Seja virtualmente ou pessoalmente, as reuniões com clientes são uma oportunidade de coletar informações, formar relacionamentos comerciais e impressionar seus clientes. Mas tudo, desde a conversa fiada antes da reunião até a itens de ação da agenda tem um grande impacto no sucesso do projeto e na opinião do cliente sobre você.
Sem pressão.
As primeiras impressões são importantes, portanto, os proprietários de empresas, vendedores e gerentes de sucesso do cliente devem realizar reuniões com os clientes de forma eficiente e apertada. No entanto, discursos longos, tangentes fora do assunto e organizadores de reuniões despreparados fazem com que muitas reuniões saiam dos trilhos, e é por isso que é tão importante planejar proativamente reuniões melhores com clientes.
Neste guia, explicaremos como uma reunião com clientes deve funcionar e compartilharemos as práticas recomendadas de especialistas para planejar reuniões bem-sucedidas com clientes.
O que é uma reunião com o cliente?
Uma reunião de clientes eficaz conecta o proprietário ou a equipe de uma empresa a um cliente em potencial ou a um cliente existente. Ambos concordam com a pauta e o horário da reunião e se reúnem para:
- Compartilhar informações
- Alinhar os objetivos
- Resolver problemas
- Promover relacionamentos sólidos
- Preparar-se para a próxima reunião com o cliente
O objetivo final de uma reunião com o cliente é atender às suas necessidades e expectativas. É possível fazer muito por e-mail ou software de gerenciamento de projetos, mas ainda não há nada como uma reunião cara a cara - ou tela a tela, se a reunião for por videoconferência. 🖥️
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Durante uma reunião com o cliente, você se aprofunda nas metas, nos desafios e nos objetivos do cliente. Isso facilita a adaptação de seus serviços às necessidades exatas do cliente.
Uma reunião com o cliente é muito mais do que uma simples conversa. Essa é sua oportunidade de solidificar relacionamentos, aumentar a satisfação do cliente e causar uma boa primeira impressão nos novos clientes.
Tipos de reuniões com clientes
O conteúdo de uma reunião com o cliente depende inteiramente de seus serviços e de seu relacionamento com o cliente. Compreender as nuances dos diferentes tipos de reuniões com clientes facilitará muito a sua gestão.
Reunião introdutória
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Uma reunião introdutória geralmente é a primeira vez que você e um cliente em potencial se encontram para conversar sobre negócios. O objetivo da pauta da reunião não é tanto fazer uma venda difícil, mas sim conhecer um ao outro. Uma reunião introdutória explora como você pode atender ao cliente - em outras palavras, se o relacionamento é adequado.
Não quero estressá-lo, mas as primeiras impressões realmente importam aqui. Os clientes tomarão uma decisão parcialmente baseada em como se sentem em relação a você e à sua equipe, portanto, você realmente precisa impressioná-los.
Reunião de vendas
Uma reunião de vendas se concentra na apresentação de produtos ou serviços. Na maioria das vezes, você está se reunindo com um novo cliente, mas também é bastante comum fazer upsell para um cliente existente.
As reuniões de vendas giram em torno de tabelas de preços, demonstrações de produtos e qualquer outra coisa que possa fechar o negócio. Os representantes de vendas adaptam sua abordagem ao cliente com o objetivo de convertê-lo em um cliente.
Sessão de estratégia
As sessões de estratégia reúnem todos os membros da equipe, inclusive os tomadores de decisão, em uma "sala de guerra" para desenvolver ideias inovadoras para o cliente. Essa é uma reunião mais colaborativa com o cliente em que a sua equipe faz um brainstorming de estratégias junto com o cliente.
Faça brainstorming, crie estratégias ou mapeie fluxos de trabalho com os quadros brancos visualmente colaborativos do ClickUp
Embora você deva trabalhar com o feedback do cliente, preparar alguns pontos de discussão antes da sessão de estratégia ainda é uma boa ideia. Um pouco de planejamento antecipado leva a melhores ideias, portanto, traga algumas ideias para a mesa para impressionar o cliente.
