Uma parte fundamental de qualquer estratégia de gerenciamento de projetos é manter-se atualizado sobre o status do projeto e o andamento do projeto a qualquer momento.
Isso é fundamental para que os gerentes de projeto, as partes interessadas e os membros da equipe resolvam quaisquer gargalos, mantenham-se alinhados às metas e planejem com eficiência. O tipo e os requisitos do seu projeto informarão quais detalhes são mais úteis em cada atualização.
Além disso, não existe uma única maneira de receber atualizações de projetos! Considere as preferências da sua equipe, o software de gerenciamento de projetos atual , linha do tempo do projeto e seus canais de comunicação mais usados ao criar um processo padronizado de atualização do projeto. Mas, quer você seja um gerente de projeto experiente ou novo na função, sempre sugerimos começar com um modelo de atualização de projeto.
Os modelos oferecem uma base flexível e pronta para desenvolver seu processo de atualização de projeto. Eles não apenas ajudam você a a economizar tempo com a capacidade de conectar e reproduzir os detalhes do projeto à medida que você avança, mas também podem reduzir o risco de erros. 🙌🏼
O grande número de modelos de atualização de projetos à sua disposição pode tornar o processo de decisão demorado e desgastante. Mas estamos aqui para ajudá-lo a evitar isso completamente! Use este artigo para orientar a sua busca pelo melhor modelo de atualização de projeto para a sua equipe.
Apresentaremos os benefícios do uso de modelos em qualquer projeto, os recursos valiosos que você deve procurar e detalharemos 10 dos nossos modelos de atualização de projeto favoritos para ClickUp e Word.
O que é um modelo de atualização de projeto?
Um modelo de atualização de projeto é um recurso pré-elaborado para ajudar o gerente de projeto a estabelecer seu processo de atualização de projeto, visualizar marco do projeto progresso e comunicá-los às partes interessadas. Essas ferramentas também devem ser colaborativas e dar aos membros da equipe o poder de visualizar, editar, compartilhar e conversar com seus colegas e gerentes.
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Os modelos de atualização de projetos vêm em várias formas, como documentos formatados, quadros brancos pré-construídos mas o modelo certo para a sua equipe dependerá da complexidade do seu projeto e de seus requisitos específicos. Ainda assim, o seu modelo de atualização de projeto deve incluir seções claras para algumas informações importantes, independentemente do tipo de projeto que você está desenvolvendo. Essas informações incluem:
- Seuresumo do projeto e metas
- Linha do tempo do projeto
- Principais marcos
- Possíveis riscos e desafios
E muito mais! Ter esses elementos definidos para você economiza um tempo importante e garante que os gerentes de projeto estejam sempre cobrindo as bases certas em cada atualização. Isso reduz qualquer espaço para erros, padronizando a frequência e o processo por trás de seu projeto ou gerenciamento de programas atualizações. Ele também define a expectativa para cada atualização e fornece uma consistência na qual os participantes do projeto podem confiar.
Além disso, os melhores modelos de atualização de projeto são personalizáveis. Portanto, se você precisar adicionar, editar ou eliminar algum componente, poderá fazê-lo sem perder a integridade do modelo durante o processo
O que faz um bom modelo de atualização de projeto?
Antes de investir totalmente no primeiro modelo de atualização de projeto que aparecer automaticamente na sua barra de pesquisa, há alguns fatores importantes a serem considerados. Nem todos os modelos incluem os mesmos recursos, a mesma funcionalidade e a mesma complexidade que o próximo, portanto, é importante considerar seus requisitos exclusivos, ferramenta de gerenciamento de projetos o projeto deve ser avaliado em termos de recursos e necessidades antes de apresentar qualquer modelo à equipe.
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Aqui estão alguns itens não negociáveis que devem ser procurados no melhor modelo de atualização de projeto para a sua equipe:
- Relevância para o tipo de projeto em que sua equipe está trabalhando com as seções adequadas incluídas
- Facilidade de uso para navegar, usar corretamente e atualizar o modelo rapidamente
- Orientado a detalhes com várias visualizações, seções ou tabelas para abordar as metas, o progresso, os riscos, os marcos do projeto e muito mais
- Altamente visual para comunicar facilmente as atualizações do projeto de várias maneiras. Isso torna suas atualizações mais atraentes e claras ao apresentar percepções de alto nível aos participantes
- Personalizável para que seu modelo possa ser adaptado às necessidades e aos requisitos dos participantes - e salvo para replicar o processo em projetos futuros
- Acessível para todos os envolvidos. Quer o modelo se integre à sua ferramenta analítica preferida ou ao software de gerenciamento de projetos, quer seja incorporado diretamente à plataforma, isso garante que as informações do modelo permaneçam sempre confiáveis
- Automações para eliminar o trabalho pesado envolvido no fluxo de trabalho do seu projeto e manter a equipe informada com os dados, o plano ou a lista de tarefas mais recentes
E muito mais! Sua lista de verificação pessoal obrigatória pode ser ainda maior e mais específica para incluir integrações, recursos e funcionalidades específicos que sejam exclusivos de sua equipe ou organização. Dito isso, esta lista funcionará como o trampolim perfeito para iniciar sua pesquisa se você for um usuário de modelos pela primeira vez!
