"Eu preciso de mais horas em um dia..." ou "como já são 17h?!" quando você ainda tem muito a fazer antes do fim do dia. 😅
Parece familiar? Já passei por isso!
E se você tivesse uma maneira de liberar horas de seu tempo toda semana e se concentrar em suas tarefas mais importantes?
A boa notícia é que você pode - com algumas dicas e técnicas simples de gerenciamento de tempo que o ajudarão a aproveitar ao máximo seu tempo no trabalho (e fora dele).
Neste artigo, apresentaremos o conceito de bloqueio de tempo, como ele funciona e os diferentes métodos de bloqueio de tempo que você pode usar para estruturar sua agenda para aumentar a produtividade. Também abordaremos algumas ferramentas e dicas úteis que podem facilitar o processo.
Vamos começar!
O que é bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo envolve reservar blocos específicos de tempo em sua agenda para diferentes tarefas e atividades.
Em vez de ter uma lista vaga de tarefas, você vai em frente e aloca blocos de tempo dedicados para todas as coisas que precisa fazer durante o dia ou a semana. Isso ajuda a melhorar seu foco e, ao mesmo tempo, garante que você tenha tempo suficiente reservado para todas as suas prioridades.
De acordo com o American Journal of Lifestyle Medicine (Jornal Americano de Medicina do Estilo de Vida) em uma pesquisa realizada no Brasil, pesquisadores descobriram que o bloqueio de tempo e outros métodos de agendamento podem melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo e a produtividade geral.
O bloqueio de tempo pode ser útil para aqueles que:
- Têm dificuldade em priorizar suas tarefas cotidianas⏰
- Estão sobrecarregados com tarefas e não conseguem se concentrar em uma única coisa⏰
- Têm dificuldade em reservar tempo para coisas importantes⏰
- Sente-se desmotivado ou desinteressado pela tarefa em questão⏰
- Tem sidolutando contra o gerenciamento do tempo⏰
Leia também: Dicas de gerenciamento de tempo
Como funciona o bloqueio de tempo
Tem muita coisa para fazer? Vamos dividi-lo em partes gerenciáveis! Aqui estão as etapas a serem seguidas em seu primeiro exercício de bloqueio de tempo:
- Faça uma lista: Anote tudo o que você precisa fazer, inclusive coisas do trabalho, reuniões e compromissos pessoais.
- Estimar o tempo necessário: Quanto tempo cada coisa levará? Faça uma estimativa aproximada, mas lembre-se de que as coisas podem demorar mais do que o planejado. Além disso, lembre-se de levar em conta as possíveis interrupções
- Programe-se: Use um calendário para reservar um tempo para cada tarefa. Por exemplo, "9-10 AM: E-mails", "10-11 AM: Verificação dos números de vendas de ontem", e assim por diante. Não se esqueça de reservar um tempo para refeições e intervalos
- Uma coisa de cada vez: Quando chegar a hora de fazer uma tarefa, faça apenas isso. Sem distrações, sem multitarefas. Você será muito mais produtivo!
- **No final do dia ou da semana, veja o que funcionou e o que não funcionou. Ajuste sua programação para a próxima vez.
Lembre-se de que não há problema em fazer alterações à medida que você avança. O objetivo de uma técnica de gerenciamento de tempo é tornar sua vida mais fácil, não mais difícil!
Benefícios do bloqueio de tempo
Muitas pessoas têm problemas para gerenciar seu tempo. Sempre há coisas demais para fazer e não há horas suficientes no dia, o que pode levar ao estresse, esgotamento, ansiedade etc.
O bloqueio de tempo não só ajudará a treinar seu cérebro para criar limites saudáveis com o tempo e formar hábitos saudáveis, mas também traz vários outros benefícios:
- Torna-o mais organizado em sua abordagem das tarefas diárias
- Ajuda você a fazer mais coisas e lhe dá uma sensação de realização
- Minimiza as distrações e ajuda você a se concentrar melhor
- Reduz o estresse e a ansiedade em relação a tudo o que precisa ser feito
- Evita o excesso de trabalho e o esgotamento ao limitar o tempo gasto em cada tarefa específica
- Garante que você e sua equipe cumpram o cronograma Implementação do bloqueio de tempo o tornará mais produtivo e no controle de sua vida.
