Antes de iniciar qualquer projeto, uma das primeiras coisas que os gerentes definem é um prazo, ou seja, o dia antes do qual o projeto precisa ser entregue. O prazo, também conhecido como data de vencimento, funciona como um suporte para o projeto.
Em um estudo com gerentes de produto, Gartner constata que 45% dos lançamentos sofrem atrasos de pelo menos um mês! Em todos os projetos, departamentos, organizações e regiões geográficas, a perda de prazos é bastante comum por vários motivos.
Nesta publicação do blog, exploramos por que o cumprimento dos prazos é essencial, quais são os desafios que você enfrenta e como melhorar suas chances de cumprir os prazos em seus projetos.
Importância do cumprimento dos prazos
Ao assinar na linha pontilhada, as equipes de projeto se comprometem com um prazo. Esse compromisso em si já é motivo suficiente para cumpri-los. Mas há mais.
Credibilidade: Cumprir os prazos comprometidos é o marcador fundamental de credibilidade. Isso mostra que você é confiável e digno de confiança.
Excelência operacional: A entrega de um projeto dentro do prazo demonstra suas habilidades, capacidades e excelência operacional. Isso mostra que você pode estimar, programar e entregar um projeto.
Prudência financeira: Às vezes, os contratos têm cláusulas de penalidade por atraso na entrega, o que significa que você pode perder dinheiro por não cumprir os prazos do projeto. A conclusão do projeto no prazo garante que você receba o que foi acordado.
Liberdade para planejar com antecedência: Quando você sabe que um projeto será concluído no prazo, pode programar o próximo com confiança. Isso ajuda a continuidade dos negócios e, por extensão, a lucratividade.
Embora não seja necessário dizer que cumprir prazos é a atitude profissional mais básica a ser tomada, nem sempre é fácil.
Desafios comuns do cumprimento de prazos
As organizações geralmente enfrentam desafios para cumprir os prazos com os quais se comprometeram. Alguns dos mais comuns são os seguintes.
Compromisso excessivo: A equipe de vendas pode ter exagerado no prazo, que as equipes de projeto têm dificuldade de cumprir.
Subestimação: As equipes de projeto geralmente subestimam o esforço envolvido, comprometendo-se com um prazo impossivelmente apertado.
Programação inatingível: As equipes de projeto precisam de tempo para entender os requisitos e aumentar os esforços. Ao programar as tarefas desde o primeiro dia, os gerentes de projeto preparam a si mesmos e às suas equipes para o não cumprimento do prazo.
Priorização ruim: As tarefas têm hierarquias e dependências. Ao não priorizar corretamente, as equipes serão levadas ao caos e à confusão, acabando por perder prazos.
Falta de colaboração: Quando vários membros da equipe não se comunicam regularmente entre si, é provável que as informações não sejam transmitidas. Isso resulta em entregas abaixo do padrão, que precisam ser retrabalhadas, atrasando ainda mais os prazos.
A boa notícia é que milhares de organizações já enfrentaram esses desafios e desenvolveram estratégias comprovadas e práticas recomendadas para superá-los. Vamos nos inspirar nelas!
10 Estratégias comprovadas para cumprir prazos
Para que um prazo seja alcançável, ele precisa ser realista, ou seja, o trabalho pode ser razoavelmente concluído dentro desse cronograma.
Antes de atribuir prazos ao projeto, entenda claramente o escopo. Delineie as tarefas, planeje o tamanho da equipe, estime as pessoas-hora necessárias e mapeie o cronograma de entrega. Somente se parecer factível, comprometa-se com ele.
Agora que você se comprometeu com um prazo realista, aqui estão dez estratégias comprovadas para cumpri-lo.
1. Divida o projeto em tarefas e subtarefas
Roma não foi construída em um dia; seu projeto também não será. Portanto, divida seu projeto em partes gerenciáveis de tarefas menores.
- Esclareça oobjetivos do projeto* Estabeleça uma hierarquia clara de tarefas e subtarefas, certificando-se de que cada uma se soma à outra
- Escreva resumos detalhados/histórias de usuários para cada tarefa para garantir que os membros da equipe entendam o que precisam fazer
- Crie marcos que signifiquem a conclusão de fases específicas do projeto
- Atribua usuários e supervisores para cada tarefa a fim de garantir a distribuição uniforme da carga de trabalho
- Inclua listas de verificação para garantir que a tarefa seja concluída de acordo com os padrões esperados
- Definir datas de início e datas de vencimento para cada tarefa
- Priorizar cuidadosamente as tarefas e subtarefas
Não se esqueça de suas tarefas operacionais, como reuniões de standup, retrospectivas, relatórios, etc.
2. Use um software de gerenciamento de projetos
Navegue facilmente pelos projetos com as mais de 15 visualizações e a hierarquia exclusiva do Clickup
A software de gerenciamento de tarefas o principal objetivo do software de gerenciamento de tarefas é aliviar a carga operacional de você e de sua equipe. Ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, podem ajudar você com o seguinte:
Visibilidade: Todos na equipe podem ver o trabalho que está planejado, o que está sendo feito, o que falta e muito mais. Isso ajuda todos a ganhar contexto e contribuir de forma holística.
