O que é alocação de recursos? Um guia completo para a máxima eficiência

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Imagine o seguinte: você está dando uma festa. Sua casa está cheia de convidados comemorando. Alguém diz: “Estou ficando com fome... Vamos pedir algumas pizzas!”

Você está tentando descobrir quantas pizzas pedir. Se pedir muitas, ficará com sobras de pepperoni para comer durante dias. Se pedir poucas, alguns dos seus convidados ficarão sem fatia.

Mas você também está limitado pelo espaço disponível e pelo dinheiro em sua carteira.

Como alimentar todos e, ao mesmo tempo, obter o máximo valor do seu dinheiro?

Assim como os organizadores de festas, todo gerente de projeto deve saber como alocar recursos de maneira inteligente. Nenhum projeto tem orçamento ou número de membros da equipe ilimitados, mas você pode usar a alocação de recursos para maximizar a produtividade e o sucesso do projeto.

O segredo está na preparação minuciosa e no planejamento estratégico para aproveitar ao máximo o que você tem.

Aprenda a alocar recursos suficientes para todos os seus projetos, para que você consiga realizar o trabalho — e todos recebam uma fatia de pizza. Vamos comemorar!

O que é alocação de recursos?

A alocação de recursos é o processo de identificar todos os recursos disponíveis — sejam eles humanos ou financeiros — para um projeto e, em seguida, atribuí-los estrategicamente a tarefas que permitam que eles tenham o melhor desempenho possível.

Para agências que lidam com vários projetos para diferentes clientes, a alocação de recursos é fundamental para dar sentido ao caos criativo. Combinar a pessoa ou o recurso certo com o projeto certo deixa todos mais felizes no final. Sua equipe passa a trabalhar nos projetos para os quais é mais adequada, de modo que os clientes provavelmente receberão resultados e entregas de alta qualidade.

À medida que os projetos evoluem e as expectativas dos clientes mudam, os recursos são realocados para manter o progresso em dia com os cronogramas dos projetos.

O que conta como recursos?

Seus recursos são todos os ativos da empresa necessários para concluir tarefas ou projetos. Eles podem incluir:

Quem é responsável pela alocação de recursos?

Normalmente, os gerentes de projeto são responsáveis pela alocação de recursos, pois têm maior visibilidade e controle sobre os orçamentos dos projetos, o escopo do trabalho e o gerenciamento de tarefas. No entanto, grandes organizações podem dividir essas responsabilidades entre várias funções ou ter departamentos dedicados ao gerenciamento de recursos.

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Os benefícios da alocação eficaz de recursos

Não alocar bem seus recursos é como enviar apenas uma pessoa para buscar dez pizzas sozinha, enquanto as outras 15 ficam conversando em casa. Essa pessoa terá que se esforçar muito mais e gastar muito mais tempo para buscar as pizzas, correndo o risco de que todos fiquem comendo pepperoni frio.

Que pena!

Por que não enviar três pessoas para ajudar, para que todos possam saborear uma fatia quentinha o mais rápido possível?

A alocação de recursos permite que você use sua mão de obra, dinheiro e ativos em seu potencial máximo, para que os clientes recebam um trabalho de alta qualidade. Ao mesmo tempo, sua agência minimiza o esgotamento da equipe, distribuindo o trabalho de maneira uniforme.

Outros benefícios da alocação de recursos incluem:

Como gerenciar recursos e definir as expectativas dos clientes

Como a alocação de recursos faz um balanço dos recursos disponíveis para um projeto em um determinado momento, ela é um plano de curto prazo, mas tem efeitos de longo alcance. É uma ferramenta essencial para o planejamento da capacidade e o gerenciamento das expectativas dos clientes. Com uma alocação eficaz de recursos, seu projeto terá tudo e todos os envolvidos necessários para ser bem-sucedido, incluindo os recursos certos e um prazo realista.

Bônus: Ferramentas de planejamento de capacidade e modelos de planejamento de capacidade

Defina o escopo do seu projeto

Nenhum chef começa a cozinhar sem imaginar o que vai preparar, certo?

Da mesma forma, o primeiro passo na gestão de projetos é definir o escopo do seu projeto. Sem entender o escopo do seu projeto, é impossível tomar decisões sobre a alocação de recursos!

