Como se preparar para reuniões de alto nível & 1-on-1s

A reunião de um funcionário com o gerente do seu gerente — também conhecida como reunião com o superior hierárquico — é normalmente vista como um mecanismo de escalonamento. O entendimento comum é que você envolve um líder quando há um problema. No entanto, não deveria ser assim.

As reuniões com superiores imediatos, quando realizadas regularmente, ajudam os funcionários e líderes a compartilhar conhecimento. Elas permitem que eles compartilhem insights que obtêm a partir de suas posições e perspectivas únicas.

Por exemplo, um funcionário do atendimento ao cliente, por estar próximo ao cliente, pode ter insights sobre seus pontos fracos. O diretor de operações, por estar próximo ao diretor executivo, pode saber mais sobre a estratégia e o plano para o futuro. Quando esses dois se encontram, isso ajuda na troca de informações sobre o contexto dos negócios.

Nesta postagem do blog, exploramos como você pode aproveitar as reuniões com superiores diretos para beneficiar a organização como gerente de gerentes.

O que é uma reunião com um superior hierárquico?

Uma reunião com o supervisor do seu supervisor é uma conversa entre um funcionário e o supervisor do seu supervisor, sem a presença do gerente intermediário. Ela pula um nível na hierarquia organizacional, daí o nome.

Por exemplo, digamos que você seja o diretor de vendas da cidade, cujos subordinados diretos são gerentes de cluster. Cada gerente de clientes pode ter representantes de desenvolvimento de vendas (SDRs) subordinados a ele.

Uma reunião com o superior imediato ocorre entre você e os SDRs, sem a presença do gerente do cluster.

Benefícios das reuniões com superiores imediatos

Em qualquer semana, os gerentes podem se reunir com suas equipes com frequência — em reuniões rápidas, revisões, reuniões com clientes, etc. Sempre que um funcionário enfrenta um desafio, ele procura seu gerente direto, mantendo uma relação colaborativa.

No entanto, para o gerente do nível seguinte, esse não é o caso. Eles geralmente estão distantes das equipes de seus subordinados diretos e do trabalho deles. As reuniões com superiores imediatos preenchem essa lacuna.

Benefícios das reuniões com superiores imediatos para os funcionários

Fazendo com que suas vozes sejam ouvidas: muitas vezes, os funcionários podem enfrentar desafios que seus supervisores imediatos não conseguem resolver. Exemplos disso são a compra de uma nova ferramenta cara, que o supervisor imediato pode não ter autoridade para aprovar.

Nesses casos, as reuniões com superiores permitem que eles levem suas preocupações a alguém com mais autoridade.

Sentindo-se visto: os funcionários, especialmente aqueles que trabalham em campo ou fora do escritório, sentem que trabalham isolados. Mesmo que colaborem com seus colegas ou supervisores imediatos, eles podem não se sentir parte do objetivo maior do seu trabalho.

As reuniões com superiores diretos, assim como as reuniões com todos os funcionários ou os eventos externos da empresa, ajudam os funcionários a se sentirem valorizados, aumentando seu moral.

Compartilhe insights: os funcionários em campo têm um pulso do cliente, o que é de imenso valor para a organização. Um SDR que vende uma ferramenta de controle de tempo pode descobrir que os clientes querem a capacidade de converter essas entradas automaticamente em uma planilha de horas.

Essas ideias podem não chegar à equipe de produto no meio da agitação das atividades diárias. Uma reunião com o superior imediato oferece o local e o momento para compartilhar ideias que podem ser colocadas em prática imediatamente.

Entenda a estratégia organizacional: nem todos os funcionários têm uma visão clara da estratégia corporativa. Um engenheiro de software pode saber tudo sobre o recurso que está desenvolvendo, mas não por que ele foi adicionado ao roteiro do produto.

As reuniões com superiores ajudam os líderes a transmitir sua visão e estratégia para toda a organização.

Benefícios das reuniões com superiores para líderes

Identificando oportunidades invisíveis: os líderes podem obter feedback direto e específico daqueles que estão na linha de frente. O associado financeiro que paga as contas pode perceber que a organização está gastando muito com ferramentas duplicadas.

Em um dia normal, eles podem ignorar isso. Durante uma reunião com o superior imediato, eles podem sinalizar isso para o diretor financeiro, o que pode significar uma economia de milhares de dólares.

Resolução eficaz de problemas: quando a comunicação da equipe é filtrada por vários níveis de gerentes, a causa raiz pode se perder. As reuniões com superiores diretos podem levar a liderança ao cerne das questões críticas. Isso pode ajudar na otimização do fluxo de trabalho, visto da perspectiva do usuário final.

Acesso a insights dos clientes: os líderes raramente falam diretamente com os clientes, a menos que se trate de uma conta grande/essencial. Uma reunião com o superior imediato é uma oportunidade para coletar feedback honesto sobre todos os clientes sem se reunir com cada um deles individualmente. Essa é uma ótima maneira de reunir conhecimento organizacional.

