Quer você esteja se reunindo virtualmente ou pessoalmente, à moda antiga, as reuniões com clientes são uma oportunidade para coletar informações, formar relações comerciais e impressionar seus clientes. Mas tudo, desde conversas informais antes da reunião até os itens da agenda, tem um grande impacto no sucesso do projeto — e na opinião que o cliente tem de você.
Sem pressão.
A primeira impressão é importante, por isso os empresários, vendedores e gerentes de sucesso do cliente devem conduzir reuniões com clientes eficientes e bem organizadas. Mas discursos prolixos, divagações fora do assunto e organizadores de reuniões despreparados fazem com que muitas reuniões saiam dos trilhos, e é por isso que é tão importante planejar melhor as reuniões com clientes de forma proativa.
Neste guia, explicaremos como uma reunião com o cliente deve funcionar e compartilharemos as melhores práticas de especialistas para planejar reuniões bem-sucedidas com clientes.
O que é uma reunião com o cliente?
Uma reunião eficaz com o cliente conecta o proprietário ou a equipe da empresa com um cliente potencial ou existente. Ambos concordam com a agenda e o horário da reunião e se reúnem para:
- Compartilhe informações
- Alinhe os objetivos
- Resolva problemas
- Promova relacionamentos sólidos
- Prepare-se para a próxima reunião com o cliente
O objetivo final de uma reunião com o cliente é atender às suas necessidades e expectativas. Você pode fazer muitas coisas por e-mail ou software de gerenciamento de projetos, mas ainda não há nada como uma reunião cara a cara — ou tela a tela, se você estiver se reunindo por videoconferência. 🖥️
Durante uma reunião com o cliente, você analisa detalhadamente as metas, os desafios e os objetivos do cliente. Isso facilita a adaptação dos seus serviços às necessidades específicas deles.
Uma reunião com o cliente é muito mais do que uma simples conversa. É a sua oportunidade de solidificar relacionamentos, aumentar a satisfação do cliente e causar uma boa primeira impressão em novos clientes.
Tipos de reuniões com clientes
O conteúdo de uma reunião com o cliente depende inteiramente dos seus serviços e do seu relacionamento com o cliente. Compreender as nuances dos diferentes tipos de reuniões com clientes facilitará muito a sua gestão.
Reunião introdutória
Uma reunião introdutória é geralmente a primeira vez que você e um cliente em potencial se encontram para conversar sobre negócios. O objetivo da agenda da reunião não é tanto fazer uma venda agressiva, mas sim conhecer um ao outro. Uma reunião introdutória explora como você pode atender ao cliente — em outras palavras, se o relacionamento é adequado.
Não é para estressá-lo, mas as primeiras impressões realmente importam aqui. Os clientes tomarão uma decisão parcialmente com base na impressão que têm de você e da sua equipe, então você realmente precisa impressioná-los.
Reunião de vendas
Uma reunião de vendas se concentra na apresentação de produtos ou serviços. Na maioria das vezes, você se reúne com um novo cliente, mas também é bastante comum fazer vendas adicionais a um cliente existente.
As reuniões de vendas giram em torno de tabelas de preços, demonstrações de produtos e qualquer outra coisa que possa fechar o negócio. Os representantes de vendas adaptam sua abordagem ao cliente com o objetivo de convertê-lo em um consumidor.
Sessão de estratégia
As sessões de estratégia reúnem todos os membros da equipe, incluindo os tomadores de decisão, em uma “sala de guerra” para desenvolver ideias inovadoras para o cliente. Trata-se de uma reunião com o cliente mais colaborativa, na qual sua equipe discute estratégias junto com o cliente.
Embora você deva trabalhar com o feedback do cliente, ainda é uma boa ideia preparar alguns pontos de discussão antes da sessão de estratégia. Um pouco de planejamento antecipado leva a ideias melhores, então traga algumas ideias para impressionar o cliente.
Atualização de status ou check-in
Check-ins regulares oferecem a oportunidade de impressionar os clientes existentes com seu trabalho árduo e resultados. Apresente dados quantitativos para mostrar exatamente como seus serviços beneficiam os negócios deles.
Uma reunião eficaz com o cliente será planejada durante ou após a ligação para futuras verificações, a fim de justificar melhor o seu salário ao cliente. Elas também são essenciais para a retenção e para a construção de relacionamentos saudáveis com os clientes.
Crie gráficos ou outros recursos visuais que mostrem o progresso do cliente ao longo do tempo, se possível.
Reunião de acompanhamento
Você pode agendar uma reunião de acompanhamento com um cliente após uma apresentação inicial de vendas. Não seja muito insistente, mas o objetivo é responder às perguntas do cliente enquanto o incentiva gentilmente a tomar uma decisão. Se ele decidir contratá-lo, você precisará fornecer um plano de acompanhamento com as próximas etapas.
