Imagine o seguinte: Você está dando uma festa. Sua casa está cheia de convidados para comemorar. Alguém diz: "Estou ficando com fome... Vamos pedir algumas pizzas!"
Você está tentando descobrir quantas pizzas pedir. Se forem muitas pizzas, você ficará comendo restos de pepperoni por dias. Se forem poucas, alguns de seus convidados não terão direito a uma fatia.
Mas você também está limitado pelo espaço no balcão e pelo dinheiro que tem na carteira.
Como alimentar todo mundo e, ao mesmo tempo, aproveitar ao máximo o seu dinheiro?
Assim como os organizadores de festas, todo gerente de projeto deve saber como alocar recursos com sabedoria. Nenhum projeto tem um orçamento ou uma quantidade ilimitada de membros da equipe, mas você pode usar a alocação de recursos para maximizar a produtividade e o sucesso do projeto.
Tudo se resume a uma preparação completa e planejamento estratégico em torno de tirar o máximo proveito do que você tem.
Saiba como alocar recursos suficientes para todos os seus projetos, de modo que o trabalho seja feito e todos recebam uma fatia de pizza. Vamos nos divertir!
O que é alocação de recursos?
A alocação de recursos é o processo de identificar todos os recursos disponíveis - sejam eles de mão de obra ou monetários - para um projeto e, em seguida, atribuí-los estrategicamente a tarefas que lhes permitam fazer o melhor trabalho possível.
Para as agências que lidam com vários projetos para diferentes clientes, a alocação de recursos é fundamental para dar sentido ao caos criativo. Combinar a pessoa ou o recurso certo com o projeto certo deixa todos mais felizes no final. Sua equipe trabalha nos projetos para os quais é mais adequada e, portanto, os clientes provavelmente receberão um trabalho de alta qualidade resultados do projeto e resultados.
À medida que os projetos evoluem e as expectativas do cliente mudam, os recursos são realocados para manter o progresso no caminho certo com cronograma do projeto s.
O que conta como recursos?
Seus recursos são todos os ativos da empresa necessários para concluir tarefas ou projetos. Eles podem incluir:
- Pessoas individuais
- Equipes ou departamentos
- Orçamento
- Tempo
- Hardware e software
- Imóveis
- Processos
- Propriedade intelectual
- Técnicas e conjuntos de habilidades
Quem é responsável pela alocação de recursos?
Normalmente, os gerentes de projeto são responsáveis pela alocação de recursos porque têm mais visibilidade e controle sobre os orçamentos do projeto, escopo do trabalho e gerenciamento de tarefas. No entanto, as grandes organizações podem separar essas responsabilidades em várias funções ou ter funções dedicadas a elas
departamentos.
Relacionado: Nivelamento de recursos_
Os benefícios da alocação eficaz de recursos
Não alocar bem seus recursos é como enviar apenas uma pessoa para buscar dez pizzas por conta própria enquanto as outras 15 pessoas ficam conversando em casa. Uma pessoa precisará de muito mais esforço e tempo para pegar essas pizzas, o que corre o risco de todos ficarem comendo pepperoni frio.
Que pena!
Por que não enviar três pessoas para ajudar, para que todos possam saborear uma fatia quente o mais rápido possível?
Use a visualização da carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
A alocação de recursos permite que você use sua mão de obra, dinheiro e ativos em seu potencial máximo, de modo que os clientes provavelmente receberão um trabalho de alta qualidade. Ao mesmo tempo, sua agência minimiza o esgotamento da equipe ao distribuir o trabalho de maneira uniforme.
