Independentemente do tipo de empresa, localização, setor ou departamento, todos os gerentes desejam:
- Elimine tarefas repetitivas e manuais da sua lista (principalmente aquelas com um conjunto consistente de etapas e decisões).
- Coordene fluxos de trabalho no piloto automático (evitando atrasos na atribuição de tarefas e na entrega de resultados, minimizando assim a duração e as despesas do projeto)
Bem, felizmente, há uma resposta para essas necessidades: as automações do ClickUp!
Às vezes, as automações significam que não é mais necessário verificar com um membro da equipe antes de reatribuir uma tarefa. Outras vezes, as automações significam solicitar a aprovação de várias partes interessadas antes de concluir uma tarefa.
Mas os gargalos nos processos assumem muitas formas e formatos, na verdade. E a automação de tarefas ajuda você a controlar esses processos e protegê-los de problemas de produtividade.
Se você é novo na automação ou está procurando uma maneira de otimizar a sua no ClickUp, este guia é para você. Continue lendo para descobrir nossa seleção de exemplos de automação do ClickUp. Deixe-nos mostrar exatamente até onde as automações podem levá-lo.
🧠 Atualização: Você sabia que agora é possível criar automações no ClickUp usando linguagem simples? Esse é o poder de combinar as automações do ClickUp com os recursos de IA do ClickUp Brain! Leia mais na seção: Criando automações em linguagem natural usando o ClickUp Brain
O que são automações no ClickUp?
As automações avançam um processo em um fluxo de trabalho passo a passo para otimizar a repetição de tarefas, de modo que elas possam ser executadas logicamente sem trabalho manual. Embora não seja possível automatizar todas as tarefas em seu fluxo de trabalho, várias decisões são tomadas em tarefas que se repetem ou são exatamente iguais. E essas tarefas podem ser facilmente automatizadas para determinar o que vem a seguir para elas.
Com as automações, você tem um software de automação de tarefas que realiza alterações automáticas em seu lugar por vários motivos. Isso pode ser porque você:
- Não tem tempo para fazer isso?
- Pode não ser tão preciso quanto o software automatizado.
- Precisa aproveitar a automação para economizar significativamente tempo em trabalhos repetitivos?
Agora, você pode automatizar apenas uma parte de um processo ou o processo inteiro. Isso depende de quão adequadas suas tarefas são para automação.
Nesse caso, um processo altamente manual pode não ser o melhor processo para automatizar. Você pode automatizar a parte de aprovação de decisões desse processo.
Muitas vezes, as tarefas automatizadas dão início a fases de um processo. Por exemplo, quando um cliente potencial se torna um cliente ou alguém aprova um documento final.
Além disso, algumas partes da automação do seu fluxo de trabalho podem não ser as mais complexas. Mas elas se acumulam com o tempo e liberam sua disponibilidade para lidar com outras mais importantes e complexas.
Benefícios da automação do fluxo de trabalho
Ao automatizar fluxos de trabalho no ClickUp, você está abrindo caminho para aumentar a produtividade da sua equipe. Isso porque as automações criam impulso para os funcionários, aumentam a eficiência e, o melhor de tudo, reduzem as dores de cabeça causadas por obstáculos nos seus processos.
Elas também ajudam a garantir que os resultados cheguem às pessoas certas no momento certo. Mas vamos direto ao ponto principal para configurar automações no ClickUp.
Tarefas rotineiras são tediosas!
E por que você perderia tempo e memória lembrando alguém de realizar uma tarefa assim que um evento acontecer, se existe um software que pode fazer isso por você?
Os recursos de automação do ClickUp eliminam tarefas consistentes, bem definidas e repetitivas para economizar seu tempo e esforço. E tudo o que você precisa fazer é resistir à tentação de realizar essas tarefas sozinho.
Automatizar tarefas pequenas e simples que parecem rápidas à primeira vista vai valer a pena a longo prazo. Isso porque as tarefas automatizadas liberam seu tempo para tarefas mais complexas e dependentes de humanos, que exigem decisões caso a caso ou trabalho manual.
