Antes de iniciar qualquer projeto, uma das primeiras coisas que os gerentes definem é um prazo, ou seja, o dia anterior ao qual o projeto precisa ser entregue. O prazo, também conhecido como data de vencimento, funciona como um marco para o projeto.
Em um estudo com gerentes de produto, a Gartner descobriu que 45% dos lançamentos são adiados por pelo menos um mês! Em projetos, departamentos, organizações e regiões geográficas, não cumprir prazos é bastante comum por vários motivos.
Nesta postagem do blog, exploramos por que cumprir prazos é essencial, quais desafios você enfrenta e como melhorar suas chances de cumprir prazos em seus projetos.
Importância de cumprir prazos
Ao assinarem o contrato, as equipes de projeto se comprometem com um prazo. Esse compromisso por si só já é motivo suficiente para cumpri-los. Mas há mais.
Credibilidade: Cumprir os prazos comprometidos é o marcador fundamental da credibilidade. Isso mostra que você é confiável e digno de confiança.
Excelência operacional: Entregar um projeto dentro do prazo demonstra suas habilidades, capacidades e excelência operacional. Isso mostra que você é capaz de estimar, programar e entregar um projeto.
Prudência financeira: às vezes, os contratos têm cláusulas de penalidade por atrasos na entrega, o que significa que você pode perder dinheiro por não cumprir os prazos do projeto. Concluir o projeto dentro do prazo garante que você receba o pagamento acordado.
Liberdade para planejar com antecedência: quando você sabe que um projeto será concluído no prazo, pode programar o próximo com confiança. Isso ajuda na continuidade dos negócios e, por extensão, na lucratividade.
Embora seja desnecessário dizer que cumprir prazos é a coisa mais básica a se fazer profissionalmente, nem sempre é fácil.
Desafios comuns para cumprir prazos
As organizações frequentemente enfrentam desafios para cumprir os prazos que se comprometeram a cumprir. Alguns dos mais comuns são os seguintes.
Compromisso excessivo: a equipe de vendas pode ter exagerado no prazo, que as equipes do projeto têm dificuldade em cumprir.
Subestimar: as equipes de projeto muitas vezes subestimam o esforço necessário, comprometendo-se com prazos impossivelmente apertados.
Agendamento inviável: as equipes de projeto precisam de tempo para entender os requisitos e intensificar os esforços. Ao agendar tarefas desde o primeiro dia, os gerentes de projeto colocam a si mesmos e suas equipes em risco de perder o prazo.
Má priorização: as tarefas têm hierarquias e dependências. Ao não priorizá-las corretamente, as equipes serão levadas ao caos e à confusão, acabando por perder os prazos.
Falta de colaboração: quando vários membros da equipe não se comunicam regularmente entre si, é provável que as informações sejam perdidas. Isso resulta em entregas abaixo do padrão, que precisam ser refeitas, atrasando ainda mais os prazos.
A boa notícia é que milhares de organizações já enfrentaram esses desafios antes e desenvolveram estratégias comprovadas e melhores práticas para superá-los. Vamos nos inspirar nelas!
10 estratégias comprovadas para cumprir prazos
Para que um prazo seja viável, ele precisa ser realista, ou seja, o trabalho pode ser concluído de forma razoável dentro desse prazo.
Antes de definir os prazos do projeto, entenda claramente o escopo. Descreva as tarefas, planeje o tamanho da equipe, estime as horas de trabalho necessárias e trace o cronograma de entrega. Só se parecer viável, comprometa-se com isso.
Agora que você se comprometeu com um prazo realista, aqui estão dez estratégias comprovadas para cumpri-lo.
1. Divida o projeto em tarefas e subtarefas
Roma não foi construída em um dia; seu projeto também não será. Portanto, divida seu projeto em partes gerenciáveis de tarefas menores.
- Esclareça os objetivos do projeto
- Estabeleça uma hierarquia clara de tarefas e subtarefas, garantindo que uma se encaixe na seguinte
- Escreva resumos detalhados/histórias de usuários para cada tarefa, a fim de garantir que os membros da equipe entendam o que precisam fazer
- Crie marcos que representem a conclusão de fases específicas do projeto
- Atribua usuários e supervisores para cada tarefa para garantir uma distribuição uniforme da carga de trabalho
- Inclua listas de verificação para garantir que a tarefa seja concluída de acordo com os padrões esperados
- Defina datas de início e prazos para cada tarefa
- Priorize tarefas e subtarefas com cuidado
Não se esqueça de suas tarefas operacionais, como reuniões diárias, retrospectivas, relatórios, etc.
2. Use um software de gerenciamento de projetos
O principal objetivo de um software de gerenciamento de tarefas é aliviar a carga operacional sobre você e sua equipe. Ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp podem oferecer os seguintes recursos:
Visibilidade: todos na equipe podem ver quais trabalhos estão planejados, o que está sendo feito, o que ainda falta e muito mais. Isso ajuda todos a entender o contexto e contribuir de forma holística.
