Para algumas equipes, não é a fase de execução que representa o problema, mas sim a fase de planejamento, que pode ser um verdadeiro quebra-cabeças. Pensar nas tarefas e decidir quais delas devem ser concluídas costuma ser a etapa mais tediosa de qualquer empreendimento, seja pessoal ou profissional.
Felizmente, existe a solução certa para seus problemas de planejamento: modelos GTD (Getting Things Done)! Use-os para facilitar o gerenciamento de tarefas e se concentrar no que importa no final do dia: ação.
Para ajudá-lo a encontrar a ferramenta de planejamento de tarefas mais adequada, criamos uma lista dos 10 melhores modelos GTD gratuitos. Vamos explorar seus recursos e mostrar como aproveitar ao máximo cada um deles.
O que é um modelo GTD?
Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de gerenciamento de tarefas desenvolvida por David Allen, um renomado especialista em produtividade. O objetivo do GTD é ajudar as pessoas a superar a ansiedade relacionada às tarefas e alcançar seus objetivos por meio de cinco etapas simples:
- Registrando tarefas em um único lugar
- Esclarecer e decidir se uma tarefa é exequível ou pode ser colocada em espera
- Organização por categorias
- Refletir, revisar e atualizar
- Envolvimento e conclusão
Uma parte integrante do sistema GTD é uma “ferramenta de coleta”, ou seja, um modelo para unir tudo. Os modelos GTD são estruturas pré-construídas que permitem reunir, organizar e priorizar tarefas, acompanhando o progresso de cada etapa.
Com os modelos GTD, você pode planejar e operar com mais eficiência. Com um roteiro claro à sua frente, é mais difícil ignorar tarefas ou prazos críticos. Saber o que você precisa fazer permite que você se concentre em entregar os melhores resultados, seja para o crescimento pessoal ou profissional. ?
O que torna um modelo GTD bom?
Um modelo adequado para realizar tarefas tem as seguintes qualidades:
- Funcionalidade: oferece suporte a todo o processo GTD — desde o registro de tarefas até o acompanhamento do progresso.
- Simplicidade: apresenta um layout limpo e organizado, sendo fácil de usar para uma revisão semanal.
- Flexibilidade: permite ampliar e adaptar o modelo a vários cenários
- Acessibilidade: oferece acesso em vários dispositivos, permitindo que você edite em qualquer lugar.
- Integração: conecta-se perfeitamente com outras ferramentas de produtividade que você usa.
Os 10 melhores modelos GTD para produtividade pessoal
Não gaste mais tempo pensando nas tarefas do que executando-as. Use um desses 10 modelos GTD incríveis e poupe-se do trabalho!
Seja você um praticante experiente do GTD ou novo no método, esses modelos trazem clareza e controle ao seu fluxo de trabalho diário. Além disso, eles são gratuitos!
1. Modelo ClickUp Getting Things Done
Se os modelos fossem edifícios, este modelo ClickUp Getting Things Done seria um arranha-céu! Ele vem com vários níveis de recursos e elementos personalizados, permitindo que você gerencie todos os projetos e tarefas que a vida lhe apresentar. ?
Pode parecer complicado no início, mas o modelo fornece um documento instrutivo para facilitar a navegação. O mesmo se aplica à maioria dos outros modelos desta lista!
Como um modelo em nível de pasta, ele contém várias listas e visualizações. Comece registrando e descrevendo todas as suas tarefas na lista Caixa de entrada. Em seguida, você pode estimar a duração delas, classificá-las de um a cinco com base no nível de esforço necessário e decidir se são exequíveis, conforme instruído por Allen, o criador do método GTD.
O próximo passo é organizar as tarefas em categorias apropriadas. Você pode atribuir um contexto a elas usando tags como trabalho, casa ou uma categoria personalizada. Você também pode classificá-las em outras listas, que incluem:
- Agendado: contém uma visualização do calendário para suas tarefas com blocos de tempo
- Lista de projetos: ajuda você a dividir e priorizar projetos, ou seja, tarefas complexas.
- Referência: Refere-se a materiais que podem ser úteis para tarefas futuras.
