Um número notável de 61% dos executivos acha que pelo menos metade de seu tempo de tomada de decisões - gasto principalmente em reuniões ineficazes - não é realmente útil, de acordo com a McKinsey .
Esse sentimento ressoa com inúmeros profissionais que se encolhem ou estremecem quando o sistema toca com mais um alerta de reunião.
Reuniões eficazes têm como objetivo reunir um grupo seleto de pessoas para trocar informações, perspectivas e dados em busca de um determinado resultado. Seja para tomar decisões, fazer brainstorming ou criar planos de ação, o objetivo é garantir que todos saiam da reunião se sentindo produtivos.
Então, como realizar reuniões eficazes que rompam o ciclo de frustração? Vejamos. 👀
Tipos de reuniões
Ao contrário da crença popular, a base para uma reunião bem-sucedida começa muito antes da reunião. A natureza da reunião que você organiza determina isso em grande parte.
Dependendo do resultado pretendido, há alguns tipos comuns de reuniões que você pode planejar para sua equipe. 🧑💻
1. Reuniões presenciais
**Essas reuniões reúnem todos os participantes fisicamente em um único local, geralmente dentro das instalações do escritório
As interações face a face durante as reuniões presenciais permitem o envolvimento em tempo real e tornam as reuniões mais produtivas. Elas permitem que os participantes se comuniquem com clareza e se envolvam com eficiência, eliminando erros de comunicação.
Sem as barreiras das distrações digitais, é mais provável que os participantes percebam os sinais não verbais, fazendo com que as interações pareçam mais autênticas. Essa configuração permite a colaboração instantânea, possibilitando o compartilhamento de ideias, debates e discussões em tempo real.
Dica amigável: Implemente uma regra "sem dispositivos" para minimizar as distrações. Deixar de lado laptops e telefones ajuda todos a manter o foco e reduz as chances de reuniões improdutivas.
Ideal para: Sessões de inovação ou brainstorming com foco na descoberta de soluções criativas para vários desafios. Também se adequa a decisões complexas com impacto multifuncional.
2. Reuniões virtuais
As reuniões virtuais, ou reuniões remotas, são o epítome da flexibilidade. Elas permitem que os participantes participem de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, como um telefone celular, laptop ou tablet. Essas reuniões são conduzidas digitalmente por meio de uma plataforma de conferência de vídeo/áudio.
As reuniões virtuais economizam em despesas como aluguel de salas de conferência, especialmente para organizações com uma força de trabalho global. Devido à sua flexibilidade, as equipes podem tomar decisões instantâneas e evitar o incômodo de organizar uma reunião presencial.
Isso diminui a necessidade de os participantes estarem em um determinado local em um horário definido e facilita a organização. Por exemplo, o anfitrião pode acompanhar facilmente a reunião usando IA para anotações da reunião .
🔍 Ideal para: Sprints rápidos, como atualizações de projetos ou relatórios de tarefas e reuniões individuais envolvendo equipes remotas.
3. Reuniões híbridas
As reuniões híbridas surgiram como uma necessidade após o lockdown provocado pela pandemia. Mas elas continuam a desempenhar um papel importante atualmente. Por quê? Relatórios da Promoleaf pelo menos 52% dos adultos norte-americanos revelaram que considerariam deixar seus empregos se tivessem que trabalhar no escritório em tempo integral.
O trabalho híbrido, portanto, atinge o ponto ideal de compromisso. As reuniões híbridas são uma ferramenta poderosa que as empresas - de multinacionais a organizações virtuais - adotam para colaborar com equipes cada vez mais globais.
**Essas reuniões geralmente envolvem participantes presenciais e remotos
Assim como nas configurações remotas, as reuniões ininterruptas não são garantidas nas configurações híbridas. No entanto, o uso de uma plataforma avançada de videoconferência e de uma conexão estável com a Internet pode ajudar muito a tornar essas reuniões mais gerenciáveis.
