Para simplificar: anotações torna qualquer reunião de brainstorming, processo ou projeto melhor para todos.
É um mecanismo poderoso para criar uma cultura de trabalho produtiva para o futuro. Mas os seres humanos não são máquinas, portanto, precisamos dos sistemas certos para lembrar e recordar as informações que ouvimos.
Você sabia que sua memória começa a diminuir nas primeiras 24 horas em que você aprendeu algo? Isso é chamado de curva do esquecimento . Ela mede a rapidez com que esquecemos as informações ao longo do tempo se não tentarmos retê-las.
Não depende apenas de nossa força da memória para reter informações de reuniões, mas a abordagem para capturar e comunicar as informações para nós mesmos e para os outros.
Neste guia, fornecemos a você os modelos, as ferramentas e as dicas para transformar seu reunião virtual e presencial para que você se sinta confiante em seu sistema de anotações!
Tipos de anotações de reuniões
Assim como há diferentes tipos de reuniões, há também diferentes tipos de anotações de reunião. Esta seção fornece um guia abrangente para ajudá-lo a encontrar o melhor método que se adapte ao seu estilo de fazer anotações.
Notas de Cornell: Esse é um formato sistemático para condensar e organizar as notas, facilitando sua revisão. A página é dividida em três partes: dicas (perguntas ou pontos principais à esquerda), anotações (informações detalhadas da reunião à direita) e um resumo na parte inferior.
Notas de quadrante: Esse método envolve a divisão da página em quadrantes (ou caixas), como importante, menos importante, delegar e adiar. Cada quadrante é usado para diferentes tipos de anotações, permitindo a atribuição de prioridade para a execução do acompanhamento.
Anotações de mapas mentais: Se você prefere uma representação visual, a abordagem de mapas mentais pode ser a ideal para você. Comece pelo tema central e crie ramificações para diferentes tópicos, preenchendo cada ramificação com anotações relevantes. Perfeito para sessões de brainstorming.
Esboço: Esse método começa com os tópicos principais e vai até os detalhes de forma ordenada. É ótimo para documentar atas porque os pontos principais da pauta já estão divididos.
Gráfico: Essa abordagem de dividir e conquistar é útil para registrar vários tipos específicos de informações. Crie um gráfico e preencha suas células com os pontos discutidos durante a reunião.
Anotações de frases: Esse método simples envolve simplesmente anotar cada ponto como uma frase breve à medida que ele surge durante a reunião, sem nenhuma formatação adicional.
Cada um desses métodos oferece uma vantagem diferente. Todos eles são compatíveis com o ClickUp Docs, portanto, você pode escolher o que melhor se alinha ao seu estilo e às necessidades da reunião. Seja a estrutura orgânica do Mind Mapping Notes ou o foco orientado para a tarefa das notas de Item de Ação, há um método que o ajudará a maximizar sua produtividade durante e após cada reunião.
Elementos-chave a serem incluídos nas anotações de reuniões
Uma anotação de reunião bem estruturada e detalhada é um recurso essencial para a produtividade dos negócios. Ela o ajuda a manter um registro das ideias, ações e decisões tomadas durante a reunião. Aqui estão alguns elementos-chave a serem incluídos em suas notas de reunião:
Detalhes da reunião: Inclua a data, o horário de início e término e o local (físico ou virtual) da reunião.
Lista de participantes: Documente todos os participantes e suas funções para referência. Mencione se alguém estava ausente ou se havia participantes convidados especiais.
Agenda da reunião: Liste os tópicos que foram planejados para a reunião. Isso define a estrutura de suas anotações e o ajuda a passar pelos principais pontos de discussão em ordem lógica.
Pontos de discussão: Isso compreende a maior parte de suas anotações. Não deixe de registrar os principais argumentos, opiniões, ideias e perguntas que surgiram em relação a cada item da pauta.
Decisões tomadas: Documente as principais decisões. Quem as tomou? Quais alternativas foram consideradas? Mencione a justificativa da decisão para referência futura.
Itens de ação: Registre quem é responsável pelo quê (tarefas ou acompanhamento) após a reunião. Deve indicar quem está designado para cada ação, qual é a ação e a data de vencimento, se houver.
Próximas etapas e prazos: Descreva o que precisa acontecer em seguida, quem é o responsável e até quando deve ser concluído. Isso garante que todos estejam cientes de suas responsabilidades no futuro.
