Todos nós já passamos por isso. Quando você chega ao seu limite e não consegue se lembrar dos próximos passos que Barb pediu em sua última reunião de treinamento reunião virtual .
Essa sensação o atinge como uma tonelada de tijolos, sempre nos piores momentos - como na metade de uma apresentação ou logo depois que você termina a apresentação com um ar de "o que acabou de acontecer". Felizmente, não há motivo para pânico, pois a solução é simples: verifique as atas da reunião!
As reuniões são um componente essencial do local de trabalho e representam cerca de 15% do tempo de uma empresa tempo total gasto por uma organização . Isso é quase um dia inteiro de trabalho!
Sem um software para registrar as atas das reuniões quando uma equipe de trabalho está em uma situação de crise, as equipes podem perder o controle de conversas críticas para resolver os principais problemas que assolam a empresa. E ao capturar com precisão o que acontece nessas reuniões, você está investindo na saúde, na funcionalidade e na eficácia futuras da sua equipe.
Ainda assim, a grande questão permanece: como redigir corretamente as atas de reunião? É aí que nós entramos! 💪🏼
Ao final desta publicação, você terá uma sólida noção de como redigir atas de reunião e 10 modelos de atas de reunião personalizáveis para ClickUp, Excel e Word para manter sua equipe informada.
Coloque seus óculos de luz azul, abra seu bloco de notas digital e acompanhe!
O que são atas de reunião?
As atas de reunião (também chamadas de minutas de reunião ou MOM) fornecem documentação por escrito do que ocorre durante uma reunião para que haja um registro claro para todos os envolvidos, quer tenham participado ou não.
Elas são ótimas ferramentas para organizações que se reúnem regularmente para eventos como reunião inicial do projeto ou uma atualização de status. Se feitas corretamente, elas servem como uma janela para discussões anteriores, ajudando-o a revisitar ideias e a facilitar a solução de problemas.
As informações também proporcionam uma maneira rápida para que os superiores se mantenham atualizados sobre as grandes mudanças. Ou, se um membro não tiver recebido o convite, ele poderá consultar as atas e entrar em contato com a pessoa apropriada para fazer perguntas ou comentários adicionais.
Mas nossa maneira favorita de usar as atas de reunião é para o reconhecimento da equipe. Se um cliente elogiar seu desempenho em um projeto, isso será registrado na ata! Quem não gosta de um moral saudável na equipe? 👏
A cópia final é então revisada para verificar se há erros ou erros de digitação e enviada a todos os membros da equipe, incluindo qualquer pessoa que tenha perdido a reunião ou que se beneficiaria de saber o que aconteceu. Isso garante que todos tenham acesso a informações vitais em tempo hábil e evita o FOMO induzido pelo PTO no trabalho. 💞
Bônus: Cadência de reuniões para equipes remotas
Como redigir atas de reunião
As atas de reunião variam de acordo com as necessidades, o setor ou o produto da sua equipe, mas todas as atas devem incluir algumas informações importantes:
- Título e assunto da reunião
- Data e hora
- Registro dos participantes (nome, cargo e organização)
- Aagenda/cadência da reunião* Um breve resumo de cada item de discussão
- Principais decisões e itens de ação
- A data da próxima reunião
Algumas seções serão mais longas do que outras. O título, a data e a hora não devem ocupar mais do que uma linha, enquanto o resumo da pauta pode ocupar alguns parágrafos. Os participantes e itens de ação devem ser sucintos, em forma de listas de tópicos.
Cada seção deve estar alinhada com a agenda da reunião . Isso ajuda o leitor a entender a ordem dos eventos e a navegar facilmente para localizar um ponto específico! Pense em suas atas de reunião como as Spark Notes da reunião - elas são fáceis de digerir, mas ainda assim lhe darão a história completa!
Se forem abordados tópicos adicionais que não estavam planejados na pauta, é possível criar uma nova seção ou designar outra como "discussão aberta" ou "outros itens" para indicar que surgiu uma questão que não estava inicialmente planejada.
Capturar todas essas informações é fundamental para garantir que as anotações sejam abrangentes e completas. É por isso que você deve sempre começar com um modelo de ata de reunião para garantir que nada seja esquecido. 🤓
O que é um modelo de ata de reunião?
Um modelo de ata de reunião é um documento pré-formatado que descreve tudo o que você precisa para fazer uma ata significativa de uma reunião. O modelo certo permitirá que você adicione informações importantes, como quem estava presente, o início e o fim da reunião, os pontos principais e muito mais.
