Quando você se senta para enviar um e-mail de convite para reunião eficaz, aquela caixa de mensagem em branco pode ser um pouco intimidante. Há muitos detalhes logísticos que precisam ser acertados, desde os links da videoconferência e os horários de início até uma agenda de reunião bem organizada.
Mas você também deve definir o tom certo: nem muito informal, nem muito sério, mas também não frívolo.
Fazer isso da maneira certa garante que todos cheguem na hora certa e preparados para começar a trabalhar — além disso, significa que os participantes estarão menos propensos a cancelar sua reunião se houver um conflito.
Este guia é o seu plano de ação para criar convites eficazes para reuniões por e-mail todas as vezes. Vamos dar alguns exemplos para você começar e você sairá com uma lista de verificação do que incluir, para que possa refinar esses exemplos exatamente como você precisa para qualquer reunião de negócios. 🏅
Por que um bom convite para reunião é importante?
Não deixe que um convite para uma reunião seja algo secundário. Eles definem o tom da reunião e devem ser um centro de recursos para tudo o que os participantes precisam para se preparar e contribuir durante a reunião. Quando você elabora um convite por e-mail sólido para uma reunião, todos os envolvidos saem ganhando:
- É fácil para as pessoas comparecerem — na hora certa: inclua o link da videoconferência ou o local físico, a data e a hora, e quaisquer senhas ou detalhes que as pessoas precisem para entrar na sala — e torne-os fáceis de ver. Isso reduz perguntas, atrasos e ausências. Melhor ainda, você não tem aqueles cinco minutos constrangedores de conversa fiada enquanto espera que todos cheguem.
- Todos sabem do que se trata a reunião: quer você tenha um objetivo ou uma agenda de reunião bem organizada, um convite eficaz por e-mail informa a todos do que se trata a reunião. Isso facilita manter todo o evento nos trilhos e impedir que ele saia dos eixos. Além disso, se as pessoas precisarem comparecer com o trabalho de preparação feito, um convite claro mantém todos responsáveis.
- Mostre que você é um profissional: os clientes saberão que você é um profissional que está no controle da situação, os colegas de trabalho saberão que você leva o trabalho a sério e as pessoas em todos os níveis da estrutura organizacional saberão que suas reuniões são importantes.
Só porque os convites para reuniões são fundamentais, não significa que você deva gastar muito tempo com eles. Agora que estamos de acordo sobre a importância de criar convites eficazes para reuniões por e-mail, vamos explorar exemplos, listas de verificação e mudanças no fluxo de trabalho para que você possa começar a enviar os melhores convites por e-mail que já viu em apenas alguns minutos.
Exemplos de convites para reuniões internas
Você precisa enviar e-mails de convite para uma reunião interna agora e está procurando inspiração. Use esses exemplos para começar seu e-mail e, em seguida, altere os detalhes ou preencha os espaços em branco.
Exemplo nº 1: A reunião em vídeo em grupo
Reuniões em grupo são comuns, especialmente com o trabalho remoto e híbrido. Envie um e-mail de convite para uma reunião de equipe com um assunto conciso que deixe claro o objetivo e a agenda da reunião:
Boa tarde, [Nome],
Espero que este e-mail o(a) encontre bem! Vamos nos reunir em [data] para discutir [tópico]. Por favor, junte-se a mim em [hora com fuso horário] para que possamos [objetivo].
Durante esta reunião, discutiremos:
- Ponto 1
- Ponto 2
- Ponto 3
Antes da nossa reunião, por favor, informe-me se tiver alguma dúvida ou se achar que algo deve ser adicionado à agenda da reunião.
Cumprimentos,
[Seu nome]
O ideal é enviar essa mensagem por meio do próprio pedido de reunião, para que ela inclua automaticamente o URL da reunião e sincronize com o Google Agenda dos participantes.
Exemplo nº 2: Reuniões recorrentes da equipe
Se você gerencia uma equipe, sabe como é importante reunir todos regularmente para uma avaliação. A comunicação da equipe por meio de ferramentas de texto e mensagens instantâneas representa 90% do caminho, mas as reuniões recorrentes representam os 10% restantes. O e-mail de convite para reuniões recorrentes pode ser um pouco informal, mas ainda assim deve conter muitas informações.
Olá, [Nome],
Está na hora da nossa próxima reunião! Neste [dia], discutiremos [tópico(s)]. Nossa agenda incluirá:
- Ponto 1
- Ponto 2
- Ponto 3
Também teremos tempo para perguntas gerais e quaisquer situações que você queira discutir com a equipe. Dê uma olhada em nossa agenda e, se tiver alguma dúvida, entre em contato comigo.