Atualização de status ou check-in
Os check-ins regulares dão a você a chance de deslumbrar os clientes existentes com seu trabalho árduo e seus resultados. Apresente dados quantitativos para mostrar a eles exatamente como os seus serviços beneficiam os negócios deles.
Obtenha instantaneamente o progresso dos relatórios de clientes com base em marcos, tarefas, tempo, atividade e muito mais
Uma reunião eficaz com o cliente será planejada durante ou após a chamada para futuros check-ins, a fim de justificar melhor seu pagamento ao cliente. Elas também são essenciais para a retenção e o estabelecimento de relacionamentos saudáveis com os clientes.
Crie gráficos ou outros recursos visuais que mostrem o progresso do cliente ao longo do tempo, se possível.
Reunião de acompanhamento
Você pode agendar uma reunião de acompanhamento com um cliente após um discurso de vendas ou apresentação inicial. Você não deve ser muito insistente, mas o objetivo é responder às perguntas do cliente e, ao mesmo tempo, incentivá-lo gentilmente a tomar uma decisão. Se ele decidir contratá-lo, você precisará fornecer um plano de acompanhamento com as próximas etapas.
Integração
As expectativas podem fazer ou desfazer um relacionamento com o cliente. A integração não é obrigatória, mas é uma gerenciamento de clientes melhor prática porque ensina o cliente a trabalhar com você.
Crie novas funções em Advanced Permissions para dar aos usuários acesso administrativo parcial ou total em seu espaço de trabalho
Essa reunião tem como objetivo preparar o cliente para o sucesso, portanto, você pode treiná-lo em seus produtos ou serviços, conversar sobre estruturas de suporte e responder às perguntas dele.
Rede
Esse tipo de reunião é menos estruturado e não tem realmente uma agenda. Os relacionamentos positivos são importantes no mundo dos negócios e, ocasionalmente, o contato com os clientes pode resultar em negócios de longo prazo, indicações e retenção.
Em vez de aparecer com itens da agenda, você se concentra mais em conversas informais, interesses compartilhados ou notícias do setor.
Práticas recomendadas para reuniões com clientes
As reuniões com clientes não precisam ser assustadoras. Contanto que siga essas práticas recomendadas, você planejará reuniões com clientes eficientes e produtivas que farão o seu negócio avançar.
1. Defina objetivos claros
Você já participou de uma reunião e pensou: "Isso poderia ter sido um e-mail"? Você não quer que seus clientes pensem isso, portanto, sempre tenha um objetivo claro para a reunião. Mesmo que seja um acompanhamento padrão, você precisa agregar valor.
Estabeleça metas mensuráveis para tarefas e projetos com progressão automática para atingir objetivos de forma mais eficaz com cronogramas definidos e metas quantificáveis
Afinal, tempo é dinheiro, portanto, só marque reuniões se houver uma necessidade ou um objetivo claro. Em vez disso, você sempre pode enviar um e-mail. 📧
2. Prepare-se completamente
Nada é mais constrangedor do que comparecer a uma reunião sem estar preparado. Isso pode prejudicar seriamente o relacionamento com o cliente, portanto, mesmo que sejam apenas cinco minutos, sempre dê a si mesmo algum tempo de reserva para planejar cada reunião com o cliente.
Mesmo que você trabalhe com um único cliente que conheça como a palma da sua mão, nunca vá para uma reunião às cegas. O contexto é fundamental para o planejamento de reuniões eficazes, portanto, sempre pesquise sobre o cliente:
- Histórico com você
- Modelo de negócios
- Setor
- Objetivos
Também é bom dar uma olhada em notas de reunião e dados de CRM. Você pode ver se sua equipe teve algum ponto de contato com o cliente desde o último bate-papo e procurar possíveis problemas antes de participar da reunião.
