Como elaborar uma recapitulação de reunião eficaz: Dicas produtivas para a colaboração em equipe [com modelos]

Se o seu dia de trabalho parece uma saga interminável de pular de uma reunião para a outra, você apreciaria a arte de escrever uma boa recapitulação de reunião. É um texto simples, mas, quando redigido com habilidade, pode resumir com perfeição as principais informações de reuniões movimentadas de todos os tons e escalas.

Para muitas equipes, escrever resumos esclarecedores pode ser uma luta terrível. O problema é que os membros da equipe ficam sobrecarregados com e-mails, reuniões e mensagens do Slack o dia todo, o que leva a uma sobrecarga de informações. E quando alguém chega a escrever o notas de reunião o cérebro está frito e eles não conseguem nem se lembrar do contexto completo do que aconteceu.

Neste guia, discutiremos como abordar as recapitulações de reuniões e as práticas recomendadas para escrevê-las em tempo hábil.

Bônus: Também apresentaremos o ClickUp, um software de gerenciamento de reuniões e ferramenta de anotações que pode facilitar a sua vida e a de sua equipe. 🤩

O processo de escrever uma recapitulação de reunião eficaz: 5 passos

A preparação de uma recapitulação de reunião não é uma tarefa difícil - ela só precisa ser direta e concisa, como uma linha de base de projeto ou um documento de briefing, com o objetivo final de:

• Atualizar todas as partes interessadas com informações relevantes
• Servir como ponto de referência para futuras reuniões e ações

O problema de redigir uma recapitulação de reunião eficaz geralmente é apenas uma limitação humana ou processual. No entanto, essa não precisa ser uma tarefa assustadora se você seguir nossa abordagem simples de cinco etapas abaixo. 🔽

Etapa 1: determinar a logística para escrever recapitulações

Por logística, queremos dizer quem, quando e o quê da recapitulação da reunião, aplicável a toda a empresa. Você deve:

• Designar um tomador de notas **Permita que um participante específico assuma a responsabilidade de manter as anotaçõesatas da reunião para garantir que as principais conclusões sejam registradas. Os membros da sua equipe podem se revezar na redação das anotações
• Defina o momento do e-mail de recapitulação da reunião: É essencial ter um e-mail de recapitulação da reunião de fácil leitura pronto logo após a reunião para melhor retenção das informações
• Descreva o conteúdo da reunião a ser registrado: O resumo da reunião normalmente abrange o que aconteceu em uma reunião, incluindo discussões importantes, decisões tomadas, itens de ação e responsáveis, para que todos fiquem na mesma página
• Defina o estilo de recapitulação: Dependendo da cultura da sua empresa e das demandas de eficiência, você pode querer resumos informais ou versões com aparência mais profissional

Etapa 2: faça anotações detalhadas durante a reunião

Para criar um bom e-mail de recapitulação da reunião, o anotador designado deve fazer suas anotações durante a reunião - e não depois. A ideia é registrar os principais pontos de discussão, como as principais informações trocadas, as decisões e as tarefas propostas em tempo real.

Anotar o que está sendo dito não é a única parte importante - algumas reuniões podem exigir que você anote quem disse o quê e para quem. Além disso, você precisa ser intuitivo aqui e anotar quaisquer questões levantadas durante a reunião ou informações que as partes interessadas devam saber, como quem é responsável por uma ação, qual é a data de vencimento e detalhes cruciais semelhantes.

O tomador de notas deve estar atento durante toda a reunião para garantir que ele forneça o quadro completo ao leitor da recapitulação, que nem sempre pode estar presente durante a reunião ou se lembrar da discussão ao vivo.

Seria ainda melhor se as anotações brutas desta etapa estivessem organizadas por tópico, para que seja fácil lidar com os detalhes posteriormente. 🔍

Etapa 3: redigir o e-mail de resumo da reunião

Imagine que você está em uma viagem cheia de acontecimentos. Mas, ao compartilhar sua experiência com um amigo, você provavelmente mencionará os principais destaques e não o entediará com atualizações de hora em hora. É disso que se trata esta etapa!

