No mundo acelerado dos negócios, o gerenciamento eficiente de reuniões é mais do que apenas uma conveniência - é uma necessidade.
Quer você esteja coordenando com uma equipe remota ou agendando reuniões entre departamentos, a solução certa de gerenciamento de reuniões pode fazer toda a diferença. Para ajudá-lo a encontrar o melhor software de gerenciamento de reuniões para suas necessidades, compilamos uma lista das 25 principais opções em 2024.
Desde a assistência com IA até os recursos intuitivos de agendamento, essas ferramentas foram projetadas para otimizar suas reuniões para obter o máximo de produtividade e envolvimento.
25 melhores sistemas de software de gerenciamento de reuniões
Uma solução de software de gerenciamento de reuniões é uma ferramenta digital que permite que indivíduos e equipes planejem, organizem, conduzam reuniões e registrem os resultados.
Aqui estão alguns dos melhores softwares de gerenciamento de reuniões disponíveis atualmente:
1. ClickUp - O melhor para gerenciamento de reuniões com IA
Gerar informações precisas notas de reunião sem esforço com a tecnologia de IA do ClickUp
O ClickUp é um dos mais bem avaliados software de gerenciamento de reuniões e ferramentas de produtividade usadas por equipes produtivas em todo o mundo. Não importa se você deseja fazer anotações em reuniões, gerenciar a cadência de uma reunião ou definir itens de ação você pode fazer tudo isso com um único software: ClickUp! 😄
Veja por que o ClickUp deve ser sua #1 escolha para o melhor software de gerenciamento de reuniões:
Aprimore as reuniões com IA
As ferramentas de IA podem tornar as reuniões mais eficientes. Ferramentas de IA para reuniões podem economizar tempo, energia e dinheiro, portanto, vale a pena encontrar a combinação certa para você. 🤩
O ClickUp Brain pode ser usado para resumir anotações de reuniões, criar itens de ação que você pode transformar em tarefas em instantes, criar agendas de reuniões e muito mais. Instantaneamente transformar suas anotações de reunião em listas de tarefas economiza tempo mantém sua equipe responsável e mantém altos os níveis de produtividade da equipe.
Aqui estão alguns dos outros recursos do ClickUp:
- **Bloco de notas do ClickUp para escrever notas de reunião econvertê-las em tarefas mais tarde
- **Quadro branco do ClickUp para fazer brainstorming, tomar notas, planejar projetos e muito maisVisualizações .
Principais recursos do Microsoft Teams
- Videoconferência para tornar as reuniões de equipe mais pessoais
- Quadro branco digital para colaborar em ideias
- Recurso de compartilhamento de tela
- Integra-se com outros softwares de gerenciamento de reuniões importantes, comoClickUp #### Preços do Microsoft Teams
O Microsoft Teams está disponível gratuitamente. Os planos pagos começam em US$ 5/usuário por mês sob o Microsoft Office assinatura do 365.
Avaliações de clientes do MS Teams
- Capturas: 4.4/5 (5600+ avaliações)
- G2: 4,3/5 (11200+ avaliações)
10. Hypercontext - Melhor para criar agendas de reuniões
Via Hypercontext **Hipercontexto é um local para todos os detalhes de sua reunião, além da data e do horário. Você pode estabelecer desde o início o motivo da reunião, o que precisa ser discutido e responsabilizar todos.
Com o Hypercontext, as equipes podem colaborar nas pautas das reuniões, acessar centenas de iniciadores de conversa personalizados, documentar decisões, acompanhar metas e trocar feedbacks de forma consistente. Dessa forma, você pode eliminar o trabalho administrativo e se concentrar no que é importante.
Principais recursos do Hypercontext
- Envio automático de notas de reunião após cada reunião
- Colaborar nas pautas das reuniões
- Reduza sua carga cognitiva com centenas de iniciadores de conversas e modelos de pauta
- Integre-se ao seu fluxo de trabalho existente: Google Calendar, MS, Chrome, Slack, Zapier, Google Meet e muito mais
Preços do hipercontexto
O Hypercontext tem um plano gratuito para sempre. Os planos pagos começam em US$ 5/usuário/mês para os primeiros 5 usuários e US$ 7/usuário/mês para equipes maiores.
Avaliações de clientes do Hypercontext
- Capturas: 4.8/5 (mais de 15 avaliações)
- G2: 4,3/5 (mais de 30 avaliações)
11. NetSuite - Melhor para planejamento de recursos empresariais
Via NetSuite
o NetSuite é um Ferramenta de planejamento de recursos empresariais (ERP) que permite lidar com todas as suas operações de back-end e processos financeiros cruciais na nuvem.