Acesso: todas as informações relativas ao projeto estão consolidadas em um único local para que qualquer pessoa possa acessá-las sempre que necessário. Literalmente, mantenha todos em sintonia.
Colaboração: Tem alguma pergunta para um colega? Basta deixar um comentário abaixo da tarefa e marcar o colega. Ele será notificado e responderá a você no contexto, dentro do prazo.
Conexões: um projeto é mais do que apenas um conjunto de tarefas. Ele inclui documentação, fluxos de trabalho, conversas e outros conhecimentos institucionais. Uma ferramenta como o ClickUp pode disponibilizar essas conexões para todos os membros da equipe.
Estimativa: se você já gerenciou um projeto semelhante no ClickUp antes, já tem todos os dados operacionais de que precisa. Com isso, você pode estimar rapidamente os esforços e planejar para cumprir os prazos.
Planejamento diário: o ClickUp também pode servir como um aplicativo de planejamento diário, oferecendo uma visão clara do trabalho que você e sua equipe precisam realizar diariamente.
Com os aspectos de “gerenciamento de projetos” sob os cuidados do ClickUp, os membros da sua equipe podem se concentrar em suas tarefas.
3. Preste atenção às dependências
Uma maneira infalível de perder prazos é presumir que as tarefas funcionam isoladamente e podem ser concluídas de forma independente. Na realidade, a maioria das tarefas em qualquer projeto depende de outras.
Por exemplo, a equipe de desenvolvimento só pode começar a trabalhar na página inicial quando a equipe de design tiver concluído a interface do usuário. Para que a interface do usuário seja projetada, o redator precisa ter escrito o texto. Eles só podem fazer isso quando a equipe comercial lhes tiver fornecido um briefing.
Um atraso em qualquer etapa irá adiar o prazo final ou exercer pressão indevida sobre aqueles que estão trabalhando nas etapas finais. Embora ter um cronograma detalhado ajude, gerenciá-lo é outra coisa.
Preste atenção às dependências ao configurar as tarefas. As tarefas do ClickUp permitem que você atribua prazos para cada tarefa e subtarefa. Reúna a equipe e discuta as dependências com eles. Obtenha o compromisso deles em cumprir os prazos no interesse do projeto.
Mapeie essas dependências usando as prioridades de tarefas do ClickUp para que todos na equipe saibam as consequências de seus atrasos.
Se você não tiver certeza sobre como priorizar tarefas e dependências, confira os modelos de priorização do ClickUp para obter ajuda.
4. Use a curva S
Uma curva S é um gráfico matemático que traça pontos de dados cumulativos nos eixos X e Y. Um projeto típico assume a forma da letra S, daí o nome.
Digamos que você esteja desenvolvendo um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Antes de começar a escrever o código, você precisa entender o setor, o tipo de clientes que terá, as informações que precisará coletar e assim por diante. Isso leva tempo no início.
Se você programar tarefas de codificação desde o primeiro dia, perderá os prazos das tarefas e se preparará para atrasos ao longo do processo.
Planejar seu tempo e progresso na forma de uma curva S ajuda você a começar devagar e acelerar a conclusão das tarefas ao longo do tempo.
Use as datas de início e vencimento do ClickUp para cada tarefa para garantir que você organize a programação. Dessa forma, você terá espaço para respirar no início do projeto e poderá ganhar impulso quando se sentir confiante.
5. Reserve um tempo extra
Um dos maiores erros que os gerentes de projeto cometem é se comprometer com prazos apertados e, em seguida, agendar tarefas críticas muito próximas umas das outras. Isso cria dois problemas específicos.
- Isso cria um senso de urgência, eliminando qualquer espaço para inovar ou focar na qualidade
- Não deixe espaço para circunstâncias inevitáveis, como uma emergência pessoal de um membro da equipe
Ao planejar qualquer projeto, reserve algum tempo extra em seu aplicativo de agendamento de trabalho. Dê aos membros da sua equipe espaço para serem criativos e não apenas correrem atrás da conclusão das tarefas.
Os recursos de gerenciamento de tempo do ClickUp podem ajudar! Depois de configurar as tarefas, subtarefas e dependências, use a visualização do calendário do ClickUp para ter uma visão geral.
Se os prazos estiverem muito próximos, arraste-os e solte-os em outro dia. Isso também reprogramará automaticamente as tarefas dependentes a jusante.
Mas lembre-se da Lei de Parkinson, que afirma que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão. Evite dar a si mesmo muito tempo de sobra para não procrastinar. Os prazos comunicam a urgência com que o projeto deve ser concluído.
6. Evite o aumento do escopo
O aumento do escopo ocorre quando o cliente/patrocinador do projeto faz alterações ou acréscimos aos objetivos originais de um projeto. O aumento do escopo geralmente acaba aumentando o trabalho que precisa ser feito, inserindo novas tarefas no meio do caminho e prejudicando o cumprimento dos prazos.
