Como causar uma boa impressão em sua reunião inicial do projeto

Imagine participar da terceira reunião com o cliente e perceber que o projeto dele não é nada do que você imaginava que seria.

Você ficou boquiaberto?

Você está gritando internamente? 😱

É difícil se recuperar disso... especialmente se sua agência é conhecida por sua atenção aos detalhes!

Você pode evitar essa situação embaraçosa (e potencialmente prejudicial à sua carreira) com uma reunião inicial do projeto. Esse encontro inicial é uma oportunidade para todas as partes interessadas entrarem em acordo logo no início do projeto.

Prepare os projetos dos seus clientes para o sucesso aprendendo os fundamentos das reuniões de lançamento neste guia. Vamos explicar o que é uma reunião de lançamento de projeto, como conduzi-la e alguns recursos que você pode usar para começar.

Pronto? Vamos dar início a este guia de reunião (trocadilho intencional)!

O que é uma reunião inicial de projeto?

Uma reunião inicial de projeto é uma reunião com o cliente realizada no início de cada novo projeto. Na fase de gerenciamento do projeto, a reunião inicial ocorre após a fase de planejamento e sinaliza o início da fase de execução.

O objetivo desta reunião é alinhar todos os membros da equipe da agência e o cliente sobre os detalhes cruciais do projeto. Estes incluem principalmente:

Se você tiver um projeto pequeno, provavelmente precisará de apenas uma reunião inicial. No entanto, um projeto grande com várias fases geralmente tem uma reunião inicial no início de cada etapa.

Um projeto de longo prazo e contínuo também pode exigir várias reuniões iniciais para alinhar os membros da equipe a quaisquer novas orientações fornecidas pelo cliente.

Quem participa de uma reunião inicial de projeto?

Todos os envolvidos no projeto, incluindo os membros da sua equipe e os pontos de contato na empresa do cliente, precisam estar presentes na reunião inicial. Normalmente, isso inclui:

Além disso, convide outras partes interessadas no projeto, como prestadores de serviços individuais e pontos de contato em quaisquer agências parceiras.

É necessário realizar uma reunião inicial do projeto?

Com certeza! Uma reunião inicial sincroniza sua agência e o cliente em todos os aspectos do projeto em questão e prepara você para o sucesso do projeto.

Você poderia compartilhar todos os detalhes do projeto com os membros da equipe e o cliente por meio de um documento centralizado e encerrar o assunto. Mas isso poderia deixar certos detalhes abertos à interpretação e questões importantes sem resposta.

O resultado? Falhas de comunicação e caos interno — levando, em última instância, ao fracasso do projeto!

Uma reunião inicial minimiza falhas de comunicação, permitindo que todas as partes interessadas tenham discussões em tempo real sobre o projeto. É uma oportunidade para definir expectativas sobre o projeto: o que será entregue, quando será entregue e como será entregue.

Essa troca produtiva ajuda a colocar todos os participantes em sintonia e evita que desafios comuns de gerenciamento de projetos surjam posteriormente.

Todos saem ganhando!

Como conduzir uma reunião inicial de projeto tranquila

Muito depende da eficácia da sua reunião inicial, portanto, faça com que ela valha a pena com um planejamento cuidadoso e um software de gerenciamento de reuniões confiável.

Para sua sorte, elaboramos uma lista de etapas que você pode seguir para conduzir uma reunião inicial de projeto com a maior facilidade possível!

Etapa 1: organize tudo antes de reunir as partes interessadas

A preparação é fundamental para o sucesso do início de um projeto.

Antes de enviar o convite, prepare-se para a sua reunião inicial ideal com estas quatro etapas:

Psst... você pode criar facilmente agendas de reuniões profissionais com o Docs no ClickUp usando estes recursos:

Quando estiver pronto, compartilhe a agenda diretamente ou anexe-a a um e-mail usando o Email ClickApp para enviá-la aos participantes.

Etapa 2: Faça as apresentações

Você fez toda a preparação necessária. Agora é hora de começar e dar início à reunião!

Comece apresentando a equipe ao seu cliente (e seus patrocinadores, se houver), juntamente com uma breve visão geral das responsabilidades de cada um. Seu cliente também terá a oportunidade de se apresentar ao resto da equipe e explicar seu interesse no projeto.

