Quando você se senta para enviar um e-mail de convite de reunião eficaz, aquela caixa de mensagem em branco pode ser um pouco intimidadora. Há muitos detalhes logísticos a serem acertados, desde os links da reunião por vídeo e os horários de início até uma pauta de reunião bem organizada.
Mas você também quer definir o tom certo: não muito casual, não muito ameaçador, mas também não frívolo.
O tom certo garante que todos compareçam no horário e estejam preparados para começar a trabalhar, além de diminuir a probabilidade de os participantes interromperem a sua reunião se houver algum conflito.
Este guia é o seu plano de ação para criar um convite de reunião por e-mail sempre eficaz. Daremos alguns exemplos para você começar, e você sairá com uma lista de verificação do que deve ser incluído para que possa refinar esses exemplos e criar exatamente o que precisa para qualquer reunião de negócios. 🏅
Por que um bom convite para reunião é importante?
Não deixe que um convite de reunião se torne uma reflexão tardia. Eles definem o tom da reunião e devem ser um centro de recursos para tudo o que os participantes precisam para se preparar e contribuir durante a reunião. Quando você cria um sólido convite de reunião por e-mail, todos os envolvidos saem ganhando:
- É fácil para as pessoas comparecerem - na hora certa_: Inclua o link da reunião por vídeo ou o local físico, a data e a hora, bem como as senhas ou os detalhes necessários para entrar na sala - e torne-os fáceis de ver. Isso reduz o número de perguntas, atrasos e não comparecimento. Melhor ainda, você não terá aqueles cinco minutos constrangedores de conversa fiada enquanto espera que todos apareçam
- Todos sabem do que se trata a reunião: Não importa se você tem um objetivo ou um plano bem organizadoagenda de reuniãoum convite de reunião por e-mail eficaz informa a todos sobre o assunto da reunião. Isso facilita a manutenção de todo o evento nos trilhos e evita que o evento descarrile. Além disso, se as pessoas precisarem comparecer com o trabalho de preparação pronto, um convite claro manterá todos responsáveis
- Pareça o profissional que você é: Os clientes saberão que você é um profissional que está no topo das coisas, os colegas de trabalho saberão que você está falando sério e as pessoas em todos os níveis do organograma saberão que suas reuniões são importantes
O fato de os convites para reuniões serem fundamentais não significa que você deva dedicar muito tempo a eles. Agora que estamos na mesma página sobre por que é importante criar convites de reunião por e-mail eficazes, vamos explorar exemplos, listas de verificação e alterações no fluxo de trabalho para que você possa começar a enviar os melhores convites por e-mail que já viu em apenas alguns minutos.
Exemplos de convites para reuniões internas
Crie modelos no ClickUp para convites eficazes por e-mail para reuniões internas
Você precisa enviar e-mails de convite para uma reunião interna agora e está procurando inspiração. Use esses exemplos para iniciar seu e-mail e, em seguida, altere os detalhes ou preencha os espaços em branco.
Exemplo nº 1: A reunião de vídeo em grupo
As reuniões em grupo são comuns, especialmente no trabalho remoto e híbrido. Envie um e-mail de convite para uma reunião de equipe com uma linha de assunto concisa que deixe claro o objetivo e a pauta da reunião:
Boa tarde [Nome],
Espero que este e-mail o encontre bem! Vamos nos reunir em [data] para discutir [tópico.] Por favor, junte-se a mim em [hora com fuso horário] para que possamos [objetivo].
Durante essa reunião, discutiremos:
- Ponto 1
- Ponto 2
- Ponto 3
Antes de nossa reunião, informe-me se tiver alguma dúvida ou se achar que algo deve ser acrescentado à pauta da reunião.
Tudo de bom,
[Seu nome]
O ideal é enviar essa mensagem por meio da própria solicitação de reunião para que ela inclua automaticamente o URL da reunião e sincronize com o calendário do Google do participante.
Exemplo nº 2: reuniões de equipe recorrentes
Notas de reunião recorrentes no ClickUp Docs
Se você gerencia uma equipe, sabe como é importante reunir todos regularmente para um check-in.
por meio de ferramentas de texto e mensagens instantâneas lhe dá 90% do caminho, mas as reuniões recorrentes proporcionam os 10% restantes. O e-mail de convite para a reunião recorrente pode ser um pouco informal, mas ainda assim deve estar repleto de informações.
