Gargalos no gerenciamento de projetos: 10 estratégias de prevenção
Gerenciamento de Projetos

Gargalos no gerenciamento de projetos: 10 estratégias de prevenção

Imagine o seguinte: Você mapeia o "beijo do chef" de

plano de projeto

s, traçando todas as entregas, datas de vencimento e responsáveis.

O fluxo de trabalho

? Preciso. A linha do tempo? Impecável. A equipe? Impecável. 🤩

E, no entanto, na metade do projeto, sua equipe descobre que o plano descarrilou completamente. E não há cafeína suficiente na região dos três estados para abastecê-lo em direção a uma conclusão dentro do prazo. ☕

Esse cenário é muito familiar para os gerentes de projeto, que muitas vezes se veem reatribuindo tarefas, adiando prazos e pedindo desculpas aos clientes durante um projeto atrasado. O culpado? Gargalos, ou um ponto de congestionamento que atrasa a produção.

Para ajudá-lo a entender melhor os gargalos - e evitá-los em projetos futuros -, vamos nos aprofundar no que eles são, como identificá-los e como evitá-los em sua empresa.

O que é um gargalo?

Em termos simples, um gargalo é qualquer coisa que interrompa, desvie ou atrase o plano do seu projeto.

Pense em um gargalo literal: O ponto estreito ou gargalo de uma garrafa construído para diminuir o fluxo de líquido. Da mesma forma, os gargalos em

gerenciamento de projetos

atuam como um ponto de restrição - um ponto em que há muito trabalho a ser feito e não há pessoas, processos e sistemas suficientes para lidar com ele. 🧐

Embora variem de setor para setor, normalmente há dois tipos de gargalos:

  • Gargalos de curto prazo: Os gargalos de curto prazo geralmente são causados por falta de mão de obra e são problemas temporários. Por exemplo, uma loja de departamentos pode sofrer um gargalo durante o mês de dezembro, com o aumento do número de compradores de férias
  • Gargalos de longo prazo: Os gargalos de longo prazo se estendem por um longo período de tempo, sendo a causa principal os sistemas ou processos ineficientes. Por exemplo, uma agência de publicidade que não investe em um sistema eficaz de software de gerenciamento de projetos teria um gargalo de longo prazo

Gargalos: Painel de controle do ClickUp

Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os Dashboards no ClickUp 3.0

Os gargalos, embora comuns, podem causar efeitos desastrosos para os gerentes de projeto e para a empresa como um todo. Como os gargalos estão associados a cronogramas atrasados e aumento de custos, eles causam um efeito dominó, levando a clientes insatisfeitos, orçamentos caros, planos de marketing descartados e membros da equipe frustrados.

Consequências dos gargalos em suas operações

Um gargalo pode causar estragos em seu projeto (e, com o tempo, em toda a sua empresa). Embora os gargalos variem de acordo com o tamanho, o escopo e o cronograma do plano original do projeto, há algumas consequências universais das quais você precisa estar ciente.

Prazos perdidos

Se houver muito trabalho a ser feito e não houver pessoas e/ou processos suficientes para lidar com ele, atingir o prazo de um projeto se torna quase impossível. Por exemplo, quando ocorrem gargalos no processo de fabricação, eles podem atrasar toda a linha de produção. Isso, por sua vez, atrasa o lançamento do produto final.

Criação de uma nova tarefa e definição de uma data de vencimento na visualização de tarefas do ClickUp

Defina com facilidade e rapidez as datas de início e de vencimento em uma tarefa ou use configurações condicionais para que as datas se repitam ou crie uma nova tarefa após a conclusão

No gerenciamento de projetos, prazos perdidos ou tarefas reatribuídas podem causar longos tempos de espera entre os membros da equipe. Se um funcionário se atrasa na entrega de um relatório, o supervisor precisa adiar a revisão, o que impede que a equipe de design gráfico comece a trabalhar no prazo. O resultado? Ou é uma corrida louca até o final ou você entrega o relatório com atraso para o cliente final.

Ultrapassar o orçamento

A ocorrência de gargalos é uma das maneiras mais fáceis de ultrapassar o orçamento. Por exemplo, se houver um gargalo em sua cadeia de suprimentos, você precisará recorrer a outros fornecedores ou fazer um pedido urgente. Isso aumenta rapidamente o custo das matérias-primas, colocando a produção total acima do orçamento.