Perguntas e respostas: Documente as perguntas que surgiram e as respostas a elas. Se uma resposta não estiver disponível, anote quem encontrará a resposta e até quando.
Fatos e estatísticas importantes: Registre números, dados, fatos ou estatísticas importantes que foram citados. Eles podem ser úteis para referência futura ou ao trabalhar em tarefas e projetos relacionados.
Anexos: Se algum documento foi compartilhado ou discutido durante a reunião, inclua-o ou um link para ele em suas anotações.
Ao incorporar esses elementos-chave às suas anotações de reunião, você criará um registro abrangente que tornará as ações de acompanhamento claras, reforçará a responsabilidade e servirá como um recurso valioso para aqueles que perderam a reunião - tudo isso enquanto melhora a produtividade e a comunicação da sua equipe.
Como fazer as melhores anotações de reunião (6 estratégias principais)
Antes da reunião
Dica 1: Compartilhe as responsabilidades da pauta da reunião
Modelo de notas de reunião do ClickUp CTA do blog
Em Reclaim.ai's Relatório de Tendências de Produtividade em um estudo realizado pela equipe de RH da empresa, eles descobriram que os profissionais passam em média 21,5 horas em reuniões - mais da metade de uma semana de trabalho padrão!
Reuniões produtivas são essenciais para o sucesso de uma empresa saudável e em crescimento. Como líder de equipe, gerente de projeto ou executivo, você tem a tarefa de fomentar processos e atividades para que todos os funcionários tenham o ferramentas de reunião e recursos para realizar o trabalho.
Use um_ **Modelo de itinerário **Para planejar sua próxima reunião!
Permita que os participantes da reunião contribuam com a pauta da reunião. Isso fará duas coisas importantes:
- Seus participantes terão uma boa ideia dacadência da reunião e como o tempo deles será gasto
- Suas anotações serão mais ricas em informações e autoridade porque diferentes perspectivas, experiência no assunto e conhecimento estão organizados em um só lugar
Dica 2: Use a pauta da reunião para fazer anotações
Suas agenda de reuniões é o melhor ambiente para fazer anotações da reunião porque você já definiu todos os tópicos, pontos-chave, perguntas e objetivos em um só lugar. Especialmente quando você está facilitando a reunião e fazendo anotações, é um desafio fazer malabarismos com as duas atividades .
A pauta o ajuda a navegar de um tópico para outro enquanto monitora o progresso da reunião. Se houver muitas conversas paralelas e os participantes da reunião saírem do assunto, você poderá direcionar todos de volta aos trilhos. Se estiver atrasado no tempo, você pode pular ou acelerar os tópicos menos importantes.
Mais importante ainda, você deve evitar o trabalho (e o estresse desnecessário) de switching back and forth entre a pauta da reunião e uma página em branco para anotações
Se você tiver a responsabilidade de fazer atas de reunião -Notas e decisões capturadas em reuniões formais que exigem aprovação da liderança sênior - confira nossos vários modelos gratuitos de notas de reunião:
- Modelo de ata de reunião de construção
- Modelo de ata de reunião de pais e mestres
- Modelo de ata de reunião de vendas
- Modelos de notas de versão
- Modelo de ata de reunião do comitê de segurança
- Modelo de ata de reunião de acionistas
- Modelos de reuniões individuais
- Modelo de ata de reunião
- Software para reuniões individuais
Registre as atas da reunião em um formato estruturado com o modelo de atas de reunião do ClickUp
Durante a reunião
Dica 3: Filtre as informações mais importantes
Em algum lugar entre os ums e likes, há detalhes importantes aos quais se deve prestar atenção quando uma pessoa está falando em um fluxo de consciência. Mas com um pouco de contexto, confiança e criatividade, você se tornará um mago das anotações em qualquer cenário de reunião .
Veja como isso se parece:
Ouça as pistas e os sinais que o orador está lhe dando para o contexto
A regra geral é estar preparado para tudo. Mas preste atenção a qualquer ênfase dada ao que ele está dizendo, às perguntas feitas e às explicações compartilhadas que afetarão o projeto/tarefa/meta.
