Como gerente de projeto, é fácil se sentir como o líder de um circo selvagem. 🎪
Um fluxo de trabalho otimizado requer uma combinação saudável de precisão, estrutura e organização para fazer malabarismos com o que, de outra forma, pareceria ser muitas tarefas para lidar .
Uma coisa é ter um fluxo de trabalho, mas outra coisa é otimizá-lo para obter eficiência. Os fluxos de trabalho nunca são únicos - são processos vivos que mudam à medida que você aprende mais sobre os membros da sua equipe, o projeto, o público ou o cliente.
Não há necessidade de dominar as técnicas de otimização de fluxo de trabalho da School of Hard Knocks. Confira este guia para conhecer os prós e contras da otimização de seu fluxo de trabalho atual, por que ela é tão boa e as estratégias comprovadas para colocar seu fluxo de trabalho em forma. ✨
O que é otimização do fluxo de trabalho?
A otimização do fluxo de trabalho é o processo de análise, redesenho e implementação de novos fluxos de trabalho para tornar sua empresa mais eficaz. Pense nisso como uma abordagem sistemática para detectar ineficiências em seus processos de gerenciamento de projetos e ajustá-los até que você tenha processos totalmente melhores.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas, acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
O objetivo final da otimização do fluxo de trabalho é tornar sua equipe mais eficiente, produtiva e lucrativa. Mesmo que você pense que seu fluxo de trabalho atual captura os melhores processos do setor, sempre há espaço para aprimoramento e progresso.
Não tem certeza do que isso significa? Veja a seguir alguns exemplos de otimização de fluxo de trabalho em ação:
Automatização da entrada de dados
Seus funcionários estão fazendo a entrada manual de dados? As planilhas do Excel podem parecer excessivamente repetitivas, tomar muito tempo e introduzir mais erros no seu trabalho. Com automação do fluxo de trabalho você dá aos membros da sua equipe mais capacidade para se concentrarem em tarefas de missão crítica que eles realmente gostam.
Processamento de faturas
Se a sua equipe de contabilidade recebe pagamentos pelo correio e os insere manualmente no sistema de contabilidade, isso representa um grande esforço prático. A otimização do fluxo de trabalho oferece ao pessoal financeiro ferramentas digitais de captura de faturas para automatizar atualizações, enviar notificações e armazenar assinaturas digitais.
Rastreamento de tempo
Quantas vezes você já pressionou a sua equipe para preencher as planilhas de horas? Felizmente, a otimização do fluxo de trabalho facilita o controle de horas. Baseado na nuvem ferramentas de controle de tempo como o ClickUp significam que você nunca mais precisará preencher planilhas de horas manualmente.
Os recursos de controle de tempo do ClickUp facilitam o registro e o monitoramento do tempo com mais eficiência
Está vendo como as coisas funcionam melhor com fluxos de trabalho otimizados? Com um pouco de TLC, fluxos de trabalho melhores darão suporte a um trabalho de maior qualidade e manterão sua equipe satisfeita.
A otimização do fluxo de trabalho ajuda você a entender os fluxos de trabalho existentes e a identificar as áreas que precisam de um pouco de atenção. Se você se mantiver aberto às possibilidades de fazer as coisas de forma diferente, sua empresa será mais produtiva e lucrativa por isso.
Benefícios da otimização eficaz do fluxo de trabalho
Sabemos que você é muito ocupado. Às vezes, é difícil gerenciar todos os projetos que você tem em mãos e é difícil encontrar tempo para incluir ferramentas totalmente novas em seus processos. 🛠️
Mas se você quiser mais espaço para respirar - além de projetos melhores que impressionem todas as partes interessadas -, a otimização do fluxo de trabalho é o que você precisa. A boa notícia é que a otimização bem-sucedida do fluxo de trabalho traz uma série de benefícios.
Aumento da lucratividade
Quem não quer ganhar mais dinheiro? Com a otimização do fluxo de trabalho, você acompanha as métricas que importam, o que tem um impacto direto na qualidade de suas habilidades de tomada de decisão. Isso também reduz os erros e aumenta a produtividade, o que resulta em mais dinheiro em sua conta bancária.