Melhor para: Equipes com uma mistura de participantes presenciais e remotos; grandes organizações com equipes globais; situações em que a flexibilidade é fundamental; e reuniões que exigem contribuições de partes interessadas que não estão fisicamente presentes, mas que são essenciais para a tomada de decisões.
Leia também: Como escolher a cadência de reunião certa para sua equipe
Planejamento e preparação para reuniões eficazes
Conforme estabelecido anteriormente, a preparação do terreno determina se uma reunião é eficaz ou apenas mais um buraco negro para o tempo e os recursos da sua equipe.
Mas a primeira maneira segura de conduzir uma reunião excelente é fazer você mesmo um trabalho profundo.
Aqui estão algumas coisas que devem ser lembradas ao planejar e preparação de sua reunião .🙋
Definir objetivos claros para a reunião
Comece identificando os objetivos que você deseja alcançar com essa reunião. Em seguida, considere se o resultado que você busca "realmente" exige a participação ativa e em tempo real da sua equipe.
Você também pode perguntar se conversas por e-mail ou avisos por memorando poderiam alcançar o mesmo resultado. Outro aspecto importante é se a meta é sensível ao tempo e exige ação imediata.
Se a sua resposta para ambas as perguntas for um sonoro "sim", é hora de estruturar a reunião.
Crie uma pauta de reunião eficaz
Depois de ter um objetivo claro para sua reunião, elabore uma pauta delineando os principais tópicos, quem deve discuti-los e quais funções precisam ser desempenhadas (e por quem).
Você pode ir além e priorizar os itens da pauta e atribuir a cada um deles um período de tempo para ser discutido.
Tenha em mãos esta rápida lista de verificação ao redigir sua próxima pauta de reunião :
- Palestrantes designados para abordar tópicos específicos
- Horário e local da reunião
- Duração da reunião
- Informações básicas relevantes sobre o tópico
Aqui, Documentos do ClickUp pode ser o companheiro perfeito para planejar reuniões e elaborar pautas, coordenar a programação da sua equipe e atribuir tarefas recorrentes com base nos resultados da reunião.
Colabore com sua equipe usando o ClickUp Docs para garantir uma discussão produtiva
O Modelo de agenda do ClickUp ajuda a simplificar suas reuniões eficazes, permitindo que você acompanhe metas, trace objetivos, crie uma estrutura de reunião clara e atribua tarefas e itens de ação - tudo em um só lugar.
Tenho reuniões quinzenais com meu supervisor e usamos o ClickUp para nossa agenda. Eu me sinto mais preparado porque todas as minhas solicitações de eventos e apresentações estão aqui, juntamente com um indicador de status atualizado que ela pode verificar.
Michael Turner, Diretor Associado, Comunidades de Carreira
Convide os participantes certos da reunião
Como em qualquer evento, sua lista de convidados estabelece um precedente para seu sucesso (leia-se: eficácia).
No local de trabalho, isso significa reunir a proporção certa de cada grupo - tomadores de decisão, especialistas no assunto, executores e, é claro, o organizador. Um número excessivo de tomadores de decisão pode levar a um impasse e atrasar as discussões sobre a execução.
Por outro lado, é fundamental incluir participantes com perspectivas diversas durante as reuniões de brainstorming. Em geral, uma boa regra geral é convidar o número mínimo de pessoas necessárias para atingir sua meta.
**Você sabia? A diretriz da reunião de duas pizzas afirma que as reuniões não devem ter mais participantes do que duas pizzas podem alimentar. A regra se baseia na ideia de que reuniões menores são mais produtivas e eficazes do que as maiores. Essa regra é frequentemente atribuída a Jeff Bezos, fundador da Amazon.
Programar reuniões com atenção
O agendamento de reuniões em horários convenientes mantém os participantes engajados e concentrados, o que acaba resultando em mais discussões mais produtivas e os resultados das reuniões.
