Um guia de organização digital para criar um espaço de trabalho produtivo

Organizar seu espaço de trabalho digital pode ser uma experiência transformadora... quando você tem as ferramentas e os hábitos certos para se organizar de forma objetiva. Se você tem adiado a organização de centenas ou até milhares de arquivos, saiba que não está sozinho!

A tarefa de criar um sistema de arquivamento sustentável digno do Pinterest parecia uma tarefa árdua para mim. Isso mudou depois que realizei alguns projetos simples de organização. Agora me sinto inspirada pelo meu espaço de trabalho, e é isso que desejo para você!

Você pode estar sem saber por onde começar e se perguntando: “O que significa limpo ?” Vou mostrar oito projetos fáceis de organização digital e como o ClickUp pode ajudá-lo a criar hábitos de organização instantâneos. 🌱

O caminho para uma mentalidade de organização digital

É nossa responsabilidade nos afastarmos regularmente da tecnologia para avaliar nosso bem-estar. A verdade é que essa mentalidade de “salvar ou se arrepender” é o que incentiva nossa tendência de acumular coisas digitais, que é o vilão em nossa jornada rumo à produtividade no trabalho.

Para controlar nossos dispositivos desorganizados, primeiro precisamos saber o que está contribuindo para a desorganização.

Área de trabalho do computador

Aplicações no trabalho

Celular/tablet

A boa notícia é que, depois de começar a criar hábitos organizacionais, a quantidade de organização necessária diminuirá com o tempo! ✨

Agora, o que você deve esperar sentir ao iniciar o processo de organização dos seus dispositivos? No início, você se sentirá sobrecarregado:

Seguido por algumas risadas ao relembrar o passado:

Finalmente, você sentirá um grande alívio quando o projeto estiver concluído.

Antes de começarmos, é importante observar que você não precisa seguir este guia à risca para obter um fluxo de trabalho perfeito de organização. Sinta-se à vontade para organizar como faria normalmente, mas eu o encorajo a experimentar um pouco! 🧠💡

Aqui estão oito projetos de organização digital que você pode realizar para começar sua jornada de organização digital.

8 projetos de organização digital

1️⃣ Limpe a pasta de downloads

Downloads aleatórios de PDFs e capturas de tela duplicadas — eles têm que ir embora! Comece organizando essa pasta em uma lista e classifique-os por tipo de arquivo para excluí-los facilmente em grupos. Isso me ajuda a encontrar e excluir rapidamente todos os PNGs, arquivos Zip, GIFs e pastas HTML de meus projetos anteriores que sei que não preciso mais. Depois que essa limpeza inicial estiver concluída, passe para o restante que requer atenção extra. 🔎

Dica: se você estiver usando um Mac, selecione um arquivo (ou grupo de arquivos) e pressione a barra de espaço para visualizar o arquivo. Em seguida, pressione a barra de espaço novamente para fechar o arquivo. Você vai organizar a bagunça mais rapidamente, em vez de abrir e fechar arquivos individualmente!

2️⃣ Organize seu Google Drive

O Google Drive é semelhante à pasta Downloads, pois pode se encher rapidamente com cópias de cópias de cópias de documentos incompletos. Organize seus arquivos na visualização em grade ou lista e exclua tudo o que não tiver utilidade. 🗑

Dica nº 1: Leve a organização do Google Drive um passo adiante, alterando sua página inicial padrão de Meu Drive para Prioridade. Isso ajudará você a se sentir menos sobrecarregado, pois verá o que é importante em vez de toda a sua biblioteca ao abrir o Google Drive.

Na parte superior da página Prioridade, há um carrossel de acesso rápido a arquivos individuais que foram abertos com frequência. Na parte inferior da página é onde a verdadeira mágica acontece! Você pode criar Espaços de Trabalho para acessar os arquivos mais essenciais ou ativos sem movê-los de seu local original. 📍

Dica nº 2: se você quase não usa o painel Sugestões na parte superior do Google Drive, pode desativar esse recurso clicando no ícone de engrenagem > Configurações > desmarque Sugestões.