Por fim, os membros da equipe e os gerentes também podem usar os recursos de automação no ClickUp para monitorar os processos. O objetivo é garantir que a equipe siga as etapas e instruções conforme o esperado e descrito anteriormente.
Exemplos de automações do ClickUp em ação
Estes são exemplos de automações que você pode configurar no ClickUp, independentemente do seu caso de uso:
Alterações de status
No ClickUp, as tarefas têm status gerais, como “Em andamento”, “Revisão”, “Aceito” ou “Rejeitado”. E as automações permitem que você configure o ClickUp para realizar determinadas ações quando os status forem alterados.
Por exemplo, uma automação pode atribuir ao líder da equipe uma tarefa específica e enviar um e-mail quando o status mudar para “Concluído”. Você pode até mesmo cancelar a atribuição da tarefa ou adicionar automaticamente um comentário à tarefa para que alguém específico a resolva.
Alterações no responsável
Acabamos de ver como a automação para status mantém o trabalho em andamento ao longo do seu fluxo de trabalho. E o mesmo acontece com a automação do ClickUp para responsáveis.
Você pode configurar o ClickUp para realizar uma ação quando a pessoa designada para uma tarefa for alterada. Por exemplo, você pode definir que, quando o responsável pela tarefa mudar do líder da equipe para um membro da equipe, o status volte para “Em andamento”.
Alterações de prioridade
Da mesma forma que os status, as tarefas do ClickUp têm prioridades, como “Urgente”, “Alta”, “Normal” ou “Baixa”. E você pode configurar o ClickUp para reagir a mudanças de prioridade nas tarefas.
Por exemplo, o ClickUp pode arquivar uma tarefa assim que sua prioridade mudar de “Normal” para “Baixa”. Ou pode aplicar um modelo à tarefa, como um modelo de postagem de blog.
E um último exemplo seria adicionar uma tag à tarefa para que você possa categorizar as tarefas e identificá-las por cor em seu espaço de trabalho.
Chega a data de vencimento
De modo geral, as tarefas que estão se aproximando da data de vencimento devem subir na pilha, certo? É por isso que o ClickUp tem automações para quando a data de vencimento de uma tarefa chega.
Por exemplo, o ClickUp pode arquivar uma tarefa e remover seus observadores assim que a prioridade mudar de “Normal” para “Baixa”. Ele também pode aplicar um modelo a uma tarefa, como um modelo de relatório de bug ou um modelo de postagem de blog. Ou adicione uma tag à tarefa para que você possa identificá-la por cor em seu espaço de trabalho.
Tarefa criada
Ao criar uma tarefa no ClickUp, você deve associá-la a uma lista, que é um contêiner de tarefas. Agora, imagine que um novo procedimento determine que todas as novas tarefas devem ser associadas a uma determinada lista. Você sabia que pode usar o ClickUp para fazer isso automaticamente?
Isso mesmo!
A automação de criação de tarefas no ClickUp ajuda você a aplicar procedimentos e evitar erros quando sua equipe e você criam tarefas.
Movido para este local
Você quer que o ClickUp faça algo quando uma tarefa for movida para um local específico? Se sim, então você precisa de uma automação “Movido para este local”.
Esse é um mecanismo que garante que, por exemplo, toda tarefa movida para sua lista “Postagem no blog” dentro da pasta “Boletim informativo mensal” crie automaticamente uma nova tarefa para “Criar postagem no blog”.
Elementos das automações no ClickUp
Para automatizar tarefas no ClickUp, você deve seguir a receita de uma automação do ClickUp. Ou seja, “Quando isso acontecer, execute esta ação”.
Isso significa que você precisa de pelo menos dois componentes obrigatórios de uma automação para criá-la: gatilhos e ações. Mas você também pode aplicar condições à automação. Vamos examinar esses três conceitos agora, um por um.
➡️ Em nosso artigo de ajuda com visão geral das automações, você encontrará mais informações sobre gatilhos, condições e ações.
Gatilhos de automação
Se você deseja que seu processo comece em um momento específico, os gatilhos são a solução. Eles são eventos, como uma mudança de status ou uma data de vencimento. E esses eventos iniciam determinadas ações, que você também define na automação.