Por que ela está nesta lista?
O NetSuite proporciona um fluxo suave de informações entre os membros remotos da equipe e é um pacote unificado de gerenciamento de negócios.
O NetSuite CRM também permite gerenciar atividades cotidianas a partir de dispositivos móveis, como definir lembretes de calendário para reuniões de equipe, registrar anotações de chamadas, enviar planilhas de horas etc.
Mas esse software tem um preço alto.
Principais recursos do NetSuite
- Compartilhamento de arquivos virtuais e vinculação de documentos importantes
- Aplicativo móvel para tarefas de gerenciamento
- Ferramenta de BI para análises e relatórios
- Gráfico de Gantt para obter o status do projeto em tempo real
Preços do NetSuite
O preço do Netsuite é de US$ 499,00/mês.
Avaliações de clientes do NetSuite
- Capterra: 4.1/5 (mais de 700 avaliações)
- G2: 3,9/5 (mais de 1.200 avaliações)
12. Nextiva - Melhor sistema telefônico em nuvem
Via Nextiva
O Nextiva é um sistema de gerenciamento de reuniões que permite que você converse com qualquer pessoa por telefone, texto, e-mail ou mensagens instantâneas.
É um excelente software de gerenciamento de reuniões on-line com um sistema telefônico em nuvem para call centers e serviços de atendimento ao cliente para simplificar as comunicações comerciais.
No entanto, esse software de reserva pode apresentar falhas, como queda de chamadas, desconexão do telefone do serviço e perda de pacotes de voz.
principais recursos do #### Nextiva
- Suporta reuniões com vídeo e áudio
- Compartilhamento de tela criptografado e compartilhamento de arquivos
- Oferece transmissão ao vivo e hospedagem de webinar
- Fácil gerenciamento de tíquetes
Preços da Nextiva
O plano da Nextiva começa em US$ 30,95/usuário por mês.
Avaliações de clientes da Nextiva
- Capturas: 4.2/5 (mais de 180 avaliações)
- G2: 4,3/5 (mais de 300 avaliações)
13. Odoo - Melhor para discussões em canais públicos
Via Odoo
O Odoo é outro poderoso software de reuniões de diretoria que permite organizar discussões em todos os níveis da sua organização.
Com essa ferramenta de gerenciamento de reuniões, você pode iniciar discussões com canais públicos, lidar com tarefas etc.
No lado negativo, o Odoo não se dá bem com outros softwares. Integrá-lo aos seus aplicativos pode ser uma tarefa difícil.
Principais recursos do Odoo
- Newsfeed para obter uma visão geral das discussões
- Janela pop-up para continuar conversando em outros espaços de trabalho
- Grupos privados para convidar um grupo selecionado de pessoas
- Notificações personalizadas
Preços do Odoo
Use qualquer aplicativo individual do Odoo gratuitamente. Para usar mais de um aplicativo desse software de gerenciamento de conselhos, você terá de pagar US$ 5/usuário por mês ou mais.
Avaliações de clientes do Odoo
- Capterra: 4.2/5 (mais de 400 avaliações)
- G2: 4,2/5 (mais de 160 avaliações)
14. Pipedrive - Melhor para equipes de vendas
Visitar o Pipedrive
o Pipedrive é um ferramenta de reunião on-line que ajuda a configurar os estágios do seu pipeline de vendas e a se concentrar nas ações de vendas, como chamadas telefônicas, reuniões, e-mails etc.
Você pode acompanhar suas metas de vendas com relatórios em tempo real e integre a ferramenta aos seus aplicativos favoritos para trabalhar da maneira que desejar.
No entanto, não é possível alternar rapidamente entre os contatos de uma lista. Você precisa voltar à página principal da lista todas as vezes.
Talvez seja melhor procurar outro site se quiser impulsionar suas vendas mais rapidamente. 🏎️
Principais recursos do Pipedrive
- Chatbot personalizado e formulários da Web
- Acompanhamento de chamadas, e-mails e histórico de contatos
- Automatização de tarefas administrativas repetitivas
- Insights e relatórios para medir o desempenho da empresa
Preços do Pipedrive
O plano de preços começa em US$ 12,50/usuário por mês.
Avaliações de clientes do Pipedrive
- Capturas: 4.5/5 (mais de 2300 avaliações)
- G2: 4,3/5 (mais de 1300 avaliações)
15. Plutio - Melhor para controle de tempo
Via Plutio
O Plutio é um software de reunião completo para gerenciar projetos, comunicar-se com equipes, compartilhar arquivos, etc.