Comece obtendo a adesão dos membros cujas agendas têm maior probabilidade de serem interrompidas, como os participantes de reuniões em locais diferentes que trabalham em fusos horários diferentes.
Dica profissional: Os horários das reuniões podem ditar a energia e a produtividade gerais dos membros da sua equipe. De acordo com a pesquisa da Harvard Business Review, agendar reuniões de alta intensidade quando sua equipe tiver a menor pressão de carga de trabalho pode aumentar sua energia e produtividade.
Quer você esteja organizando chamadas semanais de standup ou reuniões de emergência ad hoc da equipe, é tedioso auditar a agenda de cada participante para encontrar o horário ideal para a reunião.
ClickUp Calendar View
Com o Visualização do calendário do ClickUp com o ClickUp Calendar View, você pode centralizar seus calendários e os da sua equipe em um só lugar.
Personalize a visualização do calendário do ClickUp com opções como visualização diária, semanal e mensal
Você pode até mesmo editar sua agenda com uma simples ação de arrastar e soltar. O Calendar View mantém todos em sincronia, para que toda a sua equipe fique na mesma página - literalmente.
Modelo de reuniões do ClickUp
Simplifique suas reuniões de ponta a ponta com o ClickUp Meetings Template
O modelo Modelo de reuniões do ClickUp torna suas reuniões mais eficientes. Ele permite que você gerencie sua agenda, faça anotações e acompanhe os follow-ups, mantendo todos os detalhes importantes na ponta dos dedos.
Você pode personalizar facilmente o modelo para atender às necessidades da sua reunião, garantindo que todos os tópicos importantes sejam abordados. A seção de anotações é perfeita para capturar os pontos importantes discutidos, enquanto a seção de acompanhamento mantém claros os itens de ação e as responsabilidades, facilitando o acompanhamento do que vem a seguir.
🧠 Você sabia? A estudo realizado por Fellow relata que o melhor horário para agendar reuniões é no meio da manhã, especialmente entre 10h e 12h. Enquanto as manhãs de segunda-feira são o pior horário para reuniões, as terças-feiras são consideradas as mais ideais.
Running Effective Meetings
Estabeleça o precedente correto ao iniciar sua reunião.
Aqui estão alguns princípios orientadores que devem ser lembrados ao conduzir sua próxima reunião. 📋
Inicie no horário
Começar suas reuniões no horário é uma maneira eficaz de manter a agenda em dia. Isso também demonstra respeito e atenção ao tempo dos participantes.
Atribuir funções
A maioria das reuniões é dinâmica, com novos desenvolvimentos ocorrendo em tempo real. Para manter o ritmo, transforme essas discussões em lições práticas para a sua equipe.
Com Reuniões ClickUp você pode facilmente transformar essas informações em tarefas.
O ClickUp Tasks permite que você crie pontos de ação detalhados diretamente das anotações da reunião, garantindo que nada seja perdido.
Use vários tipos de ClickUp Tasks para acompanhar as responsabilidades com facilidade
Depois de criar as Tasks, você pode delegá-las com Comentários do ClickUp Assign que permite atribuir responsabilidades específicas aos membros da equipe diretamente nos comentários da tarefa.
Responsabilize as partes interessadas por suas tarefas com o ClickUp Assign Comments
Leia também: 10 modelos de anotações de reuniões gratuitas para fazer melhores atas de reuniões
Encoraje a colaboração
A verdadeira medida de sucesso de qualquer reunião é o grau de colaboração significativa que ela facilita. Você pode conseguir isso convidando diversas perspectivas sobre os tópicos de discussão ou até mesmo atribuindo itens de ação aos participantes.
Modelo de ata de reunião do ClickUp
Simplifique tudo, desde o registro das atas de reunião até a atribuição de itens de ação, com o modelo de atas de reunião
O modelo Modelo de ata de reunião do ClickUp oferece uma maneira fácil de documentar suas reuniões. Você pode registrar facilmente os participantes, confirmando que todos os presentes foram reconhecidos. O modelo permite fazer anotações detalhadas para cada item da pauta, capturando as principais discussões e decisões.
