Priorizar o trabalho da melhor maneira possível significa que cada pessoa da sua equipe dedica seu tempo e energia a projetos de alto desempenho.
É tentador mergulhar nas tarefas e concluir o máximo possível. Mas quanto mais você avalia os projetos do ponto de vista do valor da empresa, melhores decisões você toma para construir uma cultura de trabalho inspiradora.
E no mundo acelerado do gerenciamento de projetos, o trabalho inspirado leva à resolução criativa de problemas e a resultados bem-sucedidos. Até 2027, os empregadores terão dificuldade em encontrar 87,7 milhões de funcionários especializados em funções de gerenciamento de projetos! 🌐
No espírito da transparência total do projeto, priorizar projetos é mais fácil dizer do que fazer. Os líderes de projeto, e especialmente as equipes sem gerentes de projeto, não têm blocos de tempo ininterruptos em sua programação para revisar novas solicitações de projeto em relação ao trabalho atual em andamento.
Então, como podemos concentrar o tempo e a energia da nossa equipe nas tarefas certas?
Veremos as melhores dicas, como agrupar projetos semelhantes para maximizar o tempo, lidar com conversas difíceis com as principais partes interessadas e reequilibrar o processo de delegação.
Use este guia como inspiração para recursos e modelos. Ou como ponto de partida para uma conversa com sua equipe para tomar medidas estratégicas no processo de priorização de projetos da sua equipe!
O que é priorização de projetos?
A priorização de projetos é o processo de selecionar os projetos mais importantes para uma organização se concentrar, considerando os recursos e o tempo disponíveis. Esse processo envolve avaliar cada projeto potencial com base em critérios como o cumprimento das metas organizacionais, benefícios esperados, custo e risco.
Depois que cada plano de projeto é avaliado, os tomadores de decisão classificam os projetos por ordem de prioridade e os comparam com os recursos disponíveis. Essa comparação ajuda a destacar possíveis compromissos entre os projetos e ajuda a priorizar as tarefas mais prováveis de cumprir a visão estratégica da empresa. Ela também filtra tarefas irrelevantes para proteger a largura de banda da sua equipe. 👥
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Os sistemas de classificação de projetos oferecem uma estrutura previsível para analisar e comparar a prioridade, a importância e o impacto potencial de cada projeto. Isso garante que os recursos sejam direcionados para a conclusão das tarefas que trazem o maior benefício para a empresa.
A classificação de projetos também ajuda as equipes a definir metas realistas para cada um, acompanhar o progresso de cada projeto e garantir que cada membro da equipe esteja trabalhando em algo importante.
Por que a priorização de projetos é importante no gerenciamento de projetos?
Ter um plano e definir prioridades é essencial para o sucesso geral dos negócios. Quando priorizamos nossos projetos, podemos nos concentrar nas tarefas mais importantes primeiro e garantir que nada seja esquecido.
Isso também nos ajuda a nos manter organizados e eficientes! Evitamos procrastinação, distrações e multitarefas, o que nos permite trabalhar de forma mais inteligente e realizar mais tarefas em menos tempo.
Priorizar projetos pode ser complicado. Mas, com esforço colaborativo e planejamento estratégico, podemos garantir que nossos projetos sejam concluídos no prazo e com ótimos resultados. 📈
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Como priorizar projetos estrategicamente em 5 etapas
Usar estratégias para priorizar projetos é uma parte importante do gerenciamento de projetos e pode nos ajudar a ser mais produtivos de várias maneiras, tanto individualmente quanto em equipe. Priorizar tarefas com base na importância, urgência e impacto ajudará todos os envolvidos a se concentrarem primeiro nas tarefas mais críticas. ⚡️
Além disso, as equipes podem usar a priorização para identificar possíveis gargalos e se planejar com antecedência para resolvê-los. Isso revelará quais situações e fluxos de trabalho estão prejudicando a produtividade. Isso ajudará as equipes a se planejar adequadamente e evitar correria e caos de última hora.
Aqui estão cinco dicas para priorizar projetos e obter o máximo valor do cronograma do projeto!
1. Use uma matriz de priorização
Uma matriz de priorização é um gráfico ou diagrama usado para ajudar a ordenar tarefas ou comparar fatores a fim de priorizá-los. Normalmente, ela consiste em dois eixos: um eixo y vertical e um eixo x horizontal.
O eixo y normalmente representa os fatores ou tarefas que precisam ser priorizados, enquanto o eixo x normalmente representa uma escala de importância ou urgência.
Por exemplo, o eixo y poderia listar tarefas como Atualizar página de login, Atualizar logotipo e Criar modelos sociais da marca, enquanto o eixo x poderia representar uma escala de 1 (baixa prioridade) a 5 (alta prioridade).
Se você nunca usou um sistema de priorização de projetos antes, experimente o modelo de matriz de priorização do ClickUp! Este modelo de quadro branco irá guiá-lo por ideias de design e funcionalidade para planejar seus próximos projetos. 🎨
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2. Filtre todas as solicitações de projetos em uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Você consegue contar o número de ferramentas em seu conjunto de tecnologias?
