É difícil tirar um tempo do seu dia atarefado para participar de uma reunião - é um tempo que você nunca mais terá de volta! Portanto, você quer ter certeza de que todas as reuniões sejam produtivas e que nada importante seja esquecido.
A melhor maneira de fazer isso é planejar bem, fazer anotações completas da reunião e transformá-las em atas de reunião que todos possam consultar. Esse pode ser um processo demorado, a menos que você use um modelo de anotações de reunião.
Vamos dar uma olhada em como uma reunião modelo de anotações melhora sua estratégias de tomada de notas . Em seguida, exploraremos modelos para diferentes tipos de reuniões . Se você precisa de um formato para reuniões individuais, reuniões de equipe ou reuniões de diretoria, há um modelo para você. 😊
O que é um modelo de ata de reunião?
A atas de reunião é um substituto útil para um modelo aplicativo de anotações . Ele oferece uma estrutura básica para escrever suas anotações de reunião, economizando tempo e esforço. Seguir o formato do modelo também mantém todos no caminho certo, garantindo uma reunião produtiva e um encerramento rápido.
Um modelo de anotações de reunião fornece seções para diferentes tipos de informações para ajudá-lo a capturar todos os pontos principais, além de quaisquer decisões que tenham sido tomadas e as próximas etapas planejadas.
Capture notas sem esforço, edite-as com formatação avançada e converta-as em tarefas rastreáveis acessíveis de qualquer lugar no ClickUp Notepad
Você pode simplesmente editar as anotações da reunião e transformá-las em um registro oficial da reunião. 📃
Mantenha todos informados, compartilhando as atas formais da reunião com os membros da equipe que estavam presentes, com os membros da equipe que não estavam e com outras partes interessadas importantes, como clientes ou membros do conselho. O uso de um modelo de anotações de reunião também facilita a revisão posterior de atas de reuniões anteriores para informar estratégias ou decisões futuras.
Mas o que exatamente faz com que um modelo de notas de reunião seja eficaz? Vamos detalhá-lo para que você saiba o que procurar. 👀
O que faz um bom modelo de atas e notas de reunião?
Um modelo eficaz de ata de reunião ou de anotações de reunião oferece recursos e funcionalidades como estes:
- Uma estrutura que segue o formato aproximado da pauta da reunião e permite que o redator da ata simplesmente siga o fluxo
- Espaço para registrar os principais detalhes da reunião, como hora, data e objetivo da reunião, para que todos saibam o motivo da sua presença
- Seções para listar os participantes e ausentes da reunião, os itens da pauta, os principais pontos de discussão, as principais conclusões e decisões e as etapas de ação
- Ferramentas de IA para selecionar os pontos mais importantes e resumir textos extensos em um documento sucinto e útil
- Integração perfeita para otimizar seu fluxo de trabalho, como a capacidade de transformaritens de ação em tarefas com datas de vencimento que podem ser alocadas aos membros da equipe para acompanhamento, facilitando o gerenciamento de projetos
Se você estiver realizando um reunião de brainstorming com sua equipe, uma reunião informal com seu gerente de linha ou uma reunião formal de negócios com um cliente, cada pouco de tempo que você economiza em tarefas tediosas, como fazer anotações na reunião, é uma vitória. 🏆
10 modelos gratuitos de notas e atas de reunião para fazer melhores anotações de reunião
Quando você planeja usar modelos para suas anotações de reunião, é importante escolher os modelos certos para suas necessidades. Vamos explorar alguns dos melhores modelos de notas de reunião disponíveis on-line.
1. Modelo de ata de reunião do ClickUp
Modelo de ata de reunião do ClickUp
O modelo Modelo de ata de reunião do ClickUp é perfeito para reuniões de equipe, como um modelo de ata de reunião de diretoria para o conselho de administração e tudo o mais.
Escolha entre as opções para capturar anotações de várias reuniões em uma única página - perfeito para reuniões rápidas - ou em subpáginas separadas para reuniões mais longas ou para voltar a atas de reuniões anteriores.
Liste os participantes e documente os itens da pauta e os pontos de discussão. A ampla funcionalidade de colaboração do ClickUp também permite que os participantes adicionem atualizações pessoais de progresso com antecedência para economizar tempo. Em seguida, registre quaisquer itens de ação ou tópicos que precisem ser abordados em outro lugar ou posteriormente. Mantenha tudo em um só lugar, vinculando gravações de reuniões, tarefas de reuniões e recursos importantes.
O ClickUp também oferece outras ferramentas para ajudar a tornar seu processo de reunião mais eficiente e eficaz do início ao fim. Comece bem usando uma ferramenta útil Modelo de agenda de reunião e faça um brainstorming com outros participantes da reunião em tempo real em um Quadro branco ClickUp , reunindo seus pensamentos com Notas adesivas on-line .