O design colaborativo do modelo permite que vários usuários contribuam e editem em tempo real para que sua equipe permaneça alinhada. Ele também rastreia os principais resultados e percepções, oferecendo um valioso recapitulação da reunião para as partes interessadas que não puderam comparecer.
Gerencie adequadamente o tempo da reunião
A melhor maneira de realizar uma reunião eficaz é definir e cumprir o tempo alocado para cada item da pauta.
Mas isso também pode significar moderar um debate saudável e garantir que as discussões não se desviem do tópico em questão. Considere incluir um moderador em sua lista de participantes se, como organizador, você também participar da tomada de decisões.
Acompanhamento e prestação de contas após as reuniões
Agora que a reunião terminou, o verdadeiro trabalho começa. É aqui que você começa a acompanhar o resultado que a reunião pretende alcançar.
Veja como você pode analisar e garantir que suas reuniões tenham resultados significativos. 🎯
Compilar os resultados da reunião
Você pode medir a verdadeira eficácia de uma reunião por meio das conclusões de cada participante. **Uma reunião só se mostra produtiva quando leva a metas substanciais ou planos de ação a serem trabalhados
A recapitulação da reunião deve ser convertida em resultados práticos para cada participante. Durante discussões mais longas, é mais fácil perder o controle dos pontos mais delicados da conversa. Por exemplo, pontos relacionados a um determinado item de ação da agenda podem ter sido levantados, mas não abordados.
Para aqueles que têm a tarefa de resumir resultados da reunião não há necessidade de analisar todos os detalhes manualmente.
Com Cérebro ClickUp com o ClickUp Brain, um assistente de IA integrado, você pode resumir as anotações da reunião sem perder o ritmo (ou um detalhe da conversa).
Acesse insights e ações das notas de reunião mais rapidamente com o ClickUp Brain
Além disso, o Modelo de relatório de reunião do ClickUp também é uma ótima ferramenta para resumir e capturar rapidamente os dados da reunião - desde o tipo, o local e a duração da reunião até o número de participantes.
Automatizar a delegação de tarefas
A próxima etapa é garantir que esses resultados da reunião não fiquem apenas no papel. Integrá-los ao fluxo de trabalho cotidiano torna-se crucial para gerar resultados significativos para a reunião. Você pode usar Automações do ClickUp para atribuir tarefas e agendar acompanhamentos sempre que necessário.
O uso do Automations junto com o ClickUp Brain ajuda a maximizar a eficácia de sua reunião e, ao mesmo tempo, a aliviar sua carga.
Gerencie as automações do ClickUp para reduzir o risco de erro humano e manter a consistência durante as reuniões recorrentes
Monitorar o progresso
Elimine a lacuna entre decisões e ações, acompanhando as tarefas de sua reunião.
Isso pode envolver o monitoramento regular do status das tarefas ou agendamento de reuniões individuais com o responsável sempre que houver necessidade de intervenção. Você pode determinar a frequência desses check-ins com base na complexidade da tarefa e nas pessoas envolvidas.
Uma ótima prática é trabalhar em equipes e identificar "parceiros" que possam trabalhar exclusivamente para antecipar obstáculos e criar estruturas atenuantes.
Quando as equipes ficam excessivamente concentradas em segmentos específicos do projeto, muitas vezes perdem a visão do panorama geral. Essa perspectiva estreita pode impedi-las de descobrir percepções valiosas que poderiam acelerar a tomada de decisões. ClickUp Dashboards é uma poderosa ferramenta de colaboração que ajuda a sua equipe a melhorar o planejamento e o desempenho do projeto, gerenciar melhor os sprints e priorizar o trabalho por meio da visualização do trabalho.