Outros benefícios da alocação de recursos incluem:
- Maximiza a eficiência A alocação de recursos ajuda a agência a assumir tantos projetos quanto suas equipes puderem lidar - sem mais oportunidades perdidas devido ao excesso de pessoal ou falhas de projeto devido à falta de pessoal
- Fomenta colaboração **O cliente e a sua equipe sabem quem está trabalhando em quê porque você dividiu claramente as tarefas e as responsabilidades entre a equipe
- **Aumenta as margens de lucro da sua agência: obtenha o máximo do orçamento de cada projeto e controle os custos de pessoal
- **Aumenta a satisfação do cliente, proporcionando melhores resultados ao manter os projetos em dia e designar as pessoas certas para cada trabalho
Como gerenciar recursos e definir as expectativas do cliente
Como a alocação de recursos faz um balanço dos recursos disponíveis para um projeto em um determinado momento, trata-se de um plano de curto prazo, mas que tem efeitos de longo alcance. É uma ferramenta essencial para planejamento de capacidade e gerenciar as expectativas do cliente. Com a alocação eficaz de recursos, seu projeto tem tudo e todos de que precisa para ser bem-sucedido, inclusive os recursos certos e um cronograma realista.
Bônus:_ **Ferramentas de planejamento de capacidade & Modelos de planejamento de capacidade_
Defina o escopo do seu projetoNenhum chef começa a cozinhar sem imaginar o que ele vai cozinhar, certo?
Da mesma forma, o primeiro passo para gerenciamento de projetos é definir o escopo do seu projeto. Sem entender seu escopo do projeto é impossível tomar decisões de alocação de recursos!
Como parte do escopo do seu projeto, você precisa definir o seguinte:
- Odeclaração de trabalho: quais tarefas são necessárias versus qual trabalho está fora do escopo
- Restrições do projeto como orçamento e prazos
- Cronograma e linha do tempo do projeto com marcos
- Entregáveis do projeto ou resultados
Visualize sua carga de trabalho pelas tarefas deixadas em aberto seu caminho crítico com uma única alternância no ClickUp!
O escopo do projeto ajuda a planejar e entender um novo projeto em alto nível. Use essas informações para:
- Planejar quantos recursos serão necessários para concluir o projeto dentro do prazo estipulado
- Dividir o projeto em tarefas menores
- Decidir como atribuirá essas tarefas aos membros da sua equipe
Fazer um balanço dos seus recursos
Antes de escolher as coberturas para a sua pizza, você precisa saber quais coberturas estão disponíveis e quais são as preferências de todos. Da mesma forma, para escolher os melhores recursos para um trabalho, você deve primeiro entender o que cada pessoa faz de melhor e que tipo de trabalho ela prefere fazer.
Ao planejar o projeto, você deve entender a capacidade da sua equipe e a qualidade dos recursos que tem à sua disposição. Dessa forma, você pode alocar esses recursos onde eles serão mais eficazes.
Quais são os pontos fortes e as áreas principais de especialização de sua equipe? Combine suas requisitos do projeto para os recursos que podem executar essas necessidades.
Agência
exemplo
Digamos que seu projeto envolva a execução de um
campanha de anúncios pay-per-click
para um cliente de SaaS B2B no setor de business intelligence. Você tem dois gerentes de PPC em sua agência: Jason, que já trabalhou com outros clientes de tecnologia B2B antes, e Sara, que trabalhou principalmente com clientes de vendas diretas B2C.
Sara diz que se sente menos à vontade para gerenciar o PPC para esse cliente porque não sabe muito sobre software B2B, muito menos sobre um setor altamente técnico como o de BI. Enquanto isso, Jason está confiante de que é a pessoa certa para o trabalho devido à sua experiência anterior em B2B.
Para esse projeto, você definitivamente gostaria de colocar Jason na conta!
Qual é a disponibilidade e a largura de banda de seus recursos? Os membros da equipe raramente trabalham em apenas uma coisa ao mesmo tempo, mas todos estão limitados pelo número de horas por semana ou por dia que podem trabalhar. Você quer garantir que a sua equipe tenha horas de trabalho suficientes para atribuir a esse projeto específico.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Lembre-se de que as ausências, planejadas ou não, afetam a disponibilidade, portanto, atribua funcionários a tarefas com períodos de contingência em mente. Os funcionários podem (e devem) tirar férias remuneradas ou licença médica, o que significa que eles não estarão disponíveis nesses dias.