3️⃣ Consolide os favoritos e extensões do navegador

Marcadores e extensões devem nos ajudar a aproveitar ao máximo nossa experiência online. Se essa área do seu espaço digital estiver sobrecarregada, aqui estão algumas sugestões para simplificá-la:

Dica: sem exagero, a extensão ClickUp para Chrome é revolucionária. Quando estou pesquisando para meu próximo projeto, salvo entre 8 e 12 sites por sessão. É uma compilação de fontes de texto, vídeos do YouTube e inspiração. Em vez de salvá-los em uma pasta do Chrome e esquecê-los, eu os salvo como favoritos através da extensão ClickUp para Chrome! Ela sincroniza com minha conta ClickUp com o resto do meu trabalho, juntamente com uma nota rápida que deixei para o meu eu futuro sobre sua finalidade. Se você tirar apenas uma lição deste guia, que seja esta: baixe a extensão ClickUp para Chrome! 🆓

4️⃣ Esvazie as caixas de entrada de e-mail

É seguro presumir que cada pessoa tem entre três e cinco contas de e-mail:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail da juventude 2. Gmail (porque não era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail da juventude) 3. Uma conta de trabalho 4 e 5. Contas com diferentes versões do nosso nome

Comece por uma conta de e-mail — a sua conta pessoal ou profissional — arquivando, eliminando ou guardando mensagens. Se não souber por onde começar, eis algumas opções:

Dica: se você usa o Gmail, vá até a barra de pesquisa e clique no ícone Mostrar opções de pesquisa. Encontre todos os e-mails com mais de 5 MB ou 10 MB e exclua-os ou arquive-os.

Depois de remover a desordem, é hora de organizar! Com algumas técnicas, você pode começar a desenvolver habilidades de gerenciamento de e-mails e tempo e dedicar mais tempo ao seu dia. Veja como:

1. Evite usar uma estrutura de pastas em vários níveis para arquivar e-mails. Eventualmente, você começará a adicionar mais subpastas, o que criará mais desorganização. Você perderá tempo ajustando seu sistema a cada dois meses para acomodar novas tarefas, projetos e correspondências que chegam. Em vez disso, use categorias e rótulos para e-mails e remova-os da sua caixa de entrada. Quando precisar procurar um e-mail específico, basta pesquisar pelo nome da tag ou categoria.

2. Crie uma rotina de e-mails. Antes do ClickUp, um dia de trabalho “normal” para mim era zerar minha caixa de entrada. A cada duas horas, eu ia a reuniões, mas depois voltava para minha caixa de entrada. Perto do final do dia, por volta das 15h, eu começava minhas tarefas reais, mas a essa altura meu cérebro já estava exausto de lidar com e-mails o dia todo. Isso não é possível para todos, mas se você se treinar para verificar e-mails algumas vezes por dia, poderá criar blocos de tempo em seu dia para realizar suas tarefas.

3. Use os recursos do seu provedor de e-mail para otimizar sua produtividade. Atalhos, categorias, tags, regras, rótulos, tudo! Vale a pena aprender e implementar esses recursos, pois eles economizam energia mental e tempo — dois recursos importantes de que você precisa todos os dias.

Se você estiver interessado em dicas de produtividade do Outlook ou Gmail, informe-nos nos comentários abaixo!

5️⃣ Envie fotos e capturas de tela para a nuvem

Economize espaço no seu dispositivo movendo fotos para um armazenamento baseado em nuvem, como o iCloud ou o Google Fotos. Para as fotos que você deseja manter no seu celular, examine sua biblioteca e exclua duplicatas, imagens de memes engraçados e capturas de tela acidentais do alarme.

Dica: o Google Fotos tem um recurso que categoriza fotos e vídeos grandes, fotos borradas, capturas de tela e outros aplicativos para revisar e excluir rapidamente esses arquivos. Se você tem um dispositivo Apple, pode filtrar por tipo de mídia.

6️⃣ Limpe seus feeds sociais

Suas redes sociais agregam valor à sua vida? Elas educam, inspiram ou fazem você se sentir conectado a pessoas positivas? Este pode ser o projeto de organização mais importante desta lista, porque todos podem fazê-lo. Há um mundo inteiro sem redes sociais esperando por você para passar tempo fazendo coisas para si mesmo ou com outras pessoas.