Além disso, os modelos de atas de reunião funcionam com diferentes software de colaboração de documentos para ajudá-lo a editar, personalizar e reutilizá-los em reuniões futuras.
O ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra para trabalhar com mais eficiência
O que faz um bom modelo de ata de reunião?
Um modelo de ata de reunião eficaz lhe dará todas as ferramentas necessárias para documentar suficientemente os eventos de uma reunião. Com esse modelo, você poderá organizar todos os detalhes da reunião em um formato apresentável e acessível que todos possam entender.
Mas antes de começar a criar seu próprio modelo do zero ou investir no primeiro que aparecer em sua pesquisa, há alguns recursos importantes que você deve procurar em um modelo de ata de reunião eficiente:
- Recursos de colaboração para editar, comentar edelegar trabalho entre a equipe
- Opções flexíveis de compartilhamento e permissões para garantir que as pessoas certas tenham acesso às suas atas
- Opções de estilo intuitivas e avançadas para formatar adequadamente suas atas de reunião
- A capacidade de incorporar outros arquivos, mídias, links e imagens ao seu documento
Os melhores modelos de atas de reunião serão compatíveis ou incorporados ao seu software preferido edição de documentos ferramenta. Isso possibilita a integração de seu modelo com seus outros ferramentas de reunião de trabalho ou até mesmo sua plataforma de reuniões virtuais! Nesse caso, certificar-se de que seu modelo de ata de reunião esteja alinhado com sua pilha de tecnologia é outro recurso importante.
Formate e colabore facilmente no Docs junto com a equipe sem sobreposição no ClickUp
Esses elementos garantirão que cada reunião seja proveitosa e que todos saiam com as informações de que precisam. Combinado com outros materiais e gravações de reuniões, seu modelo de ata de reunião será um recurso inestimável para maximizar a produtividade de cada reunião.
10 modelos e exemplos de atas de reunião
Para ajudá-lo a encontrar o modelo de que você precisa a tempo para sua próxima sessão de brainstorming, use esta lista dos nossos 10 principais modelos de atas de reunião para seus editores de documentos favoritos. Encontre descrições detalhadas dos modelos e detalhamento dos recursos, além de acessar cada modelo diretamente deste artigo!
1. Modelo de ata de reunião do ClickUp
Modelo de ata de reunião do ClickUp
O modelo Modelo de ata de reunião do ClickUp torna mais fácil do que nunca incluir todos os detalhes cruciais de uma reunião usando um modelo de uma página Documento ClickUp que pode ser editado, compartilhado e copiado para reuniões futuras.
Esse modelo vem pré-formatado com seções separadas para informações gerais, a pauta da reunião, atualizações, anúncios e muito mais. Ele também é altamente visual, com recursos de estilo personalizáveis para adicionar listas de verificação, tabelas, mídia, dados e muito mais para ajudar os membros a digerir rapidamente as atas.
Especialmente para reuniões de rotina com a equipe, esse modelo amigável para iniciantes cobre todas as suas bases e é um ótimo ponto de partida para aqueles que são novos na redação de atas de reuniões em geral! Se você está procurando uma estrutura simples, mas completa, que torne a organização eficiente - não importa o tamanho tipo de reunião -esse modelo de documento deve ser sua referência.
2. Modelo de estrutura de ata de reunião do ClickUp
Modelo de estrutura de atas de reunião da ClickUp
Não só o Modelo de estrutura de atas de reunião do ClickUp o modelo de estrutura de atas de reunião do ClickUp é amigável para iniciantes, fácil de personalizar e completo - ele também existe no recurso Docs poderoso e colaborativo do ClickUp, que permite que você trabalhe junto com sua equipe com edição em tempo real.
Resuma os detalhes importantes de suas reuniões, incluindo participantes, itens de ação e links para recursos adicionais, todos os quais podem ser convenientemente organizados como subpáginas separadas no documento de atas de reunião.
Você também pode usar esse modelo de estrutura para acompanhar os principais itens aprendidos, os resultados para as partes interessadas e as tarefas para os colegas de equipe designados concluírem com base nos itens de ação listados. A profundidade desse modelo faz dele o recurso perfeito para manter todos informados, engajados e na mesma página, literalmente.
Adicione emojis, imagens, formatação e opções de estilo para estruture instantaneamente suas anotações e fazer com que seu texto se destaque. Além disso, compartilhe seu documento instantaneamente via URL ou anexe-o à sua tarefa para facilitar o acesso a qualquer momento. E já mencionamos que os documentos do ClickUp estão conectados diretamente aos seus fluxos de trabalho?