Em seguida, use Recurso de IA do ClickUp para resumir seu extenso Notas de reunião geradas por IA em atas de reuniões e extrair insights e itens de ação. 🤖
Transforme esses itens de ação em tarefas e conecte-os diretamente aos seus fluxos de trabalho, criando um roteiro do seu caminho a seguir com cronogramas detalhados.
Esse modelo gratuito de ata de reunião faz parte de uma ampla gama de Documentos do ClickUp modelos, todos projetados para ajudá-lo a criar documentos bonitos e eficazes sem precisar reinventar a roda. E, como bônus, o ClickUp se integra ao Google Docs, Microsoft Teams, Zoom e Slack, entre muitos outros simplificando ainda mais seu fluxo de trabalho. 🙌
2. Modelo de notas de reunião recorrente do ClickUp
Modelo de notas de reuniões recorrentes do ClickUp
Quando você tem reuniões regulares que seguem um formato semelhante, como reuniões diárias ou semanais, Modelo de anotações de reuniões recorrentes do ClickUp é a melhor opção. Usar o mesmo modelo todas as vezes cria consistência e lhe dá uma única fonte de verdade para consultar se precisar. 💯
Documente a data e o objetivo da reunião, juntamente com os participantes, ausentes e se há quórum. Em seguida, há uma sugestão de estrutura de reunião, que você pode personalizar.
Para cada item da pauta, há um espaço para anotações e os resultados das votações. Também há espaço para registrar itens de ação, vinculá-los a tarefas e acompanhá-los com status personalizados. Mantenha tudo organizado registrando os horários de início e término da reunião e a data da próxima reunião.
Quando terminar, é fácil criar um link somente leitura para compartilhar o documento final com todas as partes interessadas. 🔗
3. Modelo de anotações de reunião individual do funcionário e do gerente do ClickUp
Modelo de reunião individual do ClickUp Employee & Manager
O desempenho de uma equipe depende do relacionamento entre o gerente e os membros da equipe. Reuniões individuais regulares com seus subordinados diretos permitem que você ofereça apoio, otimize a produtividade e o moral e ajude todos a se manterem em dia com as tarefas. 🤝
A Modelo de reunião individual de funcionários e gerentes do ClickUp cria uma estrutura eficaz para a reunião, define expectativas para uma comunicação significativa e como vocês trabalharão juntos e permite que você mantenha o foco na realização das tarefas.
Esse é um modelo de tarefa, portanto, é fácil configurar reuniões em intervalos regulares, seja uma vez por semana ou uma vez por mês, usando tarefas recorrentes.
Defina o membro da equipe e o gerente como responsáveis pela tarefa, permitindo que eles adicionem atualizações e pontos de discussão à pauta antes da reunião. Durante a reunião, eles seguirão o esboço sugerido e trabalharão juntos para registrar as anotações na descrição da tarefa.
Os itens da lista de tarefas tornam-se facilmente tarefas ou subtarefas para as próximas etapas. Posteriormente, basta copiar as anotações nos comentários para que haja um registro para referência futura.
4. Modelo de anotações de reunião do cliente ClickUp
Modelo de anotações de reunião do cliente ClickUp
Quando um cliente está pagando as contas, é especialmente importante acompanhar todos os aspectos de um projeto. Torne sua vida mais fácil usando o Modelo de anotações de reunião com o cliente do ClickUp para registrar todas as informações importantes antes, durante e depois da reunião. 📝
Esse modelo gratuito oferece uma estrutura abrangente de trabalho para que você se mantenha organizado e nada seja perdido ou esquecido. Os status personalizados informam se uma reunião está agendada, em andamento ou concluída, e é fácil reunir todos os recursos de que você precisa em um único local.
Esse reunião de clientes permite que sua equipe colabore dentro do documento para adicionar atualizações ou itens da agenda com antecedência. É fácil contribuir com a reunião em tempo real e acompanhar o feedback dos clientes, os novos requisitos comerciais, as decisões e as próximas etapas.
Após a reunião, envie as notas da reunião por e-mail para todas as partes interessadas diretamente da plataforma ClickUp. Todas as anotações da reunião são mantidas em um único local, facilitando a referência a elas em reuniões futuras.
5. Modelo de anotações de reunião sem fins lucrativos do ClickUp
Modelo de anotações de reuniões sem fins lucrativos do ClickUp
Ao trabalhar para uma organização sem fins lucrativos, você quer que a maior parte do seu tempo e esforço seja destinada a fazer a diferença, e não a redigir notas de reunião. O Modelo de anotações de reuniões sem fins lucrativos do ClickUp facilita a concentração no que é importante, seja em seus últimos esforços de captação de recursos ou em seus planos de alcance comunitário. 🙋
Use o modelo para colaborar com os membros da sua equipe na criação da agenda, documentando a discussão e os itens de ação nas anotações da reunião e, em seguida, atribuindo tarefas para acompanhamento.
Registre as decisões na visualização de registro de decisões para facilitar a consulta. Em seguida, acompanhe as tarefas abertas na visualização de itens de ação com os campos de status A fazer, Em andamento e Concluído. Trabalhando juntos, você garantirá que estará sempre avançando em direção à sua visão do futuro.