Além das conferências, ele também permite o controle de tempo e tem uma caixa de entrada repleta de recursos para manter as comunicações organizadas.
Entretanto, esse software não é muito intuitivo.
Quem estiver procurando por um Alternativa ao Plutio ?
Principais recursos do Plutio
- Painéis de controle e portais de clientes personalizáveis
- Tarefas e lembretes recorrentes
- Controle instantâneo de tempo
- Mensagens em tempo real e e-mails integrados
Preços do Plutio
O plano básico da Plutio começa em US$ 15/mês.
Avaliações de clientes da Plutio
- Capterra: 4.6/5 (mais de 130 avaliações)
- G2: 4,4/5 (mais de 30 avaliações)
16. Scoro - O melhor para gerenciamento de trabalho
Via Scoro
O Scoro é um software de gerenciamento de trabalho de ponta a ponta para acompanhar tudo, como projetos, vendas e produtividade da equipe.
Ele se integra a outros aplicativos de gerenciamento de reuniões, como o Slack, para permitir a colaboração da equipe. Você também pode sincronizá-lo com seu calendário para agendar reuniões.
No entanto, o Score não se destaca na personalização dos fluxos de trabalho.
Talvez seja hora de dar uma boa nota Alternativa Scoro . 👀
Principais recursos do Scoro
- Planejador de arrastar e soltar (quadro de tarefas kanban)Calendários compartilhados .
Principais recursos do Zoom
- Videoconferência e mensagens em qualquer dispositivo
- Expansível para até 50.000 pessoas em um webinar de vídeo ao vivo
- Comandos de voz para salas Zoom (conferência virtual)
- O Zoom se integra a aplicativos populares s como Slack e ClickUp
Preços do Zoom
O Zoom tem um plano gratuito. O plano pago começa em US$ 14,99/usuário por mês.
Avaliações de clientes do Zoom
- Capturas: 4.6/5 (9100+ avaliações)
- G2: 4,5/5 (39100+ avaliações)
22. Grain - Melhor para gravação de vídeo
Via Grain Grãos transforma as videoconferências no ativo mais valioso da sua empresa, permitindo que as equipes gravem facilmente as reuniões, criem destaques compartilháveis e desenvolvam conhecimento a partir de todas as conversas.
Transcreva reuniões ao vivo e pré-gravadas, recorte e compartilhe os momentos mais importantes e crie uma biblioteca compartilhada para que toda a sua equipe salve, pesquise e acesse insights das reuniões gravadas - a qualquer hora e em qualquer lugar.
As empresas usam o Grain como fonte de verdade para aumentar a receita com melhores vendas, capturar a voz do cliente, contratar melhores talentos e capturar insights valiosos para as equipes de produtos e pesquisa.
Principais recursos do Grain
- Recorte e compartilhe insights de reuniões - com suas anotações, em tempo real.
- Pesquise nas conversas usando palavras-chave.
- Grave automaticamente suas reuniões, mesmo quando você não for o anfitrião.
- Comprima uma reunião de 60 minutos em um resumo de vídeo de 3 minutos que outras pessoas possam assistir.
- Crie uma biblioteca de vídeos para organizar e descobrir os destaques, as histórias e as gravações publicadas pela sua equipe.
Preços do Grain
O Grain tem um plano básico gratuito que permite gravar, salvar e transcrever até 5 horas de reuniões em vídeo. O plano pago começa em US$ 19/usuário por mês e oferece armazenamento ilimitado de vídeo, transcrição e outros recursos.
Avaliações de clientes do Grain
- ProductHunt: 5/5 (20 avaliações)
- G2: 4.6/5 (4 avaliações)
23. Fellow.app - Melhor para anotações de reuniões
Via Fellow.app Fellow.app é onde as equipes se reúnem para realizar reuniões de equipe produtivas e reuniões individuais significativas, registrar decisões e manter a responsabilidade mútua.
Ao se integrar a dezenas de aplicativos, como Zoom, Slack e Google Agenda, e a plataformas de RH, o Fellow substitui seu caderno de papel por agendas e anotações de reuniões colaborativas.
Você pode atribuir itens de ação e solicitar feedback que resulta de suas reuniões para criar ótimos hábitos de reunião.
principais recursos do #### Fellow
- Acompanhe os itens de ação para manter sua equipe organizada e responsável.
- Crie ótimos hábitos de reunião por meio de agendas colaborativas e anotações em tempo real.
- Use a galeria de modelos de reunião para todas as formas de reunião.
- Solicite ou obtenha feedback em tempo real da sua equipe.