3. Modelo de ata de reunião (MoM) do ClickUp
Modelo de ata de reunião (MoM) do ClickUp
Adotando uma abordagem organizacional ligeiramente diferente para suas atas, o modelo Modelo de ata de reunião (MoM) do ClickUp aplica uma tarefa pré-criada em seu espaço de trabalho. Isso simplifica e padroniza o processo tradicional de anotações, estruturando os detalhes recorrentes e os itens de ação em um arquivo interativo Lista .
Nessa tarefa, você encontrará um Guia de Introdução na descrição da tarefa, com detalhamentos passo a passo de como usar o modelo da maneira mais produtiva possível. Você também terá acesso a vários Documentos de ajuda para aproveitar ao máximo os outros recursos principais do ClickUp, incluindo subtarefas , Campos personalizados , Listas de verificação e muito mais.
Além da descrição da tarefa, esse modelo preenche automaticamente quatro subtarefas para monitorar a participação, os itens da próxima reunião, abordar os problemas atuais e visualizar a pauta da reunião desta semana. E para verificar se todos os itens foram abordados, o redator da ata pode usar a lista de verificação de avaliação pós-reunião para determinar se a reunião foi um sucesso com base em suas metas.
4. Modelo de ata de reunião do conselho de administração da ClickUp
Modelo de ata de reunião do conselho de administração da ClickUp
Os requisitos das atas de reunião podem ser diferentes quando se trata de equipes de diferentes setores e casos de uso. Felizmente, o ClickUp oferece vários modelos para solucionar esse desafio! Começando com o Modelo de ata de reunião do conselho de administração do ClickUp .
Como os outros modelos deste guia, este modelo de documento de ata de reunião permite registrar e marcar todos os participantes, juntamente com a pauta e os itens de ação. Mas o seu conselho de administração pode ter expectativas específicas que variam de uma reunião típica e este modelo entende isso, portanto, você também pode registrar os resultados da votação para cada item de ação e fornecer notas de reunião de alto nível.
Você também pode compartilhar rapidamente o documento com todos os outros participantes importantes usando o botão "Share Doc" (Compartilhar documento) no ClickUp!
5. Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projetos da ClickUp
Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projetos da ClickUp
O modelo Modelo de ata de reunião de gerenciamento de projetos do ClickUp o ajudará a tirar o máximo proveito de suas reuniões de gerenciamento de projetos com uma lista completa de itens em uma tarefa ClickUp personalizável.
Você pode começar a usar esse modelo antes da reunião inicial do projeto, com seções designadas para links úteis, detalhes da reunião, agenda e membros da equipe do projeto - tudo a partir da descrição abrangente da tarefa.
Outra seção detalha a revisão do cronograma do projeto, que indicará o trabalho concluído, o trabalho planejado para o futuro e outras notas diversas. Além disso, você pode listar os diferentes riscos e problemas que podem afetar negativamente cada projeto usando um dos seis campos personalizados encontrados neste modelo.
A partir daí, você pode supervisionar o progresso do seu projeto após a reunião com cinco subtarefas predefinidas para:
- Certificar-se de que todos os membros tenham acesso às ferramentas adequadas
- Os detalhamentos de custos sejam alocados para a equipe de gerenciamento de qualidade
- Os painéis de KPIs estejam funcionando
E muito mais! Se você precisa de um modelo abrangente de atas de reunião para gerenciamento de projetos, dificilmente encontrará um modelo melhor do que este.
6. Modelo de notas de reunião do ClickUp
Modelo de notas de reunião da ClickUp
Ainda não está pronto para assumir as atas da reunião? Comece fazendo anotações detalhadas! O Modelo de notas de reunião do ClickUp é o modelo perfeito para reuniões modelo de anotações para organizar os detalhes da sua reunião e manter os membros da equipe alinhados.
As seções deste modelo incluem:
- Data, hora e agenda da reunião
- Link de gravação da reunião
- Principais conclusões e resumo
- Itens de ação.
Juntos, esses modelo de página única ajudará você a fazer anotações básicas que podem complementar outros materiais da reunião, inclusive as atas!
7. Notas de reunião recorrentes do ClickUp
Notas de reunião recorrentes do ClickUp
Outro modelo que pode ajudar a fazer anotações durante as reuniões é o Notas de reunião recorrentes do ClickUp . Este modelo é ideal se você realiza reuniões regulares e deseja acompanhar o progresso de cada reunião recorrente.
