A organização da mesa sempre foi difícil para muitos de nós que trabalhamos em casa ou no escritório.
Por exemplo, quando eu era jornalista, empilhava jornais velhos, páginas impressas e layouts por toda a minha grande mesa e mesa de conferência.
Meu método preferido era empilhar todos os papéis, folhetos e anotações antigas em um arquivo ao lado da minha mesa e, então, não olhar para eles por um bom tempo.
Boa sorte para encontrar minha lista de tarefas ou um arquivo em um instante.
A boa notícia é que existe uma maneira melhor de manter sua mesa organizada (15 maneiras, para ser mais preciso)!
Aqui estão nossas 15 dicas e truques para organizar sua mesa, ajudando você a manter o controle do trabalho e encontrar qualquer coisa rapidamente.
⏰ Resumo de 60 segundos
- A desorganização da mesa é um problema comum que afeta negativamente a produtividade e a clareza mental, seja trabalhando em casa ou no escritório.
- Um espaço de trabalho bem organizado, tanto físico quanto digital, é fundamental para manter o foco, reduzir o estresse e maximizar a eficiência.
- Manter apenas os itens necessários na mesa e garantir um espaço aberto amplo permite a revisão imediata de documentos e reduz a desorganização.
- Codifique os arquivos por cores, agrupe itens semelhantes e utilize ferramentas digitais como o ClickUp para gerenciamento de tarefas e organização, simplificando os fluxos de trabalho.
- Limitar itens pessoais, controlar notificações e evitar o uso excessivo de post-its ajuda a manter o foco e evitar a desorganização mental.
- A limpeza regular e a reavaliação dos sistemas organizacionais são essenciais para evitar o acúmulo de desordem e garantir a eficácia contínua.
- Utilizar armários ou espaços de armazenamento para itens desnecessários e esconder fios elétricos cria um espaço de trabalho visualmente limpo e seguro.
- Equilibrar a organização física da mesa com ferramentas digitais eficazes aumenta a produtividade geral, criando um ambiente de trabalho eficiente e sem interrupções.
15 ideias e dicas para organizar a mesa
1. Mantenha o espaço da mesa aberto
Mantenha a área imediatamente ao lado do seu computador livre de qualquer desordem. Dessa forma, você pode revisar papéis ou documentos imediatamente, sem precisar limpar a mesa ou o espaço do escritório.
E não deixe as coisas aqui por muito tempo.
Revise, edite, aprove e encaminhe-os.
É como um fluxo de trabalho Kanban!
Essa é outra área em que aplicativos de organização e softwares de gerenciamento de projetos são ótimos recursos. Em muitas ferramentas, como o ClickUp, você pode revisar e anexar documentos diretamente, mantendo seu espaço digital organizado também.
Interessado em experimentar um fluxo de trabalho no estilo Kanban? Confira o modelo simples de quadro Kanban do ClickUp!
2. Mantenha seu computador desktop à sua frente
Manter seu desktop ou laptop à sua frente ajuda você a manter o foco.
No entanto, ela também deve ser confortável, portanto, certifique-se de que o monitor esteja posicionado de forma que você possa sentar-se de frente para ele com as costas retas. Deixe espaço suficiente, cerca de 45 cm à sua frente.
E quanto aos cabos do computador?
Mantenha-os atrás da sua mesa e use abraçadeiras para cabos de computador para manter os fios e carregadores organizados.
Você também pode colocar um organizador de mesa, se quiser.
3. Coloque os itens que você mais usa perto da sua mão dominante
Ter os itens mais usados por perto pode ajudar a evitar movimentos desnecessários que podem causar desconforto ou fadiga. Por exemplo, esticar-se repetidamente para pegar um item do outro lado da mesa pode causar dores nos ombros e no pescoço com o tempo, levando à redução da produtividade e ao desconforto.
Dica rápida: use o espaço da parede. Se você não tem muito espaço de armazenamento na sua área de trabalho ou uma mesa pequena, a solução pode ser uma prateleira flutuante. No entanto, se você não tem espaço livre na parede, compre uma bandeja empilhável para mesa.
