Um dia, você chega ao trabalho e..
Sua equipe Agile trabalhou acidentalmente em um recurso que não estava previsto para a próxima versão.
A equipe de contabilidade o lembra de que seu projeto está quebrando o banco.
Sua equipe reclama que um membro está "doente" há uma semana.
O projeto está 25% concluído... e o prazo é daqui a três dias!
_Fez seu coração bater rápido, não foi?
esses são apenas alguns dos desafios de gerenciamento de projetos que um gerente precisa enfrentar todos os dias
É por isso que este artigo abordará sete desafios comuns no gerenciamento de projetos. Mas não se preocupe, nós também lhe forneceremos soluções e sugeriremos software de gerenciamento de projetos para que você nunca mais tenha que lidar com esses problemas!
(Clique nos links abaixo para ir para uma seção específica)
_Vamos à solução de problemas!
7 Principais desafios do gerenciamento de projetos
Os problemas podem surgir em todos os estágios do projeto ciclo de vida do projeto .
E há cinco estágios.
Isso significa que as chances de enfrentar um desafio aumentam em 5x!
Mas não se preocupe!
Vamos identificar os desafios e as soluções comuns do gerenciamento de projetos:
Desafio nº 1: Não há objetivos claros para o projeto
_Alguma vez você já se perguntou por que está trabalhando em um projeto?
É bem provável que todos os outros membros da equipe do projeto se sintam da mesma forma!
Quando sua equipe não tem um objetivo claro objetivos do projeto se você não consegue atingir seu objetivo, sente-se como se estivesse perdido no mar.
Você não sabe em que direção deve remar, nem sabe o quão perto está da terra (sucesso do projeto). É por isso que documentar suas metas é uma das principais componentes de um plano de negócios .
Antes que perceba, você fica sem tempo, sem recursos e sem esperança, e o tigre frustrado (o cliente) fica o tempo todo cobrando a sua entrega!
puxa vida.
Como se isso não fosse assustador o suficiente, você também está convidando muitos outros desafios de gerenciamento de projetos para o jantar:
- Comunicação deficiente: Ninguém sabe o que deve fazer
- Desvio de escopo: Trabalhar em outras tarefas não relacionadas às metas
- **Problemas orçamentários : Trabalho extra leva a despesas adicionais
Quer evitar que um_ deslizamento de escopo de assustar sua equipe de projeto ? Aqui está uma guia detalhado sobre como exorcizar os desvios de escopo do projeto.
Como definir metas significativas para o projeto
A maneira mais inteligente de definir metas é bem.. para criar metas SMART .
Uma meta SMART pode ser definida como:
- **Específica: Responde a "quem", "o quê", "onde", "quando" e "por quê
- **Mensurável: Possui critérios para medir o progresso do projeto
- **Alcançável: Pode ser alcançado pela sua equipe de projeto
- **Relevante: Alinha-se com as missões da empresa
- **Oportuno: Tem um prazo
Essas metas são muito claras e tiram sua equipe de uma crise existencial.
Veja um exemplo:
Criar a versão 1.0 de um software de gerenciamento de tarefas de ponta até dezembro para conquistar novos clientes.
Durante o estágio de planejamento do projeto, é possível criar essa meta usando o Objetivos recurso. Dessa forma, você pode ver no que precisa trabalhar.
Mas definir metas não é suficiente para um projeto bem-sucedido.
Você também precisará descobrir como atingir essa meta.
Você precisará de objetivos aqui.
Eles são declarações mensuráveis e específicas que têm uma meta definida.
Você pode criar Alvos com unidades como números, moedas, tarefas ou verdadeiro/falso.
Aqui estão alguns objetivos ou metas relevantes para a meta acima:
Quando sua equipe trabalha para atingir esses objetivos, o ClickUp calcula automaticamente a porcentagem de progresso da meta em tempo real.
Assim, quando sua equipe perceber que está mais perto da meta, ela se apressará para concluir mais objetivos.
A todo vapor! 🚢
Outra maneira de medir o progresso do projeto é por meio de Painéis personalizáveis .
Assim como o painel de controle do navio tem medidores e indicadores, um Dashboard tem Widgets.