Os gerentes de projeto geralmente percebem que suas despesas gerais aumentam após um gargalo. Se o projeto passar por uma paralisação inesperada, atrasando-o, a empresa poderá ter de pagar horas extras aos funcionários para terminar dentro do prazo. Ou talvez tenham de contratar trabalhadores sazonais ou terceirizados para ajudar a aliviar a carga de trabalho.

Alta rotatividade de funcionários

Ninguém quer trabalhar em um estado constante de estresse, falta de comunicação e datas de entrega reatribuídas. Se os gargalos do projeto fizerem com que os membros da equipe operem na capacidade máxima, isso pode levar rapidamente à frustração e ao esgotamento.

De acordo com

Relatório State of the Workforce 2023 da Gallup

quase metade (44%) dos trabalhadores se sente estressada diariamente. Isso leva a uma alta rotatividade de funcionários, o que pode ser o motivo pelo qual 51% dos funcionários estão procurando ativamente outro emprego. Lição aprendida: Se quiser reter os melhores talentos, acabe com os gargalos antes que eles aconteçam, reduzindo assim as noitadas, as tarefas reatribuídas ou os projetos confusos para os funcionários.

Relações tensas com fornecedores

A ocorrência de gargalos comuns em todo o processo de produção pode prejudicar seu relacionamento com fornecedores ou vendedores. Por exemplo, embora alguns pedidos extras sejam bons, pedidos constantes de última hora podem se tornar cansativos rapidamente. Além disso, se os gargalos fizerem com que você perca pagamentos, você pode acabar entrando na lista negra de um fornecedor confiável.

Relações prejudicadas com os clientes

Os gargalos ameaçam a produção geral, o que pode prejudicar - ou acabar com - os relacionamentos com os clientes. Se a sua equipe não cumprir prazos, reagendar reuniões ou apresentar um trabalho abaixo da média, os clientes poderão demiti-lo como fornecedor. Isso prejudica seu resultado final e sua reputação, o que pode impedi-lo de conseguir contratos futuros.

Passos práticos para identificar e gerenciar gargalos

Você suspeita que os gargalos estão ameaçando seus negócios? Siga as etapas abaixo para realizar uma análise de gargalos nos fluxos de trabalho de seu projeto. 🔍

1. Entenda seu gargalo

O primeiro passo para mitigar um gargalo? Entender o problema que você está enfrentando.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, há duas causas de gargalos:

  • Gargalos baseados em sistemas gargalos : Os gargalos baseados em sistemas ou processos geralmente significam que você não tem os processos, o software ou a infraestrutura corretos para lidar com sua carga de trabalho atual Talvez você não tenha o software certo de gerenciamento de projetos, a configuração da linha de montagem ou a automação do fluxo de trabalho para acompanhar as demandas dos clientes
  • Gargalos baseados em pessoas: Os gargalos baseados em pessoas normalmente significam que você não tem pessoas suficientes - ou talvez as pessoas certas - para acompanhar as demandas do projeto. Isso pode significar que você precisa contratar trabalhadores sazonais, contratar um trabalhador sênior ou encontrar um colega com um conjunto de habilidades exclusivo

Gargalos: Visualização da linha do tempo do ClickUp

Compare visualmente as cargas de trabalho da equipe e acompanhe a progressão com a visualização da linha do tempo do ClickUp

Entender o problema em seu fluxo de trabalho pode ajudá-lo a resolvê-lo, seja contratando novos membros para a equipe, melhorando os processos comerciais ou atualizando o software.

2. Mapeie seus processos

Mapeamento de processos

oferece uma visão geral do fluxo de trabalho em um raio de 500 pés. Você pode visualizar cada etapa do plano do projeto, compreendendo quais tarefas foram concluídas no prazo e quais causaram acúmulo de trabalho.

Gargalos: reorganização de nós nos mapas mentais do ClickUp

Nos mapas mentais do ClickUp, você pode reorganizar facilmente os nós com base em sua estrutura hierárquica

Ao mapear todo o seu projeto - normalmente por meio de um fluxograma ou outra ferramenta - você pode identificar pontos de contenção em sua linha do tempo. A partir daí, você pode analisar as métricas para identificar onde os gargalos tendem a ocorrer.

3. Converse com sua equipe

É claro que os números nunca mentem, mas eles também nem sempre contam a história toda. Reúna todas as partes interessadas, desde a alta gerência até os funcionários, perguntando a eles quais tarefas consomem mais tempo ou se perdem com frequência.