Você pode usar esse documento para gerenciar todos os itens da agenda, listar tarefas, refrescar sua memória de reuniões anteriores com uma visão geral de alto nível e atribuir diferentes itens de ação aos membros da equipe. Obviamente, você também pode incluir detalhes como a data das reuniões passadas, atuais e futuras, o objetivo específico da reunião, os participantes e as ausências. Além disso, indique se o número de participantes atende ao quorum de cada reunião.
8. Modelo de controle de reuniões da ClickUp
Modelo de controle de reuniões da ClickUp
Deseja uma solução para ajudar a acompanhar as reuniões do início ao fim? Adicione o Modelo de rastreador de reuniões do ClickUp para seu espaço de trabalho! Esse modelo detalhado inclui todas as informações em uma lista abrangente e prática para planejar, preparar e gerenciar itens de ação à medida que você avança.
Você pode usar o modelo para acompanhar todos os tipos de reuniões e projetos, desde reuniões individuais e revisões trimestrais de negócios a comemorações de aniversários e outros eventos que fogem das tradicionais reuniões de negócios.
O modelo inclui muitos componentes para ajudar em todos os aspectos do rastreamento de reuniões, incluindo três status, oito campos personalizados e quatro tipos de visualização.
9. Modelo de ata de reunião para Excel
Modelo de ata de reunião para Excel via WPS Templates
Embora o ClickUp seja uma ótima solução para manter todos os documentos da reunião em um único local, com compartilhamento ideal e outros recursos, talvez você queira usar uma ata de reunião modelo para Excel se sua organização já investe em produtos Microsoft. Esta Lista de Acompanhamento Executivo de Atas de Reunião é um modelo básico de planilha para acompanhar os detalhes das reuniões executivas.
Esse modelo de ata de reunião em formato XLS usa um layout de planilha simples com várias colunas para controlar todos os detalhes da reunião. Inclua informações como descrições de tarefas, responsáveis, datas de vencimento, recursos necessários e registros de status executivo.
10. Modelo de ata de reunião para o Microsoft Word
Modelo de ata de reunião via Microsoft 365
Se você usa o Microsoft Word regularmente, pode se beneficiar de um modelo de ata de reunião para o Word, pois a Microsoft oferece vários modelos de atas de reunião. Você encontrará muitos modelos de documentos personalizáveis para todos os tipos de reuniões, incluindo reuniões administrativas, reuniões de pais e mestres e este modelo clássico de ata de reunião para reuniões gerais da equipe.
Não consegue encontrar um modelo adequado para o Word? A Microsoft também permite que você crie documentos do zero.
Melhores práticas de atas de reunião
A maneira de registrar as atas de reunião dependerá do seu estilo de redação e da sua capacidade de fazer anotações rapidamente. No entanto, não é necessário se preocupar com a velocidade logo de cara. Com um pouco de tempo e experiência, você desenvolverá um ritmo para capturar as informações certas.
Dito isso, aqui estão alguns lembretes para ajudá-lo a criar as melhores atas de reunião de todos os tempos:
Seu anotador não é seu redator de atas
Anotações e atas são diferentes e precisam ser tratadas dessa forma! Enquanto notas de reunião podem ser formais ou informais, as atas de reunião têm um conjunto padrão de práticas e informações incluídas.
Às vezes, os planejadores de reuniões designam facilitadores para fazer anotações sobre uma reunião e, posteriormente, pedem que a mesma pessoa crie atas de reunião a partir dessas anotações. Outras vezes, o planejador da reunião pode até usar esses termos como sinônimos! Ao fazer isso, você provavelmente sacrificará a consistência e a qualidade de suas atas.
Atribuir muita responsabilidade ao anotador pode resultar em anotações menos abrangentes ou lacunas nas seções das atas de reunião. Ao sobrecarregar uma pessoa com os dois trabalhos, você pode comprometer a capacidade dela de realizar qualquer uma das tarefas com sucesso.
Portanto, se você for responsável pelas atas, dedique 100% do seu tempo a elas.
Conte a história da maneira mais eficiente possível
Atenha-se aos pontos importantes.
Em vez de insistir em cada pequeno detalhe, concentre-se nos itens mais importantes e deixe que o leitor faça perguntas. Seus minutos indicarão a pessoa certa para fazer o acompanhamento. 🙂
Se um problema for levantado durante a reunião, não deixe de documentar:
- O problema ou desafio que está sendo abordado
- As ideias que estão sendo consideradas como soluções
- O caminho acordado para o futuro
- Quando você pode esperar que o problema seja resolvido
A inclusão de informações extras pode atrapalhar o leitor, tornando a ata mais difícil de acompanhar. Uma ideia melhor é incluir apenas os pontos mais importantes.
