Abandone a caneta e o papel: Como usar a IA para fazer anotações em reuniões

Você já se sentiu preso ao fazer anotações em uma reunião enquanto ideias brilhantes passavam voando? Bem, você não está sozinho!

Em média, as pessoas falam de 110 a 150 palavras por minuto. Em contrapartida, elas só conseguem registrar 20-45 palavras por minuto como sua velocidade de escrita à mão!

A menos que seja um especialista em taquigrafia, você ficará preso em um jogo perpétuo de recuperação. Durante essa luta, você também perde as novas ideias que estão sendo trocadas, o que faz com que você se sinta excluído, confuso e sobrecarregado.

Mas e se houvesse uma maneira de registrar anotações precisas de reuniões sem todo esse incômodo?

Temos sua atenção? Então, diga olá ao Assistente de reunião da IA - uma ferramenta para automatizar de forma inteligente a tomada de notas enquanto você participa de reuniões.

Aqui está tudo o que você deve saber sobre como usar a IA para fazer anotações de reuniões.

Entendendo a IA para fazer anotações

Os métodos manuais de tomada de notas consomem muito tempo e recursos. Nesse contexto, a inteligência artificial (IA) transforma a tomada de notas de uma tarefa mundana em uma vantagem estratégica.

Aqui está uma rápida olhada na magia da IA gerada notas de reunião :

Reconhecimento automático de fala (ASR): O alicerce das anotações de reunião geradas por IA

No centro de qualquer anotador de IA está o reconhecimento automático de fala (ASR), também conhecido como Speech-to-Text (STT).

Essa tecnologia aproveita a inteligência artificial (IA) ou o aprendizado de máquina (ML) para converter palavras faladas em texto preciso e legível. Ela tem a capacidade de acompanhar o ritmo até mesmo das conversas de voz mais rápidas. Essa transcrição em tempo real e escalonável garante que você possa capturar cada pequeno detalhe da conversa à medida que ela se desenrola.

**Você sabia?

A ASR é três vezes mais rápida do que a digitação! Você pode usar esse tempo economizado para se concentrar em tarefas complexas ou de alto valor ou, se preferir, para assistir a vídeos de gatos na Internet!

Transcrição, resumo e muito mais

Embora o objetivo principal das ferramentas de anotações de reuniões seja transcrever as reuniões em tempo real, as ferramentas de IA agregam mais valor a esse trabalho. Veja como:

• Distinguir facilmente entre os vários participantes da reunião, pois reconhece diferentes oradores; saber quem disse o quê facilita a atribuição clara de ideias e elimina a confusão
• Meça a eficiência da reunião analisando as lacunas de conhecimento, descobrindo áreas de melhoria, reduzindo o excesso de conversas ou repetições e muito mais
• Pesquise transcrições por palavras-chave e nomes de oradores, permitindo a busca rápida e fácil de informações
• Capture a essência de uma reunião com apenas alguns cliques. As ferramentas de IA economizam seu tempo e esforço ao gerar automaticamente resumos e principais conclusões de reuniões com pontos de discussão e decisões vitais
• Identifique itens de ação para que você nunca mais perca um acompanhamento. As notas de reunião geradas por IA capturam e destacam decisões, tarefas e ações cruciais
• Melhore a acessibilidade e o compartilhamento de conhecimento entre equipes multilíngues comFerramentas de redação com IA que geram notas de reunião em múltiplos idiomas

Use o ClickUp Brain para converter notas de reunião em diferentes idiomas

Benefícios de usar IA para notas de reunião

Agora que você entende o papel da Ferramentas de IA na tomada de notas vamos examinar rapidamente os benefícios das anotações de reuniões com IA:

