Imagine participar do terceiro reunião de clientes e perceber que o projeto dele não é nada daquilo que você imaginava.
Você ficou de queixo caído?
Está gritando internamente? 😱
É difícil se recuperar dessa... especialmente se sua agência for conhecida por sua atenção aos detalhes!
Você pode evitar essa situação embaraçosa (e potencialmente ameaçadora para a carreira) com uma reunião inicial do projeto. Esse encontro inicial é uma oportunidade para que todas as partes interessadas entrem em sintonia no início do projeto.
Prepare os projetos de seus clientes para o sucesso aprendendo sobre os princípios básicos das reuniões iniciais neste guia. Vamos orientá-lo sobre o que é uma reunião inicial de projeto, como conduzi-la e alguns recursos que você pode usar para começar.
Pronto? Vamos dar o pontapé inicial neste guia de reuniões (trocadilho intencional)!
O que é uma reunião inicial de projeto?
Uma reunião inicial de projeto é uma reunião com o cliente realizada no início de cada novo projeto. Na estágio de gerenciamento de projetos na fase de planejamento, o kickoff ocorre após a fase de planejamento e sinaliza o início da fase de execução.
O objetivo dessa reunião é alinhar todos os membros da equipe da agência e o cliente sobre os detalhes cruciais do projeto. Esses detalhes incluem principalmente:
- Plano do projeto : Uma descrição do projeto, explicando o que precisa ser executado e como
- Meta do projeto : O que o projeto realizará, o que ajudará seu cliente a ter sucesso
- **Entregáveis : O item ou uma coleção de itens que sua agência precisa criar e entregar
- Linha do tempo : O cronograma do projeto durante o qual você fornecerá os entregáveis ao seu cliente
- Recursos : Como você vai alocar os membros da sua equipe de projeto e as ferramentas para o projeto
Se você tiver um projeto pequeno, provavelmente precisará de apenas uma reunião inicial. Entretanto, um projeto grande com várias fases geralmente tem uma reunião inicial no início de cada fase.
Um projeto contínuo e de longo prazo também pode exigir vários kickoffs para alinhar os membros da equipe a quaisquer novas orientações fornecidas pelo cliente.
Quem participa de uma reunião de kickoff de projeto?
Todos os envolvidos no projeto - incluindo os membros da sua equipe e os pontos de contato na empresa do cliente - precisam estar presentes no kickoff. Normalmente, eles incluem:
- Gerente de projeto : A pessoa que coordenará e será responsável pelo projeto
- Gerentes de equipe: As pessoas que liderarão as equipes envolvidas no projeto
- Membros da equipe do projeto: As pessoas de sua agência que trabalharão na produção e no manuseio dos resultados
- Patrocinadores do cliente e do projeto: Os pontos de contato que representam a empresa queterceirizou seu projeto para sua agência
Além disso, convide qualquer outro partes interessadas no projeto como empreiteiros individuais e pontos de contato em quaisquer agências parceiras.
É necessário ter uma reunião inicial do projeto?
Com certeza! Uma reunião inicial sincroniza sua agência e o cliente em todos os aspectos do projeto em questão e prepara você para sucesso do projeto .
Você poderia compartilhar todos os detalhes do projeto com os membros da sua equipe e com o cliente por meio de um documento centralizado e encerrar o assunto. Mas isso poderia deixar alguns detalhes abertos à interpretação e perguntas importantes sem resposta.
O resultado? Má comunicação e caos interno - levando ao fracasso do projeto!
O Pulse no ClickUp permite que você veja toda a sua equipe em um relance, para que você possa ver quem está on-line e no que eles estão trabalhando
Uma reunião inicial minimiza a falta de comunicação, permitindo que todas as partes interessadas tenham discussões em tempo real sobre o projeto. É uma oportunidade de definir as expectativas sobre o projeto - o que será entregue, quando será entregue e como será entregue.
Essa troca de informações produtiva ajuda a colocar todos os participantes na mesma página e a evitar problemas comuns desafios de gerenciamento de projetos de surgirem mais tarde.
Todos ganham!
Como realizar uma reunião inicial de projeto sem problemas
Muito depende da eficácia da sua reunião inicial, portanto, faça com que ela conte com um planejamento cuidadoso e sólido software de gerenciamento de reuniões .
