Quando um projeto começa e quando termina? Fazer essa pergunta não é uma pontificação existencial profunda de um projeto - apenas uma boa prática.
Independentemente de estar organizando a viagem escolar do seu filho ou criando um novo aplicativo de software, entender o ciclo de vida do projeto ajuda a garantir que nada lhe escape por entre os dedos. Vamos ver como.
O que é o ciclo de vida do gerenciamento de projetos?
Um ciclo de vida de gerenciamento de projetos são os vários estágios de um processo, do início ao fim. É uma série de processos envolvidos na conclusão bem-sucedida de qualquer projeto, na consecução de objetivos e na entrega de resultados.
Normalmente, o ciclo de vida do projeto envolve cinco fases: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Um gerente de projeto é responsável pela conclusão das tarefas em cada uma das fases do gerenciamento de projetos e por uma transição perfeita para a próxima.
Por que um gerente de projeto precisa entender o ciclo de vida do projeto?
Há vários benefícios em entender o que o ciclo de vida do projeto implica. Alguns dos principais são os seguintes.
Melhor planejamento: Como gerente de projeto, quando você sabe o que o ciclo de vida implica de ponta a ponta, pode garantir que cada parte dele seja planejada de forma abrangente.
Controle de qualidade: Você pode definir padrões e métricas de qualidade para cada parte do projeto e garantir que eles funcionem bem juntos.
Agilidade: Para ser ágil, você deve entender claramente o panorama geral. Por exemplo, se você conhece o destino, pode fazer desvios e otimizar a velocidade sem afetar os resultados.
Mitigação de riscos: Compreender o ciclo de vida do projeto de ponta a ponta permite que você faça projeções, identifique riscos e se planeje para eles.
Comunicação: O gerenciamento do ciclo de vida do projeto ajuda os gerentes a visualizar o futuro. Quando você sabe o que é esperado, pode manter-se ágil e informar antecipadamente as partes interessadas do projeto sobre os desvios.
Como usar o ciclo de vida do projeto?
O ciclo de vida do projeto é uma estrutura de jornada de alto nível que descreve como qualquer projeto provavelmente se desenvolverá. Ele fornece ao gerente de projeto todos os detalhes sobre o destino, os marcos, os pontos de parada, os postos de abastecimento e muito mais.
Um gerente de projeto pode usá-lo para:
- Visualizar o panorama geral do projeto
- Prever desafios e problemas comuns que podem surgir
- Aumentar/reduzir os esforços e os orçamentos para atender às necessidades da fase
- Fazer ajustes, em caso de desvios
- Otimizar o desempenho do projeto
Visualizando o panorama geral de um projeto com o ClickUp
Em resumo, o mapeamento do ciclo de vida do projeto é fundamental para o sucesso do projeto. Portanto, vamos conhecer os estágios do ciclo de vida e como eles funcionam juntos.
Quais são as 5 fases do ciclo de vida do projeto?
As cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos são:
- Início do projeto
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento do projeto
Início do projeto
Depois que a equipe de vendas tiver fechado o negócio, assinado os contratos e obtido as aprovações para o pontapé inicial, é hora de a equipe do projeto iniciar o projeto. As atividades essenciais dessa fase são as seguintes.
Coleta de informações: Na fase de planejamento do projeto, colete todas as informações sobre o projeto, incluindo requisitos, metas, cronogramas, escopo, orçamento e medidas de sucesso.
Integração: Obtenha o acesso, as aprovações e o entendimento contextual necessários para iniciar o projeto.
Avaliação: Realize uma auditoria completa da entrada, do ambiente, dos ativos, etc., para identificar lacunas e riscos.
Construção de relacionamentos: A equipe do projeto conhece os patrocinadores e outras partes interessadas, criando relacionamentos de confiança mútua necessários para o sucesso.
Carta do projeto: Crie um documento formal que descreva detalhadamente o entendimento compartilhado das metas e dos requisitos antes de definir o escopo e o orçamento.
Uma vez que isso esteja definido, é hora de fazer planos detalhados.
Fase de planejamento
Durante a planejamento do projeto na fase de planejamento do projeto, as equipes desenvolvem o plano, que descreve detalhadamente o escopo do projeto, as metas quantificáveis, as entregas, os cronogramas razoáveis, os marcos, os recursos necessários etc.
Como gerente de projeto, você fará o seguinte nesta fase.
Gerenciamento de tarefas: Dividir o projeto em tarefas, subtarefas e listas de verificação para simplificar o gerenciamento do projeto.
Configuração do projeto: Agendamento das tarefas em uma linha do tempo com a ajuda de um calendário de gerenciamento de projetos para cada estágio do projeto.
