Priorizar o trabalho da melhor forma possível significa que cada pessoa da sua equipe gasta seu tempo e energia em projetos de alto desempenho.
É tentador se lançar nas tarefas e concluir o máximo possível. **Mas quanto mais você avaliar os projetos do ponto de vista do valor da empresa, melhores serão as decisões tomadas para criar uma cultura de trabalho inspirado
E no mundo acelerado do gerenciamento de projetos, o trabalho inspirado leva à solução criativa de problemas e a resultados bem-sucedidos. Até o ano de 2027, será difícil para os empregadores encontrarem 87.7 milhões de funcionários especializados em funções de gerenciamento de projetos! 🌐
No espírito de transparência total do projeto a priorização de projetos é mais fácil de falar do que fazer. Os líderes de projeto e, principalmente, as equipes sem gerentes de projeto não têm blocos de tempo ininterruptos em sua agenda para analisar as solicitações de novos projetos em relação ao trabalho atual em andamento.
Então, como podemos concentrar o tempo e a energia da nossa equipe nas tarefas certas?
**Examinaremos as melhores dicas, como agrupar projetos semelhantes para maximizar o tempo, navegar em conversas difíceis com as principais partes interessadas e reequilibrar o processo de delegação
Use este guia como inspiração imediata para recursos e modelos. Ou como um iniciador de conversa com a sua equipe para fazer movimentos estratégicos no processo de priorização de projetos da sua equipe!
O que é priorização de projetos?
A priorização de projetos é o processo de seleção dos projetos mais importantes para uma organização se concentrar, considerando os recursos e o tempo disponíveis. Esse processo envolve a avaliação de cada projeto em potencial com base em critérios como o cumprimento das metas organizacionais, os benefícios esperados, o custo e o risco.
Após cada plano de projeto é avaliado, os tomadores de decisão classificam os projetos em ordem de prioridade e os comparam com os recursos disponíveis. Essa comparação ajuda a destacar as possíveis compensações entre os projetos e a priorizar as tarefas com maior probabilidade de atender à visão estratégica da empresa. Ela também filtra as tarefas irrelevantes para proteger a largura de banda da sua equipe. 👥
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Priorizar projetos e tarefas usando os quatro níveis de prioridade no ClickUp
Os sistemas de classificação de projetos oferecem uma estrutura previsível para analisar e comparar a prioridade, a importância e o impacto potencial de cada projeto. Isso garante que os recursos sejam direcionados para a conclusão de tarefas que tragam o maior benefício para a empresa.
A classificação dos projetos também ajuda as equipes a definir metas realistas para cada um deles, a acompanhar o progresso de cada projeto e a garantir que cada membro da equipe esteja trabalhando em algo importante.
Por que a priorização de projetos é importante?
Ter um plano e definir prioridades é essencial para o sucesso geral dos negócios. Quando priorizamos nossos projetos, podemos nos concentrar primeiro nas tarefas mais importantes e garantir que nada fique para trás.
Isso também nos ajuda a manter a organização e a eficiência! Evitamos a procrastinação, as distrações e a multitarefa, o que nos permite trabalhar de forma mais inteligente e fazer mais em menos tempo.
A priorização de projetos pode ser complicada. Mas com esforço colaborativo e planejamento estratégico, podemos garantir que nossos projetos sejam concluídos no prazo e com ótimos resultados. 📈
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5 dicas práticas para priorização de projetos
Usando estratégias para priorizar projetos a priorização de tarefas é uma parte importante do gerenciamento de projetos e pode nos ajudar a ser mais produtivos de várias maneiras, tanto individualmente quanto em equipe. A priorização de tarefas com base na importância, urgência e impacto ajudará todos os envolvidos a se concentrarem primeiro nas tarefas mais críticas. ⚡️
Além disso, as equipes podem usar a priorização para identificar possíveis gargalos e planejar com antecedência para resolvê-los. Isso trará à tona as situações e os fluxos de trabalho que estão esgotando a produtividade. Isso ajudará as equipes a se planejarem adequadamente e a evitarem correrias e caos de última hora.
Aqui estão cinco dicas para priorizar projetos e obter o máximo valor de o cronograma do projeto !
Dica nº 1: use uma matriz de priorização
Uma matriz de priorização é um gráfico ou diagrama usado para ajudar a ordenar tarefas ou comparar fatores a fim de priorizá-los. Normalmente, ela consiste em dois eixos: um eixo y vertical e um eixo x horizontal.
O eixo y normalmente representa os fatores ou tarefas que precisam ser priorizados, enquanto o eixo x normalmente representa um escala de importância ou urgência .
Por exemplo, o eixo y poderia listar tarefas como Atualizar página de login, Atualizar logotipo e Criar modelos sociais da marca, enquanto o eixo x poderia representar uma escala de 1 (baixa prioridade) a 5 (alta prioridade).
Se você nunca usou um sistema de priorização de projetos antes, experimente Modelo de matriz de priorização do ClickUp ! Este modelo de quadro branco o guiará por ideias de design e funcionalidade para traçar seus próximos projetos. 🎨
Organize os projetos de maior prioridade em um quadro branco do ClickUp
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Dica nº 2: filtre todas as solicitações de projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Você consegue contar o número de ferramentas em sua pilha de tecnologia?
Pergunta de acompanhamento: _Todas essas ferramentas são portas de entrada para sobrecarregar a sua equipe com solicitações?