Aumentar o moral dos funcionários: as reuniões com superiores garantem que os funcionários sejam vistos e ouvidos pelos líderes da organização. Isso faz com que os funcionários se sintam mais envolvidos e valorizados. Os funcionários que sentem que seu trabalho é importante ficarão motivados a fazer mais.

Lide com questões pessoais: as pessoas toleram maus gerentes porque não querem parecer problemáticas. As reuniões com superiores indiretos facilitam uma avaliação de 360 graus para os gerentes de nível médio. Dessa forma, os líderes podem abordar as preocupações dos funcionários e treinar os supervisores para que tenham um melhor desempenho.

Em essência, as reuniões com superiores permitem que os líderes mudem as coisas. Elas lhes dão uma visibilidade mais clara. Elas os ajudam a fazer melhorias de forma rápida e eficaz. Como resultado, os funcionários percebem que seus comentários são valorizados e respeitados.

Com o tempo, isso cria lealdade entre os funcionários, o que leva a uma melhor retenção e melhor desempenho financeiro da organização.

Como se preparar e agendar reuniões com superiores imediatos

Como gerente de gerentes, a responsabilidade de agendar reuniões regulares com superiores imediatos é sua. Veja como se preparar e agendar reuniões com superiores imediatos a seu favor.

1. Informe o gerente responsável

Quando um membro da sua equipe vê um pedido de reunião do gerente do seu gerente, ele se pergunta: “Será que vão me demitir?” Quando seus subordinados diretos ficam sabendo que você conversou com a equipe deles, eles certamente ficam inseguros.

Portanto, uma reunião com o superior imediato pode ser emocionalmente desgastante para suas equipes. Para evitar colocar suas equipes sob estresse desnecessário, pense em como você deseja abordar suas reuniões com o superior imediato.

Use uma ferramenta de mapeamento de processos para identificar todas as tarefas que você precisa concluir antes de entrar em uma reunião com superiores. Aqui estão algumas etapas a serem consideradas.

2. Saiba com quem você vai se reunir

Digamos que você tenha cinco subordinados diretos e cada um deles gerencie uma equipe de cinco membros. Então, você terá que se reunir com 25 pessoas com suas personalidades, estilos de trabalho, prioridades e habilidades. Antes de entrar em uma reunião com eles, procure entendê-los.

Reúna informações sobre eles com antecedência. Você poderá descobrir mais sobre suas funções, responsabilidades, metas e desempenho até o momento no sistema de gestão de recursos humanos (HRMS).

Para entendê-los como pessoas, você pode usar algo como o modelo “Sobre mim” do Clickup. Convide-os a responder perguntas sobre seus valores, pontos fortes, experiências e muito mais.

Use esses dados para antecipar as questões deles e pensar nas suas respostas com antecedência.

3. Agende reuniões com superiores imediatos de forma cuidadosa

A melhor frequência para reuniões com superiores indiretos é uma vez por trimestre. Se você deixar passar mais tempo do que isso, poderá parecer insincero, apenas cumprindo uma obrigação. Qualquer frequência maior do que essa pode ser um fardo para sua agenda.

Reunir-se com 25 pessoas a cada trimestre não é fácil. Portanto, é fundamental agendar corretamente suas reuniões com superiores e subordinados. Recomendamos um dos dois métodos a seguir.

Agendamento em lote: cinco reuniões de 20 minutos por dia durante uma semana a cada trimestre. Embora isso ocupe você durante uma semana inteira, ajudará a coletar todas as informações de forma holística e contextual. Também lhe dará o resto do trimestre para agir com base no feedback que você coletou.

Agendamento contínuo: como alternativa, você pode se reunir com duas pessoas por semana ao longo do trimestre. Isso ajuda a distribuir as reuniões ao longo do tempo e monitorar o progresso mais de perto.

Dependendo do seu âmbito de controle, agende reuniões de uma forma que funcione para você. Certifique-se de não reunir duas ou três pessoas em uma única sessão nem realizar reuniões em grupo. Uma boa reunião com superiores indiretos é sempre individual.

4. Tenha em mente a largura de banda ao agendar reuniões com superiores imediatos

Lembre-se de que você não é o único ocupado na organização. Portanto, esteja atento à carga de trabalho da sua equipe antes de agendar uma reunião. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser capaz de informar o nível de ocupação dos membros da equipe.

A visualização da carga de trabalho do Clickup oferece uma visão consolidada em tempo real do que cada membro da equipe está fazendo e se eles podem reservar 20 minutos para falar com você.

Por outro lado, sua disponibilidade também precisa de atenção. A visualização do calendário do ClickUp ajuda você a ver todos os seus compromissos em um só lugar, para que você não fique sobrecarregado com muitas reuniões.

5. Crie uma agenda para reuniões com superiores indiretos

Não há nada mais inútil do que uma reunião sem uma agenda. Considerando que uma reunião com superiores indiretos dura apenas vinte minutos, você precisa de um plano claro. O modelo de agenda para reuniões com superiores indiretos do Clickup é um ótimo ponto de partida.

Ao planejar a agenda, pense também nas perguntas que você pode fazer na reunião com o superior imediato. Aqui estão alguns exemplos.