Com esses Widgets, você pode:
- Ver o desempenho da sua equipe Agile (Widgets de Sprint)
- Visualizar o status de cada tarefa (Widgets de status)
- Converse com sua equipe e saiba como ela está progredindo (Widgets personalizados)
Desafio #2: problemas orçamentários
Digamos que você seja um comissário de saneamento como o Homer aqui.
Para manter todas as partes interessadas satisfeitas se a sua empresa não estiver em conformidade com a lei, você implementa algumas ideias fantásticas, como coleta 24 horas por dia, serviços de limpeza de emergência e novos caminhões sofisticados. 🚚 No entanto, essas ideias não são baratas, e um mês depois..
Não apenas o Homer, mas também 50% dos gerentes têm dificuldade em manter os custos do projeto.
Mas por quê?
Eles podem não ter estimado o custo de suas ideias durante a fase de planejamento do projeto. Ou não verificaram se haviam excedido o orçamento até que fosse tarde demais.
E se os projetos ultrapassarem o orçamento continuamente, sua organização será como o Titanic.
Será difícil mantê-la à tona.
E a sua equipe de projeto evacuaria quando você não pagasse o suficiente! 🦺
Como manter os projetos dentro do orçamento
Para manter suas despesas sob controle, é preciso planejar bem e fazer suposições realistas.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, certamente pode evitar gastos excessivos de dinheiro.
Veja como:
Divida o orçamento do projeto usando Campos personalizados para atribuir um orçamento fixo para cada tarefa, recurso, etc.
Em seguida, crie outra coluna que mostre quanto você gastou na tarefa. Use cálculos de coluna para calcular os custos totais durante a fase de execução do projeto .
Você pode até mesmo fazer cálculos rápidos ou complexos com campos de fórmula . Use-o para calcular as horas faturáveis de um freelancer, o custo de campanhas de marketing e muito mais.
E se estiver procurando uma saída fácil, você sempre pode aplicar o super-rápido Modelos de contabilidade em seu espaço de trabalho.
Desafio nº 3: comunicação ineficaz
_Você não faria um salto de paraquedas se o seu paraquedas tivesse 50% de chance de falhar, certo?
Da mesma forma, você não gostaria de gerenciar projetos sem manter uma comunicação eficaz.
De acordo com Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), 56% dos projetos fracassam porque os membros da equipe e a líder do projeto não estavam na mesma página.
Isso pode gerar confusão, pois os membros da equipe têm opiniões conflitantes sobre como acham que devem realizar uma tarefa.
Além disso, se os gerentes não compartilharem informações suficientes com seus funcionários, como durante uma reunião inicial a equipe teria que se dirigir frequentemente à sua mesa para obter esclarecimentos.
Isso seria ótimo há um ano, mas no era do trabalho remoto, sua equipe pode ter que passar uma eternidade esperando por mais instruções.
Como manter uma comunicação eficaz
A primeira etapa é estabelecer uma base de conhecimento para sua organização.
Ela conterá informações sobre determinados processos, ferramentas e diretrizes que sua equipe deve seguir.
Use Documentos para criar um Wiki detalhado que desvende os segredos de todo o universo (ou pelo menos de sua organização)!
Da mesma forma que o Google Docs, você pode colaborar com sua equipe remota e criar importantes documentos de processo.
Com o Docs, você pode:
- Adicionar documentos a tarefas para facilitar o acesso
- Formatar seus documentos com edição de texto rico
- Adicionar listas, tabelas, imagens, vídeos e muito mais
No entanto, os documentos não são suficientes.
Cada tarefa tem um comentário que pode ser usada para discutir tarefas e dar feedback claro.
Você pode até mesmo adicionar comentários encadeados para organizar toda a sua comunicação em pequenas seções.
E, se isso não for suficiente, você sempre pode fazer um rápido Zoom de uma tarefa por meio da função Integração com o Zoom. Só esperamos Filtros de zoom não causam nenhum problema 😼 .
Procurando maneiras de simplificar a comunicação da equipe? Faça o melhor de_ estas 13 dicas fáceis.
Desafio nº 4: gerenciamento inadequado de recursos
Antes de falarmos sobre esse desafio comum, precisamos definir o que realmente é um "recurso".
Um recurso é algo que pode ajudá-lo a gerenciar projetos.
Pode se referir aos membros da sua equipe, finanças, habilidades ou até mesmo a um animal de estimação que está ao seu lado enquanto você se concentra no trabalho remoto.