Limpe isso
Acredite em mim, você não vai querer compartilhar suas atas de reunião brutas sem uma edição pesada. Em vez disso, use sua primeira passagem como base para estruturar o rascunho final. Durante o processo de edição, você criará as anotações em uma narrativa coerente que segue a estrutura consistente das atas da sua equipe.
Durante a reunião, concentre-se nas informações. Não se preocupe com a organização de suas anotações até que esteja pronto para editar - é quando as atas ganham forma!
Reler e reescrever as anotações o ajudará a se lembrar melhor da discussão e lhe dará uma nova perspectiva sobre cada tópico.
Dica profissional:_ Em vez de confiar na velha caneta e no papel para esse trabalho, tente fazer anotações estruturadas em um bloco de notas digital!
Ferramentas como Bloco de notas do ClickUp e Extensão do Chrome oferecem uma solução rápida e intuitiva para fazer anotações com rapidez. Adicione instantaneamente formatação e estilo com edição de texto avançada para tornar suas anotações mais completas, mesmo no meio de uma reunião.
Use o Rich Text Editing para adicionar formatação e estilo às suas anotações no ClickUp, mesmo no meio da reunião
Sempre, sempre, sempre faça perguntas
Não deixe nada ao acaso! Se alguma anotação ou comentário parecer pouco claro, entre em contato com a pessoa para obter esclarecimentos, se possível. O mais importante é que os fatos estejam corretos para aqueles que não puderam comparecer ou que precisam de uma atualização. Precisão acima de velocidade!
A responsabilidade começa com os itens de ação
Seus itens de ação serão um dos componentes mais curtos da ata da reunião, mas possivelmente os mais importantes!
Essa é a seção em que você registra as próximas etapas para resolver os problemas abordados durante a reunião. É por isso que cada item de ação deve incluir alguns detalhes concretos e rápidos:
- A decisão ou ação que precisa ser tomada
- Quem é responsável por concluir a tarefa
- Quando ela deve ser concluída
É assim que as atas de reunião promovem a responsabilidade e ajudam os participantes a controlar as tarefas de forma mais eficaz. Nossa sugestão? Elabore suas atas de reunião em uma ferramenta dinâmica de documentos que permita adicionar e atribuir comentários a seus textos.
Amarre a equipe em comentários, atribua itens de ação e converta texto em tarefas rastreáveis com o ClickUp Docs
(AP) O estilo é importante
É sempre uma boa ideia seguir o AP Stylebook ao finalizar seu resumo. As atas de reunião devem ser editadas, revisadas e livres de erros. Os erros de digitação desviam a atenção do leitor dos assuntos em pauta e, honestamente, não são profissionais.
Verifique, verifique novamente e peça para outra pessoa verificar seu trabalho. Elimine os erros e permita que o leitor se concentre no conteúdo.
Tenha seus fatos corretos
O objetivo principal das atas de reunião é transmitir o que aconteceu.
Consulte suas anotações ou o registro da reunião para garantir que esteja compartilhando as informações corretas. E, em vez de tentar adivinhar, converse com seus colegas! Faça tudo o que puder para verificar se as atas são confiáveis.
Prepare suas reuniões com o modelo certo de ata de reunião
Embora os modelos possam economizar muito tempo, eles se tornam ainda mais valiosos quando você pode editá-los, acessá-los e gerenciá-los juntamente com seu outro trabalho. Software gratuito de gerenciamento de projetos como o ClickUp, foi projetado para resolver esse problema e muito mais.
Até mesmo escolher entre as crescentes opções do ClickUp Biblioteca de modelos ou crie o seu próprio para atender às necessidades exclusivas da sua equipe. 🦄
E já mencionamos que o ClickUp se integra a mais de 1.000 outras ferramentas de trabalho ? Zoom uniforme ! Tudo para facilitar muito o processo das atas de reunião. 😇
E a melhor parte: esses recursos são totalmente gratuitos .
A coleção de modelos de atas de reunião, os documentos colaborativos e os recursos avançados de gerenciamento de reuniões do ClickUp podem ser acessados por qualquer pessoa gratuitamente, para sempre. Deseja assumir o controle? Comece a usar o ClickUp agora !