Priorização: Priorização de tarefas com base em vários fatores, identificação de dependências e riscos e desenvolvimento de estratégias de atenuação.
Definição de metas: Definição de metas, objetivos e alvos para a equipe do projeto trabalhar. Uma boa aplicativo de controle de metas também pode ajudar a tornar isso visível e interativo.
Orçamento: Criar um orçamento que atenda às necessidades do projeto e, ao mesmo tempo, seja eficiente.
Fase de execução
Agora que você tem um plano, o que o impede de começar? Comece execução do projeto .
Esta fase transforma suas ideias e planos em ação, reunindo pessoas, processos e tecnologia para resolver problemas. Normalmente, é a fase mais longa do ciclo de vida de um projeto e a que consome mais recursos.
Como gerente de projeto, nesta fase, você deverá:
- Alocar recursos para o projeto
- Atribuir tarefas aos membros da equipe
- Garantir que as atividades do projeto estejam alinhadas com o plano de gerenciamento do projeto
- Apoiar as equipes de projeto na integração e nos primeiros passos
- Permitir processos de controle de qualidade
- Comunicar-se com as partes interessadas
- Fazer apresentações do status do projeto
- Evitar desvios de escopo e, ao mesmo tempo, adaptar-se às mudanças de maneira ágil
- Ajustar cronogramas e planos com base no progresso do projeto
Monitoramento e controle
Embora seja considerada a quarta fase do ciclo de vida, ela começa simultaneamente com a execução. As equipes ágeis monitoram o trabalho, coletam feedback e melhoram os resultados continuamente.
Nessa fase, os gerentes de projeto irão:
Monitorar o desempenho: Medir o desempenho do projeto usando indicadores-chave de desempenho (KPIs) critérios de aceitação e outras métricas.
Rastrear variáveis: Qualquer projeto pode ter diversas variáveis, como membros da equipe que saem de licença, estimativas erradas, etc. Acompanhe essas variáveis em relação às metas/expectativas regularmente e identifique variações consideráveis.
Gerencie as restrições: Durante o curso do projeto, é provável que ocorram restrições de tempo, orçamentos e recursos. Você deve gerenciar essas restrições realocando orçamentos/recursos, solicitando suporte adicional, etc.
Por exemplo, se alguém da equipe ficar afastado por uma longa licença médica, será necessário solicitar ajuda de outros projetos ou uma extensão do patrocinador do projeto.
Controle de qualidade: Um gerente de projeto deve garantir que todos os critérios de aceitação sejam atendidos. Um parafuso defeituoso faz um carro defeituoso - portanto, você precisa fazer isso em cada etapa da execução para que os problemas de qualidade não se acumulem.
Documentação: Ninguém gosta de documentação, mas ela precisa ser feita. Os gerentes de projeto trabalham em estreita colaboração com as equipes de projeto para criar documentação que facilite as transferências contínuas.
Encerramento do projeto
O trabalho não está concluído até que o patrocinador do projeto o diga. Para obter aprovações, você precisa ter certeza de que o projeto está realmente concluído no seu lado. Portanto, nesta fase, você implementa o projeto, realiza uma rodada final de verificações e encerra o seguinte.
- Contratos: Resolver todos os itens pendentes ou disputas com clientes, fornecedores ou contratados
- Finanças: Fechar contas, consolidar despesas, gerar faturas e receber pagamentos
- Documentação: Liberar os recursos do projeto, entregar a documentação e arquivar os documentos do projeto para referência futura
- Retrospectiva: Realizar avaliação pós-projeto com todas as partes interessadas e coletar feedback
- Aceitação do projeto: Obter uma aprovação final do patrocinador/cliente do projeto para considerá-lo encerrado
E então, faça uma dança feliz. Por que não?
Como implementar o ciclo de vida do gerenciamento de projetos?
Agora que você sabe o que é o ciclo de vida do gerenciamento de projetos, é hora de usá-lo em seu projeto. Embora o ciclo de vida seja um conceito de alto nível com práticas recomendadas em cada estágio, você pode garantir que ele seja implementado de forma eficaz com um ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp . Veja como.
Inicie o projeto completamente
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos não é apenas uma ferramenta de execução, mas uma ótima maneira de gerenciar todo o ciclo de vida. Use-a na fase de iniciação do projeto das seguintes maneiras.