10 Modelos de atualizações de projetos
Esses recursos podem ser agrupados de várias maneiras diferentes, dependendo da ferramenta de gerenciamento de projetos que você usa ou até mesmo do próprio modelo! Esses 10 modelos de atualização de projetos são ótimos exemplos disso - e há um para praticamente qualquer tipo de projeto! Navegue pelos detalhamentos de cada modelo de atualização de projeto exclusivo para encontrar o que melhor atenderá à sua equipe.
1. Modelo de atualização de projeto por ClickUp
Modelo de quadro branco de atualização de projeto da ClickUp
Se você está procurando a maneira mais rápida e colaborativa de reunir atualizações de projetos não precisa procurar mais do que o dinâmico software de lousa digital ! Começar com uma tela em branco pode parecer intimidador, mas com modelos para sobrepor seu quadro branco, você saberá exatamente por onde começar e para onde está indo. O modelo de atualização de projeto do ClickUp é a ferramenta perfeita para testar as águas usando o Quadros brancos ClickUp em qualquer projeto.
Visualize o status geral do projeto, resolva os problemas em aberto itens de ação antecipar desafios e convidar os principais participantes a trabalharem com você - tudo isso em um único quadro branco! Esse modelo lhe dá a estrutura para fazer anotações rápidas sobre cada atualização significativa que as partes interessadas querem ouvir. E, como tudo fica no seu quadro branco, você também pode converter o texto diretamente em tarefas acionáveis, perfeitas para agir nas próximas etapas sem perder o ritmo. Confira nosso guia sobre_ tudo sobre o ClickUp Whiteboards **para levar seus projetos mais longe, mais rápido!
2. Modelo de relatório de atualização de projeto da ClickUp
Modelo de relatório de status do projeto da ClickUp
Se você adorou o modelo de atualização de projeto do ClickUp e está pronto para dar um passo à frente, nós o ajudamos. O modelo de relatório de status do projeto do ClickUp aplica uma estrutura mais detalhada ao seu Whiteboard para resumir o status do seu projeto, organizando as atualizações em seis seções:
- Informações gerais
- Detalhes do progresso
- Suporte e recursos necessários
- Destaques e principais conclusões
- O que precisa ser melhorado e o que deu certo
- Próximas etapas
Uma vantagem desse modelo de Whiteboard é que ele pode ser personalizado para se adequar a praticamente qualquer projeto, independentemente do tamanho ou da complexidade. E com opções personalizáveis de privacidade e permissões, seu Whiteboard pode ser editado, visualizado ou compartilhado por toda a equipe para manter os membros e as partes interessadas alinhados o tempo todo, mesmo que você esteja trabalhando de forma assíncrona. Além disso, o ClickUp oferece mais de 1.000 integrações e flexibilidade na incorporação de mídia e links, Documentos do ClickUp e muito mais, para que as partes interessadas possam ver o panorama geral em cada atualização sem precisar sair do quadro branco do projeto.
3. Modelo de atualização de projeto de serviços profissionais da ClickUp
Modelo de atualização de projeto de serviços profissionais da ClickUp
As funções e os setores que exigem treinamento, requisitos ou licenças específicos podem tornar mais complicadas até mesmo as atualizações rotineiras de projetos. O Modelo de atualização de projeto de serviços profissionais da ClickUp ajuda os gerentes de projeto dessa área a simplificar esse processo com um tarefa pré-criada para garantir que você esteja cobrindo todos os detalhes importantes.