As reuniões podem afastar os funcionários das tarefas do projeto mesmo durante os dias normais de trabalho. Além disso, todo mundo precisa de pelo menos 15 minutos no dia para passear com o cachorro ou tomar um café com leite de abóbora!
Nunca aloque recursos em excesso. A alocação excessiva pode levar ao esgotamento e à redução da produtividade. O sucesso do seu projeto nunca vale a pena sacrificar a felicidade e a utilidade da sua equipe.
Consulte os calendários e cronogramas ao alocar seus recursos e ajuste os cronogramas de acordo com a disponibilidade dos recursos.
Otimizar a utilização de recursos
para que seus projetos sempre tenham apenas o que você precisa.
Atribua tarefas diretamente aos membros da equipe para obter visibilidade total
Depois de saber o que a sua equipe de projeto pode realizar, a próxima etapa é delegar as tarefas certas a cada pessoa com base em seus conjuntos de habilidades e disponibilidade.
Prepare sua equipe para o sucesso! Forneça o máximo de informações possível para garantir que todos entendam o que se espera deles. Esclareça todos os detalhes necessários para cada tarefa - as responsabilidades, os resultados esperados e as datas de vencimento.
No ClickUp, é fácil cortar a pizza de um projeto em fatias menores com tarefas, subtarefas e listas de verificação. Em seguida, você pode atribuir rapidamente cada item de ação aos membros da sua equipe com apenas alguns cliques!
Dê uma olhada mais de perto:
- Tarefas do ClickUp : Divida seus projetos em tarefas e subtarefas realizáveis, que podem ser facilmente atribuídas aos membros da sua equipe. Sua equipe agora pode trabalhar em todo o projeto, uma etapa de cada vez.
- Listas de verificação do ClickUp : Crie listas de tarefas simples que a sua equipe pode verificar rapidamente à medida que avança nas tarefas. Use essas listas para mapear etapas, realizar verificações de qualidade e acompanhar o andamento do projeto.
Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar instantaneamente pensamentos em itens de ação
Para algumas tarefas, uma única pessoa não é suficiente, especialmente quando você tem prazos apertados.
Felizmente, com o vários responsáveis no ClickUp você pode atribuir rapidamente mais pessoas a uma tarefa, se necessário. Assim, da próxima vez que uma tarefa precisar de mais um par de mãos, você poderá atribuí-las em um instante.
Atribuir várias pessoas à mesma tarefa no ClickUp
Planeje em torno de dependências para evitar o uso excessivo de recursos limitados
O entregador de pizza não chegará à sua porta a menos que possa estacionar primeiro. Se sua garagem estiver cheia, a festa da pizza está cancelada - e isso simplesmente não_ é uma opção.
Da mesma forma, os projetos têm inerentemente dependências -relações entre tarefas e recursos que afetam a disponibilidade desses recursos.
Considere as dependências de recursos, em que várias tarefas exigem o mesmo recurso limitado. Digamos que você precise de 10 novos gráficos criados até sexta-feira, mas só tem um designer na equipe que já está alocado em outros projetos até quarta-feira.
Nesse caso, você precisaria ajustar o cronograma do seu projeto para acomodar de forma realista a disponibilidade limitada da sua equipe. Ou então, procure contratar outro designer gráfico, seja em tempo integral ou freelancer, para fornecer o suporte necessário para cumprir seus prazos.
Reprogramar dependências para visualizar o impacto das alterações de data de vencimento nas tarefas dentro da visualização de Gantt no ClickUp
As dependências de tarefas também ocorrem quando o progresso de uma tarefa depende do progresso de uma tarefa separada. Por exemplo, você precisa aguardar o feedback dos clientes antes de concluir as revisões do projeto de acordo com as solicitações deles. É como enrolar um pedaço de massa de pizza em uma torta perfeita antes de adicionar coberturas saborosas!