• Aumento da produtividade: O software de anotações com IA libera você do fardo da anotação manual. Como resultado, você pode fazer brainstorming livremente, compartilhar percepções e participar ativamente das discussões enquanto o anotador de IA captura todos os detalhes. Isso se traduz em um aumento da produtividade geral durante as reuniões
• Precisão e integridade aprimoradas: A transcrição com tecnologia de IA converte meticulosamente cada trecho de som dos aplicativos de videoconferência em sua contraparte escrita. Com tudo documentado fielmente, desde discussões rápidas até jargões técnicos, fica mais fácil confiar na precisão e na integridade das anotações geradas pela IA
• Colaboração aprimorada: Como todos os participantes da reunião têm acesso às mesmas informações, essas anotações os colocam na mesma página. Esse entendimento compartilhado abre caminho para o trabalho colaborativo com metas claras, transparentes e inequívocas

Colabore em notas de reunião e planos de ação com o ClickUp Docs

• Resultados acionáveis: As ferramentas de IA emsoftware de atas de reunião detectam e destacam automaticamente tarefas e decisões cruciais nas anotações. Ao colocar esses itens de ação no topo, eles facilitam a atribuição de tarefas de forma rápida e eficiente. Além disso, ter clareza sobre as expectativas, cronogramas etc. facilita a obtenção de resultados positivos
• Melhoria na tomada de decisões: O assistente de reunião com IA pode extrair os principais insights da reunião, gerar resumos e também planejar ações futuras. Isso apoia a tomada de decisões e, ao mesmo tempo, funciona como uma referência para identificar temas recorrentes ou áreas de foco
• Gerenciamento de conhecimento mais aguçado: As notas de reunião são um registro de todas as suas reuniões. Com as ferramentas de IA, você pode documentar, armazenar e organizar essa base de conhecimento para facilitar o acesso e a referência futura. Isso também torna essas reservas de dados pesquisáveis, para que você possa localizar rapidamente informações de reuniões anteriores
• Crescimento contínuo: Com o aumento da popularidade das ferramentas de IA para anotações de reuniões, você também pode ter certeza de que haverá melhoria contínua. Como a tecnologia é de natureza iterativa, cada versão do anotador de reuniões é mais refinada e atende ainda melhor às suas necessidades. Como resultado, você pode esperar um valor crescente do assistente de IA durante as reuniões
• Um passo em direção à inclusão: Capacite equipes diversificadas eliminando barreiras com as anotações de reuniões com IA. Seja traduzindo pautas de reuniões de um idioma para outro ou fornecendo closed caption em tempo real para permitir que pessoas com deficiência auditiva tenham acesso a elas, um assistente de reunião com IA o aproxima de sua meta de um local de trabalho inclusivo e acessível

Dica profissional do ClickUp: A acessibilidade não é mais um recurso agradável de se ter, mas é essencial para o sucesso organizacional. Desde impulsionar a inovação e aumentar o alcance do mercado até manter a conformidade, ela tem um grande impacto.

Leia também: Compromisso do ClickUp com a acessibilidade

Casos de uso práticos e aplicativos de assistentes de reunião com IA para fazer anotações

As muitas vantagens de usar Ferramentas de IA para anotações de reuniões provavelmente deixaram você curioso para experimentá-las. Se sim, aqui estão algumas maneiras de usar um anotador de IA:

Gerar materiais pré-reunião

Exemplos de prompts:

• Com base nas anotações de reuniões anteriores sobre <tópico/projeto>, identifique os principais pontos de discussão, perguntas pendentes e possíveis itens da pauta
• Gere um rascunho da pauta da reunião com base nos temas recorrentes relacionados a <tópico/projeto>
• Estou trabalhando em uma apresentação de vendas de <produto/serviço> para um . O que a apresentação de vendas deve conter?

Gerar pautas de pré-reunião usando o ClickUp Brain

Tem uma reunião agendada em um curto espaço de tempo? Trabalhe de forma inteligente e aproveite os assistentes de IA para gerar materiais pré-reunião, como pautas, pontos de discussão, apresentações de slides etc.