Essa tarefa modelo de tarefa pode ser aplicado a qualquer Lista em seu espaço de trabalho e adaptada para se adequar a qualquer projeto exclusivo que sua equipe de serviços profissionais esteja assumindo. A descrição da tarefa funciona como uma lista de verificação para as atualizações de alto nível que as partes interessadas desejam conhecer. Começando na parte superior, você será conduzido por um resumo executivo para identificar os principais participantes, o cronograma, os riscos e outros aspectos do seu projeto. A partir daí, você pode atualizar a descrição da tarefa para informar quais áreas do seu projeto estão em dia, em risco ou não serão cumpridas. Essas áreas incluem:
- O status geral do projeto
- O status do fluxo de trabalho
- Riscos identificados com a implementação
- Horas de consultoria
E como esse modelo é personalizável, você pode adicionar subtarefas, listas de verificação, anexos e comentários para manter as atualizações do projeto organizadas e tão completas quanto necessário. Nossa sugestão? Adicione esse modelo de tarefa a cada projeto e defina um prazo recorrente semanal ou mensal para manter suas atualizações consistentes e confiáveis para as partes interessadas. 🤓
4. Modelo de atualização de programa por ClickUp
Modelo de atualização de programa por ClickUp
Chegando com outro modelo de tarefa! O Modelo de atualização de programa do ClickUp é menos adaptado a serviços profissionais, mas igualmente útil para escrever e enviar atualizações eficazes para praticamente qualquer programa ou projeto.
Esse modelo de tarefa inclui seis subtarefas predefinidas para orientá-lo no processo de redação atualização do programa e-mails. Começando com o título e dividindo cada seção até a declaração de encerramento, cada subtarefa vem com uma breve descrição que pode ser consultada durante a redação.
Com um Guia de Introdução e vários Documentos de ajuda vinculado à tarefa principal, esse modelo é tanto um recurso de aprendizado quanto um modelo! Ele tem como objetivo ensiná-lo a personalizar o modelo de tarefa e aplicá-lo a programas futuros para agilizar seu trabalho.
5. Modelo de relatório de atualização de projeto executivo da ClickUp
Modelo de relatório de status de projeto executivo da ClickUp
Depois que você dominar seus modelos de tarefas, o Modelo de relatório de status de projeto executivo da ClickUp está pronto para ajudá-lo a se aprofundar no rico conjunto de recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp. Esse modelo de lista é uma ferramenta indispensável para reunir relatórios de status de projetos executivos e manter as partes interessadas na mesma página.
Esse modelo é carregado com quatro status de tarefa personalizados para comunicar o progresso de tarefas individuais e marcos do projeto. Além disso, 11 Campos personalizados para manter as informações relevantes facilmente acessíveis em cada tarefa, como:
- Estágio do projeto
- Orçamento planejado e restante
- Despesas atuais
- Líder do projeto
- Cronograma
Você também encontrará sete visualizações de fluxo de trabalho para gerenciar diferentes aspectos do seu projeto. Usar Visualização do quadro do ClickUp do ClickUp para supervisionar os estágios e departamentos do projeto, visualização de tabela para gerenciar orçamentos, visualização de lista para visualizar seus itens de ação e status do projeto e um Guia de Introdução para ajudá-lo a usar esse modelo ao máximo.
Especialmente se você estiver gerenciando vários projetos ao mesmo tempo este modelo o ajudará a acompanhar suas atualizações sem esforço.
6. Modelo de relatório mensal de atualização de projeto da ClickUp
Modelo de relatório de status mensal da ClickUp
O modelo Modelo de relatório mensal de status de projeto do ClickUp apresenta o progresso de um projeto ao longo de um mês e pode ser comparado com o plano do projeto para determinar se o projeto está no caminho certo, atrasado ou adiantado. Mais do que um relatório de status de projeto comum, este modelo do ClickUp Doc é formatado com seções para adicionar:
- Detalhes do projeto
- Projeções mensais
- Atualizações gerais
- Elementos do projeto
- Riscos potenciais
- Agradecimentos
Em cada seção, você encontrará descrições, tabelas personalizáveis, listas de verificação e avisos para tornar este documento valioso e apresentável para as partes interessadas a qualquer momento.
Dica profissional_: Crie um documento de relatório para cada projeto e adicione
subpáginas aninhadas
todos os meses usando este modelo para obter um registro organizado do seu progresso mês a mês!
7. Modelo de relatório de atualização de status semanal da ClickUp
Modelo de relatório de status semanal da ClickUp
Para projetos complexos ou acelerados, uma atualização mensal pode não ser suficiente. Além disso, as atualizações do projeto não se destinam apenas aos principais participantes - os membros podem fornecer aos gerentes de projeto atualizações semanais sobre o progresso que fizeram. É aí que a Modelo de relatório de status semanal da ClickUp é muito útil!
