É difícil reservar um tempo do seu dia agitado para participar de uma reunião — esse tempo você nunca recupera! Portanto, é importante garantir que todas as reuniões sejam produtivas e que nada importante seja esquecido.
A melhor maneira de fazer isso é planejar bem, fazer anotações completas da reunião e, em seguida, transformá-las em atas que todos possam consultar. Esse pode ser um processo demorado, a menos que você use um modelo de notas de reunião.
Vamos dar uma olhada em como um modelo de notas de reunião melhora suas estratégias de anotações. Em seguida, exploraremos modelos para diferentes tipos de reuniões. Se você precisa de um formato para reuniões individuais, reuniões de equipe ou reuniões de diretoria, existe um modelo ideal para você. 😊
O que é um modelo de ata de reunião?
Um modelo de ata de reunião é um substituto prático para um aplicativo de anotações. Ele oferece uma estrutura básica para você escrever suas notas de reunião, economizando tempo e esforço. Seguir o formato do modelo também mantém todos alinhados, garantindo uma reunião produtiva e um encerramento antecipado.
Um modelo de notas de reunião oferece seções para diferentes tipos de informações, ajudando você a registrar todos os pontos principais, além das decisões tomadas e das próximas etapas planejadas.
Você pode simplesmente editar suas notas de reunião e transformá-las em um registro oficial da reunião. 📃
Mantenha todos informados compartilhando as atas formais das reuniões com os membros da equipe que estiveram presentes, os que não estiveram e quaisquer outras partes interessadas importantes, como clientes ou membros do conselho. O uso de um modelo de notas de reunião também facilita a revisão das atas de reuniões anteriores para informar estratégias ou decisões futuras.
Mas o que exatamente torna um modelo de notas de reunião eficaz? Vamos analisar isso para que você saiba o que procurar. 👀
O que torna um modelo de atas e notas de reunião bom?
Um modelo eficaz de atas ou notas de reunião oferece recursos e funcionalidades como estes:
- Uma estrutura que segue o formato aproximado da agenda da reunião e permite que o responsável pelas atas simplesmente siga o fluxo.
- Espaço para registrar detalhes importantes da reunião, como hora, data e objetivo, para que todos saibam o motivo da reunião.
- Seções para listar os participantes e ausentes da reunião, itens da agenda, principais pontos de discussão, conclusões e decisões importantes e medidas a serem tomadas.
- Ferramentas de IA para selecionar os pontos mais importantes e resumir textos longos em um documento sucinto e útil.
- Integração perfeita para otimizar seu fluxo de trabalho, como a capacidade de transformar itens de ação em tarefas com prazos que você pode atribuir aos membros da equipe para acompanhamento, facilitando o gerenciamento de projetos.
Seja em uma reunião de brainstorming com sua equipe, uma reunião informal com seu gerente imediato ou uma reunião formal de negócios com um cliente, cada minuto que você economiza em tarefas tediosas, como tomar notas de reuniões, é uma vitória. 🏆
10 modelos gratuitos de notas e atas de reuniões para tomar notas melhores
Quando você planeja usar modelos para suas notas de reunião, é importante escolher os mais adequados às suas necessidades. Vamos explorar alguns dos melhores modelos de notas de reunião disponíveis online.
1. Modelo de ata de reunião do ClickUp
O modelo de atas de reunião do ClickUp é perfeito para reuniões de equipe, como modelo de atas de reunião do conselho para o conselho de administração e qualquer outra situação semelhante.
Escolha entre as opções para registrar notas de várias reuniões em uma única página — ideal para reuniões rápidas — ou em subpáginas separadas para reuniões mais longas ou para consultar atas de reuniões anteriores.
Liste os participantes e documente os itens da agenda e os pontos de discussão. A ampla funcionalidade de colaboração do ClickUp também permite que os participantes adicionem atualizações pessoais sobre o progresso com antecedência para economizar tempo. Em seguida, registre quaisquer itens de ação ou tópicos que precisem ser abordados em outro lugar ou posteriormente. Mantenha tudo em um só lugar, vinculando gravações de reuniões, tarefas de reuniões e recursos importantes.
O ClickUp também oferece outras ferramentas para ajudar a tornar seu processo de reunião mais eficiente e eficaz do início ao fim. Comece bem usando um modelo útil de agenda de reunião e faça um brainstorming com outros participantes da reunião em tempo real no quadro branco do ClickUp, reunindo suas ideias com notas adesivas online.
Em seguida, use o recurso de IA do ClickUp para resumir suas extensas notas de reunião geradas por IA em atas de reunião e extrair insights e itens de ação. 🤖
Transforme essas ações em tarefas e conecte-as diretamente aos seus fluxos de trabalho, criando um roteiro do seu caminho a seguir com cronogramas detalhados.
