Como os diferentes tipos de configurações de trabalho continuam evoluindo na era moderna, a diversidade no local de trabalho é maior do que nunca. As empresas agora operam em escritórios físicos, ambientes totalmente remotos e modelos híbridos que combinam ambos. Com equipes espalhadas em diferentes locais, fusos horários ou até mesmo em diferentes andares de um prédio de escritórios, um desafio permanece universal: a comunicação eficaz da equipe.
Diferentemente dos ambientes tradicionais, em que uma conversa rápida durante o intervalo para o café ou uma breve reunião no bebedouro poderia resolver problemas ou inspirar novas ideias, os modelos de locais de trabalho diversificados de hoje exigem mecanismos de comunicação mais estruturados. A interação face a face, por mais desejável que seja, nem sempre é uma opção.
O desafio da comunicação clara e eficaz é ampliado nesses modelos de trabalho ambientes de trabalho diversificados . Mas a solução não é tão simples como simplesmente concordar em se comunicar melhor. Em vez disso, requer práticas deliberadas e o uso de ferramentas específicas projetadas para preencher a lacuna da separação física.
Neste blog, examinaremos por que a comunicação da equipe é essencial para vários ambientes de trabalho e exploraremos dez estratégias para otimizá-la, independentemente de sua equipe estar em um escritório, distribuída em todo o mundo ou utilizar uma combinação de ambos. Vamos mergulhar de cabeça!
O que é comunicação em equipe no local de trabalho?
A comunicação em equipe é a troca de informações entre duas ou mais pessoas que trabalham para atingir objetivos comuns. Colaboração em equipe e a comunicação pode ser feita de várias formas diferentes, como aplicativos de bate-papo, e-mail, software de gerenciamento de projetos chamadas de vídeo, reuniões presenciais, boletins informativos ou simples conversas face a face.
O estilo de comunicação da sua equipe pode variar. Mas, no final, ele envolve o compartilhamento de percepções, melhorar os ciclos de feedback e atualizações do projeto e, ao mesmo tempo, fomentar a colaboração e promover a transparência. A comunicação eficaz da equipe é fundamental para aumentar a produtividade, melhorar o moral da equipe e promover a conclusão bem-sucedida do projeto.
Por que a comunicação da equipe é importante?
A comunicação da equipe é a força vital de qualquer ambiente profissional, seja ele totalmente remoto, uma instalação no local ou um local de trabalho híbrido. É a chave para transformar colaboradores individuais em uma unidade coesa, promovendo uma cultura de trabalho saudável que valoriza a colaboração e o diálogo.
Mesmo antes da mudança contemporânea para o trabalho remoto, estudos indicavam que os funcionários passavam uma parte significativa de seu tempo colaborando - um claro indicador do papel crucial que a comunicação desempenha em qualquer ambiente de trabalho. Em equipes diversificadas que se estendem por diferentes locais e fusos horários, ou mesmo em um único ambiente de escritório, a comunicação continua sendo uma necessidade fundamental e constante.
A comunicação inadequada ou ineficaz geralmente leva à diminuição dos níveis de produtividade, pois os funcionários lutam para entender suas funções, metas e atribuições sem diretrizes ou feedback claros. Pesquisas indicam que muitos trabalhadores sentem que seu desempenho diminui devido à falta de estratégias de comunicação em seus locais de trabalho. Lacunas na comunicação também podem afetar a percepção da liderança de uma empresa. Sem transparência e canais abertos de comunicação, os funcionários podem perder a fé e a confiança em seus líderes, o que leva a uma queda no moral e na motivação.
Em suma, melhorar a comunicação da equipe permite que todos tenham seu bolo e também o comam. 🎂
Tipos de comunicação da equipe
A forma como a sua equipe se comunica pode ter um impacto significativo na eficácia da colaboração. Uma ótima maneira de agrupar as diferentes formas de comunicação é pela forma como você apresenta as informações.