Fellow pricing
O Fellow é gratuito para um máximo de 10 usuários. O plano Pro custa US$ 5 por usuário por mês, e também estão disponíveis planos com preços personalizados.
Avaliações de clientes do Fellow
- Capterra: 4.9/5 (mais de 25 avaliações)
- G2: 4.7/5 (mais de 500 avaliações)
24. Podcastle - O melhor para podcasting
Via Podcastle
O Podcastle é uma plataforma de criação de áudio com um excelente serviço on-line recurso de entrevista de podcast remoto que permite que você inicie uma reunião com até dez participantes e grave cada um deles localmente com áudio da mais alta qualidade.
A melhor parte é que o Podcastle tem gravação e edição multitrilha, o que significa que se você, mais tarde, decidir editar a reunião, será muito fácil.
Principais recursos do Podcastle
- Gravação local de alta qualidade para seus convidados
- Tecnologia baseada em nuvem
- Gravação e edição de várias trilhas
- Interface simples e intuitiva
Preços do Podcastle
O Podcastle tem um plano gratuito. Os planos pagos começam em US$ 14,99 por mês.
Avaliações de clientes do Podcastle
- Capturas: N/A
- G2: N/A
nTask - Melhor para priorizar tarefas
via nTask
o nTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda você a se concentrar nas tarefas importantes, priorizá-las e fazer mais.
o nTask ajuda no gerenciamento de reuniões, fornecendo uma visão geral das próximas reuniões e tarefas, permitindo que você se antecipe e fique em dia com todos os seus compromissos. Também é possível definir lembretes, atribuir tarefas a membros da equipe ou controlar o tempo com o cronômetro do nTask, para que nada passe despercebido.
principais recursos do #### nTask
- Agendamento de reuniões
- Recursos de gravação e transcrição
- Integrações para gerenciar facilmente projetos e colaborar com colegas de equipe
Preços do nTask
- Premium: uS$ 3 por mês com cobrança anual
- Business: uS$ 8 por mês, cobrados anualmente
- Enterprise: Entre em contato com a equipe
Avaliações de clientes do nTask
- G2: 4,5/5 (mais de 17 avaliações)
- Capterra: 4,2/5 (mais de 100 avaliações)
Noções básicas sobre ferramentas de gerenciamento de reuniões
1. O que é gerenciamento de reuniões?
O gerenciamento de reuniões envolve a facilitação de discussões produtivas e o gerenciamento eficiente do tempo de todos para atingir as metas da equipe. Isso inclui o gerenciamento de atividades antes, durante e depois da reunião.
Agora, toda organização pode realizar reuniões para planejamento ou solução de problemas. Da mesma forma, elas podem ter uma reunião de diretoria para tomar decisões importantes para a empresa.
Quando se trata de organizações maiores, o gerenciamento de reuniões é mais complexo.
É aí que entra o gerenciamento de reuniões empresariais.
O gerenciamento de reuniões empresariais abrange todas as atividades relacionadas a reuniões, como definição de agenda, planejamento de cronograma, orçamento, gerenciamento de trabalho , divulgação de atas de reuniões e relatórios.
Se você deseja ter reuniões produtivas, há algumas etapas básicas a serem seguidas.
2. Quais são as 6 etapas para o gerenciamento eficaz de reuniões?
Aqui estão as seis etapas que você deve seguir antes, durante e depois de uma reunião para um gerenciamento eficaz da reunião:
A. Antes da reunião
Antes de uma reunião, você deve ter uma pauta pronta, determinar os participantes e enviar os convites. Veja como:
Etapa 1: Planejar a pauta da reunião
Uma pauta de reunião é uma lista de atividades e discussões a serem abordadas em sua reunião. É o ponto de partida e o elemento mais importante de qualquer interação de equipe.
Os líderes de equipe geralmente são responsáveis por programar e definir a pauta da reunião.
O que nos leva a perguntar: como criar uma pauta de reunião?
Quer você seja uma empresa de pequeno ou médio porte ou uma corporação, veja a seguir como elaborar uma pauta de reunião:
- Identifique o objetivo da reunião: tenha um objetivo claro e alcançável para manter o foco da reunião. Por exemplo, "criar uma política de trabalho em casa" pode ser uma pauta para sua reunião de RH
- Peça sugestões: sua equipe pode sugerir tópicos para discussão. Você pode então escolher o que incluir na pauta da reunião. No caso da política de trabalho em casa, poderia ser "dias em que você pode trabalhar em casa", "horários" etc.
- Liste as perguntas: Depois de ter alguns tópicos em mãos, liste as perguntas que estimularão as discussões. Para os RHs, as perguntas sobre o trabalho em casa podem ser "quem é elegível para a política de trabalho em casa?" ou "como mediremos o tempo de trabalho?"