Considere fazer uma pergunta para quebrar o gelo, a fim de aliviar um pouco da ansiedade da reunião logo no início e fazer com que todos os participantes se sintam à vontade. Essa pergunta divertida também ajudará sua equipe a criar um bom relacionamento com o cliente.

Etapa 3: Analise o porquê do projeto

Uma jornada sem um destino claro é uma receita para o desastre. É por isso que o próximo passo é esclarecer por que o cliente está investindo tempo e recursos neste projeto.

Peça ao seu cliente para compartilhar os principais objetivos do projeto — um componente essencial do escopo do seu projeto. Ele deve compartilhar explicitamente o que será alcançado e como isso ajudará a fazer a diferença para ele.

Incentive-os a serem o mais específicos possível, compartilhando também os KPIs ou benchmarks do negócio que ajudarão a definir o que será considerado sucesso. A última coisa que sua equipe precisa são metas vagas que podem ser interpretadas de várias maneiras.

Por exemplo, uma meta bem definida para um projeto de marketing por e-mail poderia ser aumentar as conversões em 5% antes do final do primeiro trimestre.

Parece uma meta ambiciosa. Mas é clara (aumentar as conversões) e altamente específica (em 5% antes do segundo trimestre)!

Observação: você precisará de uma maneira eficaz de registrar e acompanhar suas metas posteriormente. Abandone suas planilhas e basta inserir os dados no ClickUp. Este software de gerenciamento de projetos torna muito simples acompanhar o progresso e atingir as metas assim que o projeto começar.

Então, como você pode fazer isso? Com o ClickUp Goals!

Você pode criar metas que contenham diferentes objetivos, como:

À medida que você completa suas metas, o ClickUp atualiza automaticamente sua porcentagem de progresso. Dessa forma, você vê o quanto está perto de atingir seu objetivo.

Etapa 4: Fale sobre os resultados esperados

A esta altura, todos os participantes já entendem do que se trata o projeto e quais objetivos ele ajudará a alcançar. O próximo passo é definir claramente o que sua agência criará e entregará ao cliente para ajudá-lo a ter sucesso.

Todos os resultados devem estar vinculados ao objetivo do projeto. Se você não conseguir estabelecer essa conexão, a tarefa provavelmente está fora do escopo do projeto e não deve ser considerada.

Seja claro ao descrever os resultados esperados e obtenha a aprovação explícita do cliente para cada tarefa. Voltando ao nosso exemplo de marketing por e-mail acima, alguns resultados potenciais poderiam ser:

Descrever os resultados esperados ajudará sua agência a evitar prestar serviços excessivos aos seus clientes sem obter lucro adicional. Isso também dará à sua equipe clareza sobre o que exatamente eles precisam fazer para ter sucesso.

Lembre-se: é melhor definir as expectativas agora do que gerenciá-las mais tarde!

Etapa 5: Atribua funções aos membros da sua equipe

Todos os participantes têm um bom entendimento do projeto. Agora é hora de definir quem precisa fazer o quê.

Em outras palavras, é hora de atribuir funções e responsabilidades importantes às pessoas da equipe do projeto.

Algumas ou todas as pessoas da sua agência já devem saber quais são suas responsabilidades neste momento. Mas destacá-las durante a reunião inicial do projeto ajudará todos — o cliente, seus patrocinadores e sua equipe — a entender quem é responsável por quê e a direcionar suas dúvidas às pessoas qualificadas para respondê-las.

Etapa 6: Defina o cronograma e os marcos do projeto

Você já abordou o por que (objetivo/meta), o que (resultados esperados) e quem (funções) do seu projeto. Complete o quadro abordando também o quando, ou seja, o cronograma do projeto.

Compartilhe como você planeja mapear os resultados do projeto em um cronograma com prazos claros e obtenha a aprovação do seu cliente.

Esta parte é sua chance de recusar quaisquer solicitações irrealistas dos clientes em relação aos prazos. Explique seus processos internos e baseie-se em referências do setor para prazos de entrega para informá-los.

Forneça também uma visão geral dos marcos críticos do projeto. Dessa forma, todos os participantes entenderão como avaliarão o progresso do projeto durante a fase de execução.