Aqui está uma lista dos quatro tipos de comunicação e como as equipes os utilizam:
- Comunicação verbal: Quando os membros da sua equipe conversam entre si e usam palavras para transmitir ideias, eles estão se comunicando verbalmente. Como todos são remotos, isso seria uma chamada telefônica ou de vídeo 📣
- Comunicação não verbal: A forma mais poderosa de comunicação humana, a não verbal, muitas vezes não é percebida nos locais de trabalho que priorizam o digital. Ações como a linguagem corporal, o tom de voz, os gestos, o contato visual e, principalmente, as expressões faciais podem ser pistas poderosas sobre o que alguém quer dizer. Um estudo mostrou que até93% da comunicação pode ser não verbalsendo 38% transmitida pelo tom de voz e 55% por uma combinação de expressões faciais e linguagem corporal. É por isso que ver um ao outro é tão importante para a comunicação no local de trabalho 👍
- Comunicação escrita: Quando as palavras são escritas, você se envolve em uma comunicação escrita. Para o trabalho remoto, usamos o onlineferramentas de comunicação como e-mails, documentos, anotações e aplicativos de bate-papo para conduzir a comunicação escrita em grupo. Uma vantagem da comunicação escrita é que você pode consultá-la sempre que quiser e não precisa confiar na memória ✒️
- Comunicação visual: As palavras são ótimas, mas, como diz o ditado, uma imagem pode valer mais que mil palavras. Nos negócios, é muito mais eficiente transmitir informações complexas visualmente. Usamos gráficos, vídeos, infográficos, diagramas, imagens ou uma combinação deles para transmitir não apenas fatos, mas como esses fatos estão relacionados entre si 🖼️
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Como melhorar a comunicação da equipe com 10 estratégias
Agora que já falamos sobre o quê, o porquê e o como, vamos começar a quebrar esses silos e discutir algumas maneiras comprovadas de aumentar a produtividade da sua equipe.
Ao ler esta lista, analise-a em termos dos pontos em que sua equipe está com dificuldades e dos pontos em que está indo bem. Você precisa melhorar a velocidade da comunicação ou a precisão? Ou talvez você precise recuperar a chama da criatividade?
Essas 10 estratégias de comunicação eficazes devem ajudar em quase todas as situações.
1. Defina diretrizes sobre o tipo de comunicação a ser usado
Todos têm estilos de comunicação diferentes. Uma pessoa pode sempre usar mensagens instantâneas, enquanto outra só se comunica ligando para outras pessoas e conversando. Embora alguma flexibilidade seja importante, a consistência em toda a sua equipe pode criar um ambiente de trabalho muito mais eficiente.
A Estratégia de Comunicação Interna e Plano de Ação da ClickUp é o cenário visual perfeito para documentar e colocar as coisas em ação
Primeiro, avalie as normas de comunicação atuais usando o Modelo de estratégia de comunicação interna e plano de ação do ClickUp . Ele fornece uma estrutura para mapear sua organização, capturar seus modos de comunicação existentes, reunir as necessidades das partes interessadas, documentar os desafios e definir seu novo roteiro.
Depois de ter seu roteiro, estabeleça diretrizes claras e documente-as. Padronize quais tipos de informações usam qual modo de comunicação, como Quadros brancos ClickUp para brainstorming, bate-papo para questões imediatas e comentários sobre tarefas para mensagens não urgentes.
E como sabemos que, às vezes, o e-mail é o seu método de comunicação preferido, você pode enviar e receber e-mails em qualquer lugar do ClickUp .
2. Reúna-se frequentemente para reuniões permanentes
Existem muitos tipos diferentes de reuniões de equipe que conectam equipes remotas, e cada uma tem seu lugar. A reunião em pé é uma das preferidas de muitos grupos voltados para projetos. Normalmente realizada uma vez por dia, o nome vem da prática de ficar de pé para manter as reuniões curtas.
Em uma reunião de stand-up, você percorre a equipe, uma de cada vez, e cada pessoa fala sobre o que trabalhou desde a última reunião, o que tem em pauta para o dia e os desafios que está enfrentando. É uma ferramenta padrão na método ágil de desenvolvimento de software .
O objetivo da reunião diária de standup é ajudar na coordenação da equipe. Esse ciclo de feedback rápido ajuda as equipes a se alinharem e a permanecerem no caminho certo, o que é semelhante a um huddle no futebol. Se surgir um problema, você poderá resolvê-lo rapidamente e manter os projetos no caminho certo
As reuniões de stand-up podem ser essenciais para equipes multifuncionais que não têm um vocabulário comum, dando a todos uma chance melhor de entender o que seus colegas em outras funções estão fazendo. Os standups ajudam as equipes a se comunicarem de forma eficaz, promovendo a conexão, a organização e o alinhamento em objetivos de comunicação .
No entanto, planejá-las pode ser uma tarefa árdua com ferramentas desatualizadas. Modelo de reunião diária de standup do ClickUp simplifica esse processo, fornecendo um hub central para planejamento, anotações e acompanhamento do progresso, listas de verificação individuais para garantir o rigor e um único local para atualizações em tempo real para manter todos informados.