Se preferir, pense nos gatilhos como a parte “Quando isso acontecer” das automações do ClickUp. Eles iniciam a automação e originam uma ação (ou série de ações).
Caso você ainda não tenha percebido, os exemplos genéricos de automação do ClickUp que mencionamos na seção anterior são gatilhos! Mas podemos dar outros exemplos de gatilhos que você pode configurar no ClickUp.
- Responsável removido para que ninguém trabalhe em uma tarefa por enquanto.
- Alterações em campos personalizados, como marcar uma caixa de seleção verdadeiro ou falso, escolher uma opção em um menu suspenso, fazer upload de um arquivo, uma barra de progresso que atinge um determinado ponto ou um item classificado com um ponto em uma escala de um a cinco.
- Listas de verificação resolvidas quando o último item a ser feito na lista de verificação de uma tarefa é marcado, desde que todas as outras listas de verificação já tenham sido concluídas.
- Subtarefas resolvidas ou o momento em que todas as subtarefas de uma tarefa são concluídas.
- Tarefa vinculada ou vincule uma tarefa a outra semelhante para dar visibilidade à última.
- Tempo rastreado quando uma pessoa específica rastreou o tempo em uma tarefa no ClickUp, por meio da extensão do Google Chrome ou de um aplicativo integrado, como o Toggl.
- Tarefa desbloqueada ou quando uma tarefa deixa de ter outras tarefas que a impedem de começar ou terminar.
Condições de automação
As condições são opcionais nas automações do ClickUp. Elas permitem que você controle seu fluxo de trabalho com mais detalhes do que quando usa apenas gatilhos. E, a menos que os critérios definidos na condição sejam verdadeiros, o ClickUp não executará a automação.
Por exemplo, você pode definir um gatilho para reatribuir uma tarefa ao líder da equipe quando ela estiver três dias atrasada. Em seguida, é fácil adicionar uma condição a esse gatilho para determinar que a reatribuição só ocorra quando o responsável atual for um membro específico da equipe que vem entregando tarefas com atraso há algum tempo.
Esta é uma condição para filtrar os responsáveis por usuários específicos, mas há muitas outras possibilidades. Aqui está uma lista com mais alguns exemplos de condições:
- Se as ações configuradas na automação forem acionadas antes ou depois de uma determinada data
- Se um determinado campo personalizado na tarefa tiver um valor específico
- Se a tarefa deve começar dentro de um número fixo de dias a partir de agora ou tem um prazo fixo de dias antes de uma determinada data
- Se a tarefa não tiver uma prioridade específica ou estiver em um status específico
- Se a tarefa não contiver nenhuma tag
- Se a estimativa de tempo da tarefa for maior do que um valor específico
- Se o ClickUp notificar todos os membros de uma equipe sobre alterações na tarefa
Ações de automação
Já falamos sobre ações anteriormente neste guia! Lembra quando as alterações nas tarefas resultaram em mudanças em sua prioridade, responsável ou status? Ou quando as alterações em uma tarefa resultaram na aplicação de um modelo, na adição de uma tag ou comentário a ela ou no envio de um e-mail?
Pronto, está feito!
Todas as coisas que aconteceram após a alteração de uma tarefa são exemplos de ações. Ou seja, quando o ClickUp aciona uma automação, algo ocorre. E esse algo é a ação de automação (ou série de ações) ou a parte “Então faça esta ação” da automação de tarefas do ClickUp.
Ações são os trabalhos que você automatiza por meio do ClickUp, tais como:
- Alterar a data de vencimento de uma tarefa para uma data exata ou a data de acionamento, por exemplo
- Alterar a data de início de uma tarefa para que ela comece, por exemplo, um determinado número de dias após o ClickUp acionar a automação.
- Estimativa de tempo ou definição de quanto tempo cada tarefa provavelmente levará para ser concluída, permitindo que os gerentes verifiquem a duração do projeto e tomem decisões.