Por falar em marcos, você pode defini-los e acompanhá-los no gráfico de Gantt do ClickUp. É um gráfico fácil de ler para fazer coisas como:

E muito mais!

A visualização da linha do tempo é outra opção para visualizar o cronograma do seu projeto. Pense nela como um gráfico de Gantt, mas em formato linear.

Você pode criar e reorganizar o cronograma rapidamente usando a funcionalidade de arrastar e soltar. Leia nossa comparação entre o gráfico de Gantt e o cronograma para ver como eles diferem.

Além disso, você sempre pode definir prazos para as tarefas, para que os responsáveis saibam quando devem concluir seu trabalho. Para eventos importantes em seu cronograma, você pode criar lembretes.

Você pode até mesmo delegar essas tarefas a outras pessoas, para que elas não se esqueçam de nenhum item de ação essencial.

Etapa 7: Combine um plano de comunicação e relatórios com seu cliente

Seu cliente quer saber como sua agência irá mantê-lo atualizado sobre o andamento e o desempenho do projeto. É fundamental esclarecer isso agora ou durante o processo de integração do cliente. Isso implica responder a perguntas como:

Chegue a um acordo sobre o plano que funciona melhor para sua equipe e seu cliente. Com o ClickUp, você pode usar a visualização Calendário para agendar reuniões regulares. Equipes remotas podem aproveitar nossa integração com o Zoom para participar convenientemente de reuniões a partir da tarefa.

Confira estas ferramentas de integração de clientes!

Não tem sempre tempo para reuniões sincronizadas? Não há problema!

Com o Compartilhamento Público, você pode compartilhar todas as visualizações, incluindo Calendário, Gantt e Lista, como somente leitura com um simples link ou código incorporado. No entanto, você sempre pode alterar os níveis de acesso para que as pessoas possam até mesmo editá-las.

Dessa forma, mesmo que você não consiga realizar uma reunião, as atualizações do projeto ainda estarão visíveis para todos.

Etapa 8: Comece a sessão de perguntas e respostas

Certifique-se de deixar espaço para perguntas.

Esta é uma oportunidade para todos os participantes esclarecerem tudo o que foi discutido durante as reuniões de lançamento do projeto. Incentive todos a aproveitarem ao máximo, especialmente o cliente.

Depois de responder a uma pergunta, pergunte se isso esclareceu as coisas. Você não quer que ninguém saia da reunião com dúvidas!

Etapa 9: Crie e atribua itens de ação aos membros da sua equipe

Antes de agradecer a todos pelo tempo dedicado e encerrar a reunião, lembre a todos sobre a primeira tarefa da fase de execução. Quando a reunião terminar, delegue as ações aos membros da sua equipe no software de gerenciamento de projetos para dar início ao trabalho.

O ClickUp facilita a atribuição de qualquer tarefa a uma única pessoa ou até mesmo a vários destinatários. Tem uma equipe que precisa trabalhar em algo? Não há problema. Basta atribuir tarefas a toda a equipe no ClickUp.

Dito isso, acompanhar todas as ações necessárias pode ser exaustivo para todos os envolvidos. Felizmente, as visualizações no ClickUp realmente ajudam.

Isso permite que você visualize não apenas tarefas e projetos ativos, mas fluxos de trabalho inteiros.

Selecione a visualização que melhor atende às suas necessidades:

Agora, a única coisa que resta a fazer é começar a trabalhar e entregar um projeto fantástico.

Boa sorte!

Leia também: Mais de 130 perguntas para reuniões de equipe

5 modelos de reunião inicial de projeto para cobrir todas as suas necessidades

Planejar e conduzir uma reunião inicial de projeto parece exaustivo, mas não precisa ser assim. Faça isso como um profissional (mas com metade do esforço) com nossos modelos gratuitos de reunião inicial de projeto!

1. Modelo de reunião inicial do projeto ClickUp

Criar uma lista de verificação antes de uma reunião externa ou interna de lançamento do projeto permite que você mantenha o foco e ajuda a cobrir todos os pontos essenciais da discussão. Mas criar uma lista leva tempo.