4. Mantenha apenas o que você precisa em sua mesa
Manter apenas o que você precisa em sua mesa é uma excelente maneira de se manter organizado e produtivo. Um espaço de trabalho desorganizado pode distrair e dificultar o foco na tarefa em questão. Ao manter apenas os itens essenciais ao alcance das mãos, você criará um espaço de trabalho mais limpo e organizado, que permitirá que você se concentre melhor.
5. Codifique seus arquivos por cores
Sim, mantenha as coisas urgentes e essenciais.
Mas você pode dar um passo além e separá-los em diferentes seções com porta-arquivos coloridos, organizadores de arquivos ou classificadores. 📂
Digamos que:
- Vermelho é para marketing
- Verde é para vendas
- Azul é para criatividade/design
- Amarelo é para relatórios, e assim por diante.
Dessa forma, você reconhecerá rapidamente uma cor quando precisar de um item específico.
Aplique esse mesmo nível de coordenação de cores ao seu escritório virtual com o ClickUp! Experimente usar o modelo de matriz de prioridades do ClickUp para organizar suas tarefas com diferentes cores e prioridades.
💡 Dica profissional: peça ao ClickUp Brain, o assistente de IA integrado do ClickUp, para ajudá-lo a codificar por cores as tarefas relacionadas à organização. 👇🏼
6. Agrupe itens semelhantes
A menos que você seja um artista que usa tintas acrílicas, pincéis e muitos outros materiais, todos os seus materiais de escritório provavelmente cabem em uma gaveta.
Mantenha apenas uma gaveta para os seus materiais de escritório multifuncionais.
E não há problema se você guardar sua tesoura lá, junto com seus post-its, tachinhas e sua fita adesiva Washi favorita.
Agora, você pode usar suas outras gavetas para outras coisas, como aqueles fios que você nunca se esqueceu de jogar fora ou talvez até mesmo uma gaveta destinada a junk food. 😉
No ClickUp, você também pode incorporar o agrupamento ao seu escritório virtual!
Use nossa Hierarquia de Projetos Organizada para agrupar tarefas relacionadas e colocar as coisas em seus devidos lugares.
Bônus: software de planejamento de espaço!
7. Livre-se dos post-its
Você é o tipo de pessoa que cobre todo o monitor com notas adesivas e depois considera tudo “importante”?
No que diz respeito a ideias para organizar o escritório, essa provavelmente não é a melhor opção.
Além de que uma dessas notas pode cair e acabar no lixo, afixar tantas notas no monitor dá uma aparência desleixada e desorganizada.
É melhor receber notificações na sua plataforma de gerenciamento de projetos ou produtividade, onde elas ficarão protegidas dos perigos do aspirador de pó do escritório.
Guarde os post-its apenas para as tarefas mais urgentes ou para aquela última ideia maluca que você não quer esquecer durante o almoço.
Lembre-se: os post-its são apenas para lembretes urgentes. Eles não são uma lista de tarefas.
📮ClickUp Insight: 92% dos trabalhadores usam métodos inconsistentes para acompanhar itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e execução atrasada.
Seja para enviar notas de acompanhamento ou usar planilhas, o processo costuma ser disperso e ineficiente. A solução de gerenciamento de tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas, para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
Quer saber mais sobre opções de organização do escritório? Confira as 30 melhores ferramentas para ajudá-lo imediatamente .
8. Limite os itens pessoais
Limitar itens pessoais, como fotos e bugigangas, em sua mesa pode ser incrivelmente útil para se manter organizado e produtivo. Embora possa ser tentador decorar seu espaço de trabalho com itens pessoais, a desordem excessiva pode rapidamente se tornar uma distração e prejudicar a funcionalidade de sua mesa.
9. Controle suas notificações
A sobrecarga de notificações é algo real. Embora possa ocorrer apenas no mundo digital, ela ainda pode afetar sua mentalidade na mesa de trabalho.
Se você guardar seu celular em uma gaveta ou em um suporte ao lado, não ficará tão distraído.
Como alternativa, opte por ferramentas como o ClickUp, que permitem personalizar suas notificações!
As notificações inteligentes permitem que você decida que tipo de ações acionam as notificações. Seja um novo comentário, uma tarefa criada ou uma mudança de status, o ClickUp pode enviar notificações para o que você quiser.
