As ferramentas que ajudam você a se manter organizado são como ervas daninhas - novas ferramentas surgem todos os dias.
Se quiser se manter organizado, você pode literalmente experimentar uma ferramenta diferente de domingo a sábado e talvez não chegue mais perto de seu objetivo.
Parte do uso de ferramentas e técnicas é sua mentalidade. Você precisa trabalhar a ferramenta para que ela trabalhe para você.
O que quero dizer com isso?
Significa dar uma chance real à ferramenta, adicionando suas tarefas, anotações, planos e lembretes para ver se ela funciona.
Algumas pessoas preferem se organizar com aplicativos somente digitais outros preferem ferramentas analógicas combinadas com opções digitais.
Mas o objetivo de qualquer ferramenta - digital ou analógica - é ajudá-lo a manter o controle de tudo.
Às vezes, cada um de nós tem suas próprias preferências para isso.
O segredo é não deixar nada passar despercebido.
Para mim, pessoalmente, uso uma combinação de ferramentas digitais e analógicas e destacarei algumas delas a seguir.
Ferramentas organizacionais digitais obrigatórias
1) Software de gerenciamento de projetos como ClickUpComo o ClickUp obtém
O que o diferencia de todos os outros ferramentas de produtividade e sistemas de gerenciamento de projetos existentes?
- Flexibilidade e personalização
- Projetado para funcionar em toda a organização
- Experimente cascata, ágil e tudo o que estiver no meio
Outros gostam dele como um ferramenta de gerenciamento de tarefas pessoais ou para o Realização de tarefas metodologia.
bônus: Software GTD !
A implementação de um sistema de gerenciamento de projetos de primeira linha também ajudará no seu planejamento estratégico, pois você poderá mapear metas, entender os recursos e interpretar as estimativas de tempo em um piscar de olhos.
Outro motivo pelo qual tantos usuários adoram o ClickUp?
O ClickUp tem um cronograma de lançamento de recursos que é inigualável no setor. Em um curto período de tempo, o ClickUp criou várias visualizações em seu produto - incluindo uma visualização de lista, visualização de quadro e visualização de tempo que facilita a adição de tarefas.
O ClickUp adiciona continuamente recursos especiais que os usuários adoram, como:
- Modo escuro
- Vários responsáveis
- Comentários atribuídos
- Bloco de notas
- Controle de tempo, gerenciamento de tarefas por e-mail, capturas de tela e muito mais.
O ClickUp continua melhorando e mantendo ótimas ofertas para seus planos premium e gratuitos para sempre.
Outras opções:
2) Armazenamento em nuvem de documentos, como o Dropbox
Relatórios, apresentações de vendas ou novos materiais de apoio - tudo isso pode ser armazenado no Dropbox. O que eu gosto no Dropbox é que é fácil alternar entre seus arquivos pessoais e profissionais com apenas alguns cliques.
Manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal às vezes significa eliminar os pontos de atrito entre os dois, e o Dropbox definitivamente faz isso.
Outro bônus? Os usuários podem revisar os documentos, adicionando seus próprios comentários e comentando entre si se houver alguma dúvida. Isso faz parte do sucesso de uma empresa gerenciamento de fluxo de trabalho .
O Dropbox também
diretamente no ClickUp, permitindo que você vincule seus documentos diretamente à tarefa à qual ele se aplica.
Outras opções:
3) Aplicativos de anotações como Google Keep
A maioria das postagens colocará o Evernote nesse espaço, mas recentemente mudei para o Google Keep e nunca mais olhei para trás.
É claro que ele tem a facilidade de uso simples pela qual o Google é conhecido, além de uma conexão com o restante das ferramentas do G-suite.
É muito mais fácil organizar as anotações em pastas, e o clipper da Web pode ajudá-lo a obter URLs ou anotações do navegador. Essas ferramentas são melhores do que as do Google Keep, mas a usabilidade cotidiana fez com que valesse a pena a mudança para mim.
O Evernote também aumentou seus preços nos últimos anos e levou os usuários ao Evernote Business. Antes de dar o salto para o Evernote Business, não deixe de conferir muitas alternativas e outras aplicativos de anotações .
Outras opções:
- ClickUp : Sim, o ClickUp tem seu próprio bloco de notas! Obtenha-o com sua conta gratuita.