Ao ter uma conversa aberta e honesta com sua equipe, você pode descobrir quem está mais sobrecarregado, por que ocorrem falhas na comunicação e quem poderia dar uma mãozinha extra.

4. Crie um plano de melhoria contínua

Depois de identificar os gargalos em sua

planos de projeto

é hora de fazer ajustes. Identifique onde é possível remover ineficiências e redundâncias ou equilibrar a carga de trabalho em toda a equipe. A implementação de um plano de melhoria contínua pode aumentar o moral da equipe, manter os projetos dentro do cronograma e do orçamento e fortalecer os relacionamentos com clientes e fornecedores.

Métodos de prevenção: 10 maneiras de se manter no caminho certo

Está procurando atenuar os gargalos no gerenciamento de projetos? Veja a seguir 10 estratégias para manter seu plano de projeto no caminho certo - e o

ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho

que você precisa para fazer isso acontecer. 👏

1. Crie uma representação visual de seus fluxos de trabalho

Gargalos: esboço de um fluxo de trabalho de projeto no quadro branco do ClickUp

Faça brainstorming, crie estratégias ou mapeie fluxos de trabalho com os quadros brancos visualmente colaborativos do ClickUp

A melhor maneira de eliminar gargalos é criar um visual de cada etapa do seu plano de projeto. Use o

Quadro branco do ClickUp

para esboçar cada fluxo de trabalho do projeto. A partir daí, os membros da equipe podem fazer anotações, identificar pontos de congestionamento ou até mesmo desenhar um fluxo de trabalho alternativo.

Automatizar tarefas repetitivas

Se a sua equipe estiver sempre operando com capacidade limitada, ajude a aliviar a carga automatizando tarefas repetitivas.

Gargalos: Lista de automações do ClickUp

Visualize e gerencie rapidamente Automações ativas e inativas nos Spaces com atualizações e descrições de usuários

Com

Automações do ClickUp

com o ClickUp Automations, você pode escolher entre mais de 100 automações para otimizar fluxos de trabalho, tarefas de rotina e transferências de projetos. Além disso, você pode atribuir tarefas automaticamente, adicionar comentários ou atualizar status para evitar gargalos antes que eles aconteçam. Isso pode ajudar a sua equipe a

a se concentrar nas principais prioridades

e mantenha seu projeto funcionando sem problemas.

3. Implemente o planejamento de capacidade

Planejamento de capacidade

envolve a estimativa dos recursos necessários para concluir um determinado projeto (ou seja, as pessoas, o tempo e as ferramentas necessárias para realizar as tarefas). Uma peça-chave do gerenciamento adequado de operações, o planejamento de capacidade é uma equação de oferta versus demanda, calculando quantos recursos são necessários e quantos recursos são oferecidos.

Gargalos: Visualização da carga de trabalho do ClickUp

Veja rapidamente as cargas de trabalho da equipe para melhor delegar ou reatribuir tarefas e entender rapidamente quem está abaixo ou acima da capacidade

Felizmente,

Visualização da carga de trabalho do ClickUp

facilita o planejamento da capacidade, fornecendo uma visão da quantidade de trabalho delegada a cada membro da equipe. A partir daí, você pode ter uma visão da capacidade de cada membro da equipe em relação à carga de trabalho atual.

4. Criar um gráfico de Gantt

Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp

Agrupe, filtre ou oculte tarefas nos gráficos de Gantt do ClickUp 3.0 para rastrear e conectar fluxos de trabalho em todo o seu trabalho

Gráficos de Gantt

são ferramentas incríveis que lhe dão uma visão de todos os

cronogramas de projetos

para maximizar a produtividade. Com

Gráficos de Gantt do ClickUp

você pode acompanhar o progresso do projeto, gerenciar prazos e identificar possíveis gargalos. Além disso, você pode criar exibições em cascata para priorizar facilmente tarefas importantes.

5. Entenda as tarefas dependentes

Uma das causas principais dos gargalos são as tarefas dependentes (ou seja, tarefas que podem bloquear ou impedir o início de outra tarefa). Com

Dependências do ClickUp

no ClickUp, você pode criar relacionamentos entre tarefas ou documentos. Basta criar dependências de "bloqueio" ou "espera" para que sua equipe sempre entenda a melhor ordem de operações.