As ferramentas de IA analisarão as anotações de reuniões anteriores e identificarão áreas de foco, temas recorrentes, perguntas pendentes e todos os detalhes que levaram a essa reunião. Equipadas com esses dados, elas darão o pontapé inicial na preparação da reunião, gerando e compartilhando materiais relevantes antes da reunião. Isso garante que todos os participantes da reunião cheguem informados e prontos para se aprofundar nos tópicos principais. Essa estratégia economiza tempo e promove discussões focadas, resultando em reuniões altamente eficientes e produtivas.

Tenho reuniões quinzenais com meu supervisor e usamos o ClickUp para nossa agenda. Eu me sinto mais preparado porque todas as minhas solicitações de eventos e apresentações estão aqui, juntamente com um indicador de status atualizado que ela pode verificar.

-Michel Turner, Diretor Associado (Comunidades de Carreira), Miami University

Leia também:_ **Como usar o ClickUp Brain para gerar anotações de reunião ## *Transcrição e anotações ao vivo

Exemplos de prompts:

• Habilite a transcrição em tempo real desta reunião
• Por favor, traduza esta conversa
• Identifique e diferencie os falantes na transcrição

Traduza seu texto para outro idioma em segundos usando o ClickUp Brain

A transcrição em tempo real e a tomada de notas são as principais propostas de valor de um assistente de reunião com IA. As ferramentas de anotações capturam todas as discussões e pontos de discussão de uma reunião em detalhes granulares, independentemente do número de participantes. Essa qualidade é particularmente crucial em reuniões de ritmo acelerado, discussões em larga escala e chamadas em conferência, pois você terá clareza sobre quem disse o quê e quando. Ela também ajuda os participantes a superar desafios relacionados ao idioma e ao sotaque que, de outra forma, fariam com que eles perdessem detalhes ou interpretassem mal as informações.

O software de transcrição com IA reconhece a voz de cada orador, atribui suas ideias nas anotações, traduz em tempo real e gera documentação clara e precisa da reunião. Já discutimos seu impacto sobre a inclusão e a acessibilidade, portanto, esse é um fruto fácil e fácil de ser obtido se você estiver procurando aproveitar Ferramentas de reunião com IA .

Recapitular atas de reuniões ou pontos-chave

Exemplos de prompts:

• Recapitular os principais pontos discutidos na reunião
• Identifique todos os itens de ação e liste-os juntamente com seus respectivos prazos
• Gerar uma ata concisa da conversa da reunião

Resuma as anotações da reunião em segundos com o ClickUp Brain

Não perca seu tempo extraindo pontos-chave de longas discussões. Em vez disso, use ferramentas de IA para gerar resumos de reuniões que capturem o ponto crucial de toda a conversa!

As ferramentas de IA para anotações de reuniões extraem os principais insights para desenvolver uma visão geral concisa das conclusões da reunião. Isso coloca todos os participantes na mesma página sem a necessidade de ler longas páginas de transcrições. Elas também compartilham carimbos de data e hora desses principais destaques para que você possa sempre voltar às gravações da reunião ou aos arquivos de áudio e deliberar sobre a conversa.

Essas atas funcionam como um registro confiável, oferecendo uma visão geral de todas as reuniões já realizadas.

Estimule o brainstorming criativo

Exemplos de prompts:

• Discutimos o processo passo a passo do <projeto/tópico>. Converta isso em um fluxograma
• Quais são alguns dos desafios e obstáculos destacados na reunião? Quais são algumas possíveis soluções alternativas para eles?

Converta suas anotações em mapas mentais visuais do ClickUp

Você encontrará plataformas de reunião que aproveitam a tecnologia de IA para potencializar o pensamento visual. Elas convertem arquivos de áudio ou palavras faladas em diagramas conceituais e mapas mentais. Essa visualização permite a exploração criativa e sessões de brainstorming colaborativo com várias perspectivas e conhecimentos.