Métodos de bloqueio de tempo
Há mais de uma maneira de bloquear o tempo. A técnica certa de bloqueio de tempo a ser usada dependerá do tipo de trabalho que você precisa realizar. Os tipos comuns de bloqueio de tempo são:
Timeboxing ⏳ Bloqueio de tempo
Alguma vez você já começou a fazer algo, mas acabou caindo em uma toca de coelho e saiu horas depois, perguntando-se onde foi parar o tempo? Nesse caso, experimente o timeboxing.
Apresentado pela primeira vez como um técnica de gerenciamento de tempo para o desenvolvimento ágil de software, o timeboxing é agora um método de bloqueio de tempo popular entre os trabalhadores do conhecimento. Ele evita o desperdício de tempo ao limitar o tempo gasto em uma tarefa específica
Cada bloco específico de tempo é chamado de 'timebox' e pode variar de algumas horas a dias. Ele tem horários específicos de início e fim; no final do bloco de tempo, você deve parar o que estava fazendo, independentemente do progresso (ou da falta dele).
Os sprints mensais são um exemplo de timeboxing, que você pode fazer sem esforço com o ClickUp
Os sprints de desenvolvimento de software são um exemplo de timeboxing no trabalho. Há metas e marcos específicos para cada um, juntamente com datas de início e término definidas para tarefas específicas. Tudo o que não puder ser concluído até o final de um sprint deve ser transferido para o próximo. Elon Musk programa seu dia inteiro em blocos de 5 minutos. Tudo, e queremos dizer tudo mesmo, é marcado no calendário.
Dias temáticos 📅
Esse método de produtividade permite que você evite a mudança de contexto programando tarefas semelhantes juntas. A diferença está no tipo de trabalho - a técnica funciona quando as tarefas podem ser divididas em três a cinco grandes grupos, cada um capaz de ocupar aproximadamente um dia inteiro de trabalho.
Crie blocos de tempo para atividades específicas em diferentes dias da semana com a abordagem de dias temáticos
Por exemplo, se você administra um canal de mídia social, blog ou vlog, pode implementar o bloqueio de tempo dividindo sua semana de trabalho em dias temáticos:
- Segunda-feira: Pesquisa
- Terça-feira: Criação de conteúdo
- Quarta-feira: Edição e publicação de conteúdo
- Quinta-feira: Reuniões e divulgação
- Sexta-feira: Análise e otimização de SEO
Aqui está Kristi DaSilva kristi DaSilva, CEO da DaSilva Life e consultora do ClickUp, compartilha como ela cria seus blocos de tempo semanais e os monitora no ClickUp.
Adoro mapear visualmente minhas principais tarefas na visualização de quadro para ter uma ideia da minha carga de trabalho semanal. Embora eu use a visualização "Everything" (Tudo) para ver todas as tarefas que tenho para a semana, gosto de mapear meus principais temas em meu Weekly Time Block (Bloco de tempo semanal) todo domingo para me preparar para a semana seguinte.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
Rastreamento de tarefas agendadas no ClickUp Board View Jack Dorsey cofundador do Twitter (agora X) e CEO da Square, também usa dias temáticos para gerenciar seu tempo e manter-se produtivo.
Na segunda-feira, em ambas as empresas, eu me concentro no gerenciamento e na administração da empresa... Na terça-feira, o foco é o produto. Na quarta-feira, o foco é o marketing, a comunicação e o crescimento. Quinta-feira, foco nos desenvolvedores e nas parcerias. Na sexta-feira, o foco é a empresa, a cultura e o recrutamento. No sábado, tiro uma folga e faço uma caminhada. O domingo é de reflexão, feedback, estratégia e preparação para a semana.
Jack Dorsey, CEO, Square
Agrupamento de tarefas 📚
Você tem uma série de pequenas tarefas do mesmo tipo para realizar durante o dia ou a semana? O agrupamento de tarefas pode ser útil nesse caso.
O agrupamento de tarefas é uma técnica de produtividade na qual você reúne tarefas semelhantes, reduzindo a carga cognitiva. Dependendo do volume de trabalho, você pode bloquear algumas horas por semana para cada tipo de tarefa.
