Um artigo recente da MIT Sloan argumenta que “os profissionais do conhecimento de hoje normalmente passam mais de 85% do seu tempo em reuniões. Mais de dois terços das equipes remotas sentem um aumento do esgotamento devido às ferramentas de comunicação digital. Muitos relatam que as reuniões incessantes reduzem o tempo de concentração e produtividade, fazendo com que trabalhem mais horas.
Vamos ser sinceros: nem todo mundo gosta de reuniões. No entanto, elas possibilitam a colaboração, a criatividade e a confiança entre as equipes corporativas.
Como líder de equipe, você é responsável por facilitar reuniões envolventes e produtivas que permitam aos membros da sua equipe se comunicarem e colaborarem.
Nesta postagem do blog, apresentaremos algumas ideias eficazes para reuniões de equipe. Mas, antes de tudo, por que você precisa de reuniões de equipe?
Importância de reuniões de equipe envolventes
Para que uma equipe trabalhe em conjunto, é necessário que haja uma troca de informações clara, contextualizada e completa. Vamos usar como exemplo uma campanha de marketing.
- A equipe de negócios precisa comunicar sua estratégia
- A equipe de marketing precisa planejar a campanha
- A equipe de design precisa criar recursos visuais alinhados com a estratégia/plano
- Os redatores precisam escrever as histórias da campanha
- A equipe de distribuição precisa comprar espaço publicitário em todos os canais
- A equipe digital precisa integrar a campanha aos ativos online, como sites, aplicativos, etc.
- A equipe financeira precisa revisar e atualizar os orçamentos
Embora cada um possa documentar suas ideias em um Google Doc ou enviar e-mails freneticamente uns aos outros, o verdadeiro valor vem da colaboração multifuncional. Essa é a principal razão pela qual as reuniões são essenciais. Mas há mais.
Clareza da missão: as reuniões permitem que as equipes esclareçam sua compreensão das informações recebidas. Isso ajuda a colocar todos na mesma página e a seguir na mesma direção.
Tomada de decisões: as reuniões ajudam todos os membros da equipe a entender o contexto. Dessa forma, eles podem tomar decisões que atendam ao objetivo geral do projeto.
Melhoria contínua: quando as equipes discutem o progresso de seus projetos, elas podem compartilhar ideias que melhoram os resultados gerais.
Relações interpessoais: É difícil construir relações por meio de e-mails. As reuniões ajudam as pessoas a se entenderem e se unirem como indivíduos.
Sinta-se parte do grupo: as reuniões de equipe ajudam os membros a se sentirem parte de algo maior do que apenas as tarefas que realizam diariamente.
Apesar de seus muitos benefícios, a maioria das reuniões hoje faz com que os membros da equipe exclamem: “Ah, não, outra reunião!” Aqui estão dez ideias para reuniões virtuais de equipe para evitar isso e tornar suas reuniões produtivas e envolventes.
10 ideias colaborativas e divertidas para reuniões de equipe
1. Escreva uma agenda de reunião divertida
Para que uma reunião seja eficaz, é necessário ter uma agenda. Por isso, a maioria dos líderes de equipe escreve pontos-chave sobre os assuntos que desejam discutir.
Para tornar suas reuniões mais colaborativas e divertidas, você precisa melhorar. Para sua próxima reunião, aqui estão algumas ideias para reuniões de equipe que você pode experimentar.
Conte uma história com sua agenda de reuniões. Trate seus colegas de equipe como heróis nessa história. Se alguém fez um ótimo trabalho, escreva sobre isso, como se fosse o arco do personagem do herói.
Inclua enigmas: coloque as informações importantes como um enigma para deixar a equipe curiosa para participar da reunião.
Torne-o visual: adicione gráficos, desenhos ou diagramas para tornar sua agenda rápida e fácil de entender.
Faça uma ou duas piadas: não deixe a agenda da reunião da sua equipe monótona. Dê um toque de personalidade. Faça uma piada (ruim/péssima) para fazer sua equipe rir.
2. Quebre o gelo
Os primeiros minutos da reunião, especialmente quando você está esperando as pessoas chegarem, podem ser constrangedores. Como líder da equipe, assuma a responsabilidade de quebrar o gelo. Você pode perguntar sobre o fim de semana das pessoas ou seus hobbies. Fazer uma pergunta comum é uma das melhores ideias para reuniões de equipe para quebrar o gelo.