O gerenciamento de recursos envolve o planejamento, a programação e a distribuição deles ao longo do ciclo de vida do projeto.
No entanto, se você não alocar seus recursos bem, você pode se deparar com dois problemas:
Você desperdiçará uma tonelada de recursos (por exemplo, a produtividade da sua equipe) e colocará pressão desnecessária sobre outras equipes para que elas assumam a responsabilidade.
Ou você ficará sem recursos rapidamente.
Por exemplo, você pode sobrecarregar sua equipe de projeto pedindo que ela trabalhe nos fins de semana para cumprir os prazos.
Como alocar recursos de forma eficaz
Há duas maneiras de lidar com o gerenciamento de recursos: a fácil e a difícil.
A maneira difícil requer um Planilha eletrônica do Excel para manter o controle de quem está trabalhando em cada tarefa. Você terá que passar horas criando e atualizando a planilha manualmente.
A última vez que verificamos, gerenciamento de carga de trabalho tem a ver com a redução de seu trabalho, não com o aumento dele!
Felizmente, a maneira mais fácil envolve o uso de software de gerenciamento de projetos.
O ClickUp permite que você atribuir tarefas e subtarefas para vários membros da equipe ou toda a Equipes .
Os responsáveis são notificados instantaneamente quando recebem uma tarefa, para que possam executá-la imediatamente.
_Mas como você sabe se o designado pode realizar a tarefa?
A Visualização da carga de trabalho permite definir a capacidade semanal de cada membro da equipe com base no número de horas, tarefas ou pontos de história que eles podem realizar.
Assim, você pode ver quem está sobrecarregado e realocar tarefas para aqueles que têm tempo disponível.
Dessa forma, você nunca precisará dizer essas palavras tão temidas:
**Aqui está o nosso_ curso intensivo sobre gerenciamento de recursos
Desafio nº 5: gerenciamento do fluxo de trabalho
Quando toda a sua equipe e o gerente de projeto estão tão ocupados com as tarefas, eles não têm tempo para se preocupar com o fluxo de trabalho e a comunicação.
_Você tem que fazer o que tem que fazer, certo?
Não é bem assim.
É exatamente isso que causa a maioria dos desafios do gerenciamento de projetos.
Se todos trabalham de forma independente, ninguém sabe o que os outros membros da equipe estão fazendo ou tem ideia de como o projeto está progredindo.
Além disso, seus processos podem ser interrompidos de forma lenta e ninguém saberá o motivo.
Toda essa confusão levaria a algumas reuniões desconcertantes.
Como implementar o gerenciamento do fluxo de trabalho
Uma das atividades mais importantes do gerenciamento de projetos é o mapeamento do fluxo de trabalho. Normalmente, isso pode ser feito durante a criação do plano do projeto. Ele destacará toda a sequência do projeto que precisa ser seguida.
Uma gráfico de Gantt interativo (como o que está em nosso Visualização de Gantt ) permite que você crie essa linha do tempo em um piscar de olhos. Basta adicionar uma lista de tarefas à visualização e você poderá arrastá-las e soltá-las para agendar tarefas .
Você também pode desenhar uma linha entre as tarefas para marcar dependências (tarefas que não podem ser realizadas até que uma tarefa anterior tenha sido concluída).
_Phew. É isso aí, certo?
Não. Você também terá que simplificar o processo durante a fase de execução do projeto.
Isso kan pode ser feito com Visão Kanban !
Aqui, toda a equipe poderá ver o status de cada tarefa e poderá mover as tarefas pelo quadro à medida que trabalha nelas.
Para evitar que a equipe trabalhe demais de uma só vez, você pode adicionar um Limite de trabalho em andamento ,
Há outra maneira de acelerar o fluxo de trabalho, e ela envolve robôs. 🤖
Você pode automatizar determinadas partes de seu fluxo de trabalho com o ClickUp.
Veja o que Automações pode fazer:
- Adicionar um modelo quando uma tarefa é criada
- Definirprioridade da tarefa como "Alta" quando o prazo se aproximar
- Quando a data de vencimento chegar, envie um e-mail
- Ou crie sua própria automação com base em suas necessidades específicas
Desafio #6: Prazos irrealistas
Alguns gerentes parecem sempre impor um prazo de projeto que a equipe não consegue cumprir!