- Documente o estatuto do projeto emDocumentos do ClickUp e compartilhe-o com todas as partes interessadas e obtenha a adesão delas
- Resuma documentos longos e dê a todos uma visão simples comIA do ClickUp* UseFormulários do ClickUp para coletar todas as informações necessárias
- Configure um novopasta/lista para avaliação e controle granular
- Crie relacionamentos transparentes com as equipes do patrocinador/cliente do projeto, dando-lhes acesso ao seu projeto ClickUp
ClickUp Docs para documentação colaborativa
Planeje seus projetos completamente
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos é excelente para a fase de planejamento do projeto. Com o ClickUp, você pode:
Definir metas: Usar Metas do ClickUp para definir metas para seu projeto. Acompanhe o progresso de forma consistente e certifique-se de que a equipe possa vê-lo.
Planeje sprints: Use Tarefas ClickUp e marcos para dividir o projeto em tarefas gerenciáveis. Adicione todas as informações relacionadas à história do usuário à descrição. Configure os critérios de aceitação como listas de verificação.
**Defina cronogramas e linhas do tempo: Use o Visualização do calendário do ClickUp para agendar tarefas ao longo do tempo. Arraste e solte tarefas entre dias/semanas para otimizar as programações.
Priorizar: Configure dependências e prioridades.
Executar projetos de forma colaborativa
Você precisa de um software robusto de gerenciamento de projetos para colocar toda a equipe do projeto na mesma página. Ele ajuda a fase de execução do projeto de várias maneiras.
Estabelecer o contexto: O software de gerenciamento de projetos do ClickUp permite que você ofereça a cada parte interessada uma visão do projeto. Você também pode dar uma visão limitada aos patrocinadores ou clientes do projeto.
Documentar o progresso: Use o ClickUp Docs para reuniões de standup - há até mesmo um Modelo de reunião diária de standup do ClickUp para isso.
Visão de carga de trabalho do ClickUp para melhor gerenciamento de recursos
Alocar recursos: Use a função Visualização da carga de trabalho do ClickUp para ver quem está ocupado e quem está disponível. Aloque-os aos projetos de acordo.
Comunique-se com clareza: Use os recursos de tarefas e comentários do ClickUp para colaborar contextualmente. Discuta perguntas e preocupações. Atribua itens de ação diretamente dos comentários. Visualize todas as suas mensagens em um só lugar, o Visualização do ClickUp Chat .
Automatize de forma inteligente: Muitos dos Ferramentas de gerenciamento de projetos de IA hoje podem ajudar a criar conteúdo, resumir textos, automatizar fluxos de trabalho etc., melhorando drasticamente a eficiência.
Monitorar processos e resultados
Equilibrar o projeto ou triplicar as restrições de tempo, custo e escopo é um desafio constante. Para superar esse desafio, é necessário monitorar o projeto com processos e ferramentas estáveis.
Use o software de gerenciamento de projetos para monitorar todos os aspectos do seu projeto. Dashboards do ClickUp permite que você veja tudo o que precisa. Alguns dos relatórios mais populares são:
gráficos de queima/queimação no ClickUp_
- Gráficos de queima/queimação
- Status do projeto por estágio
- Acompanhamento do progresso em tempo real de todas as tarefas
- Metas e realizações do projeto até o momento
- Tempo monitorado por cada membro da equipe em várias tarefas
Termina em alta
Use o ClickUp para encerrar seu projeto com sucesso.
- Desistência: Escreva sua documentação no ClickUp Docs e compartilhe-a com um simples URL
- Retrospectivas: Anote as notas de suas retrospectivas e use-as como itens de ação para o próximo projeto
- Arquivo: Marque todas as tarefas como concluídas e arquive o projeto. Você também pode configurar esse projeto como um modelo para trabalhos futuros
Quanto à dança da vitória, bem, você está por sua conta!
Gerencie todo o ciclo de vida do projeto em um só lugar no ClickUp
O gerenciamento de projetos não é brincadeira. Especialmente se você estiver gerenciando vários projetos, eles podem fluir uns sobre os outros, obscurecendo onde começaram e onde terminaram. Isso pode causar uma série de ineficiências nas fases do gerenciamento de projetos.
Você pode não ter coletado todas as informações. O faturamento pode ser atrasado. Os recursos podem ser sub/sobreutilizados. Podem ocorrer problemas de qualidade. A colaboração das partes interessadas pode ser prejudicada. Tudo isso pode colocar o projeto inteiro em risco.
Como gerente de projetos, você deve entender e implementar o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Do início ao encerramento completo, você precisa das ferramentas certas para planejar, executar, monitorar e documentar o projeto.
É exatamente para isso que o ClickUp foi projetado. Com recursos bem pensados, IA utilizável e dezenas de modelos de gerenciamento de projetos o ClickUp é a ferramenta para todo o ciclo de vida do projeto.
Experimente ClickUp gratuitamente hoje mesmo !