Confie e peça ao orador para esclarecer o que ele está dizendo
Resumir um ponto e não ouvir os principais detalhes do próximo é algo que todos nós experimentamos ao fazer anotações! Se você estiver perdido no que o palestrante está dizendo, é provável que os outros participantes também estejam! A última coisa que você quer fazer é compartilhar informações erradas. Essas anotações da reunião serão consultadas posteriormente, portanto, você precisa da verdade e nada mais que a verdade! (Os membros da sua equipe lhe agradecerão mais tarde)
Seja criativo e observe as pessoas ao seu redor
Há alguém em seu local de trabalho que sempre consegue atingir a produtividade das reuniões? Quem faz com que boas anotações e conversas em reuniões pareçam tão fáceis? Pegue uma página mental do livro dessa pessoa e observe como ela faz com que as pessoas na sala fiquem engajadas e motivadas. O que resulta da qualidade de suas reuniões são notas de reunião claras que inspiram ação.
Se você não tem uma pessoa que lhe vem à mente, nós o pegamos! Na ClickUp, somos obcecados por focar na eficiência e no resultado.
Baixar o Guia do ClickUp Docs
A chave para o sucesso da produtividade de nossas reuniões é a organização para a ação. Nossos Documentos do ClickUp estão sempre mobilizados para que as equipes em todos os fusos horários obtenham as informações de que precisam imediatamente.
Aqui está uma olhada nas quatro seções padrão das nossas notas de reunião: Itens de ação, Recursos necessários, Acompanhamento e Recapitulação da conversa.
Faça anotações de reunião no ClickUp Docs
Dica 4: Marque os membros da equipe no documento para acompanhamento
Trabalhar com equipes multifuncionais e com vários fusos horários exige uma prestação de contas ajuda mão. As pessoas estão pulando de uma reunião para outra e podem se esquecer de concluir seus itens de ação ou acompanhamento.
Lembra-se da Curva do Esquecimento?
As equipes do ClickUp usam os recursos @mention e comment regularmente no Docs para acompanhar, atualizar e colaborar no trabalho. Isso é perfeito para manter juntas nossas conversas paralelas relacionadas e os pensamentos do tipo "acabei de me lembrar!".
Quando as pessoas são marcadas em um comentário, elas verão seus nomes destacados em seus feeds de notificação.
Identifique chamadas importantes e itens de ação ao examinar suas notificações
Após a reunião
Dica 5: Mantenha o ritmo com uma recapitulação da reunião
Aborde essa dica com a mentalidade de que ninguém tem tempo para ler as anotações da reunião. Especialmente se a gerência precisar de um status rápido ou de uma recapitulação sobre o que aconteceu, você deverá fornecer essa breve visão geral em um local sem atritos.
Cada reunião deve ter uma tarefa dedicada e recorrente para conectar os membros relevantes da equipe, os documentos e até mesmo outras tarefas para reuniões passadas, presentes e futuras.
Como funciona: Publique uma recapitulação dos pontos principais na tarefa juntamente com as anotações da reunião vinculadas. Você economizará seu tempo e o de outras pessoas no futuro ao procurar informações. **Isso conecta todo o trabalho em um espaço de trabalho central e fora das caixas de entrada
Se você estiver curioso sobre o ClickUp e quiser começar com a organização básica, crie tarefas para organizar todas as suas anotações de reunião início do projeto cerimônias ágeis e integração de novos funcionários -começar com o Modelo de reunião !
Download do modelo de pasta de reuniões
A criação desse recurso também é uma ferramenta valiosa para os líderes de equipe monitorarem o número e a qualidade das reuniões em que todos estão participando!
Crie uma lista ClickUp para centralizar reuniões recorrentes para que todos possam visualizá-las
Dica 5: Utilize a IA para resumir, parafrasear e formatar anotações
Em um mundo movido pelo digital, a inteligência artificial (IA) desempenha um papel significativo na otimização da produtividade. Isso é especialmente relevante quando se trata de anotações de reuniões. Em vez de resumir, parafrasear e formatar o conteúdo manualmente, agora você pode utilizar os recursos de IA para realizar essas tarefas com rapidez e precisão. ClickUp Brain , uma ferramenta com tecnologia de IA, prova ser um divisor de águas nesse aspecto. O ClickUp Brain foi projetado para ajudá-lo a navegar com mais eficiência em seus grandes volumes de dados de reuniões. Ele pode ler anotações de reuniões, extrair pontos-chave e fornecer resumos concisos. Gerar conclusões rápidas a partir de longas discussões se torna mais fácil, poupando seu valioso tempo para outras tarefas importantes.