Olá [Nome],
Está na hora de nossa próxima reunião! Neste [dia], estaremos discutindo [tópico(s)]. Nossa pauta abrangerá:
- Ponto 1
- Ponto 2
- ponto 3
teremos também tempo para perguntas gerais e quaisquer situações que queira discutir com a equipe. Dê uma olhada na nossa agenda e me avise se tiver alguma dúvida nesse meio tempo._
Fale em breve,
[Seu nome]
Como essas reuniões acontecem rotineiramente, essa é uma ótima oportunidade de salvar um modelo para que você possa simplesmente tocar e enviar.
Exemplo nº 3: Reunião individual
Às vezes, reuniões individuais entre gerentes e membros da equipe podem ser incrivelmente estressantes para seus subordinados diretos. Portanto, acima de tudo, deixe claro o objetivo da reunião e nunca os deixe na mão. Se a reunião for repentina ou inesperada, tranquilize-os ou informe-os quando houver boas notícias (se puder).
Olá [Nome],
_Pus no calendário a nossa próxima reunião individual para que possamos discutir [tópico] e verificar como estão um com o outro. Traga uma lista de todas as perguntas que tiver sobre [tópico] ou sobre seu trabalho
Veja você então,
[Seu nome]
Exemplo nº 4: Reuniões com um grupo grande ou reuniões de apresentação
As grandes reuniões se beneficiam da inclusão de documentos e recursos da reunião no convite por e-mail, o que pode ser feito com a ajuda dos diversos modelos prontos para uso do ClickUp
À medida que o tamanho do grupo aumenta, também aumenta a necessidade de uma estrutura rígida e de um anfitrião bem organizado. Você pode desenvolver o primeiro exemplo de e-mail adicionando mais detalhes - e retirando a opção de as pessoas adicionarem à agenda a esmo. Uma reunião de apresentação se beneficia especialmente de um itinerário claro e com tempo definido.
Olá a todos,
Nossa reunião para discutir [tópico] está agendada para [dia, data] às [hora com fuso horário]. Por favor, confirme sua presença e gravaremos a reunião se você não puder comparecer.
Temos uma agenda completa para esta reunião a fim de [objetivo], e a programação da reunião é:
- [Tempo]: Ponto 1
- _[Time]: Ponto 2
- tempo: Ponto 3
- tempo: Ponto X..._
Por favor, veja a pauta anexa e esteja preparado para fazer perguntas sobre [tópico.]
Obrigado,
[Seu nome]
Exemplo nº 5: Uma reunião que todos já discutiram
Muitas reuniões acontecem de forma orgânica: um novo tópico surge em uma reunião anterior da equipe ou todos concordam com um
aplicativo de comunicação da equipe
que uma reunião funcionaria melhor. O uso de um dos outros exemplos pode não parecer muito adequado, portanto, experimente este.
Hi [Name],
Nossa reunião para discutir [tópico] com mais profundidade está agendada para [data]. Discutiremos como isso afeta a equipe e teremos tempo para responder a perguntas. Leia este recurso rápido antes de esperarmos e traga suas perguntas ou comentários para a reunião.
Fale em breve,
[Seu nome]
Exemplos de convites para reuniões externas
Use o ClickUp AI para refinar os convites por e-mail para clientes em potencial
Os convites para reuniões externas são muito mais variados e fazem muito trabalho pesado no relacionamento. Diferentes departamentos se beneficiarão de ter diferentes modelos de convites para reuniões e diferentes recursos para anexar aos convites.
Quando estiver agendando reuniões externas, especialmente com clientes, ofereça mais flexibilidade no e-mail para o horário da reunião. Se estiver usando esses exemplos de convites para reuniões, inclua um botão ou link para uma ferramenta de agendamento de reuniões para que ambos consigam um horário que seja adequado para vocês.
Exemplo nº 1: Reunião de atualização com o cliente
Você está em seu
software de colaboração do cliente
e você percebe que já se passou um minuto desde sua última reunião com o cliente. Mas isso pode ser facilmente resolvido com um convite bem elaborado. Esses e-mails funcionam melhor quando são amigáveis e acessíveis, mas também um pouco formais (mas só um pouco).
Olá [Nome],
Espero que este e-mail o encontre bem!
_Sua conta é [status], e agora é uma ótima oportunidade para começar a pensar sobre [meta de longo prazo previamente estabelecida] para as próximas semanas. Você está livre esta semana para conversar e discutir sobre [projeto em andamento]? Basta me dizer qual é o melhor horário para você ou agendar uma reunião no meu calendário para quando for melhor para você
estou ansioso para conversar sobre [benefícios que o cliente recebe]!_
Tudo de bom,
[Seu nome]
Exemplo nº 2: Conversando com um ex-cliente
Um ex-cliente da sua rede pode ter mudado de emprego ou você pode tê-lo encontrado em um evento do setor. Aproveite a oportunidade para fortalecer esse relacionamento.
