Todo gerente de projetos sabe: manter todos informados sobre o status do seu projeto às vezes pode parecer uma tarefa impossível. 🤷🏼♀️
Entre monitorar as próximas etapas, verificar a carga de trabalho dos membros e reportar aos stakeholders, há muitas informações para se manter à mão. E é preciso mais do que um sistema de pastas detalhado no seu disco rígido para manter tudo organizado.
A solução começa com um sistema padronizado de relatórios de progresso para coletar e distribuir facilmente as principais atualizações de gerenciamento de projetos em tempo hábil.
...Mas como criar esse processo padronizado? Com um modelo de relatório de progresso personalizável, é claro. 🙂
Os modelos de relatório de progresso fornecem a estrutura pré-construída adequada para economizar tempo e minimizar erros durante a preparação de seus relatórios de progresso — desde que você saiba quais recursos procurar!
Tudo começa com você.
Os requisitos específicos do seu projeto, os processos atuais e o seu software gratuito de gerenciamento de projetos preferido influenciarão qual modelo de relatório de progresso funciona melhor para sua equipe e caso de uso. Mas não precisa procurar na internet! Temos tudo o que você precisa para encontrar o melhor modelo de relatório de progresso neste artigo.
Acompanhe enquanto abordamos todos os detalhes dos relatórios de progresso do projeto. Encontre definições importantes, descrições detalhadas dos recursos e acesso a 10 dos melhores modelos de relatório de progresso para suas ferramentas de trabalho favoritas.
O que é um modelo de relatório de progresso?
Um modelo de relatório de progresso é um formulário, página ou lista de verificação pré-criado para fornecer documentação detalhada do projeto de maneira consistente e oportuna. Esses recursos podem ser personalizados para atender às necessidades específicas do seu projeto ou dos processos da sua equipe e geralmente são mantidos pelos gerentes de projeto para compartilhar com os membros e partes interessadas semanal ou mensalmente.
Os modelos de relatório de progresso são fáceis de compartilhar, copiar e personalizar, eliminando a necessidade de começar do zero todas as semanas. Em vez disso, basta inserir as atualizações do projeto em seu documento personalizado da equipe e enviá-lo aos principais participantes.
No entanto, nem todos os relatórios de progresso podem ser compartilhados entre equipes e setores. Seu caso de uso, tipo de projeto e pilha de tecnologia determinarão qual modelo de relatório de progresso do projeto é o mais adequado para você. E quanto mais rápido você identificar as principais diferenças e os recursos indispensáveis, mais rápido estará no caminho para atingir seus objetivos e entregar os relatórios de progresso dos sonhos do seu supervisor. 💜
O que torna um modelo de relatório de progresso do projeto bom?
Então, se nem todas as equipes podem usar os mesmos modelos de relatório de progresso, como saber qual modelo é o ideal para você?
Para evitar a prática demorada e frustrante de tentativa e erro, procure os seguintes recursos ao usar um modelo para criar relatórios de progresso:
- Personalizável e fácil de editar para adaptar o documento pré-criado às suas necessidades
- Recursos de colaboração integrados, como edição ao vivo e compartilhamento de URL, para garantir que todos os membros e partes interessadas tenham acesso
- Várias visualizações para dar suporte a uma lista, quadro Kanban, gráfico de Gantt, linha do tempo e outros métodos altamente visuais para gerenciar o progresso.
- Tarefas acionáveis para responsabilizar os membros pelos próximos itens e manter seu projeto em andamento
- Várias integrações para trazer mais contexto ao seu relatório de progresso a partir de outras ferramentas de trabalho
E muito mais!
Esses cinco recursos podem ser uma gota no oceano em comparação com o que você está procurando. Mas a boa notícia é que o seu modelo existe! Há uma quantidade infinita de recursos ao seu alcance graças ao seu mecanismo de busca favorito, mas por que perder uma hora (ou um dia) vasculhando páginas de links? Em vez disso, comece com o melhor. 🤓
10 modelos gratuitos de relatório de progresso no Excel e ClickUp
Fizemos nossa lição de casa para trazer a você os melhores modelos de relatório de progresso para ClickUp, Excel e Word. Não importa qual seja o seu software preferido, caso de uso ou estilo de trabalho, temos o modelo de relatório de progresso que você estava procurando. ✨
1. Modelo de acompanhamento de projetos da ClickUp
A questão é que você provavelmente não está gerenciando apenas um projeto por vez. Supervisionar vários projetos e ainda mais tarefas individuais pode ser uma tarefa difícil por si só. Sem o modelo certo de relatório de progresso, comunicar o status de cada tarefa e do projeto como um todo pode ser quase impossível! É isso que torna o modelo de acompanhamento de projetos da ClickUp tão valioso.