- Movendo uma tarefa para uma lista, por exemplo, separe as tarefas de um plano de projeto em outras listas em seu espaço de trabalho, uma para cada fase do projeto ou uma para cada equipe.
- Definindo um campo personalizado em uma tarefa com o valor que você deseja que o ClickUp adicione automaticamente à tarefa
- Acompanhamento do tempo gasto em uma tarefa para monitorar o tempo que você ou os membros da sua equipe dedicam a reuniões com clientes ou ao trabalho em tarefas específicas, para citar algumas possibilidades.
➡️ Leia nosso artigo sobre como usar as ações de automação!
Criando automações de linguagem natural usando o ClickUp Brain
Embora as automações do ClickUp já permitam automatizar tarefas repetitivas, o ClickUp Brain agora pode ajudá-lo a criá-las com linguagem natural. Crie automações personalizadas simplesmente descrevendo o processo que deseja automatizar. Isso torna mais fácil do que nunca configurar gatilhos, ações e condições para fluxos de trabalho repetitivos.
Por exemplo, você poderia dizer à IA: “Quando uma tarefa com status aberto na lista de melhorias for marcada como alta prioridade, atribua-a à Cristina e defina uma data de vencimento para daqui a dois dias. ”
É compreensível que nem todas as automações funcionem perfeitamente desde o início. Mas adivinhe só? A IA do ClickUp irá guiá-lo em todas as etapas que exigirem esclarecimentos adicionais para refinar as instruções e garantir que sua automação funcione perfeitamente.
No exemplo acima, seu ClickUp Space pode ter três tipos de listas de melhorias: melhorias de aplicativos, editoriais e fluxo de trabalho. Portanto, a IA não sabe qual escolher. A IA faz o seguinte:
- A IA cria a parte de ação da automação: alterar os responsáveis para Cristina.
- Para a parte do gatilho da automação, a IA abre um menu suspenso para escolher a lista de melhorias certa.
- Agora, o gerente de projeto entende como concluir a automação manualmente e pode escolher a lista correta, digamos, melhorias no aplicativo.
- Agora, quando uma tarefa aberta em Melhorias do aplicativo é marcada como Alta prioridade, ela é automaticamente atribuída a Cristina.
💡Dica: Leia nosso guia passo a passo para criar automações no ClickUp usando IA para começar.
Automatizando resumos e atualizações de tarefas com campos personalizados de IA
Imagine receber resumos instantâneos de tarefas ou atualizações de progresso sem precisar abrir uma única tarefa. Os campos personalizados de IA do ClickUp, combinados com as automações, tornam isso realidade.
O que são campos personalizados de IA?
Estes são dois tipos de campos de texto especiais desenvolvidos pela IA do ClickUp:
- Resumo de IA: gera resumos rápidos de suas tarefas
- Atualizações de progresso da IA: gera atualizações sobre o progresso da sua tarefa em um período de tempo escolhido (hoje, ontem, esta semana, etc.).
Digamos que você queira que a IA resuma todo o relatório de progresso do projeto assim que ele for concluído. Você pode criar uma automação em que:
- Gatilho: quando a tarefa é marcada como “Concluída”
- Ação: preencha o campo Resumo da IA, resumindo o relatório do projeto.
Tipos de automação do ClickUp
Você tem três tipos de automações no ClickUp:
Modelos de automação
O ClickUp oferece uma biblioteca de gatilhos e ações para você navegar e aplicar como estão. Use-os como ponto de partida e faça personalizações específicas para sua equipe.
Os modelos de automação são uma maneira eficiente de configurar processos. E o ClickUp tem mais de 50 deles para aplicar a qualquer Espaço, Pasta ou Lista.
Automações personalizadas
Dica profissional: com as automações personalizadas do ClickUp, você adiciona condições e define várias ações por automação. Mas não recomendamos o uso de automações personalizadas, a menos que você já esteja familiarizado com a aplicação de modelos de automação e não tenha encontrado as automações de que precisa em nosso repositório de modelos de automação.
Combine os gatilhos, ações e campos personalizados do ClickUp para criar suas próprias automações. E personalize-as para atender aos requisitos do seu próprio fluxo de trabalho.