O modelo tem quatro opções de automação para economizar seu tempo, como transferir tarefas da Caixa de entrada para as listas Agendadas assim que suas datas de vencimento forem alteradas. E o melhor de tudo: você sempre pode personalizá-los para se adequarem ao seu fluxo de trabalho GTD preferido!
2. Modelo de quadro Getting Things Done do ClickUp
O modelo de quadro Getting Things Done da ClickUp torna suas obrigações diárias menos intimidadoras, apresentando-as de maneira simples e envolvente.
É um modelo de nível de lista fácil de usar para iniciantes, com dois modos de visualização, ou seja, vistas. O primeiro é um quadro Kanban que exibe as tarefas como cartões. Com imagens e etiquetas coloridas, ele adiciona um toque refrescante a um processo que, de outra forma, seria mundano. ?
A outra visualização contém as mesmas informações, mas está organizada em um formato tradicional de lista de tarefas.
Usar o modelo é uma experiência de produtividade sem estresse. Seja na visualização Lista ou Quadro, adicione novas tarefas e forneça informações relevantes sobre elas, tais como:
- Estimativas de tempo
- Tags de categorias para diferentes facetas da vida, como negócios, casa e fitness.
- Tags de contexto, como pessoal, computador, chamada e papelada
- Classificações energéticas
- Etiquetas de prioridade
Por padrão, as tarefas são agrupadas por status. Para atualizar o status de uma tarefa, arraste-a e solte-a no campo do grupo designado. Você também pode personalizar os critérios de agrupamento e classificação, bem como qualquer outro elemento do modelo.
3. Modelo ClickUp Getting Things Done Framework
Seja você um veterano ou um novato em GTD, este modelo de estrutura GTD do ClickUp é o seu bilhete de primeira classe para a Cidade da Produtividade! ?
Ele oferece inúmeras funcionalidades, mas ainda assim é fácil e intuitivo de usar. É um modelo em nível de pasta com quatro listas:
- Ideias: um lugar onde você pode armazenar tarefas potenciais e abandonadas e deixar referências para mais tarde.
- Tarefas pendentes: uma lista de tarefas com níveis de urgência e dependências definidos
- Calendário: uma lista de tarefas programadas e uma visualização interativa do calendário das atividades
- Projetos: uma lista de tarefas futuras com várias etapas
No nível da pasta, você encontra a visualização da lista de tarefas principal, que contém todas as tarefas da semana anterior e outras, independentemente da lista à qual pertencem.
O modelo também inclui um fluxograma GTD na visualização Quadro Branco. Este prático diagrama ajuda você a entender todo o processo GTD conforme ele ocorre no ClickUp. Ele compreende uma série de ações e perguntas que você pode fazer a si mesmo para decidir o que fazer com cada tarefa que surgir. Sinta-se à vontade para personalizá-lo de acordo com seu fluxo de trabalho específico.
4. Modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Às vezes, a solução mais simples é a mais eficaz. O modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp incorpora essa filosofia com seu design minimalista e recursos robustos.
Você pode escolher entre duas visualizações que contêm as mesmas informações: Lista ou Quadro. Se você está acostumado com planilhas, talvez ache a visualização Lista mais prática, enquanto pessoas mais visuais geralmente preferem a visualização Quadro.
Seja qual for o seu caso, use o modelo para reunir todas as suas tarefas e informações relacionadas. Atribua tarefas, defina prazos e priorize atribuindo rótulos de urgência.
A simplicidade deste modelo também lhe dá a liberdade de personalizá-lo. Introduza novas listas ou visualizações e adapte o modelo a vários contextos. Por exemplo, você pode fazer um brainstorming usando o Mind Map ou a Whiteboard View ou até mesmo incorporar arquivos do Google Docs e editá-los na plataforma.
5. Modelo ClickUp Work To Do
Embora não siga inteiramente a metodologia GTD, este modelo Work To Do da ClickUp ainda pode aumentar sua produtividade. Ele oferece um sistema de gerenciamento de tarefas dinâmico e personalizável, adequado para qualquer equipe ou empresa.