Acesso: Todas as informações relativas ao projeto são consolidadas em um único local para que qualquer pessoa possa acessá-las sempre que necessário. Literalmente, mantenha todos na mesma página.
Colaboração: Tem uma pergunta para um colega? Basta deixar um comentário na tarefa e marcar o colega. Ele será notificado e responderá a você no contexto, na hora certa.
Conexões: Um projeto é mais do que apenas uma coleção de tarefas. Ele inclui documentação, fluxos de trabalho, conversas e outros conhecimentos institucionais. Uma ferramenta como o ClickUp pode tornar essas conexões disponíveis para todos os membros da equipe.
Estimativa: Se você já gerenciou um projeto semelhante no ClickUp antes, já tem todos os dados operacionais de que precisa. Com isso, você pode estimar rapidamente os esforços e planejar o cumprimento dos prazos.
Planejamento diário: O ClickUp também pode servir como um aplicativo de planejamento diário que oferece uma visão clara do trabalho que precisa ser feito por você e sua equipe diariamente.
Com os aspectos de "gerenciamento de projetos" tratados pelo ClickUp, os membros da sua equipe podem se concentrar em suas tarefas.
3. Cuidado com as dependências
Uma maneira segura de perder prazos é presumir que as tarefas funcionam em silos e podem ser concluídas de forma independente. Na realidade, a maioria das tarefas em qualquer projeto depende de outras.
Por exemplo, a equipe de desenvolvimento só pode começar a trabalhar na página inicial quando a equipe de design tiver concluído a interface do usuário. Para que a interface do usuário seja projetada, o redator precisa ter uma cópia escrita. Ele só pode fazer isso quando a equipe de negócios lhe der um briefing.
Um atraso em qualquer estágio empurrará o prazo final ou exercerá uma pressão indevida sobre os que estão trabalhando nas últimas etapas. Embora ter um cronograma detalhado ajude, outra coisa é gerenciá-lo.
Observe as dependências ao definir as tarefas. Tarefas do ClickUp permitem que você atribua prazos para cada tarefa e subtarefa. Reúna a equipe e discuta as dependências com eles. Obtenha o compromisso deles de cumprir os prazos no interesse do projeto.
Mapeie essas dependências usando Prioridades da tarefa ClickUp para que todos na equipe saibam as consequências de seus atrasos.
Se você não tiver certeza sobre priorização de tarefas e dependências, dê uma olhada em Modelos de priorização do ClickUp para obter ajuda.
Tenha em mente as dependências e priorize as tarefas da maneira correta com o ClickUp
4. Use a curva S
Uma curva S é um gráfico matemático que plota pontos de dados cumulativos nos eixos X e Y. Um projeto típico tem a forma da letra S, daí o nome.
Digamos que você esteja criando um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Antes de começar a escrever o código, você precisa entender o setor, o tipo de clientes que terá, as informações que precisará capturar e assim por diante. Inicialmente, isso leva tempo.
Se você programar as tarefas de codificação desde o primeiro dia, perderá os prazos das tarefas e ficará sujeito a atrasos durante todo o processo.
O planejamento do tempo e do progresso na forma de uma curva em S ajuda a começar devagar e a acelerar a conclusão das tarefas ao longo do tempo.
Use a curva Datas de início e vencimento do ClickUp para cada tarefa, a fim de garantir que você controle a programação. Dessa forma, você terá espaço para respirar no início do projeto e poderá ganhar impulso quando se sentir confiante.
5. Programar o tempo de buffer
Um dos maiores erros que os gerentes de projeto cometem é comprometer-se com prazos apertados e, em seguida, agrupar tarefas críticas muito próximas umas das outras. Isso cria dois problemas específicos.
- Cria um senso de urgência, eliminando qualquer espaço para inovação ou foco na qualidade
- Não deixa espaço para circunstâncias inevitáveis, como uma emergência pessoal de um membro da equipe
Ao planejar qualquer projeto, reserve algum tempo de reserva em seu aplicativo de agendamento de trabalho . Dê aos membros da sua equipe espaço para serem criativos e não apenas perseguirem a conclusão de tarefas. Gerenciamento de tempo do ClickUp do ClickUp podem ajudar! Depois de definir as tarefas, subtarefas e dependências, use o recurso Visualização do calendário do ClickUp para ver o panorama geral.
Veja o panorama geral com a visualização de calendário do ClickUp
Se os prazos estiverem muito próximos, arraste e solte-os em outro dia. Isso também reprogramará automaticamente as tarefas dependentes.
Mas lembre-se da Lei de Parkinson, que afirma que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão. Evite dar a si mesmo uma margem muito grande para evitar a procrastinação. Os prazos comunicam a urgência com que o projeto deve ser concluído.
6. Evite o desvio de escopo Desvio de escopo é quando o cliente/patrocinador do projeto faz alterações ou acréscimos aos objetivos originais de um projeto. Normalmente, o desvio de escopo acaba aumentando o trabalho que precisa ser feito, inserindo novas tarefas no meio do caminho e descarrilando a abordagem dos prazos.