Este modelo gratuito de atas de reunião faz parte de uma ampla variedade de modelos do ClickUp Docs, todos projetados para ajudá-lo a criar documentos bonitos e eficazes sem precisar reinventar a roda. E, como bônus, o ClickUp se integra ao Google Docs, Microsoft Teams, Zoom e Slack, entre muitos outros, simplificando ainda mais seu fluxo de trabalho. 🙌
📮 ClickUp Insight: 21% dos entrevistados querem aproveitar a IA para se destacar profissionalmente, aplicando-a em reuniões, e-mails e projetos. Embora a maioria dos aplicativos de e-mail e plataformas de gerenciamento de projetos tenha IA integrada como recurso, ela pode não ser perfeita o suficiente para unificar os fluxos de trabalho entre as ferramentas.
Mas nós descobrimos o segredo na ClickUp! Com os recursos de gerenciamento de reuniões com inteligência artificial da ClickUp, você pode facilmente criar itens da agenda, capturar notas das reuniões, criar e atribuir tarefas a partir das notas das reuniões, transcrever gravações e muito mais — com nosso anotador de notas com inteligência artificial e o ClickUp Brain.
Economize até 8 horas de reunião por semana, assim como nossos clientes da Stanley Security!
2. Modelo de notas de reuniões recorrentes do ClickUp
Quando você tem reuniões regulares que seguem um formato semelhante, como reuniões diárias ou semanais, o modelo de notas de reuniões recorrentes do ClickUp é a melhor opção. Usar o mesmo modelo todas as vezes cria consistência e oferece uma única fonte de verdade para consultar quando necessário. 💯
Documente a data e o objetivo da reunião, juntamente com os participantes, os ausentes e se há quorum. Em seguida, há uma estrutura sugerida para a reunião, que você pode personalizar livremente.
Para cada item da agenda, há espaço para escrever notas e os resultados de quaisquer votações. Também há espaço para registrar itens de ação, vinculá-los a tarefas e acompanhá-los com status personalizados. Mantenha tudo organizado registrando os horários de início e término da sua reunião e a data da próxima reunião.
Quando terminar, é fácil criar um link somente leitura para compartilhar o documento final com todas as partes interessadas. 🔗
3. Modelo de notas de reuniões individuais entre funcionários e gerentes do ClickUp
O desempenho de uma equipe depende do relacionamento entre o gerente e os membros da equipe. Reuniões individuais regulares com seus subordinados diretos permitem que você ofereça suporte, otimize a produtividade e o moral e ajude todos a se manterem atualizados com as tarefas. 🤝
O modelo ClickUp Employee & Manager 1-on-1 cria uma estrutura eficaz para a reunião, define expectativas para uma comunicação significativa e como vocês trabalharão juntos, além de permitir que você se concentre em realizar as tarefas.
Este é um modelo de tarefa, por isso é fácil configurar reuniões em intervalos regulares, seja uma vez por semana ou uma vez por mês, usando tarefas recorrentes.
Defina os membros da equipe e o gerente como responsáveis pela tarefa, permitindo que eles adicionem atualizações e pontos de discussão à agenda antes da reunião. Durante a reunião, eles seguirão o esboço sugerido e trabalharão juntos para registrar notas na descrição da tarefa.
Os itens da lista de tarefas podem ser facilmente transformados em tarefas ou subtarefas para as próximas etapas. Depois, basta copiar as notas para os comentários para criar um registro para referência futura.
4. Modelo de notas de reunião com clientes do ClickUp
Quando um cliente está pagando as contas, é especialmente importante acompanhar todos os aspectos de um projeto. Facilite sua vida usando o modelo de notas de reunião com clientes do ClickUp para registrar todas as informações importantes antes, durante e depois da reunião. 📝
Este modelo gratuito oferece uma estrutura abrangente para você trabalhar, mantendo tudo organizado e sem que nada seja perdido ou esquecido. Status personalizados informam se uma reunião está agendada, em andamento ou concluída, e é fácil reunir todos os recursos necessários neste único local.
Este modelo de reunião com clientes permite que sua equipe colabore no documento para adicionar atualizações ou itens da agenda com antecedência. É fácil contribuir para a reunião em tempo real e acompanhar qualquer feedback dos clientes, novos requisitos comerciais, decisões e próximos passos.
Após a reunião, envie as notas por e-mail a todas as partes interessadas diretamente da plataforma ClickUp. Todas as notas da reunião são mantidas em um único local, facilitando sua consulta em reuniões futuras.
5. Modelo de notas de reunião para organizações sem fins lucrativos do ClickUp
Quando você trabalha para uma organização sem fins lucrativos, quer dedicar a maior parte do seu tempo e esforço para fazer a diferença — não para redigir notas de reunião. O modelo de notas de reunião para organizações sem fins lucrativos do ClickUp facilita o foco no que é importante, sejam seus últimos esforços de arrecadação de fundos ou seus planos de alcance comunitário. 🙋
Use o modelo para colaborar com os membros da sua equipe na criação da agenda, documentando discussões e itens de ação nas notas da reunião e, em seguida, atribuindo tarefas para acompanhamento.
