Imagine o seguinte: Você mapeia o "beijo do chef" de plano de projeto s, traçando todas as entregas, datas de vencimento e responsáveis. O fluxo de trabalho ? Preciso. A linha do tempo? Impecável. A equipe? Impecável. 🤩
E, no entanto, na metade do projeto, sua equipe descobre que o plano descarrilou completamente. E não há cafeína suficiente na região dos três estados para abastecê-lo em direção a uma conclusão dentro do prazo. ☕
Esse cenário é muito familiar para os gerentes de projeto, que muitas vezes se veem reatribuindo tarefas, adiando prazos e pedindo desculpas aos clientes durante um projeto atrasado. O culpado? Gargalos, ou um ponto de congestionamento que atrasa a produção.
Para ajudá-lo a entender melhor os gargalos - e evitá-los em projetos futuros -, vamos nos aprofundar no que eles são, como identificá-los e como evitá-los em sua empresa.
O que é um gargalo ?
Em termos simples, um gargalo é qualquer coisa que interrompa, desvie ou atrase o plano do projeto.
Pense em um gargalo literal: O ponto estreito ou gargalo de uma garrafa construído para diminuir o fluxo de líquido. Da mesma forma, os gargalos em gerenciamento de projetos atuam como um ponto de restrição - um ponto em que há muito trabalho a ser feito e não há pessoas, processos e sistemas suficientes para lidar com ele. 🧐
Embora variem de setor para setor, normalmente há dois tipos de gargalos:
- Gargalos de curto prazo : Os gargalos de curto prazo geralmente são causados por falta de mão de obra e são problemas temporários. Por exemplo, uma loja de departamentos pode sofrer um gargalo durante o mês de dezembro, com o aumento do número de compradores de férias
- Gargalos de longo prazo: Os gargalos de longo prazo se estendem por um longo período de tempo, sendo a causa principal os sistemas ou processos ineficientes. Por exemplo, uma agência de publicidade que não investe em um sistema eficaz desoftware de gerenciamento de projetos teria um gargalo de longo prazo
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Os gargalos, embora comuns, podem causar efeitos desastrosos para os gerentes de projeto e para a empresa como um todo. Como os gargalos estão associados a cronogramas atrasados e aumento de custos, eles causam um efeito dominó, levando a clientes insatisfeitos, orçamentos caros, planos de marketing descartados e membros da equipe frustrados.
Consequências dos gargalos em suas operações
Um gargalo pode causar estragos em seu projeto (e, com o tempo, em toda a sua empresa). Embora os gargalos variem de acordo com o tamanho, o escopo e o cronograma do plano original do projeto, há algumas consequências universais das quais você precisa estar ciente.
Prazos perdidos
Se houver muito trabalho a ser feito e não houver pessoas e/ou processos suficientes para lidar com ele, atingir o prazo de um projeto se torna quase impossível. Por exemplo, quando ocorrem gargalos no processo de fabricação, eles podem atrasar toda a linha de produção. Isso, por sua vez, atrasa o lançamento do produto final.
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No gerenciamento de projetos, prazos perdidos ou tarefas reatribuídas podem causar longos tempos de espera entre os membros da equipe. Se um funcionário se atrasa na entrega de um relatório, o supervisor precisa adiar a revisão, o que impede que a equipe de design gráfico comece a trabalhar no prazo. O resultado? Ou é uma corrida louca até o final ou você entrega o relatório com atraso para o cliente final.
Ultrapassar o orçamento
A ocorrência de gargalos é uma das maneiras mais fáceis de ultrapassar o orçamento. Por exemplo, se houver um gargalo em sua cadeia de suprimentos, você precisará recorrer a outros fornecedores ou fazer um pedido urgente. Isso aumenta rapidamente o custo das matérias-primas, colocando a produção total acima do orçamento.
Os gerentes de projeto geralmente percebem que suas despesas gerais aumentam após um gargalo. Se o projeto passar por um tempo de inatividade inesperado, atrasando-o, a empresa poderá ter de pagar horas extras aos funcionários para terminar dentro do prazo. Ou talvez seja necessário contratar trabalhadores sazonais ou terceirizados para ajudar a aliviar a carga de trabalho.