6. Aproveite um modelo de aprimoramento de processos

A melhoria de processos ajuda a determinar a

eficiência de sistemas e processos

em sua organização. Com um

modelo de melhoria de processo

você pode criar um plano sincronizado para fazer alterações em seu projeto.

Modelo de estrutura de decomposição de trabalho do ClickUp

Personalize seus próprios estágios ou use as categorias prontas do modelo de estrutura analítica de trabalho para ficar por dentro das tarefas de aprimoramento de processos

Felizmente, o ClickUp vem com vários modelos nos quais você pode adicionar campos personalizados, personalizar sua visualização ou colaborar com colegas para colocar seu plano em ação com facilidade.

7. Divida os projetos em marcos

Projetos que se estendem por várias semanas - se não meses ou anos - podem ser intimidadores. Para evitar que um projeto grande se desfaça, certifique-se de dividi-lo em partes menores.

Usando o filtro Milestones do ClickUp

Identifique facilmente os pontos críticos do seu projeto com o ClickUp Milestones e use ícones de diamante em negrito para manter todos focados nas principais metas

Implementação

marcos do projeto

divide o seu plano em diferentes fases (por exemplo, uma fase de design ou uma fase de desenvolvimento), mantendo assim a sua equipe no caminho certo. Utilize um

gráfico de marcos

para obter uma visão geral de alto nível de cada fase do seu projeto. Em seguida, use

Status personalizados do ClickUp

para manter sua equipe atualizada à medida que você trabalha para atingir cada marco.

8. Fale diretamente com membros da equipe

Como mencionamos acima, às vezes os dados não mostram um quadro claro, e é por isso que você precisa falar diretamente com os membros da equipe ao melhorar os planos do projeto.

Se estiver procurando evitar gargalos, peça feedback aos membros da equipe sobre o que funcionou (e o que não funcionou) em projetos anteriores. No ClickUp, você pode organizar uma sessão de brainstorming ou

enviar um questionário

a todas as partes relevantes. A partir daí, você pode entender se um gargalo foi causado por falta de recursos, falta de pessoal ou porque você não tinha os recursos adequados

ferramentas de gerenciamento de projetos

.

9. Implementar o controle de tempo

Visualização do controle de tempo do ClickUp

Visualize o tempo rastreado em tarefas e locais para ter uma visão simplificada do progresso geral da equipe

Um dos motivos pelos quais os projetos fracassam é que as equipes subestimam o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa. Para garantir que todos os

cronogramas de projetos

sejam precisos, aproveite

Rastreamento de tempo do ClickUp

. Os membros da equipe podem facilmente registrar o tempo em qualquer dispositivo, editar entradas e adicionar notas aos registros de tempo para criar melhores estimativas de tempo no futuro.

10. Consolidar a comunicação da equipe

Os projetos nem sempre saem dos trilhos porque sua equipe não está se comunicando. Em vez disso, eles podem sair dos trilhos porque se comunicam nos lugares errados

Gargalos: Visão de bate-papo do ClickUp

Reúna a comunicação da equipe em um único espaço com o ClickUp Chat e compartilhe atualizações, vincule recursos e colabore sem esforço

Se a sua equipe é forçada a procurar em e-mails, mensagens de texto e canais do Slack para encontrar a última atualização de um projeto, isso não está fazendo nenhum favor. Felizmente, com o

Visualização do ClickUp Chat

com o ClickUp Chat View, você pode consolidar todas as conversas em seu software de gerenciamento de projetos, evitando assim os gargalos antes que eles aconteçam.

Prevenir Estrangulamentos Antes que eles aconteçam com o ClickUp

Um gargalo no gerenciamento de projetos ocorre quando você tem muito trabalho e poucos recursos para lidar com ele. O congestionamento resulta em um acúmulo de trabalho, fazendo com que os planos do projeto ultrapassem o orçamento ou o cronograma previsto.

Felizmente, o ClickUp tem as ferramentas de gerenciamento de projetos para identificar gargalos e manter seus planos no caminho certo. Com o ClickUp, você pode atribuir tarefas, fazer comentários, definir marcos do projeto e personalizar exibições para evitar gargalos antes que eles ocorram. Além disso, é possível automatizar tarefas repetitivas, integrar o ClickUp a centenas de outros sistemas e aproveitar milhares de modelos para ajudar sua equipe a cumprir o cronograma.

Comece a identificar gargalos rapidamente quando você

experimentar o ClickUp hoje

. 🙌