Distrações à parte, usar vários canais para capturar atualizações do projeto é a maneira mais rápida de causar trabalho duplicado. 🔂
Com o ClickUp Forms, você está criando proteções digitais para evitar que sua equipe se envolva muito cedo na "fase de descoberta" de um projeto. A fase de descoberta é quando o solicitante ainda não forneceu uma estratégia, uma meta e um resultado sólidos para iniciar o trabalho.
Bônus:
Ferramentas de priorização
Filtrar solicitações de projetos para o gerente de projetos usando um formulário ClickUp
Use esses avisos para criar um formulário que atenda às necessidades específicas da sua equipe para avaliar um projeto:
- Há algum recurso visual existente (fotos, infográficos, logotipos etc.) que precisa ser usado no projeto?
- Há algum conteúdo existente (textos, relatórios, pesquisas, resultados de estudos, etc.) que precise ser usado no projeto?
- Como o sucesso será medido? Liste os OKRs e KPIs relevantes da empresa.
- Você tem uma lista das principais mensagens ou pontos a serem incluídos no projeto?
- Há alguma restrição ou consideração técnica que deva ser levada em conta?
- Há alguma diretriz de marca ou estética que deva ser considerada?
- Existem normas legais ou padrões de conformidade a serem cumpridos?
- Há conteúdo ou recursos visuais a serem excluídos do projeto?
- Quais são os objetivos estratégicos desse projeto?
- Qual é o cronograma e o orçamento do projeto?
- Quem é o público-alvo desse projeto?
- Quem são as partes interessadas no projeto?
- Quando você precisa que o projeto seja entregue?
- Trata-se de um projeto novo ou atualizado?
**DICA PRO Capacite sua equipe a redirecionar solicitações ad hoc para um Formulário ClickUp . Qualquer pessoa com um link para o formulário pode enviar respostas que são automaticamente encaminhadas para o espaço de trabalho da sua equipe para a revisão adequada!
Dica nº 3: agrupe projetos semelhantes em um Sprint
O agrupamento de projetos semelhantes é uma maneira eficaz de aumentar a eficiência do processo . A ideia é criar grupos de projetos em que as tarefas e ideias possam ser facilmente compartilhadas entre os membros da equipe, bem como recursos e conhecimentos especializados. 🧑💻
Priorizar projetos em uma visualização de arrastar e soltar do ClickUp Board
Um Sprint é um dos eventos Agile usados para definir um período de tempo durante o qual um conjunto específico de trabalho precisa ser concluído.
A duração do Sprint é tradicionalmente de duas semanas para equipes de desenvolvimento de software, mas pode ser qualquer período de tempo definido, dependendo das necessidades da equipe e do projeto. Durante um Sprint, as equipes dividem as tarefas individuais e as atribuem a pessoas específicas que as concluirão. No final do Sprint, as equipes analisam seu progresso e passam para o próximo Sprint.
**Outro benefício é lidar com as tarefas mais simples - projetos que mantêm o negócio funcionando - para maximizar o tempo!
Dica nº 4: diga não a projetos fora das jogadas de sua empresa
Organizar as solicitações de projetos com base no valor comercial significa priorizá-las de acordo com o potencial de realização do projeto ROI (retorno sobre o investimento) do projeto e seu efeito nas operações da empresa.
O valor comercial é determinado pela análise dos custos e benefícios do projeto em termos de tempo, recursos e lucros. Um projeto com alto retorno esperado será colocado no topo da lista. Por exemplo, corrigir grandes problemas de produção ou atender às reclamações dos clientes.
Compare uma solicitação de projeto com o portfólio de projetos da empresa para determinar a prioridade
Ao levar em conta fatores como satisfação do cliente, impactos de curto e longo prazo e vantagens competitivas, as empresas podem decidir quais projetos são mais valiosos para suas metas comerciais.
Dica #5: Delegue o trabalho certo para as pessoas certas
Às vezes, inconscientemente, atribuímos todas as tarefas a um desenvolvedor, designer ou coordenador específico porque ele é simplesmente muito bom. A qualidade de seu trabalho e a atitude positiva fazem com que eles sejam um ímã para realizar tarefas consecutivas.
No entanto, o nosso objetivo é priorizar os projetos, e isso também significa planejar tendo em mente a capacidade de carga de trabalho e o crescimento da nossa equipe. 🌱
Atribuir projetos e tarefas futuros usando a visualização de carga de trabalho do ClickUp
Esse designer, desenvolvedor ou coordenador pode não ser a melhor pessoa para a tarefa. É provável que ele possa estar gastando seu tempo e energia em outros projetos para desenvolver sua capacidade criativa, evitar o esgotamento e ganhar mais experiência na realização de trabalhos de alto nível.
Portanto, ao delegar tarefas, use os talentos de todos os membros da sua equipe para criar um senso de propriedade e formação de equipe. Como resultado, você terá um processo melhor de gerenciar as cargas de trabalho!
Faça da produtividade a prioridade máxima com o ClickUp
Experimente o ClickUp e veja as mudanças positivas que ele pode fazer na produtividade da sua equipe. Nossa plataforma fornece as ferramentas para estruturar seu processo ideal de priorização de projetos. Com apenas alguns cliques, você pode começar com o panorama geral e ampliar os detalhes de qualquer tarefa. Criar uma conta ClickUp gratuita hoje mesmo e mantenha-se energizado com o trabalho que você tem pela frente. Se precisar de algum suporte, entre em contato conosco por meio do Central de Ajuda ou acesse qualquer um de nossos webinars sob demanda .
Bom planejamento! 💜