Integração
As expectativas podem fazer ou quebrar um relacionamento com o cliente. A integração não é obrigatória, mas é uma prática recomendada de gerenciamento de clientes, pois ensina o cliente a trabalhar com você.
Esta reunião tem como objetivo preparar o cliente para o sucesso, portanto, você pode treiná-lo sobre seus produtos ou serviços, conversar sobre estruturas de suporte e responder às suas perguntas.
Networking
Esse tipo de reunião é menos estruturado e não tem uma agenda definida. Relacionamentos positivos são importantes no mundo dos negócios, e ocasionalmente interagir com os clientes pode resultar em negócios de longo prazo, indicações e retenção.
Em vez de aparecer com itens da agenda, você se concentra mais em conversas triviais, interesses comuns ou notícias do setor.
Melhores práticas para reuniões com clientes
Lidar com reuniões com clientes não precisa ser assustador. Contanto que você siga essas melhores práticas, você planejará reuniões com clientes eficientes e produtivas que farão a diferença para o seu negócio.
1. Defina objetivos claros
Você já participou de uma reunião e pensou: “Isso poderia ter sido resolvido por e-mail”? Você não quer que seus clientes pensem assim, então sempre tenha um objetivo claro para a reunião. Mesmo que seja um acompanhamento padrão, você precisa agregar valor.
Afinal, tempo é dinheiro, então só marque reuniões se houver uma necessidade ou um objetivo claro. Você sempre pode enviar um e-mail em vez disso. 📧
2. Prepare-se cuidadosamente
Nada é mais embaraçoso do que chegar a uma reunião sem estar preparado. Isso pode prejudicar seriamente o relacionamento com o cliente, portanto, mesmo que sejam apenas cinco minutos, sempre reserve um tempo extra para se preparar para cada reunião com o cliente.
Mesmo que você trabalhe com um único cliente que conhece como a palma da sua mão, nunca entre em uma reunião sem se preparar. O contexto é fundamental para planejar reuniões eficazes, portanto, sempre pesquise sobre o cliente:
- Histórico com você
- Modelo de negócios
- Setor
- Objetivos
Também é bom consultar as notas das reuniões anteriores e os dados do CRM. Você pode verificar se sua equipe teve algum contato com o cliente desde a última conversa e procurar possíveis problemas antes de participar da reunião.
Se o seu CRM tiver um plano de comunicação para o cliente, leia-o antes de participar da reunião.
3. Faça anotações e use um modelo de agenda de reunião
As notas de reunião podem ser um verdadeiro salva-vidas, mas sabemos como é difícil tomar boas notas enquanto conduzimos uma reunião com o cliente. Em vez disso, designe alguém para tomar notas em todas as reuniões com clientes.
Pode ser um assistente ou até mesmo o gerente de contas. Mas é sempre bom ter pelo menos dois funcionários em cada reunião, para que um possa conduzir a conversa enquanto o outro documenta tudo.
O ClickUp Meetings facilita a criação de notas incríveis que você consultará repetidamente. Basta abrir um documento para fazer anotações, atribuir comentários e itens de ação, formatar com edição super rica e minimizar cliques com comandos de barra inteligentes. 🛠️
Você também não precisa criar uma agenda de reuniões do zero. O modelo de reuniões do ClickUp rastreia todas as reuniões em várias visualizações para monitorar o progresso do cliente, pontos-chave, status e muito mais.
4. Gerencie clientes em um CRM
O software de CRM economiza muito tempo. Essa ferramenta controla as seguintes informações de cada cliente:
- Histórico de pedidos
- Comunicações
- Objetivos
Você pode até adicionar notas internas à conta de cada cliente. Por exemplo, você pode adicionar uma nota sobre o animal de estimação de um cliente ou suas últimas férias. Verificar seu CRM antes de uma reunião com o cliente irá lembrá-lo desses pequenos detalhes e ajudá-lo a promover melhores relacionamentos com os clientes.
A desvantagem é que a maioria dos CRMs é separada do seu trabalho real. O ClickUp CRM resolve esse problema combinando dados de clientes com notas de reuniões, tarefas, metas e muito mais. Verifique o histórico do ClickUp CRM de um cliente para ver se você precisa mudar sua abordagem para uma reunião futura — isso pode salvar a conta.
5. Use ferramentas de IA
Criar agendas de reuniões, tomar notas e atribuir itens de ação leva muito tempo. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, conduza reuniões com clientes melhores usando ferramentas de IA, como o ClickUp AI.
Basta informar ao ClickUp AI sua função profissional, e o assistente robótico cuidará do resto. Insira notas de reuniões para automatizar atribuições de tarefas, gerar planos de ação com base no feedback do cliente ou escrever e-mails bem elaborados para os clientes com este assistente de IA que economiza tempo.