Transforme os dados em insights acionáveis com o ClickUp Dashboards
Ele divide o status de diferentes tarefas em seus projetos para fornecer uma visão abrangente do que está atrasado e ajuda a alocar recursos de acordo.
Medindo a eficácia da reunião
Medir a eficácia de suas reuniões não é apenas um exercício performático de vaidade. Em vez disso, considere-o uma auditoria.
Quanto mais você entender o que torna uma reunião bem-sucedida, melhores serão suas reuniões. Vamos descobrir as métricas que você precisa mapear para medir a eficácia de uma reunião. 📊
- Pontualidade: Compare os horários em que suas reuniões deveriam ter começado ou terminado com os horários em que elas terminaram. Verifique se você conseguiu cobrir sua pauta no tempo estipulado enquantopreparação para a reunião *Ações tomadas: Acompanhe os itens de ação gerados e encerrados antes da próxima reunião. Isso o ajuda a avaliar a eficácia do acompanhamento de suas reuniões e como você pode melhorar esse processo
- Feedback coletado: Confirme a eficácia de suas reuniões. Utilize pesquisas anônimas para identificar e resolver quaisquer lacunas para que os participantes se sintam envolvidos e valorizados
- O mérito das decisões tomadas: Acompanhe as reuniões em que ocorreram decisões significativas para obter insights sobre os processos e as pessoas necessárias para uma implementação bem-sucedida. Essa prática ajuda a determinar se essas decisões servirão a seus objetivos ou se precisarão ser revisadas no futuro
- Engajamento obtido: Reconheça as reuniões que geram um engajamento alto e significativo para criar um modelo de colaboração produtiva. Use esses insights para aprimorar as reuniões futuras e promover um ambiente de equipe mais engajado e eficaz
Melhores práticas para tipos específicos de reunião
Cada reunião é diferente e, consequentemente, o que torna cada reunião produtiva também varia. As regras de ouro para planejar e realizar reuniões bem-sucedidas baseiam-se em algumas práticas recomendadas.
Vamos explorar estratégias de reunião eficazes que podem elevar o nível de todas as suas reuniões:
🤝 Otimização de reuniões presenciais
- Defina o objetivo: Certifique-se de que todos os participantes possam acrescentar ou retirar algo de valor durante a reunião. Mas, mais importante, certifique-se de que todos os participantes saibam o que a reunião está tentando realizar
- Projete o ambiente certo para a reunião: Crie uma atmosfera que estimule o envolvimento e a produtividade, seja em uma sala de reuniões formal ou em um espaço casual para uma sessão de brainstorming
- Combata a fadiga da reunião: Incorpore elementos ou atividades interativas para manter os níveis de energia altos e manter o envolvimento dos participantes durante sessões mais longas
Melhorando as experiências de reuniões virtuais
- Mantenha-as curtas: Planeje reuniões curtas que levem a resultados eficazes. Ficar olhando para a tela por horas é desgastante, portanto, transforme aquela maratona de 3 horas em uma reunião de 30 minutos, cortando sua agenda
- Selecione seus participantes com sabedoria: Limite o número de participantes para maximizar a eficácia. A menos que esteja organizando um evento para toda a organização, mantenha a lista de participantes com no máximo sete pessoas, especialmente para reuniões de tomada de decisões
- Promova a inclusão: Envolva os participantes ativamente durante as reuniões virtuais. Cabe aos organizadores e líderes facilitar a conversa e a interação entre os participantes
🤝 Aproveitando ao máximo as reuniões híbridas
- Estabeleça a etiqueta da reunião: Decida se vai usar vídeo e outras diretrizes. Determinar a etiqueta da reunião ajuda a padronizar o que é aceitável e o que não é, permitindo que os participantes - remotos ou presenciais - colaborem de forma mais coesa
- Aumente a visibilidade para todos: Confirme se todos os participantes se sentem incluídos. Especialmente quando as conversas presenciais ofuscam as contribuições dos participantes remotos, tornar o vídeo obrigatório cria um campo de colaboração mais equitativo
- Aumente o engajamento: Combata a desconexão de local e aumente a colaboração dos membros da sua equipe. Use ferramentas como votação em tempo real para eliminar a distância que os participantes remotos sentem
Superando os desafios comuns das reuniões
Não importa a natureza da sua reunião, ela tem seus desafios. Embora até mesmo as reuniões mais bem planejadas possam se desviar, vamos explorar alguns desafios comuns para reuniões eficazes. ⚠️
Como lidar com pessoas que dominam as discussões
O mérito das reuniões está em sua capacidade de gerar várias perspectivas.
