Organizar seu espaço de trabalho digital pode ser uma experiência revolucionária... quando você tem as ferramentas e os hábitos certos para se organizar com propósito. Se você tem adiado a organização de centenas ou até milhares de arquivos, não está sozinho!
A tarefa de criar um sistema de arquivamento sustentável e digno do Pinterest parecia uma tarefa árdua para mim. Isso mudou depois que realizei alguns projetos simples de organização. Agora me sinto inspirada pelo meu espaço de trabalho, e é isso que quero para você!
via GIPHY Você pode estar se perguntando por onde começar e se perguntando: "Quão limpo é limpo?" Vou orientá-lo em oito projetos gerenciáveis de organização digital e como o ClickUp pode ajudá-lo a criar hábitos organizacionais instantâneos. 🌱
O caminho para uma mentalidade de organização digital
É nossa responsabilidade nos afastarmos regularmente da tecnologia para auditar nosso bem-estar. A verdade é que essa mentalidade de "guardar ou se arrepender" é o que incentiva nossas tendências de acumulação digital, que é o vilão em nossa jornada rumo à produtividade no local de trabalho.
Para colocar nossos dispositivos desordenados sob controle, primeiro precisamos saber o que está contribuindo para essa pilha.
Área de trabalho do computador
- Pastas da área de trabalho
- Arquivos e documentos
- Armazenamento baseado na nuvem
- Pasta de download
- Senhas e logins
- Fotos e capturas de tela
- Aplicativos
- Navegador
Aplicativos de trabalho
- Caixa de entrada
- Notas
- Lembretes
- Canais e mensagens do Slack
- Google Drive
- Documentos diversos
- Senhas e logins
- Ferramenta de gerenciamento de projetos
Celular/Tablet
- Telas iniciais
- Contatos do telefone
- Aplicativos
- Fotos e capturas de tela
- Bibliotecas de música
- Mensagens de voz e textos
- Aplicativo de notas
- Notificações
A boa notícia é que, uma vez que você começar a criar hábitos organizacionais a quantidade de arrumação que você fará diminuirá com o tempo! ✨
Agora, então, o que você deve esperar sentir ao iniciar o processo de organização de seus dispositivos? Em um primeiro momento, sobrecarregado:
Paramount Pictures via GIPHY Seguido de algumas risadas ao longo do caminho da memória:
NBCUniversal Syndication Studios via GIPHY Por fim, um peso enorme em sua mente quando o projeto estiver concluído.
via GIPHY Antes de começarmos, é importante observar que você não precisa seguir este guia à risca para ter um fluxo de trabalho de organização perfeito. Sinta-se à vontade para organizar como faria normalmente, mas eu o encorajo a experimentar um pouco! 🧠💡
Aqui estão oito projetos de organização digital que você pode fazer para iniciar sua jornada de organização digital.
8 Projetos de organização digital
1️⃣ Limpe a pasta de downloads
Downloads aleatórios de PDFs e capturas de tela duplicadas - eles têm que ir embora! Comece organizando essa pasta em uma lista e classifique-os por tipo de arquivo para excluí-los facilmente em grupos. Isso me ajuda a localizar e excluir rapidamente todas as pastas de PNGs, arquivos Zip, GIFs e HTML de meus projetos anteriores que sei que não preciso mais. Depois que essa varredura inicial estiver concluída, passe pelo restante que requer atenção extra. 🔎
Dica: se você estiver em um Mac, selecione um arquivo (ou grupo de arquivos) e pressione a barra de espaço para visualizar o arquivo. Em seguida, pressione a barra de espaço novamente para fechar o arquivo. Assim, você poderá se mover pela bagunça mais rapidamente em vez de abrir e fechar arquivos individuais!
via GIPHY
2️⃣ Organize seu Google Drive
O Google Drive é semelhante à pasta Downloads porque pode se encher rapidamente de cópias de cópias de cópias de documentos incompletos. Organize seus arquivos na visualização de grade ou lista e exclua tudo o que não tiver uma finalidade. 🗑
Dica nº 1: Dê um passo adiante na organização do Google Drive alterando sua página inicial padrão de Meu Drive para Prioridade. Isso o ajudará a se sentir menos sobrecarregado ao ver o que é importante em vez de toda a sua biblioteca quando abrir o Google Drive.
Na parte superior da página Prioridade há um carrossel de acesso rápido a arquivos individuais que foram abertos com frequência. Na parte inferior da página é onde a verdadeira mágica acontece! Você pode criar Workspaces para acessar os arquivos mais essenciais ou ativos sem movê-los de seu local original. 📍
Dica nº 2: Se você quase não usa o painel Sugestões na parte superior do Google Drive, pode desativar esse recurso clicando no ícone de engrenagem > Configurações > desmarque Sugestões.