6. Concentre-se em métricas e resultados
Os clientes querem obter o retorno do seu investimento. Como proprietário de uma empresa ou gerente de contas, você precisa provar o seu valor, e é por isso que é tão importante compartilhar dados quantitativos durante as reuniões com os clientes. Essa é a prova concreta de que suas estratégias estão funcionando.
Use o ClickUp Goals para criar marcos e métricas para cada cliente. Crie um painel para ver todas as métricas em um só lugar ou detalhe para ver o desempenho por projeto ou tarefa.
7. Teste sua tecnologia (mesmo para reuniões presenciais)
Se ganhássemos uma moeda cada vez que participássemos de uma reunião e alguém dissesse “Não consigo ouvir você”, estaríamos ricos. Não é possível evitar todos os contratempos técnicos, mas você certamente pode evitá-los (ou corrigi-los de forma proativa) testando sua tecnologia antes da reunião com o cliente.
Os clientes podem julgá-lo se você não souber como ativar o microfone no Zoom, portanto, testes antecipados evitam problemas tecnológicos. 👩🏽💻
E sim, isso também se aplica a reuniões presenciais. Se você estiver usando um telefone de sala de conferência, faça uma ligação de teste para garantir que sabe como o sistema funciona.
Parece básico, mas você ficaria surpreso com o quanto a tecnologia pode atrapalhar reuniões eficazes.
8. Fortaleça suas habilidades interpessoais
A linguagem corporal e o contato visual são importantes para qualquer canal de comunicação, seja em uma reunião presencial ou virtual. Sorria com os olhos, tenha uma linguagem corporal aberta (não cruze os braços!) e seja amigável.
Um pouco de conversa fiada e bate-papo pessoal também são bons. Não é preciso atrapalhar a reunião, mas passar dois minutos conversando sobre o seu fim de semana investe no relacionamento com o cliente e cria confiança.
9. Controle o tempo e respeite-o
Não há nada pior do que uma reunião que não termina. Se você marcar uma reunião com o cliente para uma hora, não ultrapasse o tempo. O tempo do cliente é precioso e, mesmo que ele não diga isso, garantimos que ele não quer reuniões maratonianas.
Acompanhe cuidadosamente o tempo durante as chamadas com os clientes. Você pode tentar agendar reuniões de 30 minutos por padrão para economizar tempo ou designar um membro da equipe para ser o cronometrista e manter a reunião dentro do prazo.
10. Planeje ações e a próxima reunião
Uma reunião bem-sucedida nunca deve terminar sem definir os próximos passos. Dedique os últimos cinco minutos da reunião para listar as ações a serem realizadas, determinar quem é responsável por cada uma delas e definir os prazos. Isso elimina ambiguidades, para que todos saiam da reunião sabendo o que fazer.
Também é uma boa ideia agendar a próxima reunião enquanto todos estão na chamada. O agendamento imediato evita trocas de e-mails e garante que tudo seja registrado o mais rápido possível.
Benefícios de reuniões bem-sucedidas com clientes
Sabemos que você está lidando com um monte de tarefas diferentes. Às vezes, as reuniões ficam no fim da lista de prioridades, e a gente entende isso. No entanto, reservar um tempo para planejar reuniões eficazes com os clientes traz muitos benefícios.
Construa relacionamentos melhores
O relacionamento com os clientes tem semelhanças com o relacionamento que você tem com amigos e familiares. Tratá-los bem e criar uma experiência de cliente excelente irá fortalecer os laços ao longo do tempo.
Isso não só reduzirá a rotatividade, mas também incentivará o relacionamento com os clientes a longo prazo e diminuirá os custos de marketing. Não é de se admirar que a construção de relacionamentos seja uma das melhores práticas de gestão de clientes!
Aumente suas vendas
Quem não quer ganhar mais dinheiro? Reuniões eficazes com clientes causam uma impressão positiva em seus clientes e os incentivam a permanecerem fiéis. Isso aumenta as chances de eles continuarem apoiando sua empresa e até mesmo indicando-a para seus amigos. 🙌
Construa um negócio melhor
As reuniões com clientes são uma mina de ouro para obter feedback. Os clientes têm muitas ideias que você pode usar para impulsionar a inovação, criar novos produtos e ajustar seus negócios.
Atenda às necessidades dos clientes com o ClickUp
Uma reunião de sucesso com o cliente não termina com um adeus — ela continua por meio de ações, comunicação, colaboração e muito mais. Mantenha-se atualizado sobre suas reuniões com o ClickUp.
Transformamos a maneira como você se prepara, conduz e faz o acompanhamento após as reuniões para otimizar seus processos e fazer com que cada reunião com o cliente seja importante.
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