Para sua sorte, elaboramos uma lista de etapas que você pode seguir para que a agenda da reunião inicial do projeto seja tão tranquila quanto uma manteiga!
Etapa 1: Faça uma fila antes de reunir as partes interessadas
A preparação é fundamental para que o lançamento do projeto seja bem-sucedido.
Antes de enviar o convite, prepare-se para sua reunião inicial ideal com estas quatro etapas:
- Crie uma lista de convidados: Determine as pessoas de sua agência, os clientes e quaisquer outras partes interessadas importantes que devem participar da reunião. Obtenha seus endereços de e-mail, caso ainda não o tenha feito, e garanta que as pessoas tenham acesso aos documentos necessários.
- Reunir informações essenciais: Colabore com o cliente e outras partes interessadas para reunir todos os detalhes conhecidos do projeto - objetivo, escopo do projeto, resultados esperados do projeto e plano de gerenciamento - em um documentocarta de projeto. Dessa forma, você não precisará alternar entre as guias durante a reunião.
- Escolha um anotador: Não se esqueça de atribuir a alguém a responsabilidade de registraranotações da reunião na sua equipe. UsandoBloco de notas no ClickUp ajuda a remover oatas de reuniões. Ele ainda permite que elestransformar suas anotações em tarefas!
- Criar uma agenda da reunião inicial: Faça uma lista de todos os tópicos/pontos de discussão e dedique bastante tempo a cada um deles.
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
_Psst..._você pode criar facilmente agendas de reuniões profissionais com Documentos no ClickUp usando esses recursos:
- Template: Economize tempo usando um de nossos recursos profissionaismodelos de início de projeto para criar a pauta de sua reunião
- Opções de edição de texto rico: Dê mais clareza à sua agenda e reduza as falhas de comunicação formatando seus textos. Ajuste o tamanho da fonte (pequeno, normal, grande), adicione cabeçalhos, use várias cores de fonte, destaque detalhes importantes e muito mais!
- Páginas aninhadas: Aninhe várias páginas (como a carta do projeto) dentro do documento principal para manter tudo em um só lugar
- Visualização incorporada: Incorpore links interativos, como vídeos do YouTube, Planilhas Google e muito mais de outras plataformas em seus documentos
Quando estiver pronto, compartilhe a agenda diretamente ou anexe-a a um e-mail usando o botão E-mail ClickApp para enviá-lo aos participantes.
Etapa 2: faça as apresentações
Você fez toda a preparação necessária. Agora é hora de colocar o show na estrada e começar a reunião!
Comece apresentando o grupo ao seu cliente (e seus patrocinadores, se houver), juntamente com breves visões gerais das responsabilidades que eles terão. Seu cliente também tem a oportunidade de se apresentar ao restante da equipe e explicar a participação dele no projeto.
Considere incluir uma pergunta para quebrar o gelo para aliviar um pouco a ansiedade da reunião logo no início e fazer com que todos os participantes se sintam à vontade. Essa pergunta divertida também ajudará sua equipe a criar um relacionamento com o cliente.
Etapa 3: Explique o "porquê" do projeto
Uma jornada sem um destino claro é uma receita para o desastre. É por isso que a próxima etapa é esclarecer por que o cliente está investindo tempo e recursos nesse projeto.
Peça ao seu cliente para compartilhar os principais objetivos do projeto - um componente essencial do seu escopo do projeto . Eles devem compartilhar explicitamente o que será realizado e como isso os ajudará a avançar.
Crie painéis de controle personalizados no ClickUp para obter uma visão geral de alto nível de todo o seu trabalho
Incentive-os a serem o mais específicos possível, compartilhando também os KPIs ou benchmarks da empresa que ajudarão a definir como será o sucesso. A última coisa que sua equipe precisa é de metas vagas que possam ser interpretadas de várias maneiras.
Por exemplo, uma meta bem definida para um projeto de marketing por e-mail poderia ser aumentar as conversões em 5% antes do final do primeiro trimestre.
Parece uma meta ambiciosa. Mas uma que seja clara (aumentar as conversões) e altamente específica (5% antes do segundo trimestre)!
Nota lateral: Você precisará de uma maneira eficaz de registrar e acompanhar suas metas posteriormente. Abandone suas planilhas e simplesmente insira os dados no ClickUp. Isso software de gerenciamento de projetos torna muito simples o acompanhamento do progresso e o cumprimento das metas após o início do projeto.