3️⃣ Consolidar favoritos e extensões do navegador
Os favoritos e as extensões devem nos ajudar a tirar o máximo proveito de nossa experiência on-line. Se essa área do seu espaço digital estiver superlotada, aqui estão algumas sugestões para simplificar:
- **Crie pastas para coleções (inspiração, contas) e links individuais para sites que você visita todos os dias
- **Mantenha a convenção de nomenclatura consistente. Use uma ou duas palavras para nomear as pastas e os links individuais na barra de ferramentas do navegador
- Confira nosso guia sobreAs melhores extensões do Chrome para produtividadeFizemos a pesquisa para você e encontramos extensões que você realmente usará.
- Exclua todas as extensões que você não usou desde que as baixou. Você não as usará. Confie em mim 🤝
Dica: sem exagero, a extensão ClickUp do Chrome é um divisor de águas. Quando estou pesquisando para o meu próximo projeto, marco entre 8 e 12 sites em cada sessão. É uma compilação de fontes de texto, vídeos do YouTube e inspiração. Em vez de configurá-los e esquecê-los em uma pasta do Chrome, eu os marco por meio da extensão ClickUp para Chrome! Ele é sincronizado com minha conta do ClickUp com o restante do meu trabalho, juntamente com uma nota rápida que dei ao Future Me sobre sua finalidade. Se você tirar apenas uma conclusão deste guia, que seja esta: baixe a extensão do ClickUp para o Chrome ! 🆓
O botão flutuante do ClickUp oferece acesso rápido ao bloco de notas, aos marcadores, às capturas de tela, ao controle de tempo e à criação de uma tarefa a partir de qualquer página da Web
4️⃣ Caixas de entrada de e-mail vazias
É seguro supor que cada pessoa tenha de três a cinco contas de e-mail:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail da juventude 2. Gmail (porque não era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail desde a juventude) 3. Uma conta de trabalho 4 & 5. Contas com versões diferentes do nosso nome
Universal Television LLC via GIPHY Lide com uma conta de e-mail primeiro - sua conta pessoal ou do trabalho - arquivando, excluindo ou arquivando mensagens. Se você não souber por onde começar, aqui estão algumas opções:
- Arquivos grandes
- E-mails com mais de 90 dias
- Promoções e e-mails sociais
- Por nome
Dica: Se estiver usando o Gmail, vá até a barra de pesquisa e clique no ícone Mostrar pesquisa opções. Localize todos os e-mails com mais de 5 MB ou 10 MB e exclua ou arquive.
Depois de remover a bagunça, é hora de organizar! Com algumas técnicas, você pode começar a desenvolver habilidades de gerenciamento de e-mail e de tempo e dedicar mais tempo ao seu dia. Veja como:
1. **Evite usar uma estrutura de pastas de vários níveis para arquivar e-mails. Eventualmente, você começará a adicionar mais subpastas ao longo do caminho, o que criará mais desordem. Você perderá tempo ajustando seu sistema a cada dois meses para acomodar novas tarefas, projetos e correspondências que chegam. Em vez disso, use categorias e rótulos para e-mails e mova-os para fora de sua caixa de entrada. Quando você precisar procurar um e-mail específico, basta pesquisar pelo nome da etiqueta ou da categoria.
2. Crie uma rotina de e-mails. Antes do ClickUp, um dia de trabalho "normal" para mim era chegar à caixa de entrada zero. A cada duas horas, eu ia para as reuniões, mas depois voltava para minha caixa de entrada. Perto do final do dia, por volta das 15 horas, eu começava minhas tarefas reais, mas a essa altura meu cérebro já estava frito de tanto ler e-mails o dia todo. Isso não é possível para todos, mas se você se treinar para verificar os e-mails algumas vezes por dia, poderá criar blocos de tempo em seu dia para fazer as coisas.
- **Use os recursos do seu provedor de e-mail para otimizar sua produtividade. Atalhos, categorias, tags, regras, rótulos, tudo! Vale a pena aprender e implementar esses recursos, pois eles poupam seu cérebro e seu tempo - dois recursos importantes de que você precisa todos os dias.
Se você estiver interessado no Outlook ou no Gmail dicas de produtividade deixe-nos saber nos comentários abaixo!
5️⃣ Faça upload de fotos e capturas de tela para a nuvem
Economize espaço em seu dispositivo movendo as fotos para o armazenamento baseado em nuvem, como o iCloud ou o Google Photos. Para as fotos que deseja manter no telefone, examine a biblioteca e elimine as duplicatas, as imagens de memes engraçados e as capturas de tela de alarmes acidentais.
Dica: O Google Fotos tem um recurso que categoriza fotos e vídeos grandes, fotos desfocadas, capturas de tela e outros aplicativos para revisar e excluir rapidamente esses arquivos. Se você tiver um dispositivo Apple, poderá filtrar por tipo de mídia.
6️⃣ Limpar feeds sociais
Sua mídia social agrega valor à sua vida? Ela educa, inspira ou faz com que você se sinta conectado a pessoas positivas? Esse pode ser o projeto de limpeza mais importante desta lista, pois todos podem fazer isso. Há um mundo inteiro livre de mídias sociais esperando por você para passar o tempo fazendo coisas para si mesmo ou com outras pessoas.