Até breve,
[Seu nome]
Como essas reuniões acontecem rotineiramente, essa é uma ótima oportunidade para salvar um modelo para que você possa simplesmente tocar e enviar.
Exemplo nº 3: Reunião individual
Às vezes, reuniões individuais entre gerentes e membros da equipe podem ser incrivelmente estressantes para seus subordinados diretos. Portanto, acima de tudo, deixe claro o objetivo da reunião e nunca os deixe na expectativa. Se a reunião for repentina ou inesperada, tranquilize-os ou informe-os quando se tratar de boas notícias (se possível).
Olá, [Nome],
Agendei nossa próxima reunião individual para que possamos discutir [tópico] e trocar ideias. Por favor, traga uma lista com todas as suas perguntas sobre [tópico] ou qualquer outro assunto relacionado ao seu trabalho.
Até lá,
[Seu nome]
Exemplo nº 4: Reuniões com um grupo grande ou reuniões de apresentação
À medida que o tamanho do grupo aumenta, também aumenta a necessidade de uma estrutura rígida e de um anfitrião bem organizado. Você pode desenvolver o primeiro exemplo de e-mail adicionando mais detalhes e removendo a opção de as pessoas adicionarem itens à agenda sem critério. Uma reunião de apresentação se beneficia especialmente de um itinerário claro e com blocos de tempo definidos.
Olá a todos,
Nossa reunião para discutir [tópico] está marcada para [dia, data] às [hora com fuso horário]. Por favor, confirme sua presença. Se você não puder comparecer, gravaremos a reunião.
Temos uma agenda completa para esta reunião com o objetivo de [objetivo], e o cronograma da reunião é o seguinte:
- [Hora]: Ponto 1
- [Hora]: Ponto 2
- [Hora]: Ponto 3
- [Hora]: Ponto X…
Consulte a agenda/apresentação em anexo e prepare-se com quaisquer perguntas relacionadas ao [tópico].
Obrigado,
[Seu nome]
Exemplo nº 5: Uma reunião que todos já discutiram
Muitas reuniões acontecem naturalmente: um novo tópico surge em uma reunião anterior da equipe ou todos concordam em um aplicativo de comunicação da equipe que uma reunião funcionaria melhor. Usar um dos outros exemplos pode não parecer muito adequado, então experimente este.
Olá, [Nome],
Nossa reunião para discutir [tópico] mais detalhadamente está marcada para [data]. Discutiremos como isso afeta a equipe e teremos tempo para responder a perguntas. Por favor, analise este recurso rápido antes da reunião e traga quaisquer perguntas ou comentários para a reunião.
Até breve,
[Seu nome]
Exemplos de convites para reuniões externas
Os convites para reuniões externas são muito mais variados e têm um papel importante no relacionamento. Diferentes departamentos se beneficiarão de ter diferentes modelos de convite para reuniões e diferentes recursos para anexar aos convites.
Ao agendar reuniões externas, especialmente com clientes, ofereça mais flexibilidade no e-mail quanto ao horário da reunião. Se você estiver usando esses exemplos de convites para reuniões, inclua um botão ou link para uma ferramenta de agendamento de reuniões para que ambos possam escolher um horário que seja conveniente para vocês.
Exemplo nº 1: Reunião de atualização com o cliente
Você está no seu software de colaboração com clientes e percebe que já faz algum tempo desde a sua última reunião com um cliente. Mas isso é fácil de resolver com um convite bem elaborado. Esses e-mails funcionam melhor quando são amigáveis e acessíveis, mas também um pouco formais (apenas um pouco).
Olá, [Nome],
Espero que este e-mail o(a) encontre bem!
Sua conta está em [status], e agora é uma ótima oportunidade para começar a pensar sobre [meta de longo prazo estabelecida anteriormente] para as próximas semanas. Você está livre esta semana para conversarmos e discutirmos [projeto em andamento]? Basta me informar qual horário é melhor para você ou agendar uma reunião na minha agenda para quando for mais conveniente.
Estou ansioso para conversar sobre [benefício que o cliente recebe]!
Cumprimentos,
[Seu nome]
Exemplo nº 2: Entrando em contato com um antigo cliente
Um antigo cliente da sua rede pode ter mudado de emprego, ou você pode ter-se encontrado com ele num evento do setor. Aproveite a oportunidade para fortalecer essa relação.
