As 30 melhores ferramentas organizacionais para ajudá-lo imediatamente

As ferramentas para ajudá-lo a se manter organizado são como ervas daninhas: novas surgem todos os dias.

Se você deseja se manter organizado, pode literalmente experimentar uma ferramenta diferente de domingo a sábado e ainda assim não chegar mais perto do seu objetivo.

Parte do uso de ferramentas e técnicas é a sua mentalidade. Você precisa trabalhar com a ferramenta para que ela funcione para você.

O que quero dizer com isso?

Isso significa experimentá-lo de verdade, adicionando suas tarefas, notas, planos e lembretes para ver se funciona.

Algumas pessoas preferem se organizar com aplicativos exclusivamente digitais; outras preferem ferramentas analógicas combinadas com opções digitais.

Mas o objetivo de qualquer ferramenta, digital ou analógica, é ajudá-lo a manter o controle de tudo.

Às vezes, cada um de nós tem suas próprias preferências para isso.

O segredo é não deixar nada passar despercebido.

Pessoalmente, utilizo uma combinação de ferramentas digitais e analógicas, e destacarei algumas delas abaixo.

Ferramentas digitais de organização indispensáveis

1) Software de gerenciamento de projetos como o ClickUp

Como o ClickUp recebe críticas tão positivas?

O que o diferencia de todas as outras ferramentas de produtividade e sistemas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado?

Outros gostam dele como ferramenta de gerenciamento de tarefas pessoais ou para a metodologia Get Things Done.

Bônus: software GTD!

Implementar um sistema de gerenciamento de projetos de alto nível também ajudará no seu planejamento estratégico, pois você poderá traçar metas, entender os recursos e interpretar estimativas de tempo rapidamente.

Outra razão pela qual tantos usuários adoram o ClickUp?

O ClickUp tem um cronograma de lançamento de recursos incomparável no setor. Em um curto período de tempo, o ClickUp incorporou várias visualizações ao seu produto, incluindo uma visualização em lista, visualização em quadro e visualização por tempo, que facilitam a adição de tarefas.

O ClickUp adiciona continuamente recursos especiais que os usuários adoram, tais como:

O ClickUp continua melhorando, mantendo ótimas ofertas para seus planos premium e gratuitos para sempre.

Outras opções:

2) Armazenamento de documentos na nuvem, como o Dropbox

Relatórios, apresentações de vendas ou novos materiais promocionais – tudo isso pode ser armazenado no Dropbox. O que eu gosto no Dropbox é que é fácil alternar entre seus arquivos pessoais e profissionais com apenas alguns cliques.

Manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal às vezes significa eliminar os pontos de atrito entre as duas, e o Dropbox definitivamente faz isso.

Outro bônus? Os usuários podem revisar documentos, adicionar seus próprios comentários e, em seguida, trocar comentários se houver alguma dúvida. Isso faz parte de um gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido.

O Dropbox também se integra convenientemente ao ClickUp, permitindo que você vincule seus documentos diretamente à tarefa à qual eles se aplicam.

Outras opções:

3) Aplicativos para anotações, como o Google Keep

A maioria das publicações colocaria o Evernote nesta posição, mas recentemente mudei para o Google Keep e não me arrependo.

É claro que ele tem a usabilidade simples pela qual o Google é conhecido, além de uma conexão com o restante das ferramentas do G-suite.

É muito mais fácil organizar notas em pastas, e o web clipper pode ajudá-lo a capturar URLs ou notas do seu navegador. Essas ferramentas são melhores do que as do Google Keep, mas a usabilidade diária fez com que valesse a pena mudar para mim.

O Evernote também aumentou seus preços nos últimos anos e incentivou os usuários a migrarem para o Evernote Business. Antes de dar o salto para o Evernote Business, certifique-se de verificar várias alternativas e outros aplicativos para anotações.

Outras opções:

4) Software de gerenciamento de processos de negócios, como o Process Street

Aqui está algo que parece chato, mas é super útil: gestão de processos de negócios.