Melhore o relacionamento com os clientes
Os clientes esperam muito de você. Noventa e sete por cento dos consumidores afirmam que as interações com o atendimento ao cliente afetarão o fato de eles permanecerem fiéis à sua marca - portanto, nada de pressão.
Melhores relacionamentos significam maior fidelidade do cliente. A otimização do fluxo de trabalho é a cola que une as expectativas dos clientes e os melhores processos de negócios.
Com fluxos de trabalho eficientes, sua equipe tem a capacidade de ajudar mais clientes em menos tempo. As solicitações de atendimento ao cliente que costumavam levar dias podem ser resolvidas em horas graças a melhores fluxos de trabalho, e isso se traduz em clientes satisfeitos.
Remova silos e gargalos
Você sabia que os silos de dados fazem com que os funcionários percam 12 horas por semana ? Não ajuda o fato de que 22% de todos os gargalos acontecem no marketing e no gerenciamento de projetos.
Adicione vários responsáveis, delegue comentários e crie cálculos usando campos personalizados, tudo a partir de suas tarefas do ClickUp
Os silos interdepartamentais, as cargas de trabalho excessivas e os processos ineficientes apenas atrasam você. Invista na otimização do fluxo de trabalho para encontrar áreas de melhoria e eliminar esses gargalos incômodos de uma vez por todas.
Economize tempo com a automação
Descobriu-se que até 60% dos trabalhos de sua equipe poderiam se beneficiar da automação. Mas não se preocupe, a tecnologia inovadora não está atrás do seu emprego - os empregadores só querem liberar seu tempo para que você possa se concentrar nas coisas que realmente importam. Adeus, tarefas repetitivas. 👋🏻
A otimização do fluxo de trabalho envolve a automação de processos manuais que consomem muito tempo para economizar tempo e incômodo. Quer se trate de pedidos de compra para compras ou na integração de novos funcionários , fluxo de trabalho software de automação é um verdadeiro divisor de águas.
Aumentar a satisfação dos funcionários
Ninguém quer passar horas todos os dias em tarefas monótonas e complicadas, como a entrada de dados. A otimização dos seus fluxos de trabalho facilita o trabalho de todos, e garantimos que a sua equipe vai gostar disso.
6 Estratégias de otimização de fluxo de trabalho para um fluxo de trabalho simplificado
Ok, então você sabe como a otimização do fluxo de trabalho é importante. Mas como você realmente faz isso?
Todos têm seus truques favoritos, mas essas seis técnicas de otimização são sua melhor aposta para um fluxo de trabalho simplificado.
1. Use um software de gerenciamento de projetos
Gerencie facilmente as tarefas de toda a equipe e use visualizações personalizadas, como a Board view, para delegar o trabalho com mais eficiência com o software de gerenciamento de projetos do ClickUp
Provavelmente, você já conhece esse modelo, mas caso não tenha adicionado um modelo de quadro de gerenciamento de tarefas dinâmico software de gerenciamento de projetos em sua pilha de tecnologia - este é seu sinal para adquirir um, imediatamente. Além de monitorar suas tarefas, comunicação e membros da equipe em um só lugar, as ferramentas de software de gerenciamento de projetos facilitam a condução de análise do fluxo de trabalho .
A maioria ferramenta de gerenciamento de projetos s também funcionam como software de fluxo de trabalho . Isso significa que você não apenas desfruta das vantagens de gerenciar projetos em uma plataforma intuitiva, mas também pode realizar a análise do fluxo de trabalho em um nível mais alto com recursos de relatório como painéis e análises. É a melhor maneira de analisar seus fluxos de trabalho em um nível macro e micro.
2. Adotar modelos
Sua equipe está criando documentação do processo , fluxogramas e painéis de gerenciamento de projetos do zero todas as vezes? Isso resulta em horas de esforço desperdiçado toda semana, especialmente se você usar os mesmos tipos de documentos várias vezes. 📚
Soluções como Modelos do ClickUp economize muito tempo da sua equipe nesse esforço. Mesmo que você economize apenas uma hora por semana por pessoa, isso representa centenas de horas economizadas ao longo de um ano.