Use uma pergunta como “O que você faria se encontrasse um milhão de dólares?”
Jogue alguns jogos para conhecer melhor cada membro da sua equipe remota. Alguns exemplos populares são:
- O que temos em comum? Comece com algo que lhe interesse, como um esporte, programa de TV, filme, etc. Qualquer pessoa que goste da mesma coisa pode entrar na conversa a partir daí.
- O que estou desenhando? Desenhe algo e convide as pessoas a adivinharem o que é. Um bom software de quadro branco como o Whiteboard do ClickUp é um ótimo lugar para fazer isso
- Pedra, papel e tesoura: jogue este jogo para decidir quem dará sua atualização primeiro em sua reunião diária.
- Quebra-cabeça: defina a agenda principal da reunião como uma imagem; divida-a em um quebra-cabeça e incentive os funcionários a resolvê-lo
3. Use salas separadas para brainstorming divertido
Reuniões virtuais demoradas, como reuniões estratégicas ou workshops que duram o dia inteiro, podem ser enfadonhas. Mas não precisam ser assim. Inclua algumas risadas com brainstorming criativo em salas de descanso que você encontrará em qualquer ferramenta de reunião online disponível atualmente.
Por exemplo, se você estiver facilitando uma reunião de estratégia de campanha de marketing de 4 horas, transfira grupos menores para salas separadas para que eles possam pensar em ideias para slogans.
Anuncie prêmios para a ideia mais maluca ou engraçada. Você pode ou não escolhê-la para a campanha, mas celebre as ideias que trazem diversão à conversa.
4. Realize workshops rápidos
A melhor maneira de garantir que as pessoas não sintam que uma reunião é uma perda de tempo é ajudá-las a aprender algo. Com base nas necessidades e perfis de suas equipes, inclua workshops de 15 minutos.
Pode ser qualquer coisa, mesmo que tenha uma relação tangencial.
- Redação de e-mails
- Elaboração de currículos
- Teoria das cores
- A proporção áurea
Essas oficinas podem ser ainda mais envolventes se você incentivar os membros da equipe a ensinarem uns aos outros. O redator pode ensinar a escrever e-mails, o designer pode ensinar teoria das cores, etc.
Com aplicativos de colaboração projetados especificamente para esse fim, você também pode incluir atividades a serem concluídas nesses quinze minutos, trazendo um pouco de ação e entusiasmo para o workshop.
5. Faça um quiz
Convide a equipe a fazer suposições aleatórias se não tiverem conhecimento prévio para saber as respostas. Por exemplo, se a equipe de engenharia estiver apresentando suas atualizações para o resto da organização, eles podem fazer perguntas como:
- Quantas funcionalidades lançamos este mês? Opções: 10, 24, 108
- Quantos bugs eliminamos? Opções: 112, 3, 50
- Quem é o novo cliente que conquistamos este mês? Opções: Apple, Facebook, Reddit
O objetivo deste questionário não é obter as respostas corretas de ninguém. É inspirar a curiosidade, apresentando informações na forma de perguntas.
Se criar um questionário apenas para uma reunião de equipe parece uma tarefa árdua, confira os formulários do ClickUp. Esse recurso simples, mas poderoso, permite que você crie visualmente perguntas de múltipla escolha arrastando e soltando elementos. É personalizável, oferece inúmeras opções prontas para uso e é fácil de compartilhar! Confira esses modelos de questionários do ClickUp para se inspirar.
6. Realize reuniões temáticas com a equipe
A próxima ideia divertida da nossa lista são as reuniões temáticas. Se eventos e passeios em equipe podem ter temas, por que as reuniões não podem? Uma vez por mês ou a cada duas semanas, realize reuniões temáticas. É claro que você pode fazer reuniões com temas de Natal, Ação de Graças ou Halloween durante a época festiva.
Para tornar a reunião mais envolvente, convide os membros da equipe a escolherem o tema que mais gostam. Se você é fã da Marvel ou dos Caça-Fantasmas, também terá uma reunião divertida, com risadas e integração da equipe.
7. Compartilhem as atualizações uns dos outros
Uma reunião produtiva é aquela em que todos saem com a sensação de que há clareza sobre o que precisam fazer a seguir e de que foram ouvidos durante a reunião. Em reuniões rápidas e de revisão, as pessoas normalmente apresentam suas próprias atualizações. Isso as deixa constrangidas e inseguras. Muitas vezes, mude essa dinâmica convidando as pessoas a apresentarem as atualizações de outros membros da equipe.