Então, como você pode fazer isso? Com o Metas do ClickUp !
Você pode criar metas que contenham diferentes alvos, como:
- Números: valores numéricos, como aumentos percentuais
- Currency: metas monetárias, como um aumento nos lucros
- Verdadeiro/Falso: feito ou não feito, sim ou não
À medida que você concluir suas metas, o ClickUp atualizará automaticamente sua porcentagem de progresso. Dessa forma, você verá o quanto está perto de atingir sua meta.
Monitore sua porcentagem em relação à meta com o progresso de suas metas concluídas nas metas do ClickUp
Etapa 4: Fale sobre os resultados esperados
A essa altura, todos os participantes já entenderam do que se trata o projeto e qual(is) meta(s) ele ajudará a atingir. A próxima etapa é definir claramente o que sua agência criará e entregará ao cliente para ajudá-lo a ter sucesso.
Todos os resultados devem estar vinculados ao objetivo do projeto. Se você não conseguir fazer essa conexão, a tarefa provavelmente está fora do escopo do projeto e não deve ser considerada.
Seja claro ao descrever os entregáveis e obtenha a aprovação explícita do cliente para cada tarefa. Voltando ao nosso exemplo de marketing por e-mail acima, alguns possíveis resultados poderiam ser:
- Um detalhamento completo da campanha com a sequência e a frequência dos e-mails
- Oconteúdo promocional que será compartilhado com os e-mails
- Relatórios de desempenho da campanha
A descrição dos resultados ajudará sua agência a evitar o excesso de serviços seus clientes sem nenhum lucro adicional. Isso também dará à sua equipe clareza sobre o que exatamente eles precisam fazer para ter sucesso.
_Lembre-se: é melhor definir as expectativas agora do que gerenciá-las depois!
Etapa 5: Atribua funções aos membros da sua equipe
Todos os participantes têm um bom entendimento do projeto. Agora é hora de verificar quem precisa fazer o quê.
Em outras palavras, é hora de atribuir funções e responsabilidades-chave às pessoas da equipe do projeto.
Algumas ou todas as pessoas de sua agência podem já conhecer suas responsabilidades a essa altura. Mas destacá-las durante a reunião inicial do projeto ajudará a todos - o cliente, seus patrocinadores e sua equipe - a entender quem é responsável pelo quê e a direcionar as perguntas para as pessoas qualificadas para respondê-las.
Etapa 6: definir o cronograma e os marcos do projeto
Você abordou o por quê (propósito/meta), o quê (entregáveis) e quem (funções) do seu projeto. Para ter uma visão geral, cubra também o quando - ou seja, o linha do tempo do projeto .
Compartilhe como você planeja mapear o resultados do projeto em um cronograma com prazos claros e obter a aprovação do cliente.
Esta parte é a sua chance de contestar qualquer solicitação irrealista do cliente em relação a prazos. Explique seus processos internos e se baseie em referências do setor quanto aos tempos de resposta para instruí-los.
Forneça uma visão geral dos aspectos críticos marcos do projeto também. Dessa forma, todos os participantes entenderão como avaliarão o progresso do projeto durante o estágio de execução.
Por falar em marcos, você pode defini-los e rastreá-los em Gráfico de Gantt do ClickUp . É um gráfico fácil de ler para fazer coisas como:
- Criar uma linha do tempo do projeto
- Programar tarefas
- Calcular seucaminho crítico* Gerenciedependências E muito mais!
Mostrar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
A visualização Timeline é outra opção para visualizar a linha do tempo do seu projeto. Pense nela como uma Gráfico de Gantt apenas em um formato linear.
Você pode criar e reorganizar a linha do tempo rapidamente usando a funcionalidade de arrastar e soltar. Leia nosso Gráfico de Gantt vs. Linha do tempo para ver como eles diferem.
Arraste e solte tarefas na visualização de calendário do ClickUp
Além disso, você sempre pode definir datas de vencimento para as tarefas, para que os responsáveis saibam quando devem concluir o trabalho. Para eventos importantes em sua linha do tempo, você pode criar lembretes .
Você pode até mesmo delegá-los a outras pessoas, para que elas não se esqueçam de um item de ação essencial.
