Como gerente de projetos, você pode se sentir como um herói desconhecido. Você não apenas gerencia equipes, tarefas, orçamentos e cronogramas, mas também é responsável por apresentar o progresso às partes interessadas.
Sem pressão, certo?
Em vez de suar a camisa quando chegar a hora de mostrar ao CEO pelo que você trabalhou tão arduamente, gere um relatório de status do projeto. Esse relatório resume o trabalho concluído até o momento e as próximas etapas, o que é um verdadeiro salva-vidas para as reuniões semanais do PM.
Neste guia, explicaremos o que é um relatório de status do projeto, o que deve ser incluído nele e como gerar relatórios melhores. Incluiremos até mesmo alguns exemplos e modelos de relatórios de status de gerenciamento de projetos para reduzir o tempo gasto na geração de relatórios de status.
Porque, no final das contas, o importante é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. 💪
O que é um relatório de status de projeto?
Um relatório de status do projeto é um documento detalhado que fornece principais interessados uma visão geral do status atual de um projeto importante. Os gerentes de projeto geralmente preparam esses relatórios regularmente e os compartilham com os membros da equipe, a gerência ou os clientes.
Em vez de executar as tarefas em uma velocidade vertiginosa, criar relatório de projeto s obriga você a parar e pensar sobre como está concluindo os projetos. Você analisa os projetos de forma retroativa e proativa, o que agiliza o ciclo de vida do projeto.
Divida seus projetos na visualização de quadro para ver facilmente o status, a progressão e os possíveis gargalos em um relance
Além disso, um relatório sólido também manterá as partes interessadas satisfeitas.
O objetivo aqui é manter todos informados sobre o progresso de um projeto. Se você estiver fazendo um trabalho voltado para o cliente, o status do projeto garante aos clientes que você está trabalhando duro.
E se você gerar relatórios de status sólidos para seus check-ins semanais, não se surpreenda se o seu chefe lhe der um forte tapinha nas costas. 🤩
Benefícios do uso de um relatório de status do projeto no gerenciamento de projetos
É claro que você poderia preparar alguns pontos de discussão antes da sua próxima reunião de check-in. Mas isso não parece tão profissional quanto um relatório adequado sobre o andamento do projeto.
Com o modelo ou a visualização de projeto correta, não leva tempo algum para gerar um relatório de status de gerenciamento de projeto sólido. Com apenas alguns cliques, você ou seus gerentes de projeto geram um documento de qualidade que traz uma série de benefícios.
1. Manter seus participantes satisfeitos
Seu chefe está ansioso por atualizações de status? Você tem um cliente que está desesperado por resultados?
Os relatórios de status do projeto acalmam as preocupações dos clientes ansiosos e mostram ao seu chefe que você está falando sério. Eles são um sólido ferramenta de gerenciamento de projetos que atualiza todos os usuários sobre marcos do projeto e seu progresso geral.
Visualize os marcos do projeto com a visualização de Gantt no ClickUp
Além disso, você pode usar um excelente relatório de status do projeto como uma ferramenta de acompanhamento do desempenho. Isso não só mostra como o projeto está indo, mas também justifica os esforços de todos em sua equipe.
2. Aumente a colaboração da equipe
O trabalho em equipe faz o sonho funcionar, mas é complicado gerenciar um grupo grande. Felizmente, os relatórios de status do projeto colocam todos na mesma página e aumentam a colaboração da equipe a colaboração da equipe .
Em vez de permitir que as tarefas do projeto flutuem no ar, um relatório de status oferece a todos itens de ação claros. Ele fornece estrutura e responsabilidade para motivar sua equipe de projeto a fazer o melhor trabalho possível. 🙌
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Além disso, relatórios regulares podem até aumentar o moral da equipe. A visualização do sucesso e dos marcos concluídos enfatiza as realizações da sua equipe em vez de se concentrar apenas nas tarefas futuras. E dados recentes mostram que o reconhecimento melhora o bem-estar dos funcionários
3. Acelera os cronogramas dos projetos
Ninguém gosta de atrasos em projetos. Embora não seja possível evitar todos os contratempos, os relatórios regulares de status do projeto mantêm a sua equipe responsável pelo cronograma do projeto.
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Os relatórios de status oferecem a estrutura necessária para o processo de gerenciamento de projetos, o que reduz o desperdício de tempo e esforço. Mantenha o controle de sua linha do tempo com um rastreador de projetos .
A partir daí, é tão fácil quanto exportar seus dados para fornecer a todos um relatório detalhado com apenas alguns cliques.
