“Como ficou tão tarde tão rápido?”
A famosa citação do Dr. Seuss era óbvia na época e parece ainda mais agora.
As redes sociais querem a sua opinião.
Outro artigo está prestes a ser publicado na Internet.
Cada vibração e som do seu telefone exige sua atenção.
Em pouco tempo, suas duas horas de trabalho ininterrupto no escritório serão reduzidas a 2 minutos.
“De novo não”, você diz para si mesmo. Mas aconteceu novamente. Todos os caminhos levaram à procrastinação e à distração.
Ainda há esperança para nós?
Houve períodos na minha vida em que o tempo passou voando porque eu estava muito concentrado ou envolvido em atividades excelentes e produtivas. Outros dias simplesmente escaparam de mim.
Gerenciamento de tempo é usar nosso tempo com sabedoria para concluir as tarefas e atividades que precisamos realizar.
E o tempo passa, não importa o que façamos com ele. Cabe a nós usá-lo de forma mais produtiva.
Confira nossos blogs sobre técnicas e dicas de gerenciamento de tempo.
Quais são as estratégias essenciais de gerenciamento de tempo que podemos implementar para recuperar nosso tempo?
1. Defina metas diárias
Se você não sabe o que vai fazer hoje, como pode ficar chateado consigo mesmo por não gerenciar bem o seu tempo? Parte do problema são as falsas expectativas. Se você não define metas para si mesmo ou nem mesmo uma lista de tarefas, não fique bravo consigo mesmo por não ter feito “nada”.
Ter uma ideia vaga do que precisa ser feito em vez de verificar e fazer uma lista de tarefas é apenas um buraco negro de improdutividade e má gestão do tempo.
Na ClickUp, listamos nossas metas e tarefas nas quais estamos trabalhando todos os dias como parte de uma reunião diária. Também listamos o que trabalhamos no dia anterior. Nem sempre tudo bate perfeitamente (e, honestamente, acabamos fazendo mais do que pensávamos).
2. Faça as tarefas mais importantes primeiro
Uma maneira de controlar seu tempo é tentar fazer as tarefas mais desafiadoras primeiro. Outros sugerem “comer o sapo”, que é fazer primeiro aquilo que você não quer fazer. Vejo valor nisso, mas trabalhar primeiro na coisa mais importante libera você a partir desse ponto.
Para ser sincero, eu alterno entre comer o sapo e fazer a coisa mais importante primeiro. Depende da agenda e de como está meu dia, mas é uma boa dica para se ter em mente.
3. Acompanhe quanto tempo você leva para concluir uma tarefa
Uma boa gestão do tempo consiste em saber quanto tempo uma determinada tarefa levará. Para maximizar seu tempo, você precisa limitar as distrações e, ao mesmo tempo, monitorar quanto tempo leva para fazer algo. Como equilibrar isso?
Duas estratégias para conseguir isso:
- Pomodoro: batizada em homenagem a um temporizador em forma de tomate, você trabalha em blocos menores de 25 minutos, faz uma pequena pausa e, em seguida, trabalha em outro bloco de 25 minutos. Depois de alguns desses blocos, você faz uma pausa mais longa. Usar a técnica Pomodoro é uma ótima maneira de manter o foco.
- Controle de tempo : Se você estiver usando a técnica Pomodoro, também pode registrar o tempo para anotar quanto tempo uma determinada tarefa está levando. Assim, da próxima vez que precisar fazer uma tarefa semelhante, você terá uma ideia melhor de quanto tempo ela vai levar.
Confira estes modelos de registro de tempo!
4. Reserve tempo no seu dia para suas tarefas, não apenas para reuniões
Seu dia pode ficar cheio de reuniões, especialmente se sua empresa não for tão produtiva e eficiente quanto poderia ser. É fácil dizer “sim” para reuniões. O mais difícil é encaixar seu trabalho em torno dessas reuniões. Talvez você precise reservar um tempo e, sim, até mesmo recusar algumas reuniões de vez em quando.