Como parte do escopo do seu projeto, você precisa definir o seguinte:

O escopo do seu projeto ajuda você a planejar e compreender um novo projeto em um nível elevado. Use essas informações para:

Faça um balanço dos seus recursos

Antes de escolher os recheios para sua pizza, você precisa saber quais recheios estão disponíveis e quais são as preferências de cada um. Da mesma forma, para escolher os melhores recursos para um trabalho, você deve primeiro entender o que cada pessoa faz de melhor e que tipo de trabalho prefere fazer.

Ao planejar um projeto, você deve entender a capacidade da sua equipe e a qualidade dos recursos que tem à sua disposição. Dessa forma, você pode alocar esses recursos onde eles serão mais eficazes.

Quais são seus pontos fortes e principais áreas de especialização? Combine os requisitos do seu projeto com os recursos que podem atender a essas necessidades.

Exemplo de planejamento de recursos para agências

Digamos que seu projeto envolva a execução de uma campanha publicitária paga por clique para um cliente B2B SaaS no setor de inteligência de negócios. Você tem dois gerentes de PPC em sua agência: Jason, que já trabalhou com outros clientes de tecnologia B2B, e Sara, que trabalhou principalmente com clientes de vendas diretas B2C.

Sara diz que se sente menos à vontade para gerenciar o PPC para esse cliente porque não sabe muito sobre software B2B, muito menos sobre um setor altamente técnico como o de BI. Enquanto isso, Jason está confiante de que é a pessoa certa para o trabalho devido à sua experiência anterior em B2B.

Para este projeto, você definitivamente vai querer colocar o Jason na conta!

Qual é a disponibilidade e a largura de banda dos seus recursos? Os membros da equipe raramente trabalham em apenas uma coisa por vez, mas todos são limitados pelo número de horas por semana ou por dia que podem trabalhar. Você quer garantir que sua equipe tenha horas de trabalho suficientes para atribuir a este projeto específico.

Lembre-se de que as ausências, sejam elas planejadas ou não, afetam a disponibilidade, portanto, atribua tarefas aos funcionários levando em consideração períodos de contingência. Os funcionários podem (e devem) tirar férias remuneradas ou licença médica, o que significa que não estarão disponíveis nesses dias.

As reuniões podem afastar os funcionários das tarefas do projeto, mesmo durante os dias normais de trabalho. Além disso, todos precisam de pelo menos 15 minutos por dia para passear com o cachorro ou tomar um café com leite com especiarias!

Nunca aloque recursos em excesso. A alocação excessiva pode levar ao esgotamento e à redução da produtividade. O sucesso do seu projeto nunca vale a pena sacrificar a felicidade e a utilidade da sua equipe.

Consulte calendários e cronogramas ao alocar seus recursos e ajuste os prazos de acordo com a disponibilidade dos recursos. Otimize a utilização dos recursos para que seus projetos tenham sempre exatamente o que você precisa.

Atribua tarefas diretamente aos membros da equipe para obter visibilidade total.

Depois de saber o que sua equipe de projeto pode realizar, o próximo passo é delegar as tarefas certas a cada pessoa com base em suas habilidades e disponibilidade.

Prepare sua equipe para o sucesso! Forneça o máximo de informações possível para garantir que todos entendam o que se espera deles. Esclareça todos os detalhes necessários para cada tarefa — as responsabilidades, os resultados esperados e os prazos.

No ClickUp, é fácil dividir seu projeto em partes menores com tarefas, subtarefas e listas de verificação. Você pode então atribuir rapidamente cada item de ação aos membros da sua equipe com apenas alguns cliques!

Veja mais detalhes:

Para algumas tarefas, uma única pessoa não é suficiente, especialmente quando os prazos são apertados.

Felizmente, com vários responsáveis no ClickUp, você pode rapidamente atribuir mais pessoas a uma tarefa, se necessário. Assim, da próxima vez que uma tarefa precisar de ajuda extra, você poderá atribuir essa ajuda em um piscar de olhos.

Planeje com base nas dependências para evitar o uso excessivo de recursos limitados.

O entregador de pizza não chegará à sua porta a menos que consiga estacionar primeiro. Se a sua garagem estiver cheia, a festa da pizza será cancelada — e isso simplesmente não é uma opção.