Se o seu CRM tiver um plano de comunicação para o cliente, leia-o antes de participar da reunião.
3. Faça anotações e use um modelo de pauta de reunião
As anotações de reunião podem ser um verdadeiro salva-vidas, mas sabemos como é complicado fazer boas anotações enquanto se lidera uma reunião com o cliente. Em vez disso, designe um anotador para cada reunião com o cliente.
Pode ser um assistente ou até mesmo o gerente de contas. Mas é sempre bom ter pelo menos dois funcionários em cada reunião para que um possa conduzir o barco enquanto o outro documenta tudo.
torna muito fácil fazer anotações incríveis que você usará como referência várias vezes. Basta abrir um documento para fazer anotações, atribuir comentários e itens de ação, formatar com edição super rica e minimizar os cliques com comandos inteligentes de barra. 🛠️
Os comentários atribuídos garantem que os itens de ação não sejam perdidos, independentemente de onde forem criados
Você também não precisa criar uma pauta de reunião do zero. Os
rastreia todas as reuniões em várias exibições para monitorar o progresso do cliente, pontos-chave, status e muito mais.
4. Gerenciar clientes em um CRM Software de CRM é uma grande economia de tempo. Essa ferramenta mantém o controle de cada cliente:
- Histórico de pedidos
- Comunicações
- Metas
Você pode até mesmo adicionar notas internas à conta de cada cliente. Por exemplo, talvez você adicione uma nota sobre o animal de estimação de um cliente ou sobre suas últimas férias. Verificar seu CRM antes de uma reunião com o cliente o lembrará desses pequenos fatos e o ajudará a promover um melhor relacionamento com o cliente.
Gerencie dados de clientes, tarefas pessoais e comunicação no ClickUp em qualquer dispositivo
A desvantagem é que a maioria dos CRMs é separada de seu trabalho real.
resolve esse problema combinando dados de clientes com anotações de reuniões, tarefas, metas e muito mais. Verifique o histórico do ClickUp CRM de um cliente para ver se você precisa mudar sua abordagem para uma próxima reunião - isso pode acabar salvando a conta.
5. Use ferramentas de IA
Resuma as anotações da reunião em segundos com o ClickUp AI
Criação de pautas de reunião, tomar notas e a atribuição de itens de ação tomam muito tempo. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, realize reuniões de clientes melhores com ferramentas de IA como ClickUp AI .
Basta informar ao ClickUp AI sua função no trabalho e o assistente robótico assume o controle. Alimente-o com anotações de reuniões para automatizar atribuições de tarefas, gerar planos de ação com base no feedback do cliente ou escrever e-mails atenciosos para o cliente com esse ajudante de IA que economiza tempo.
6. Foco em métricas e resultados
Acompanhe suas metas para cada cliente até os KPIs mais essenciais e obtenha automaticamente visualizações detalhadas de seu progresso
Os clientes querem que seu dinheiro valha a pena. Como proprietário de uma empresa ou gerente de contas, você precisa provar seu valor, e é por isso que é tão importante compartilhar dados quantitativos durante as reuniões com os clientes. Essa é a prova em preto e branco de que suas estratégias estão funcionando.
Use Metas do ClickUp para criar marcos e métricas para cada cliente. Crie um Dashboard para ver todas as métricas em um só lugar ou faça uma busca detalhada para ver o desempenho por projeto ou tarefa.
7. Teste sua tecnologia (mesmo para reuniões presenciais)
Se tivéssemos um centavo para cada vez que participássemos de uma reunião e alguém dissesse "Não estou ouvindo você", estaríamos ricos. Você não pode evitar todos os contratempos técnicos, mas certamente pode evitá-los (ou corrigi-los de forma proativa) testando sua tecnologia antes da reunião com o cliente.