4. Identificar problemas o mais rápido possível
A identificação de riscos mantém o orçamento do seu projeto alinhado e as tarefas dentro do prazo - desde que você identifique os riscos potenciais com antecedência suficiente. Os relatórios de status do gerenciamento de projetos devem incluir uma seção sobre desafios e bloqueios para que você possa discuti-los com a equipe do projeto.
Mostrar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Isso lhe dá a chance de se reunir no controle da missão e encontrar uma solução para as tarefas em risco o mais rápido possível. ⚒️
Em vez de se esforçar para lidar com missões secundárias inesperadas, a antecipação de problemas mantém sua equipe concentrada e produtiva. Se você estiver em um setor altamente regulamentado, isso pode até ajudar no gerenciamento de riscos, o que o seu departamento jurídico vai adorar.
5. Tome decisões melhores
Às vezes, o gerenciamento de projetos exige que você siga seu instinto, mas nove em cada dez vezes, você precisa justificar suas decisões com dados. Os relatórios de status regulares fornecem informações suficientes sobre o projeto para apoiar a tomada de decisões orientada por dados.
Os relatórios de status do projeto incluem métricas importantes que informam se é hora de corrigir o curso ou se está tudo bem. Quantifique o sucesso do projeto com métricas como:
- Conclusão no prazo
- Datas de trabalho
- Tempo gasto
- Porcentagem concluída
- Satisfação do cliente
- Taxa de erros
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Idealmente, você deve examinar os dados de períodos anteriores para identificar tendências. Por exemplo, se você frequentemente ultrapassa o orçamento em determinados tipos de projetos (ou com clientes específicos), talvez seja necessário aumentar sua oferta no próximo projeto - ou encontrar algumas oportunidades sérias de economia de custos.
6. Melhore a comunicação
Não importa se você está conversando com seu chefe, cliente ou membros da equipe, um relatório de status do projeto apoia a comunicação transparente. Ele não apenas formata todos os detalhes do projeto de uma maneira digerível com cores bonitas, mas também incentiva sua equipe a se comunicar com mais frequência. 🌻
Comunique-se com sua equipe diretamente em uma tarefa, compartilhe outras tarefas e carregue arquivos com comentários encadeados no ClickUp!
Se o seu chefe quiser ter uma visão mais clara da saúde do projeto, um relatório de status de gerenciamento de projetos explicita tudo em preto e branco para reduzir o risco de mal-entendidos.
O que incluir em um relatório de status do projeto
Ao se preparar para criar seu primeiro relatório de status do projeto, você pode se perguntar o que precisa incluir no próprio relatório. Você não quer deixar de lado informações importantes, mas também não quer sobrecarregar a todos com um romance de 20 páginas.
Tente encontrar um equilíbrio entre compartilhar informações e manter as coisas curtas e agradáveis. Certifique-se de que o relatório de status do gerenciamento de projetos inclua os seguintes elementos-chave. 🔑
Um resumo executivo detalhado, porém sucinto
O resumo executivo deve oferecer informações de alto nível com os destaques do relatório. Esse é o resumo do projeto "tl;dr" que seu CEO examinará 60 segundos antes da reunião de status, portanto, não o faça por telefone.
Coloque o nome do seu projeto no Modelo de Resumo Executivo do ClickUp e use a estrutura pré-fabricada para criar um resumo conciso e envolvente
Embora o resumo venha em primeiro lugar, você precisa das informações do restante do relatório para escrevê-lo. É por isso que você deve sempre escrever um resumo conciso e envolvente. É por isso que você deve sempre escrever o sumário executivo por último.
Sua equipe lerá o relatório inteiro se quiser mais detalhes, portanto, mantenha o resumo breve - não mais do que seis frases. Comece com um guia bem documentado usando a tag Modelo de status de projeto executivo do ClickUp .
Progresso visual do projeto
A seção de progresso detalha o status atual e os marcos concluídos e resultados . As pessoas têm memória curta, portanto, lembrar a todos o que foi realizado até agora é uma ótima maneira de reconhecer o excelente trabalho da sua equipe. ✨
Esta é a seção em que você se gaba das realizações da sua equipe. Chame a atenção para elas com belos gráficos de Gantt e gráficos que visualizem os resultados ou as metas do projeto.
Acompanhe suas metas até os KPIs mais essenciais e obtenha automaticamente visualizações detalhadas de seu progresso
Uma barra de progresso, um gráfico de linhas ou caixas marcadas certamente chamarão a atenção de seu chefe para os lugares certos. A seção de progresso de um relatório de status deve continuar a partir do último relatório.
Se você criar relatórios de status do projeto trimestralmente, é fácil esquecer onde parou. Sempre compare seu relatório atual com os relatórios anteriores para não esquecer nada.