Se, para você, limpar significa desativar suas contas por algumas semanas ou meses, isso é uma decisão sua! Mas, se isso parecer extremo, uma simples organização mensal começará a beneficiar sua saúde mental:

Se você gerencia contas de mídia social para sua empresa, considere usar uma caixa de entrada social unificada. Com essa ferramenta, você economizará tempo que normalmente dedica para alternar entre guias, contas e dispositivos e evitará ceder a inúmeras distrações.

7️⃣ Organize as telas iniciais

Exclua todas as notas e aplicativos desnecessários e organize o que restou. Dependendo de como você prefere organizar seus aplicativos, aqui estão algumas sugestões de estrutura:

1. Organize por tipo de pasta. Agrupe os aplicativos com base em sua finalidade (produtividade, mídias sociais, trabalho, fotografia, viagens).

2. Pense em como você segura seu celular ou tablet. Mantenha os aplicativos que você precisa acessar rapidamente colocando-os nas bordas da tela.

3. Destaque seus aplicativos mais usados ou essenciais. Limite o que é exibido nas páginas da tela inicial sem precisar procurar

8️⃣ Otimize sua ferramenta de gerenciamento de projetos

Se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para a escola ou o trabalho, é provável que tenha um tesouro de informações e notas espalhadas por todos os cantos do software. Tudo bem! Todos nós passamos por essa desorganização porque estamos constantemente mudando para o que é novo e próximo. Dizemos a nós mesmos: “Meh, farei isso mais tarde. ” 🤷‍♀️

Comece o processo de organização limpando o painel da sua casa e arquivando trabalhos anteriores:

1. Conclua as tarefas pendentes

2. Arquive a correspondência

3. Arquive documentos importantes (faturas, resumos de projetos)

4. Exclua relatórios desatualizados

Dica: o segredo para projetos bem-sucedidos (e sem estresse) é seguir um sistema escalável e confiável. Se você tem uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos ou organização, aproveite os recursos disponíveis e organize seu trabalho.

Aí está: oito projetos para se livrar da desorganização!

Pronto para um novo nível de organização? Conheça o ClickUp, um espaço de trabalho personalizável e completo para simplificar o trabalho e aumentar a produtividade. 👋

Como usar uma conta gratuita do ClickUp para criar hábitos organizacionais instantâneos

Nunca é cedo demais para começar a organizar seus arquivos e aumentar sua produtividade! Em vez de esperar a bagunça se acumular, reserve um tempo todos os meses para organizar seus dispositivos. É aqui que o ClickUp reúne tudo isso:

1. Defina uma tarefa recorrente mensal no ClickUp para limpar seus espaços de trabalho digitais. Comprometa-se com uma programação de limpeza digital uma vez por mês com listas de verificação para que, quando chegar a hora, você saiba exatamente o que fazer.

2. Economize espaço em seus dispositivos usando lembretes e tarefas do ClickUp. Mova capturas de tela, notas e arquivos relacionados ao projeto para o seu espaço de trabalho do ClickUp para que nada seja esquecido.

3. Acesse os principais recursos do ClickUp fora da plataforma em qualquer dispositivo. Elimine o incômodo de alternar entre vários sistemas de aplicativos para se manter organizado e realizar seu trabalho.

4. Use a extensão ClickUp para Chrome enquanto navega na internet. Sério, isso vai mudar tudo!

Se você é novo no ClickUp, confira esta lição fácil da ClickUp University para criar com confiança sua tarefa de organização digital! ⬇️

Uma reflexão final

O que você poderia fazer com o tempo extra no seu dia? Aprender uma nova habilidade? Estar com as pessoas que você ama? Tirar uma soneca?

Não importa sua resposta, todos concordamos com uma certeza: criar hábitos positivos e sustentáveis nos permite ser inspirados, produtivos e confiantes. Não precisamos dos sistemas mais avançados ou da configuração estética perfeita que nos motivará temporariamente a realizar nossas tarefas.

Você pode realizar todos os projetos de organização deste artigo sem eles. Vá com calma e lembre-se de que, ao fazer esse trabalho agora, você ficará menos sobrecarregado com o tempo. 😌 🖥 📱

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