Escalonar e programar as tarefas com base nessas dependências. Fique de olho em possíveis gargalos e certifique-se de que ninguém fique esperando por outros por muito tempo. Mantenha uma comunicação constante sobre as tarefas e os itens de ação pendentes e ajuste as expectativas de acordo com os atrasos do projeto.
Considere a adoção de um Ágil ou Gerenciamento de projetos Scrum para eliminar ou contornar dependências. Dependências do ClickUp ajudam a mapear os vínculos entre as tarefas e os recursos. Dessa forma, você pode controlar todas as dependências do projeto antes que elas tenham a chance de se tornarem bloqueadoras.
Aqui estão outras maneiras pelas quais as Dependências mantêm sua equipe focada:
- Todos sempre sabem o que deve ser priorizado primeiro, o que precisa ser aguardado e o que vem a seguir no pipeline. Menos falhas de comunicação, mais trabalho feito!
- O ClickUp envia pings aos responsáveis quando suas tarefas são desbloqueadas ou quando dependências são adicionadas ou removidas. Isso elimina o "jogo da espera " para que os membros da equipe possam se concentrar exclusivamente em tarefas acionáveis nesse meio tempo.
- Avisa as pessoas antes de fechar tarefas que estão aguardando outras tarefas, evitando que elas pulem ou esqueçam requisitos importantes
Você pode adicionar dependências a tarefas individuais manualmente ou visualmente, desenhando links entre tarefas em um Gráfico de Gantt .
Mostrar relacionamentos entre tarefas e tarefas de marco na visualização de Gantt no ClickUp
Acompanhar o progresso e reatribuir recursos de acordo
O ideal é que você defina os recursos para um projeto e que ele ocorra de acordo com o planejado. Mas se houver atrasos ou alterações, talvez seja necessário realocar recursos.
Não entre em pânico! A realocação é uma parte normal do gerenciamento de recursos.
A primeira etapa é manter-se atento à capacidade da equipe no que se refere ao cumprimento dos requisitos do seu projeto. Faça estas perguntas ao analisar sua capacidade atual:
- Alguns membros da equipe estão sobrecarregados?
- Alguns funcionários ficaram indisponíveis repentinamente devido a fatores incontroláveis, como interrupções na Internet, demissão ou transferência para outro projeto?
- Os principais marcos correm o risco de não serem cumpridos?
- O escopo do seu projeto foi alterado, exigindo trabalho adicional inesperado?
Em caso afirmativo, a próxima etapa é comunicar as alterações com seu cliente ou partes interessadas no projeto . Mantenha-os informados sobre o andamento do projeto o mais cedo e frequentemente possível, inclusive sobre possíveis mudanças de escopo ou atrasos.
Isso ajuda a gerenciar as expectativas para que os participantes tenham menos probabilidade de serem pegos de surpresa, decepcionados ou surpreendidos por mudanças ou contratempos.
O processo de alocação de recursos pode envolver a reformulação do escopo do projeto e a busca de membros adicionais da equipe para ajudar com o trabalho extra. Algumas empresas criam um plano de alocação de recursos de backup, identificando funcionários com habilidades relevantes que podem ser preenchidos conforme a necessidade ou mantendo um grupo de freelancers que podem fornecer suporte em tempo real.
Também pode ser necessário ajustar os cronogramas e prazos de todas as tarefas do projeto para refletir a capacidade da sua equipe e levar em conta atrasos imprevistos.
A alocação de seus recursos por si só, além da realocação de tarefas ao longo do processo, pode dar muito trabalho, mas não precisa ser um trabalho "duro"!
Considere o uso de
ferramentas de gerenciamento de recursos
que mantêm sua equipe no caminho certo com visibilidade centralizada. Não há necessidade de consultar todas as suas planilhas, documentos e post-its, nem de alternar constantemente entre os calendários de todos os membros da sua equipe.