Olá, [Nome],
Foi ótimo vê-lo novamente em [ocasião] e conversar sobre [detalhe relevante].
OU
Vi que agora você está trabalhando para/em [nova empresa ou projeto]. Parabéns! É uma mudança empolgante, e eles têm sorte de ter você.
Gostaria muito de conversar mais e saber sobre o que você está trabalhando atualmente. Minha equipe tem ajudado as pessoas [benefício relevante], e seria ótimo se pudéssemos ajudá-lo [objetivo provável do destinatário].
Se você tiver tempo na próxima semana, vamos nos encontrar! Aqui está um link para minha agenda.
Vamos conversar em breve!
[Seu nome]
Exemplo nº 3: Convite caloroso para reunião de divulgação
Isto é para profissionais de marketing e vendedores que desejam preencher a lacuna entre um ponto de contato e o contato direto. Comece com um modelo de convite, mas personalize, personalize, personalize!
Olá, [Nome],
É um ótimo momento para começar a conversar sobre [um benefício que eles valorizarão em sua empresa/serviços]. Obrigado por [tipo específico de interação com sua empresa] e esperamos que você ainda esteja interessado em como [tópico] pode [reafirmação do benefício].
Quero ajudá-lo a explorar todas as maneiras pelas quais você pode obter resultados com [serviço]. Você tem tempo para uma breve demonstração ou conversa? Vamos entrar em detalhes — basta agendar uma reunião de 15 minutos que se encaixe na sua agenda aqui.
Enquanto isso, aqui está uma rápida prévia do que temos feito para [reafirmação do benefício].
Vamos conversar em breve!
[Seu nome]
Exemplo nº 4: Divulgação de vendas com uma indicação
Oscilando entre uma abordagem calorosa e fria, uma abordagem baseada em referências pode eliminar parte do atrito e do constrangimento iniciais. Experimente este modelo de exemplo para começar.
Olá, [Nome],
Estou entrando em contato porque conversei recentemente com [contato/referência em comum] e ele sugeriu que eu poderia ajudá-lo com [ponto fraco relevante do destinatário]. Sou [cargo na empresa] e podemos ajudá-lo com [tarefa ou preocupações principais do destinatário].
Gostaria de conversar mais sobre [objetivo da reunião] e fazer uma breve demonstração. Informe-me qual o horário mais conveniente para você!
Enquanto isso, aqui está uma rápida visão geral de como nós [nos beneficiamos].
Ansioso por me encontrar com você,
[Seu nome]
Exemplo nº 5: O e-mail de contato inicial
Esse é frequentemente o tipo mais complicado de solicitação de reunião. Você deseja compartilhar informações importantes, mas elas precisam ser fáceis de ler. Acima de tudo, forneça um valor claro. Comece com um assunto conciso e estabeleça o que você está oferecendo e por que eles devem se reunir com você, usando o mínimo de palavras possível.
Olá, [Nome],
Estou entrando em contato com você porque nós/eu [o que você pode oferecer a eles]. Isso pode [o benefício ou valor para o destinatário]. [Opcional: neste momento, explique quem você é e por que tem as informações deles].
Vamos nos reunir para discutir os detalhes. Você tem 15 minutos em [data e hora da reunião] para conversar sobre [benefício]? Aqui está minha agenda, caso outro horário seja mais conveniente para você.
Obrigado pelo seu tempo,
[Seu nome]
O que incluir em um convite para reunião por e-mail
A mensagem que você inclui nos seus convites por e-mail costuma ser a parte mais difícil de acertar, mas não é a única coisa que você precisa incluir. Tente incluir tudo o que os destinatários precisam para obter o máximo valor possível da reunião. Aqui estão alguns elementos essenciais:
- Um assunto claro: vá direto ao ponto sobre o que é a reunião na primeira parte do título. Se ele também servir como nome da reunião nos calendários, eles poderão ver apenas os primeiros 40 caracteres ao examinar sua agenda. Na segunda parte, mencione brevemente quaisquer tarefas ou vantagens como um lembrete útil.
- Um anexo com a agenda: mesmo que a agenda ainda não esteja definida, forneça a todos um link para o documento. Depois, você pode preenchê-lo ao longo do tempo sem precisar enviar um e-mail adicional para todos.
- Um documento em branco para notas da reunião: inclua-o desde o início, preencha-o com um modelo de notas da reunião e adicione os detalhes durante a reunião. Qualquer pessoa que esteja procurando pontos importantes saberá exatamente onde encontrá-los.