A Visualização de Tempo do ClickUp é ótima para isso, porque você pode programar suas tarefas com precisão de hora e não necessariamente exibi-las em seu calendário.
5. Priorize seu trabalho e sua lista de tarefas
Ao criar uma lista de tarefas ou verificar o que fazer a seguir no seu sistema de gerenciamento de projetos, é importante priorizar. Isso significa não apenas definir o que fazer primeiro como o mais importante, mas também priorizar o restante das suas tarefas.
Existe todo um sistema para decidir como priorizar seu trabalho, mas uma lição importante é pensar no que é importante versus o que é urgente. Nem sempre são a mesma coisa. Fazer essa distinção economizará muito tempo.
6. Planeje fazer seu melhor trabalho no melhor momento.
Acho que esse ponto é frequentemente esquecido. Cada um de nós tem um ritmo diferente para organizar os nossos dias. Alguns de nós são madrugadores; outros são notívagos, e as tardes são ruins para todos (brincadeira). Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer isso: Siga um horário.
Se você conhece seus ritmos, planeje seus trabalhos mais difíceis para os seus horários de pico. Esse pode ser o momento de comer o sapo.
7. Trabalhe a fundo, não pela metade.
Trabalho profundo é reservar tempo em sua agenda para se concentrar no trabalho. Esse tempo não é necessariamente para o seu trabalho mais urgente, mas para planejamento estratégico.
Os exemplos podem ser o desenvolvimento de um novo plano de negócios ou cronograma de marketing ou o planejamento dos principais lançamentos para o próximo trimestre.
O pesquisador de produtividade James Clear chama qualquer trabalho atolado em mensagens de texto, verificação de e-mails e mídias sociais de “meio trabalho”. Eliminar o meio trabalho da sua rotina ajuda a economizar tempo a longo prazo, porque você fica focado nas tarefas que precisa realizar.
8. Organize seu espaço de trabalho para ter o que você precisa
Ter uma mesa e um espaço de trabalho organizados colocará as ferramentas de que você precisa ao seu alcance. Procurar materiais extras, procurar um pen drive ou procurar notas adesivas são distrações que quebram seu foco.
Além disso, organizar seu espaço de trabalho digital também é importante. Usar ferramentas funcionais de gerenciamento de tempo é uma ótima técnica de gerenciamento de tempo, pois você pode automatizar lembretes, notificações e priorizar suas tarefas.
9. Avalie seu desempenho em relação a essas metas
O dia chegou ao fim e como você administrou seu tempo? Se você criou uma lista de tarefas, concentrou-se nas tarefas em mãos e usou o controle de tempo, deve saber como administrou bem seu tempo.
E adivinhe? Não faz mal se não tiver feito tudo na perfeição. Com o tempo, irá desenvolver hábitos melhores para aprender a trabalhar de forma mais eficiente.
10. Monte uma ótima equipe
Os colegas podem ser uma bênção – e uma maldição.
Se você faz parte de uma equipe que o responsabiliza e quer que você faça um trabalho incrível, então você vai atingir esse nível.
Ótimos colegas podem impulsioná-lo a um nível mais alto, e isso pode se refletir em melhores estratégias de gerenciamento de tempo.
Conclusão
Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo não acontecem por acaso.
Elas exigem trabalho e dedicação. Na verdade, é uma habilidade.
As estratégias de gerenciamento de tempo são como uma árvore. Elas começam com uma semente, depois criam raízes e florescem em um hábito e estilo de vida completos.
É isso que você está buscando. Com isso em mente, você pode melhorar sua produtividade e fazer mais com seu tempo do que fazia no passado.
Depois de adotar esses hábitos, você estabelecerá metas de longo prazo melhores. O tempo gasto com esses hábitos vale a pena.
Você saberá mais sobre o que pode realizar e não ficará frustrado com metas irrealistas. As estratégias de gerenciamento de tempo otimizam não apenas o seu tempo hoje, mas também o seu tempo no futuro.