Este modelo em nível de lista compreende três visualizações:
- Lista de tarefas
- Calendário semanal
- Calendário mensal
Na exibição Lista, você encontrará uma lista abrangente de todas as atividades. Elas estão organizadas em grupos Diários, Semanais e Mensais, indicando o prazo de conclusão atribuído. Você pode fornecer mais informações nos campos à direita, como status, data de vencimento e prioridade. No campo tipo de tarefa, indique o departamento responsável pela tarefa, como Marketing ou TI.
Nas visualizações do calendário, você pode arrastar as tarefas para agendá-las ou reprogramá-las. Se você já tem um aplicativo de calendário preferido, pode sincronizá-lo para otimizar o fluxo de trabalho. ?️
Embora seja voltado para negócios, você pode adaptar facilmente este modelo para uso pessoal. Basta substituir as categorias de tipos de tarefas pelas suas próprias e pronto!
6. Modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp
O modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp combina perfeitamente a organização de tarefas e o gerenciamento de tempo. É uma ferramenta GTD indispensável para quem tem dificuldade com prazos e deseja otimizar seu planejamento. ⏰
Como você pode ver na visualização da Lista de Agendas, o modelo foi projetado pensando nos gerentes, permitindo que eles organizem o trabalho de seus funcionários. Ainda assim, você pode adaptar o modelo para uso pessoal, substituindo nomes por atividades e fazendo alguns outros ajustes.
Além das visualizações tradicionais de Lista e Calendário, o modelo vem com uma visualização de Formulário de Solicitação de Reunião. Personalize-o e envie-o para outras pessoas, sejam colegas de trabalho ou amigos. O ClickUp criará automaticamente uma tarefa usando as informações fornecidas, economizando tempo e esforço.
Se você planeja usar o modelo para o trabalho, vai gostar de saber que ele vem com rastreamento de tempo integrado. Você pode encontrar essa opção clicando em uma tarefa e abrindo a bandeja de tarefas. Na bandeja, você também pode adicionar dependências, subtarefas e comentários.
7. Modelo de tarefas diárias do ClickUp
Outra ferramenta que você pode usar para acompanhar as obrigações do dia a dia é o modelo ClickUp Daily Things To Do. Ele pode ser simples, mas cumpre sua função muito bem. Ele ajuda você a manter o controle das tarefas diárias, garantindo que nada seja esquecido.
Se você nunca usou nenhuma ferramenta de gerenciamento de tarefas antes, este modelo é um excelente ponto de partida.
É um modelo no nível da tarefa que revela todas as suas funcionalidades assim que você abre a Bandeja de Tarefas. Ele vem com três categorias de listas de verificação: Pessoal, Trabalho e Escola. Como de costume, você pode personalizá-las, assim como quase todos os outros elementos.
Use o modelo listando todas as tarefas em suas respectivas categorias da lista de verificação. Avalie a carga de trabalho do dia selecionando seu nível de dificuldade no menu suspenso ou adicione arquivos e comentários para introduzir informações adicionais. Você também pode controlar o tempo para ter uma ideia do esforço que determinadas tarefas exigem. Tem alguma opinião sobre um tópico específico? Registre-a nos comentários. ?
À medida que você conclui as tarefas, marque as respectivas caixas de seleção. A barra de progresso será atualizada automaticamente com base no número de tarefas concluídas diariamente. Você pode revisar todas as alterações no registro à direita da lista de verificação.
8. Modelo de plano de ação diário do ClickUp
Tem um evento importante chegando? Use o modelo de plano de ação diário do ClickUp para organizar e gerenciar todas as tarefas relacionadas a ele. É uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos que ajuda você a acompanhar todos os seus empreendimentos.
Este modelo em nível de lista vem com três visualizações personalizadas:
- Etapas de ação: uma visualização em lista contendo todas as etapas de um projeto e informações complementares, como departamento responsável, prazos, prioridade e complexidade.
- Objetivos: uma visão geral das tarefas e subtarefas, organizadas por departamento
- Linha do tempo: uma visualização horizontal da linha do tempo que exibe a sequência de ações para cada departamento, conforme definido pelas datas de vencimento, dependências e outras informações da visualização da lista.