Olá [Nome],
Foi ótimo vê-lo novamente na [ocasião] e conversar sobre [detalhes relevantes].
OU
_Vi que agora você está trabalhando para/em [nova empresa ou projeto]. Parabéns! Essa é uma mudança empolgante, e eles têm sorte em tê-lo
gostaria muito de conversar mais e falar sobre o que está fazendo no momento. Minha equipe tem ajudado as pessoas a [benefício relevante], e seria ótimo se pudéssemos ajudá-lo a [objetivo provável do destinatário]._
se você tiver algum tempo na próxima semana, vamos nos encontrar! Aqui está um link para minha agenda
Vamos conversar em breve!
[Seu nome]
Exemplo nº 3: convite para reunião de divulgação calorosa
Os profissionais de marketing e de vendas podem criar tarefas para gerenciar convites e reuniões por e-mail
Isso é para profissionais de marketing e vendedores que desejam preencher a lacuna entre um ponto de contato e o contato direto. Comece com um modelo de convite, mas personalize, personalize, personalize!
Olá [Nome],
Este é um ótimo momento para começar a conversar sobre [um benefício que eles valorizarão com sua empresa/serviços]. Obrigado por [tipo específico de interação com sua empresa] e esperamos que você ainda esteja interessado em saber como [tópico] pode [reafirmação do benefício].
quero ajudá-lo a explorar todas as maneiras pelas quais você pode ver resultados com o [serviço]. Você tem tempo para uma breve demonstração ou bate-papo? Vamos nos aprofundar nos detalhes - basta agendar uma reunião de 15 minutos que se encaixe em sua agenda aqui._
Entretanto, aqui está uma rápida olhada no que estamos fazendo para [reafirmação do benefício].
Vamos nos falar em breve!
[Seu nome]
Exemplo nº 4: alcance de vendas com uma indicação
Situando-se entre o alcance quente e o frio, um alcance baseado em indicação pode remover parte do atrito e da estranheza iniciais. Experimente este modelo de exemplo para começar.
Hi [Name],
Estou entrando em contato porque conversei recentemente com [contato/referência mútua], e eles sugeriram que eu poderia ajudá-lo com [ponto problemático relevante do destinatário]. Sou [título da empresa] e podemos ajudá-lo com [tarefa ou preocupação principal do destinatário].
gostaria muito de conversar mais sobre [propósito da reunião] e fazer uma rápida demonstração. Avise-me qual é o melhor horário para você!_
Entretanto, aqui está uma rápida visão geral de como nós [beneficiamos].
Estou ansioso para conhecê-lo,
[Seu nome]
Exemplo nº 5: o e-mail frio de contato
Esse costuma ser o tipo mais complicado de solicitação de reunião. Você deseja compartilhar informações importantes, mas elas precisam ser fáceis de entender. Acima de tudo, forneça um valor claro. Começando com uma linha de assunto concisa, estabeleça o que você está oferecendo e por que eles devem se reunir com você com o mínimo de palavras possível.
Olá [Nome],
Estou entrando em contato com você porque nós/eu [o que você pode oferecer a eles]. Isso pode ser [o benefício ou valor para o destinatário]. [Opcional: Neste ponto, explique quem você é e por que tem as informações dele].
Vamos nos encontrar para discutir os detalhes. Você tem 15 minutos em [data e horário da reunião] para conversar sobre [benefício]? Aqui está minha agenda, caso outro horário seja melhor para você.
Obrigado por sua atenção,
[Seu nome]
O que incluir em um convite de reunião por e-mail
A mensagem que você inclui em seus convites por e-mail costuma ser a parte mais difícil de acertar exatamente, mas não é a única coisa que precisa ser incluída. Tente incluir tudo o que seus destinatários precisam para obter o máximo de valor possível da reunião. Aqui estão alguns elementos obrigatórios:
- Uma linha de assunto clara: Vá direto ao ponto sobre o que é a reunião na primeira parte do título. Se o título também for o nome da reunião nos calendários dos participantes, eles poderão ver apenas os primeiros 40 caracteres quando estiverem examinando a agenda. Na segunda parte, mencione brevemente quaisquer tarefas ou vantagens como um lembrete útil
- Um anexo da agenda: Mesmo que a agenda ainda não esteja definida, forneça a todos um link para o documento. Assim, você poderá preenchê-lo com o tempo sem precisar enviar um e-mail adicional a todos
- Um documento vazio para anotações da reunião: Inclua isso desde o início, preencha-o com um modelo de notas de reunião e adicione os detalhes durante a reunião. Qualquer pessoa que estiver procurando por informações importantes saberá exatamente onde encontrá-las
- Um link para a reunião: Se o horário da reunião estiver definido, inclua um link para que todos possam participar rapidamente da reunião. O ideal é que tanto a mensagem quanto o convite do calendário estejam em um único e-mail. Mas se você estiver enviando um lembrete ou um e-mail separado, não se esqueça de incluir o link novamente
- Chamada para ação: Se as pessoas precisarem confirmar a presença, avise-as (e dê-lhes um prazo). Se elas precisarem revisar ou concluir algo, inclua um lembrete e um link para a tarefa.