Os clientes podem julgá-lo se você não souber como ativar o som no Zoom, portanto, os testes antecipados evitam problemas tecnológicos. 👩🏽💻
E sim, isso também se aplica a reuniões presenciais. Se você estiver usando um telefone de sala de conferência, faça uma chamada telefônica de teste para garantir que você saiba como o sistema funciona.
Parece básico, mas você ficaria surpreso com o quanto a tecnologia pode atrapalhar a realização de reuniões eficazes.
8. Fortaleça suas habilidades interpessoais
A linguagem corporal e o contato visual são importantes para qualquer canal de comunicação, seja em uma reunião presencial ou em uma reunião de negócios reunião virtual . Sorria com seus olhos, tenha uma linguagem corporal aberta (descruze os braços!) e seja amigável.
Um pouco de conversa fiada e bate-papo pessoal também são bons. Não precisa atrapalhar a reunião, mas gastar dois minutos conversando sobre seu fim de semana investe no relacionamento com o cliente e gera confiança.
9. Registre o tempo e respeite-o
Não há nada pior do que uma reunião que não termina. Se você marcar a reunião com o cliente para uma hora, não ultrapasse o tempo. O tempo do cliente é precioso e, mesmo que ele não diga isso, garantimos que ele não quer maratonas de reuniões.
Os responsáveis podem controlar facilmente o tempo gasto em uma tarefa, que aparece coletivamente em um menu suspenso simples
Monitore cuidadosamente o tempo durante as chamadas com clientes. Você pode tentar agendar reuniões de 30 minutos por padrão para economizar tempo ou designar um membro da equipe para controlar o tempo e manter a reunião sob controle.
10. Planeje itens de ação e a próxima reunião
Uma reunião bem-sucedida nunca deve terminar sem as próximas etapas. Passe os últimos cinco minutos da reunião listando os itens de ação, determinando quem está encarregado do que e quando deve ser feito. Isso elimina a ambiguidade, para que todos saiam da reunião sabendo o que fazer.
Também é uma boa ideia agendar a próxima reunião enquanto todos estiverem na chamada. O agendamento imediato evita a brincadeira de marcar e-mails e permite que algo seja feito o mais rápido possível.
Benefícios de reuniões bem-sucedidas com clientes
Sabemos que você está fazendo malabarismos com um bilhão de tarefas diferentes. Às vezes, as reuniões ficam em último lugar na lista de prioridades, e nós entendemos isso. No entanto, reservar um tempo para planejar reuniões eficazes com os clientes traz muitos benefícios.
Forjar melhores relacionamentos
Os relacionamentos com os clientes têm semelhanças com os relacionamentos que você tem com amigos e familiares. Tratá-los bem e criar uma experiência de cliente A+ forjará laços mais profundos ao longo do tempo.
Isso não apenas reduzirá a rotatividade, mas os relacionamentos com os clientes também incentivam a fidelidade de longo prazo e reduzem os custos de marketing. Não é de se admirar que a construção de relacionamentos seja uma gerenciamento de clientes melhores práticas!
Faça mais vendas
Quem não quer ganhar mais dinheiro? Reuniões eficazes com clientes causam uma impressão positiva em seus clientes e os incentivam a ficar por perto. Isso aumenta as chances de que eles continuem apoiando sua empresa e até mesmo o indiquem para os amigos. 🙌
Construa um negócio melhor
As reuniões com clientes são uma mina de ouro para feedback. Os clientes têm muitos insights que você pode usar para impulsionar a inovação, criar novos produtos e ajustar seus negócios.
Atenda às necessidades dos clientes com o ClickUp
Uma reunião de clientes bem-sucedida não termina com uma despedida - ela continua com itens de ação, comunicação, colaboração e muito mais. Mantenha-se no topo de seu jogo de reunião com o ClickUp.
Transformamos a maneira como você se prepara, conduz e acompanha as reuniões para simplificar seus processos e fazer com que cada reunião com o cliente seja importante.
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