3. Automatize o que você puder
Os processos manuais tomam muito tempo e levam a gargalos nos projetos. O melhor presente que você pode dar à sua equipe é a automação. Existem muitos exemplos de automação para otimização do fluxo de trabalho, inclusive:
- Agilizar a integração de funcionários com um fluxo de trabalho de integração automatizado
- Pré-agendamento de postagens em mídias sociais
- Conduzir o gerenciamento de leads por meio de regras automatizadas em seuplataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) O segredo é escolher um software de fluxo de trabalho sem código com automação. Dessa forma, sua equipe pode adicionar qualquer automação de fluxo de trabalho que desejar, sem precisar pedir ajuda ao pessoal de TI.
4. Visualize seu fluxo de trabalho
Visualize suas tarefas com mais de 15 exibições no ClickUp, incluindo List, Board e Calendar
Às vezes, é útil ter mais atenção em seu fluxo de trabalho. Em vez de gerenciar projetos exclusivamente na visualização de lista, use seu software de fluxo de trabalho para visualizar seu trabalho de todos os ângulos usando metodologias como Gráficos de Gantt ou um Quadro Kanban . 👀 Visualização é imprescindível para a otimização do fluxo de trabalho, pois destaca todas as etapas de seus processos de trabalho. Afinal, a melhoria do processo é muito mais fácil quando se pode ver exatamente o que está e o que não está funcionando.
Além disso, o software de gerenciamento de projetos facilita a experimentação de fluxos de trabalho diferentes ou múltiplos até que você encontre as formas mais produtivas de fazer as coisas.
5. Experimente uma nova metodologia de trabalho
Crie a solução perfeita Fluxo de trabalho ágil e crie um sistema Kanban flexível para visualizar seu trabalho e melhorar o gerenciamento de projetos com o modo de exibição Board no ClickUp
Não queremos mudar todo o seu mundo, mas se você acha que seus fluxos de trabalho atuais não são eficazes, talvez seja hora de tentar algo totalmente novo. Nem todas as empresas se beneficiarão das mesmas técnicas, mas essas são algumas das metodologias mais comuns para a otimização do fluxo de trabalho:
- Lean: É mais comum na manufatura, mas você pode aplicar os princípios do Lean a praticamente qualquer coisa. Com o Lean, você procura eliminar o desperdício e extrair o máximo de valor possível de recursos limitados. Por exemplo, um hospital pode eliminar etapas desnecessárias no processo de admissão de pacientes para acelerar as coisas e, ao mesmo tempo, cortar custos
- Ágil:O Agile é uma abordagem iterativa para o trabalho que permite aprimoramento e ajustes constantes. Essa metodologia é popular entre os programadores porque é muito focada na colaboração. Mas marketing, vendas e outros departamentos baseados em projetos também se beneficiam dela
- Six Sigma **Se você é um nerd da estatística, vai adorar o Six Sigma. Essa metodologia consiste em usar estatísticas para reduzir a variabilidade do desempenho. Ela é popular no setor de manufatura, mas as empresas baseadas em desempenho, como as centrais de atendimento, também a utilizam para identificar lacunas no atendimento ao cliente
6. Mobilize seus dados com análises
Veja quais tarefas foram realizadas e quem precisa de motivação extra em um piscar de olhos com os recursos do ClickUp Reporting
Os gerentes de projeto têm uma grande quantidade de dados à sua disposição. O problema é que a maioria dos gerentes de projeto tem dados demais em suas mãos, por isso é difícil saber quais informações são importantes e quais são apenas ruído de fundo.
O Analytics transforma seus dados brutos em insights acionáveis que (com sorte) detectarão ineficiências em seus fluxos de trabalho. Use uma ferramenta como Relatórios do ClickUp para acompanhar as métricas da sua equipe e manter os projetos no caminho certo.