Alta rotatividade de funcionários
Ninguém quer trabalhar em um estado constante de estresse, falta de comunicação e datas de entrega reatribuídas. Se os gargalos do projeto fizerem com que os membros da equipe operem na capacidade máxima, isso pode levar rapidamente à frustração e ao esgotamento.
De acordo com Relatório State of the Workforce 2023 da Gallup quase metade (44%) dos trabalhadores se sente estressada diariamente. Isso leva a uma alta rotatividade de funcionários, o que pode ser o motivo pelo qual 51% dos funcionários estão procurando ativamente outro emprego. Lição aprendida: Se quiser reter os melhores talentos, acabe com os gargalos antes que eles aconteçam, reduzindo assim as noitadas, as tarefas reatribuídas ou os projetos confusos para os funcionários.
Relações tensas com fornecedores
A ocorrência de gargalos comuns em todo o processo de produção pode prejudicar seu relacionamento com fornecedores ou vendedores. Por exemplo, embora alguns pedidos extras sejam bons, pedidos constantes de última hora podem se tornar cansativos rapidamente. Além disso, se os gargalos fizerem com que você perca pagamentos, você pode acabar entrando na lista negra de um fornecedor confiável.
Relações prejudicadas com os clientes
Os gargalos ameaçam a produção geral, o que pode prejudicar - ou acabar com - os relacionamentos com os clientes. Se a sua equipe não cumprir prazos, reagendar reuniões ou apresentar um trabalho abaixo da média, os clientes poderão demiti-lo como fornecedor. Isso prejudica seu resultado final e sua reputação, o que pode impedi-lo de conseguir contratos futuros.
Passos práticos para identificar e gerenciar gargalos
Você suspeita que os gargalos estão ameaçando seus negócios? Siga as etapas abaixo para realizar uma análise de gargalos nos fluxos de trabalho de seu projeto. 🔍
1. Entenda seu gargalo
O primeiro passo para mitigar um gargalo? Entender o problema que você está enfrentando.
Quando se trata de gerenciamento de projetos, há duas causas de gargalos:
- Gargalos baseados em sistemas gargalos : Os gargalos baseados em sistemas ou processos geralmente significam que você não tem os processos, o software ou a infraestrutura corretos para lidar comsua carga de trabalho atual. Talvez você não tenha o software certo de gerenciamento de projetos, a configuração da linha de montagem ou a automação do fluxo de trabalho para acompanhar as demandas dos clientes
- Gargalos baseados em pessoas: Os gargalos baseados em pessoas normalmente significam que você não tem pessoas suficientes - ou talvez as pessoas certas - para acompanhar as demandas do projeto. Isso pode significar que você precisa contratar trabalhadores sazonais, contratar um trabalhador sênior ou encontrar um colega com um conjunto de habilidades exclusivo
Compare visualmente as cargas de trabalho da equipe e acompanhe a progressão com a visualização da linha do tempo do ClickUp
Entender o problema em seu fluxo de trabalho pode ajudá-lo a resolvê-lo, seja contratando novos membros para a equipe, melhorando os processos comerciais ou atualizando o software.
2. Mapeie seus processos Mapeamento de processos oferece uma visão geral do fluxo de trabalho em um raio de 500 pés. Você pode visualizar cada etapa do plano do projeto, compreendendo quais tarefas foram concluídas no prazo e quais causaram um acúmulo de trabalho.
Nos mapas mentais do ClickUp, você pode reorganizar facilmente os nós com base em sua estrutura hierárquica
Ao mapear todo o seu projeto - normalmente por meio de um fluxograma ou outra ferramenta - você pode identificar pontos de contenção em sua linha do tempo. A partir daí, você pode analisar as métricas para identificar onde os gargalos tendem a ocorrer.
3. Converse com sua equipe
É claro que os números nunca mentem, mas eles também nem sempre contam a história toda. Reúna todas as partes interessadas, desde a alta gerência até os funcionários, perguntando a eles quais tarefas consomem mais tempo ou se perdem com frequência.