Com este modelo de lista, você pode agrupar facilmente as tarefas por seus estágios atuais usando status de tarefa personalizados, como Preparando-se, Produção e Entrando em operação — com a possibilidade de adicionar mais status, se necessário! Mas isso não é tudo. Este modelo inclui quatro campos personalizados para:
- Fase do projeto
- Duração do projeto (em dias)
- RAG (para comunicar prioridades)
- Data de conclusão
Além disso, você terá acesso a quatro visualizações de fluxo de trabalho prontas para gerenciar o progresso do seu projeto sob todos os ângulos, incluindo um gráfico de Gantt altamente visual e um quadro Kanban interativo organizado por tarefas por responsável.
Enquanto isso, qualquer pessoa que der uma olhada poderá ver outras tarefas relacionadas, planejando-as e executando-as de uma maneira que faça sentido para todos os envolvidos.
2. Modelo de relatório de status do projeto da ClickUp
Pronto para dar um passo adiante? 🔥
O modelo de relatório de status do projeto da ClickUp é o modelo de quadro branco digital que os membros da sua equipe que aprendem visualmente estavam pedindo! Usando o recurso Quadros Brancos da ClickUp, sua equipe pode trabalhar em conjunto para definir:
- Visão geral do projeto
- Progresso alcançado desde o seu último relatório
- Qualquer suporte ou recursos adicionais necessários para avançar
- Principais conclusões e destaques do relatório
- Áreas que correram bem e aquelas que precisam de melhorias
Trata-se essencialmente de uma verificação altamente visual e colaborativa que você pode consultar ao longo do projeto para relatar seu progresso, sem precisar copiar um novo documento a cada semana.
E como esse modelo foi projetado para os quadros brancos do ClickUp, você terá o poder de completar o diagrama junto com sua equipe usando a edição colaborativa ao vivo, ver quem está visualizando seu quadro, incorporar mídia e cartões de sites de outros softwares e converter texto diretamente em tarefas acionáveis. Os quadros brancos são realmente a ferramenta dos sonhos de todo gerente de projetos. 🏆
3. Modelo de relatório de progresso da ClickUp
O modelo de relatório de progresso da ClickUp é o ponto de partida ideal. Pense neste modelo como a referência para comparar todos os outros modelos de relatório de progresso — ele é muito versátil! Com o editor de documentos dinâmico integrado da ClickUp, o ClickUp Docs, este modelo tem todos os recursos essenciais de que você precisa para estabelecer e otimizar seus processos de relatório de progresso.
Este documento de uma página é dividido em seções claras para estabelecer quem, o quê, onde e quando do projeto com o qual você está lidando. Ele foi formatado para ajudar você a fornecer uma visão geral rápida das principais atualizações, a fim de manter a equipe do projeto e as partes interessadas externas informadas sobre a situação atual e o que precisa ser feito a seguir.
Ao rolar a página para baixo, você será solicitado a compartilhar o status do projeto, quaisquer marcos alcançados até o momento e quaisquer etapas necessárias a seguir — tudo o que as partes interessadas desejam saber. Ele também oferece a capacidade de destacar quaisquer problemas que surjam e informações importantes para quem estiver lendo o relatório de progresso do projeto pela primeira vez.
4. Modelo de relatório de progresso da campanha da ClickUp
Agora, vamos nos aprofundar nos detalhes por caso de uso, começando com o modelo de relatório de progresso da campanha da ClickUp! Há uma série de variáveis a serem consideradas ao executar e gerenciar suas campanhas publicitárias. Ao contrário do desenvolvimento de software ou da integração de funcionários, os custos e as métricas de desempenho em tempo real desempenham um papel fundamental em toda a campanha. Se um elemento não estiver agradando ao seu público, é hora de mudar.