- Evernote
- Simplenote
4) Software de gerenciamento de processos de negócios como Rua de processosAqui está algo que parece chato, mas é muito útil: gerenciamento de processos de negócios.
O software que faz isso ajuda você a automatizar tarefas como entrada de dados e relatórios, eliminando o trabalho manual. É um trabalho que precisa ser feito, mas as pessoas não gostam muito de fazê-lo.
Se você puder sistematizá-lo, terá mais chances de ser preciso, pontual e recorrente. Além disso, o software de gerenciamento de processos de negócios ajuda em qualquer transição, seja com a saída de um funcionário da empresa ou com a realocação de um grupo inteiro.
Se todos os processos forem capturados e automatizados, será muito mais fácil retomar o trabalho. Ele também permite que você calcule indicadores comerciais vitais, como Calculadora de margem e markup. Rua do processo
é uma boa opção para isso porque é gratuito e se conecta a muitos dos aplicativos que você já usa. Eles estabelecem modelos para você e, em seguida, o Process Street pode repetir esses modelos sempre que você precisar.
Eles também fornecem listas de verificação para que você possa acompanhar o progresso e seguir em frente. O Process Street também tem formulários que podem ser usados se você precisar registrar muitos contatos repetidamente.
O Process Street tem uma interface muito familiar que se parece com um documento em branco. Você pode adicionar vídeos ou imagens ao longo do caminho para mostrar a alguém as etapas exatas necessárias para concluir uma tarefa.
Outras opções:
5) Gestão do conhecimento como noção
Se você fizer uma pesquisa sobre "gestão do conhecimento", será rapidamente colocado em dois campos diferentes.
Um deles será para informações de atendimento ao cliente e help desk, o outro será para um repositório interno de documentos, histórico e processos da empresa.
A sistema de gerenciamento de conhecimento é onde as equipes podem armazenar suas informações importantes notas de reunião arquivos anteriores ou documentos da empresa. Eles têm um sistema mais hierárquico do que o armazenamento em nuvem de documentos.
Quando usei o gerenciamento do conhecimento no passado, geralmente o utilizávamos em conjunto com o Dropbox ou o Google Drive. O Dropbox e o Google Drive eram para documentos ativos em revisão e, depois de concluídos, nós os movíamos para o nosso sistema de gerenciamento de conhecimento.
Assim como os sistemas de gerenciamento de negócios, essas ferramentas podem ser usadas para manter os registros da sua empresa no futuro.
é uma ótima ferramenta para isso devido à sua simplicidade. É fácil de organizar comece a escrever ou adicione uma tabela sem se preocupar muito com menus incômodos. Você pode capturar e armazenar as informações e organizá-las posteriormente, se necessário. Além das anotações de reuniões, o Notion também oferece algumas ferramentas úteis, como calendários e listas de tarefas.
Outras opções:
6) Aplicativos de automação de trabalho como o Zapier
O Zapier é como uma longa corrente que conecta toda a Internet.
Talvez não toda a Internet, mas definitivamente todas as ferramentas de colaboração no local de trabalho que você mais usa. Ele converte todas as tarefas digitais pequenas e essenciais (como copiar de planilhas do Google) em tarefas automatizadas.
Eles pensaram em todas as pequenas tarefas que precisam ser feitas entre as ferramentas e criaram maneiras de trabalharem juntas. Como eles têm milhares de ferramentas em seu ecossistema, é possível fazer a polinização cruzada de ferramentas que talvez você nunca tenha imaginado.
Tomemos o ClickUp como exemplo. Sim, o ClickUp faz parte do sistema Zapier e até foi nomeado um de seus aplicativos de crescimento mais rápido em 2018 !
Por exemplo, se você estiver usando um aplicativo Página de destino da Hubspot para marketing, você pode configurar um Zap para converter automaticamente qualquer em uma tarefa no ClickUp.
Pode haver diferentes casos de uso para isso, mas é ótimo saber que você o tem! Isso é um divisor de águas para todo o seu departamento de marketing.