Ao ter uma conversa aberta e honesta com sua equipe, você pode descobrir quem está mais sobrecarregado, por que ocorrem falhas na comunicação e quem poderia dar uma mãozinha extra.
4. Crie um plano de melhoria contínua
Depois de identificar os gargalos em sua planos de projeto é hora de fazer ajustes. Identifique onde é possível remover ineficiências e redundâncias ou equilibrar a carga de trabalho em toda a equipe. A implementação de um plano de melhoria contínua pode aumentar o moral da equipe, manter os projetos dentro do cronograma e do orçamento e fortalecer os relacionamentos com clientes e fornecedores.
Métodos de prevenção: 10 maneiras de se manter no caminho certo
Está procurando atenuar os gargalos no gerenciamento de projetos? Veja a seguir 10 estratégias para manter seu plano de projeto no caminho certo - e o ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho que você precisa para fazer isso acontecer. 👏
1. Crie uma representação visual de seus fluxos de trabalho
Faça brainstorming, crie estratégias ou mapeie fluxos de trabalho com os quadros brancos visualmente colaborativos do ClickUp
A melhor maneira de eliminar gargalos é criar um visual de cada etapa do seu plano de projeto. Use o Quadro branco do ClickUp para esboçar cada fluxo de trabalho do projeto. A partir daí, os membros da equipe podem fazer anotações, identificar pontos de congestionamento ou até mesmo desenhar um fluxo de trabalho alternativo.
Automatizar tarefas repetitivas
Se a sua equipe estiver sempre operando com capacidade limitada, ajude a aliviar a carga automatizando tarefas repetitivas.
Visualize e gerencie rapidamente Automações ativas e inativas nos Spaces com atualizações e descrições de usuários
Com Automações do ClickUp com o ClickUp Automations, você pode escolher entre mais de 100 automações para otimizar fluxos de trabalho, tarefas de rotina e transferências de projetos. Além disso, você pode atribuir tarefas automaticamente, adicionar comentários ou atualizar status para evitar gargalos antes que eles aconteçam. Isso pode ajudar a sua equipe a a se concentrar nas principais prioridades e mantenha seu projeto funcionando sem problemas.
3. Implemente o planejamento de capacidade Planejamento de capacidade envolve a estimativa dos recursos necessários para concluir um determinado projeto (ou seja, as pessoas, o tempo e as ferramentas necessárias para realizar as tarefas). Uma peça-chave do gerenciamento adequado de operações, o planejamento de capacidade é uma equação de oferta versus demanda, calculando quantos recursos são necessários e quantos recursos são oferecidos.
Veja rapidamente as cargas de trabalho da equipe para melhor delegar ou reatribuir tarefas e entender rapidamente quem está abaixo ou acima da capacidade
Felizmente, Visualização da carga de trabalho do ClickUp facilita o planejamento da capacidade, fornecendo uma visão da quantidade de trabalho delegada a cada membro da equipe. A partir daí, você pode ter uma visão da capacidade de cada membro da equipe em relação à carga de trabalho atual.
4. Criar um gráfico de Gantt
Agrupe, filtre ou oculte tarefas nos gráficos de Gantt do ClickUp 3.0 para rastrear e conectar fluxos de trabalho em todo o seu trabalho Gráficos de Gantt são ferramentas incríveis que lhe dão uma visão de todos os cronogramas de projetos para maximizar a produtividade. Com Gráficos de Gantt do ClickUp você pode acompanhar o progresso do projeto, gerenciar prazos e identificar possíveis gargalos. Além disso, você pode criar exibições em cascata para priorizar facilmente tarefas importantes.
5. Entenda as tarefas dependentes
Uma das causas principais dos gargalos são as tarefas dependentes (ou seja, tarefas que podem bloquear ou impedir o início de outra tarefa). Com Dependências do ClickUp no ClickUp, você pode criar relacionamentos entre tarefas ou documentos. Basta criar dependências de "bloqueio" ou "espera" para que sua equipe sempre entenda a melhor ordem de operações.