Este modelo do ClickUp Doc simplifica a manutenção desses elementos com um documento formatado para ajudá-lo a escolher quais OKRs do projeto monitorar, acompanhar os custos, gerenciar receitas e muito mais. Por exemplo, você pode visualizar rapidamente quanto do orçamento da sua campanha já foi gasto até o momento e quanto de receita esse investimento gerou. Você também pode exibir um gráfico de cliques e conversões para identificar quaisquer tendências importantes.
Use este modelo para monitorar a eficácia e os resultados dos anúncios da sua campanha, tanto para compartilhar com outras partes interessadas quanto para fazer ajustes conforme necessário para obter o máximo ROI.
5. Modelo de acompanhamento da produção da ClickUp
Os vídeos são alguns dos projetos mais complexos que a maioria das equipes de marketing e comunicação realiza. Eles exigem uma colaboração estreita entre vários membros da equipe e, às vezes, meses de planejamento, execução e pós-produção para publicar o produto final.
Esse processo se torna ainda mais complicado quando você está supervisionando a produção de vários vídeos ao mesmo tempo — é aí que o modelo de acompanhamento de produção da ClickUp se torna útil.
Este modelo robusto aplica cinco status de tarefa personalizados, 11 campos personalizados e seis visualizações de projeto ao seu espaço de trabalho. Na visualização padrão da lista, cada vídeo é representado como uma tarefa que pode ser organizada por seu status atual. Para gerenciar sua programação de produção, navegue até a visualização do calendário para obter uma representação visual da cadência de suas publicações.
E para o progresso geral da produção, use sua visualização pré-construída do quadro para ver os campos personalizados em ação. No seu quadro Kanban, você encontrará informações importantes, como aprovações do cliente, links de storyboards, tipos de produção, briefings e recursos adicionais para obter mais contexto rapidamente. Isso mantém uma visão geral simplificada, ao mesmo tempo em que fornece os detalhes necessários para que os vídeos sejam concluídos dentro do prazo e de acordo com as especificações para publicação.
💡 Dica profissional: aprenda a usar os painéis do ClickUp para melhorar seus relatórios de progresso!
6. Modelo de relatório de progresso de RH da ClickUp
Um dos processos mais importantes de RH é avaliar os novos funcionários após os primeiros 30, 60 e 90 dias de trabalho. O modelo de relatório de RH da ClickUp ajuda você a fazer exatamente isso. Use o ClickUp Doc simples para inserir as informações dos funcionários e, em seguida, anote onde seus novos contratados podem precisar de treinamento ou supervisão adicional.
O modelo de uma única página inclui seções para vários períodos de revisão, permitindo que você acompanhe o progresso ao longo do tempo. O resultado é um processo mais simplificado para garantir que os novos funcionários da sua organização tenham sucesso na integração.
7. Modelo Start Stop Continue da ClickUp
Todo projeto tem pontos de decisão importantes nos quais você precisa determinar se as tarefas atuais valem a pena ser iniciadas, continuadas ou precisam ser interrompidas. O modelo Start Stop Continue da ClickUp ajuda você a acompanhar exatamente essas decisões.
Para cada área, você pode incluir notas adesivas virtuais com as tarefas que precisam da ação descrita nessa seção. Com o tempo, você pode mover essas notas adesivas facilmente, conforme necessário. Por fim, uma codificação por cores útil garante que seja sempre fácil ver o que sua equipe precisa focar ou parar de fazer.
Experimente estes modelos de parar, iniciar e continuar!
8. Modelo de relatório mensal de status dos negócios da ClickUp
Vamos dar uma visão geral. Se você está começando um negócio ou lançando um novo produto, as principais partes interessadas precisam saber informações básicas sobre como está indo o lançamento. O modelo de relatório mensal de status do negócio da ClickUp ajuda a simplificar o processo.
Este modelo do ClickUp Doc oferece uma visão geral fácil das alterações necessárias no escopo, entregas e questões de capacidade. Ele também permite destacar o trabalho concluído em um determinado mês, dando aos membros e às partes interessadas uma visão sobre o desempenho da empresa e o que precisa ser feito a seguir.
9. Modelo de relatório de progresso Gantt para Excel
Para todos os tradicionalistas das planilhas, este modelo gratuito de relatório de progresso para Excel é para vocês. 💜
Uma folha de rosto permite incluir informações básicas, incluindo um sistema de código de cores semelhante ao semáforo sobre o status geral, o escopo, o orçamento e o cronograma.