_Mas por quê?
O gerente de projeto pode estar sob pressão para atender às expectativas das partes interessadas.
Ou pode ser que esses prazos tenham sido planejados de forma agressiva para lançar um produto antes da concorrência (como no setor de software).
De qualquer forma, essa "necessidade de velocidade" só vai "atrasar" a equipe do projeto.
como?
Pedindo constantemente que a equipe entregue vários projetos com prazos impossíveis diminuirá o moral e a produtividade da equipe. E seus resultados não terá boa aparência, o que só deixará a parte interessada mais irritada.
Como lidar com prazos irreais
Comece perguntando ao seu stakeholder ou cliente por que ele precisa de um projeto em um determinado momento.
Você pode até descobrir que ele tem um prazo autoimposto sem motivo racional, para que vocês dois possam pensar em uma data mais viável.
E quando estiver planejando projetos, precisará descobrir com que rapidez sua equipe pode trabalhar sem se esgotar.
_Como?
Os membros da sua equipe de projeto podem monitorar o tempo necessário para concluir uma tarefa com a função Temporizador global .
Com base no tempo rastreado, você pode até mesmo definir Estimativas para cada tarefa. Dessa forma, sua equipe sabe que você espera que eles concluam a tarefa (e todo o projeto) em um prazo razoável.
Usando Gerenciamento ágil de projetos técnicas?
Veja quantas tarefas sua equipe pode acelerar em um
sprint
com a velocidade
Widget do Sprint.
**Quer saber se os gráficos de velocidade podem ajudá-lo a planejar melhor os prazos do projeto?
Verifique nosso_ guia rápido de gráficos de velocidade. Quando você encontrar a data limite perfeita para o projeto, confira o Visualização do calendário para garantir que ele não coincida com nenhum outro evento importante.
Desafio nº 7: Falta de responsabilidade
Vamos supor que algo dê terrivelmente errado durante o ciclo de vida do projeto e ele seja atrasado em quatro semanas.
E então começa o jogo da culpa.
Em breve, você poderá até ouvir os membros da sua equipe citando uma famosa canção de Shaggy:
Em vez de se concentrar na execução do projeto, sua equipe pode tentar evitar quaisquer consequências e atribuir o fracasso do projeto a outros membros.
Mas isso não significa que sua equipe esteja sendo preguiçosa ou mal-intencionada.
Pode ser que o líder do projeto não tenha comunicado claramente quem é responsável por determinados estágios de um projeto complexo.
Como desenvolver a responsabilidade da equipe
Antes de iniciar o projeto, atribua tarefas a cada membro da equipe. Você também terá de garantir que eles saibam o que se espera deles.
como?
Crie listas de verificação para cada tarefa e atribua cada item da lista a um membro da equipe. Isso ajuda a definir quem é responsável por uma parte específica do projeto.
Está procurando orientação? Dê uma olhada em:
A lista de verificação perfeita para o gerenciamento de 9 projetos
Além disso, se quiser garantir que um determinado membro da equipe do projeto esteja trabalhando ativamente no seu feedback (e não o ignorando ativamente 😏 ), você pode responsabilizá-lo convertendo um em uma tarefa .
Quando terminarem, eles poderão resolver o comentário e você será notificado.
_Mas e se você quiser que sua equipe seja responsável durante todo o projeto?
Você precisará fazer check-ins regulares para ver o progresso e o desempenho deles.
parece muito trabalhoso, não é?
Felizmente, um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode poupá-lo de horas de reuniões de status entediantes.
Adicione alguns Widgets de tabela em seu Dashboard, e você poderá ver instantaneamente:
- Quem concluiu quantas tarefas
- Em quantas tarefas eles trabalharam
- Quem tem muitas tarefas atrasadas e muito mais
Desafio aceito 😎
Gerenciar projetos é como jogar videogame.
Fica mais difícil a cada etapa.
No entanto, se você usar uma ferramenta como o ClickUp, poderá acelerar o processo de gerenciamento de projetos.
De Mapas mentais para Visualizações flexíveis de projetos a Dashboards, você tem tudo para aumentar as chances de sucesso do projeto.
então, obtenha ClickUp gratuitamente e supere os desafios do gerenciamento de projetos _hoje!