Como gerente de projeto, é sua responsabilidade evitar o desvio de escopo. Você pode fazer isso coletando requisitos claros logo no início. Modelos de documento de requisitos do produto (PRD) do ClickUp são um ótimo ponto de partida.
Evite o desvio de escopo com o ClickUp
Como alternativa, você pode reprogramar o projeto com um novo prazo para acomodar o novo escopo.
7. Acompanhe o progresso
Mantenha-se no controle de todos os projetos e nunca mais perca um prazo
Você já esteve em uma situação em que o prazo é hoje e você não está nem perto de concluir o projeto? Isso acontece principalmente quando gerenciando vários projetos de uma só vez.
Para evitar ficar sobrecarregado no último dia, mantenha-se regularmente informado sobre o progresso.
- Dê uma olhada no ClickUp Dashboard para ver os gráficos de burn-up e burn-down
- Consulte a visualização da carga de trabalho para saber quem está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma. Ofereça ajuda aos que estão com dificuldades
- Use a visualização Kanban para classificar as tarefas por status
- Use o gráfico de Gantt para visualizar as próximas tarefas e suas dependências
- Use a visualização de calendário para ver as tarefas futuras por dia, semana ou mês
8. Gerencie o tempo com eficiência
Um dos fatores críticos da entrega bem-sucedida de projetos é o gerenciamento do tempo. Você pode garantir que está no caminho certo ao monitorar, acompanhar e gerenciar o tempo da sua equipe. Além disso, você também pode garantir que ninguém esteja com excesso de capacidade, trabalhando horas intermináveis. E você não os prepara para não cumprirem prazos apertados.
Embora vários ferramentas de gerenciamento de tempo que existem no mercado, você estará mais bem servido por uma ferramenta projetada para aproveitar o controle de tempo para o sucesso do projeto. Rastreamento de tempo do ClickUp faz exatamente isso. Sua equipe pode usar o ClickUp para controlar o tempo em qualquer dispositivo. Eles podem iniciar e parar o cronômetro durante a execução de uma tarefa ou adicionar tempo retroativamente com o controle manual.
Entenda melhor a carga de trabalho da sua equipe com o controle de horas do ClickUp
Eles podem adicionar notas às entradas de tempo para fazer referência exatamente ao que gastaram tempo. Eles também podem priorizar tarefas usando a função matriz de gerenciamento de tempo diretamente no ClickUp.
Como gerente de projeto, você pode acessar planilhas de horas detalhadas e o tempo estimado e monitorado. Use isso para entender o desempenho de cada membro da equipe e obter a ajuda necessária.
9. Automatize o que você puder
Automação personalizada no ClickUp
Dezenas de tarefas menores e repetitivas de gerenciamento de projetos devem ser concluídas diariamente. Os gerentes de projeto geralmente usam aplicativos de lista de verificação diária para garantir que elas sejam concluídas.
Só que você não precisa fazer todas elas manualmente. Automatize o máximo que puder para liberar tempo para resolver problemas e ser útil para a sua equipe. Automações do ClickUp tem mais de 100 fluxos de trabalho pré-criados para todos os tipos de cenários de projeto, como:
- Adicionar responsável na mudança de status
- Enviar notificação ao usuário sobre alteração de prioridade
- Criar tarefas recorrentes em datas específicas
- Adicionar observador quando o prazo final passar
- Notificar o gerente quando o tempo rastreado exceder o tempo estimado
Novo na automação? Nós o ajudamos. Aqui está o nosso guia de automação com exemplos!
10. Comunique-se proativamente com todas as partes interessadas
Apesar de seus melhores esforços, às vezes não é possível cumprir um prazo devido a fatores fora de seu controle. Por exemplo, a pandemia global ou a guerra na Ucrânia criaram problemas insolúveis na cadeia de suprimentos que atrasaram os prazos de várias organizações.
Quando um prazo estiver prestes a ser perdido, mantenha as partes interessadas informadas. Informe ao patrocinador do projeto ou ao cliente que são esperados atrasos. Converse com a equipe do projeto para ver se é possível fazer algo para concluir o projeto mais próximo do prazo.
Nunca mais perca um prazo
Fazer uma promessa e cumpri-la são as marcas registradas do profissionalismo. Como uma promessa, os prazos são importantes.
Embora seja amplamente aceito que, às vezes, os prazos não são cumpridos, atrasar o cronograma não dá uma boa imagem de suas habilidades de gerenciamento de projetos.
Melhore seu gerenciamento de projetos e nunca perca um prazo com o ClickUp. Precisa planejar seu projeto? Use as tarefas. Precisa programá-lo? Use datas e horários. Está preocupado com as dependências das tarefas? Conecte tarefas facilmente.
Não tem certeza se seus prazos são realistas? Use as visualizações de calendário ou carga de trabalho para ver o que é possível. Quer ficar por dentro do progresso? Use o painel de controle. Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo? Sem problemas!
O ClickUp foi projetado com todas as ferramentas de que você precisa para manter o rumo. Não está convencido? Veja você mesmo.