O cronograma geral do projeto
Programe publicações sociais, blogs e anúncios juntamente com outras tarefas e reuniões usando a visualização Calendar no ClickUp
Os projetos vivem e morrem pelos prazos. Essa área do relatório de status do projeto deve incluir o cronograma geral do projeto e fornecer atualizações sobre o ponto em que você se encontra no momento. Observe se você está adiantado em relação ao cronograma, se está no caminho certo ou se está atrasado.
Em vez de listar o cronograma com texto, crie um painel visual ou gráfico de Gantt para facilitar a compreensão de cronogramas complexos em menos tempo.
Insights sobre o orçamento do projeto
Depois de cumprir os prazos, o gerenciamento do orçamento é sua maior responsabilidade como gerente de projeto. Seja para o cliente ou para a gerência superior, o relatório de status do projeto deve analisar o desempenho financeiro do projeto.
Novamente, tente visualizar isso o máximo possível. Por exemplo, se estiver orçando com base em porcentagens, observe quanto do orçamento do projeto você gastou com um gráfico de pizza. Use essa seção do relatório para prever também como você acha que será o gasto do orçamento no futuro.
Desafios e bloqueios comuns
O que está atrapalhando você neste momento? Esta é a sua chance de se manifestar.
Em vez de deixar que os problemas fiquem quietos em segundo plano, chame a atenção para eles. Por exemplo, se o cliente não lhe forneceu as informações corretas para o projeto, anote isso aqui. Ou, se a sua equipe não tiver acesso às ferramentas certas para avançar, fale sobre isso. 📣
Toda a equipe se reunirá para analisar o relatório de status do projeto, portanto, essa é a sua chance de analisar juntos os obstáculos e os riscos do projeto.
Próximas etapas bem comunicadas
A menos que o projeto esteja 100% concluído, você precisará explicar o que vem a seguir. Nesta seção do relatório de status do projeto, esclareça as tarefas e os marcos que ainda precisam ser concluídos.
Mas não se limite a listar as tarefas. Acrescente uma pitada de responsabilidade atribuindo as próximas etapas a membros específicos da equipe, juntamente com as datas de vencimento. Dessa forma, você terá um caminho muito claro para avançar - além da responsabilidade - para que ninguém tenha que se perguntar pelo que é responsável.
Todos os KPIs e métricas do projeto
Por fim, todo relatório de status do projeto deve incluir uma seção só para métricas. Você pode inserir essas métricas em todo o relatório, mas, mesmo assim, algumas pessoas podem querer ter uma visão de alto nível do desempenho do projeto em um único lugar.
A listagem de suas métricas em uma seção permite monitorá-las ao longo do tempo. Observe as médias ao longo do projeto, além de como esse relatório se compara a relatórios anteriores, para ver se você está no caminho certo.
Cada projeto é diferente, mas é bom monitorar métricas como:
- Desempenho de custos
- Tempo registrado
- Margens brutas
- Satisfação do cliente
- Produtividade
- Conclusão bem-sucedida da data de vencimento
Quanto menos você puder fazer com que isso pareça uma parede de números enfadonhos, melhor. Use um modelo de relatório de projeto com gráficos bonitos para destacar suas métricas.
Como criar um relatório de status do projeto com exemplos úteis
Neste ponto, talvez você tenha uma ideia do que incluir no relatório de status do projeto. Mas como você faz para juntar tudo isso?
Não há necessidade de fazer seu próprio relatório de projeto. Basta seguir estas etapas - e seguir exemplos e modelos comprovados - para criar relatórios de status do projeto em um piscar de olhos. ⏲️
Etapa 1: Entenda as necessidades dos participantes do projeto
Não há necessidade de adicionar uma enxurrada de dados aos relatórios de status do seu projeto. Tudo o que você precisa são as informações mais importantes para os participantes do projeto.
Conheça seu público-alvo. O que eles precisam ver? Com o que eles realmente se importam? 👀
Por exemplo, se você é um programador, mas suas partes interessadas são gerentes não técnicos, este não é o momento de explicar as complexidades do Javascript. Seu patrocinador de projeto só se preocupa com recursos e funções, portanto, crie um relatório significativo e sem jargões que o ajude a tomar decisões mais rapidamente.
Etapa 2: Programe-o regularmente
Os relatórios de projetos não são algo que você cria quando tem vontade. Isso precisa ser uma parte regular do seu fluxo de trabalho para entender a saúde geral do projeto. Adicione-o ao seu gerenciamento de tarefas para que você não se esqueça.
Também é uma boa ideia configurar um convite recorrente no calendário com todos os principais interessados para que você revise o relatório de status de forma consistente.