6. Aproveite um modelo de aprimoramento de processos
A melhoria de processos ajuda a determinar a eficiência de sistemas e processos em sua organização. Com um modelo de melhoria de processo você pode criar um plano sincronizado para fazer alterações em seu projeto.
Personalize seus próprios estágios ou use as categorias prontas do modelo de estrutura analítica de trabalho para ficar por dentro das tarefas de aprimoramento de processos
Felizmente, o ClickUp vem com vários modelos nos quais você pode adicionar campos personalizados, personalizar sua visualização ou colaborar com colegas para colocar seu plano em ação com facilidade.
7. Divida os projetos em marcos
Projetos que se estendem por várias semanas - se não meses ou anos - podem ser intimidadores. Para evitar que um projeto grande se desfaça, certifique-se de dividi-lo em partes menores.
Identifique facilmente os pontos críticos do seu projeto com o ClickUp Milestones e use ícones de diamante em negrito para manter todos focados nas principais metas
Implementação marcos do projeto divide o seu plano em diferentes fases (por exemplo, uma fase de design ou uma fase de desenvolvimento), mantendo assim a sua equipe no caminho certo. Utilize um gráfico de marcos para obter uma visão geral de alto nível de cada fase do seu projeto. Em seguida, use Status personalizados do ClickUp para manter sua equipe atualizada à medida que você trabalha para atingir cada marco.
8. Fale diretamente com membros da equipe
Como mencionamos acima, às vezes os dados não mostram uma imagem clara, e é por isso que você precisa falar diretamente com os membros da equipe ao melhorar os planos do projeto.
Se estiver procurando evitar gargalos, peça feedback aos membros da equipe sobre o que funcionou (e o que não funcionou) em projetos anteriores. No ClickUp, você pode organizar uma sessão de brainstorming ou enviar um questionário a todas as partes relevantes. A partir daí, você poderá entender se um gargalo foi causado por falta de recursos, falta de pessoal ou porque você não tinha os recursos adequados ferramentas de gerenciamento de projetos .
9. Implementar o controle de tempo
Visualize o tempo rastreado em tarefas e locais para ter uma visão simplificada do progresso geral da equipe
Um dos motivos pelos quais os projetos fracassam é que as equipes subestimam o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa. Para garantir que todos os cronogramas de projetos sejam precisos, aproveite Rastreamento de tempo do ClickUp . Os membros da equipe podem facilmente registrar o tempo em qualquer dispositivo, editar entradas e adicionar notas aos registros de tempo para criar melhores estimativas de tempo no futuro.
10. Consolidar a comunicação da equipe
Os projetos nem sempre saem dos trilhos porque sua equipe não está se comunicando. Em vez disso, eles podem sair dos trilhos porque se comunicam nos lugares errados
Reúna a comunicação da equipe em um único espaço com o ClickUp Chat e compartilhe atualizações, vincule recursos e colabore sem esforço
Se a sua equipe é forçada a procurar em e-mails, mensagens de texto e canais do Slack para encontrar a última atualização de um projeto, isso não está fazendo nenhum favor. Felizmente, com o Visualização do ClickUp Chat com o ClickUp Chat View, você pode consolidar todas as conversas em seu software de gerenciamento de projetos, evitando assim os gargalos antes que eles aconteçam.
Prevenir Estrangulamentos Antes que eles aconteçam com o ClickUp
Um gargalo no gerenciamento de projetos ocorre quando você tem muito trabalho e poucos recursos para lidar com ele. O congestionamento resulta em um acúmulo de trabalho, fazendo com que os planos do projeto ultrapassem o orçamento ou o cronograma previsto.
Felizmente, o ClickUp tem as ferramentas de gerenciamento de projetos para identificar gargalos e manter seus planos no caminho certo. Com o ClickUp, você pode atribuir tarefas, fazer comentários, definir marcos do projeto e personalizar exibições para evitar gargalos antes que eles ocorram. Além disso, é possível automatizar tarefas repetitivas, integrar o ClickUp a centenas de outros sistemas e aproveitar milhares de modelos para ajudar sua equipe a cumprir o cronograma.
Comece a identificar gargalos rapidamente quando você experimentar o ClickUp hoje . 🙌