Etapa 7: Concorde com um plano de comunicação e relatório com seu cliente
Seu cliente quer saber como sua agência o manterá atualizado sobre o progresso e o desempenho do projeto. É fundamental que isso seja esclarecido agora ou no futuro processo de integração do cliente . Isso implica responder a perguntas como:
- Com que frequência o progresso será comunicado ao cliente? Isso será feito semanalmente, duas vezes por mês ou uma vez por mês?
- Onde será feita a comunicação? Seu cliente está disposto a participar de uma plataforma que sua agência utiliza?
- Quem serão os pontos de contato que representarão a sua agência? E o cliente?
Chegue a um acordo sobre um plano que funcione melhor para sua equipe e seu cliente. Com o ClickUp, você pode usar o Visualização do calendário para agendar reuniões regulares. As equipes remotas podem aproveitar nossa Integração com o Zoom para participar de reuniões de forma conveniente dentro da tarefa.
Verifique estes_ Ferramentas de integração de clientes !
Nem sempre tem tempo para reuniões síncronas? Não tem problema!
Compartilhe seus resumo do projeto publicamente ou em particular por meio de um link simples no ClickUp Docs
Com Compartilhamento público você pode compartilhar todas as exibições, incluindo Calendar, Gantt e Lista como somente leitura com um simples link ou código incorporado. No entanto, você sempre pode alterar os níveis de acesso para que as pessoas possam até mesmo editá-lo.
Dessa forma, mesmo que você não possa realizar uma reunião, atualizações do projeto ainda estão visíveis para todos.
Etapa 8: início das perguntas e respostas
Certifique-se de deixar algum espaço para perguntas.
Essa é uma oportunidade para todos os participantes esclarecerem tudo o que foi discutido durante as reuniões iniciais do projeto. Peça a todos que façam valer a pena, especialmente o cliente.
Depois de responder a uma pergunta, pergunte se isso esclarece as coisas. Você não quer que ninguém saia da reunião com dúvidas!
Etapa 9: Crie e atribua itens de ação aos membros da sua equipe
Antes de agradecer a todos pelo tempo dedicado e encerrar a reunião, lembre a todos sobre a primeira tarefa na fase de execução. Quando a reunião for concluída, delegue os itens de ação aos membros da sua equipe no software de gerenciamento de projetos para dar início ao trabalho.
O ClickUp facilita a atribuir qualquer tarefa a uma única pessoa ou até mesmo a vários responsáveis. Tem uma equipe que precisa trabalhar em algo? Não tem problema. Basta atribuir tarefas a uma equipe inteira de Equipe em ClickUp.
Dito isso, manter o controle de todos os itens de ação pode ser uma tarefa árdua para todos os envolvidos. Felizmente, visualizações no ClickUp realmente ajudam.
Ele permite que você visualize não apenas tarefas e projetos ativos, mas também fluxos de trabalho inteiros.
Selecione a visualização que atenda às suas necessidades:
- Visualizações de tarefas principais: Uma visão geral rápida das tarefas
- Visualizações avançadas: Uma visão mais profunda e de alto nível contextualizada com linhas do tempo, progresso e muito mais
- Visualizações de página: Colaboração em tempo real no Docs que permite transformar texto em tarefas ativas
Agora só falta começar a trabalhar e entregar um projeto fantástico.
Boa sorte!
5 modelos de reunião inicial de projeto para cobrir suas bases
Planejar e conduzir uma reunião inicial de projeto parece exaustivo, mas não precisa ser assim. Faça isso como um profissional (mas com metade do esforço) com nossos modelos gratuitos de reunião inicial de projeto!
1. Modelo de reunião inicial do projeto ClickUp
Use esta lista de verificação de início de projeto para garantir que você cubra tudo e todos
A criação de uma lista de verificação antes de uma reunião inicial de projeto externo ou interno permite que você se mantenha no caminho certo e ajuda a cobrir todos os pontos de discussão essenciais. Mas criar uma lista leva tempo.
Felizmente, você pode usar O modelo de reunião inicial de projeto do ClickUp para começar a se preparar imediatamente.
Ele vem com uma lista de verificação pré-fabricada que abrange pontos de discussão importantes que normalmente são incluídos em um kickoff, como:
- Delegar tarefas essenciais a todos os membros da equipe e clientes antes da reunião
- Apresentar os membros da equipe ao cliente e vice-versa
- Fornecer uma visão geral do projeto
- Destacar os principais resultados
E muito mais!