Registre as decisões na Visualização do Registro de Decisões para facilitar a consulta. Em seguida, acompanhe as tarefas em aberto na Visualização de Itens de Ação com os campos de status A fazer, Em andamento e Concluído. Trabalhando juntos, vocês garantirão que estão sempre avançando em direção à sua visão para o futuro.
Confira estes modelos para arrecadação de fundos!
6. Modelo de notas de aula do ClickUp
Embora os modelos de notas de reunião sejam extremamente úteis para planejar, documentar e acompanhar reuniões, os modelos de anotações também são úteis na escola. Chega de papéis espalhados pela mesa ou de esquecer o que o professor disse. 🧑🏫
O modelo de notas de aula do ClickUp mantém tudo em um só lugar, incluindo notas de palestras, links para recursos úteis e tarefas de casa.
Este modelo de notas é um ClickUp Doc que fornece uma estrutura básica e pode ser personalizado para se adequar às suas necessidades. Com o índice integrado, você encontrará rapidamente e navegará até a seção que precisa. O modelo também permite formatar suas notas, incorporar links ou tabelas ou criar tarefas para si mesmo, para que você nunca perca nada.
7. Modelo de relatório de reunião do ClickUp
Projetado principalmente para organizações que trabalham extensivamente com feedback de clientes, o modelo de relatório de reunião do ClickUp também é útil para outros tipos de reuniões.
Há espaço para detalhes, como os nomes do facilitador, do responsável pelas notas e do cronometrista, além do tipo, local e duração da reunião. Um campo numérico permite adicionar o número total de participantes. Em seguida, use o modelo para documentar quaisquer notas da reunião e redigir uma proposta de agenda para a próxima.
Uma lista de verificação pós-reunião garante que todos os participantes recebam as notas finais da reunião e que essas atas sejam armazenadas com segurança. Ela também lembra você de acompanhar as tarefas que surgiram na reunião, o que pode incluir fechar o ciclo de feedback com a equipe e a liderança da empresa, bem como com o cliente. 🔃
8. Modelo de notas de reuniões individuais do ClickUp
O modelo de reunião individual com funcionários da ClickUp foi criado para que os gerentes se conectem com seus funcionários. Esse processo ajuda a garantir que todos os funcionários recebam as informações necessárias para ter sucesso em suas funções e atingir suas metas de desempenho.
Este modelo facilita a criação de notas de reunião excelentes e incentiva a conversa entre o gerente e o funcionário, evitando que o gerente fale o tempo todo.
9. Modelo de ata de reunião de projeto do Excel da Template Lab
Baixe este modelo de notas de reunião de projeto como uma planilha do Excel, um documento do Word ou um PDF.
Comece com um espaço para o nome do projeto e o objetivo da reunião, além de informações logísticas, como local, data e horário de início e término. Registre também os participantes, juntamente com seus departamentos ou empresas e detalhes de contato.
Existem campos para documentar os vários tópicos da agenda e fazer anotações breves sobre a discussão em torno deles. Há também uma lista de itens de ação para garantir que todos saibam quais são os próximos passos e quem é responsável por eles.
Por fim, prepare você e sua equipe para o sucesso definindo a data e a hora da próxima reunião e identificando seu objetivo, para que os participantes tenham tempo suficiente para se preparar. 🗓️
10. Modelo de ata de reunião da Canva
Se você está procurando um documento simples para planejamento e anotações, sem integração com fluxos de trabalho, esta pode ser uma boa opção para você.
O modelo minimalista de notas de reunião do Canva facilita listar os participantes e os itens da agenda, fornecer breves atualizações sobre quaisquer projetos em andamento e organizar itens de ação. Conclua com quaisquer anúncios finais e pronto.
O layout simples e otimizado deste modelo é personalizável no Canva, e o documento foi projetado no formato carta americano para facilitar a impressão, caso você precise de uma cópia física. 🖨️
Economize tempo e aumente a produtividade com modelos de notas de reunião
As reuniões são uma parte importante do bom funcionamento de qualquer organização, mas, se forem mal gerenciadas, também podem causar uma grande perda de tempo. Economize tempo e esforço usando um modelo de notas de reunião ou atas de reunião que forneça uma estrutura na qual você possa escrever. 📰
Um modelo garante que você tenha clareza sobre a agenda, faça ótimas anotações e documente rapidamente as decisões e ações para acompanhamento posterior.
O ClickUp leva os modelos de notas de reunião a um novo patamar. Escolha entre uma variedade de modelos, use ferramentas de IA para ajudar a resumir suas notas de reunião e, em seguida, transforme itens de ação em tarefas alocadas que podem ser rastreadas usando as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp.
E não precisa parar por aí. O ClickUp é uma plataforma completa que ajuda você a otimizar todos os aspectos do seu negócio, do início ao fim. Inscreva-se gratuitamente agora e veja seu negócio prosperar. 📈