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6. Modelo de notas de aula do ClickUp
Modelo de notas de aula do ClickUp
Embora os modelos de anotações de reuniões sejam muito úteis para planejar, documentar e acompanhar reuniões, os modelos de anotações também são muito úteis na escola. Chega de pedaços de papel bagunçados empilhados na sua mesa ou de esquecer o que o professor disse. 🧑🏫
O Modelo de notas de aula do ClickUp mantém tudo em um só lugar, inclusive anotações de aulas, links para recursos úteis e tarefas de casa.
Esse modelo de anotações é um documento do ClickUp que fornece uma estrutura básica e é personalizável para que funcione para você. Com o índice incorporado, você encontrará e navegará rapidamente para a seção de que precisa. O modelo também permite que você formate suas anotações, incorpore links ou tabelas ou crie tarefas para si mesmo, para que você nunca perca uma tarefa.
7. Modelo de relatório de reunião do ClickUp
Modelo de relatório de reunião do ClickUp
Projetado principalmente para organizações que trabalham extensivamente com feedback de clientes, o Modelo de relatório de reunião do ClickUp também é útil para outros tipos de reuniões.
Há espaço para detalhes, como os nomes do Facilitador, do Tomador de Notas e do Guardião do Tempo, além do Tipo de Reunião, Local e Duração. Um campo numérico permite que você adicione o número total de participantes. Em seguida, use o modelo para documentar as anotações da reunião e elaborar uma proposta de pauta para a próxima.
Uma lista de verificação pós-reunião garante que todos os participantes recebam as anotações finais da reunião e que essas atas sejam armazenadas com segurança. Ela também o lembra de acompanhar as tarefas resultantes da reunião, que podem incluir o fechamento do ciclo de feedback com a equipe e a liderança da empresa, bem como com o cliente. 🔃
8. Modelo de anotações de reunião individual do ClickUp
Modelo de reunião individual do funcionário do ClickUp
Modelo de reunião individual com funcionários do ClickUp foi criado para que os gerentes se conectem com seus funcionários. Esse processo ajuda a garantir que todos os funcionários recebam as informações necessárias para serem bem-sucedidos em suas funções e atingirem suas metas de desempenho.
Esse modelo facilita a tomada de notas de reuniões estelares e incentiva uma conversa entre o gerente e o funcionário para evitar que o gerente fique falando o tempo todo.
9. Modelo de ata de reunião de projeto do Excel por Template Lab
via Template Lab
Faça o download deste modelo de anotações de reunião de projeto como uma planilha do Excel, um documento do Word ou um PDF.
Ele começa com espaço para o nome do projeto e o objetivo da reunião, além da logística, como o local, a data e os horários de início e término da reunião. Registre também os participantes, juntamente com seu departamento ou empresa e detalhes de contato.
Há campos para documentar os vários tópicos da pauta e fazer breves anotações sobre a discussão em torno deles. Há também uma lista de itens de ação para garantir que todos saibam quais são as próximas etapas e quem é responsável por elas.
Por fim, prepare você e sua equipe para o sucesso marcando a data e a hora da próxima reunião e identificando seu objetivo, para que os participantes tenham tempo suficiente para se preparar para ela. 🗓️
10. Modelo de ata de reunião do Canva
via Canva
Se estiver procurando um documento simples de planejamento e anotações sem integração com o fluxo de trabalho, essa pode ser uma boa opção para você. Canva o modelo minimalista de notas de reunião do Canva facilita a lista de participantes e itens da agenda, fornece atualizações breves sobre projetos em andamento e organiza itens de ação. Termine com os anúncios finais e pronto.
O layout limpo e simplificado desse modelo é personalizável no Canva e o documento foi criado em formato de carta nos EUA para facilitar a impressão, caso você precise de uma cópia física. 🖨️
Economize tempo e aumente a produtividade com os modelos de notas de reunião
As reuniões são uma parte importante da administração bem-sucedida de qualquer organização, mas se forem mal gerenciadas, também podem desperdiçar muito tempo. Economize tempo e esforço ao usar um modelo de anotações ou atas de reunião que forneça uma estrutura na qual você possa escrever. 📰
Um modelo garante que você tenha clareza sobre a pauta, faça ótimas anotações e documente rapidamente as decisões e os itens de ação para acompanhamento posterior.
O ClickUp leva os modelos de anotações de reunião para o próximo nível. Escolha entre uma variedade de modelos, use Ferramentas de IA para ajudá-lo a resumir suas anotações de reunião e, em seguida, transformar itens de ação em tarefas alocadas que podem ser rastreadas usando as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp.
E não há necessidade de parar por aí. O ClickUp é uma plataforma completa que o ajuda a otimizar todos os aspectos do seu negócio, do início ao fim. Registre-se gratuitamente agora e veja seu negócio prosperar. 📈