- Link da reunião: se o horário da reunião estiver definido, inclua um link para que todos possam participar rapidamente. O ideal é que a mensagem e o convite do calendário estejam todos em um único e-mail. Mas se você estiver enviando um lembrete ou um e-mail separado, certifique-se de incluir o link novamente.
- Chamada para ação: se as pessoas precisarem confirmar presença, informe-as (e dê um prazo). Se elas precisarem revisar ou concluir algo, inclua um lembrete e um link para a tarefa.
- Anexo de marketing útil: para e-mails externos, considere quando é apropriado incluir um PDF gratuito ou outro brinde.
Com o tempo, você poderá desenvolver uma lista de verificação específica com itens que cada tipo de convite por e-mail deve incluir. Assim, você poderá evitar o temido envio duplo e otimizar verdadeiramente seu fluxo de trabalho.
Como elaborar o convite de reunião perfeito para sua equipe
Esses exemplos de convites por e-mail vão ajudá-lo a organizar reuniões internas e externas bem estruturadas. Mas quando precisar ajustar os e-mails ou acertar a mensagem para eventos específicos, não volte à estaca zero para criar um e-mail de convite para reunião bem-sucedido.
A equipe do ClickUp criou uma ampla variedade de modelos, ferramentas e funções de gerenciamento de reuniões úteis, para que você tenha tudo o que precisa para elaborar o convite de reunião perfeito para sua equipe.
Use o ClickUp Docs para criar (e modelar!) seus convites.
No ClickUp Docs, você pode escrever, refinar e revisar o texto dos convites por e-mail que você e sua equipe enviaram no passado. Crie uma biblioteca de mensagens bem-sucedidas, prepare-se para testar A/B palavras específicas e obtenha feedback quando a escolha das palavras for realmente importante. (Todos nós já tivemos um colega de trabalho lendo um e-mail por cima do nosso ombro para nos ajudar a acertar. Agora você pode fazer isso sem precisar de um colega de trabalho. )
O ClickUp Docs permite que você crie e armazene documentos, crie wikis com listas de verificação e lembretes úteis e vincule todos os recursos de guia de estilo de que você precisa. Você pode até vincular o Docs a tarefas como documentação.
Envie convites em vídeo com o ClickUp Clip.
Quer aprimorar seu convite para reunião por e-mail? Envie uma mensagem de vídeo para convidar as pessoas. O ClickUp Clip é uma ferramenta simples de gravação de tela que permite capturar sua tela ou um vídeo seu. É perfeito para incluir um breve tutorial ou um teaser para a reunião. Ele também adiciona um toque pessoal. Você pode descrever a agenda, se apresentar ou informar aos colegas de trabalho se houver alguma mudança na forma de entrar na videochamada.
Obtenha a redação e os detalhes certos com o ClickUp AI.
Leve suas criações do ClickUp Docs e seus e-mails de convite para reuniões bem-sucedidos a um outro nível com o ClickUp AI. Agora, nossas úteis ferramentas de IA estão integradas ao Docs para facilitar o brainstorming de convites para reuniões, sugestões de redação exata de convites para reuniões e gerenciamento de reuniões.
Use ferramentas de IA para reuniões antes mesmo de elas começarem — para elaborar a agenda, preencher todos os detalhes da reunião e resumir as notas da reunião ou criar itens de ação. Nossas ferramentas de redação com IA pré-construídas também têm o know-how específico do departamento para construir uma biblioteca completa de convites personalizados por e-mail para todas as etapas de marketing, vendas, contratação e gerenciamento de projetos internos.
Envie um resumo pós-reunião com notas e recursos.
Esta é uma dica bônus. Quando a reunião terminar, envie outra mensagem agradecendo a todos pelo tempo dedicado. Discuta os pontos principais da reunião e o valor específico que ela proporcionou. Com o ClickUp AI, você também pode enviar links para notas recém-criadas da ata da reunião, um resumo da reunião e tarefas pendentes para cada participante.
Deixe o ClickUp fazer o trabalho pesado dos convites por e-mail para reuniões com sua equipe.
Preocupar-se com o texto específico e hesitar com o mouse sobre o botão enviar é coisa do ano passado. Com as ferramentas de colaboração, criatividade e documentação do ClickUp, você pode enviar o convite de reunião por e-mail perfeito todas as vezes. Melhor ainda, você e sua equipe nem precisam pagar por isso.
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