O e-mail de resumo da reunião deve ser uma visão geral rápida e significativa de toda a reunião, sem sobrecarregar o leitor com todos os detalhes. 🧐

Após o término da reunião, anote todos os detalhes importantes que foram discutidos de forma coerente. Basicamente, você está polindo suas anotações extensas, cortando as partes irrelevantes e organizando os pontos principais na ordem certa usando frases fáceis de seguir.

Etapa 4: Inclua documentos de apoio em seu e-mail

Suponha que você esteja em uma reunião de equipe discutindo uma nova proposta de projeto e, durante a discussão, o líder da equipe faz referência a documentos como planos de projeto, gráficos de dados e estratégias de marketing.

Esses documentos fornecem percepções e detalhes essenciais para a compreensão do escopo e dos requisitos do projeto. Portanto, elaborar uma recapitulação da reunião sem incluir esses documentos é um grande erro! ❌

Adicionar esses documentos torna mais simples para a sua equipe encontrar dados contextuais sem precisar procurar em vários e-mails ou arquivos. Além disso, fornece acesso igualitário às informações, garantindo que todos estejam na mesma página.

Você tem duas opções: incluir links para os locais on-line dos arquivos ou anexar os recursos relevantes à recapitulação. 🔗

Etapa 5: Planeje com antecedência quem precisa receber o e-mail de recapitulação da reunião

Depois de garantir que todos os documentos relevantes sejam incluídos na recapitulação da reunião, a próxima etapa crítica é decidir quem deve receber esse resumo. Pense nisso:

• Participantes da reunião: Todos os que participaram da reunião devem receber uma cópia. Ela serve como um lembrete de suas responsabilidades, tarefas futuras e decisões tomadas
• Não participantes: Os ausentes da reunião precisam da recapitulação para se manterem informados e entenderem os resultados da reunião
• Partes interessadas: Os gerentes em uma hierarquia de informações mais alta ou qualquer pessoa que tenha interesse no projeto deve receber a recapitulação
• Referência futura: O organizador da reunião ou o líder da equipe deve manter uma cópia da ata da reunião em sua base de documentos como ponto de referência para reuniões futuras. Isso será útil ao elaborar a pauta da próxima reunião ou ao revisar decisões passadas

O papel da IA na criação de uma boa recapitulação de reunião

Vamos abordar o elefante na sala. 🐘

Escrever recapitulações com a ajuda da inteligência artificial (IA) é bom? Sim!

Hoje em dia, a maioria das reuniões acontece on-line, e o uso da IA é uma ótima maneira de tornar seu processo de recapitulação mais eficiente. Quando combinado com um software de reunião, Ferramentas de IA podem simplificar as tarefas de comunicação e automatizar os processos de redação, permitindo que os membros da equipe se envolvam em atividades mais importantes de brainstorming ou de solução de problemas.

Aqui estão as cinco maneiras pelas quais a IA melhorou o processo de recapitulação de reuniões:

1. Transcrição automatizada: As ferramentas com tecnologia de IA podem transcrever as discussões da reunião (fala) em texto em tempo real, garantindo que nenhum detalhe seja perdido
2. Identificação de pontos-chave: As anotações geradas por IA criadas com ferramentas avançadas destacam pontos cruciais, garantindo que eles não se percam na agitação da reunião
3. Resumir: Muitas ferramentas de IA podem resumir longas notas de reunião para economizar o tempo do leitor
4. Rastreamento de itens de ação: A IA pode rastrear os itens de ação discutidos na reunião, garantindo a responsabilidade e a execução em tempo hábil
5. Eficiência do processo: A IA economiza o tempo gasto em tarefas manuaisanotações e resumospermitindo que você se concentre mais nas discussões da reunião e no seu trabalho real

Os resumos com tecnologia de IA não são mais um conceito futurista, mas uma realidade atual. Muitos gigantes da tecnologia, como a Microsoft usam com sucesso a IA para gerar transcrições de reuniões.

6 dicas para aumentar a eficácia das transcrições de reuniões

Vamos soar como um disco quebrado, mas a melhor dica aqui é manter os resumos das reuniões breves e diretos. Concentrar-se na clareza do texto garante que os pontos críticos sejam facilmente absorvidos por todos os membros da equipe.

Compilamos seis dicas e práticas recomendadas para criar melhores resumos de reuniões. Também demonstraremos como essa tarefa inevitável pode ser cem vezes mais fácil com as funcionalidades de reunião e comunicação do ClickUp . 💯

1. Aproveite ao máximo a pauta de qualquer reunião futura

A base de uma boa recapitulação geralmente é uma pauta de reunião sólida.

Sua agenda de reuniões é a sua agenda de confiança guia para fazer anotações durante uma reunião. Ele já está repleto de todos os tópicos importantes, pontos-chave, perguntas e objetivos a serem discutidos, organizados em um único lugar. Isso torna muito mais fácil manter o controle do contexto, especialmente quando você está conduzindo a reunião e tentando fazer anotações ao mesmo tempo.

O ClickUp tem uma série de modelos de agenda para ajudá-lo a criar pautas bem elaboradas antes da reunião. Por exemplo, o modelo Modelo de agenda de reunião do ClickUp tem uma estrutura multifuncional que pode funcionar para qualquer reunião. Por outro lado, o modelo Modelo de reunião do ClickUp All Hands é ideal para reuniões em toda a empresa.

Crie agendas interativas e gamificadas com o modelo de agenda de reunião do ClickUp

Se estiver fazendo anotações, você pode usar Documentos do ClickUp para anotar os pontos mais rapidamente. É o sistema centralizado de gerenciamento de documentos da plataforma que permite criar e colaborar em itens da agenda de reuniões, notas e itens de ação em tempo real. Você pode:

• Criar páginas pré-estruturadas, aninhadas e interconectadas para agendas e resumos
• Adicionar links para tarefas e outros documentos diretamente em sua recapitulação
• Convidar vários colegas para revisar ou editar a recapitulação da reunião simultaneamente
• Use links seguros e compartilháveis para enviar a recapitulação a clientes ou colaboradores externos
• Acesse agendas anteriores, recapitulações e outros documentos armazenados com a opçãoPesquisa universal

Colabore com os membros da equipe no ClickUp Docs para personalizar fontes, adicionar relacionamentos de tarefas ou vincular tarefas diretamente no documento

2. Não está preparado? Faça atas de reunião com um bloco de notas ou um modelo de recapitulação de reunião

Nem sempre é possível iniciar o Google Docs ou documentos semelhantes para fazer anotações, especialmente quando você está ao telefone ou, em uma reunião on-line repentina, totalmente despreparado. Se precisar fazer anotações rapidamente ou rabiscar suas ideias, considere usar blocos de notas tradicionais ou ferramentas de bloco de notas.

Por exemplo, você pode usar o ClickUp Notepad em computadores e dispositivos móveis para registrar atas de reuniões de forma simples. Retorne para editar suas anotações a qualquer momento. 📝

Capture notas sem esforço, edite-as com formatação avançada e converta-as em tarefas rastreáveis acessíveis de qualquer lugar no ClickUp Notepad

O ClickUp Notepad vem com alguns recursos excelentes para criar resumos rápidos, como:

• Comandos de barra: Use atalhos para formatar suas anotações com cabeçalhos, texto em negrito, listas e muito mais
• Arrastar e soltar: Adicione facilmente imagens, gifs, vídeos e outros arquivos diretamente em suas anotações
• Pesquisa: Encontre rapidamente o que precisa pesquisando por palavras-chave nos títulos ou descrições de suas anotações
• Arquivar/desarquivar: Mantenha suas anotações organizadas arquivando-as ou desarquivando-as
• Converter: Transforme sua anotação em uma tarefa ou adicione-a à documentação do seu projeto

**O ClickUp também tem uma coleção de modelos gratuitos de recapitulação de reuniões. Tudo o que você precisa fazer é adicioná-los ao seu espaço de trabalho e começar a adicionar notas nas seções designadas. Por exemplo, se você for um grupo de construtores, poderá usar a seção Modelo de ata de reunião de construção do ClickUp para acompanhar seu progresso e as resoluções do projeto.

Confira algumas de nossas coleções favoritas de modelos de recapitulação de reuniões:

• Modelos de notas de lançamento
• Um a um modelos de reunião* Modelos de início de projeto- Modelos de notas de reunião

3. Liste e atribua itens de ação para manter todos na mesma página

Muitos anotadores têm dificuldade para extrair itens de ação da reunião. A solução aqui é listar todos os itens de ação e marcar as pessoas responsáveis pela execução. Basicamente, estamos transformando conversa em ação.

Esse pode ser um processo de três etapas:

1. Revise suas anotações para identificar tarefas, responsabilidades ou promessas feitas durante a reunião
2. Para cada item de ação, anote quem está encarregado dele e qual é a data de vencimento
3. Opcional: classifique as tarefas de acordo com a urgência e a importância delas

Com Tarefas do ClickUp com o ClickUp Tasks, você pode rapidamente criar tarefas ou subtarefas a partir das anotações da reunião. Tudo o que você precisa fazer é selecionar a parte relevante das anotações com o botão direito do mouse, escolher Criar tarefa/subtarefa_ e adicionar um ou mais responsáveis.

Isso não é tudo - você pode adicionar os participantes da reunião como Observadores da tarefa para que recebam atualizações sobre o andamento da tarefa ou quaisquer novos desenvolvimentos. 👀

4. Use gravações e transcrições de reuniões

Você pode usar ferramentas de transcrição para converter as conversas durante a reunião em texto. Ou, em vez de confiar apenas em anotações escritas, seu anotador pode aproveitar as gravações de tela para obter um registro visual e auditivo da reunião, garantindo que nada seja perdido ou mal compreendido.

Com a ferramenta gratuita de gravação de tela do ClickUp, Clipe com o Clip, você pode capturar facilmente a tela da área de trabalho e visualizar instantaneamente a gravação sem fazer download. Se você precisa explicar um processo complexo ou salvar detalhes de uma reunião com um cliente, o Clip tem tudo o que você precisa. 🎬

Grave e compartilhe capturas de tela, janelas de aplicativos ou abas de navegadores perfeitamente dentro das tarefas com o Clip do ClickUp

Você pode optar por gravar:

• Uma tela inteira
• Uma janela de aplicativo específica
• Qualquer guia do navegador no Chrome ou Firefox

Quando a gravação estiver concluída, compartilhe-a com o recapitulador ou com os clientes por meio de um link compartilhável.

5. Resuma os principais momentos e decisões usando o ClickUp AI ClickUp AI pode ser uma grande ajuda na elaboração de resumos de reuniões. Ele pode formatar suas anotações grosseiras para corrigir a gramática, o tom e o estilo, além de estruturar tudo para dar um toque profissional. Ele pode até mesmo extrair itens de ação para você, para que não precise perder tempo procurando-os manualmente.

Além disso, o Recurso de resumos de reuniões do ClickUp usa tecnologia avançada para facilitar a recapitulação de reuniões. Depois que a reunião termina, o ClickUp faz o trabalho pesado analisando a gravação ou transcrição usando IA, registrando detalhes essenciais como itens de ação, decisões e pontos-chave.

Em seguida, o ClickUp cria uma recapitulação da reunião com todas as informações e tarefas necessárias. Você pode ajustar a recapitulação, se necessário, e compartilhá-la com toda a equipe imediatamente.

Se estiver revisitando uma recapitulação de reunião anterior, você também pode usar a IA para resumi-la para uma navegação mais rápida.

Resuma as anotações da reunião em segundos com a IA do ClickUp

6. Use um e-mail de acompanhamento ou uma mensagem de texto

Ao trabalhar com equipes de diferentes departamentos e fusos horários, manter o controle de quem é responsável pelo quê após uma reunião pode ser um desafio. Uma recapitulação da reunião pode servir apenas como um instantâneo do que aconteceu; talvez você precise tomar medidas adicionais para verificar o status das tarefas propostas.

Se você não quiser enviar um e-mail para tudo, basta usar ferramentas de comunicação mais diretas no ClickUp, como o Visualização do bate-papo , @menções , e Comentário atribuído Recursos. Eles o ajudam a marcar os responsáveis pelas tarefas para atualizações rápidas, garantindo que eles não percam nenhum prazo ou lembrete importante.

Personalize suas notificações para que sejam disparadas automaticamente quando o status de uma tarefa for alterado no ClickUp

Use o ClickUp Meetings Suite para sua próxima reunião

O Suíte ClickUp Meetings não é apenas um auxílio para recapitular reuniões - ele pode ajudá-lo em todo o processo da reunião. Para começar, ele pode ajudá-lo a agendar reuniões para toda a equipe usando o Visualização do calendário .

Você pode sincronizar seu Google Calendar com o ClickUp para garantir que todos os detalhes da reunião, como a data da reunião, os objetivos da agenda e o tempo estimado para cada item, sejam incluídos no evento do seu calendário. 📆

Para reuniões que acontecem regularmente, como todas as segundas-feiras às 9h, você pode configurar tarefas recorrentes . Dessa forma, o ClickUp cria automaticamente tarefas para a próxima data de reunião, poupando seu tempo e aborrecimento. Você também pode se conectar com ferramentas como o Zoom para iniciar reuniões diretamente da plataforma.

Exibir eventos sincronizados do Google Calendar na visualização do Calendar do ClickUp

Para manter as coisas organizadas, sugerimos criar um local especial para todas as reuniões de sua equipe, como um Pasta .

Dentro dessa pasta Meetings, você pode ter pastas Listas para diferentes tipos de reunião conteúdo. Por exemplo, você pode ter uma lista para grandes reuniões de equipe e outra para bate-papos individuais. Cada lista contém tarefas que representam reuniões individuais, facilitando o acompanhamento de atualizações e anotações diretamente na tarefa.

Capture os principais detalhes da reunião e mantenha sua equipe no caminho certo com o ClickUp

Suas "tarefas" de reunião podem fazer muito mais do que simplesmente estar presentes. Você pode usar recursos como:

• Atribuição de comentários : Delegue tarefas de preparação de reuniões deixando comentários diretamente na tarefa para os membros da equipe
• Adicionando tags : Mantenha os tipos de reunião organizados usando tags ou categorias relevantes
• UsandoListas de verificação: Mantenha o controle de itens de ação simples dentro da própria tarefa

Durante a reunião, experimente uma Quadro branco do ClickUp para colaboração em tempo real - faça brainstorming com os participantes da reunião e crie tarefas acionáveis diretamente na tela!

Usando o ClickUp Whiteboards para colaborar e fazer brainstorming de ideias com suas equipes em tempo real

Escreva resumos de reuniões eficazes: Anote sua próxima reunião com o ClickUp

Diga adeus àquelas reuniões sinuosas que deixam todo mundo perdido! Com a organização e recapitulação eficaz de reuniões do ClickUp ferramentas e modelos com a ajuda de um modelo, você recebe um resumo direto de cada reunião, incluindo itens de ação claros e novos prazos. Não há mais confusão - apenas uma rápida recapitulação para manter todos no caminho certo. Registre-se no ClickUp e você nunca mais terá que se preocupar com reuniões improdutivas. 🌻

Revisando as perguntas frequentes mais comuns

1. Como é chamado quando você recapitula uma reunião?

A maioria das equipes chamaria isso de recapitulação da reunião. Outros termos a serem usados incluem resumo da reunião, standup diário (em equipes ágeis), atas de reunião, sinopse da discussão e memorando de discussão (super formal).

2. Como você faz um resumo após uma reunião?

Comece descrevendo por que a reunião anterior foi realizada. Em seguida, anote brevemente os itens da pauta. Use marcadores ou listas para anotar os tópicos discutidos e as principais decisões tomadas. Não se esqueça de incluir tarefas ou ações que precisam ser acompanhadas após a reunião.

3. Como escrever um e-mail de recapitulação de reunião após uma reunião?

Aqui estão algumas dicas que você pode adicionar ao seu e-mail de recapitulação da reunião:

• Agradeça aos participantes da reunião por terem comparecido
• Faça um breve resumo do que foi a reunião e da pauta
• Discorra sobre os principais pontos discutidos, as decisões tomadas e as tarefas atribuídas. Inclua prazos e responsabilidades
• Conclua sugerindo as próximas etapas e agradecendo as contribuições de todos
• Anexe todos os documentos de apoio para referência

Consulte as etapas detalhadas que mencionamos anteriormente para fazer uma recapitulação de qualidade.