Como gerente de projetos, é sua responsabilidade evitar o aumento do escopo. Você pode fazer isso coletando requisitos claros logo no início. Os modelos de documento de requisitos do produto (PRD) do ClickUp são um ótimo ponto de partida.
Como alternativa, você pode reprogramar o projeto com um novo prazo para acomodar o novo escopo.
7. Acompanhe o progresso
Você já se viu em uma situação em que o prazo final é hoje e você está longe de concluir o projeto? Isso acontece especialmente quando se gerencia vários projetos ao mesmo tempo.
Para evitar ficar sobrecarregado no último dia, acompanhe regularmente o progresso.
- Consulte o painel do ClickUp para ver os gráficos de burn-up e burn-down
- Consulte a Visualização da carga de trabalho para saber quem está adiantado ou atrasado. Ofereça ajuda para aqueles que estão com dificuldades
- Use a visualização Kanban para classificar tarefas por status
- Use o gráfico de Gantt para visualizar as próximas tarefas e suas dependências
- Use a visualização do calendário para ver as tarefas futuras por dia, semana ou mês
8. Gerencie o tempo de forma eficaz
Um dos fatores críticos para o sucesso na entrega de projetos é a gestão do tempo. Você pode garantir que tudo corra conforme o planejado monitorando, acompanhando e gerenciando o tempo da sua equipe. Além disso, você também pode garantir que ninguém esteja sobrecarregado, trabalhando horas intermináveis. E você não os coloca em uma situação de fracasso por não conseguirem cumprir prazos apertados.
Embora existam várias ferramentas de gerenciamento de tempo no mercado, a melhor opção para você será aquela projetada para aproveitar o controle de tempo para o sucesso do projeto.
O recurso de controle de tempo do ClickUp faz exatamente isso. Sua equipe pode usar o ClickUp para controlar o tempo a partir de qualquer dispositivo. Eles podem iniciar e parar o cronômetro enquanto realizam uma tarefa ou adicionar tempo retroativamente com o controle manual.
Eles podem adicionar notas às entradas de tempo para referenciar exatamente em que gastaram seu tempo. Eles também podem priorizar tarefas usando a matriz de gerenciamento de tempo diretamente no ClickUp.
Como gerente de projetos, você pode acessar planilhas de horas detalhadas e estimativas e acompanhamento de tempo. Use isso para entender o desempenho de cada membro da equipe e oferecer a ajuda necessária.
9. Automatize o que puder
Dezenas de tarefas menores e repetitivas de gerenciamento de projetos devem ser concluídas diariamente. Os gerentes de projeto costumam usar aplicativos de lista de verificação diária para garantir que elas sejam concluídas.
Exceto que você não precisa fazer tudo isso manualmente. Automatize o máximo que puder para liberar tempo para resolver problemas e ajudar sua equipe. O ClickUp Automations tem mais de 100 fluxos de trabalho pré-construídos para todos os tipos de cenários de projeto, tais como:
- Adicionar responsável na alteração de status
- Enviar notificação ao usuário sobre alteração de prioridade
- Crie tarefas recorrentes em datas específicas
- Adicione um observador quando o prazo expirar
- Notifique o gerente quando o tempo rastreado exceder o tempo estimado
É novo no mundo da automação? Nós ajudamos você. Aqui está o nosso guia de automação com exemplos!
10. Comunique-se proativamente com todas as partes interessadas
Apesar de seus melhores esforços, às vezes você não consegue cumprir um prazo devido a fatores além do seu controle. Por exemplo, a pandemia global ou a guerra na Ucrânia criaram problemas insolúveis na cadeia de suprimentos que adiaram os prazos de várias organizações.
Quando um prazo estiver prestes a ser perdido, mantenha as partes interessadas informadas. Informe o patrocinador do projeto ou o cliente que há previsão de atrasos. Converse com a equipe do projeto para ver se há algo que possa ser feito para concluir o projeto mais próximo do prazo.
Nunca mais perca um prazo
Fazer uma promessa e cumpri-la são marcas registradas do profissionalismo. Como promessa, os prazos são importantes.
Embora seja amplamente aceito que, às vezes, os prazos não são cumpridos, atrasos não refletem bem suas habilidades de gerenciamento de projetos.
Melhore sua gestão de projetos e nunca perca um prazo com o ClickUp. Precisa planejar seu projeto? Use tarefas. Precisa agendá-lo? Use datas e horários. Está preocupado com as dependências das tarefas? Conecte tarefas facilmente.
Não tem certeza se seus prazos são realistas? Use as visualizações do calendário ou da carga de trabalho para ver o que é possível. Quer acompanhar o progresso? Use o painel. Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo? Sem problema!
O ClickUp foi projetado com todas as ferramentas necessárias para você manter o rumo. Não está convencido? Veja por si mesmo.