Se você é um diretor financeiro se reunindo com um associado de contas a receber, você pode perguntar:

Se você é um chefe de vendas municipal conversando com SDRs, pode perguntar:

Em todas as reuniões, considere perguntar:

Compartilhe esta agenda de reuniões com seus funcionários com algumas semanas de antecedência para que eles possam refletir sobre ela e se preparar.

6. Prepare-se para responder a perguntas difíceis

As reuniões com superiores também podem ser difíceis para você. Os membros da sua equipe usarão essa oportunidade para discutir suas preocupações (o que é o que você também deseja!). Portanto, esteja preparado para abordá-las. Reúna todos os fatos e números. Decida quais informações você está pronto para compartilhar com eles.

Por mais que você se prepare, a eficácia de uma reunião com superiores depende muito de como você participa da conversa. Veja como você pode melhorar isso.

Como ter uma reunião com um superior hierárquico bem-sucedida

Comece bem antes da reunião

Ao enviar a agenda da reunião com o superior imediato para sua equipe, incentive-os a revisá-la e adicionar seus itens. Quando o fizerem, seja proativo em reconhecer suas contribuições.

Essa é uma das maneiras mais simples de estabelecer confiança. Sua resposta mostra que você se importa genuinamente com a reunião com o superior hierárquico e com eles como pessoas.

Reúna as ferramentas necessárias para realizar reuniões com superiores imediatos bem-sucedidas. Pode ser uma ferramenta de IA para atas ou resumos de reuniões, um aplicativo de acompanhamento de metas, um software de gravação de chamadas ou seu papel e caneta favoritos.

Venha com objetivos claros

Entre na reunião sabendo o que você e o membro da equipe de nível superior desejam alcançar com essa conversa. Uma ferramenta como o ClickUp ajuda a acompanhar as metas e definir uma estrutura para a reunião.

Continue a partir das reuniões com superiores imediatos anteriores

Se você já teve reuniões com essa pessoa antes, continue a partir daí. Reconheça suas ações e o progresso desde então. Se você não conseguiu resolver uma questão, explique o motivo.

Quando um funcionário sente que nada resultou da reunião anterior, é menos provável que participe com entusiasmo desta vez. Reforce a importância e o impacto da reunião com o superior imediato.

Tenha uma mente aberta

Embora você tenha se preparado para esta reunião e aprendido sobre a pessoa, lembre-se de que esta reunião é mais sobre ela e menos sobre você. Portanto, faça perguntas e ouça pacientemente, sem interromper.

Seja aberto. Não tenha preconceitos ou ideias que ouviu de outras pessoas. Durante a reunião, não julgue.

Dê feedback

Os funcionários querem ouvir sua opinião sobre o desempenho deles e o que poderiam fazer melhor. Dê feedback sobre o trabalho deles e suas contribuições para esta reunião. Documente e compartilhe isso com eles para que você possa aproveitar isso na próxima sessão.

Criar um documento de feedback parece tedioso? Confira o assistente com tecnologia de IA do Clickup para resumir suas notas de reunião, identificar itens de ação e sugerir cronogramas.

Saia com itens de ação claros

Uma reunião com superiores imediatos só será boa se você agir de acordo com os pontos discutidos. Para garantir seu envolvimento e interesse, certifique-se de documentar as atas da reunião. Faça anotações adequadas. Se não tiver certeza, experimente um dos modelos de notas de reunião do ClickUp. Faça uma cópia e personalize-os de acordo com o objetivo e a estrutura de suas reuniões com superiores imediatos.

Levando suas reuniões com superiores diretos um passo adiante, o ClickUp Meetings permite que você faça anotações, gerencie uma agenda e defina itens de ação. Assuma a responsabilidade pelos itens de ação e adicione-os ao seu sistema de gerenciamento de tarefas. Defina prazos e outros check-ins, se necessário.

Mantenha uma comunicação aberta após a reunião

Não espere pela próxima reunião com superiores. Mantenha um canal de comunicação aberto com seus funcionários para discutir e concluir itens de ação. Use a visualização de bate-papo do Clickup para colaborar em suas tarefas em tempo real.

Você também pode criar uma janela separada para conversas relacionadas a reuniões com superiores diretos, para que elas não interrompam seus projetos.

Tenha sucesso na sua próxima reunião com superiores com o ClickUp

As reuniões com superiores imediatos oferecem visibilidade sobre o que passa despercebido no dia a dia. Elas ajudam os líderes a compreender as questões mais profundamente. Elas ajudam os funcionários a participar melhor. Quando bem conduzidas, as reuniões com superiores imediatos têm o potencial de elevar o moral dos funcionários, aumentar a produtividade e criar uma cultura de abertura e transparência.

Apesar de seus imensos benefícios, uma reunião com superiores não é fácil de planejar, agendar, preparar e executar. O ClickUp está aqui para ajudar.

O software de gerenciamento de projetos ClickUp possui recursos para ajudá-lo a realizar reuniões com superiores imediatos de forma eficaz. Seja para verificar a carga de trabalho das pessoas, criar agendas de reuniões, fazer anotações durante as reuniões ou resumir automaticamente, o ClickUp pode fazer tudo isso.

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