Alinhe suas tarefas com suas horas de maior produtividade com o agrupamento de tarefas no ClickUp
Por exemplo, se você trabalha com vendas, pode criar lotes de tarefas da seguinte forma:
- Escrever e enviar e-mails
- Fazer chamadas telefônicas de acompanhamento
- Atualizar o CRM
- Levantamento de faturas
- Pesquisa de concorrentes
- Reuniões de equipe Marc Andreessen cofundador e sócio geral da Andreessen Horowitz, também acredita no bloqueio de tempo para a produtividade. Sua abordagem combina o agrupamento de tarefas com dias temáticos, com as segundas e sextas-feiras reservadas para o trabalho colaborativo.
O dia típico para mim agora é literalmente seguir o calendário de perto. Estou tentando ter um dia o mais "programado" possível.
Marc Andreessen, cofundador e sócio geral da Andreessen Horowitz
Quer saber mais? Veja o que escrevemos anteriormente sobre agrupamento de tarefas .
O método Pomodoro 🍅
Precisa de uma maneira simples e eficaz de estruturar seu dia de trabalho para aumentar a produtividade ou parar de procrastinar? Experimente o método Pomodoro.
via: Plantações de esboços Batizada com o nome do cronômetro em forma de tomate ("Pomodoro" é tomate em italiano) usado por seu criador Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro envolve trabalho focado em intervalos de tempo fixos seguido de intervalos. Cada uma dessas sessões de trabalho é chamada de "Pomodoro". Essa forma de trabalhar nos mantém engajados e melhora nossa capacidade de concentração.
Ator famoso Tom Hanks confiou no método Pomodoro para manter-se produtivo quando estava escrevendo seu primeiro livro, 'The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece'
Quer saber mais? Escrevemos sobre o método Pomodoro aqui .
Como começar a bloquear o tempo em sua agenda
Embora você possa começar a bloquear o tempo com um simples planejador diário, um aplicativo de gerenciamento de tarefas com um gerenciamento de tempo é mais eficiente.
Uma plataforma como ClickUp facilita o bloqueio de tempo; você pode adicionar, editar e visualizar seus blocos de tempo com facilidade. Além disso, o fato de ter tudo na mesma plataforma reduz a troca de contexto. 🚀
Avalie tudo o que você precisa fazer
Antes de mais nada: comece listando tudo o que você precisa fazer. Há alguns caminhos diferentes que você pode seguir.
Documente todas as suas tarefas com as listas de verificação de tarefas do ClickUp
Com listas de tarefas no ClickUp você pode criar uma lista on-line de seus itens de ação que pode ser acessada de qualquer lugar. Adicione formatação, cores e links à lista para acrescentar mais detalhes. Se essas tarefas forem realizadas regularmente, você poderá até mesmo criar um modelo a partir de uma lista de verificação salva.
Precisa de algo mais detalhado? Documentos do ClickUp e Bloco de notas do ClickUp são úteis para essa finalidade. Crie sua lista de coisas a fazer, acrescentando detalhes e informações adicionais, como imagens e links. Você também pode marcar colegas de trabalho, adicionando-os com um comentário no documento.
O recurso Bloco de Notas do ClickUp é simples e intuitivo para fazer anotações detalhadas ou criar listas de verificação
Seja qual for o método escolhido, o ClickUp permite que você crie tarefas diretamente de suas tarefas em todos os três, para que você possa visualizá-las diretamente no Tarefas do ClickUp .
Defina suas prioridades
A priorização eficaz e implacável é o segredo para fazer as coisas, especialmente quando o tempo é curto e você tem um milhão de coisas em sua lista.
Priorize suas tarefas usando diferentes níveis de prioridade com o ClickUp Tasks
Depois de criar tarefas a partir de seus afazeres, use o Prioridades de tarefas no ClickUp para sinalizar cada uma como urgente ou marcá-las como tarefas de alta, média ou baixa prioridade. Isso garante que você resolva as tarefas mais importantes primeiro.
dica profissional: Arraste suas tarefas de maior prioridade para a bandeja de tarefas do ClickUp para que você nunca as perca de vista.
Alocar tempo para todas as suas tarefas
Embora a definição de prioridades seja essencial, você também precisa saber quanto tempo precisará para concluir suas tarefas. O ClickUp também ajuda com isso.