Gere notas de reunião precisas sem esforço com o ClickUp Brain
Parafrasear não é mais uma tarefa que exige uma carga cognitiva considerável. Com o ClickUp Brain, a reescrita de ideias com palavras diferentes é automatizada para evitar qualquer caso de plágio e garantir a representação exclusiva do pensamento.
Além de resumir e parafrasear, a formatação das anotações é crucial para melhorar a legibilidade e facilitar a referência rápida. O ClickUp Brain ajuda você a estruturar suas anotações de forma clara com cabeçalhos, marcadores e vários estilos de texto para enfatizar informações importantes.
Usando o ClickUp Brain, você pode gerar automaticamente insights a partir das anotações da reunião, capturando toda a gama de pensamentos, ideias, decisões e itens de ação em um formato de fácil digestão. Ele não apenas aumenta sua produtividade durante a reunião, mas também garante um acompanhamento eficaz, fornecendo imediatamente as conclusões importantes e as ações necessárias.
Aproveite o poder da IA para fazer anotações com o ClickUp Brain e transforme suas reuniões rotineiras em campos estratégicos para a inteligência acionável.
Quem se beneficia com as anotações de reuniões?
- Empreiteiros: As anotações de reuniões são essenciais para que os empreiteiros acompanhem as decisões que foram tomadas ou as alterações que precisam ser implementadas. Fazer anotações durante uma reunião permite que eles se mantenham organizados e garantam que tenham os detalhes corretos da discussão.
- Empresas de construção
- Construtoras de casas
- Empreiteiros e construtores
- Paisagistas
- Empresas corporativas: Tomar notas de reuniões permite que as empresas corporativas acompanhem as conversas e decisões importantes que foram tomadas. Isso ajuda a garantir que todos os envolvidos na reunião estejam na mesma página e que todos os membros da equipe estejam cientes de quaisquer alterações ou atualizações.
- Equipes corporativas
- Analistas de negócios
- Suporte ao cliente
- Reuniões com clientes
- Chamadas em conferência
Dica de bônus: Capture instantaneamente anotações curtas de reuniões
Seu Google Drive é parecido com este?
Exemplo de como fazer as coisas da maneira mais difícil no Google Drive
Isso acontece com os melhores de nós!
Às vezes, você quer fazer anotações rápidas apenas para os seus olhos ou despejar pensamentos enquanto está em uma chamada telefônica ou reunião pelo Zoom. O problema é que se torna quase impossível encontrar aquela informação que você sabe que registrou.
Para esses cenários, não use um Google Doc. Em vez disso, use o ClickUp Notepad - o companheiro digital de bolso perfeito para fazer anotações .
Criar tarefas a partir do Bloco de Notas do ClickUp
Saiba mais sobre o Bloco de Notas
Acesse o Bloco de Notas do seu navegador ou dispositivo móvel para criar um repositório de pensamentos, listas de verificação e tarefas quase prontas em um só lugar! O ClickUp Notepad também inclui:
- Comandos de barra: Formate sua anotação com cabeçalhos, fontes em negrito, listas e muito mais
- Arrastar e soltar: Adicione imagens, gifs, vídeos e outros arquivos diretamente às suas anotações
- Pesquisa: Pesquise suas notas por palavras-chave encontradas no título ou na descrição de uma nota
- Arquivar/desarquivar: Arquive ou desarquive sua nota
- Converter: Converta sua nota em uma tarefa - ou em um documento!
Uma consideração final para as melhores experiências de anotações em reuniões: Suas estratégias e preferências de anotações evoluirão com o tempo. Quando estiver analisando suas opções para a ferramenta perfeita de anotações, priorize a personalização e a flexibilidade.
**Gastar sua energia em coisas como a manutenção de anotações o afasta do trabalho que está fazendo a diferença em suas tarefas e projetos.
Sabemos que você vai adorar o ClickUp Notepad e o Docs para criar seu melhor sistema de anotações até hoje. Se precisar superar qualquer desafio de produtividade em reuniões, entre em contato conosco a qualquer momento! Registre-se no ClickUp hoje mesmo !