Usando essas ferramentas, as equipes distribuídas podem conectar visualmente as ideias, identificar relacionamentos e estimular a inovação enquanto trabalham juntas em problemas. Além de ilustrar esses conceitos, a plataforma de reunião também os documentará e os armazenará em um local centralizado para acesso rápido e fácil de todos os participantes.

Por fim, o recurso de quadro branco? Obcecado. Essa ferramenta era usada com frequência durante as reuniões de equipe para fazer um brainstorming de ideias ou elaborar mais sobre determinadas iniciativas.

-Brittney Curtner, Gerente de Programas, Utah Valley University

Revisar e editar relatórios pós-reunião

Exemplos de solicitações:

• Gerar um relatório detalhado da reunião com a identificação do orador
• Verifique a exatidão das ideias discutidas nesta reunião

Gere, resuma, revise, aprimore e traduza seus relatórios, e-mails e bate-papos com o AI Writer for Work do ClickUp Brain

Além de resumos e atas de reunião gerados por IA, alguns aplicativos de anotações com IA também podem gerar relatórios abrangentes após a reunião. Eles capturam a essência da reunião, com pontos de discussão, duração da reunião, carimbos de data e hora, perfis de participantes etc., que você pode revisar mesmo após a conclusão da reunião.

Além disso, há várias maneiras de aproveitar as informações ou implementar insights de cada revisão. Por exemplo, você pode identificar as pessoas específicas que defenderam uma ideia entre vários palestrantes, pedir esclarecimentos a elas, dar-lhes crédito e atribuir a responsabilidade pelas tarefas associadas.

Avaliar a eficiência da reunião

Exemplos de prompts:

• Revise o fluxo da conversa e identifique as seções com repetições frequentes
• Como poderíamos ter reduzido a duração dessa reunião?
• Crie uma pauta para a próxima reunião e compartilhe ideias sobre como podemos conduzi-la de forma mais eficiente

As ferramentas de IA treinadas em análise de conversas podem capturar insights valiosos além da palavra falada. Elas contam com recursos avançados para analisar conversas de voz e destacar a dinâmica da reunião. Ao capturar métricas como a distribuição do tempo de fala, seções de pontos repetitivos, áreas de desinteresse e conversas excessivas, você pode identificar áreas de melhoria na estrutura da reunião existente.

Dessa forma, é possível planejar intervenções, como um melhor planejamento da agenda da reunião, equilibrando a participação, etc., para otimizar as reuniões futuras e aumentar o foco e a eficiência.

Personalize o plano de ação da reunião

Exemplos de prompts:

• Quais são algumas das tarefas atribuídas a mim durante esta reunião? Adicione-as à minha lista de tarefas
• Preparar um plano de ação com tarefas e prazos priorizados com base nos itens de ação desta reunião
• Sincronizar meu Google Agenda com as tarefas identificadas nestas notas de reunião

As soluções de IA para anotações de reuniões também podem converter listas de tarefas ou pontos de ação em roteiros personalizados. Para facilitar isso, elas podem analisar o histórico de anotações de reuniões, perfis individuais, calendários pessoais, agendas etc., para localizar temas recorrentes, sua função nessas reuniões, prazos futuros e assim por diante.

Em seguida, com base nesses insights, eles geram planos personalizados que priorizam tarefas, atribuem funções e responsabilidades e definem prazos. Essa transição perfeita da plataforma de reunião para as anotações e para o gerenciamento de tarefas faz com que o acompanhamento seja mais fácil e mais conveniente. Isso ajuda os participantes da reunião a manter o foco nas tarefas mais importantes e a contribuir de forma significativa para o sucesso geral da equipe.