Portanto, quando uma ou duas vozes dominantes monopolizam a discussão, sobra pouco espaço para outras perspectivas. O resultado? Insights superficiais, unidimensionais e, em última análise, inúteis.
Cabe a você, como anfitrião da reunião, ficar atento às opiniões predominantes que surgem na reunião.
**A solução
dirigir mais perguntas abertas para as vozes não dominantes
convidar pontos de vista diferentes quando uma opinião não for contestada
use ferramentas interativas, como enquetes, para obter participação e envolvimento equilibrados
*Leia também:📖 Leia também Como participar de reuniões de forma eficaz
Estabelecendo a inclusão
A inclusão pode assumir várias formas, dependendo do tipo de reunião. Nas discussões sobre tomada de decisões, por exemplo, pode envolver convidar os membros mais jovens da equipe a compartilhar suas novas perspectivas antes de permitir que os líderes da equipe contribuam com suas percepções.
Reuniões híbridas ou virtuais podem envolver um aviso especial para que os participantes virtuais compartilhem suas opiniões sem serem prejudicados pelos participantes presenciais.
**A solução
criar processos de engajamento dentro da estrutura da reunião
integrar o tempo alocado para essas interações dentro do escopo de sua agenda
Manter as discussões nos trilhos
Reuniões sem uma agenda são semelhantes a conversas de bebedouro - fofocas.
Exceto pelo fato de que, quando os participantes estão presentes na sua reunião, eles esperam conversas significativas. Afinal de contas, eles estão tirando um tempo do trabalho para participar da reunião.
Mesmo com uma pauta, às vezes as reuniões ultrapassam o tempo previsto ou perdem atualizações importantes, deixando todos frustrados.
**A solução
designe um facilitador de reuniões para manter as discussões sob controle
atribuir limites de tempo para cada item da pauta
quando surgirem ideias fora do tópico, redirecione a conversa, mas registre-as nas atas da reunião
Como contornar problemas técnicos
As falhas técnicas são um obstáculo comum para as reuniões.
Elas tendem a atrasar ou impedir o fluxo das discussões, na melhor das hipóteses, e a inviabilizar completamente o andamento das reuniões, na pior. Equipar os membros da sua equipe com uma tecnologia de reunião melhor e planejar contingências torna-se algo inegociável aqui.
**A solução
realize auditorias tecnológicas antes da reunião, especialmente antes de eventos de alto risco
defina a etiqueta da reunião, como quando silenciar os microfones ou quais fundos usar
*Leia também:📖 Leia também Como gerenciar reuniões no ClickUp
Planeje e execute reuniões eficazes com o ClickUp
Para recapitular, as reuniões eficazes criam um impacto tangível ou significativo em seu trabalho ou em seu serviço/produto.
**Isso significa que até mesmo o planejamento de qualquer reunião funciona como um vídeo ao contrário - você começa com o resultado, planeja como chegar lá (e com quem) e onde começou
Mas, graças ao ClickUp, essa não é uma viagem solo. Aproveite um ecossistema de ferramentas de produtividade para ajudá-lo a planejar, agilizar e gerenciar suas reuniões com eficiência. Comece a usar o ClickUp hoje.