anotações. O ClickUp Brain pode condensar essas informações em resumos concisos em seu Docs, facilitando a revisão e o compartilhamento dos pontos principais
8. Acompanhamento após a reunião
Não deixe que sua reunião geral morra após o término do evento. O acompanhamento é tão importante quanto o agendamento da reunião. Isso fecha o ciclo e responsabiliza a sua equipe pelos itens de ação.
Após a reunião, talvez seja necessário:
- Compartilhar as notas da reunião e as conclusões com a equipe
- Atribuir itens de ação de acompanhamento a determinados departamentos ou membros da equipe
- Conversar com os líderes de equipe para solicitar feedback sobre a reunião
Simplifique as solicitações internas para que as equipes de design ou TI coletem as informações exatas necessárias em seus formulários
Embora você provavelmente esteja esperando um feedback brilhante sobre sua reunião, é importante agir de acordo com as críticas construtivas. Essa é a única maneira de garantir que suas futuras reuniões sejam mais envolventes e eficazes. 🏆
Melhores práticas para a realização de reuniões gerais
Seja transparente
A comunicação transparente é fundamental para o sucesso de uma reunião geral. Os funcionários apreciam a honestidade e a franqueza de seus líderes. Compartilhe atualizações, notícias, novas iniciativas, desafios e sucessos da empresa durante a reunião. Isso não apenas promove uma cultura de confiança, mas também mantém todos os membros informados e ativamente envolvidos nos negócios.
Forneça feedback
As reuniões gerais são uma excelente oportunidade para fornecer feedback para toda a equipe. Reconheça e aplauda as realizações, enfatize o progresso e reconheça positivamente as áreas que precisam de melhorias. Isso ajuda a manter a motivação entre os funcionários e promove uma cultura de aprendizado e crescimento contínuos.
Realize sessões de perguntas e respostas ou bate-papos
Incorporar sessões de perguntas e respostas ou bate-papos em suas reuniões gerais é uma ótima maneira de criar engajamento. Convide perguntas e discussões de todos os níveis da organização. Sua equipe de liderança pode responder a perguntas ou participar de um bate-papo casual, promovendo um ambiente descontraído e de conversação. Esse segmento interativo oferece aos funcionários uma oportunidade única de expressar seus pensamentos, esclarecimentos e opiniões.
Forneça recursos visuais
Os recursos visuais envolvem o público e facilitam a digestão das informações. A inclusão de diagramas, gráficos, apresentações de slides ou vídeos para apoiar seus tópicos aumenta a clareza e a compreensão. Uma representação visual pode explicar informações complexas com mais rapidez e, ao mesmo tempo, manter o público concentrado e interessado.
Comemore os sucessos
Use a reunião como uma oportunidade para comemorar os sucessos, grandes ou pequenos. O reconhecimento das realizações individuais ou da equipe aumenta o moral e a motivação.
Incentive a participação
Incentive cada membro da equipe a participar ativamente da reunião. Quanto mais envolvidos eles estiverem, mais engajados ficarão.
Benefícios de ter uma reunião geral para sua equipe
Planejar uma reunião geral não é pouca coisa. Você está fazendo malabarismos com vários convites de calendário e perguntas de muitos participantes. O C-suite também estará presente, então você sabe, sem pressão. 👀
O planejamento de uma reunião geral exige algum trabalho inicial, mas todo o seu esforço será recompensado. Esses tipos de reuniões beneficiam tudo, desde sua cultura corporativa até a qualidade de seus projetos.
Fortalecer a cultura da empresa
Reuniões eficazes com todos os funcionários dão à sua equipe mais oportunidades de se conectar uns com os outros de forma positiva fora das responsabilidades normais de trabalho. Essas conexões extras entre equipes promovem um senso de comunidade que é essencial para a construção da cultura. 🌻
Em vez de colocar a equipe de contabilidade contra a equipe de marketing, todos simplesmente existem sob a mesma bandeira da sua empresa. Você pode até incluir alguns exercícios de formação de equipes para ajudar os funcionários a fazer amizade com outras equipes. Isso não é legal?
Além disso, as reuniões gerais orientam os novos contratados sobre a maneira como você faz as coisas. Se você contratou recentemente um punhado de funcionários juniores, as reuniões gerais são uma maneira rápida de integrar os novos funcionários à cultura da empresa.
Aumentar o moral da equipe
Com que frequência você vê todos os seus colegas de trabalho em um só lugar? Quer você trabalhe pessoalmente ou em uma equipe remota, reunir toda a turma provavelmente é uma ocorrência rara.
Ter todos juntos lhe dá a oportunidade de se gabar das conquistas dos seus funcionários, o que faz maravilhas para o moral da equipe. Ao planejar reuniões com todas as equipes, faça questão de comemorar:
- Marcos de trabalho
- Aniversários
- Pessoas que se destacam e vão além
O reconhecimento e os elogios de toda a empresa contribuem muito para aumentar o moral da empresa quando os funcionários se reúnem com os membros de sua equipe. De fato, um pesquisa recente da Bonusly uma plataforma de recompensas para funcionários, descobriu que quase metade dos entrevistados deixou um emprego em que não se sentiam valorizados. Apenas certifique-se de distribuir os elogios de maneira uniforme para que todos tenham seu tempo de destaque. 🤩
Resolva grandes problemas
Apesar de seus melhores esforços, sua empresa provavelmente tem silos entre os departamentos. Mas você sabe como diz o ditado: duas cabeças são melhores do que uma. Se um departamento estiver se enrolando com um problema, ele poderá encontrar a resposta em outro departamento.