3. Respeite as diferentes necessidades de comunicação
Seja em uma chamada do Zoom ou em um tópico do Slack, é fácil para alguns membros da equipe dominarem a conversa e a voz de outros não ser ouvida. Também é comum que alguns participantes se distraiam ou não apareçam para a conversa.
No entanto, provavelmente não é porque eles não se importam!
Embora caiba à liderança incentivar o envolvimento dos funcionários e a colaboração em equipe, alguns trabalhadores são simplesmente introvertidos ou ficam sobrecarregados em grupos, e não há nada de errado nisso. Certifique-se de que eles saibam que podem compartilhar ideias em qualquer formato: após uma reunião, por escrito, em documentos colaborativos, por meio de comentários ou bate-papo, ou diretamente com você.
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No caso de pessoas que são novas ou que de repente se tornaram mais calmas, talvez você queira agendar um check-in para determinar se há algo que as esteja atrapalhando. Os bons gerentes sabem que, às vezes, há um problema maior, como o fato de outros membros da equipe rejeitarem suas ideias em brainstorms ou sentirem que sua voz nunca é ouvida.
Em um estudo, 50% dos trabalhadores relataram ficar em silêncio no trabalho sobre suas preocupações. A verdade é que talvez caiba a você fazer uma mudança ou conversar com outros funcionários para criar um ambiente mais inclusivo em que as pessoas saibam que é seguro se manifestar.
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
Também é útil definir expectativas em seu estilo de comunicação e documentá-las para aumentar a produtividade da equipe . Isso pode incluir coisas como sempre ligar a câmera em reuniões virtuais e responder a todos os e-mails ou bate-papos da equipe dentro de um determinado período.
Você fará com que os membros da equipe se sintam ouvidos e, ao mesmo tempo, reduzirá a ansiedade daqueles que gostam de regras e orientações. Independentemente de como você lida com as reuniões de grupo, tudo se resume ao fato de todos sentirem que suas opiniões são importantes e de remover os obstáculos à comunicação aberta.
Bônus: Comunique-se com os funcionários por_ Usando reuniões em nível de salto !
4. Desenvolver a importante habilidade de comunicação de ouvir
A comunicação da equipe consiste na troca de informações entre os membros, não apenas no envio de e-mails. É por isso que cada membro da equipe precisa estar aberto a ouvir tanto quanto a falar. Isso inclui prestar atenção a pistas não verbais e ler cuidadosamente o conteúdo escrito.
Defina o tom ouvindo ativamente - isso significa que, em vez de pensar no que dizer em seguida enquanto alguém está falando, você limpa sua mente e realmente ouve o que a pessoa está dizendo. Faça perguntas de acompanhamento para mantê-los falando em vez de voltar o foco para sua própria ideia.
Se a sua equipe estiver tendo dificuldades com a escuta ativa, faça uma reunião mais estruturada em que um funcionário compartilhe uma ideia e três perguntas de acompanhamento devem ser feitas antes de passar para a próxima ideia. Mesmo que a ideia seja realmente horrível, esse membro da equipe saberá que sua voz será ouvida. 📣
Ouvir é uma habilidade difícil até mesmo para os executivos de alto escalão, portanto, talvez você queira considerar planejar algum treinamento sobre escuta ativa.
Os comentários atribuídos garantem que itens de ação não são perdidos, independentemente de onde forem criados
Se estiver se reunindo virtualmente ou fazendo um brainstorming juntos em tempo real use os comentários do ClickUp em seus projetos como uma forma de incentivar a escuta mútua. Você pode atribuir tópicos e mencionar pessoas nos comentários para que sua equipe leia e pense sobre o que os outros estão dizendo nos comentários.
Isso é especialmente útil para equipes que estão espalhadas por vários fusos horários.
5. Tenha um cronograma visível com resultados claros
Todos em uma equipe precisam saber o resultados do projeto e quando devem ser entregues. É difícil cumprir esses prazos se houver falta de comunicação sobre o que e quando as coisas precisam ser feitas.
Uma ótima maneira de levar essas informações para toda a equipe é trabalhar com uma ferramenta de colaboração que lide com o agendamento de projetos com facilidade, como a plataforma de gerenciamento de projetos tudo-em-um do ClickUp. Cada membro da equipe pode visualizar suas tarefas da maneira que melhor lhe convier, e as visualizações do ClickUp podem ser definidas como públicas ou privadas para aumentar a transparência.
O ClickUp também tem vários modelos de entrega de projetos com campos personalizados pré-construídos para começar a trabalhar mais rapidamente.