Pergunta complementar: Todas essas ferramentas são portas de entrada para sobrecarregar sua equipe com solicitações?
Distrações à parte, usar vários canais para capturar atualizações do projeto é a maneira mais rápida de causar trabalho duplicado. 🔂
Com o ClickUp Forms, você cria barreiras digitais para proteger sua equipe de se envolver muito cedo na “fase de descoberta” de um projeto. A fase de descoberta é quando o solicitante ainda não definiu uma estratégia, meta e resultado sólidos para começar o trabalho.
Bônus: Ferramentas de priorização
Use estas sugestões para criar um formulário que atenda às necessidades específicas da sua equipe para avaliar um projeto:
- Existem recursos visuais (fotos, infográficos, logotipos etc.) que precisam ser usados no projeto?
- Existem conteúdos existentes (artigos, relatórios, pesquisas, resultados de estudos, etc.) que precisam ser usados no projeto?
- Como o sucesso será medido? Liste todos os OKRs e KPIs relevantes da empresa.
- Você tem uma lista de mensagens ou pontos importantes a serem incluídos no projeto?
- Há alguma restrição ou consideração técnica que devemos ter em conta?
- Existem diretrizes de branding ou estética que devam ser consideradas?
- Existem regulamentos legais ou normas de conformidade a serem cumpridos?
- Há algum conteúdo ou elemento visual que deva ser excluído do projeto?
- Quais são os objetivos estratégicos deste projeto?
- Qual é o cronograma e o orçamento do projeto?
- Qual é o público-alvo deste projeto?
- Quem são as partes interessadas no projeto?
- Quando você precisa que isso seja entregue?
- Este é um projeto novo ou atualizado?
DICA PROFISSIONALCapacite sua equipe para redirecionar solicitações ad hoc para um formulário do ClickUp. Qualquer pessoa com um link para o formulário pode enviar respostas que são automaticamente encaminhadas para o espaço de trabalho da sua equipe para a revisão adequada!
3. Agrupe projetos semelhantes em um único Sprint
Agrupar projetos semelhantes é uma maneira eficaz de aumentar a eficiência do processo. A ideia é criar grupos de projetos onde tarefas e ideias possam ser facilmente compartilhadas entre os membros da equipe, assim como recursos e conhecimentos. 🧑💻
Um Sprint é um dos eventos Agile usados para definir um período de tempo durante o qual um conjunto específico de tarefas precisa ser concluído.
A duração dos sprints é tradicionalmente de duas semanas para equipes de desenvolvimento de software, mas pode ser qualquer período de tempo definido, dependendo das necessidades da equipe e do projeto. Durante um sprint, as equipes dividem as tarefas individuais e as atribuem a pessoas específicas que as concluirão. No final do sprint, as equipes revisam seu progresso e passam para o próximo sprint.
Outro benefício é lidar com os projetos mais fáceis — aqueles que mantêm o negócio funcionando — para maximizar o tempo!
4. Diga não a projetos fora da sua empresa
Organizar as solicitações de projetos com base no valor comercial significa priorizá-las de acordo com o ROI (retorno sobre o investimento) potencial do projeto e seu efeito nas operações da empresa.
O valor comercial é determinado pela análise dos custos e benefícios do projeto em termos de tempo, recursos e lucros. Um projeto com um retorno esperado alto será colocado em uma posição mais alta na lista. Por exemplo, corrigir problemas graves de produção ou resolver reclamações de clientes.
Ao levar em consideração fatores como satisfação do cliente, impactos de curto e longo prazo e vantagens competitivas, as empresas podem decidir quais projetos são mais valiosos para seus objetivos de negócios.
5. Delegue o trabalho certo às pessoas certas
Às vezes, inconscientemente, atribuímos todas as tarefas a um desenvolvedor, designer ou coordenador específico porque eles são simplesmente muito bons. A qualidade do trabalho deles e a atitude positiva fazem com que sejam imãs para tarefas consecutivas.
Mas nosso foco é priorizar projetos, e isso também significa planejar levando em consideração a capacidade de carga de trabalho e o crescimento da nossa equipe. 🌱
Esse designer, desenvolvedor ou coordenador pode não ser a pessoa mais adequada para a tarefa. É provável que eles possam dedicar seu tempo e energia a outros projetos para desenvolver sua criatividade, evitar o esgotamento e ganhar mais experiência na realização de trabalhos de alto nível.
Portanto, ao delegar tarefas, use os talentos de todos na sua equipe para criar um senso de propriedade e espírito de equipe. Como resultado, você terá um processo melhor de gerenciamento de cargas de trabalho!
Torne a produtividade a principal prioridade com o ClickUp
Experimente o ClickUp e veja as mudanças positivas que ele pode trazer para a produtividade da sua equipe. Nossa plataforma oferece as ferramentas para estruturar o processo ideal de priorização de projetos. Com apenas alguns cliques, você pode começar com uma visão geral e ampliar os detalhes de qualquer tarefa.
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Boa sorte com o planejamento! 💜