O software que faz isso ajuda você a automatizar tarefas como entrada de dados e relatórios, eliminando o trabalho manual. É um trabalho que precisa ser feito, mas as pessoas não gostam muito de fazê-lo.

Se você puder sistematizar, terá mais chances de que tudo seja preciso, pontual e recorrente. Além disso, o software de gerenciamento de processos de negócios ajuda em qualquer transição, seja a saída de um funcionário da empresa ou a remanejamento de todo um grupo.

Se todos os processos forem capturados e automatizados, será muito mais fácil retomar esse trabalho. Isso também permite calcular indicadores comerciais vitais, como a Calculadora de Margem e Markup.

O Process Street é uma boa opção para isso, pois é gratuito e se conecta a muitos dos aplicativos que você já usa. Eles criam modelos para você e, então, o Process Street pode repetir esses modelos quantas vezes você precisar.

Eles também fornecem listas de verificação para que você possa acompanhar o progresso e seguir em frente. O Process Street também tem formulários que você pode usar se precisar registrar muitos contatos repetidamente.

O Process Street tem uma interface muito familiar, semelhante a um documento em branco. Você pode adicionar vídeos ou imagens ao longo do processo para mostrar a alguém as etapas exatas que são necessárias para concluir uma tarefa.

Outras opções:

5) Gestão do conhecimento, como o Notion

Se você pesquisar por “gestão do conhecimento”, rapidamente será direcionado a dois campos diferentes.

Um deles será para atendimento ao cliente e informações de suporte técnico, o outro será para um repositório interno de documentos, histórico e processos da empresa.

Um sistema de gestão do conhecimento é onde as equipes podem armazenar suas notas importantes de reuniões, arquivos antigos ou documentos da empresa. Eles têm um sistema mais hierárquico do que o armazenamento de documentos na nuvem.

Quando usei gerenciamento de conhecimento no passado, costumávamos usá-lo em conjunto com o Dropbox ou o Google Drive. O Dropbox e o Google Drive eram para documentos ativos em revisão e, depois de concluídos, nós os movíamos para o nosso sistema de gerenciamento de conhecimento.

Assim como os sistemas de gestão empresarial, essas ferramentas podem ser usadas para manter registros para o avanço da sua empresa.

O Notion.so é uma ótima ferramenta para isso devido à sua simplicidade. É fácil organizar, começar a escrever ou adicionar uma tabela sem se preocupar muito com menus complicados. Você pode capturar e armazenar as informações e organizá-las posteriormente, se necessário. Além de notas de reuniões, o Notion também oferece algumas ferramentas úteis, como calendários e listas de tarefas.

Outras opções:

6) Aplicativos de automação de trabalho, como o Zapier

O Zapier é como uma longa cadeia que conecta toda a Internet.

Talvez não toda a Internet, mas definitivamente todas as ferramentas de colaboração no local de trabalho que você mais usa. Ele converte todas essas pequenas tarefas digitais minuciosas (como copiar de planilhas do Google) em tarefas automatizadas.

Eles pensaram em todas as pequenas tarefas que precisam ser realizadas entre as ferramentas e criaram maneiras para que elas funcionem juntas. Como eles têm milhares de ferramentas em seu ecossistema, você pode combinar ferramentas de maneiras que talvez nunca tenha imaginado.

Vamos usar o ClickUp como exemplo. Sim, o ClickUp faz parte do sistema Zapier e foi até nomeado um dos aplicativos de crescimento mais rápido em 2018!

Por exemplo, se você estiver usando uma página de destino do Hubspot para marketing, pode configurar um Zap para converter automaticamente qualquer envio de formulário em uma tarefa no ClickUp.

Pode haver diferentes casos de uso para isso, mas é ótimo saber que você tem essa opção! Isso é uma grande mudança para todo o seu departamento de marketing.