Modelos de integração
O ClickUp se integra a esses aplicativos externos para você configurar automações:
- Bugsnag: por exemplo, para criar uma tarefa no ClickUp quando o Bugsnag detectar um novo erro em seu produto.
- Calendly: para a criação de tarefas no ClickUp com base em eventos agendados no Calendly.
- E-mail: quando você precisar enviar e-mails automaticamente a partir do seu espaço de trabalho do ClickUp com base em determinados gatilhos ou condições, como quando uma tarefa é desbloqueada.
- GitHub: caso sua equipe (de software) precise alternar entre o GitHub e o ClickUp para sincronizar o trabalho, como Atualizar o status de uma tarefa no ClickUp assim que alguém confirmar uma alteração no branch principal de um determinado repositório do GitHub Criar uma questão no GitHub quando um cliente relata um bug
- Atualizando o status de uma tarefa no ClickUp assim que alguém confirma uma alteração no branch principal de um determinado repositório GitHub
- Criando uma questão no GitHub quando um cliente relata um bug
- Twilio: por exemplo, para enviar automaticamente mensagens de texto a um cliente a partir do seu espaço de trabalho ClickUp, informando-o sobre o status de um projeto.
- HubSpot: para automatizar seus fluxos de trabalho usando gatilhos baseados em negócios
- Atualizando o status de uma tarefa no ClickUp assim que alguém confirma uma alteração no branch principal de um determinado repositório GitHub
- Criando uma questão no GitHub quando um cliente relata um bug
Essas integrações vêm com modelos que contêm gatilhos, ações e condições nativas que você pode adaptar às suas necessidades. Você também pode usar campos personalizados para ajustar as automações.
Como configurar automações nos níveis Espaço, Pasta e Lista no ClickUp
O ClickUp divide o trabalho em itens acionáveis para estruturar seus projetos. Caso contrário, você poderá ter dificuldades com o gerenciamento automatizado de projetos na plataforma.
- Espaços de trabalho: represente sua empresa
- Espaços: correspondem às maiores unidades de trabalho em seu espaço de trabalho do ClickUp. Por exemplo, você pode usar espaços para dividir sua organização em departamentos, equipes, iniciativas ou clientes. Isso permitirá que você gerencie o trabalho de acordo com diferentes necessidades.
- Pastas: opcionais e contêm listas e documentos
- Listas: divida as tarefas em sprints, localizações geográficas ou fases do projeto, por exemplo, e ajude a esclarecer o objetivo das tarefas.
- Tarefas: podem conter subtarefas e subtarefas aninhadas
Agora, cada espaço tem seu próprio conjunto de ClickApps habilitados para você gerenciar determinados recursos, como automações. E se você definir uma automação do ClickUp no nível do espaço, todas as tarefas dentro desse espaço herdarão a automação.
O mesmo se aplica a pastas e listas.
- Se você configurar uma automação para uma pasta, todas as tarefas das listas nessa pasta herdarão a automação.
- E se você associar uma automação a uma lista, apenas as tarefas dessa lista herdarão a automação.
Isso significa que, ao criar a automação, você deve escolher o espaço, a pasta ou a lista à qual deseja aplicá-la.
➡️ Confira nosso webinar sobre automação no ClickUp para obter mais detalhes!
Exemplos de automação de usuários do ClickUp
Ao longo dos anos, compilamos uma extensa lista de exemplos de automação do ClickUp enviados por nossos usuários. E adoraríamos compartilhar alguns itens dessa lista com você agora.
1. Construção
Se você é gerente de projetos de construção, pode usar o ClickUp para:
- Envie RFIs aos contratados um mês antes da data de início do projeto.
- Envie uma mensagem ao seu arquiteto assim que aprovar as plantas que ele elaborou.
2. Finanças
Se você é gerente de folha de pagamento, as automações do ClickUp permitem que você:
- Crie uma tarefa de pagamento para o próximo mês sempre que pagar um prestador de serviços com contrato mensal.
- Receba uma notificação por e-mail quando os gastos reais de um funcionário ultrapassarem um determinado limite.