- Identifique o objetivo de cada tarefa: uma reunião envolve várias tarefas, como compartilhar informações, buscar opiniões ou tomar decisões. No exemplo do RH, a primeira tarefa poderia ser o compartilhamento de informações sobre uma política de trabalho em casa. O item final da pauta será a tomada de decisões sobre como a política de trabalho em casa será implementada
- Crie um orçamento de tempo: estime o tempo a ser gasto em cada tópico ou item de ação. Para a reunião de RH, você pode manter a introdução à política de trabalho em casa curta e reservar mais tempo para a busca de opiniões. Isso ajudará a manter a reunião da equipe no caminho certo e dentro do prazo
- Identifique os líderes para os tópicos: se estiver organizando uma reunião de diretoria com vários líderes de reunião, identifique as pessoas para seus respectivos tópicos. Em nosso exemplo, os gerentes de RH apresentarão a política. Mas a decisão será tomada pelos CEOs e COOs da empresa.
- Inclua tempo de revisão: reserve um tempo na pauta da reunião para revisar as informações compartilhadas ou as decisões tomadas. Isso ajuda a resumir a reunião e a definir a agenda para a próxima.
Etapa 2: Determinar os participantes da reunião
Decida quem precisa participar da reunião da equipe.
O ideal é limitar os participantes da reunião para manter as discussões sob controle.
Por exemplo, você não precisa de funcionários do departamento de TI para uma reunião que discute políticas de RH. No entanto, você pode compartilhar as atas da reunião com todos para mantê-los atualizados.
Etapa 3: Definir funções e responsabilidades
Defina claramente as funções e mencione se há necessidade de atualizações dos participantes durante a reunião. Dessa forma, cada participante sabe o que precisa fazer.
Etapa 4: Criar e enviar o convite para a reunião
Seu convite deve incluir a pauta, a duração da reunião, a data, a hora e o local. Agende uma reunião em uma data e horário que sejam adequados para todos os participantes.
Além disso, se os participantes da reunião estiverem presentes fisicamente, mencione a sala de conferência.
Se for uma evento virtual ou um reunião de equipe remota adicione o link para a sala de reunião e outros detalhes relevantes.
B. Durante a reunião
Durante a realização da reunião, designe um anotador para registrar as atas da reunião.
Etapa 5: Criar atas de reunião e arquivá-las
O anotador deve começar a documentar a reunião assim que a discussão começar.
Ele pode fazer anotações por escrito ou usar um software de gerenciamento de reuniões corporativas para transcrever as discussões e os itens de ação.
As atas da reunião também incluirão o membro responsável por cada item de ação e a data de vencimento prevista.
Depois que todos tiverem lido as atas da reunião, você poderá arquivá-las em uma pasta compartilhada para que fiquem acessíveis a todos a qualquer momento.
C. Após a reunião
Depois que as discussões forem concluídas e as decisões forem tomadas, veja o que você precisa fazer em seguida:
Etapa 6: Agendar reuniões de acompanhamento
Verifique se você precisa agendar uma reunião de acompanhamento. Isso dependerá exclusivamente dos itens de ação e de suas próximas etapas decididas durante a reunião.
Agora você conhece as etapas envolvidas no gerenciamento de reuniões. Muito bom!
Mas conduzir reuniões em nível empresarial é um jogo diferente.
3. Como você pode conduzir reuniões em nível empresarial?
O agendamento de reuniões em nível empresarial deve ser econômico e produtivo com um software de gerenciamento de reuniões!
Ele pode ajudá-lo a automatizar as atividades pré-reunião, gerenciar cronogramas, enviar convites, redigir pautas, fazer atas de reuniões e muito mais.
Além disso, ele pode ajudá-lo no gerenciamento do fluxo de trabalho.
O software de gerenciamento de reuniões também é vital para as empresas, pois elas precisam se coordenar com equipes remotas espalhadas por todo o mundo.
Gerencie as reuniões da equipe com o software de gerenciamento de reuniões
No atual mundo dos negócios em ritmo acelerado, o gerenciamento eficaz de reuniões é mais importante do que nunca.
Independentemente de você liderar uma equipe pequena ou uma empresa inteira, a incorporação de uma abordagem estruturada com um software de gerenciamento de reuniões adequado pode simplificar seus processos, tornar as reuniões mais objetivas e levar sua organização a um maior sucesso. Implemente essas ferramentas e estratégias para transformar suas reuniões de obrigações demoradas em catalisadores poderosos para o crescimento e a inovação da empresa.
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