A partir daí, você encontrará um gráfico de Gantt mais detalhado com as tarefas individuais que levaram a decisões mais importantes. Dessa forma, as partes interessadas e os membros da equipe podem se ater à visão geral mais ampla ou se aprofundar nos detalhes, conforme necessário.
📮ClickUp Insight: 37% dos trabalhadores enviam notas de acompanhamento ou atas de reuniões para acompanhar itens de ação, mas 36% ainda dependem de outros métodos fragmentados.
Sem um sistema unificado para registrar decisões, as principais informações de que você precisa podem ficar perdidas em chats, e-mails ou planilhas. Com o ClickUp, você pode transformar instantaneamente conversas em tarefas acionáveis em todas as suas tarefas, chats e documentos, garantindo que nada seja esquecido.
10. Modelo de relatório semanal de progresso do Microsoft Word
O modelo de relatório de progresso para Microsoft Word ajuda os gerentes de projeto a apresentar o status, o resumo do projeto, a visão geral do orçamento e os riscos relacionados ao seu projeto a qualquer momento. Este modelo é simples, com seções facilmente editáveis para ajudá-lo a traçar um panorama da saúde do seu projeto ao longo do tempo. Além disso, oferece a possibilidade de personalizar o tema para se alinhar à sua marca.
Como fornecer feedback sobre relatórios de progresso
Agora que você tem modelos de relatórios de progresso, vamos falar sobre como dar (e receber) feedback sobre os relatórios de progresso. Aqui estão algumas dicas para tornar o processo o mais tranquilo e produtivo possível:
1. Forneça evidências concretas
Ao dar feedback sobre relatórios de progresso, é essencial fornecer evidências concretas para apoiar seus comentários. Por exemplo, em vez de dizer “este relatório não é detalhado o suficiente”, forneça exemplos específicos de informações que podem estar faltando ou que poderiam se beneficiar de mais detalhes. Isso ajuda o destinatário a entender exatamente o que precisa ser abordado e como.
2. Foco em soluções
Ao fornecer feedback, é importante focar em soluções, em vez de apenas apontar problemas. Ofereça sugestões sobre como melhorar o relatório de progresso ou resolver quaisquer questões que possam ter sido levantadas.
3. Seja pontual
É fundamental fornecer feedback em tempo hábil. Esperar muito tempo para compartilhar suas ideias pode resultar na repetição dos mesmos problemas em relatórios de progresso futuros, o que pode retardar o andamento do projeto.
4. Incentive a comunicação aberta
Incentive a comunicação aberta entre os membros da equipe ao discutir relatórios de progresso. Isso garante que todos estejam em sintonia e permite que quaisquer dúvidas ou preocupações sejam esclarecidas prontamente.
5. Reconheça o esforço
Certifique-se de reconhecer o esforço dedicado à criação do relatório de progresso, mesmo que haja áreas que precisam ser melhoradas. Isso motiva os membros da equipe e mostra a eles que seu trabalho é valorizado.
6. Seja específico
Ao receber feedback sobre seus próprios relatórios de progresso, peça exemplos específicos ou sugestões de melhorias. Isso ajuda você a entender melhor como aprimorar relatórios futuros e garante que todos estejam em sintonia.
7. Esteja aberto a mudanças
Esteja aberto a mudanças e disposto a ajustar seus relatórios de progresso com base no feedback. Estar aberto a mudanças melhorará a eficácia geral do relatório e garantirá que ele reflita com precisão o progresso do projeto.
Acompanhe o sucesso com um modelo gratuito de relatório de progresso
Você conhece o velho ditado sobre focar no progresso em vez da perfeição? Bem, na ClickUp, acreditamos no progresso em direção à perfeição — e o modelo certo de relatório de progresso é o primeiro passo para alcançar isso!
Investir seu tempo em um modelo de relatório de progresso é uma adição simples ao seu fluxo de trabalho de produção que mantém todos atualizados sobre o andamento do projeto. Qualquer um dos modelos acima será um bom começo, especialmente um modelo personalizável do ClickUp.
Acesse todos os modelos listados acima e mais de 1.000 outros na vasta biblioteca de modelos do ClickUp, além de centenas de recursos avançados de gerenciamento de projetos, inúmeras integrações e muito mais ao se inscrever no ClickUp hoje mesmo!