Estimar a duração de cada tarefa no ClickUp para planejar com eficiência Estimativas de tempo no ClickUp permitem adicionar a duração estimada de tempo a cada tarefa e dividi-la também entre diferentes subtarefas. O agrupamento dessas estimativas também permite estimar a duração total de um projeto. Basta soltar as tarefas na visualização Calendar para visualizar sua programação.
Modelo de bloqueio de tempo diário do ClickUp
Com Modelo de bloqueio de tempo diário do ClickUp você pode planejar a programação do seu dia para obter o máximo de produtividade. Ele ajuda você a:
- Priorizar suas tarefas mais importantes e programá-las durante suas horas de maior produtividade
- Manter-se no caminho certo, fornecendo uma estrutura clara e evitando distrações
- Evitar o esgotamento estimando o tempo para entender o que pode ser realizado a cada dia
O modelo também inclui um quadro branco que facilita a decisão de suas prioridades, fazendo com que você divida cada tarefa em quatro grupos: a fazer, a delegar, a programar e a excluir.
As equipes também podem usar Modelo de programação por hora do ClickUp para tirar o máximo proveito de seu dia.
Leia mais: O método Eisenhower de priorização de tarefas
Crie blocos de tempo para todas as tarefas priorizadas
Listar e priorizar tarefas e adicionar tempos estimados a elas permite que você adote uma abordagem mais estruturada para o trabalho. A próxima etapa é criar de fato os blocos de tempo em seu calendário. Os modelos de bloqueio de tempo no ClickUp podem ajudá-lo com tudo isso.
via Google Calendar
Se você usa o Google Agenda para o trabalho, pode usá-lo apenas para programar seus blocos. Ele permite que você bloqueie facilmente o tempo para compromissos, tarefas e eventos e os codifique por cores com base em suas preferências.
dica profissional: Integre o ClickUp ao seu Google Agenda para ter todos os seus bloqueios de tempo, tarefas agendadas e reuniões em um só lugar.
Sincronize seu Google Calendar com o ClickUp e fique por dentro de sua agenda
Análise e otimização
Agora que você priorizou suas tarefas e bloqueou o tempo para cada uma delas em seu calendário de bloqueio de tempo, você pode usar diferentes Visualizações no ClickUp para visualizar suas tarefas da maneira que você precisa.
Por exemplo, você pode acompanhar o progresso por status de tarefa em quadros Kanban ou filtrá-las e classificá-las para organizá-las em uma Visualização de lista.
Tenha uma visão geral do que está acontecendo em termos de progresso com o ClickUp Board View
Se você estiver gerenciando uma equipe, o Workload View o ajudará a visualizar a programação de cada membro da equipe e a garantir que ninguém esteja sobrecarregado. Dashboards do ClickUp são uma maneira fácil de analisar seu progresso e seus resultados. Acompanhe as taxas de conclusão de tarefas para você e sua equipe, visualize as planilhas de horas e o tempo gasto nas tarefas, veja os status das tarefas e muito mais.
Veja as tarefas atribuídas e concluídas, os chats e o status da carga de trabalho em seu ClickUp Dashboard
Você também pode fazer qualquer pergunta à IA e Cérebro ClickUp pesquisará os dados em cada painel de seu Workspace para responder instantaneamente.
Veja o que um cliente do ClickUp diz sobre como dobrou a produtividade em sua empresa com o ClickUp.
O uso do ClickUp nos ajudou a planejar melhor, entregar mais rápido e estruturar nossas equipes com eficiência, e nossa equipe de produção dobrou de tamanho desde que entrei na empresa! Isso não teria sido possível se não tivéssemos uma estrutura sólida para alocação de recursos e gerenciamento de projetos.
Nicole Brisova, gerente de operações de crescimento, Walk the Room
Erros de bloqueio de tempo a serem evitados e práticas recomendadas
Aqui estão alguns erros comuns de bloqueio de tempo e como evitá-los:
Superestimar a produtividade
Sem alguns dados de referência, é fácil ter expectativas irrealistas sobre os cronogramas das tarefas. Isso pode levar ao estresse por falta de prazos, tarefas incompletas ou resultados abaixo do ideal.
solução: Lembre-se de levar em conta os atrasos decorrentes de interrupções comuns, como reuniões, chamadas telefônicas, e-mails e assim por diante. Inclua também os tempos de preparação e/ou transição em suas estimativas de tempo. Aceite que podem ocorrer atrasos e priorize seu trabalho para que as tarefas mais importantes sejam realizadas primeiro.