Devido à natureza flexível do ClickUp, você pode adaptar o modelo para acomodar todos os tipos de eventos e projetos.
9. Modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42
Se o Excel é sua arma preferida, você vai gostar deste modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42. Ele permite que você colete, avalie e acompanhe o progresso das tarefas diárias, no estilo de uma planilha!
Comece listando todas as suas tarefas ou projetos na primeira coluna. Nas colunas seguintes, você pode definir as datas de vencimento, atualizar o status, indicar a prioridade e adicionar notas. Você também pode avaliar as tarefas com base no modelo PICK:
- Possível: Fácil, baixo valor
- Implementar: Fácil, alto valor
- Desafio: Difícil, alto valor
- Eliminar: Difícil, baixo valor
Na guia Lista, você pode personalizar as categorias suspensas para as colunas ESCOLHA, status e prioridade.
O que destaca este modelo são suas regras de formatação condicional predefinidas. Por exemplo, quando o status de uma tarefa muda para concluída, todas as informações ficam em cinza, tornando-as menos visíveis entre as tarefas ativas.
10. Modelo básico do Google Sheets para Getting Things Done da Template.net
Apesar do nome, este modelo básico do Google Sheets para Getting Things Done, criado pela Template.net, está longe de ser básico! Ele contém tudo o que você precisa para implementar sua estratégia GTD e planejar seus projetos com perfeição.
O modelo vem com várias guias. A principal é Resumo, que fornece um resumo das informações mais importantes e do progresso geral. Você pode usar as outras guias para diferentes categorias de tarefas GTD, tais como:
- Caixa de entrada
- Lista de espera
- Lista de projetos
- Lista “Um dia/Talvez”
Cada guia tem um layout exclusivo adaptado à categoria da tarefa. Por exemplo, a guia Caixa de entrada tem diferentes colunas dedicadas à avaliação de tarefas, o que é crucial para o estágio inicial de triagem.
Por ser um documento do Google Sheets, este modelo salva automaticamente seu progresso na nuvem e permite a colaboração em tempo real com colegas de equipe ou amigos. ??
Os 10 melhores modelos GTD: uma visão geral
Analisaremos brevemente as vantagens de cada modelo na tabela a seguir:
| Modelo | Para que serve |
| Modelo ClickUp Getting Things Done | Um modelo GTD clássico repleto de recursos e opções de automação |
| Modelo de quadro Getting Things Done do ClickUp | Um modelo GTD mais simples com uma visualização em quadro das tarefas visualmente cativante. |
| Modelo ClickUp Getting Things Done Framework | Um modelo com todos os elementos GTD de que você precisa, incluindo um fluxograma explicando o processo. |
| Modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp | Uma ferramenta de planejamento básica que oferece muita liberdade para personalizar |
| Modelo de tarefas a realizar do ClickUp | Um modelo de planejamento voltado para negócios com duas visualizações de calendário |
| Modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp | Um modelo ideal para gerenciamento de tempo, complementado com um formulário de solicitação de reunião. |
| Modelo de tarefas diárias do ClickUp | Um modelo baseado em lista de verificação para planejamento diário e acompanhamento do progresso |
| Modelo de plano de ação diário do ClickUp | Um modelo versátil de planejamento de projetos GTD que ajuda você a acompanhar e gerenciar todas as etapas |
| Modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42 | Um modelo de planejamento que permite definir e avaliar tarefas com base no modelo PICK. |
| Modelo básico do Google Sheets para Getting Things Done da Template.net | Um modelo GTD abrangente com várias guias, incluindo um resumo do progresso |
Aumente sua produtividade com modelos GTD e ClickUp
Ser produtivo não é fácil, especialmente no mundo cheio de distrações de hoje. ??️
Com a ajuda dos modelos GTD, você pode organizar melhor suas tarefas e desenvolver um foco mais forte em seus objetivos. Eles permitem que você se mantenha comprometido com seus objetivos, mantenha a autodisciplina e alcance maior sucesso em seus empreendimentos pessoais e profissionais.