Você pode personalizar a lista de verificação com base em como deseja que a reunião flua e em quaisquer tópicos adicionais que precise abordar.
Faça o download deste modelo
2. Modelo de ata de reunião do ClickUp
Crie atas de reunião rápidas, detalhadas e eficientes usando o modelo de atas de reunião do ClickUp
Sejamos realistas: os aplicativos de calendário tradicionais são péssimos!
Eles não fornecem informações suficientes sobre suas próximas reuniões em um piscar de olhos. Você precisa clicar em um cartão ou entrar em contato com o anfitrião da reunião para obter mais contexto. Modelo de ata de reunião do ClickUp oferece a você uma visão geral de todas as suas próximas reuniões com os participantes. Eles podem ver todos os detalhes importantes de uma forma altamente organizada.
Além disso, esse modelo de ata de reunião permite atribuir itens de ação importantes aos membros da equipe com prazos.
Faça o download deste modelo
3. Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projeto ClickUp
Acompanhe as anotações de suas reuniões e use subtarefas para destacar os pontos importantes
As anotações da reunião inicial devem fornecer informações essenciais de forma concisa e organizada. Mas estruturá-las durante a chamada inicial é difícil, especialmente se o autor das anotações tiver que acompanhar um apresentador rápido!
Use Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projeto do ClickUp para superar esse desafio. Ele vem com tabelas pré-fabricadas para anotar tarefas, problemas e outras informações importantes para os itens de sua agenda. Personalize-as facilmente para sua reunião inicial.
Além disso, atribua itens de ação diretamente em suas anotações, marcando a pessoa relevante, em vez de criá-los em outra visualização do zero. Se você é um gerente de projetos, achamos que vai adorar.
Verifique estes_ Ferramentas de atas de reunião !
Faça o download deste modelo
4. Modelo de serviços profissionais do ClickUp
Colabore com confiança com os clientes e mantenha-os satisfeitos com este modelo exclusivo para equipes de serviços profissionais
Excelente trabalho no início de um projeto bem-sucedido. Agora é hora de acompanhá-lo até o fim para garantir que seus clientes não só fiquem satisfeitos, mas também colaborem de forma eficiente com você.
No entanto, é mais fácil falar do que fazer quando sua agência tem muitos projetos em andamento que precisam de sua atenção. Tudo isso troca de contexto ao pular de um cliente para outro certamente cobra seu preço, e é por isso que você precisa de uma visão organizada de seus projetos.
A Modelo de serviços profissionais do ClickUp torna tudo mais fácil com um clique! Basta criar uma lista inteira personalizável e organizar todos os componentes do projeto de seu cliente enquanto acompanha o progresso em tempo real.
E a melhor parte? É simples reutilizar o formato que você personalizou para outros clientes também.
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5. Modelo de documento de descoberta de agência/cliente do ClickUp
Registre tudo neste modelo detalhado do ClickUp Docs para impressionar os clientes desde a primeira ligação
Os pontapés iniciais são essenciais para conhecer seus clientes antes mesmo de começar a discutir o funcionamento interno de como vocês se comunicarão e trabalharão juntos. É por isso que é importante registrar tudo em sua primeira chamada, para que você tenha muito com o que trabalhar - seja propondo um contrato ou fornecendo as próximas etapas.
Usando o Modelo de documento de descoberta do ClickUp o ajudará a registrar e acompanhar tudo o que for necessário para iniciar uma reunião com um cliente novo ou potencial. Personalize esse documento para abrigar os processos, as perguntas e os principais pontos de venda mais importantes de sua agência para oferecer aos clientes, para que você não fique perdido quando eles fizerem uma pergunta sobre seu ROI, custos ou taxas de sucesso.
Este é um ótimo documento para uma reunião inicial de projeto interno ou para ser usado por um gerente de projeto dedicado.
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Comece com o ClickUp
Não há garantia de que seu projeto será tranquilo após a reunião inicial. Mas ter um plano aumentará as chances de você ter uma reunião inicial de projeto bem-sucedida para começar e, com certeza, reduzirá as falhas de comunicação e os gargalos.
E com um ferramenta de reunião como o ClickUp esse processo se torna muito fácil.
E isso não é tudo..
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