Como otimizar seu fluxo de trabalho com o ClickUp
Você é livre para usar qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos que desejar, mas se quiser uma plataforma que combine modelos, colaboração, métricas, projetos, tarefas e até mesmo Ferramentas de escrita de IA é a única ferramenta de gerenciamento de projetos poderosa o suficiente para centralizar todo o seu trabalho em aplicativos e otimizar fluxos de trabalho para equipes de todos os setores.
Além disso, o ClickUp tem os resultados para provar isso.
O ClickUp trabalhou com empresa de materiais de construção, CEMEX para reduzir o tempo de colocação no mercado em impressionantes 15%. A CEMEX reuniu 50 membros da equipe em um único espaço e reduziu o tempo de transferência de horas para meros segundos.
Sim, segundos. 🤩
Curioso para saber como o ClickUp fez isso? Economize tempo, faça um trabalho melhor e crie uma equipe mais coesa com esses recursos flexíveis do ClickUp. ⬇️
Status do fluxo de trabalho
Está curioso para saber em que estágio estão seus projetos? Nós o ajudamos. Os status do fluxo de trabalho do ClickUp definem todas as suas tarefas e seus status em um só lugar. Veja-os no modo de exibição de lista ou visualize tudo em um quadro Kanban para manter todas as tarefas do projeto no caminho certo.
O ClickUp vem com status padrão como To-Do e Done prontos para uso, mas sinta-se à vontade para personalizá-los o quanto quiser. Crie um novo tipo de status, atribua-lhe uma cor diferente e adicione-o a qualquer lista, espaço ou pasta em seu Espaço de trabalho do ClickUp .
Para economizar tempo, recomendamos padronizar os status no nível da pasta ou do espaço. Sua equipe usará os mesmos estágios de fluxo de trabalho para todos os projetos, o que minimiza a troca de e-mails.
Automações do ClickUp
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
A automação é o trunfo para a otimização do fluxo de trabalho. Escolha entre mais de 100 receitas pré-construídas Automações do ClickUp para otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe e eliminar tarefas repetitivas para fazer mais em menos tempo.
Algumas de nossas Automações favoritas para otimização do fluxo de trabalho incluem:
- Atribuição automática de tarefas
- Mover os status das tarefas
- Aplicação de um modelo ao criar uma tarefa em um espaço ou para um projeto específico
Se você não encontrar a automação exata que deseja, não se preocupe. A plataforma sem código do ClickUp vem com fluxos lógicos que usam acionadores e condições.
Tradução: Use nossa interface de arrastar e soltar para criar suas próprias automações, sem necessidade de codificação.
Procurando uma ferramenta de IA para automatizar sua carga de trabalho? Também temos algo para isso. IA do ClickUp é um assistente de IA adaptado especificamente para seu trabalho ou função. Use o ClickUp AI para resumir textos, gerar itens de ação, acelerar a formatação e muito mais.
Modelos do ClickUp
Os gerentes de projeto geralmente usam os mesmos relatórios e painéis de projetos repetidas vezes. No entanto, ninguém tem tempo para criar e formatar esses documentos do zero a cada nova iniciativa. Em vez disso, use um ativo personalizável e que economiza tempo do Biblioteca de modelos do ClickUp .
Existem inúmeros modelos de gerenciamento de projetos por seus quadros brancos integrados, agendas, auditorias, orçamentos, gerenciamento de mudanças, estruturas de OKR e muito mais.
ClickUp: Seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho completo
Os fluxos de trabalho nunca são imutáveis. A tecnologia, os projetos e as pessoas mudam com o tempo, portanto, a otimização do fluxo de trabalho deve ser uma parte normal de sua função como gerente de projeto.
Sabemos que a otimização do fluxo de trabalho nem sempre é fácil, especialmente se você tiver muitos projetos em mãos. Economize tempo e melhore a colaboração trazendo todo o seu trabalho - e queremos dizer todo ele - para o ClickUp. Criar um espaço de trabalho do ClickUp agora para começar gratuitamente, para sempre, sem necessidade de cartão de crédito.