Felizmente, você pode usar o modelo de reunião inicial do projeto do ClickUp para começar imediatamente.

Ele vem com uma lista de verificação pré-elaborada que abrange pontos importantes de discussão que normalmente são incluídos em uma reunião inicial, tais como:

E muito mais!

Você pode personalizar a lista de verificação com base em como deseja que a reunião transcorra e em quaisquer tópicos adicionais que precise abordar.

2. Modelo de ata de reunião do ClickUp

Vamos ser sinceros: os aplicativos de calendário tradicionais são péssimos!

Eles não fornecem informações suficientes sobre suas próximas reuniões à primeira vista. Você precisa clicar em um cartão ou incomodar o organizador da reunião para obter mais contexto.

O modelo de ata de reunião do ClickUp oferece uma visão geral de todas as suas próximas reuniões com os participantes. Eles podem ver todos os detalhes importantes de forma altamente organizada.

Além disso, este modelo de ata de reunião permite atribuir itens de ação importantes aos membros da equipe com prazos definidos.

3. Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projetos do ClickUp

Suas anotações da reunião inicial devem fornecer informações essenciais de forma concisa e organizada. Mas estruturá-las durante a chamada inicial é difícil, especialmente se quem toma notas precisa acompanhar um apresentador rápido!

Use o modelo de ata de reunião de gerenciamento de projetos do ClickUp para superar esse desafio. Ele vem com tabelas pré-elaboradas para anotar tarefas, questões e outras informações importantes para os itens da sua agenda. Personalize-as facilmente para sua reunião inicial.

Além disso, atribua itens de ação diretamente em suas notas, marcando a pessoa relevante, em vez de criá-los em outra visualização do zero. Se você é um gerente de projetos, achamos que vai adorar.

Confira estas ferramentas para atas de reuniões!

4. Modelo de serviços profissionais do ClickUp

Ótimo trabalho na abertura bem-sucedida do projeto. Agora é hora de levá-lo até o fim para garantir que seus clientes não apenas fiquem satisfeitos, mas também colaborem com você de maneira eficiente.

No entanto, isso é mais fácil dizer do que fazer quando sua agência tem uma infinidade de projetos em andamento que precisam da sua atenção. Toda essa mudança de contexto ao passar de um cliente para outro certamente tem seu preço — e é por isso que você precisa de uma visão organizada dos seus projetos.

O modelo de serviços profissionais do ClickUp facilita isso com um clique! Basta criar uma lista personalizável e organizar todos os componentes do projeto do seu cliente, acompanhando o progresso em tempo real.

E a melhor parte? É fácil reutilizar o formato personalizado para outros clientes também.

5. Modelo de documento de descoberta da agência/cliente ClickUp

As reuniões iniciais são essenciais para conhecer seus clientes antes mesmo de começar a discutir os detalhes de como vocês vão se comunicar e trabalhar juntos. É por isso que é importante registrar tudo na sua primeira ligação, para que você tenha bastante material para trabalhar, seja para propor um contrato ou definir os próximos passos.

Usar o modelo de documento de descoberta do ClickUp ajudará você a registrar e acompanhar tudo o que precisa para iniciar uma reunião com um cliente novo ou potencial. Personalize este documento para incluir os processos, perguntas e principais argumentos de venda mais importantes da sua agência para apresentar aos clientes, para que você não fique perdido quando eles fizerem perguntas sobre seu ROI, custos ou taxas de sucesso.

Este é um ótimo documento para uma reunião interna de lançamento de projeto ou para um gerente de projeto dedicado usar.

Comece com o ClickUp

Não há garantia de que seu projeto correrá sem problemas após a reunião inicial. Mas ter um plano aumentará as chances de você ter uma reunião inicial de projeto bem-sucedida para dar início às atividades, o que certamente reduzirá falhas de comunicação e gargalos.

E com uma ferramenta de reunião como o ClickUp, esse processo se torna muito fácil.

E isso não é tudo...

Imagine o que o ClickUp pode fazer por todo o seu projeto com seus recursos de gerenciamento de tarefas, fluxo de trabalho, recursos, tempo e documentos. É a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para agências de marketing!

Transforme sua reunião inicial do projeto em um grande sucesso ao obter o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!