Talvez sejamos tendenciosos, mas acreditamos que o ClickUp é uma excelente (ousamos dizer a melhor?) ferramenta de alocação de recursos. Ele reúne todas essas informações em um único lugar para que você possa acompanhar o seu progresso e a capacidade da equipe em tempo real. Você pode criar painéis personalizáveis para ver como sua equipe está se saindo e onde pode ficar para trás.
Essa é uma maneira de
Diggs usa o ClickUp
para ficar em dia com seus projetos. Os resultados? Maior transparência em
gerenciamento da carga de trabalho
menos tempo gasto em comunicação e uso mais produtivo do tempo de todos.
Consideramos isso uma vitória!
Minimizar o desvio de escopo
Você pode pedir o que acha que é pizza suficiente para todos na sua festa, mas nem sempre pode prever o quanto eles comerão. O que acontece se, inesperadamente, você ficar sem pizza?
Além de derramar algumas lágrimas (compreensivelmente), agora você precisa mudar de marcha para atingir a meta de alimentar todos os convidados.
Esse é um caso de
-um projeto que se expande além de seu escopo original e exige recursos adicionais, incluindo tempo, dinheiro e pessoas extras. O desvio de escopo ameaça o sucesso do seu projeto ao adicionar trabalho extra sem estender o cronograma do projeto, criando uma pressão extra sobre os membros da sua equipe para que façam mais em menos tempo.
Você pode fazer o possível para evitar o desvio de escopo definindo limites firmes na declaração do escopo do projeto, mas, às vezes, ele é inevitável. Nesses casos,
implementa estruturas e processos para reduzir o desvio de escopo.
Ele estabelece expectativas de que os tomadores de decisão o informarão sobre as mudanças de escopo o mais rápido possível e lhe darão espaço e tempo para realocar ou adicionar recursos de acordo.
Seguir o fluxo é importante, mas também é importante evitar o excesso de trabalho ao sobrecarregar sua equipe! Afinal, eles têm que ir a uma festa de pizza.
Exemplos e modelos de alocação de recursos
Digamos que você seja um gerente de projeto encarregado de lançar um
campanha de marketing de influenciadores
para Marinara, um aplicativo móvel de produtividade com cronômetro Pomodoro. Aqui está um exemplo de como pode ser seu plano de alocação de recursos:
- **Defina o escopo do seu projeto: Divulgar o Marinara em 10 contas do TikTok voltadas para a produtividade com mais de 50 mil seguidores no quarto trimestre.
- Entenda seus recursos: O orçamento do projeto é de US$ 10.000. Sua equipe é formada por um gerente de marketing de influenciadores, um gerente de marketing de produtos, um especialista em TI e um especialista em folha de pagamento.
- Atribua tarefas: O gerente de marketing de influenciadores identificará e se comunicará com os influenciadores. O gerente de marketing de produto solidificará a mensagem do produto e criará um kit de marca para os influenciadores usarem como referência. Enquanto isso, o gerente de TI concederá acesso ao aplicativo e solucionará problemas técnicos. Seu gerente de RH coletará a documentação da folha de pagamento e garantirá que os influenciadores sejam pagos por seu trabalho.
- Planeje em torno das dependências: O gerente de marketing de produto também está trabalhando no lançamento de um novo recurso em outubro, portanto, você planejará que eles concluam suas tarefas até setembro. O gerente de marketing de produto criará uma lista de backup de influenciadores a serem contatados, caso um deles desista.
- Acompanhe o progresso: Essa campanha de marketing se estenderá de agosto a novembro, com cinco marcos principais. Se uma pessoa estiver com excesso de capacidade, adicione recursos à equipe ou estenda o cronograma do projeto de acordo. Você monitorará o progresso no ClickUp por meio de painéis e comunicará se houver risco de perda de algum prazo.