Warner Bros. Pictures via GIPHY Se, para você, limpeza significa desativar suas contas por algumas semanas ou meses, a decisão é sua! Mas se isso parecer extremo, uma simples limpeza a cada mês começará a beneficiar sua saúde mental:
- Deixe de seguir pessoas, contas e marcas que não agregam nenhum valor para você
- Curta e siga pessoas e marcas que você mais gosta para que o algoritmo lhe ofereça conteúdo semelhante
- Exclua contas e grupos irrelevantes de fases passadas de sua vida (comunidades de bairros antigos, campi universitários)
Se você gerencia contas de mídia social para sua empresa, considere o uso de um caixa de entrada social . Com essa ferramenta, você poderá economizar tempo que você normalmente dedica à alternância entre guias, contas e dispositivos e evita ceder a inúmeras distrações.
7️⃣ Organize as telas iniciais
Exclua todas as notas e aplicativos sem propósito e, em seguida, organize o que restar. Dependendo de como você prefere que seus aplicativos sejam organizados, aqui estão sugestões de estrutura:
1. Organize por tipo de pasta. Agrupe os aplicativos com base em sua finalidade (produtividade, mídia social, trabalho, fotografia, viagem)
2. Considere como você segura seu telefone ou tablet. Mantenha os aplicativos que você precisa acessar rapidamente, colocando-os nas bordas da tela
3. destaque seus* aplicativos mais usados ou essenciais. Limite o que é visto nas páginas da tela inicial sem a necessidade de pesquisar
8️⃣ Otimize sua ferramenta de gerenciamento de projetos
Se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para a escola ou para o trabalho, é provável que você tenha um tesouro de informações e anotações espalhadas por todos os cantos do software. Não tem problema! Todos nós passamos por essa desorganização porque estamos sempre nos movendo para o que é novo e o que vem a seguir. Dizemos a nós mesmos: "_Meh, eu faço isso depois." 🤷♀️
Comece o processo de organização limpando o painel de controle de sua casa e arquivando os trabalhos anteriores:
1. Encerre as tarefas pendentes
2. Arquivar correspondência
3. Arquivar documentos importantes (faturas, resumos de projetos) 4. Excluir relatórios desatualizados
Dica: A chave para projetos bem-sucedidos (e sem estresse) é seguir um sistema escalável que seja confiável. Se você tiver um sistema ferramenta organizacional ou de gerenciamento de projetos aproveite os recursos disponíveis e organize seu trabalho.
Aqui está - oito projetos para se livrar da bagunça!
via GIPHY Pronto para um novo nível de organização e organização? Conheça o ClickUp, um espaço de trabalho personalizável e tudo em um para simplificar o trabalho e fazer mais. 👋
Como usar uma conta ClickUp gratuita para criar hábitos de organização instantâneos
Nunca é cedo demais para começar a organizar seus arquivos para aumentar a produtividade! Em vez de esperar que a bagunça se acumule, dedique um tempo todo mês para organizar seus dispositivos. É aqui que o ClickUp reúne tudo isso:
Defina uma data mensal tarefa recorrente no ClickUp Comprometa-se com um cronograma de limpeza digital uma vez por mês com listas de verificação para que, quando chegar a hora, você saiba exatamente o que fazer
Economize espaço em seus dispositivos usando Lembretes do ClickUp Mova capturas de tela, anotações e arquivos relacionados ao projeto para o seu espaço de trabalho do ClickUp para que nada passe despercebido
**Acesse os principais recursos do ClickUp de fora da plataforma, em qualquer dispositivo. Elimine o fardo de alternar entre vários sistemas de aplicativos para se manter organizado e realizar o trabalho
Use a extensão do ClickUp para o Chrome enquanto estiver navegando na Internet. Sério, é um divisor de águas!
Se você não conhece o ClickUp, confira esta aula fácil do curso de Universidade ClickUp para criar com confiança sua tarefa de organização digital! ⬇️
Um pensamento de despedida
O que você poderia fazer com um tempo extra em seu dia? Aprender uma nova habilidade? Estar com as pessoas que você ama? Cochilar?
Independentemente de sua resposta, podemos concordar com uma certeza: a criação de hábitos positivos e sustentáveis nos permite ser inspirados, produtivos e confiantes. Não precisamos dos sistemas mais avançados ou da configuração estética perfeita para nos motivar temporariamente a fazer as coisas.
Você pode realizar todos os projetos de organização deste artigo sem eles. Vá com calma e lembre-se de que, ao fazer esse trabalho agora, você ficará menos sobrecarregado com o tempo. 😌 🖥 📱 Inscreva-se em nosso boletim informativo mensal para receber ainda mais dicas e tendências sobre como criar seus melhores fluxos de trabalho diretamente em sua caixa de entrada.