Como incorporar ferramentas de IA para anotações de reuniões

Há várias maneiras de gerar anotações usando um assistente de reunião com IA. Aqui estão algumas opções a serem consideradas:

Use ASR para transcrições de IA ao vivo

Com o ASR, você pode configurar a transcrição em tempo real e automatizar a tomada de notas. Recursos inteligentes alimentados por IA, como Cérebro ClickUp faz mais do que gerar anotações. Use-o para transcrever automaticamente gravações de reuniões capturadas por meio do Clips (mais sobre isso adiante). Em seguida, você pode usar a transcrição da IA para procurar destaques, passar pelos vídeos usando carimbos de data/hora e copiar trechos

Empregue ferramentas de anotações de IA para revisar as gravações

Enquanto as ferramentas de ASR geram transcrições de reuniões em tempo real, as ferramentas de IA com capacidade de fazer anotações funcionam com gravação de áudio.

Use o ClickUp Clips para gravar telas e compartilhar vídeos com os participantes da reunião Clipes do ClickUp é uma maneira inteligente de transformar anotações manuais baseadas em texto em mídia avançada. Veja como você pode usá-las em reuniões:

• Capture uma gravação da atividade da tela, das janelas de aplicativos ou da sua área de trabalho enquanto faz apresentações, vídeos de passo a passo, demonstrações etc.
• Preencher automaticamente transcrições, anotações e registros de data e hora das gravações para destacar os principais pontos de uma discussão
• Compartilhe videoclipes para a participação assíncrona de membros da equipe que não puderam participar da reunião ao vivo

Essas ferramentas de IA analisarão esses arquivos de áudio ou vídeo para gerar anotações detalhadas. Você também pode mexer em suas funcionalidades avançadas de IA, como identificação de oradores, pesquisa baseada em palavras-chave, geração de carimbo de data/hora e destaque de momentos importantes.

Aproveite as ferramentas de resumo de reuniões

Em alguns casos, você pode ter gravações de reuniões que gostaria de converter em anotações e gerar resumos concisos a partir desses resultados. Em outros casos, talvez você já tenha transcrições de reuniões e queira apenas resumi-las. Com o ClickUp Brain, você pode:

• Analisar conversas e automaticamente destacar itens de ação. Em seguida, converter esses pontos de discussão acionáveis em tarefas e atribuí-los aos participantes para promover a responsabilidade desde o início
• Gerar resumos concisos de longas discussões ou tópicos de conversas. O Brain corta o ruído para apresentar as principais decisões da reunião e as próximas etapas para facilitar o alinhamento da equipe

Resuma as anotações da reunião com granularidade com o ClickUp Brain

• Use o recurso de resumo para gerar uma breve visão geral das principais decisões, itens de ação e conclusões em apenas alguns cliques

## *Conecte-se com ferramentas de gerenciamento de projetos

Há duas maneiras de fazer isso. Primeiro, você pode selecionar uma ferramenta de anotações de ASR ou IA que se integre às plataformas de gerenciamento de projetos. Em segundo lugar, você pode escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, com recursos de IA integrados para anotações e gerenciamento de documentos.

Aqui estão alguns recursos que tornam o ClickUp a melhor solução de software com IA para anotações de reuniões:

1. Docs

Documentar notas de reunião e deixar comentários no ClickUp Docs Documentos do ClickUp é um hub centralizado para todos os documentos relacionados ao seu projeto. Ele serve como um espaço colaborativo onde você e sua equipe podem:

• Documentar notas de reunião para fácil referência e organização clara. Você pode editar as notas de reunião para torná-las mais fáceis de ler usando várias opções de formatação, como títulos, marcadores e tabelas (PS. Você também pode usar o ClickUp Brain no Docs)
• Revise e contribua com as notas de reunião. Como o Docs é colaborativo e compartilhável, os participantes podem deixar comentários para adicionar mais contexto e histórico ao que foi discutido e para corrigir erros ou interpretações errôneas
• Crie um repositório centralizado de todas as suas anotações de reunião. Compartilhe as anotações entre as partes interessadas para obter transparência, responsabilidade e acesso às informações, além de manter toda a equipe alinhada