Reuniões regulares da equipe com toda a organização conectam pessoas que normalmente não trabalham juntas. O marketing pode não entender como fazer com que o site faça o que eles querem, mas uma conversa rápida com o pessoal de TI pode resolver o problema em segundos. ⚒️
Reunir as pessoas é uma coisa boa, especialmente quando todas têm experiências e talentos diferentes. Se possível, crie reuniões gerais que incentivem o pessoal de diferentes departamentos a interagir uns com os outros. Nunca se sabe aonde as conversas espontâneas levarão.
Use Modelo de relatório de matriz de comunicação do Clickup para obter uma visão geral abrangente de quais equipes estão conectadas e trabalhando juntas - para que você possa maximizar cada colaboração.
Mantenha os membros da equipe atualizados sobre tarefas, responsabilidades, prazos e muito mais com o modelo de relatório ClickUp Communication Matrix
Obter a adesão ao projeto
As reuniões gerais proporcionam à sua equipe sentimentos calorosos e agradáveis, mas elas também têm uma finalidade relacionada ao trabalho. A adesão é um ingrediente essencial para gerenciamento de projetos portanto, se você estiver tentando convencer sua equipe (e seu chefe) sobre uma nova iniciativa, este é o momento de conquistar a adesão de todos os membros da equipe.
Se você decidiu tomar uma nova direção ousada, as reuniões gerais são o momento de compartilhar os motivos da mudança, por que ela é boa e o que os funcionários devem esperar daqui para frente.
O objetivo é acalmar os receios da sua equipe e, ao mesmo tempo, aumentar o alinhamento com as metas da empresa em reuniões eficazes na prefeitura. ✨
Apoiar a comunicação e a colaboração abertas
Nada acontece em um vácuo em uma empresa. Você precisa promover a colaboração da equipe não apenas em seu departamento, mas em toda a empresa. Comunicação aberta é a melhor maneira de criar confiança e incentivar seus funcionários a se abrirem mais.
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
Use isso como uma chance de compartilhar com sinceridade:
- Atualizações do negócio
- Atualizações da equipe
- Notícias da empresa
Quando você é aberto e honesto com seus funcionários, eles serão abertos e honestos com você em troca. Em vez de isolar as informações em um departamento ou apenas entre os gerentes, as reuniões gerais compartilham informações com toda a empresa em um fórum que incentiva a transparência.
Dicas de reuniões gerais para equipes virtuais
Embora os princípios básicos das reuniões gerais permaneçam inalterados em um ambiente virtual, a realização de uma reunião geral virtual exige alguns ajustes. Aqui estão algumas dicas rápidas para garantir que sua reunião geral envolva suas equipes virtuais de forma eficaz:
- Escolha o local certoSoftware de chamadas em conferência**Selecione um software confiávelplataforma de reunião virtual confiável que suporte o tamanho da sua equipe e se integre bem a outras ferramentas que você usa. Certifique-se de que ela tenha recursos como compartilhamento de tela, salas de descanso e a capacidade de gravar a reunião para aqueles que não podem participar ao vivo.
- Testes antes da reunião: Realize um teste com a equipe de TI para solucionar possíveis falhas técnicas. Garantir que os elementos visuais e de áudio funcionem perfeitamente manterá o foco da reunião no conteúdo e não nas dificuldades técnicas.
- Envolva seu público: As reuniões virtuais podem se tornar rapidamente experiências passivas para os participantes. Incorpore elementos interativos como enquetes, sessões de perguntas e respostas e discussões em pequenos grupos para manter sua equipe envolvida. Considere o uso de ferramentas de engajamento que se integrem à sua plataforma de reuniões.
- Recursos visuais e apresentações: Use recursos visuais e slides concisos para deixar seus pontos mais claros e manter a atenção do público. Uma apresentação bem projetada pode melhorar significativamente aexperiência de reunião virtual.
- Agenda clara e gerenciamento de tempo: Como as reuniões virtuais podem prejudicar a capacidade de atenção, mantenha sua agenda apertada e reserve tempo para intervalos, principalmente se a reunião for longa. Compartilhe a pauta com antecedência para ajudar os participantes a se prepararem.
- Incentive a participação: Deixe claro que a contribuição de todos os membros da equipe é valiosa. Incentive perguntas e comentários da equipe para promover um diálogo de mão dupla, garantindo que todos se sintam ouvidos e valorizados.
- Acompanhamento: Após a reunião, compartilhe um resumo da discussão,itens de açãoe a gravação com a sua equipe. Isso não apenas reforça o conteúdo abordado, mas também mantém todos alinhados com as próximas etapas, especialmente aqueles que não puderam participar da reunião ao vivo.
Adaptando sua abordagem para se adequar ao formato virtual, você pode manter a eficácia das reuniões gerais, mantendo sua equipe conectada, informada e motivada, não importa onde estejam.
Planeje reuniões melhores para toda a empresa em menos tempo
As reuniões gerais oferecem uma rara oportunidade para que todos se reúnam no mesmo horário e local. Mas o grande número de participantes faz com que o processo de planejamento pareça assustador.
Felizmente, com a abordagem certa, você planejará uma reunião geral excelente, pela qual sua equipe realmente espera ansiosamente.
Qualquer pessoa pode agendar uma reunião e usar um ferramenta para registrar as atas das reuniões mas é preciso ser um verdadeiro profissional para planejar uma excelente reunião geral. Acelere o processo de planejamento e não deixe pedra sobre pedra com o sistema certo.
O ClickUp fornece modelos de pauta de reunião geral, fluxos de trabalho prontos, tarefas e outras ferramentas para simplificar seu dia de trabalho.
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