6. Atribua tarefas e acompanhe o progresso
Para que suas entregas sejam feitas no prazo, é necessário compartilhar o que precisa ser feito, quem está fazendo e em que pé estão as coisas. Com uma equipe remota, você precisa de uma ferramenta digital que dê suporte às atribuições de tarefas e permita que a equipe veja o status e interaja de forma colaborativa em torno de cada tarefa.
Use o Workload View do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Comece dividindo seu projeto em tarefas e subtarefas com o ClickUp. À medida que você cria Tarefas do ClickUp é possível adicionar dados de campo personalizados, atribuir membros da equipe e criar dependências entre tarefas.
Em seguida, você pode acompanhar o progresso em mais de 15 visualizações personalizáveis. A visualização Activity do ClickUp mostra quem fez o quê no projeto, por exemplo, e a visualização Workload mostra quanto tempo cada tarefa levará.
Com o ClickUp como seu espaço de trabalho colaborativo, ninguém precisará perguntar à equipe quem está trabalhando em quê.
7. Faça anotações para registrar discussões
Falar sobre as coisas é uma ótima maneira de criar entendimento e tomar decisões. Uma ferramenta de comunicação de equipe virtual como Zoom, Microsoft Teams ou Google Workspace definitivamente simplifica a comunicação verbal. Mas a memória humana é imperfeita, e os itens de ação da reunião podem, às vezes, entrar por um ouvido e sair pelo outro.
A melhor maneira de garantir que você capture as discussões da sua equipe é fazer anotações e armazená-las no seu espaço de trabalho coletivo. Cada tarefa, quadro branco, mapa mental e documento no ClickUp inclui a capacidade de adicionar comentários.
É simples adicionar anotações em todo o projeto e incluir toda a equipe no processo. E como os comentários são multimídia no ClickUp, você pode adicionar imagens, arquivos, clipes de voz e até mesmo gravações de tela .
Comunique-se mais rapidamente com o ClickUp Clips e diga adeus às reuniões desnecessárias
O ClickUp também inclui uma ferramenta de bloco de notas onde você pode fazer anotações do seu jeito enquanto trabalha. Você pode vincular pessoas, tarefas e documentos para que tudo permaneça conectado. Converta-o em uma tarefa ou documento para compartilhar com sua equipe quando estiver pronto.
Qualquer que seja a ferramenta que você use, procure uma que seja colaborativa e esteja disponível em qualquer lugar para uma comunicação mais simplificada.
8. Orçamento para reuniões presenciais
Atualmente, é comum que uma equipe entreviste, contrate e trabalhe com um novo membro e nunca o encontre pessoalmente. Mas pesquisas mostram que reuniões presenciais criam laços mais estreitos e podem melhorar o desempenho de uma equipe em 35% .
Reserve um orçamento para reunir todos no mesmo lugar uma ou duas vezes por ano.
Mais do que uma oportunidade de trabalhar juntos no mesmo local, as reuniões presenciais devem se concentrar na socialização e no estabelecimento de vínculos de outras formas. Nomeie alguém para facilitar a interação, programe formação de equipes e sempre se certifique de ter um tempo de inatividade em que as pessoas possam se conectar em um nível pessoal.
Mesmo que seja apenas uma vez por ano, reunir todos construirá uma equipe mais forte, que confia uns nos outros e, portanto, se comunica com mais eficiência.
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9. Use um sistema com notificações configuráveis
Se alguém criar um documento importante e colocá-lo em um diretório sem avisar a ninguém, é possível que haja uma falha na comunicação. Você não pode contar com os membros da equipe para verificar as tarefas o dia todo, todos os dias, e perceber mudanças mínimas (mas importantes).
Personalize suas notificações para que sejam disparadas automaticamente quando o status de uma tarefa for alterado no ClickUp
Uma plataforma de colaboração com configurações de notificação configuráveis resolve esse problema. Como sabemos da importância de controlar suas notificações, o ClickUp vem com a capacidade de personalizar totalmente as notificações .
Você pode começar escolhendo quais ações gerarão mensagens e, em seguida, determinar onde será notificado, incluindo celular, e-mail, desktop ou navegador. Se preferir controlar quando recebe as mensagens, você pode ativar os resumos diários ou desativar as notificações enquanto estiver ativo no aplicativo Web.
10. Trabalhe em uma única plataforma colaborativa
Ao trabalhar pessoalmente, a melhor maneira de conseguir uma boa colaboração é colocar todos na mesma sala. É possível fazer o mesmo com uma equipe remota, garantindo que todos os membros da equipe usem o mesmo conjunto de ferramentas. Se um grupo de funcionários estiver em uma plataforma diferente, é como estar em uma sala diferente, os outros membros da equipe não podem ver o que estão fazendo.