Ao fazer isso, os membros da equipe podem:
- Compreenda melhor o trabalho uns dos outros
- Conheça os obstáculos e desafios uns dos outros
- Tenha empatia pelas necessidades e lacunas dos outros
- Valorize uns aos outros e incentive-se mutuamente
Embora essa seja uma ótima atividade de formação de equipe, pode se tornar um pouco confusa quando outra pessoa faz uma atualização. Para esses momentos, o ClickUp Meetings é uma maneira fantástica de trazer clareza de volta. Converta sua agenda em uma lista de verificação para garantir que você tenha revisado todos os itens. O uso do editor avançado permite otimizar e organizar atualizações em tempo real.
Quando os comentários exigirem esforço de qualquer membro da equipe, você pode atribuí-los e marcá-los. Use tarefas recorrentes para garantir que você sempre tenha sua agenda pronta para as reuniões.
8. Organize reuniões sem restrições
Os membros da equipe muitas vezes têm muitas perguntas ou comentários que podem se sentir desconfortáveis em compartilhar. Além disso, quando a reunião tem um tempo limitado, eles podem deixar suas perguntas para mais tarde e esquecê-las.
Organize reuniões regulares sem restrições. Convide os membros da equipe a perguntar ou compartilhar o que quiserem. Como líder da equipe, faça perguntas abertas (AMAs), demonstrando sua abertura e responsabilidade.
Use essas reuniões sem restrições para motivar a equipe a assumir a responsabilidade e participar de forma significativa.
9. Organize reuniões interativas de equipe
As reuniões são mais enfadonhas quando uma pessoa fala e as outras apenas ouvem. Mude isso realizando reuniões interativas com as melhores ferramentas de colaboração de projetos.
Digamos que você esteja conduzindo uma reunião da equipe de produto para projetar o fluxo do usuário para o novo recurso que está planejando.
- Inicie um quadro branco do ClickUp e defina o ponto de partida
- Incentive os membros da equipe a adicionar as etapas que eles acham que precisam fazer parte do fluxo do usuário
- Priorize e organize-as sem esforço com os recursos de arrastar e soltar
- Transforme ideias em itens de ação diretamente do seu quadro branco para o seu espaço de trabalho do ClickUp
10. Escrevam juntos
A pessoa designada para redigir a “ata da reunião” provavelmente odeia essa tarefa. É uma daquelas tarefas que as pessoas temem, porque geralmente é passiva e pouco colaborativa.
Mude com uma ferramenta colaborativa online como o ClickUp Docs. Para cada reunião, crie um documento e convide todos para fazer anotações em tempo real. Formate o texto em títulos, listas de verificação, links e muito mais.
Depois de priorizar as ações, converta-as instantaneamente em tarefas no ClickUp. Adicione esses documentos como parte de seus fluxos de trabalho para garantir que estejam sempre à mão.
E isso não é tudo. Você também pode usar ferramentas de IA para notas de reunião, como o ClickUp AI, para resumir suas notas de reunião e convertê-las em tarefas automaticamente.
Não sabe por onde começar? Escolha qualquer um dos modelos de notas de reunião do ClickUp e personalize-os de acordo com suas necessidades.
Aproveite ao máximo suas reuniões de equipe com o ClickUp
Quer gostemos ou não, as reuniões são inevitáveis. Elas não precisam ser cansativas ou indesejáveis só porque são inevitáveis. Implementar essas ideias positivas para reuniões de equipe torna as reuniões melhores para todos. Afinal, o tempo de reunião não precisa ser entediante.
Experimente estes tópicos divertidos na sua próxima reunião de equipe. Seja um exercício de integração que envolva toda a equipe ou se você for um líder de equipe experimentando uma ideia para reuniões, tornar as reuniões futuras divertidas é o objetivo final.
Que outra maneira divertida existe para tornar as reuniões interessantes? Use a ferramenta certa para ajudar.
Tenha reuniões divertidas, envolventes e produtivas com os recursos especialmente projetados do ClickUp. Com o ClickUp Meetings, defina a agenda, faça anotações da reunião e discuta ideias. Use o ClickUp Whiteboard para debater e inovar juntos visualmente. Converta elementos no Whiteboard, Meetings ou Docs em tarefas e acompanhe-as em tempo real. Passe das ideias à ação.