- Minimize o aumento do escopo: Digamos que a Marinara queira 15 TikToks ou influenciadores com mais de 100 mil seguidores. Eles devem solicitar alterações no escopo do projeto até o final de agosto para manter o cronograma atual do projeto em dia. Caso contrário, você concordará em alterar o cronograma do projeto para acomodar a mudança no escopo. Em seguida, o PM identificará e entrará em contato com outros influenciadores que atendam a esses requisitos.
Pronto para identificar e alocar seus recursos? ClickUp está aqui para ajudar! É totalmente gratuito para se registrar e começar a usar em segundos. Comece com esta alocação de recursos modelos criados para dar o pontapé inicial em seu gerenciamento de projetos em alta velocidade hoje!
O modelo de alocação de recursos do ClickUp
Use o modelo de alocação de recursos para controlar os orçamentos ou o tempo da sua equipe de criação Modelo de alocação de recursos do ClickUp ajuda a controlar a capacidade e a disponibilidade de todos os recursos da sua organização em um só lugar. Ele vem com estas convenientes visualizações:
- Visualização de lista : Veja todas as tarefas em uma única lista. Agrupe, classifique e filtre as tarefas com facilidade. Organize-as da maneira que fizer sentido para você, seja por clientes, projetos ou outros!
- Visualização do quadro : Visualize e mova tarefas nesse quadro no estilo Kanban que organiza itens de ação por status.
- Visualização da carga de trabalho : Visualize a quantidade de trabalho atribuída a cada membro da equipe durante um período de tempo específico, como uma semana, duas semanas ou um mês. Compare a carga de trabalho atribuída a cada pessoa com sua capacidade geral.
Esse modelo é totalmente personalizável para se adequar à sua gerenciamento de recursos fluxos de trabalho. Utilize esse modelo para obter uma visão geral abrangente da capacidade e do progresso da sua equipe em relação à conclusão e aos resultados do projeto. Faça o download deste modelo
O modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Use o modelo de planejamento de recursos para verificar as larguras de banda da campanha e da equipe em várias exibições Modelo de planejamento de recursos do ClickUp oferece várias maneiras de visualizar e alocar seus recursos em toda a equipe.
Além das visualizações incluídas no primeiro modelo, esse modelo oferece mais duas visualizações:
- Visualização da linha do tempo : Veja sua programação linearmente em uma linha do tempo cronológica. Perfeito para planejamento de recursos e roteiros!
- Visualização de Gantt : Visualize suas tarefas e suas dependências em um gráfico deLinha do tempo do gráfico de Gantt. Avalie rapidamente quaisquer bloqueios ou gargalos para manter seu projeto em andamento.
Este modelo ajuda a planejar proativamente os recursos disponíveis, incluindo orçamentos e cronogramas dos membros da equipe. Como todos os nossos modelos, ele é personalizável, portanto, você pode adaptá-lo às suas necessidades e torná-lo seu.
Relacionado:_ **Software de planejamento de recursos empresariaisFaça o download deste modelo
A alocação de recursos é um trabalho constante em andamento
Você não pode simplesmente alocar recursos antes do início do projeto e encerrar o assunto. É preciso estar atento ao andamento dos seus projetos, equilibrando cuidadosamente a capacidade da sua equipe com os requisitos do projeto. Como os fatores que podem afetar o sucesso do projeto estão em constante mudança, você também precisa ser flexível o suficiente para ajustar sua estratégia de alocação de recursos conforme necessário.
O ClickUp é o melhor software de gerenciamento de projetos para equipes, com um conjunto robusto de recursos para ajudá-lo a gerenciar seus recursos, manter seus projetos no caminho certo e fazer as coisas com rapidez. Ajudamos os gerentes de projeto e os principais tomadores de decisão a alocar recursos e supervisionar todo o ciclo de vida do projeto como profissionais.
Veja como o ClickUp pode ajudar você e sua equipe registre-se gratuitamente hoje mesmo!
e mantenha sua pizzaria favorita na discagem rápida - porque você nunca ficará sem queijo com a nossa ajuda!