Da mesma forma, os projetos têm dependências inerentes — relações entre tarefas e recursos que afetam a disponibilidade desses recursos.

Considere as dependências de recursos, em que várias tarefas exigem o mesmo recurso limitado. Digamos que você precise de 10 novos gráficos projetados até sexta-feira, mas tenha apenas um designer na equipe que já está alocado a outros projetos até quarta-feira.

Nesse caso, você precisaria ajustar o cronograma do projeto para acomodar de forma realista a disponibilidade limitada da sua equipe. Ou procurar contratar outro designer gráfico, seja em tempo integral ou freelancer, para fornecer o suporte necessário para cumprir seus prazos.

As dependências de tarefas também ocorrem quando o progresso de uma tarefa depende do progresso de outra tarefa separada. Por exemplo, você precisa aguardar o feedback dos clientes antes de concluir as revisões do projeto de acordo com suas solicitações. É como esticar uma massa de pizza até ficar perfeita antes de adicionar coberturas saborosas!

Escalone e programe tarefas com base nessas dependências. Fique atento a possíveis gargalos e certifique-se de que ninguém fique esperando pelos outros por muito tempo. Mantenha uma comunicação constante sobre tarefas pendentes e itens de ação e ajuste as expectativas de acordo com os atrasos do projeto.

Considere adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos Agile ou Scrum para eliminar ou contornar dependências.

As dependências do ClickUp ajudam você a mapear as ligações entre tarefas e recursos. Dessa forma, você pode acompanhar todas as dependências do seu projeto antes que elas se tornem obstáculos.

Veja mais maneiras pelas quais as dependências mantêm sua equipe focada:

Você pode adicionar dependências a tarefas individuais manualmente ou visualmente, desenhando ligações entre tarefas em um gráfico de Gantt.

Acompanhe o progresso e reatribua recursos de acordo com a necessidade.

Idealmente, você define os recursos para um projeto e ele segue conforme o planejado. Mas, se houver atrasos ou alterações, talvez seja necessário realocar recursos.

Não entre em pânico! A realocação é uma parte normal do gerenciamento de recursos.

O primeiro passo é ficar atento à capacidade da equipe no que se refere ao cumprimento dos requisitos do seu projeto. Faça estas perguntas ao analisar sua capacidade atual:

Se for o caso, o próximo passo é comunicar as mudanças ao seu cliente ou às partes interessadas no projeto. Mantenha-os informados sobre o andamento do projeto o mais cedo e com a maior frequência possível, incluindo quaisquer possíveis mudanças no escopo ou atrasos.

Isso ajuda a gerenciar as expectativas para que as partes interessadas fiquem menos propensas a serem pegadas de surpresa, desapontadas ou surpreendidas por mudanças ou contratempos.

O processo de alocação de recursos pode envolver redefinir o escopo do seu projeto e encontrar membros adicionais para a equipe para ajudar com o trabalho extra. Algumas empresas criam um plano de alocação de recursos de reserva, identificando funcionários com habilidades relevantes que podem substituir quando necessário ou mantendo um grupo de freelancers que podem fornecer suporte imediato.

Você também pode precisar ajustar os cronogramas e prazos de todas as tarefas do seu projeto para refletir a capacidade da sua equipe e levar em conta atrasos imprevistos.

Alocar seus recursos por conta própria, além de realocar tarefas ao longo do processo, pode dar muito trabalho, mas não precisa ser uma tarefa difícil!

Considere usar ferramentas de gerenciamento de recursos que mantêm sua equipe no caminho certo com visibilidade centralizada. Não há necessidade de vasculhar todas as suas planilhas, documentos e post-its, nem alternar constantemente entre as agendas de todos os membros da sua equipe.

Podemos ser tendenciosos, mas acreditamos que o ClickUp é uma excelente (ousamos dizer a melhor?) ferramenta de alocação de recursos. Ele reúne todas as informações em um só lugar para que você possa acompanhar seu progresso e a capacidade da equipe em tempo real. Você pode criar painéis personalizáveis para ver como sua equipe está se saindo e onde você pode estar ficando para trás.