Etapa 3: comece a coletar dados
Cada relatório de integridade do projeto deve ser único. Obtenha os dados mais relevantes dos seus sistemas para atualizar o relatório antes de analisá-lo com a equipe.
Você poderia inserir os dados do projeto manualmente, mas apostamos que você está muito ocupado para isso. Crie um painel de controle personalizado para monitorar tudo, de modo que você não perca a cabeça fazendo malabarismos com cada tarefa, projeto e pessoa.
Crie Dashboards personalizados no ClickUp para obter uma visão geral de alto nível de todo o seu trabalho
Você também não precisa fazer isso sozinho. Peça aos membros da sua equipe que contribuam com suas percepções. Software de gerenciamento de projetos nem sempre conta a história completa, especialmente com dados qualitativos. Convide sua equipe a compartilhar insights até uma determinada data para que você possa incluí-los no relatório.
Etapa 4: Comece com um modelo abrangente de relatório de status do projeto
Alguns gerentes de projeto criam relatórios a partir de planilhas do Excel ou do Google Docs, mas isso exige muito copiar e colar. Em vez disso, gere um relatório a partir dos dados em seu sistema de gerenciamento de projetos para que seja fácil de clicar e usar.
É claro que você precisa usar um modelo de relatório de status do projeto com base no tipo de projeto em que você está trabalhando. Sua organização terá suas próprias peculiaridades, mas é bom levar em conta as nuances desses tipos de projeto:
- Relatórios diários de status: É preciso muito esforço para gerar relatórios diários, portanto, um modelo economizará muito tempo. Como é provável que o prazo de entrega seja rápido, mantenha os relatórios diários o mais curtos e relevantes possível. Você provavelmente precisará ajustar este relatório em tempo real para não perder nada
- Relatórios semanais de status: Sua equipe provavelmente escolherá o mesmo dia da semana para conversar sobre o andamento do projeto. Os relatórios semanais de status do projeto são comuns para projetos intensivos e voltados para o cliente, portanto, preste muita atenção ao seu cronograma, orçamento e próximas etapas
- Relatórios de status mensais: São comuns se você estiver fazendo um projeto de marketing em que precisa de tempo entre os relatórios de status para acompanhar os KPIs e as métricas
- Relatórios de status trimestrais: Mantenha os relatórios trimestrais em um nível muito alto. É fácil entrar em detalhes quando você tem três meses de dados para analisar, mas concentre-se apenas nas conclusões mais importantes
O modelo de relatório de status do projeto ClickUp
O modelo de relatório de status do projeto visualmente agradável da ClickUp
Entender a frequência do relatório facilita muito a escolha de um modelo. A partir daí, é tão fácil quanto conectar seus dados a um modelo com seções, gráficos e uma linda codificação de cores que está pronta para arrasar.
Por exemplo, o modelo Modelo de relatório de status do projeto ClickUp é, na verdade, um quadro branco que você converte em um relatório de status com apenas alguns cliques.
Use o modelo para:
- Organizar projetos por determinados rótulos, filtros ou tarefas
- Gerar automaticamente tabelas e gráficos de integridade do projeto
- Compartilhar tarefas, datas de vencimento e detalhes do orçamento com a equipe e os principais interessados
O modelo de relatório de status do projeto ainda vem com status, campos e visualizações personalizáveis para que você possa personalizá-lo. Em vez de alternar entre o software de gerenciamento de projetos e o documento de relatório de status, você mantém tudo na plataforma ClickUp para acelerar significativamente o tempo necessário para gerar relatórios.
Essa é uma vitória geral, você não acha? 🏆
Etapa 5: atualizar à medida que você avança
Um relatório de status do projeto é um documento vivo. As informações contidas nele devem ser alteradas regularmente para refletir o status atual do projeto, mas não há problema em alterar seu modelo.
Obtenha feedback de todos os participantes para ver se as atualizações são úteis. Se eles não acharem que o relatório de progresso é útil, talvez seja necessário adicionar ou cortar seções.
Mas não leve para o lado pessoal: se essas alterações tornarem o relatório mais envolvente, vale a pena ajustar o processo de relatório.
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O gerenciamento bem-sucedido de projetos é uma arte. Pode parecer que tudo está indo bem para o seu chefe, mas um relatório de status do projeto mostra o quanto você e sua equipe trabalharam para que isso acontecesse. 🎨
Mantenha sua equipe na mesma página, tranquilize as partes interessadas e crie um projeto mais estruturado planos de projeto com um modelo de relatório de status do projeto.
Embora os modelos sejam um bom começo, eles ainda precisam de dados. Painéis do ClickUp acelere os relatórios vinculando o centro de controle de missão do projeto a seus relatórios, modelos, bate-papos e muito mais.
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