💡 Dica profissional: considere automatizar algumas tarefas rotineiras para liberar mais tempo. Veja como. 👇🏼
10. Mantenha apenas documentos relevantes e urgentes em sua mesa
Lembra-se de como comecei este artigo falando sobre todos aqueles papéis?
Quanto disso era necessário?
Quanto disso era extremamente urgente?
Não tudo, isso é certo.
Depois de revisar um documento, eu deveria tê-lo jogado fora ou arquivado para armazenamento de longo prazo.
Sonha com um escritório sem papel? Dê uma olhada nessas 11 dicas para tornar isso realidade.
11. Use seus livros ou leve-os para casa
Em um lugar onde trabalhei, tínhamos um clube do livro onde os membros da equipe liam livros diferentes a cada mês e depois compartilhavam suas opiniões.
Também trocávamos livros com frequência, e eu até trouxe alguns de casa.
Isso era ótimo na teoria, até eu começar a empilhá-los em uma prateleira. 📚
Eu as usei apenas ocasionalmente como referência, não com frequência suficiente para mantê-las por perto.
Se você não quer se desfazer dos seus livros, compre uma estante ou prateleira para guardá-los, em vez de espalhá-los pela mesa.
Está se sentindo criativo? Experimente fazer suportes para livros DIY para manter os livros onde eles devem estar.
12. Limpe antes de sair
Um ótimo hábito é limpar seu espaço de trabalho antes de sair.
Tente limpar todos os dias, para começar o dia seguinte com um novo ânimo. E organize todo o espaço de trabalho ou escritório em casa semanalmente ou mensalmente.
Quanto ao seu espaço de trabalho virtual no ClickUp, você pode ser igualmente produtivo! Certifique-se de limpar suas notificações na caixa de entrada antes de sair.
Assim, você terá um novo começo todos os dias!
13. Crie um cronograma para reavaliar
Reserve um tempo do seu dia para retirar aqueles post-its que agora não têm mais sentido e repense como você está realmente usando seu sistema.
Uma tarefa recorrente para lembrá-lo disso é perfeita para isso!
Você também pode usar o modelo de agenda do ClickUp para agendar seus eventos e acompanhar tudo.
14. Coloque a desordem em um armário organizado
Espaços de trabalho desorganizados podem causar distrações, estresse e diminuição da produtividade. Ao remover itens desnecessários da sua mesa e colocá-los em um armário ou espaço de armazenamento, você criará um espaço de trabalho mais limpo e focado, que pode ajudá-lo a manter o foco nas tarefas e realizar mais trabalho.
Você pode descobrir que simplesmente ter um espaço designado para guardar itens ajuda a se sentir menos sobrecarregado pela desordem, levando a uma maior sensação de calma e controle em seu ambiente de trabalho.
15. Esconda os fios elétricos
Esconder os fios elétricos é uma estratégia útil para manter a organização da sua mesa e aumentar a sua produtividade. Cabos e fios expostos podem criar um espaço de trabalho visualmente desorganizado, levando a distrações e a uma sensação de desorganização.
Além disso, ter cabos emaranhados e expostos pode representar um risco à segurança, pois aumenta a probabilidade de tropeçar ou emaranhá-los.
Veja como a organização da mesa pode maximizar sua produtividade
Você pode usar essas ideias organizacionais para manter o foco, ser produtivo e evitar uma mesa e uma mente desorganizadas.
Sem mencionar que a organização da sua mesa afeta sua capacidade de contribuir no trabalho. Seu ambiente de trabalho tem um efeito cascata em seus projetos, tarefas e na colaboração da sua equipe.
E quando você estiver livre da desordem, estará livre para criar.
Isso ajuda a eliminar distrações e criar um ótimo ambiente para escrever, trabalhar na próxima grande ideia ou construir algo novo.
Limpar sua mesa pode ser a melhor coisa que você já fez. Seja você um estudante ou um profissional, use estas dicas para melhorar seu desempenho.
Então, um dia, quando você estiver entediado no trabalho, não se esqueça de limpar sua mesa!