Se possível, opte por uma única solução de colaboração que ofereça suporte a todos os recursos de que você precisa em um só lugar. O ClickUp é uma ferramenta completa para substituir todas essas soluções separadas. Todos os recursos é totalmente colaborativo para uma comunicação eficiente.
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Em vez de enviar e-mails a todos para obter feedback e fazer com que uma pessoa sintetize tudo em um documento, todos podem fazer anotações em um ClickUp Doc e adicionar comentários às ideias uns dos outros, transformando as tarefas mais importantes em ClickUp Tasks.
É claro que, às vezes, você precisa trabalhar com outras ferramentas. Nós nos integramos a mais de 1.000 outras ferramentas para facilitar seu dia de trabalho. Com o ClickUp, você pode colocar todos na mesma sala virtual, trabalhando como uma equipe com as mesmas informações e metas.
Habilidades de comunicação em equipe
Dominar a comunicação da equipe é mais do que apenas saber como montar frases ou enviar um e-mail semanal para o grupo. Ela envolve certas habilidades que podem aumentar significativamente a produtividade coletiva, elevar o moral e garantir uma comunicação tranquila execução do projeto .
Aqui estão algumas habilidades fundamentais de comunicação em equipe que podem melhorar a forma como sua equipe trabalha em conjunto:
Escuta ativa: Isso envolve compreender e absorver os pensamentos dos colegas de equipe, levando à colaboração criativa e à resolução de conflitos.
Clareza e concisão: Ser claro e conciso torna suas mensagens facilmente compreensíveis, evitando erros de comunicação.
**Comunicação não verbal: reconhecer mudanças no tom ou na linguagem corporal ajuda a entender emoções e atitudes para interações mais empáticas.
**Inteligência emocional: Decodificar e responder às emoções de seus colegas de equipe promove conversas mais saudáveis e sensíveis.
**Solução de problemas: a facilitação de soluções para problemas por meio do diálogo contribui diretamente para um desempenho mais suave da equipe e uma dinâmica harmoniosa.
**Fornecimento de feedback respeitoso: o feedback construtivo, fornecido com respeito, pode motivar os membros da equipe e melhorar o desempenho geral.
**Promoção do respeito e da franqueza: o incentivo para que todas as vozes sejam ouvidas promove a confiança e fortalece os relacionamentos da equipe.
Comunicação escrita eficaz: A comunicação escrita clara, precisa e sem erros minimiza mal-entendidos.
**Flexibilidade e adaptabilidade: a adaptação a diversos estilos de comunicação ajuda a desenvolver conexões mais fortes e compreensão mútua.
Uso proficiente de ferramentas de comunicação: A proficiência em ferramentas de comunicação como o ClickUp agiliza os processos, aprimora a colaboração e reduz os mal-entendidos.
**Paciência: o exercício da paciência na comunicação promove o diálogo cortês, a compreensão e a tranquilidade em situações de tensão.
**Gerenciamento de tempo: para equipes espalhadas em diferentes fusos horários, gerenciar a comunicação para respeitar o horário de trabalho de todos garante interações oportunas e respeitosas.
O domínio dessas habilidades de comunicação em equipe pode contribuir para um ambiente de trabalho mais harmonioso, eficiente e produtivo. Promover essas habilidades na sua equipe pode ajudar a criar conexões mais fortes, compreensão mútua e confiança - componentes essenciais para o trabalho em equipe bem-sucedido. Lembre-se de que a comunicação eficaz em equipe não é alcançada da noite para o dia; ela evolui e melhora com o tempo, o esforço contínuo e a prática. Mas com essas ferramentas à sua disposição, você já está no caminho certo.
Reúna sua equipe com a comunicação em equipe
Esperamos que essas estratégias sejam úteis para permitir a comunicação eficaz da equipe em seu próximo projeto. Você teve um ótimo começo com ferramentas de comunicação, uma plataforma de colaboração e uma cultura empresarial focada na colaboração da equipe.
Independentemente de sua equipe ser remota ou estar no escritório, o ClickUp foi projetado desde o início para manter as equipes na mesma página e trabalhando para atingir os mesmos objetivos. Ele captura e transmite informações e incentiva o trabalho em equipe em uma única plataforma que se integra aos canais de comunicação mais comuns para videoconferência, bate-papo ou criação de documentos.
A melhor maneira de saber como o ClickUp pode ajudá-lo a banir a comunicação deficiente de sua equipe é experimentá-lo gratuitamente hoje mesmo .