Outro ClickUp Doc para iniciantes, esse modelo vem com duas páginas - uma para reunir um relatório semanal de status do projeto e outra para dicas sobre como personalizar seu Doc de cima a baixo.
No seu documento de relatório de status semanal, você encontrará seções formatadas para a visão geral do projeto, as principais realizações, os detalhamentos das atividades e as próximas etapas. Esse é um excelente recurso para que os gerentes de projeto e os membros se alinhem rapidamente às cargas de trabalho semanais, ao progresso e às prioridades.
8. Modelo de relatório de atualização de vários projetos da ClickUp
Modelo de relatório de status de vários projetos da ClickUp
Se você estiver lidando com vários projetos ao mesmo tempo, este Modelo de relatório de status de vários projetos da ClickUp lhe dá paz de espírito. Esse modelo vem com cinco páginas separadas para quatro projetos, mas você sempre pode duplicar ou excluir páginas para corresponder ao número de projetos que você tem em mãos a qualquer momento.
No relatório de status do projeto principal, você verá uma tabela formatada para funcionar como seu painel de controle do projeto . A partir daí, você pode determinar a integridade do projeto, as prioridades, a fase do projeto, o custo, a qualidade e o cronograma de cada projeto. E em cada página de projeto, você poderá adicionar ainda mais informações, além de criar tarefas, gerenciar seu tempo e calcular custos.
9. Modelo de rastreador de projeto da ClickUp
Modelo de rastreador de projeto da ClickUp
Uma parte importante do fornecimento de atualizações de projetos de alta qualidade é saber se seus projetos estão em andamento. O Modelo de rastreador de projetos da ClickUp pode ajudá-lo a fazer exatamente isso. Esse modelo aplica uma lista pré-criada ao seu espaço de trabalho com várias exibições para gerenciar diferentes aspectos do seu projeto, incluindo:
- Uma lista para ver quais tarefas estão em preparação, em produção, ativas ou em estado crítico
- Um gráfico de Gantt personalizável para supervisionar a linha do tempo e os marcos do seu projeto
- Dois quadros Kanban para visualizar o progresso das tarefas e a carga de trabalho da sua equipe
Em cada tarefa e na visualização da lista, você também encontrará quatro campos personalizados para adicionar detalhes como o estágio do projeto, a duração e a data de conclusão.
Pronto para mais recursos de acompanhamento de projetos? Nós o ajudamos com 10 dos nossos favoritos_
modelos de rastreadores de projetos
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10. Modelo de atualização de projeto para Word
Modelo de status do projeto para Word
Para todos os nossos amigos do Microsoft 365, temos um modelo para vocês também! Esse Modelo de relatório de atualização de projeto para Microsoft Word mantém as coisas simples e é facilmente editado. Com tabelas pré-formatadas para detalhes e métricas, ajuda os gerentes e as principais partes interessadas compreender rapidamente as principais conclusões. Descendo a página, você encontrará várias seções que abrangem
- Resumo do projeto
- Resumo do status
- Visão geral do projeto
- Visão geral do orçamento
- Histórico de riscos e problemas
- Conclusão e recomendações
Outra vantagem desse modelo? O tema pode ser personalizado para corresponder à sua marca e pode suportar imagens, vídeos e transições para tornar o modelo mais envolvente.
Mantenha-se atualizado sobre os projetos com os modelos de atualização de projetos
Se você chegou até aqui, já entendeu: os modelos de atualização de projetos são indispensáveis! Esses recursos foram criados para tornar seu processo de gerenciamento de projetos mais eficiente, sem erros e simples. Seus participantes também lhe agradecerão por isso. 😎
Com tantos tipos de modelos gratuitos e eficazes ao seu alcance, não há motivo para não clicar em "download" Mas se você estiver em dúvida sobre qual deles experimentar primeiro, sugerimos que comece com um modelo personalizável da ClickUp!
O ClickUp é a única plataforma de produtividade poderosa o suficiente para reunir todo o seu trabalho entre os aplicativos em um espaço de trabalho altamente visual - o que é fundamental para fornecer as melhores atualizações de projeto, mesmo a qualquer momento!
Acesse todos os modelos de atualização de projeto desta lista e milhares de outros no vasto acervo do ClickUp Biblioteca de modelos . Além disso, encontre centenas de recursos de gerenciamento de projetos, mais de 1.000 integrações e muito mais quando você se inscrever no ClickUp hoje mesmo . 💜