Essa é uma das maneiras como a Diggs usa o ClickUp para manter o controle de seus projetos. Os resultados? Maior transparência na gestão da carga de trabalho, menos tempo gasto em comunicações repetitivas e uso mais produtivo do tempo de todos.

Consideramos isso uma vitória!

Minimize o aumento do escopo

Você pode pedir o que considera ser pizza suficiente para todos na sua festa, mas nem sempre é possível prever quanto eles vão comer. O que acontece se, inesperadamente, a pizza acabar?

Além de derramar algumas lágrimas (o que é compreensível), agora você precisa mudar de marcha para atingir seu objetivo de alimentar todos os seus convidados.

Este é um caso de aumento do escopo — um projeto que se expande além do escopo original e requer recursos adicionais, incluindo tempo, dinheiro e pessoas extras. O aumento do escopo ameaça o sucesso do seu projeto, adicionando trabalho extra sem estender o cronograma do projeto, criando pressão extra sobre os membros da sua equipe para fazer mais em menos tempo.

Você pode tentar ao máximo evitar o aumento do escopo definindo limites rígidos na declaração do escopo do projeto, mas às vezes isso é inevitável. Nesses casos, uma boa gestão de mudanças implementa estruturas e processos para mitigar o aumento do escopo.

Ele estabelece a expectativa de que os tomadores de decisão o informem sobre mudanças no escopo o mais rápido possível e lhe deem espaço e tempo para realocar ou adicionar recursos de acordo com a necessidade.

É importante seguir o fluxo, mas também é importante evitar o excesso de trabalho sobrecarregando sua equipe! Afinal, eles têm uma festa de pizza para ir.

Exemplos e modelos de alocação de recursos

Digamos que você seja um gerente de projetos responsável pelo lançamento de uma campanha de marketing de influência para a Marinara, um aplicativo móvel de produtividade com temporizador Pomodoro. Aqui está um exemplo de como poderia ser seu plano de alocação de recursos:

Pronto para identificar e alocar seus recursos? O ClickUp está aqui para ajudar! É totalmente gratuito se inscrever e começar a usar em segundos. Comece com esses modelos de alocação de recursos, projetados para impulsionar seu gerenciamento de projetos hoje mesmo!

Modelo de alocação de recursos do ClickUp

O modelo de alocação de recursos do ClickUp ajuda você a acompanhar a capacidade e a disponibilidade de todos os recursos da sua organização em um só lugar. Ele vem com estas visualizações convenientes:

Este modelo é totalmente personalizável para se adequar aos seus fluxos de trabalho de gerenciamento de recursos . Aproveite este modelo para obter uma visão geral abrangente da capacidade e do progresso da sua equipe em relação à conclusão do projeto e aos resultados esperados.

O modelo de planejamento de recursos do ClickUp

O modelo de planejamento de recursos do ClickUp oferece várias maneiras de visualizar e alocar seus recursos em toda a equipe.

Além das visualizações incluídas no primeiro modelo, este modelo oferece mais duas visualizações:

Este modelo ajuda você a planejar proativamente em torno dos recursos disponíveis, incluindo orçamentos e agendas dos membros da equipe. Como todos os nossos modelos, ele é personalizável, para que você possa adaptá-lo às suas necessidades e torná-lo seu.

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A alocação de recursos é um trabalho em constante evolução

Você não aloca recursos antes do início do projeto e pronto. É preciso acompanhar de perto seus projetos, equilibrando cuidadosamente a capacidade da sua equipe com os requisitos do projeto. Como os fatores que podem afetar o sucesso do seu projeto estão em constante mudança, você também precisa ser flexível o suficiente para ajustar sua estratégia de alocação de recursos conforme necessário.

O ClickUp é o melhor software de gerenciamento de projetos para equipes, com um conjunto robusto de recursos para ajudá-lo a gerenciar seus recursos, manter seus projetos em dia e realizar as tarefas rapidamente. Ajudamos gerentes de projeto e tomadores de decisão importantes a alocar recursos e supervisionar todo o ciclo de vida do projeto como profissionais.

Veja como o ClickUp pode ajudar você e sua equipe inscrevendo-se gratuitamente hoje mesmo!

E mantenha sua pizzaria favorita na discagem rápida — porque você nunca ficará sem essa delícia com a nossa ajuda!