3. RH
Se você é gerente de RH, automatize seu fluxo de trabalho de recrutamento com o ClickUp para:
- Notifique o gerente de contratação assim que um candidato aceitar uma proposta.
- Envie uma pesquisa de engajamento dos funcionários logo após um novo contratado concluir a última tarefa de integração restante.
➡️ Leia mais sobre como nossa equipe de integração usa as automações do ClickUp!
4. Direito
Se você é advogado, pode gerenciar seu escritório de advocacia com o ClickUp:
- Criar uma tarefa com as informações que um cliente potencial acabou de enviar por meio de um formulário Jotform incorporado ao seu site
- Decidir se aceita ou não o caso com base nas informações que o ClickUp armazenou na tarefa recém-criada.
- Compartilhe documentos com notas de caso (e arquivos anexados) com os clientes por e-mail assim que terminar de escrevê-los.
5. Suporte ao cliente
Se você gerencia uma equipe de suporte ao cliente, pode definir automações no ClickUp para:
- Crie uma questão no GitHub quando um cliente relatar um bug em seu produto.
- Aplique um modelo de relatório de bug a essa tarefa.
➡️ Descubra como nossa equipe de Suporte ao Cliente usa as automações do ClickUp!
6. Desenvolvimento de software
Se você lidera uma equipe de desenvolvimento de software, configure o ClickUp para:
- Crie uma tarefa assim que alguém enviar um formulário de bug no ClickUp.
- Mova a tarefa recém-criada para a lista de bugs da equipe que irá corrigi-la.
7. Marketing
Se você é gerente de marketing, pode configurar o ClickUp para:
- Atribua uma tarefa de criação de postagem de blog ao seu especialista em SEO quando o redator alterar o status da tarefa para “Rascunho concluído”.
- Envie um e-mail de boas-vindas a um cliente assim que sua integração começar.
➡️ Obtenha mais informações sobre como nossa equipe de marketing usa o ClickUp!
8. Gerenciamento de produtos
Se você é um gerente de produto, o ClickUp pode ajudá-lo a:
- Mova tarefas inacabadas para o próximo sprint quando o ClickUp marcar o atual como concluído.
- Notifique as partes interessadas por e-mail quando todas as tarefas da lista de verificação de lançamento de um recurso estiverem no status “Concluído”.
➡️ Aprenda como os gerentes de produto do ClickUp usam o ClickUp para fazer tudo isso e muito mais!
9. Vendas
Você gerencia uma equipe de vendas? Conte com o ClickUp para fazer isso por você:
- Crie uma tarefa sempre que um lead agendar uma demonstração do produto pelo HubSpot.
- Atribua automaticamente leads entre seus representantes de vendas com base em seu pipeline ou metas mensais.
- Crie uma tarefa imediatamente após um cliente se inscrever para um teste do produto ou usar seu produto pela primeira vez.
- Envie um e-mail para toda a equipe sempre que um de seus representantes de vendas fechar um negócio.
- Crie automaticamente uma tarefa para ligar para um cliente quando ele não usar o produto por um determinado período de tempo.
10. Excelência em qualidade
O ClickUp pode ajudá-lo a garantir que seu produto atenda às expectativas dos seus clientes ao:
- Adicionando os gerentes certos como observadores das equipes certas
- Adicionar líderes de equipe como observadores de todas as tarefas atribuídas aos membros de suas equipes
➡️ Descubra como nossa equipe de Excelência em Qualidade usa o ClickUp!
É hora de colocar suas automações do ClickUp em ação!
Agora que você sabe exatamente o que são as automações do ClickUp e como elas otimizam os processos e o gerenciamento de tarefas, eis o plano:
- Explore as automações integradas do ClickUp
- Aplique alguns modelos de automação a um projeto de teste para vê-los em ação.
- Configure sua primeira automação personalizada no ClickUp
E se você não encontrou sua área de atuação nos exemplos de automação do ClickUp neste guia, entre em contato conosco! Adoraríamos saber mais sobre o seu projeto e ajudá-lo a aprender mais sobre as automações do ClickUp.