- Anexo de marketing útil: Para e-mails externos, considere quando é apropriado incluir um PDF gratuito ou outro brinde
Com o tempo, você poderá desenvolver uma lista de verificação específica dos itens que cada tipo de convite por e-mail deve incluir. Assim, você poderá evitar o temido envio duplo e realmente
otimizar seu fluxo de trabalho
.
Como criar o convite de reunião perfeito para a sua equipe
Estes exemplos de convites por e-mail o ajudarão a organizar reuniões internas e externas bem organizadas. Mas quando você precisar ajustar os e-mails ou acertar exatamente a mensagem para eventos exclusivos, não volte a uma prancheta em branco para criar um e-mail de convite de reunião bem-sucedido.
A equipe do ClickUp criou uma ampla variedade de modelos, ferramentas e funções de gerenciamento de reuniões úteis, para que você tenha tudo o que precisa para criar o convite de reunião perfeito para sua equipe.
Use o ClickUp Docs para criar (e modelar!) seus convites
Crie, revise e desenvolva seus convites por e-mail com os recursos fáceis de usar do ClickUp Doc
Em
você pode escrever, refinar e revisar o texto dos convites por e-mail que você e sua equipe enviaram no passado. Crie uma biblioteca de mensagens bem-sucedidas, prepare-se para fazer testes A/B com palavras específicas e obtenha feedback quando o texto for realmente importante. (Todos nós já pedimos a um colega de cubículo que lesse um e-mail por cima de nosso ombro para nos ajudar a fazer o texto certo. Agora você pode fazer isso sem o cubículo)
O ClickUp Docs permite criar e hospedar documentos, criar wikis com listas de verificação e lembretes úteis e vincular todos os recursos de guia de estilo de que você precisa. Você pode até mesmo vincular o Docs a tarefas como documentação.
Envie convites em vídeo com o ClickUp Clip
Compartilhe muitos detalhes e crie convites mais dinâmicos com o ClickUp Clip
Deseja incrementar seu convite de reunião por e-mail? Envie uma mensagem de vídeo para convidar as pessoas.
é uma ferramenta simples de gravação de tela que permite capturar sua tela ou um vídeo seu. É perfeita para incluir um breve tutorial ou um teaser para a reunião. Ela também dá um toque pessoal. Você pode delinear a pauta, apresentar-se ou informar aos colegas de trabalho se houver alguma alteração na forma de entrar na chamada de vídeo.
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Leve suas criações do ClickUp Docs e e-mails de convite de reunião bem-sucedidos a um patamar superior com o
. Agora, nosso útil
estão integradas ao Docs para facilitar o brainstorming de convites para reuniões, sugestões exatas de redação de convites para reuniões e gerenciamento de reuniões.
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Ferramentas de IA para reuniões
antes mesmo de a reunião começar - para elaborar a pauta, preencher todos os detalhes da reunião e resumir as anotações da reunião ou criar itens de ação. Nossas ferramentas pré-construídas
também têm o know-how específico do departamento para criar uma biblioteca completa de convites personalizados por e-mail para todos os estágios de marketing, vendas, contratação e gerenciamento de projetos internos.
Envie um resumo pós-reunião com anotações e recursos
Esta é uma dica bônus. Após o término da reunião, envie outra mensagem agradecendo a todos pelo tempo dispensado. Discuta as conclusões da reunião e o valor específico que a reunião proporcionou. Com o ClickUp AI, você também pode enviar links para novos produtos
um resumo da reunião e tarefas pendentes para todos os participantes.
Deixe o ClickUp fazer o trabalho pesado de convites de reunião por e-mail para sua equipe
Preocupar-se com o texto específico e hesitar com o mouse sobre o botão enviar é coisa do ano passado. Com colaboração, criatividade e
do ClickUp, você pode enviar sempre o convite perfeito para uma reunião por e-mail. Melhor ainda, você e sua equipe não precisam pagar por isso.
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