Outras opções:

7) Ferramentas de mapeamento mental, como Bubbl.us

As ferramentas de mapeamento mental são ótimas para colocar suas ideias no papel (ou na tela, por assim dizer). Uma das melhores é o Bubbl.us. Você pode criar formas, escrever suas ideias e, em seguida, conectá-las, preenchendo cada círculo à medida que avança.

O mapeamento mental é uma das melhores técnicas de brainstorming, e o Bubbl.us é uma maneira rápida de fazê-lo.

Outras opções:

Bônus: confira nosso guia sobre organização digital!

Ferramentas analógicas de organização indispensáveis

Na minha opinião, uma das coisas que se perdeu na nossa cultura atual é a recomendação de produtos analógicos ou físicos, juntamente com as recomendações digitais.

É muito mais fácil tornar as ferramentas digitais “virais” ou algo do tipo, mas as duas têm sido injustamente colocadas em confronto. Muitas pessoas usam agendas, cadernos e diários junto com suas ferramentas digitais para realizar seu trabalho.

As pessoas colaboram com uma combinação de diferentes ferramentas e opções, incluindo aquelas que você pode tocar. Nesta seção, veremos algumas ferramentas analógicas de produtividade para ajudá-lo a se manter organizado.

8) Agenda diária como Ink + Volt

O planejador Ink + Volt é um dos meus favoritos. É resistente, tem um visual agradável (mas não corporativo) e é claramente focado em metas, incluindo mensais, semanais e diárias.

Ele me dá uma visão ampla da minha vida – desde reuniões de trabalho até compromissos pessoais – e me ajuda a definir metas pessoais e profissionais. É uma ótima combinação para alcançar o sucesso em ambas as áreas.

O planejador Ink + Volt também apresenta desafios mensais para ajudá-lo a melhorar sua qualidade de vida.

Outras opções recomendadas:

9) Diário como o Leuchtturm1917

O quê, sem Moleskine? Não, páginas em branco estão fora de moda e pontos estão na moda. Quem gosta de tomar notas está optando por este, porque é literalmente muito mais fácil conectar os pontos.

Os pontos proporcionam aos escritores uma separação natural entre linhas e ideias. Também é muito mais fácil criar colunas.

Esses pontos também são ótimos para a moda dos bullet journals.

Outras opções:

10) Fichas e notas adesivas

Se você quiser apostar tudo no sistema de organização analógico, precisará de fichas e notas adesivas. Elas serão úteis para escrever notas rápidas e lembretes, e até mesmo para definir metas.

Os cartões de índice não são muito grossos, então você pode guardá-los na bainha do seu diário e levá-los com você. As notas adesivas podem ficar ao lado do seu computador e ajudam a deixar lembretes para outras pessoas.

Algumas pessoas até usam fichas para criar seu próprio sistema GTD, o que... mais uma vez... não recomendamos necessariamente.

Fichas e post-its são ótimos para brainstorming e ideação, mas eu não confiaria neles para realmente gerenciar todos os detalhes do seu projeto. No fim das contas, isso não é seguro para suas ideias.

Eles podem ser levados pelo vento, cair na lixeira e depois ser esvaziados pela equipe de limpeza à noite. Isso simplesmente não faz sentido.

Mas se eu for comprar fichas e post-its, prefiro os grandes, para poder escrever bastante neles.

Opções:

Conclusão: quais ferramentas organizacionais são adequadas para você?

Ao procurar ferramentas organizacionais, você terá que equilibrar o que é certo para você pessoalmente em comparação com o que você pode usar para sua empresa ou local de trabalho.

Essas ferramentas organizacionais podem ajudá-lo em ambas as circunstâncias, dependendo apenas da sua capacidade de expansão. Um diário ajudará você a se manter organizado pessoalmente, mas será difícil compartilhá-lo com seus colegas de equipe (a menos que você tire fotos!).

As ferramentas mais colaborativas, como o ClickUp, podem ajudá-lo a manter suas tarefas pessoais, notas e listas de afazeres, além de compartilhar tarefas e ideias com outros membros da equipe.

Você não consegue fazer isso tão facilmente com post-its e fichas de índice.

Mais recursos de colaboração: