Um artigo recente na MIT Sloan argumenta que "os trabalhadores do conhecimento de hoje costumam passar mais de 85% de seu tempo em reuniões. Mais de dois terços das equipes remotas sentem mais esgotamento com as ferramentas de comunicação digital. Muitos relatam que reuniões incessantes reduzem o tempo de concentração e produtividade, fazendo com que trabalhem mais horas.
Vamos encarar os fatos: Nem todo mundo gosta de reuniões. No entanto, elas possibilitam a colaboração, a criatividade e a confiança entre as equipes corporativas.
Como líder de equipe, você é responsável por facilitar reuniões envolventes e produtivas que permitam que os membros da sua equipe se comuniquem e colaborem.
Nesta publicação do blog, daremos algumas ideias de reuniões de equipe que funcionam. Mas, primeiro, por que você precisa de reuniões de equipe?
Importância das reuniões de equipe envolventes
Reúna todas as informações da equipe no ClickUp e prepare o terreno para reuniões eficazes
Para que uma equipe trabalhe em conjunto, ela deve trocar informações de forma clara, contextual e completa. Vejamos o exemplo de uma campanha de marketing.
- A equipe comercial precisa comunicar sua estratégia
- A equipe de marketing precisa planejar a campanha
- A equipe de design precisa criar recursos visuais alinhados com a estratégia/plano
- Os redatores precisam escrever as histórias da campanha
- A equipe de distribuição precisa comprar espaço publicitário nos canais
- A equipe digital precisa integrar a campanha aos ativos on-line, como sites, aplicativos, etc.
- A equipe financeira precisa revisar e atualizar os orçamentos
Embora cada um possa documentar suas ideias em um Google Doc ou enviar e-mails freneticamente uns aos outros, o valor real vem de colaboração multifuncional . Esse é o principal motivo pelo qual as reuniões são essenciais. Mas há mais.
Clareza da missão: As reuniões permitem que as equipes esclareçam sua compreensão das informações recebidas. Isso ajuda a colocar todos na mesma página e a seguir na mesma direção.
Tomada de decisões: As reuniões ajudam todos os membros da equipe a obter contexto. Dessa forma, eles podem tomar decisões que atendam ao objetivo maior do projeto.
Melhoria contínua: Quando as equipes discutem o progresso do projeto, elas podem compartilhar ideias que melhoram os resultados gerais.
Relacionamentos interpessoais: É difícil construir relacionamentos por meio de e-mails. As reuniões ajudam as pessoas a se entenderem e a se unirem como indivíduos.
Sentimento de pertencimento: As reuniões de equipe ajudam os membros a se sentirem parte de algo maior do que apenas a tarefa que realizam diariamente.
Apesar de seus muitos benefícios, a maioria das reuniões atuais faz com que os membros da equipe exclamem: "Ah, não, mais uma não!" Aqui estão dez ideias de reuniões de equipe virtuais para evitar isso e tornar suas reuniões produtivas e envolventes.
10 ideias de reuniões de equipe colaborativas e divertidas
1. Escreva uma pauta de reunião divertida
Modelo de agenda de reunião Scrum da ClickUp
Para que uma reunião seja eficaz, ela precisa de uma pauta. Por isso, a maioria dos líderes de equipe escreve tópicos com os assuntos que deseja discutir.
Para tornar suas reuniões mais colaborativas e divertidas, é preciso fazer melhor. Para sua próxima reunião, aqui estão algumas ideias de reuniões de equipe que você pode experimentar.
**Conte uma história com seus agenda de reuniões . Trate seus colegas de equipe como heróis nessa história. Se alguém fez um ótimo trabalho, escreva sobre isso, como o arco de personagem do herói.
Inclua enigmas: Coloque as informações importantes como um enigma para deixar a equipe curiosa para participar da reunião.
Torne-a visual: Adicione gráficos, desenhos ou diagramas para tornar sua pauta rápida e fácil de entender.
Faça uma ou duas piadas: Não mantenha a pauta da reunião da equipe monótona. Dê a ela um pouco de personalidade. Faça uma piada (ruim/péssima) para dar uma risada à sua equipe.
2. Quebrar o gelo
Quebra-cabeças como quebra-gelo para reuniões [ Fonte: Wikimedia Commons ]
Os primeiros minutos da reunião, especialmente quando você está esperando as pessoas entrarem, podem ser estranhos. Como líder da equipe, assuma a responsabilidade de quebrar o gelo. Você pode perguntar sobre o fim de semana das pessoas ou seus hobbies. Fazer uma pergunta comum é uma das melhores ideias de reunião de equipe para quebrar o gelo.
Use uma pergunta como "O que você faria se encontrasse um milhão de dólares?"
Jogue alguns jogos para saber mais sobre cada membro da sua equipe remota. Alguns exemplos populares são:
- O que temos em comum? Comece com algo de seu interesse, como um esporte, programa de TV, filme etc. Qualquer pessoa que goste do mesmo assunto pode começar a falar sobre ele
- **O que estou desenhando? Desenhe algo e convide as pessoas a adivinharem o que é. Abom software de quadro branco como o ClickUp's Whiteboard, é um ótimo lugar para fazer isso
- Pedra, papel e tesoura: Jogue esse jogo para decidir quem fará a atualização primeiro em sua reunião diária
- Quebra-cabeça: Defina a pauta principal da reunião como uma imagem; divida-a em um quebra-cabeça e incentive os funcionários a resolvê-lo
3. Use salas de descanso para um brainstorming divertido
Reuniões virtuais que consomem muito tempo, como reuniões de estratégia ou workshops de um dia inteiro, podem ser entediantes. Mas não precisam ser. Inclua algumas risadas com brainstorming criativo em salas de descanso que você encontrará em qualquer ferramentas de reunião on-line disponíveis hoje.
Por exemplo, se você estiver facilitando uma reunião de estratégia de campanha de marketing de 4 horas, coloque grupos menores em salas separadas para apresentar ideias de slogan.
Anuncie prêmios para a ideia mais maluca ou mais engraçada. Você pode ou não escolhê-la para a campanha, mas comemore as ideias que trazem diversão para a conversa.
4. Realize workshops rápidos
Ensine conceitos complexos de forma simples e visual com o ClickUp Whiteboard
A melhor maneira de garantir que as pessoas não sintam que uma reunião é uma perda de tempo é ajudá-las a aprender algo. Com base nas necessidades e nos perfis de suas equipes, inclua workshops de 15 minutos.
Pode ser qualquer coisa, mesmo que tangencialmente relacionada.
- Redação de e-mails
- Redação de currículos
- Teoria das cores
- A proporção áurea
Esses workshops podem ser ainda mais envolventes se você incentivar os membros da equipe a ensinarem uns aos outros. O redator pode ensinar a escrever e-mails, o designer pode ensinar a teoria das cores, etc.
Com um design específico aplicativos de colaboração se você quiser que o workshop seja mais produtivo, também pode incluir atividades a serem concluídas nesses quinze minutos, o que dará um pouco de ação e entusiasmo ao workshop.
5. Faça um teste
Os formulários do ClickUp se prestam facilmente à criação de questionários
Convide a equipe a tentar adivinhar se não tiver experiência para saber as respostas. Por exemplo, se a equipe de engenharia estiver apresentando suas atualizações para o restante da organização, ela poderá fazer perguntas como:
- Quantos recursos lançamos este mês? Opções: 10, 24, 108
- Quantos bugs foram eliminados? Opções: 112, 3, 50
- Quem é onovo cliente que integramos este mês? Opções: Apple, Facebook, Reddit
O objetivo deste questionário não é obter as respostas corretas de ninguém. O objetivo é inspirar a curiosidade apresentando informações na forma de perguntas.
Se a criação de um questionário apenas para uma reunião de equipe parece uma tarefa árdua, confira Formulários ClickUp . Esse recurso simples, porém poderoso, permite que você configure visualmente perguntas de múltipla escolha arrastando e soltando elementos. Ele é personalizável, oferece várias opções prontas para uso e é fácil de compartilhar Modelos de questionário do ClickUp para inspiração.
6. Faça reuniões de equipe temáticas
O próximo item de nossa lista de ideias de reuniões divertidas são as reuniões temáticas. Se eventos e passeios em equipe podem ter temas, por que não reuniões? Uma vez por mês ou a cada quinze dias, realize reuniões temáticas. Você pode, é claro, fazer um tema de Natal, Ação de Graças ou Halloween durante a temporada.
Para tornar a reunião mais envolvente, convide os membros da equipe a escolher o tema de que mais gostam. Se você for fã da Marvel ou dos Caça-Fantasmas, também terá uma reunião divertida, com risadas e união da equipe.
7. Dê as atualizações uns dos outros
Uma reunião produtiva é aquela em que todos saem sentindo que há clareza no que precisam fazer em seguida e quando se sentem ouvidos durante a reunião. Em reuniões de standup e de revisão, as pessoas geralmente dão suas próprias atualizações. Isso as deixa constrangidas e inseguras. Muitas vezes, altere isso convidando as pessoas a apresentarem as atualizações de outros membros da equipe.
Ao fazer isso, os membros da equipe podem:
- Compreender mais profundamente o trabalho uns dos outros
- Conhecer os bloqueadores e desafios uns dos outros
- Ter empatia com as necessidades e lacunas dos outros
- Apreciar uns aos outros e defender uns aos outros
ClickUp Docs para fazer anotações extensas de reuniões
Embora essa seja uma ótima atividade de formação de equipe, ela pode se tornar um pouco confusa quando outra pessoa faz uma atualização. Para esses momentos, Reuniões ClickUp é uma maneira fantástica de trazer de volta a clareza. Converta sua agenda em uma lista de verificação para se certificar de que você passou por todas elas. O uso do editor avançado permite agilizar e organizar atualizações em tempo real.
Quando os comentários exigirem esforço de qualquer membro da equipe, você poderá atribuí-los e marcá-los. Use tarefas recorrentes para garantir que sua agenda esteja sempre pronta para as reuniões.
8. Configure reuniões sem restrições
Os membros da equipe geralmente têm muitas perguntas ou feedbacks que podem não se sentir à vontade para compartilhar. Além disso, quando a reunião tem um tempo determinado, eles podem deixar suas perguntas para depois e esquecer o assunto.
Organize reuniões regulares sem restrições. Convide os membros da equipe a perguntar ou compartilhar o que quiserem. Como líder de equipe, pergunte-me qualquer coisa (AMAs), demonstrando sua abertura e responsabilidade.
Use essas reuniões sem restrições para motivar a equipe assumir a responsabilidade e participar de forma significativa.
9. Organize reuniões de equipe interativas
Use o ClickUp Whiteboard para reuniões interativas e colaborativas
As reuniões são mais entediantes quando uma pessoa fala tudo enquanto as outras ouvem. Mude isso conduzindo reuniões interativas com o melhor ferramentas de colaboração de projetos .
Digamos que você esteja conduzindo uma reunião da equipe de produtos para projetar o fluxo do usuário para o novo recurso que está planejando.
- Abra um arquivoQuadro branco do ClickUp e defina o ponto de partida
- Incentive os membros da equipe a adicionar as etapas que eles acham que precisam fazer parte do fluxo do usuário
- Priorize e organize-as sem esforço com os recursos de arrastar e soltar
- Transforme as ideias emitens de ação diretamente do quadro branco para o espaço de trabalho do ClickUp
10. Escreva em conjunto
A pessoa designada para escrever a "ata da reunião" provavelmente detesta a tarefa. É uma daquelas tarefas que as pessoas temem porque geralmente é passiva e não colaborativa.
Mude isso com uma ferramenta de colaboração on-line como ClickUp Docs . Para cada reunião, crie um documento e convide todos a fazer anotações em tempo real. Formate o texto em títulos, listas de verificação, links e muito mais.
Depois de priorizar os itens de ação, converta-os em tarefas instantaneamente no ClickUp. Adicione esses documentos como parte de seus fluxos de trabalho para garantir que eles estejam sempre à mão.
Conecte o ClickUp Docs ao seu fluxo de trabalho vinculando tarefas
E isso não é tudo. Você também pode usar o Ferramentas de IA para anotações de reuniões , como IA do ClickUp para resumir suas anotações de reunião e convertê-las em tarefas automaticamente.
Não sabe por onde começar? Escolha uma das seguintes opções Modelos de notas de reunião do ClickUp e personalize-os de acordo com suas necessidades.
Aproveite ao máximo as reuniões de sua equipe com o ClickUp
Quer queiramos ou não, as reuniões são inevitáveis. Elas não precisam ser cansativas ou indesejadas porque são inevitáveis. A implementação dessas ideias positivas para reuniões de equipe torna as reuniões melhores para todos. Afinal, o tempo de reunião não precisa ser entediante.
Experimente esses tópicos divertidos de reunião de equipe em sua próxima reunião de equipe. Não importa se é um exercício de formação de equipe que envolve toda a equipe ou se você é um líder de equipe que está experimentando uma ideia de reunião - tornar as reuniões futuras divertidas é o objetivo final.
Qual é outra maneira divertida de tornar as reuniões interessantes? Usar a ferramenta certa para ajudar.
Faça reuniões divertidas, envolventes e produtivas com os recursos do ClickUp projetados para esse fim. Com o ClickUp Meetings, defina a agenda, faça anotações e discuta ideias. Use o ClickUp Whiteboard para fazer brainstorming e inovar juntos visualmente. Converta elementos no Whiteboard, Meetings ou Docs em tarefas e acompanhe-as em tempo real. Passe das ideias à ação.