2. Quadros brancos Quadro branco ClickUp o quadro branco do ClickUp é uma das muitas ferramentas de colaboração do ClickUp. Ele ajuda no brainstorming visual e na ideação durante as reuniões das seguintes maneiras:

• Traduzir ideias e conceitos em formatos visuais como mapas mentais, fluxogramas e diagramas que promovem exploração criativa e colaboração
• Visualize relacionamentos e interdependências entre tarefas ou ideias para manter o foco no quadro geral enquanto trabalha em detalhes minuciosos
• Incorpore os quadros brancos ao conteúdo da reunião no Docs para obter uma experiência integrada de brainstorming e desenvolvimento de projetos

Criar um ecossistema integrado nos quadros brancos ClickUp

3. Modelos

O ClickUp também oferece uma rica biblioteca de modelos gratuitos que são 100% personalizáveis com base em suas necessidades de projeto ou fluxo de trabalho.

Faça o download deste modelo

Documente toda a discussão da reunião com o modelo de ata de reunião do ClickUp

Por exemplo, o Modelo de ata de reunião do ClickUp oferece uma estrutura bem definida para o registro de atas de reuniões como um documento no ClickUp. Desde uma pauta detalhada até alterações em atas de reuniões anteriores e anúncios, esse modelo cobre tudo.

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Dê sentido às discussões da equipe com o modelo de anotações de reunião do ClickUp

Da mesma forma, o modelo personalizável do Docs para Notas de reunião do ClickUp oferece orientação. Ao estabelecer diretrizes e estrutura para suas reuniões, você pode fazer com que cada reunião seja importante, seja ela diária ou anual.

Faça o download deste modelo

Mantenha o controle de todas as suas reuniões com o modelo ClickUp Meeting Note Style

Como você terá que manter um registro de todas as suas anotações de reunião, também temos esse modelo em Estilo de nota de reunião do ClickUp . O modelo de reunião captura breves resumos de cada reunião em um formato simples e cria um repositório central e pesquisável. Ele facilita a organização das anotações e permite atualizações de progresso em tempo hábil para equipes e partes interessadas.

4. Integrações

Sincronize seu Google Calendars com o ClickUp para um gerenciamento eficaz da disponibilidade para reuniões

Como se não bastassem os recursos e as capacidades arraigadas do ClickUp, você também tem a opção de integrar o ClickUp com suas ferramentas, plataformas e sistemas existentes. Por exemplo,

O ClickUp se integra ao Google Meet e ao Microsoft Teams para reuniões por vídeo. Da mesma forma, você pode conectá-lo ao Fireflies e ao MeetGeek para transcrições ao vivo. Essas integrações permitem que você adicione recursos avançados de gerenciamento de projetos a outras ferramentas e as torne escalonáveis.

Satisfaça as expectativas e vá além com a IA para anotações de reuniões

Se você aproveitar Ferramentas de IA para apresentações e agendas ou usá-las para gerar closed captions ao vivo - a IA está ganhando força no departamento de anotações de reuniões. E o mais importante é que ela mostra um futuro positivo e promissor para o que está por vir.

À medida que a tecnologia amadurece, você encontrará assistentes de reunião com IA mais intuitivos, focados em valor e acionáveis. Recursos avançados, como a análise de sentimentos, informarão sobre o moral da equipe, enquanto a tradução ao vivo conectará as regiões geográficas. É apenas uma questão de tempo até testemunharmos essa mudança.

Portanto, aproveitar essa tecnologia o mais cedo possível é uma das melhores maneiras de ficar à frente da curva iminente. Em vez de distribuir seus investimentos em uma variedade de ferramentas, escolha uma solução única para obter mais ROI. Em outras palavras, comece a usar o ClickUp e deixe a IA transformar suas operações comerciais. Registre-se gratuitamente no ClickUp agora para saber como!