Outras opções:
7) Ferramentas de mapeamento mental como Bubbl.usAs ferramentas de mapeamento mental são ótimas para colocar suas ideias no papel (ou na tela, por assim dizer). Uma das melhores é o Bubbl.us. Você pode criar formas, escrever suas ideias e, em seguida, uni-las, preenchendo cada círculo à medida que avança.
O mapeamento mental é um dos melhores técnicas de brainstorming e o Bubbl.us é uma maneira rápida de fazer isso.
Outras opções:
Bônus: Confira nosso guia sobre organização digital* !
Ferramentas organizacionais analógicas obrigatórias
Em minha opinião, uma das coisas que se perderam em nossa cultura atual é a recomendação de produtos analógicos ou físicos junto com as recomendações digitais.
É muito mais fácil fazer com que as ferramentas digitais se tornem "virais" ou algo assim, mas as duas coisas foram injustamente colocadas uma contra a outra. Muitas pessoas usam agendas, cadernos e diários junto com suas ferramentas digitais para fazer seu trabalho.
As pessoas colaboram com uma combinação de diferentes ferramentas e opções, incluindo aquelas que você pode tocar. Nesta seção, veremos algumas ferramentas analógicas de produtividade para ajudá-lo a se manter organizado.
8) Planejador do dia como Tinta + VoltA agenda da Ink + Volt é uma das minhas favoritas. É resistente, tem boa aparência (mas não corporativa) e é claramente focado em metas - inclusive mensais, semanais e diárias.
Ela me dá uma visão ampla da minha vida - de reuniões de trabalho a compromissos pessoais - e me ajuda a definir metas pessoais e de trabalho. É uma ótima combinação para obter sucesso em ambas as áreas.
O planejador Ink + Volt também apresenta desafios mensais para ajudá-lo a melhorar sua qualidade de vida.
Outras opções recomendadas:
9) Jornal como Leuchtturm1917
O quê, não há Moleskine? Não, as páginas em branco estão fora e os pontos estão dentro. Os anotadores mais dedicados estão recorrendo a este porque é literalmente muito mais fácil conectar os pontos.
Os pontos proporcionam aos escritores uma separação natural entre linhas e ideias. Também é muito mais fácil criar colunas.
Esses pontos também são ótimos para a bullet journaling mania.
Outras opções:
10) Cartões de índice e notas adesivas
Se você quiser adotar o sistema organizacional analógico, precisará de cartões de índice e notas adesivas . Elas serão úteis para escrever notas rápidas e lembretes, e até mesmo para definir metas.
Os cartões de índice não são muito grossos, portanto, você pode mantê-los na bainha do seu diário e levá-los com você. As notas adesivas podem ficar perto de seu computador e ajudá-lo a deixar lembretes para outras pessoas.
Algumas pessoas até usam cartões de índice para criar seus próprios Sistema GTD que... novamente... não necessariamente recomendamos.
Cartões de índice e post-its são ótimos para brainstorming e ideação, mas eu não confiaria neles para realmente gerenciar todos os detalhes do seu projeto. Em última análise, isso não é seguro para suas ideias.
Elas podem ser levadas pelo vento, cair na lata de lixo e ser esvaziadas pela equipe de limpeza à noite. Isso simplesmente não faz sentido.
Mas se eu for comprar cartões de índice e notas adesivas, prefiro os grandes, para que eu possa escrever bastante neles.
**Opções
**Conclusão: Quais ferramentas organizacionais são adequadas para você?
Ao procurar ferramentas organizacionais, você terá que equilibrar o que é certo para você pessoalmente em comparação com o que você pode usar para sua empresa ou local de trabalho.
Essas ferramentas organizacionais podem ajudá-lo em ambas as circunstâncias, depende apenas de sua capacidade de escalonamento ou não. Um diário o ajudará a se manter pessoalmente organizado, mas será difícil compartilhá-lo com seus colegas de equipe (a menos que você tire fotos!).
As ferramentas mais colaborativas, como o ClickUp, podem ajudá-lo a manter suas próprias tarefas pessoais, anotações e listas de tarefas, além de compartilhar tarefas e ideias com outros membros da equipe.
Não é possível fazer isso tão facilmente com post-its e cartões de índice.
Mais recursos de colaboração:
- As principais ferramentas de colaboração on-line
- Os principais aplicativos de produtividade
- O melhor software gratuito de gerenciamento de projetos