Tentar fazer muita coisa
Se você não for cuidadoso, poderá programar demais. Às vezes, você pode programar cada minuto do dia sem deixar nenhum tempo para pausas. No entanto, é essencial ter tempo para refeições, descanso e até mesmo para o pensamento criativo.
solução: Inclua espaço em seus blocos de horários para tudo, desde intervalos e refeições até deslocamentos. Algum tempo de reserva entre as tarefas programadas também pode ajudar a garantir que você não encha demais sua agenda.
dica de profissional: Modelos de gerenciamento de cronograma de trabalho do ClickUp podem evitar o excesso de agendamento
O modelo de bloqueio de horário do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a criar um horário com facilidade.
Modelo de bloqueio de programação do ClickUp ajuda você e sua equipe a:
- Planejar cronogramas de forma rápida e precisa
- Entender as dependências entre as tarefas
- Organizar blocos de tarefas de forma intuitiva
As visualizações mensal, diária e semanal o ajudarão a planejar o cronograma para diferentes durações e a se manter no caminho certo. Os status personalizados, como Cancelado, Concluído, Em andamento e A fazer, ajudam a manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso.
Má priorização
O bloqueio de tempo será ineficaz se você não tiver priorizado seu tempo corretamente. Sem a devida priorização, você corre o risco de perder tarefas essenciais. Além disso, você pode criar atrasos imprevistos se não tiver identificado as dependências das tarefas.
solução: Use uma ferramenta como o ClickUp para identificar dependências e priorizar tarefas de forma eficiente, garantindo que você conclua as de alta prioridade primeiro. Mantenha suas horas mais produtivas para trabalho profundo e tarefas essenciais, e as atividades menos importantes para as fases de baixa energia do dia.
Conecte tarefas relacionadas usando as relações de dependência do ClickUp, para que você saiba o que fazer primeiro
Não está se adaptando
Para que o bloqueio de tempo seja bem-sucedido, você deve monitorar sua eficácia e melhorar sua abordagem conforme necessário para ser mais produtivo. Se as prioridades estiverem mudando, os bloqueios de tempo talvez precisem ser mudados de lugar, ou você poderá se sentir sobrecarregado.
solução: Faça uma pausa em intervalos regulares para avaliar seus padrões de agendamento e ajustá-los, se necessário. Esteja aberto a ajustar o tamanho e o objetivo dos blocos para se adaptar às mudanças em sua programação. Ferramentas de bloqueio de tempo que permitem flexibilidade no agendamento são a escolha certa para isso.
dica profissional: Basta arrastar e soltar para ajustar as durações e dependências das tarefas com o ClickUp Calendar
Adicione e reprograme o trabalho sem problemas, arrastando e soltando tarefas no Calendar View do ClickUp
Veja como Kristi DaSilva gerencia sua agenda na plataforma.
Tenho uma pasta chamada "Daily Time Block" (Bloco de tempo diário) que contém 3 listas, "Morning" (manhã), "Afternoon" (tarde) e "Evening" (noite).
Dentro dessas listas, mapeio meu dia hora a hora para maximizar minha produtividade. Atribuo diferentes blocos de tempo (30, 60 ou 90 minutos) usando campos personalizados.
Faço isso na noite anterior para me preparar para o dia seguinte e maximizar minha produtividade com um plano sólido.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
⭐️ _Bônus: assista ao vídeo do ClickUp sobre bloqueio de tempo!
Pegue o caminho mais fácil para a produtividade com o ClickUp
Gerenciar o tempo e as programações de trabalho de forma eficaz é a chave para manter a produtividade e não se esgotar. Experimente criar blocos de tempo com as diferentes técnicas que recomendamos para descobrir o que funciona melhor para você.
As plataformas de produtividade e gerenciamento de tarefas, como o ClickUp, ajudam você a executar as técnicas de gerenciamento de tempo escolhidas e, ao mesmo tempo, fornecem ferramentas adicionais para ajudá-lo a gerenciar melhor o seu trabalho.
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